Perpetual Inventory System Sebagai Solusi Kelola Persediaan Barang

Mengelola stok barang secara akurat menjadi prioritas utama bagi bisnis dengan volume transaksi tinggi. Perpetual inventory system hadir sebagai solusi yang memungkinkan perusahaan memantau pergerakan stok secara real-time setiap kali terjadi transaksi.

Kebutuhan akan sistem ini terus meningkat. Menurut Mordor Intelligence, pasar inventory management software global bernilai USD 3,21 miliar pada 2025 dan diproyeksikan tumbuh dengan CAGR 6,13% hingga 2030 (Mordor Intelligence).

Dengan sistem ini, setiap barang masuk dan keluar langsung tercatat tanpa menunggu stock opname. Hasilnya, pengambilan keputusan lebih cepat dan risiko overstock maupun stockout dapat diminimalkan.

Apa itu Perpetual Inventory System?

Perpetual Inventory System adalah sistem pencatatan persediaan yang memperbarui data stok secara real-time setiap terjadi transaksi masuk maupun keluar. Sistem ini membantu perusahaan memantau jumlah dan nilai persediaan kapan saja tanpa perlu stock opname rutin.

Dengan menggunakan metode Perpetual Inventory, sebuah sistem dapat membantu suatu perusahaan dalam menyusun laporan neraca dan laporan untung rugi karena pencatatan dilakukan secara berkala menggunakan sistem persediaan perpetual sehingga perusahaan dapat mengetahui dengan mudah persediaan barang secara real-time.

Selain itu perusahaan dapat mengetahui jumlah persediaan barang akhir, sehingga perusahaan tidak perlu melakukan perhitungan barang fisik atau stock opname pada persediaan yang tersisa atau ingin memastikan keakuratan dalam pencatatan.

Macam-macam Metode Perpetual dalam Sistem Pencatatan Barang

Dalam praktik bisnis, pencatatan stok barang dapat dilakukan dengan berbagai metode perpetual. Perpetual inventory system adalah sistem yang mencatat setiap transaksi keluar masuk barang secara real-time, sehingga perusahaan dapat mengetahui jumlah stok terkini tanpa menunggu stock opname.

Oleh karena itu, penting memahami macam-macam metode yang digunakan dalam sistem persediaan perpetual agar perusahaan bisa menentukan mana yang paling sesuai dengan jenis usahanya.

1. Perpetual LIFO (Last In First Out)

Metode perpetual LIFO mengharuskan barang yang terakhir masuk justru dijual terlebih dahulu. Dengan sistem ini, biaya persediaan yang tercatat berasal dari harga pembelian terbaru sehingga margin dan laporan keuangan bisa terpengaruh.

2. Perpetual FIFO (First In First Out)

Metode perpetual FIFO berlaku kebalikan dari LIFO, yaitu barang yang pertama masuk harus dijual lebih dulu. Sistem ini umum digunakan pada produk pangan, minuman, dan obat-obatan agar barang yang berisiko kedaluwarsa tidak tertinggal di gudang.

3. Perpetual Average

Metode perpetual average menghitung biaya rata-rata dari setiap pembelian barang. Nilai rata-rata ini kemudian digunakan untuk menentukan harga pokok penjualan setiap kali terjadi transaksi, sehingga laba kotor perusahaan lebih stabil.

Siapa yang Menggunakan Perpetual Inventory System?

Seperti yang Anda ketahui Perpetual Inventory System merupakan metode untuk mencatat persediaan barang atau inventaris perusahaan. Maka hampir semua perusahaan atau bisnis besar membutuhkan metode Perpetual Inventory.

Sebuah perusahaan wajib memiliki sistem persediaan perpetual dalam mengelola persediaan barang dan inventaris perusahaan. Bisnis atau perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dengan intensitas tinggi adalah pengguna yang cocok untuk menggunakan metode ini. 

Selain itu beberapa gerai atau toko retail juga disarankan agar bisa menerapkan metode ini untuk mencatat persediaan barang.

Walaupun metode ini dikhususkan untuk perusahaan atau bisnis yang besar, tidak menutup kemungkinan untuk UKM/UMKM yang sedang berkembang menggunakan metode pencatatan ini. Hal ini karena semakin banyak software atau sistem yang menyediakan metode perpetual dengan harga terjangkau.

Kelebihan dan Kekurangan Perpetual Inventory System

Ketika perusahaan Anda telah memutuskan untuk menerapkan Metode Perpetual Inventory dalam mencatat persediaan barang. Namun, dengan menggunakan metode perpetual mengharuskan sebuah perusahaan untuk memperbarui data persediaanya.

Oleh sebab itu diperlukan sebuah sistem untuk mencatat dan memperbarui persediaan barang dalam sebuah perusahaan secara terus menerus, cepat, dan akurat. Berikut adalah kelebihan dan kekurangan dari Perpetual Inventory System.

Kelebihan

Perpetual Inventory System memiliki kelebihan dalam mengelola dan mencatat stok persediaan suatu barang, sehingga memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam memantau persediaan. Berikut adalah beberapa kelebihan dari Perpetual Inventory System.

1. Real-time update

Kelebihan pertama dari sistem persediaan adalah update stok barang secara real-time. Anda harus selalu memperbarui data persediaan atau inventaris perusahaan Anda. Itulah kenapa Anda harus selalu memperbarui data inventaris Anda secara berkesinambungan dengan menerapkan sistem inventaris terbaru.

2. Perkiraan yang lebih terinformasi

Dengan menggunakan Perpetual Inventory System, Anda dapat memahami pola pembelian customer Anda. Sistem ini akan membantu Anda dalam menemukan kesempatan baru yang dapat memaksimalkan strategi penjualan perusahaan Anda.

3. Mengelola banyak lokasi dengan mudah

Salah satu tantangan dalam inventaris adalah bagaimana untuk memantau persediaan di banyak lokasi berbeda secara efektif dan seefisien mungkin. Anda pasti akan kewalahan jika Anda melakukannya pemantauan inventory secara manual. Pemantauan secara manual akan membuang waktu dan tenaga Anda.

4. Mempermudah penyusunan laporan keuangan

Terakhir, Kelebihan yang bisa Anda dapatkan dari Perpetual Inventory System adalah kemudahan dalam mempersiapkan laporan keuangan. Anda perlu untuk memahami bahwa salah satu komponen dalam laporan keuangan adalah nilai persediaan.

Oleh karena itu, sistem ini dapat mempercepat penyusunan laporan keuangan Anda. Hal ini dikarenakan jumlah dan nilai stok yang tersedia tercatat langsung dalam sistem. Dengan begitu, Anda bisa terhindar dari kesalahan perhitungan manual.

Kekurangan 

Meskipun Inventory System memiliki banyak kelebihan, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan juga. Dengan mengetahui kekurangan dalam sistem, Anda bisa menghindari dan mengantisipasi masalah tersebut. Tetapi Anda perlu perhatikan bahwa manfaat dari sistem ini sangat besar bagi perusahaan Anda.

Oleh karena itu jangan ragu untuk menerapkan Perpetual Inventory System terbaik bagi bisnis Anda. Berikut adalah beberapa kekurangan dari sistem inventory yang perlu Anda ketahui.

1. Kehilangan Barang

Kekurangan pertama adalah kerentanan terhadap kehilangan barang. Sistem ini memang memiliki fungsi untuk memastikan pencatatan persediaan secara cepat dan mudah. Namun, tidak adanya pemeriksaan fisik dalam sistem ini berpotensi menimbulkan kehilangan barang dan membuat perusahaan menjadi rugi.

2. Kesalahan pemindaian

Salah satu hal penting yang harus ada dalam sistem perpetual inventory adalah setiap barang harus ada barcode. Adanya barcode atau tag pada setiap barang digunakan untuk memudahkan Anda untuk memindai semua barang. Misalkan terjadi kesalahan dalam pemindaian atau gagal terdeteksi. 

3. Pelacakan inventaris tidak tepat

Masalah utama dari sistem inventory adalah pelacakan persediaan yang tidak tepat, jika hal ini terjadi, pelacakan barang dan inventaris perusahaan dalam gudang atau toko akan menghambat operasional bisnis Anda. Oleh karena itu Anda dapat menggunakan backup secara efektif dan efisien untuk mendukung pencatatan dalam sistem.

4. Hacking

Salah satu hal yang perlu Anda waspadai dalam hal system adalah peretasan. Peretasan yang tidak tanggung jawab akan mengancam keamanan semua data dan informasi perusahaan hal ini juga berlaku pada sistem persediaan perpetual di perusahaan Anda. Oleh karena itu, Anda harus memastikan untuk melindungi data perusahaan dengan aman.

Untuk ilustrasi lebih jelas, berikut tabel rangkuman mengenai kelebihan dan kekurangan dari Prepetual Inventory System:

Perbedaan Perpetual dan Periodic Inventory System

Untuk memahami keunggulan perpetual inventory system, penting untuk membandingkannya dengan metode lain yang juga umum digunakan, yaitu periodic inventory system. Berikut perbandingan keduanya berdasarkan beberapa aspek utama:

Dari perbandingan di atas, terlihat bahwa perpetual inventory system lebih unggul dalam hal akurasi dan kecepatan data, meskipun membutuhkan investasi teknologi yang lebih besar di awal.

Sementara periodic inventory system masih relevan untuk bisnis berskala kecil dengan volume transaksi yang terbatas.

Contoh Cara Menghitung Persediaan Barang dengan Metode Perpetual

Sebelum melihat perhitungan, mari kita pahami dulu situasi nyata yang sering terjadi di gudang. Contoh ini akan mempermudah pemahaman bagaimana metode perpetual inventory mencatat setiap transaksi secara real-time.

Erafone — Retailer Gadget & Aksesoris

Erafone adalah salah satu jaringan ritel gadget terbesar di Indonesia yang menjual smartphone, tablet, hingga berbagai aksesoris. Dengan ratusan gerai yang tersebar di seluruh Indonesia, pencatatan stok yang akurat menjadi kebutuhan utama.

Berikut simulasi transaksi persediaan aksesoris di salah satu gerai Erafone dalam satu minggu:

• 1 Oktober: Erafone menerima kiriman 100 unit kabel charger USB-C dari supplier dengan harga Rp50.000/unit.
• 3 Oktober: Terjual 30 unit kabel charger ke pelanggan melalui pembelian langsung di gerai.
• 5 Oktober: Seorang pelanggan melakukan retur 5 unit kabel charger karena tidak kompatibel dengan perangkatnya.
• 7 Oktober: Erafone melakukan restocking dengan membeli tambahan 50 unit kabel charger USB-C dari supplier berbeda dengan harga Rp55.000/unit.
• 10 Oktober: Terjual 40 unit kabel charger, sebagian melalui pembelian online di platform e-commerce Erafone.

Kesimpulan

Perpetual inventory system adalah teknik manajemen stok yang memperbarui data secara otomatis setiap kali terjadi transaksi dalam bisnis Anda. Dengan sistem ini, Anda bisa memantau stok secara real-time hingga pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Dalam penerapannya, software inventory yang andal biasanya dilengkapi fitur-fitur seperti barcode management, lot and serial number tracking, stock request management, inventory forecasting, inventory valuation, dan stock aging analysis.

Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut bagaimana perpetual inventory system dapat diterapkan di bisnis Anda, jangan ragu untuk berkonsultasi secara gratis dengan tim kami.

Pertanyaan Seputar Apa itu Perpetual Inventory System

• Apa saja 4 jenis persediaan?

  Empat jenis persediaan utama adalah:bahan baku (komponen dasar untuk produksi), barang dalam proses (WIP) (barang yang sedang diproduksi), barang jadi (produk jadi yang siap dijual), dan perlengkapan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) (barang yang digunakan untuk mendukung produksi)Melacak jenis-jenis ini membantu bisnis mengelola biaya produksi, mengurangi pemborosan, dan mencegah kekurangan stok.

• Apa contoh dari FIFO?

  FIFO (First-In, First-Out) adalah metode penilaian persediaan yang mengasumsikan barang tertua yang dibeli dijual terlebih dahulu. Harga Pokok Penjualan (COGS) dihitung menggunakan biaya sebelumnya, sedangkan persediaan yang tersisa mencerminkan biaya yang lebih baru.

• Metode inventarisasi mana yang terbaik?

  Bagi sebagian besar perusahaan, FIFO adalah pilihan yang paling logis karena mereka biasanya menggunakan persediaan tertua terlebih dahulu dalam produksi barang mereka, yang berarti penilaian Harga Pokok Penjualan (COGS) mencerminkan jadwal produksi mereka.