Stock opname merupakan proses penting untuk memastikan jumlah dan kondisi barang di gudang sesuai dengan data yang tercatat dalam sistem. Kegiatan ini menjadi dasar untuk menjaga akurasi persediaan, kelancaran operasional di gudang, dan ketepatan dalam pengambilan keputusan untuk bisnis.
Tanpa stock opname yang rapi, perusahaan berisiko menghadapi perbedaan data stok, kehilangan barang, hingga kesalahan dalam menyusun strategi penjualan. Karena itu, penerapan strategi stok opname yang tepat sangat dibutuhkan agar perusahaan dapat mengelola persediaan dengan lebih efisien, mengurangi kerugian, dan menyesuaikan stok dengan kebutuhan pasar.
Key Takeaways
Stock opname memastikan jumlah barang yang tersedia di gudang sama dengan yang tercatat pada sistem untuk mencegah perusahaan mengalami kerugian karena selisih stok.
Stock opname membantu analisis tren penjualan karena memberi informasi barang mana yang paling laku terjual.
Menjaga barang tetap di area gudang penting agar tidak membingungkan saat proses stock opname dan mencegah terjadinya pencatatan ganda atau selisih jumlah.
Daftar Isi:
Apa yang Dimaksud dengan Stock Opname?
Stock opname merupakan tahapan menyesuaikan jumlah dan status barang berdasarkan kondisi riil di gudang untuk dibandingkan dengan catatan laporan stok pada sistem perusahaan.
Tujuannya yaitu untuk mengetahui apakah ada selisih stok atau kelebihan stok, serta proses pengiriman dan penerimaan barang yang tidak tercatat.
Proses rutin stok opname penting bagi perusahaan Anda dalam mencegah potensi kerugian yang ada yang disebabkan selisih stok maupun pencurian melalui rekonsiliasi data stok sebenarnya dengan data stok pada catatan.
Selain itu, stok opname juga menjadi kunci untuk memastikan kepatuhan perusahaan Anda pada regulasi yang ada. UU KUP Pasal 28 mengatur secara tegas bahwa pembukuan harus diselenggarakan dengan itikad baik, mencerminkan keadaan usaha yang sebenarnya. Karena itu, data stok yang akurat menjadi bagian penting dari pembukuan dan berhubungan dengan perpajakan.
Tujuan & Manfaat Stock Opname bagi Operasional Gudang
Pemberlakuan stock opname yang terencana membawa sejumlah keuntungan bagi perusahaan Anda dalam menjaga ketersediaan stok dan kelancaran penjualan. Berikut Anda dapat pahami apa saja tujuan serta manfaatnya:
- Memastikan jumlah stok fisik sesuai dengan catatan: Dengan mengetahui jumlah stok fisik dengan catatan akan membuat perusahaan lebih siap dalam menangani atau mencegah potensi kerugian.
- Mengurangi risiko pencurian atau penyimpangan lainnya: Stok opname rutin akan memudahkan deteksi shrinkage dan menyulitkan tindak pencurian karena kondisi stok dicek berkala, memastikan persediaan inventaris perusahaan tetap aman untuk waktu lama.
- Mengevaluasi kondisi kerja gudang: Kondisi di gudang tidak akan selalu ideal karena pemahaman SOP yang berbeda pada setiap staf. Stock opname secara tidak langsung memberikan gambaran seberapa efisien kerja gudang yang berguna untuk perbaikan cara kerja ke depannya.
- Membandingkan data historis penjualan dengan tren yang berlangsung: Stock opname memberikan informasi produk mana yang paling laku terjual beberapa tahun lalu dengan kondisi penjualan perusahaan yang terbaru. Keputusan penjualan dapat dibuat lebih cepat melalui laporan stok opname.
- Menyediakan informasi lengkap akuntansi gudang: Melalui stock opname, informasi akuntansi gudang seperti jumlah aktiva, piutang, utang, dan kas terkait persediaan dapat diketahui. Data ini bisa untuk pelaporan akuntansi perusahaan.
Manajemen stock opname memegang peranan penting agar manajemen perusahaan Anda tidak salah dalam mengambil keputusan penjualan. Proses stok opname rentan kesalahan pencatatan karena tenaga manusia terbatas.
Di Indonesia, sudah banyak perusahaan yang menerapkan stok opname secara cerdas. PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN) melakukan studi pada real-time stock monitoring berbasis RFID (Radio Frequency Identification) di tahun 2020 dan menyebut sistem usulan itu dapat meningkatkan efisiensi proses kerja inventory control sebesar 69%.
Apa Saja Jenis Stock Opname?
Stock opname memiliki beberapa jenis menyesuaikan dengan kompleksitas gudang. Jika stok terdiri lebih dari 100 SKU (Stock Keeping Unit), stok opname harian mungkin menjadi pilihan yang lebih tepat untuk diterapkan.
Berikut tipe-tipenya yang bisa Anda pahami:
- Continuous Stock Taking (harian): Tim melakukan pemeriksaan item setiap hari atau dengan frekuensi yang sangat sering.
- Periodic Stock Verification (berkala/kuartal): Tim melakukan verifikasi stok fisik secara berkala, misalnya setiap 3 bulan sekali.
- Annual Stock Taking (tahunan): Tim melakukan penghitungan stok fisik secara menyeluruh dengan interval satu tahun.
- Cycle Counting (berdasarkan siklus):Tim menghitung stok berdasarkan siklus penghitungan setiap jenis barang yang sudah tersusun sebelumnya.
Tidak ada satupun jenis yang terbaik untuk semua jenis bisnis. Gunakanlah metode yang paling cocok dengan kebutuhan SKU gudang Anda.
Langkah Melakukan Stock Opname
Stock opname memerlukan langkah sistematis untuk dieksekusi karena prosesnya melibatkan penghitungan jumlah item yang sangat banyak. Oleh karena itu,
1. Pertama, rapikan gudang terlebih dahulu
Tim perlu menjalankan tahap ini jauh hari sebelum stock opname berlangsung. Dengan menempatkan barang secara rapi sesuai kategorinya masing-masing, tim akan lebih mudah mencari dan menghitung barang.
2. Tentukan periode dan cakupan stock opname
Jumlah barang yang banyak seringkali bercampur antara yang sudah tim cek dan yang belum. Pastikan manajemen menentukan periode barang yang akan tim cek serta berapa banyak jenis item yang akan tim hitung.
3. Pilih tim pemeriksa barang dan beri instruksi yang jelas
Tempatkan seluruh staf pemeriksa gudang di bagian item yang berbeda-beda. Sebaiknya, dua karyawan menangani satu area pemeriksaan: satu karyawan menghitung dan satu lagi mencatat.
Sebelum memulai penghitungan, manajemen perlu mengadakan briefing yang jelas kepada karyawan mengenai cakupan item yang perlu mereka hitung, serta langkah-langkah pengecekan jika ada item yang memerlukan cara penghitungan khusus.
4. Mulai lakukan penghitungan fisik dan jaga barang di area
Karyawan bisa memulai penghitungan stok fisik dan membandingkannya dengan catatan laporan stok sebelumnya. Tim harus menganggap stok yang hilang dan kedaluwarsa sebagai stok yang tidak terhitung.
Selama proses penghitungan, pastikan karyawan tidak memindah-pindah barang dari area dan lot gudang agar tidak membingungkan penghitungan yang bisa berakibat pada selisih hitung.
5. Masukkan hasil ke sistem dan cek selisihnya
Setelah melakukan penghitungan, catat hasilnya ke physical inventory recording atau rekam inventaris fisik, lalu bandingkan selisihnya dengan data laporan sebelumnya.
Selanjutnya, lakukan penyesuaian pada jumlah stok fisik dengan data untuk memastikan akurasi jumlah barang yang ada.
6. Terakhir, posting penyesuaian inventaris
Jika penyesuaian sudah dilakukan, langkah selanjutnya yaitu memposting hasil penyesuaian ke sistem inventaris atau WMS (Warehouse Management System) untuk memvalidasi data stok terbaru.
Semua langkah di atas dapat Anda terapkan pada manajemen gudang perusahaan untuk diaplikasikan saat proses stok opname.
Alat untuk Membantu Proses Stock Opname
Proses stock opname menggunakan catatan spreadsheet bisa menyulitkan proses kerja karena lama dilakukan untuk menangani SKU produk yang bisa ratusan jumlahnya.
Sekarang, sudah banyak teknologi canggih untuk mengefisienkan prosesnya. Simak jenis-jenis teknologi stok opname berikut ini:
- Formulir hitung atau count tags: Checker mengisi formulir dua bagian ini saat penghitungan fisik berlangsung untuk mendokumentasikan inventaris.
- Barcode scanner genggam: Checker menggunakan alat ini saat menginspeksi gudang dengan mengarahkannya ke barcode atau SKU yang tersemat pada setiap barang.
- RFID reader: Radio Frequency Identification adalah teknologi yang mampu menangkap tag barang dari jarak tertentu, sehingga checker tidak perlu memindai barang satu per satu.
- Sistem manajemen inventaris atau WMS: Sistem ini mengintegrasikan hasil hitung jumlah stok, pelacakan, dan sinkronisasi data secara real-time.
Contoh Laporan Stock Opname
Proses pencatatan hasil audit stock opname harus jelas dan ringkas serta tidak bertele-tele. Format laporan stok opname yang rapi dan rinci akan membantu prosesnya menjadi lebih efisien.
Untuk itu, Anda dapat men-download dan mempelajari template laporan stock opname berikut ini:
Template Laporan Stock Opname
Anda dapat mengotomatisasi pelaporan stok opname dengan menggunakan software stok barang yang terintegrasi dengan barcode SKU barang. Otomatisasi ini menjamin pelaporan gudang Anda menjadi lebih akurat dan minim kesalahan.
Kegunaan Software Stok Barang untuk Stock Opname yang Lebih Baik
Mengurus stock opname bisa dilakukan secara manual. Meski begitu, bila bisnis Anda semakin berkembang dan jumlah SKU yang ada semakin banyak, pencatatan manual bisa rentan kesalahan karena mengandalkan tenaga manusia yang terbatas.
Maka itu, penggunaan software stok barang dapat memastikan semua proses bisa lebih terkendali. Anda dapat melihat pergerakan barang secara real-time, memastikan jumlah stok selalu akurat, dan mengetahui kapan harus memesan atau memproduksi barang baru.
Software stok barang juga dapat diintegrasikan dengan barcode scanner yang digunakan checker gudang untuk memvalidasi jumlah stok, membuat proses scanning barang lebih cepat.
Kesimpulan
Perusahaan harus menganggap stock opname sebagai bagian dari job description gudang yang penting bagi keseimbangan ekosistem perusahaan. Tanpa stock opname, perusahaan Anda berisiko merugi karena sering kehilangan barang atau ternyata stok telah kedaluwarsa.
Di samping stock opname, pelatihan yang baik dan efektif bagi staf gudang Anda akan meningkatkan kompetensi mereka dalam menjalankan stock opname dan memastikan keamanan gudang. Latih tim gudang Anda sesuai kebutuhan untuk menjamin ekosistem gudang yang efisien.
FAQ Seputar Stock Opname
-
Siapa yang mengerjakan stock opname?
Beberapa pihak terlibat dalam stock opname: checker gudang bertugas menghitung jumlah stok, audit internal bertugas memastikan keakuratan dan mencegah kecurangan dalam penghitungan, tim akuntansi bertugas mencocokkan data dengan sistem untuk membuat laporan keuangan, serta manajemen gudang bertanggung jawab atas keseluruhan evaluasi hasil opname.
-
Apakah stok dan persediaan itu sama?
Stok mengacu pada barang yang akan perusahaan jual atau gunakan dalam waktu dekat, sedangkan persediaan merujuk pada seluruh barang yang perusahaan miliki, baik yang akan segera terjual maupun belum.
-
Apa hubungan stock opname dengan akuntansi?
Stock opname memiliki hubungan kuat dengan akuntansi penjualan karena ketersediaan stok sangat memengaruhi laporan nilai stok pada gudang. Hubungan ini tampak pada standar persediaan, yaitu perusahaan harus mengukur persediaan pada nilai yang lebih rendah antara biaya perolehan dan net realizable value.
-
Apa saja dokumen yang diperlukan untuk stock opname?
Untuk menjalankan stock opname, tim memerlukan beberapa dokumen: daftar persediaan, count sheet, dokumen cut-off barang masuk dan keluar, berita acara stock opname, laporan selisih stok, form penyesuaian persediaan, serta daftar barang rusak.
