Waktu mengelola talenta perusahaan, Anda harus melakukan succession planning. Dalam situasi di mana ada karyawan penting yang mendekati masa pensiun, menunda mencari pengganti hingga mereka pensiun akan memboroskan anggaran bisnis. Bahkan, dampak ini lebih buruk untuk skenario darurat, seperti resign mendadak dari seorang pemegang key role.
Menurut riset Deloitte Private dengan 300 eksekutif bisnis keluarga di Amerika, hanya 32% dari responden yang telah mengimplementasikan succession plan CEO secara aktif. Di Indonesia, generasi penerus bisnis keluarga sering menghadapi tantangan skill gap dan resistansi dari generasi senior, dengan angka 45% dan 43% (PwC, 2025). Oleh karena itu, Anda harus memahami apa itu succession planning dan tahapannya.
Key Takeaways
Succession planning adalah proses penemuan dan pengembangan staf potensial yang dapat menggantikan pemegang jabatan penting.
Perencanaan suksesi bertujuan untuk menjamin regenerasi kepemimpinan dan memastikan peran-peran penting tidak pernah kosong.
Succession plan bermanfaat dalam mengurangi cost per hire, meningkatkan employee retention rate, mempertahankan budaya dan identitas perusahaan, dan menjaga keberlangsungan bisnis.
Daftar Isi:
Definisi Succession Planning
Succession planning adalah proses penemuan dan pengembangan staf potensial untuk menggantikan pemegang jabatan penting. Proses ini melibatkan identifikasi critical roles dan pemilihan kandidat yang sesuai posisi tersebut. Anda akan menjaga stabilitas perusahaan dengan menempatkan staf internal di posisi penting, daripada merekrut pekerja dari luar.
Perencanaan suksesi bisa bersifat jangka panjang atau sementara. Umumnya, Anda menggunakan rencana berkelanjutan yang menggantikan staf yang akan pensiun. Namun, Anda perlu merencanakan emergency succession plan sebagai persiapan menghadapi situasi darurat, seperti kematian atau pengunduran diri mendadak.
Proses penyusunan succession plan dilakukan oleh:
- Dewan direksi: Memonitor proses succession planning.
- Tim HR: Mengidentifikasi critical role, memetakan kompetensi, membuat succession plan, dan menyediakan training untuk karyawan potensial.
- Top management: Mencocokkan succession plan dengan strategi bisnis jangka panjang.
- Pemegang critical role: Membantu dalam proses competency mapping, dan mentoring dan coaching calon kandidat.
Tujuan Succession Planning dalam HRM
Perusahaan memiliki dua tujuan untuk membuat rencana suksesi, yaitu:
1. Menjamin regenerasi kepemimpinan
Succession planning memastikan adanya regenerasi kepemimpinan. Lewat mencari dan mengembangkan staf potensial, Anda menyiapkan bisnis untuk transisi dari satu generasi ke generasi yang lain. Kualitas pemimpin ini memiliki pengaruh terhadap keputusan dan pertumbuhan bisnis Anda.
2. Memastikan critical role tidak pernah kosong
Dengan mempersiapkan calon staf sebagai backup, Anda menjamin bahwa critical role selalu terisi. Ketika ada karyawan penting pensiun, ada kandidat yang dapat menggantikannya. Hal ini juga berlaku di situasi darurat. Jika salah satu eksekutif Anda tiba-tiba keluar, Anda dapat langsung memposisikan seorang karyawan potensial di peran tersebut.
Manfaat Perencanaan Suksesi bagi Bisnis
Proses succession planning memiliki berbagai manfaat bagi perusahaan Anda, yakni:
1. Mengurangi cost per hire
Anda akan mengurangi biaya rekrutmen dan onboarding pengganti eksternal dengan menyiapkan pengganti internal. Employee retention rate yang tinggi berarti jumlah pekerja yang tim HR harus rekrut dan onboard menurun. Anda dapat menggunakan biaya tersebut untuk hal penting lainnya, seperti membuat individual development plan.
2. Meningkatkan employee retention rate
Succession plan bisa menekan employee turnover rate di bisnis Anda. Peluang karir yang jelas akan meningkatkan motivasi karyawan Anda. Mereka akan lebih mungkin bertahan di perusahaan Anda jika ada career path dan imbalan yang baik.
3. Memelihara budaya dan identitas perusahaan
Talent pipeline yang kuat akan menjaga budaya dan identitas bisnis Anda. Memilih pengganti dari talent pool internal mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengajari nilai perusahaan. Hal ini karena mereka sudah memahami budaya perusahaan Anda sejak awal.
4. Menjaga keberlangsungan bisnis
Secara keseluruhan, succession planning akan menjaga keberlangsungan perusahaan Anda. Tanpa rencana suksesi, staf Anda akan memiliki tingkat ketertarikan dan keterlibatan yang rendah. Waktu yang dihabiskan dengan key role yang kosong perlahan-lahan meningkatkan risiko keuangan bisnis. Karena itu, perusahaan Anda perlu mengeluarkan banyak waktu untuk proses pemulihan.
Langkah-Langkah Succession Planning yang Efektif
Sebelum menyusun suatu succession plan, Anda perlu memahami tahapan perencanaan suksesi yang efektif:
1. Tentukan critical role
Pertama, identifikasi posisi pekerjaan yang penting. Lalu, petakan kompetensi-kompetensi yang penting untuk peran tersebut. Ini akan memengaruhi keterampilan dan tanggung jawab yang perlu diperhatikan selama pemilihan kandidat.
Catatan: Jangan lupa untuk berbicara dengan karyawan senior dan staf di peran penting. Anda harus mencocokkan rencana suksesi dengan goals dan strategi bisnis Anda sejak dini.
2. Nilai dan pilih karyawan potensial
Nilai karyawan potensial menggunakan data dan berbagai metode yang tersedia. Setelah itu, bangun talent pool internal yang pas dengan kebutuhan critical roles. Ingatlah untuk menganalisis kecocokan skill yang ada dengan kompetensi yang diperlukan. Anda dapat mengidentifikasi pelatihan apa yang mereka butuhkan berdasarkan hasil analisis tersebut.
3. Susun succession plan
Berdasarkan staf potensial dan peta kompetensi, susun succession plan dan individual development plan. Target utama Anda dalam tahap ini adalah menyusun program yang mentransfer pengetahuan antar generasi. Beberapa cara untuk melakukan ini adalah dengan mentoring dan coaching karyawan potensial Anda.
4. Uji calon kandidat
Untuk menjamin knowledge transfer berlangsung lancar, Anda perlu menguji karyawan potensial Anda. Ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk menilai mereka:
- Interim position: Menugaskan kandidat Anda untuk mengambil peran kepemimpinan atau manajerial untuk beberapa minggu hingga bulan. Hal ini mengetes kemampuan mereka dalam praktik.
- Simulasi: Mengadakan simulasi untuk menilai keahlian calon karyawan Anda.
- Stretch assignment: Memberikan proyek atau tugas yang berada di luar keterampilan staf potensial Anda.
Catatan: Pasangkan calon kandidat Anda dengan mentor untuk memperlancar transfer pengetahuan.
5. Evaluasi dan tingkatkan rencana secara berkala
Pada tahap terakhir, evaluasi hasil succession plan menggunakan metrik. Minta feedback dari para kandidat dan ulas rencana untuk menemukan gap dalam rencana Anda. Dengan mempertimbangkan temuan itu, Anda dapat memperbaiki dan meningkatkan rencana suksesi bisnis Anda.
Metode Menyeleksi Kandidat Succession Planning
Dalam succession planning, bisnis perlu mengidentifikasi calon kandidat key role. Berikut beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk mengevaluasi karyawan:
| Metode | Pengertian | Kelebihan | Kekurangan | Cocok untuk |
|---|---|---|---|---|
| 360-degree feedback | Seorang karyawan menerima evaluasi dari berbagai sumber secara anonim. |
|
Feedback dapat dipengaruhi oleh rasa dendam yang sudah ada. | Bisnis yang ingin gambaran menyeluruh tentang pekerja mereka. |
| 9 box grid | Membagi staf berdasarkan pekerjaan mereka saat ini dan potensi mereka di masa depan, dalam 3×3 box |
|
|
Perusahaan yang ingin mengidentifikasi staf potensial. |
| Assessment center | Menggunakan berbagai alat dan metode (biasanya simulasi) untuk menguji berbagai kompetensi. |
|
|
|
| Competency mapping dan framework | Memetakan kelebihan dan kelemahan karyawan Anda, berdasarkan competency model. |
|
|
Perusahaan yang memiliki banyak high-skill jobs. |
| KPI & OKR |
|
|
|
Bisnis yang ingin proses seleksi berbasis data. |
4 Jenis Suksesi dalam Perusahaan
Dengan memahami jenis-jenis succession planning, perusahaan dapat menyiapkan proses pergantian peran secara lebih terarah, mulai dari level manajemen hingga operasional sehari-hari.
1. Board succession
Board succession adalah proses persiapan pergantian anggota dewan direksi atau komisaris dalam perusahaan. Jenis succession ini penting untuk menjaga stabilitas tata kelola perusahaan serta memastikan arah bisnis tetap berjalan sesuai visi organisasi.
Biasanya perusahaan akan menilai pengalaman, kemampuan kepemimpinan, hingga pemahaman kandidat terhadap strategi bisnis sebelum menentukan pengganti yang tepat.
2. Planned leadership succession
Planned leadership succession merupakan proses suksesi kepemimpinan yang direncanakan sejak awal. Perusahaan mengidentifikasi calon pemimpin potensial dan mempersiapkan mereka melalui pelatihan serta pengembangan kompetensi secara bertahap.
Pendekatan ini membantu perusahaan memiliki talent pipeline yang siap mengisi posisi strategis ketika terjadi promosi, pensiun, atau ekspansi bisnis.
3. Emergency succession
Emergency succession disiapkan untuk menghadapi situasi mendadak seperti resign tiba-tiba, kondisi kesehatan, atau keadaan darurat lain yang menyebabkan posisi penting kosong dalam waktu cepat.
Perusahaan biasanya sudah memiliki kandidat sementara atau pengganti utama agar operasional tetap berjalan tanpa gangguan besar. Jenis succession planning ini membantu meminimalkan risiko bisnis akibat kekosongan jabatan kritis.
4. Staff succession
Staff succession berfokus pada pergantian karyawan di level operasional dan staf. Meski bukan posisi eksekutif peran staf tetap penting dalam menjaga kelancaran aktivitas bisnis sehari-hari.
Perusahaan biasanya melakukan cross-training, dokumentasi pekerjaan, dan pengembangan skill untuk memastikan proses transisi berjalan lebih cepat ketika ada rotasi, promosi, atau turnover karyawan.
Masalah Umum dalam Succession Planning
Sepanjang proses pembuatan succession plan, Anda akan menghadapi beberapa masalah. Berikut adalah penjelasan masalah tersebut dan cara mengatasinya:
1. Bias saat menilai dan memilih kandidat
Waktu memilih calon kandidat, Anda harus menghindari bias implisit dalam proses pengambilan keputusan. Seleksi subjektif akan meningkatkan ketidakpuasan antar karyawan, yang dapat menyebabkan konflik. Oleh karena itu, evaluasi karyawan Anda berdasarkan metrik yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Penolakan dari karyawan lama
Mengingat bahwa succession planning meliputi pemilihan kandidat, Anda mungkin akan menghadapi resistensi dari staf lama. Supaya mereka menerima rencananya, Anda perlu mengantisipasi dan mencari penyebab penolakan. Kembangkan strategi komunikasi, lalu beritahu staf Anda. Berempati dengan mereka dan berikan support.
Catatan: Anda sebaiknya melibatkan karyawan lama dalam proses succession planning sebagai mentor staf potensial.
3. Knowledge gap
Gap antara pemegang peran dan penerusnya akan meningkatkan risiko mismanajemen perusahaan. Ketika Anda menyusun succession plan yang buruk, proses knowledge transfer akan bermasalah. Untuk mencegah skenario ini, buat knowledge transfer plan yang merinci timeline dan metode penyampaian. Kemudian, siapkan pelatihan yang sesuai dengan kompetensi yang diinginkan.
4. Kurangnya minat dari calon kandidat
Selain knowledge gap dan resistansi dari karyawan lama, PwC melaporkan bahwa kurangnya minat dari generasi penerus adalah sebuah tantangan (39%) dalam transisi kepemimpinan perusahaan keluarga di Indonesia. Hal ini juga merupakan masalah untuk non-family business. Untuk mengatasi masalah ini, ada dua cara:
- Temukan alasan di balik ketidaktertarikannya (bisa karena komunikasi yang buruk atau transparansi yang kurang) dan perbaiki, atau
- Pilih lebih dari satu kandidat untuk setiap critical role.
Tips Menerapkan Succession Planning dalam Perusahaan
Ada beberapa tips yang dapat Anda gunakan dalam proses penerapan succession planning, yaitu:
1. Berbicaralah dengan top management sejak awal
Pastikan top management Anda berkomitmen pada rencana suksesi. Mereka dapat membantu Anda dalam proses menyusun talent pool internal, baik dari penentuan hingga penilaian. Karena itu, senior management harus bersedia menginvestasikan waktu dan biaya untuk melatih dan membimbing karyawan potensial.
2. Susun rencana untuk suksesi darurat
Poin penting lainnya, susun succession plan untuk skenario darurat. Rencana succession planning memastikan transisi yang mulus antar pemegang peran penting, lewat pekerja interim. Cara Anda membuat rencana darurat sama dengan rencana suksesi biasa, tetapi jangan lupa untuk membuatnya resmi.
3. Komunikasikan succession plan kepada karyawan
Umumkan rencana suksesi kepada seluruh karyawan Anda. Mereka harus mengetahui bahwa bisnis Anda memiliki succession planning agar semangat meningkat. Melalui ini, Anda dapat menekan employee turnover rate dan meningkatkan transparansi seputar strategi bisnis.
Catatan: Mintalah seseorang yang senior untuk mengabarkan succession plan tersebut, sehingga staf Anda lebih menerima rencananya.
4. Gunakan sistem HRIS
Implementasikan aplikasi HRIS dalam perusahaan Anda. Sistem ini mengumpulkan semua data terkait talent pool dalam satu platform. Lewat data analitik, Anda dapat memonitor dan mengevaluasi progres seorang staf potensial. Hasil analisis ini berguna dalam proses penyusunan succession plan dan individual development plan.
Beberapa fitur yang Anda perlukan untuk perencanaan suksesi adalah:
- Automated reporting: Anda dapat mengotomatiskan pelaporan succession planning dengan sistem HRIS, sehingga laporannya akurat.
- Employee record dan database: Software HR menyimpan data dan dokumen talent pool internal dalam satu platform.
- Learning management: Sistem ini dapat memonitor progres kandidat dan mengorganisir materi pembelajaran succession planning.
- Performance management: Aplikasi HRIS harus bisa melacak kinerja kandidat Anda, baik melalui tabel atau grafik. Ini akan membuat evaluasi kandidat lebih efisien dan mengurangi bias dalam pengambilan keputusan terkait karyawan potensial.
Salah satu software yang dapat Anda gunakan untuk succession planning adalah HashMicro. Aplikasi HRIS ini memiliki fitur tracking yang memberi Anda visibilitas atas internal talent pool dan talent pipeline di dalam perusahaan Anda.
Kesimpulan
Saat ini juga, terapkan succession planning di bisnis Anda jika Anda belum memilikinya. Pertama, identifikasi peran-peran penting di perusahaan Anda dan petakan keterampilannya. Kemudian, susun individual development plan yang sudah sesuai dengan critical role untuk karyawan potensial.
Ketiadaan rencana suksesi akan meningkatkan risiko kekacauan operasional. Succession plan memastikan keberlangsungan perusahaan, serta menjaga budaya dan identitas bisnis. Cepat atau lambat, pemegang critical role di bisnis Anda akan pensiun. Jadi, bersikaplah proaktif dan persiapkan bisnis Anda untuk skenario tersebut.
Pertanyaan Seputar Succession Planning
-
Apa contoh succession plan yang baik?
Contoh succession plan yang baik adalah succession plan milik Apple. Sebelum Tim Cook menjadi CEO Apple di tahun 2011, dia pernah bekerja sebagai interim CEO di tahun 2004 dan 2009. Sebagai persiapan, Steve Jobs mendirikan Apple University di tahun 2008 untuk mengajarkan nilai dan budaya perusahaan.
-
Apa kesalahan umum dalam succession planning?
Kesalahan umum dalam succession planning adalah penundaan succession planning dan komunikasi yang kurang sepanjang prosesnya. Jangka waktu perencanaan yang singkat dapat menyebabkan proses suksesi yang terburu-buru. Sementara itu, komunikasi yang tidak transparan bisa meningkatkan rasa ketidakpercayaan antar pekerja, sehingga mendorong tingkat pergantian karyawan.
-
Bagaimana cara memulai succession planning?
Pertama, identifikasi kebutuhan bisnis Anda di masa depan. Sesudah itu, definisikan target dan strategi perusahaan Anda. Baru setelah itu, Anda dapat menetapkan peran penting yang tidak boleh kosong. Anda perlu melakukan keempat langkah ini secara berurutan untuk menyelaraskan rencana suksesi Anda dengan perusahaan Anda.
-
Siapa yang perlu melakukan succession planning?
Semua perusahaan perlu melakukan succession planning. Rencana suksesi memastikan key role tidak pernah kosong. Karena itu, perusahaan dengan critical role dan karyawan yang mendekati masa pensiun wajib merencanakan suksesi. Hal ini juga berlaku untuk family business, yang seringkali gagal di bawah penerus generasi kedua atau ketiga.
