HRIS atau Human Resource Information System adalah software yang mengelola data karyawan, termasuk informasi pribadi, gaji, absensi, kinerja, dan manfaat lainnya.
Sistem ini mempermudah perusahaan dalam mengotomatiskan proses HR dan meningkatkan efisiensi manajemen SDM.
Untuk penjelasan lebih lanjut, artikel ini akan membahas secara mendalam tentang apa itu HRIS, fungsi-fungsi utama HRIS system, serta manfaat yang dapat diperoleh bisnis jika menggunakan sistem HR ini.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu HRIS?
Sistem HRIS adalah perangkat lunak yang mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menganalisis data karyawan untuk mendukung berbagai fungsi HR, seperti manajemen data karyawan, administrasi payroll, dan proses rekrutmen.
Sistem ini dapat dikatakan sebagai suatu sistem infrormasi berbasis teknologi yang membantu departemen Sumber Daya Alam (SDM) dalam mengelola data dan proses terkait karyawan secara efisien.
Manfaat dan Fungsi HRIS bagi Perusahaan
HRIS memiliki beragam fungsi yang dirancang untuk menyederhanakan proses HR dan mendukung efisiensi perusahaan. Berikut adalah fungsi HRIS beserta manfaatnya:
1. Mengelola data karyawan secara terpusat
HRIS menyimpan seluruh informasi karyawan mulai dari data pribadi, riwayat kontrak, posisi jabatan, perubahan gaji, hingga rekam pelatihan dalam satu database. Dengan sistem ini, HR tidak perlu lagi mencari data dari banyak file atau lembaran dokumen.
2. Mempercepat pemrosesan payroll dan absensi
Data kehadiran, lembur, izin, hingga potongan otomatis terintegrasi langsung ke modul payroll. Proses perhitungan gaji menjadi lebih cepat dan akurat karena semua data sudah sinkron tanpa input manual berulang.
3. Mengotomatisasi administrasi cuti dan kehadiran
Pengajuan cuti, persetujuan atasan, hingga perhitungan sisa cuti diproses otomatis. Demikian juga pencatatan absensi dengan fitur seperti face recognition atau GPS attendance, sehingga HR tidak perlu melakukan rekap manual.
4. Menyediakan laporan dan analisis tenaga kerja
HRIS memudahkan HR membuat laporan seperti tingkat kehadiran, status kontrak, komposisi karyawan per divisi, hingga prediksi kebutuhan tenaga kerja. Data yang akurat membantu manajemen menentukan langkah strategis terkait SDM.
5. Mendukung kemandirian karyawan melalui self-service
Karyawan bisa melihat slip gaji, memperbarui data pribadi, mengajukan cuti, hingga mengecek jadwal shift langsung lewat portal atau aplikasi. Ini mengurangi antrean permintaan ke HR dan mempercepat proses pelayanan internal.
Fitur Sistem HRIS
Fitur utama dalam HRIS yang perlu ada dalam software Anda adalah sebagai berikut:
1. HRIS Core
Sebagai fondasi sistem manajemen SDM digital, HR Core berfungsi menyimpan dan mengatur data penting karyawan secara terpusat. Melalui fitur ini, informasi pribadi, jabatan, dan kualifikasi tersusun rapi dan mudah diakses kapan saja.
Proses administratif seperti pengajuan cuti, pencatatan kehadiran, hingga klaim reimburse juga berjalan otomatis dan real-time.
2. Manajemen Data Master
Bagian ini menangani data utama seperti struktur organisasi, posisi, dan lokasi kerja. Setiap pembaruan atau penambahan departemen baru dapat dilakukan langsung melalui sistem tanpa risiko duplikasi data.
Dengan pengaturan yang tersentralisasi, konsistensi data HR dapat terus terjaga di seluruh organisasi.
3. Manajemen Organisasi
Fitur ini menghadirkan visualisasi hierarki organisasi secara digital. HR dapat menyesuaikan posisi, jabatan, dan hubungan antardivisi dengan lebih mudah. Struktur perusahaan pun menjadi lebih transparan dan adaptif terhadap perubahan.
4. Absensi dan Jadwal Kerja
Absensi face recognition dengan integrasi GPS memastikan kehadiran karyawan tercatat secara akurat dan bebas kecurangan. Sistem kerja roster juga mendukung pengaturan shift, rotasi jadwal, serta hari libur dengan fleksibilitas tinggi. Data kehadiran otomatis terhubung ke sistem payroll untuk proses penggajian yang tepat waktu.
5. Payroll Otomatis dan Administrasi Tunjangan
Fitur HRM payroll otomatis mengelola perhitungan gaji berdasarkan data absensi, lembur, dan performa.
Setiap karyawan menerima payslip digital lengkap dengan rincian pajak dan benefit yang berlaku. Selain itu, tunjangan seperti asuransi, bonus, atau dana pensiun dapat disesuaikan langsung melalui sistem.
Proses penggajian menjadi lebih cepat, tepat, dan bebas kesalahan karena terintegrasi langsung dengan data absensi dan kinerja.
6. Database dan Administrasi Karyawan
Semua informasi karyawan tersimpan aman di dalam sistem berbasis cloud. Melalui fitur seperti orientation request, proses onboarding dan offboarding berlangsung lebih cepat dan terstruktur.
Selain itu, HR dapat membuat laporan SDM dan surat resmi karyawan secara otomatis melalui fitur HR Report dan HR Letter.
7. Rekrutmen dan Peninjauan Pelamar
Proses rekrutmen kini lebih efisien berkat sistem penyaringan dan penjadwalan otomatis. Tahapan seperti screening CV, wawancara, hingga pelacakan status kandidat dapat dilakukan dari satu platform.
Alur onboarding pun menjadi lebih terarah tanpa tumpang tindih data antar divisi.
8. Alur Kerja Otomatis (Workflow)
Dengan alur kerja digital, setiap proses seperti cuti, reimburse, dan evaluasi berjalan tanpa hambatan. Sistem akan mengirim notifikasi otomatis ke pihak terkait untuk mempercepat persetujuan dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal.
Alhasil, waktu proses administrasi dapat ditekan secara signifikan.
9. Manajemen Kinerja dan Pelatihan
Evaluasi kinerja berbasis KPI memungkinkan perusahaan menilai performa secara objektif dan transparan. Karyawan juga dapat menerima umpan balik langsung dari atasan atau rekan kerja untuk mendukung pengembangan karier.
Tak hanya itu, HR dapat memantau pelatihan dan sertifikasi wajib untuk memastikan peningkatan kompetensi berkelanjutan.
10. Keamanan dan Kerahasiaan Data Karyawan
Sistem HRIS menyediakan kontrol akses berlapis agar data karyawan tetap aman dari kebocoran informasi. Banyak dari sistem HR yang telah bersertifikat ISO 27001, yang menandakan bahwa sistemnay telah lolos uji standar keamanan.
Setiap pengguna memperoleh otorisasi berbeda sesuai jabatan dan tanggung jawab mereka.
11. Pelaporan dan Analisis Dasar (Reporting and Basic Analytics)
Selain mendukung operasional harian, HRIS juga menyediakan alat pelaporan dan analisis dasar yang membantu manajemen memahami kondisi SDM secara menyeluruh. Laporan seperti tingkat absensi, turnover karyawan, hingga efektivitas pelatihan dapat dihasilkan otomatis.
Informasi ini menjadi tolok ukur penting dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan.
Baca juga: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Contoh dari Sitem Payroll
Bagaimana Cara Kerja Sistem HRIS?
HRIS bekerja dengan mengintegrasikan data karyawan dalam satu platform, memudahkan proses seperti rekrutmen, absensi, penggajian, dan evaluasi kinerja. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses dan memperbarui data secara real-time, serta menghasilkan laporan HR secara otomatis.
1. Perekaman dan pengelolaan data karyawan
HRIS berfungsi sebagai pusat data utama bagi divisi HR, di mana semua informasi karyawan, seperti biodata, jabatan, riwayat pekerjaan, dan kontrak kerja, tersimpan dalam satu sistem.
2. Otomatisasi penggajian dan manajemen cuti
Salah satu manfaat utama HRIS adalah kemampuannya dalam mengotomatisasi proses penggajian. Sistem ini dapat menghitung gaji berdasarkan jam kerja, kehadiran, tunjangan, serta pajak yang berlaku.
3. Pemantauan absensi dan jadwal kerja
HRIS memungkinkan divisi HR untuk melacak kehadiran karyawan secara real-time, baik melalui fingerprint, face recognition, maupun aplikasi berbasis cloud.
Data absensi misalnya pada absensi GPS ini terintegrasi dengan sistem penggajian dan manajemen jadwal kerja, sehingga meminimalkan risiko kesalahan perhitungan jam kerja dan overtime.
4. Pelacakan performa dan pengembangan karyawan
Software HRIS memungkinkan HR untuk melakukan penilaian kinerja karyawan secara berkala melalui sistem berbasis KPI (Key Performance Indicator).
Selain itu, HRIS juga dapat mengelola program pelatihan dan pengembangan karyawan untuk meningkatkan keterampilan serta produktivitas tim.
Bagaimana Cara Memilih HRIS yang Tepat?
Dalam memilih sistem HRIS yang sesuai untuk bisnis Anda, ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu Anda dalam memilih sistem HRIS berbasis cloud untuk manajemen SDM yang tepat:
- Memahami kebutuhan bisnis Anda: Pertimbangkan jumlah karyawan, struktur organisasi, proses bisnis yang ada, dan kebijakan perusahaan.
- Identifikasi fitur dan fungsionalitas: Pastikan sistem HR yang dipilih memiliki fitur-fitur yang relevan dengan kebutuhan bisnis Anda. Beberapa fitur yang umum termasuk manajemen data karyawan dan absensi, serta analisis.
- Evaluasi keamanan data: Pastikan vendor HRIS Indonesia menawarkan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan akses berbasis peran. Hal ini akan membantu melindungi informasi sensitif perusahaan.
- Kemampuan kustomisasi dan integrasi: Pastikan aplikasi HRIS dapat dikustomisasi untuk mencocokkan proses dan kebijakan internal perusahaan. Selain itu, penting untuk mempertimbangkan kemampuan integrasi aplikasi HRIS dengan sistem lainnya.
- Ketersediaan dukungan dan pelatihan: Pilih penyedia HRIS yang menawarkan pelatihan agar pengguna dapat memahami semua fitur sistem HR dengan baik. Dukungan ini akan membantu dalam mempercepat adopsi sistem oleh pengguna.
Kesimpulan
Sistem HRIS adalah solusi penting dalam mengelola sumber daya manusia di era bisnis modern. Dengan fitur-fitur seperti manajemen data karyawan, penggajian, dan evaluasi kinerja, aplikasi HRIS membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional.
Sistem seperti apakah yang cocok dengan perusahaan Anda? Ketahui karakteristik bisnis dan solusi yang tepat melalui konsultasi bisnis gratis dengan tim ahli kami sekarang.
Pertanyaan Seputar Aplikasi HRIS
-
Apa perbedaan HRM, HCM, dan HRIS?
1. HRM (Human Resource Management) mengelola seluruh siklus hidup karyawan dan proses SDM, termasuk rekrutmen, onboarding, hingga exit.
2. HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem berbasis teknologi yang fokus pada penyimpanan, pengolahan, dan otomatisasi data serta kebijakan SDM.
3. HCM (Human Capital Management) mencakup pendekatan strategis dalam manajemen SDM secara menyeluruh, termasuk pelatihan, pengembangan kompetensi, hingga analitik kinerja.
-
Apakah sistem HRIS wajib diterapkan di semua jenis perusahaan?
Sistem HRIS tidak bersifat wajib, tetapi sangat direkomendasikan untuk berbagai jenis perusahaan, terutama yang ingin meningkatkan efisiensi operasional HR. Sistem ini mempermudah pertukaran informasi, mempercepat proses administrasi, dan meningkatkan akurasi data karyawan. Tidak hanya membantu divisi HR, HRIS juga memberikan manfaat langsung bagi karyawan, seperti akses mandiri ke data pribadi, pengajuan cuti, dan slip gaji online.
-
Apa saja yang termasuk komponen sistem HRIS?
Komponen utama sistem HRIS meliputi manajemen data karyawan, penggajian (payroll), absensi, evaluasi kinerja, rekrutmen, dan pengelolaan tunjangan. Sistem ini juga biasanya dilengkapi dengan fitur employee self-service, yang memungkinkan karyawan mengakses informasi pribadi, mengajukan cuti, hingga mengelola dokumen secara mandiri.
-
Bagaimana sistem HRIS membantu proses rekrutmen?
HRIS mempermudah dan mempercepat proses rekrutmen melalui otomatisasi berbagai tahapan, mulai dari penerimaan lamaran, penyaringan kandidat, penjadwalan wawancara, hingga onboarding. Sistem ini juga mendukung komunikasi yang lebih terstruktur dengan pelamar.
Dengan HRIS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi seleksi, mengurangi risiko human error, dan memperbesar peluang mendapatkan kandidat terbaik.
-
Apa saja masalah yang terjadi pada manajemen HR?
1. Proses rekrutmen yang masih manual dan memakan banyak waktu.
2. Onboarding karyawan baru yang tidak terstruktur dan membingungkan.
3. Pengelolaan data karyawan yang kompleks dan sulit diorganisir.
4. Prosedur pengajuan cuti yang ribet dan tidak efisien.
5. Sulitnya memantau serta mengevaluasi kinerja dan pengembangan karyawan.
6. Kurangnya komunikasi dan kolaborasi antar tim dan departemen. -
Bagaimana sistem HRIS bisa menghemat uang perusahaan?
Sistem HRIS membantu menghemat biaya dengan mengurangi ketergantungan pada proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan. Otomatisasi tugas-tugas seperti payroll, absensi, dan administrasi karyawan secara langsung menurunkan beban operasional dan kebutuhan tenaga kerja tambahan.
Selain itu, HRIS menyediakan data yang akurat untuk pengambilan keputusan, sehingga perusahaan dapat menghindari pengeluaran yang tidak perlu dan meningkatkan efisiensi biaya HR secara keseluruhan.
