HR sering berada di posisi yang unik, Anda harus menjaga proses harian tetap jalan, sambil tetap menyiapkan data untuk keputusan manajemen. Itu sebabnya, HR butuh tools yang bukan hanya mencatat, tetapi juga membantu kontrol dan pelaporan.
Sekarang pilihan HR tools banyak sekali. Masalahnya, tidak semua tools benar-benar dibutuhkan. Kalau salah pilih, perusahaan bayar mahal, tetapi tim tetap kerja manual karena tools-nya tidak cocok dengan alur kerja.
Agar Anda tidak membuang waktu dan anggaran, di bawah ini ada daftar 10 HR tools yang paling umum dipakai di perusahaan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
1. Applicant Tracking System (ATS)
HR tools pertama yang sering dipakai di perusahaan adalah Applicant Tracking System (ATS). Sesuai namanya, applicant tracking system dipakai dalam proses recruitment, biasanya untuk mengotomatisasi seluruh tahap seleksi karyawan.
Sistem ATS bisa mempublikasikan lowongan di channel portal kerja, memindai dan menyaring resume dan CV sesuai ketentuan perusahaan, dan menyimpan wawancara serta progress kandidat. Hasilnya, Anda bisa lebih cepat dalam merekrut karyawan dengan skill yang sesuai.
2. HR Information System (HRIS)
Selanjutnya, ada software HRIS (HR Information System), di mana fungsi utamanya adalah manajemen data karyawan. Dari data pribadi, rincian payroll dan kontrak, hingga pengajuan cuti dan reimbursement, semua tersimpan di dalam sistem.
Salah satu manfaat utama software HRIS adalah Anda bisa mengatur workflow pengajuan dan approval dengan cepat, sekaligus mengatur data karyawan yang sudah rapi dan konsisten. Dampak baiknya, proses administrasi bisa lebih cepat, terutama jika ada employee self-service.
3. Payroll Management System
HR tools ketiga adalah payroll management system. Fungsi utamanya adalah menghitung dan memproses gaji karyawan secara akurat dan konsisten. Selain itu, sistem payroll juga bisa menerapkan potongan dan tambahan sesuai keadaan di perusahaan, dari BPJS, PPh, hingga tunjangan.
Payroll management system bisa Anda gunakan untuk membuat slip gaji masing-masing karyawan. Ada pula opsi untuk melihat riwayat pembayaran dan rekap penggajian per periode. Untuk sistem payroll canggih, ia bisa terintegrasi dengan absensi dan menghitung lembur dan potongan secara otomatis.
4. Time & Attendance System
Salah satu HR tools yang tak kalah pentingnya adalah time & attendance system. Karyawan Anda bisa menggunakan sistemnya untuk clock in dan clock out. Beberapa sistem terbilang sederhana, misal dengan fingerprint. Namun, ada juga sistem yang lebih modern dan memungkinkan Anda untuk absen dengan face recognition.
Anda juga bisa mengatur jadwal shift dan roster, dan merekap absensi, izin, cuti, dan lembur dengan mudah.
5. Onboarding System
Kelima, ada onboarding system. Dibanding HR tools lain, sistem ini bisa Anda lewati jika tidak begitu urgent. Sebab, fungsi utamanya adalah menyiapkan dan men-training karyawan baru. Biasanya, Anda gunakan untuk tracking progress onboarding per karyawan dan per departemen.
6. Performance Management System
HR tools berikutnya adalah performance management system. Fungsi utama performance management adalah membantu Anda mengelola target dan evaluasi kinerja karyawan secara lebih terstruktur, bukan sekadar berdasarkan ingatan atau penilaian sesaat.
Melalui sistem ini, Anda bisa menetapkan KPI/OKR per karyawan atau per tim, melakukan review berkala, dan mencatat feedback dari atasan. Beberapa sistem juga menyediakan penilaian multi-rater seperti 360° appraisal.
7. Learning Management System (LMS)
Selanjutnya, ada Learning Management System (LMS). Biasanya, LMS dipakai untuk membuat modul belajar, mengatur jadwal pelatihan, dan melihat progres tiap karyawan (sudah ikut atau belum, skor, serta status sertifikasi).
Dengan begitu, training tidak perlu diulang manual terus-menerus, terutama saat perusahaan sedang merekrut banyak karyawan baru.
8. Employee Engagement Platform
Employee engagement platform berfungsi untuk membantu HR memahami kondisi keterlibatan karyawan. Contohnya, apakah karyawan merasa kerja mereka jelas, apakah beban kerja terasa wajar, dan apa saja masalah yang sering muncul di lapangan.
Umumnya, employee engagement platform menyediakan pulse survey, eNPS (employee Net Promoter Score), dan kanal feedback anonim. Ada juga fitur apresiasi karyawan atau pengumuman internal.
HR tools ini juga bukan merupakan tools yang wajib Anda punya. Namun, kegunaannya cukup besar jika Anda memutuskan untuk menginstalnya.
9. HR Analytics & Dashboard Tools
HR analytics dan dashboard tools dipakai untuk mengubah data HR menjadi insight yang bisa Anda pakai untuk keputusan. Contoh metrik yang sering ditampilkan meliputi headcount, turnover, absensi, lembur, serta time-to-fill rekrutmen.
Jika dashboard-nya rapi, Anda juga bisa membandingkan data antar cabang atau antar shift. Jadi, Anda bisa lebih cepat mengetahui area yang bermasalah dan menyusun prioritas perbaikan.
10. Compliance & Policy Management Tools
Terakhir, ada compliance dan policy management tools. Fungsinya adalah menyimpan, mengelola, dan mendistribusikan kebijakan HR perusahaan supaya semua karyawan punya acuan yang sama.
Biasanya, tools ini dipakai untuk mengatur dokumen seperti SOP, peraturan cuti, kebijakan disiplin, hingga aturan keamanan data. Beberapa sistem juga menyediakan fitur acknowledgement (karyawan menyatakan sudah membaca kebijakan).
Contoh Perusahaan dengan HR Tools
Memang banyak perusahaan yang sudah menggunakan HR tools dengan tingkat keberhasilan yang berbeda-beda. Namun, untuk melihat contoh yang benar-benar memanfaatkan HR tools secara efektif, mari kita lihat Mastercard, salah satu perusahaan terkemuka di industri pembayaran.
Mastercard menggunakan AI mentoring tool untuk membantu bisnis kecil yang sumber dayanya terbatas, yang mencakup aspek seperti:
1. AI sebagai career coach lewat Unlocked
AI membantu mencocokkan karyawan dengan peluang internal seperti proyek jangka pendek, role yang terbuka, mentoring, volunteering, dan jalur belajar. Semua didasarkan skill yang sudah dimiliki dan skill yang ingin dibangun.
Mereka menyebut 90% pekerja partner mereka sudah ada di platform, dengan 500.000+ jam proyek.
2. AI sebagai wellbeing guide
AI dipakai untuk merangkum masukan karyawan dan membaca tema besar yang perlu dibenahi.
Dari situ, AI bisa memberi rekomendasi kebiasaan kerja, misalnya ritme meeting yang lebih pas, cara kolaborasi yang lebih sehat, sampai nudge sederhana seperti menyarankan jadwal kirim email yang lebih ramah zona waktu.
3. AI sebagai workflow assistant
Mereka menyebut AI bisa membantu alur kerja. Misalnya, AI bisa mendorong manajer untuk menyetujui cuti anggota tim. Mastercard juga memakai tool penjadwalan interview otomatis yang membantu koordinasi jadwal dan reschedule, sehingga proses scheduling kandidat diklaim jadi hampir 90% lebih cepat.
Pada akhirnya, HR tools yang baik bukan yang paling banyak fiturnya, tetapi yang paling sesuai dengan alur kerja perusahaan Anda. Mulailah dari menentukan kebutuhan ataupun masalah Anda, lalu pilih 2–3 tools yang paling sesuai untuk memecahkan masalah.
Setelah prosesnya rapi dan penggunaannya efektif di perusahaan, barulah Anda tambah tools lain sesuai prioritas.
Pertanyaan Seputar HR Tools
-
Apa saja fungsi utama dari HR tools?
Fungsi utama HR tools meliputi otomatisasi payroll dan pajak, manajemen absensi dan cuti, rekrutmen (ATS), penilaian kinerja, serta penyimpanan data karyawan secara terpusat. Platform yang lebih canggih juga menawarkan manajemen talenta dan analitik SDM.
-
Bagaimana cara mengimplementasikan HR tools di perusahaan?
Sangat cocok. Banyak HR tools seperti Talenta, Gadjian, dan GreatDay HR dirancang khusus untuk kebutuhan UKM dengan harga terjangkau. Bahkan, beberapa platform seperti Freshteam menawarkan versi gratis dengan fitur terbatas yang ideal untuk startup.
-
Apakah HR tools cocok untuk bisnis kecil (UKM)?
Implementasi biasanya melibatkan beberapa tahap: (1) konsultasi kebutuhan dengan vendor, (2) migrasi data karyawan dari sistem lama, (3) konfigurasi sistem sesuai kebijakan perusahaan, (4) pelatihan untuk admin HR dan karyawan, dan (5) proses go-live.
