Stock Opname: Definisi, Langkah dan Contohnya

Stock opname adalah proses manajemen persediaan yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara jumlah barang fisik dan catatan sistem. Dalam sistem manajemen gudang, proses ini penting karena pencatatan rutin saja tidak cukup.

Ada banyak risiko ketika perusahaan jarang melakukan cross-check catatan sistem dengan keadaan sesungguhnya di gudang: kehilangan barang, stok yang rusak, bahkan hingga pencurian bisa menyebabkan ketidaksesuaian data.

Untuk itu, hadirnya software manajemen inventory dan aplikasi scan barcode barang dapat menjadi solusi yang dapat membantu Anda dalam mengelola stok di gudang Anda serta meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan.

Berikut penjelasan lengkap terkait apa itu stock opname, tujuan, manfaat hingga tahapan melakukan stock opname.

Apa itu Stock Opname?

Stock opname adalah proses pengecekan fisik terhadap jumlah dan kondisi persediaan barang di gudang atau toko.Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa data stok sesuai dengan kondisi nyata di lapangan, baik dari segi jumlah, jenis, maupun kondisi barang.

Kegiatan ini mencakup pendataan seluruh persediaan, pengecekan kelayakan barang, hingga penataan ulang agar barang mudah diambil saat pengiriman atau produksi. Stock opname biasanya dilakukan secara berkala, terutama saat terjadi arus masuk (inbound) dan keluar (outbound) barang.

Jika dilakukan manual, proses ini bisa memakan banyak waktu dan rawan kesalahan pencatatan. Oleh karena itu, banyak perusahaan kini mengandalkan sistem seperti Warehouse Management System (WMS) atau sistem inventaris dengan teknologi barcode atau RFID untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Tujuan Stock Opname

Stock opname dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara jumlah stok fisik dan data pencatatan. Proses ini membantu perusahaan mengelola persediaan secara lebih akurat dan efisien. Berikut beberapa tujuan utama dilakukannya stock opname:

1. Menghindari penyimpangan stok seperti pencurian, kehilangan, atau penggelapan.
2. Mendeteksi perbedaan antara catatan gudang dan kondisi nyata di lapangan.
3. Mempercepat pengambilan keputusan terhadap barang yang rusak, tidak layak, atau tidak terjual.
4. Mengetahui arus keluar masuk barang secara tepat untuk mendukung laporan penjualan dan pengeluaran.
5. Mengevaluasi kondisi gudang dan mencegah kerusakan barang akibat lingkungan penyimpanan yang tidak ideal.
6. Membandingkan data historis stok untuk analisis tren tahunan.
7. Menyediakan informasi lengkap tentang jumlah aktiva, piutang, hutang, dan kas terkait persediaan.

Stock opname juga penting dalam berbagai industri. Di manufaktur, ia membantu memastikan ketersediaan bahan baku dan barang jadi untuk menjaga kelancaran produksi.

Di sektor distribusi, kegiatan ini mempermudah identifikasi produk dengan permintaan tinggi dan dapat merencanakan pengadaan stok di seluruh cabang gudang.

Mengapa Stock Opname Perlu Dilakukan Secara Efisien?

Stock opname yang tidak efisien dapat memicu berbagai masalah manajemen stok barang, seperti keterlambatan pengiriman, gangguan produksi, hingga penurunan kualitas layanan pelanggan. Dampaknya bisa terasa langsung pada operasional harian dan biaya perusahaan.

Kesalahan pencatatan yang tidak terdeteksi akan menghasilkan data stok yang tidak akurat. Ini berisiko menimbulkan keputusan bisnis yang keliru dan meningkatkan potensi kerugian finansial.

Untuk mencegah hal tersebut, perusahaan dapat menggunakan software manajemen inventory. Dengan data real-time, sistem ini membantu mencocokkan stok fisik dan catatan dengan cepat serta mengurangi risiko kesalahan manual.

Manfaat Stock Opname

Manfaat stock opname cukup signifikan dalam pengelolaan bisnis dan persediaan. Beberapa manfaat utama dari stock opname meliputi:

1. Mengurangi Ketidaksinkronan Data: Membantu mencocokkan jumlah stok fisik dengan catatan sistem agar tidak terjadi overstock atau kekurangan stok.
2. Efisiensi Pengeluaran: Mencegah pembelian berlebih dan mengurangi pemborosan melalui data stok yang lebih akurat.
3. Identifikasi Shrinkage: Mempermudah deteksi kehilangan, pencurian, atau kerusakan barang, sekaligus memungkinkan tindakan korektif.
4. Pemanfaatan Ruang Gudang: Stock opname menyesuaikan penataan gudang berdasarkan kebutuhan aktual agar lebih hemat ruang dan biaya.
5. Peningkatan Kontrol Internal: Menyederhanakan proses inventori dan memperkuat sistem pengawasan untuk meminimalkan kesalahan.
6. Pelayanan Pelanggan yang Lebih Baik: Dengan data stok yang akurat, perusahaan dapat memenuhi permintaan dan menjaga kepuasan pelanggan.

Maka dari itu, sebaiknya stock opname dilakukan secara teratur supaya perusahaan dapat memetik manfaat-manfaat ini untuk meningkatkan pengelolaan persediaan, efisiensi operasional, dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Kapan Harus Melakukan Stock Opname?

Tiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing terkait periode kegiatan stock opname. Berbeda jenis usahanya, tentunya berbeda pula kebijakan untuk menentukan kapan sebaiknya Anda lakukan perhitungan stok barang ini.

Umumnya, periode berlangsung dalam periode tahunan, per kuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), bahkan ada yang setiap bulan sekali.

Tetapi kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan dan pengecekan stok adalah per kuartal atau triwulan, karena memang proses ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Selain itu, para petugas juga harus memeriksa secara detail semua barang dan beserta kondisinya.

Untuk menekan risiko selisih dari stok, beberapa perusahaan melakukan kegiatan opname stok barang setiap awal bulan dengan pembuatan berita acara. Tujuannya adalah agar perbedaan stok dapat segera Anda ketahui dan mencari tahu akar dari analisis perhitungannya.

Jika penyebabnya adalah jumlah barang, maka jarak waktu ketika melakukan opname stok barang juga semakin lama. Kegiatan ini dapat Anda lakukan pada sela hari kerja atau ketika perusahaan sedang tidak beroperasi.

Tipe-tipe Stock Opname

Berikut adalah jenis-jenis stock opname yang umum digunakan, masing-masing dengan pendekatan dan tujuan berbeda:

1. Full count: Semua barang dihitung secara menyeluruh dalam satu waktu, biasanya dilakukan tahunan. Cocok untuk evaluasi menyeluruh meskipun cukup memakan waktu dan tenaga.
2. Cycle count: Dilakukan lebih sering, seperti mingguan atau bulanan, namun hanya pada sebagian stok. Metode ini lebih fleksibel dan minim gangguan terhadap operasional.
3. Perpetual inventory: Menggunakan sistem otomatis untuk mencatat setiap pergerakan stok secara real-time. Cocok untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi yang membutuhkan visibilitas instan atas stok.

Masing-masing metode bisa disesuaikan dengan kebutuhan, kapasitas gudang, dan frekuensi arus barang dalam perusahaan.

Tahapan untuk Melakukan Stock Opname

Stock opname tidak dapat dilakukan asal-asalan, biasanya dapat disederhanakan dengan software manajemen inventory. Ada tiga langkah dalam melakukan stock opname, antara lain sebagai berikut.

1. Tahapan awal

Pada langkah ini, karyawan yang bertugas dalam gudang akan menyiapkan hal-hal berkaitan dengan stock opname. Rangkaian kegiatan bisa Anda mulai bahkan jauh sebelum hari pelaksanaannya sendiri dengan menggunakan aplikasi stock opname.

Dalam menyiapkan hal tersebut, karyawan gudang biasanya membutuhkan waktu sebulan. Beberapa aktivitas adalah sebagai berikut:

• Meminta kepada karyawan gudang untuk menyiapkan tag atau sticker agar mudah memantau barang yang telah Anda periksa.
• Merapikan stok barang dengan cara membuat kode dan jenis barang sehingga memudahkan karyawan saat melakukan penghitungan.
• Menyiapkan barcode untuk stok barang agar masuk ke dalam daftar barang.
• Merapikan stok barang yang tidak terhitung sehingga tidak akan tercantum dalam stok periode selanjutnya.

2. Tahapan persiapan

Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari-H. Karyawan gudang sudah semakin siap dengan pencatatan stok barang. Hal yang perlu ada pada tahap ini antara lain:

• Melakukan pertemuan dengan semua karyawan sehingga menjelang hari H mereka paham akan pekerjaan saat pelaksanaan.
• Karyawan bagian gudang perlu memastikan ulang apa saja aktivitas yang akan Anda lakukan pada H-1 penghitungan.
• Jika ada mutasi barang, alangkah sebaiknya berhenti terlebih dahulu sehingga tidak mengganggu jalannya aktivitas.

3. Tahapan pelaksanaan stock opname

Tahap ini adalah hari stock opname dilakukan. Penghitungannya adalah bagian terpenting sebab hal tersebut akan menentukan strategi perusahaan pada masa mendatang. Beberapa langkah yang perlu Anda ketahui adalah:

• Mengecek seluruh transaksi yang telah masuk menjadi program stock opname.
• Jika seluruh barang bisa masuk ke dalam program stok, langkah selanjutnya adalah mencetak seluruh stok untuk menjadi panduan. Untuk mengantisipasi kesalahan penghitungan biaya maka dapat beralih ke bagian keuangan.
• Ketika proses telah berjalan maka pastikan beri tag kepada produk yang Anda periksa agar tidak terjadi penumpukan data.
• Hasil cek adalah penting sehingga perlu masuk ke dalam sistem seperti format Excel stok barang atau Google Sheet.
• Lakukan cek ulang agar tidak terjadi penumpukan data atau kekeliruan penghitungan biaya
• Jika proses telah usai, segera ke bagian akuntan untuk melakukan penyesuaian persediaan barang.

4. Tahap Penyelesaian

Setelah menyelesaikan tahap-tahap awal, persiapan, dan pelaksanaan, langkah terakhir adalah tahap penyelesaian. Pada tahap ini, hasilnya diserahkan kepada bagian akuntan untuk proses penyesuaian jumlah di sistem.

• Proses Penyesuaian Jumlah di Sistem:
  • Hasil stock opname yang mencakup perbandingan antara catatan stok dalam sistem dengan stok hasil opname, diserahkan ke bagian akuntan.
  • Bagian akuntan bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian jumlah di sistem sesuai dengan hasil yang telah diverifikasi.
  • Proses ini mencakup pembuatan jurnal penyesuaian atau langkah-langkah lain yang diperlukan untuk mencerminkan jumlah stok yang akurat dan sesuai dengan kondisi fisik.
• Pemberitahuan Penyelesaian Stock Opname:
  • Setelah proses penyesuaian selesai, perusahaan dapat memberikan pemberitahuan bahwa stock opname telah selesai dijalankan.
  • Pemberitahuan ini dapat mencakup informasi terkait hasil opname, langkah-langkah yang diambil untuk penyesuaian, dan catatan penting lainnya terkait integritas stok perusahaan.
• Evaluasi dan Peningkatan Proses:
  • Pasca penyelesaian stock opname, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap seluruh proses.
  • Evaluasi ini bertujuan untuk mengidentifikasi potensi perbaikan dalam pelaksanaan selanjutnya, termasuk peningkatan efisiensi, pengurangan risiko kesalahan, dan penyempurnaan prosedur.
• Pelaporan Hasil:
  • Bagian akuntan juga dapat menyiapkan laporan hasil stock opname, yang mencakup detail selisih, langkah-langkah yang diambil untuk penyesuaian, dan rekomendasi jika ditemukan masalah atau kesalahan tertentu.
  • Laporan ini dapat menjadi referensi penting untuk manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan terkait pengelolaan stok dan langkah-langkah perbaikan di masa depan.

Baca juga: 7 Manfaat Sistem Manajemen Inventory untuk Bisnis

Contoh Laporan Stock Opname

Stock opname merupakan proses penting dalam manajemen inventaris yang dilakukan secara berkala untuk memastikan kesesuaian antara catatan stok dan jumlah fisik barang di gudang.

Kegiatan ini membantu perusahaan dalam mengidentifikasi selisih, kerusakan, atau potensi kehilangan barang sehingga pengelolaan stok menjadi lebih akurat dan andal.

Prosesnya biasanya mencakup pencatatan ulang barang secara fisik, pengecekan terhadap catatan sistem, serta analisis terhadap selisih yang terjadi. Hasil dari kegiatan ini menjadi dasar dalam pengambilan keputusan untuk perbaikan sistem, pengendalian internal, maupun audit internal perusahaan.

Berikut contoh Laporan Stock Opname yang dilakukan pada periode 1–30 Maret 2024:

Software Inventory HashMicro untuk Efisiensi Manajemen Stok Bisnis Anda

Stock opname adalah proses pemeriksaan fisik persediaan barang di gudang untuk memastikan kesesuaian antara stok aktual dan catatan pembukuan. Kegiatan ini biasanya dilakukan secara berkala, seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, serta pada saat pergantian tahun fiskal atau ketika ada indikasi ketidaksesuaian stok.

Kegiatan ini penting dilakukan untuk memastikan keakuratan data persediaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik berdasarkan informasi yang akurat.

Meskipun aktivitas tersebut telah dilakukan, seringkali masih terdapat kesalahan seperti human error, penggunaan sistem manual yang rentan mengalami kesalahan, dll. Untuk meminimalisir resiko tersebut, Anda bisa menggunakan software manajemen inventory HashMicro.

Melalui software ini, Anda dapat memantau jumlah stok barang yang ada secara akurat, melacak pergerakan barang secara real-time, dan mengetahui kapan saat yang tepat untuk memesan atau memproduksi barang. Selain itu, software ini juga dilengkapi fitur barcode scanner, sehingga proses stock taking pun akan berjalan dengan lebih mudah dan efisien.

Untuk mengetahui lebih lanjut terkait skema harga yang ditawarkan HashMicro klik di sini, dan dapatkan demo gratisnya sekarang dengan klik banner di bawah ini.

Pertanyaan (FAQ) Seputar Stock Opname

• Apa Bedanya Stock Opname dengan Audit Inventaris?

  Stock Opname adalah proses menghitung fisik persediaan, sementara audit inventaris mencakup verifikasi catatan dan prosedur yang digunakan dalam pengelolaan persediaan.

• Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Melakukan Stock Opname?

  Sebelum melakukan opname, siapkan daftar inventaris yang akan dihitung, pastikan sistem pencatatan sudah diperbarui, tentukan tim yang akan melakukan penghitungan, dan pastikan gudang atau toko dalam kondisi rapi dan terorganisir.

• Siapa yang Harus Terlibat dalam Proses Stock Opname?

  Tim yang terlibat biasanya terdiri dari staf gudang, manajer inventaris, dan auditor internal atau eksternal untuk memastikan akurasi dan objektivitas proses.

• Bagaimana Menghindari Kesalahan saat Stock Opname?

  Untuk menghindari kesalahan, lakukan pelatihan bagi tim yang terlibat, gunakan sistem barcode atau RFID, lakukan penghitungan dua kali oleh tim yang berbeda, dan pastikan catatan inventaris selalu diperbarui.

• Bagaimana Cara Menghitung Barang dalam Stock Opname?

  Barang dihitung secara fisik dengan mencatat jumlah setiap item, kemudian dibandingkan dengan data di sistem untuk memastikan kesesuaian.