Applicant Tracking System (ATS): Cara Kerja dan Manfaatnya

Mengelola rekrutmen dengan jumlah besar bukan hal yang mudah. Apalagi jika tidak diatur dengan sistem yang tepat, ada kemungkinan besar perusahaan melewatkan talenta yang berpotensi. Dalam hal ini lah perusahaan perlu menggunakan Applicant Tracking System (ATS). 

Dengan fitur seperti pemfilteran CV dan otomatisasi komunikasi, sistem ATS dapat membantu meningkatkan efisiensi proses rekrutmen.

Jika Anda saat ini sudah lelah dengan metode pengelolaan pelamar kerja yang melelahkan, maka Anda berada di tempat yang tepat! Karena dalam artikel ini kami akan membahas lengkap sistem ATS yang bisa menjadi panduan bagi Anda. 

Apa itu Applicant Tracking System?

Applicant Tracking System dirancang untuk membantu perusahaan mengelola proses rekrutmen secara lebih efisien. Penggunaan sistem ATS memungkinkan perekrut untuk menyaring CV secara otomatis berdasarkan kata kunci atau persyaratan yang telah ditentukan.

Hal ini membantu perekrut mempercepat proses seleksi awal dengan hanya menampilkan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Lebih lanjutnya, Applicant Tracking System termasuk ke dalam salah satu jenis sistem HRM yang biasa digunakan oleh manajemen HR. Lalu, apa saja jenis sistem HRM selain ATS? Baca di sini untuk mengetahui berbagai jenis software HRM!

Jenis dan Model Penerapan Applicant Tracking System

Terdapat berbagai pilihan jenis dan model applicant tracking system yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan dan penggunaan yang relevan dengan bisnis Anda. Berikut adalah jenis dan model penerapan applicant tracking system di Indonesia:

1. ATS berbasis cloud

ATS system berbasis cloud dapat diakses diakses melalui internet tanpa perlu instalasi di server perusahaan, kemudahan ini membuat sistem ini populer digunakan karena fleksibilitas dan skalabilitasnya.

Kelebihan:

• Dapat diakses kapan saja dan di mana saja selama terhubun dengan koneksi internet.
• Pembaruan sistem otomatis oleh penyedia layanan sehingga selalu up to date.
• Biaya awal lebih rendah karena menggunakan sistem langganan (subscription)

Kekurangan:

• Memerlukan koneksi internet yang stabil.

Contoh penerapan di Indonesia:

Banyak digunakan oleh startup hingga perusahaan untuk mendukung perekrutan massal dengan proses yang cepat. ATS berbasis cloud lokal seperti HashMicro juga sering digunakan oleh perusahaan manufaktur, retail, hingga layanan profesional di Indonesia.

2. ATS on-premise (server lokal)

ATS on-premise menggunakan server loka sehingga penggunaan ATS ini diinstal di server internal perusahaan dan dikelola oleh tim IT internal perusahaan tersebut.

Kelebihan:

• Data kandidat disimpan di server internal, sehingga perusahaan memiliki kontrol penuh atas keamanan data.
• Bisa disesuaikan dengan kebijakan dan sistem internal perusahaan.
• Tidak terlalu bergantung pada koneksi internet eksternal.

Kekurangan:

• Membutuhkan tim IT internal untuk pemeliharaan dan pembaruan sistem.

Contoh penerapan di Indonesia:

Jenis ini banyak digunakan oleh perusahaan besar seperti perbankan dan BUMN yang mengutamakan kontrol data dan kepatuhan terhadap regulasi internal.

3. Open-source ATS

Open-source ATS adalah sistem Applicant Tracking System yang kode sumbernya dapat diakses, dimodifikasi, dan dikembangkan sendiri oleh perusahaan sesuai kebutuhan rekrutmen.

Jenis ATS ini biasanya dipilih oleh perusahaan yang ingin memiliki fleksibilitas lebih tinggi dalam pengembangan sistem dan kontrol penuh terhadap data kandidat.

Kelebihan: 

• Perusahaan dapat menyesuaikan fitur ATS sesuai kebutuhan proses rekrutmen internal, mulai dari approval hiring hingga pipeline seleksi kandidat.
• Seluruh data kandidat dapat dikelola secara mandiri di server perusahaan sehingga lebih mudah disesuaikan dengan kebijakan keamanan data internal.
• Sebagian besar open-source ATS tidak memerlukan biaya lisensi tahunan yang besar seperti software proprietary.
• Open-source ATS biasanya lebih mudah dihubungkan dengan HRIS, payroll, atau ERP perusahaan melalui API maupun pengembangan internal.

Kekurangan: 

• Implementasi dan maintenance sistem umumnya memerlukan developer atau tim IT yang memahami konfigurasi dan pengembangan software.
• Dibanding ATS berbasis cloud siap pakai, open-source ATS membutuhkan waktu implementasi yang lebih panjang.
• Update sistem, keamanan server, hingga backup data harus dikelola sendiri oleh perusahaan.
• Beberapa open-source ATS memerlukan pengembangan tambahan untuk mendapatkan fitur modern seperti AI screening atau automation recruitment.

Contoh Penerapan di Indonesia:

Di Indonesia, open-source ATS umumnya digunakan oleh perusahaan teknologi, startup, atau bisnis dengan tim IT internal yang kuat. Misalnya perusahaan dapat menggunakan open-source ATS untuk mengelola proses recruitment mass hiring, menyusun talent pool kandidat, hingga memantau pipeline rekrutmen secara real-time.

Selain itu, beberapa perusahaan juga mengombinasikan open-source ATS dengan sistem HRIS internal agar proses recruitment dapat terintegrasi dalam satu platform.

Bagaimana Cara Kerja Applicanti Tracking System

Applicant Tracking System bekerja dengan mengelola seluruh proses rekrutmen secara otomatis, mulai dari penerimaan lamaran hingga perekrutan karyawan. Berikut adalah rangkaian bagaimana applicant tracking system bekerja:

1. Pengumpulan data pelamar

Proses dimulai ketika kandidat mengirimkan lamaran melalui portal online atau email. Sistem kemudian menyimpan dan mengorganisir data pelamar dalam database, memungkinkan perekrut untuk mencari dan memfilter kandidat berdasarkan kriteria tertentu seperti pengalaman kerja, keterampilan, atau pendidikan.

2. Penyaringan kandidat

ATS menggunakan algoritma untuk menyeleksi lamaran yang paling relevan dengan posisi yang dibuka. Lamaran yang sesuai akan muncul di dashboard perekrut untuk ditinjau lebih lanjut. Beberapa sistem ATS juga dilengkapi dengan fitur analisis kata kunci yang mencocokkan pengalaman kandidat dengan deskripsi pekerjaan.

3. Analisis dan penjadwalan otomatis

ATS membantu perekrut untuk menjadwalkan wawancara, mengirim email otomatis kepada kandidat, serta memberikan penilaian terhadap setiap pelamar. Jika kandidat lolos tahap seleksi, sistem dapat menyimpan data mereka untuk keperluan onboarding atau rekrutmen di masa mendatang. 

7 Fungsi ATS dalam Proses Rekrutmen

Applicant Tracking System (ATS) berperan sebagai alat bantu utama untuk menyederhanakan alur rekrutmen, mulai dari pengumpulan lamaran hingga seleksi kandidat terbaik. Sistem ini membantu HR menghemat waktu, mempercepat keputusan, dan menjaga proses rekrutmen tetap terstruktur.

Fungsi-fungsi utamanya meliputi:

• Menyaring CV secara otomatis: ATS memindai CV berdasarkan kata kunci, pengalaman, dan kualifikasi sehingga HR bisa fokus pada kandidat paling relevan.
• Mengelola lamaran dalam satu dashboard: Semua data pelamar tersimpan rapi, memudahkan HR memantau status kandidat tanpa harus mengecek file satu per satu.
• Mempercepat proses shortlisting: Dengan fitur ranking atau scoring, HR bisa melihat kandidat yang paling sesuai secara cepat.
• Mempermudah komunikasi dengan kandidat: ATS system biasanya menyediakan template email, notifikasi otomatis, dan update status sehingga komunikasi lebih konsisten.
• Meningkatkan kolaborasi antar tim HR: Rekruter bisa memberi catatan, berbagi review kandidat, hingga memberi approval dalam satu sistem yang sama.
• Memastikan proses rekrutmen lebih transparan: Riwayat aktivitas dan jejak proses (audit trail) membantu perusahaan menjaga akuntabilitas dan menghindari human error.
• Mendukung employer branding: Beberapa ATS menyediakan career page yang bisa disesuaikan, sehingga pengalaman kandidat lebih profesional dan menarik.

Manfaat Penggunaan Applicant Tracking System

Tentu, salah satu alasan mengapa Anda ingin beralih menggunakan sistem ATS adalah ingin merasakan pengelolaan rekrutmen yang lebih efisien. Namun, apakah manfaat applicant tracking system hanya sebatas itu saja? Tentu tidak, berikut di bawah ini adalah berbagai manfaat dari software ATS: 

1. Mempercepat proses rekrutmen

ATS mengotomatiskan proses rekrtumen mulai dari penyaringan CV, penjadwalan wawancara, dan pemberitahuan ke kandidat sehingga perekrutan dapat berlangsung lebih cepat dibandingkan dengan cara manual.

2. Memudahkan manajemen data pelamar

Setiap kandidat yang melamar melalui berbagai saluran akan otomatis masuk ke dalam database ATS. Sistem ini mengorganisasi data kandidat seperti CV, surat lamaran, dan portofolio dalam satu tempat yang mudah diakses.

3. Membuat proses rekrutmen lebih efisien

Otomatisasi dan efisiensi yang didapatkan dari penggunaan ATS dapat mengurangi biaya iklan lowongan, penggunaan jasa pihak ketiga, serta jam kerja HR yang terpakai untuk seleksi manual.

4. Meningkatkan kualitas kandidat yang direkrut

Ya, salah satu manfaat yang didapat dari implementasi sistem ATS adalah meningkatkan potensi Anda untuk mendapat kandidat dengan kualitas yang lebih baik. Hal ini dapat diraih dengan fitur pencocokan kata kunci dan analisis kualifikasi, sehingga ATS membantu perusahaan menemukan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan. 

5. Meningkatkan pengalaman kandidat

Dalam proses rekrutmen, salah satu hal yang paling tidak disukai adalah perusahaan yang tidak memberikan komunikasi yang jelas, seperti jadwal wawancara yang diberikan dadakan. Mengimplementasi ATS system dapat membuat Anda terhindar dari hal tersebut. 

6. Menarik kandidat yang memiliki potensi

ATS memiliki antarmuka yang ramah pengguna, sehingga kandidat dapat melamar pekerjaan hanya dengan beberapa klik, mengunggah CV secara online, dan memantau status lamaran mereka secara real-time.

7. Mempermudah kepatuhan terhadap regulasi

Applicant Tracking System juga dapat mempermudah kepatuhan terhadap regulasi dengan menyediakan sistem yang terstruktur untuk menyimpan, mengelola, dan melacak informasi kandidat secara otomatis.

Apa Saja Fitur Utama Applicant Tracking System? 

Sebelum memastikan untuk mengimplementasi ATS, penting bagi Anda untuk memahami lebih dalam mengenai sistem ini. Adapun, hal yang perlu diketahui tidak hanya sebatas pada definitif atau pun manfaat ATS itu sendiri. Namun, Anda juga wajib mengetahui fitur-fitur utamanya. 

Berikut di bawah ini adalah penjelasan fitur utama Applicant Tracking System: 

1. Pengelolaan lowongan kerja 

Sesuai dengan tugas utamanya, tentu applicant tracking system memiliki fitur utama berupa pengelolaan lowongan kerja. Dalam aplikasinya, fitur pengelolaan lowongan kerja dapat membantu perusahaan untuk membuat, memposting, dan mengelola lowongan kerja secara efisien di berbagai platform.

2. Penyaringan kandidat otomatis 

ATS menggunakan algoritma untuk menyaring resume dan aplikasi berdasarkan kata kunci yang relevan dengan kriteria pekerjaan. Hal ini memungkinkan tim HR untuk fokus pada kandidat yang memenuhi persyaratan tertentu, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi proses rekrutmen.

3. Pengelolaan proses rekrutmen 

ATS membantu dalam melacak perjalanan kandidat dari tahap awal hingga akhir. Ini termasuk proses wawancara, tes keterampilan, dan keputusan akhir, sehingga memudahkan tim HR untuk mengikuti perkembangan setiap kandidat dalam satu sistem terintegrasi.

4. Kolaborasi tim rekrutmen 

Fitur kolaborasi memungkinkan anggota tim HR untuk berbagi catatan, memberikan umpan balik, dan melakukan diskusi tentang kandidat tanpa harus beralih antara banyak platform. Ini meningkatkan komunikasi internal dan memastikan keseragaman dalam penilaian kandidat.

5. Integrasi dengan sistem lain 

ATS dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti HRIS (Human Resource Information System) dan perangkat lunak payroll, untuk memberikan alur kerja yang lebih lancar. Ini memungkinkan data kandidat untuk diproses secara otomatis dan mengurangi kesalahan input manual.

6. Laporan dan analisis 

ATS menyediakan laporan dan analisis mendalam tentang proses rekrutmen, seperti waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi, sumber kandidat terbaik, dan rasio konversi. Laporan ini membantu perusahaan untuk mengoptimalkan proses perekrutan mereka dan membuat keputusan berbasis data.

Tahukah Anda?

Dengan software HR HashMicro berbasis AI, Anda dapat mengecek dan menyetujui cuti hanya lewat chatbox, mengelola reimburse dengan mudah, dan membuat laporan cuti instan. Permudah pengelolaan karyawan dengan software HR HashMicro!

Dapatkan demo gratis sekarang!

Risiko Jika Tidak Menggunakan ATS

Tanpa sistem yang terstruktur, perusahaan berisiko kehilangan kandidat potensial, memperlambat proses seleksi, hingga meningkatkan beban kerja tim HR. Berikut beberapa risiko yang umum terjadi jika perusahaan belum menggunakan ATS.

1. Proses rekrutmen menjadi lebih lambat

Tanpa ATS, tim HR harus mengelola CV, jadwal interview, dan komunikasi kandidat secara manual. Proses ini memakan waktu lebih lama, terutama ketika jumlah pelamar meningkat. Akibatnya, posisi penting bisa terlalu lama kosong dan menghambat operasional bisnis.

2. Risiko kehilangan kandidat berkualitas

Kandidat terbaik biasanya memiliki banyak pilihan pekerjaan dan mengharapkan proses rekrutmen yang cepat. Jika respon perusahaan terlalu lama atau proses seleksi tidak terorganisir, kandidat berpotensi menerima tawaran dari perusahaan lain lebih dulu.

3. Data kandidat sulit dikelola

Penyimpanan CV di email atau spreadsheet membuat pencarian data kandidat menjadi kurang efisien. Tim HR juga lebih sulit melakukan tracking status pelamar, menyusun talent pool, atau menggunakan kembali database kandidat untuk kebutuhan rekrutmen berikutnya.

4. Potensi human error lebih tinggi

Pengelolaan rekrutmen secara manual meningkatkan risiko kesalahan administrasi, seperti jadwal interview yang bentrok, data kandidat yang tertukar, atau kandidat terlewat dalam proses seleksi. Kesalahan kecil seperti ini dapat memengaruhi pengalaman kandidat dan citra perusahaan.

5. Biaya rekrutmen menjadi lebih besar

Proses hiring yang lambat dan tidak efisien dapat meningkatkan biaya operasional HR. Perusahaan mungkin perlu mengulang proses pencarian kandidat, memasang lowongan lebih lama, atau mengeluarkan biaya tambahan karena posisi belum segera terisi.

6. Pengalaman kandidat kurang profesional

Komunikasi yang tidak konsisten, update status lamaran yang terlambat, atau proses seleksi yang membingungkan dapat memberikan pengalaman negatif bagi kandidat. Dalam jangka panjang, hal ini dapat memengaruhi employer branding perusahaan di mata calon karyawan.

Cara Memilih Applicant Tracking System yang Tepat bagi Bisnis Anda

Memilih sistem ATS yang tepat sangat penting bagi perusahaan untuk menyederhanakan proses rekrutmen dan meningkatkan efisiensi dalam menemukan kandidat terbaik. Namun, memilih sistem ATS yang tepat dan sesuai dengan perusahaan Anda tidak bisa dikatakan mudah. 

Oleh karena itu, berikut kami berikan beberapa beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem ATS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda:

• Pahami Kebutuhan Perusahaan: Setiap bisnis memiliki kebutuhan rekrutmen yang berbeda. Pastikan ATS yang dipilih dapat mengakomodasi jumlah perekrutan, jenis posisi yang dibuka, serta integrasi dengan sistem HR yang sudah ada.
• Fitur yang Sesuai dengan Proses Rekrutmen: Anda perlu memastikan untuk memilih applicant tracking system yang memiliki fitur esensial seperti manajemen kandidat, pelacakan lamaran, otomatisasi penyaringan CV, integrasi dengan job portal, serta laporan analitik untuk evaluasi rekrutmen.
• Kemudahan Penggunaan: Pastikan sistem yang Anda pilih memilih kemudahan dalam penggunaan agar dapat mengurangi waktu pelatihan bagi tim HR serta meningkatkan produktivitas dalam pengelolaan rekrutmen.
• Skalabilitas dan Fleksibilitas: Pastikan ATS dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis. Sistem yang fleksibel memungkinkan penyesuaian terhadap perubahan kebijakan rekrutmen dan struktur organisasi.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Agar lebih efisien, sistem rekrutmen harus dapat diintegrasikan dengan sistem HRIS, payroll, kalender wawancara, serta alat komunikasi seperti email atau chat perusahaan.
• Dukungan dan Keamanan Data: Keamanan data kandidat sangat penting. Pilih ATS yang memiliki perlindungan data yang kuat serta menyediakan dukungan teknis yang responsif untuk mengatasi kendala operasional.

Kesimpulan 

Kesimpulannya, Applicant Tracking System (ATS) membantu perusahaan mengelola rekrutmen dengan lebih efisien, mulai dari penyaringan CV hingga seleksi kandidat terbaik. Tanpa sistem ini, proses rekrutmen bisa menjadi lambat dan kurang efektif, yang berdampak pada produktivitas perusahaan.

Sistem rekrutmen merupakan sistem ATS yang andal dengan fitur seperti otomatisasi dan analitik canggih yang dapat membantu proses seleksi berjalan lebih optimal dan lebih efisien.

Tunggu apalagi? Segera bawa metode rekrutmen dalam bisnis Anda menjadi lebih terorganisir dengan dimulai dari menjadwalkan demo gratis di sini! 

Pertanyaan Seputar Applicant Tracking System

• Apa itu Applicant Tracking System?

  Applicant Tracking System (ATS) adalah perangkat lunak yang digunakan perusahaan untuk mengelola proses rekrutmen secara efisien. ATS membantu dalam menyaring, menyortir, dan melacak lamaran kerja secara otomatis, sehingga mempermudah HR dalam menemukan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

• Apa saja contoh ATS System?
  Contoh ATS system dengan kualitas terbaik yang bisa digunakan adalah HashMicro ATS, Fresh ATS, LinovHR, dan GreatDay HR
• Bisakah sistem ATS membaca PDF?
  Ya, sebagian besar sistem ATS (Applicant Tracking System) dapat membaca PDF, terutama jika file tersebut berisi teks yang dapat dipilih (bukan hasil scan atau gambar).