Cloud ERP ช่วยลดต้นทุน IT และ Infrastructure ได้อย่างไร?

การนำ ERP มาใช้ช่วยให้ธุรกิจจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานได้เป็นระบบมากขึ้น แต่ต้นทุนของการใช้งาน ระบบ ERP ไม่ได้มีเพียงค่าซอฟต์แวร์หรือค่าบริการระบบเท่านั้น โดยเฉพาะในกรณีที่ธุรกิจต้องจัดการ Infrastructure ด้วยตนเอง ยังอาจมีค่าใช้จ่ายด้าน Server, Hardware, Maintenance, Backup รวมถึงทรัพยากรบุคลากร IT ที่ต้องดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ปริมาณข้อมูลและจำนวนผู้ใช้งานที่เพิ่มขึ้นอาจทำให้ต้องลงทุน Infrastructure เพิ่มเติม รวมถึงวางแผนด้าน Capacity และการบำรุงรักษาระบบให้เพียงพอต่อการใช้งาน Cloud ERP จึงเป็นอีกทางเลือกที่ช่วยเปลี่ยนรูปแบบการจัดการ Infrastructure โดยให้ผู้ให้บริการดูแลทรัพยากรและระบบบางส่วนแทนธุรกิจ ซึ่งอาจช่วยลดทั้งภาระในการดูแลระบบและต้นทุนที่เกี่ยวข้องได้

ดังนั้น การพิจารณา Cloud ERP จึงไม่ควรมองเพียงค่าบริการของระบบ แต่ควรพิจารณาต้นทุนด้าน IT และ Infrastructure ในภาพรวม เพื่อประเมินว่ารูปแบบใดเหมาะกับโครงสร้างและความต้องการของธุรกิจในระยะยาว

ดังนั้น การพิจารณา Cloud ERP จึงไม่ควรมองเพียงค่าบริการของระบบ แต่ควรพิจารณาต้นทุนด้าน IT และ Infrastructure ในภาพรวม เพื่อประเมินว่ารูปแบบใดเหมาะกับโครงสร้างและความต้องการของธุรกิจในระยะยาว

ต้นทุน IT และ Infrastructure ที่ธุรกิจต้องรับเมื่อดูแล ERP เอง

เมื่อธุรกิจเลือกติดตั้งและดูแล ERP บน Infrastructure ของตนเอง ต้นทุนที่เกิดขึ้นไม่ได้จำกัดอยู่ที่ค่าซอฟต์แวร์หรือค่าติดตั้งระบบเท่านั้น แต่ยังครอบคลุมทรัพยากรที่ใช้ในการให้ระบบพร้อมใช้งานอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่ Server และ Network ไปจนถึงการบำรุงรักษา Backup และ Security

นอกจากนี้ ยังมีต้นทุนด้านบุคลากรและเวลาของทีม IT ที่ต้องรับผิดชอบการ Monitoring แก้ไขปัญหา และวางแผนรองรับการเติบโตของระบบ ดังนั้น หากต้องการประเมินต้นทุนของ ระบบ ERP อย่างรอบด้าน ธุรกิจควรพิจารณาค่าใช้จ่ายและภาระในการดูแล Infrastructure ควบคู่ไปกับค่าซอฟต์แวร์

ค่า Server และ Hardware

การติดตั้ง ERP บน Infrastructure ที่ธุรกิจดูแลเองอาจต้องลงทุนกับ Server, Storage, Network และอุปกรณ์ Hardware ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ระบบรองรับจำนวนผู้ใช้งานและปริมาณข้อมูลได้อย่างเหมาะสม โดยขนาดของ Infrastructure ที่ต้องใช้จะแตกต่างกันตามลักษณะของระบบ จำนวน Users และปริมาณข้อมูลของแต่ละองค์กร

ต้นทุนไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะตอนเริ่มติดตั้งระบบ แต่ยังอาจเกิดขึ้นเมื่อ Hardware มีอายุการใช้งานมากขึ้นหรือไม่สามารถรองรับการเติบโตของธุรกิจได้ เช่น การเปลี่ยน Server เพิ่ม Storage หรือขยายทรัพยากรเพื่อรองรับจำนวนผู้ใช้งานและข้อมูลที่เพิ่มขึ้น

ดังนั้น ธุรกิจจึงต้องมีการวางแผน Capacity ล่วงหน้า รวมถึงจัดสรรงบประมาณสำหรับการบำรุงรักษาและเปลี่ยน Hardware ในระยะยาว ซึ่งเป็นต้นทุนส่วนหนึ่งที่ควรนำมาพิจารณาเมื่อประเมินค่าใช้จ่ายของ ERP

ค่าบำรุงรักษาและดูแลระบบ

นอกจาก Hardware แล้ว การทำให้ ERP พร้อมใช้งานอย่างต่อเนื่องยังต้องอาศัยการดูแลระบบเป็นประจำ เช่น Maintenance, Updates, Patches และ Monitoring รวมถึงการตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการใช้งาน

ภาระเหล่านี้อาจต้องใช้ทั้งบุคลากร IT เวลา และทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะองค์กรที่มีระบบหลายส่วนหรือมีการเชื่อมต่อ ERP กับระบบอื่น การเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดตส่วนหนึ่งอาจต้องตรวจสอบผลกระทบต่อระบบที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการ

จึงควรมอง IT Cost ในมุมของทรัพยากรที่ใช้ดูแลระบบด้วย ไม่ใช่เฉพาะค่าใช้จ่ายที่สามารถระบุเป็นใบแจ้งหนี้ได้ เพราะเวลาของทีม IT ที่ใช้กับงาน Routine เช่น การตรวจสอบระบบ การบำรุงรักษา และการแก้ไขปัญหา ล้วนเป็นทรัพยากรที่ธุรกิจต้องจัดสรรเช่นกัน

ค่า Backup, Security และ Business Continuity

อีกส่วนที่ธุรกิจต้องเตรียมเมื่อดูแล IT Infrastructure เอง คือการปกป้องข้อมูลและเตรียมความพร้อมสำหรับกรณีที่ระบบเกิดเหตุขัดข้อง โดยอาจครอบคลุมการทำ Backup, Security และ Disaster Recovery ตามระดับความสำคัญของข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจต้องกำหนดรอบการ Backup จัดเตรียมพื้นที่สำหรับเก็บข้อมูลสำรอง ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง และวางแผนการกู้คืนระบบหากเกิดเหตุการณ์ที่ทำให้ระบบหรือข้อมูลไม่สามารถใช้งานได้ตามปกติ ทั้งหมดนี้ต้องมีทั้งเครื่องมือ กระบวนการ และผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน

การดูแล Infrastructure เองไม่ได้หมายความว่าจะมีความเสี่ยงมากกว่ารูปแบบอื่นเสมอไป แต่หมายความว่าธุรกิจต้องรับผิดชอบในการออกแบบและบริหารองค์ประกอบเหล่านี้มากขึ้น ขณะที่รายละเอียดด้าน Backup, Security และ Business Continuity จะขึ้นอยู่กับแนวทางที่องค์กรกำหนดและทรัพยากรที่มีอยู่

ด้วยเหตุนี้ การประเมินต้นทุน ERP จึงควรมองทั้งค่า Infrastructure ที่ต้องลงทุนและค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการตลอดอายุการใช้งาน เพราะต้นทุนเหล่านี้อาจส่งผลต่อ Total Cost of Ownership (TCO) ของระบบในระยะยาว

Cloud ERP ช่วยลดภาระด้าน IT Infrastructure ได้อย่างไร?

Cloud ERP เปลี่ยนรูปแบบการจัดการ Infrastructure จากการที่ธุรกิจต้องจัดหาและดูแลทรัพยากรสำหรับระบบด้วยตนเอง มาเป็นการใช้ทรัพยากรที่อยู่บน Cloud Infrastructure ซึ่งผู้ให้บริการเป็นผู้ดูแลในส่วนที่อยู่ภายใต้ขอบเขตของบริการ

การเปลี่ยนรูปแบบนี้ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจจะไม่มีต้นทุนด้าน IT หรือไม่ต้องมีทีม IT อีกต่อไป แต่ช่วยลดภาระบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการ Server, Hardware และงานดูแล Infrastructure ทำให้ธุรกิจสามารถจัดสรรทรัพยากรด้าน IT ไปยังงานที่สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรมากขึ้น

ลดความจำเป็นในการลงทุน Server และ Hardware เอง

เมื่อใช้ Cloud ERP ธุรกิจสามารถเข้าถึงระบบผ่าน Internet โดยไม่จำเป็นต้องจัดหา Server และ Hardware สำหรับ ERP ทั้งหมดไว้ภายในองค์กรเหมือนการติดตั้งระบบบน Infrastructure ของตนเอง โดยทรัพยากรที่ใช้ในการให้บริการระบบจะอยู่ภายใต้ Cloud Environment ของผู้ให้บริการตามรูปแบบบริการที่เลือกใช้

แนวทางนี้ช่วยลดความจำเป็นในการลงทุน Infrastructure ก้อนใหญ่ตั้งแต่เริ่มต้น เช่น การจัดซื้อ Server, Storage หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงลดภาระในการจัดสรรพื้นที่และดูแล Hardware ที่ใช้สำหรับระบบ ERP โดยเฉพาะ

อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายไม่ได้หายไปทั้งหมด แต่เปลี่ยนรูปแบบจากการลงทุนและดูแล Infrastructure เอง มาเป็น ค่าใช้บริการ Cloud หรือ Subscription ตามเงื่อนไขของผู้ให้บริการ ดังนั้น ธุรกิจควรนำค่าใช้จ่ายในแต่ละรูปแบบมาเปรียบเทียบเป็นต้นทุนรวมก่อนตัดสินใจ

ลดภาระ Maintenance และ System Management

อีกหนึ่งภาระที่สามารถลดลงได้จากการใช้ Cloud ERP คือการดูแล Infrastructure และงาน Routine บางส่วน โดยผู้ให้บริการอาจรับผิดชอบ Hosting, Infrastructure Maintenance, Updates และ Patches ตามขอบเขตของบริการและสัญญาที่กำหนด

เมื่อภาระเหล่านี้ไม่ได้อยู่ในความรับผิดชอบของธุรกิจทั้งหมด ทีม IT จึงอาจลดเวลาที่ต้องใช้กับงานดูแล Infrastructure ประจำวัน เช่น การตรวจสอบทรัพยากรของ Server หรือการบำรุงรักษา Hardware และนำเวลาไปใช้กับงานด้านระบบที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจมากขึ้น

ทั้งนี้ ขอบเขตความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ Cloud ERP แต่ละรายไม่เหมือนกัน ธุรกิจจึงควรตรวจสอบรายละเอียดว่าอะไรอยู่ในบริการ รวมถึงเรื่อง Support, Security, Backup, Updates และ SLA ก่อนเลือกใช้ระบบ เพื่อให้เข้าใจอย่างชัดเจนว่าธุรกิจยังต้องดูแลส่วนใดด้วยตนเอง

ช่วยให้การขยาย Infrastructure มีความยืดหยุ่นมากขึ้น

เมื่อธุรกิจมีจำนวน Users หรือปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้น ความต้องการด้าน Infrastructure ก็อาจเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย หากเป็นระบบที่ธุรกิจดูแล Infrastructure เอง อาจต้องวางแผน Capacity และจัดซื้อ Hardware เพิ่มเพื่อรองรับการเติบโตล่วงหน้า

Cloud ERP สามารถช่วยให้การจัดการ Scalability มีความยืดหยุ่นมากขึ้น เนื่องจากทรัพยากรบน Cloud สามารถปรับตามรูปแบบการใช้งานและเงื่อนไขของผู้ให้บริการได้ ธุรกิจจึงไม่จำเป็นต้องลงทุน Hardware ล่วงหน้าทั้งหมดเพียงเพื่อเตรียมรองรับการเติบโตที่ยังไม่เกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการเพิ่มสาขาหรือจำนวนผู้ใช้งาน ธุรกิจสามารถตรวจสอบทางเลือกในการเพิ่มทรัพยากรหรือขยายการใช้งานกับผู้ให้บริการตามความต้องการจริงได้ อย่างไรก็ตาม ค่าใช้บริการอาจเพิ่มขึ้นตาม Users, Storage, Modules หรือทรัพยากรที่เลือกใช้ จึงควรพิจารณาโครงสร้างราคาและเงื่อนไขการขยายระบบควบคู่กัน

ดังนั้น จุดสำคัญของ Cloud ERP ไม่ใช่การทำให้ Infrastructure Cost เป็นศูนย์ แต่คือการเปลี่ยนรูปแบบการลงทุนและการบริหาร Infrastructure ให้ธุรกิจสามารถปรับทรัพยากรตามการใช้งานได้มากขึ้น พร้อมลดภาระในการดูแล Infrastructure บางส่วนที่เดิมต้องจัดการด้วยตนเอง

Cloud ERP ช่วยลดต้นทุน IT ในระยะยาวได้อย่างไร?

นอกจากการลดภาระด้าน IT Infrastructure แล้ว Cloud ERP ยังสามารถเปลี่ยนรูปแบบต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการดูแลระบบในระยะยาวได้ โดยเฉพาะค่า Hardware, Maintenance, IT Labor และการ Upgrade ระบบ จากเดิมที่ธุรกิจอาจต้องวางแผนและรับผิดชอบค่าใช้จ่ายเหล่านี้ด้วยตนเอง มาเป็นการใช้บริการที่ผู้ให้บริการ Cloud รับผิดชอบ Infrastructure บางส่วนตามขอบเขตของบริการ

อย่างไรก็ตาม การใช้ Cloud ERP ไม่ได้หมายความว่าจะมีต้นทุนต่ำกว่าในทุกกรณี เพราะค่าใช้บริการระยะยาวขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้งาน ฟังก์ชันที่เลือกใช้ ระยะเวลาการใช้งาน รวมถึงค่า Implementation, Integration และบริการอื่น ๆ ธุรกิจจึงควรพิจารณาทั้งรูปแบบต้นทุนและค่าใช้จ่ายรวมก่อนตัดสินใจ

เปลี่ยนจากการลงทุน Infrastructure เป็นค่าใช้บริการ

ระบบ ERP ที่ติดตั้งบน Infrastructure ของธุรกิจเองอาจต้องมีการลงทุนด้าน Server, Storage และ Hardware ตั้งแต่เริ่มต้น รวมถึงการกันงบประมาณสำหรับการเปลี่ยนหรือเพิ่ม Capacity เมื่อระบบเติบโต ขณะที่ Cloud ERP มักใช้รูปแบบ Cloud Subscription หรือค่าบริการตามแพ็กเกจและทรัพยากรที่เลือกใช้

ความแตกต่างนี้ทำให้รูปแบบการลงทุนเปลี่ยนจากการลงทุน Infrastructure ล่วงหน้า มาเป็นค่าใช้บริการที่เกิดขึ้นตามรอบการใช้งาน ธุรกิจจึงสามารถวางแผนค่าใช้จ่ายให้สอดคล้องกับรูปแบบการใช้งานและการเติบโตขององค์กรได้มากขึ้น

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนจาก Capital Expenditure (CapEx) ไปเป็นค่าใช้บริการลักษณะ Operating Expense (OpEx) ไม่ได้แปลว่าต้นทุนรวมจะลดลงโดยอัตโนมัติ ธุรกิจควรนำค่า Subscription ตลอดระยะเวลาที่คาดว่าจะใช้งานมาเปรียบเทียบกับต้นทุนของ Infrastructure, Maintenance, IT Labor และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เห็นภาพ Total Cost of Ownership (TCO) ที่ชัดเจนกว่า

ลดภาระงาน Routine ของทีม IT

เมื่อผู้ให้บริการรับผิดชอบ Infrastructure บางส่วน ทีม IT ภายในองค์กรอาจไม่ต้องใช้เวลากับงาน Routine บางประเภทมากเท่ากับการดูแล Infrastructure ด้วยตนเอง เช่น การบำรุงรักษา Server การตรวจสอบทรัพยากร Infrastructure หรือการจัดการ Updates และ Patches ตามขอบเขตที่ระบุในบริการ

เวลาที่ลดลงจากงานเหล่านี้สามารถนำไปใช้กับงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจมากขึ้น เช่น การปรับปรุงกระบวนการทำงาน การวิเคราะห์ข้อมูล การดูแล Integration ระหว่างระบบ หรือการสนับสนุนผู้ใช้งานภายในองค์กร ซึ่งอาจช่วยให้ธุรกิจใช้ทรัพยากร IT กับงานที่สร้างประโยชน์ต่อการดำเนินงานได้มากขึ้น

ทั้งนี้ Cloud ERP ไม่ได้ทำให้ธุรกิจไม่จำเป็นต้องมีทีม IT เพราะยังมีงานด้าน System Management, User Administration, Data Governance และการประสานงานกับผู้ให้บริการที่ต้องดูแลภายในองค์กร เพียงแต่ขอบเขตของงานอาจเปลี่ยนไปตามรูปแบบการให้บริการ

ลดภาระในการ Upgrade และขยายระบบ

การดูแล ERP ด้วย Infrastructure ขององค์กรเองอาจต้องเตรียมทรัพยากรสำหรับการ Upgrade และการขยาย Capacity เมื่อระบบมีความต้องการเพิ่มขึ้น เช่น การเพิ่ม Server, Storage หรือทรัพยากรประมวลผล รวมถึงการวางแผนช่วงเวลาและบุคลากรสำหรับการบำรุงรักษาระบบ

สำหรับ Cloud ERP การจัดการ Infrastructure และการ Upgrade บางส่วนอาจอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ ทำให้ธุรกิจไม่จำเป็นต้องจัดการ Hardware Infrastructure ในทุกขั้นตอนด้วยตนเอง และสามารถปรับการใช้งานตามความต้องการขององค์กรได้มากขึ้น

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจควรตรวจสอบรายละเอียดของบริการให้ชัดเจนว่า Upgrade ประเภทใดรวมอยู่ในค่าบริการ และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่ รวมถึงตรวจสอบเงื่อนไขในการเพิ่ม Users, Storage, Modules หรือทรัพยากรอื่นเมื่อธุรกิจเติบโต เพราะค่าใช้บริการอาจเปลี่ยนแปลงตามขนาดและรูปแบบการใช้งาน

ดังนั้น หากต้องการประเมินว่า Cloud ERP ช่วยลด IT Cost ในระยะยาวได้มากน้อยเพียงใด ควรมองทั้งค่าใช้บริการและต้นทุนที่ธุรกิจสามารถลดภาระในการจัดการได้ เช่น Hardware, Maintenance, IT Labor และการบริหาร Infrastructure แทนที่จะพิจารณาเฉพาะราคาของระบบในช่วงเริ่มต้น

Cloud ERP กับ Total Cost of Ownership (TCO) ที่ธุรกิจควรพิจารณา

การเปรียบเทียบต้นทุนของ ระบบ ERP ไม่ควรดูเฉพาะค่าซอฟต์แวร์หรือ Cloud Subscription ที่ต้องจ่ายในแต่ละเดือนหรือแต่ละปี เพราะการนำ ERP มาใช้งานจริงยังมีค่าใช้จ่ายตั้งแต่การเตรียมระบบ ย้ายข้อมูล เชื่อมต่อกับระบบอื่น ไปจนถึงการดูแลและพัฒนาระบบในระยะยาว

แนวคิด Total Cost of Ownership (TCO) จึงช่วยให้ธุรกิจมองเห็นต้นทุนของ ERP ได้รอบด้านมากขึ้น โดยพิจารณาทั้งค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในช่วงเริ่มต้นและต้นทุนที่เกิดขึ้นตลอดระยะเวลาการใช้งาน ซึ่งช่วยให้การเปรียบเทียบระหว่าง Cloud ERP กับรูปแบบการติดตั้งและดูแล Infrastructure เองมีข้อมูลประกอบมากกว่าการดูราคาหน้าแพ็กเกจเพียงอย่างเดียว

ในการประเมิน TCO ธุรกิจควรพิจารณาต้นทุนหลัก ๆ ดังนี้

• ค่า Software / Subscription: ค่าใบอนุญาตซอฟต์แวร์หรือค่าบริการ Cloud ERP ซึ่งอาจคิดตามจำนวน Users, Modules, ระยะเวลาการใช้งาน หรือทรัพยากรที่เลือกใช้ จึงควรตรวจสอบโครงสร้างราคาและเงื่อนไขการต่ออายุให้ชัดเจน

• ค่า Implementation: ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและเตรียมระบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของธุรกิจ รวมถึงการวิเคราะห์ Requirement, Configuration และการทดสอบระบบก่อนใช้งานจริง

• ค่า Data Migratio: ค่าใช้จ่ายและทรัพยากรที่ใช้ในการเตรียมและย้ายข้อมูลจากระบบเดิมเข้าสู่ ERP ใหม่ เช่น การตรวจสอบคุณภาพข้อมูล การจัดรูปแบบข้อมูล และการทดสอบหลัง Migration

• ค่า Hardware และ Infrastructure: สำหรับรูปแบบที่ธุรกิจต้องดูแล Infrastructure เอง อาจรวมถึง Server, Storage, Network และอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง ส่วน Cloud ERP อาจลดความจำเป็นในการลงทุน Hardware ภายในองค์กร แต่จะมีค่าใช้บริการ Cloud ตามรูปแบบที่เลือก

• ค่า Maintenance และ Support: ค่าใช้จ่ายสำหรับการดูแลระบบ แก้ไขปัญหา และบริการ Support รวมถึงขอบเขตการให้บริการจากผู้ให้บริการ ERP หรือ Cloud ซึ่งควรตรวจสอบว่ารวมอยู่ในค่าบริการหลักหรือมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

• ค่า IT Personnel: ต้นทุนด้านบุคลากรและเวลาที่ใช้ในการดูแลระบบ เช่น System Administration, Monitoring, Troubleshooting และการประสานงานกับผู้ให้บริการ แม้บางส่วนจะไม่ได้อยู่ในใบเสนอราคา แต่ก็เป็นทรัพยากรที่ธุรกิจต้องจัดสรร

• ค่า Upgrade: ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการอัปเดตหรือ Upgrade ระบบ รวมถึงทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทดสอบและเตรียมระบบให้พร้อมหลังการเปลี่ยนแปลง โดยรายละเอียดจะแตกต่างกันตามรูปแบบ ERP และเงื่อนไขของผู้ให้บริการ

• ค่า Integration และ Customization: ค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อ ERP กับระบบอื่น หรือปรับแต่งระบบให้รองรับกระบวนการเฉพาะของธุรกิจ ซึ่งอาจเพิ่มขึ้นตามความซับซ้อนของ Requirement

• ค่า Training: ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม Users และทีมที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้สามารถใช้งานระบบได้อย่างถูกต้อง รวมถึงทรัพยากรที่ธุรกิจต้องใช้ในการเตรียมคู่มือหรือถ่ายทอดกระบวนการภายในองค์กร

การพิจารณา TCO จึงช่วยให้ธุรกิจเห็นภาพว่า ต้นทุน ERP ที่แท้จริงไม่ได้จบลงที่ค่าซอฟต์แวร์หรือ Subscription และแต่ละองค์กรอาจมี TCO แตกต่างกันตามจำนวนผู้ใช้งาน ความซับซ้อนของกระบวนการ ระบบเดิมที่ต้องเชื่อมต่อ และระดับการดูแล Infrastructure ที่ต้องรับผิดชอบเอง

ดังนั้น ก่อนเลือกรูปแบบ ERP ธุรกิจควรประเมินค่าใช้จ่ายทั้งหมดตลอดช่วงเวลาที่คาดว่าจะใช้งาน พร้อมเปรียบเทียบทั้งต้นทุนทางการเงินและทรัพยากรที่ต้องใช้ในการบริหารระบบ เพื่อให้เห็นต้นทุนในระยะยาวได้อย่างเหมาะสม

Cloud ERP ช่วยลด Infrastructure Risk ได้อย่างไร?

นอกจากเรื่องต้นทุนแล้ว การจัดการ IT Infrastructure ยังเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อความต่อเนื่องของระบบ ERP เช่น Hardware ขัดข้อง พื้นที่จัดเก็บข้อมูลไม่เพียงพอ ระบบ Backup ไม่พร้อมใช้งาน หรือ Infrastructure ไม่สามารถรองรับปริมาณการใช้งานที่เพิ่มขึ้นได้

การใช้ Cloud ERP สามารถช่วยลดภาระในการบริหารความเสี่ยงเหล่านี้บางส่วน โดยย้ายการดูแล Infrastructure บางองค์ประกอบไปอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ อย่างไรก็ตาม Cloud ไม่ได้ทำให้ความเสี่ยงหายไปทั้งหมด และขอบเขตการจัดการแต่ละด้านขึ้นอยู่กับสถาปัตยกรรมระบบและเงื่อนไขของผู้ให้บริการ ธุรกิจจึงควรตรวจสอบรายละเอียดก่อนเลือกใช้บริการ

ลดการพึ่งพา Hardware ภายในองค์กร

เมื่อ ERP ทำงานบน Cloud ธุรกิจไม่จำเป็นต้องพึ่งพา Server และ Hardware ภายในองค์กร สำหรับระบบทั้งหมดเหมือนกรณีที่ต้องจัดการ Infrastructure ด้วยตนเอง ทำให้ลดภาระในการจัดหา บำรุงรักษา และวางแผนเปลี่ยนอุปกรณ์เมื่อ Hardware หมดอายุหรือไม่เพียงพอต่อการใช้งาน

การลดการพึ่งพา Hardware ภายในยังช่วยให้ธุรกิจไม่ต้องรับผิดชอบทุกขั้นตอนของ Infrastructure ด้วยตนเอง เช่น การตรวจสอบทรัพยากรของ Server หรือการเตรียม Hardware สำรอง ทั้งนี้ ส่วนที่ผู้ให้บริการเป็นผู้ดูแลจะแตกต่างกันตามรูปแบบบริการและข้อตกลงที่กำหนด

ดังนั้น ก่อนใช้ Cloud ERP ควรทำความเข้าใจว่า Infrastructure ส่วนใดอยู่ภายใต้การดูแลของผู้ให้บริการ และส่วนใดยังคงเป็นความรับผิดชอบขององค์กร เพื่อให้สามารถวางแผนการจัดการความเสี่ยงได้อย่างเหมาะสม

ลดภาระด้าน Backup และ Disaster Recovery

Backup และ Disaster Recovery เป็นอีกองค์ประกอบที่ธุรกิจควรให้ความสำคัญ เพราะข้อมูล ERP อาจเกี่ยวข้องกับกระบวนการสำคัญ เช่น การเงิน สินค้าคงคลัง การจัดซื้อ และข้อมูลการดำเนินงาน การมีแผนสำรองและกู้คืนข้อมูลที่เหมาะสมจึงเป็นส่วนหนึ่งของการเตรียมความพร้อมเมื่อเกิดเหตุขัดข้อง

ผู้ให้บริการ Cloud ERP บางรายอาจมีบริการด้าน Backup หรือ Disaster Recovery เป็นส่วนหนึ่งของ Infrastructure และอาจมีการจัดเก็บข้อมูลสำรองหรือระบบสำหรับรองรับเหตุขัดข้องตามระดับบริการที่กำหนด ซึ่งช่วยลดภาระที่ธุรกิจต้องออกแบบและดูแล Infrastructure ในส่วนนี้เอง

อย่างไรก็ตาม ไม่ควรสมมติว่า Cloud ERP ทุกรายมีระดับการ Backup หรือ Disaster Recovery เหมือนกัน ธุรกิจควรตรวจสอบรายละเอียด เช่น รอบการ Backup, ระยะเวลาเก็บข้อมูล, วิธีการกู้คืน, Recovery Time Objective (RTO), Recovery Point Objective (RPO) และขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย รวมถึงเงื่อนไขในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ระบบหยุดให้บริการ

รองรับการเปลี่ยนแปลงของปริมาณการใช้งาน

เมื่อธุรกิจเติบโต จำนวน Users, Data และปริมาณการใช้งาน ERP มักเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย หาก Infrastructure อยู่ภายใต้การดูแลขององค์กร การเพิ่ม Capacity อาจต้องอาศัยการวางแผนจัดซื้อ Hardware และทรัพยากรล่วงหน้า ซึ่งต้องคาดการณ์ความต้องการให้เหมาะสม

Cloud สามารถช่วยให้ธุรกิจบริหาร Capacity ได้ยืดหยุ่นขึ้น โดยสามารถปรับทรัพยากรหรือขยายการใช้งานตามรูปแบบบริการที่ผู้ให้บริการรองรับ ทำให้ธุรกิจไม่จำเป็นต้องลงทุน Hardware จำนวนมากตั้งแต่ต้นเพียงเพื่อรองรับการเติบโตที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

อย่างไรก็ตาม ความยืดหยุ่นดังกล่าวไม่ได้หมายความว่าการขยายระบบจะไม่มีต้นทุน เพราะค่าใช้บริการอาจเพิ่มขึ้นเมื่อจำนวน Users, Storage หรือทรัพยากรที่ใช้งานเพิ่มขึ้น ธุรกิจจึงควรตรวจสอบโครงสร้างราคาและเงื่อนไขการเพิ่ม Capacity ควบคู่กับการประเมินความต้องการในระยะยาว

โดยสรุป Cloud ERP ช่วยลด Infrastructure Risk ได้ในแง่ของการลดภาระที่ธุรกิจต้องบริหารเอง โดยเฉพาะ Hardware, Infrastructure Capacity และบริการที่เกี่ยวข้องกับ Backup หรือ Disaster Recovery ในส่วนที่ผู้ให้บริการรับผิดชอบ แต่ความเสี่ยงไม่ได้หายไปทั้งหมด ธุรกิจยังต้องพิจารณา Security, Data Protection, Availability และขอบเขตความรับผิดชอบของผู้ให้บริการก่อนตัดสินใจ

Cloud ERP เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการลดภาระ IT หรือไม่?

Cloud ERP อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการลดภาระในการจัดการ IT Infrastructure แต่ความเหมาะสมไม่ได้ขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจเพียงอย่างเดียว ควรพิจารณาจากโครงสร้างทีม IT รูปแบบการทำงาน จำนวนผู้ใช้งาน แผนการเติบโต และรูปแบบต้นทุนที่องค์กรต้องการบริหาร

ธุรกิจที่มีลักษณะต่อไปนี้อาจพิจารณา Cloud ERP เป็นหนึ่งในทางเลือกสำหรับการจัดการระบบได้

• มีทีม IT ขนาดเล็กหรือมีทรัพยากร IT จำกัด หากทีม IT มีบุคลากรไม่มาก การลดงาน Routine ด้าน Infrastructure บางส่วนอาจช่วยให้สามารถนำทรัพยากรไปใช้กับงานระบบและงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจได้มากขึ้น

• ไม่ต้องการลงทุนและดูแล Server เอง ธุรกิจที่ไม่ต้องการจัดหา Server, Storage และ Hardware สำหรับ ERP เองอาจพิจารณารูปแบบ Cloud ซึ่งใช้ Infrastructure ของผู้ให้บริการตามขอบเขตบริการที่กำหนด

• ต้องการลดภาระ Infrastructure Management หากองค์กรต้องการลดงานด้าน Maintenance, Monitoring และการจัดการ Infrastructure บางส่วน Cloud ERP อาจช่วยย้ายภาระเหล่านี้ไปอยู่ภายใต้การดูแลของผู้ให้บริการได้

• มีหลายสาขาหรือผู้ใช้งานจากหลายพื้นที่ Cloud ERP สามารถรองรับการเข้าถึงระบบผ่าน Internet ทำให้ผู้ใช้งานจากสาขาหรือสถานที่ต่าง ๆ สามารถทำงานบนระบบเดียวกันได้ตามสิทธิ์และการตั้งค่าที่กำหนด

• มีแผนขยายธุรกิจหรือเพิ่ม Users หากธุรกิจมีแนวโน้มเพิ่มจำนวนผู้ใช้งาน สาขา หรือปริมาณข้อมูล การใช้ Cloud อาจช่วยให้การบริหาร Capacity มีความยืดหยุ่นมากขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องจัดซื้อ Hardware ล่วงหน้าทั้งหมด

• ต้องการเข้าถึงระบบผ่าน Internet ธุรกิจที่มีรูปแบบการทำงานแบบหลายสถานที่ หรือมีพนักงานที่ต้องเข้าถึง ERP จากภายนอกสำนักงาน อาจได้รับประโยชน์จากระบบที่ให้บริการผ่าน Cloud ทั้งนี้ควรพิจารณาคุณภาพ Internet และมาตรการด้าน Security ร่วมด้วย

• ต้องการเปลี่ยนรูปแบบการลงทุน Infrastructure เป็นค่าใช้บริการ สำหรับธุรกิจที่ต้องการลดการลงทุน Hardware ล่วงหน้าและบริหารค่าใช้จ่ายในรูปแบบ Subscription อาจพิจารณา Cloud ERP เป็นทางเลือก โดยควรเปรียบเทียบค่าใช้บริการตลอดระยะเวลาการใช้งานกับต้นทุนของทางเลือกอื่น

อย่างไรก็ตาม ลักษณะเหล่านี้ไม่ได้หมายความว่า Cloud ERP จะเหมาะกับทุกธุรกิจโดยอัตโนมัติ องค์กรควรพิจารณา TCO, Security, Scalability, Integration, Support และข้อกำหนดเฉพาะของระบบควบคู่กัน เพื่อดูว่ารูปแบบ Cloud สอดคล้องกับโครงสร้างและความต้องการของธุรกิจจริงหรือไม่

ก่อนเลือก Cloud ERP ควรพิจารณาอะไรบ้าง?

การเลือก Cloud ERP ไม่ควรพิจารณาจากราคาค่าบริการเพียงอย่างเดียว เพราะต้นทุนและภาระที่เกิดขึ้นจริงยังเกี่ยวข้องกับการติดตั้งระบบ การย้ายข้อมูล Infrastructure, Security รวมถึงการดูแลหลังเริ่มใช้งาน ธุรกิจจึงควรประเมินทั้งต้นทุนรวมและความสามารถของระบบให้สอดคล้องกับการใช้งานในปัจจุบันและแผนการเติบโตในอนาคต

Checklist ต่อไปนี้ช่วยให้ธุรกิจประเมิน ระบบ ERP บน Cloud ได้รอบด้านมากขึ้นก่อนตัดสินใจ

เปรียบเทียบ TCO ไม่ใช่เฉพาะราคาค่าบริการ

ควรเปรียบเทียบ Total Cost of Ownership (TCO) ตลอดช่วงเวลาที่คาดว่าจะใช้งาน ไม่ใช่ดูเฉพาะค่า Subscription รายเดือนหรือรายปี โดยควรรวมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการนำระบบไปใช้งานจริง เช่น

• ค่า Implementation และการตั้งค่าระบบ

• ค่า Data Migration และการเตรียมข้อมูลจากระบบเดิม

• ค่า Integration กับซอฟต์แวร์หรือระบบอื่น

• ค่า Customization หากต้องปรับระบบให้รองรับกระบวนการเฉพาะ

• ค่า Maintenance และ Support ที่อยู่นอกเหนือจากแพ็กเกจหลัก

• ค่า IT Labor สำหรับการดูแล Users, System Administration และประสานงานกับผู้ให้บริการ

• ค่า Infrastructure หรือบริการเสริมที่อาจเกิดขึ้นตามรูปแบบการใช้งาน

การมองต้นทุนในภาพรวมจะช่วยให้ธุรกิจเห็นความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในช่วงเริ่มต้นและค่าใช้จ่ายต่อเนื่องได้ชัดเจนขึ้น รวมถึงช่วยหลีกเลี่ยงการตัดสินใจจากราคาที่ดูต่ำกว่าในช่วงแรก แต่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในขั้นตอนอื่น

ตรวจสอบ Infrastructure และ Security ของผู้ให้บริการ

แม้ธุรกิจจะไม่ต้องดูแล Infrastructure ทั้งหมดด้วยตนเอง แต่ควรตรวจสอบว่า Cloud Infrastructure ของผู้ให้บริการมีแนวทางบริหารจัดการอย่างไร โดยเฉพาะเมื่อ ERP เกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญขององค์กร

ประเด็นที่ควรตรวจสอบ ได้แก่

• Data Center ตั้งอยู่ที่ใด และมีมาตรฐานหรือการรับรองที่เกี่ยวข้องหรือไม่

• มี Security Controls สำหรับป้องกันการเข้าถึงข้อมูลและระบบอย่างไร

• มีการทำ Backup อย่างไร รอบการสำรองข้อมูลและระยะเวลาเก็บข้อมูลเป็นเท่าใด

• มีแผน Disaster Recovery และกระบวนการกู้คืนระบบอย่างไร

• กำหนดระดับ Availability ของบริการและมี SLA รองรับหรือไม่

• องค์ประกอบใดเป็นความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ และส่วนใดที่ธุรกิจยังต้องดูแลเอง

รายละเอียดเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจเข้าใจขอบเขตของความรับผิดชอบระหว่างองค์กรกับผู้ให้บริการได้ชัดเจนขึ้น และสามารถประเมิน Infrastructure Risk รวมถึงข้อกำหนดด้าน Security ให้เหมาะกับลักษณะข้อมูลขององค์กร

ตรวจสอบ Scalability และค่าใช้จ่ายเมื่อธุรกิจเติบโต

การประเมิน Cloud ERP ควรมองไปถึงการใช้งานในอนาคตด้วย โดยเฉพาะธุรกิจที่มีแผนเพิ่มจำนวน Users, สาขา หรือปริมาณข้อมูล เพราะความต้องการด้านระบบอาจเปลี่ยนแปลงตามการเติบโตขององค์กร

ควรสอบถามผู้ให้บริการล่วงหน้าว่า ค่าใช้บริการจะเปลี่ยนแปลงอย่างไรเมื่อมีการเพิ่ม

• จำนวน Users

• Storage หรือปริมาณข้อมูล

• Modules หรือฟังก์ชันการใช้งาน

• จำนวนสาขาหรือหน่วยงาน

• Integration กับระบบหรือบริการเพิ่มเติม

นอกจากตรวจสอบว่าสามารถรองรับการขยายระบบได้หรือไม่แล้ว ควรดูโครงสร้างราคาไปพร้อมกัน เพราะ Scalability ที่เพิ่มขึ้นอาจมาพร้อมค่าใช้บริการที่สูงขึ้น การเข้าใจค่าใช้จ่ายในแต่ละระดับจะช่วยให้ธุรกิจวางแผนงบประมาณได้แม่นยำขึ้นเมื่อระบบเติบโต

พิจารณา Support และ SLA

หลัง Go-Live ธุรกิจยังต้องพึ่งพาการ Support เมื่อเกิดปัญหาหรือมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการใช้งาน จึงควรตรวจสอบรูปแบบการให้บริการหลังการติดตั้งก่อนเลือก Cloud ERP

ประเด็นสำคัญที่ควรถามผู้ให้บริการ ได้แก่ ช่องทาง Support ที่มีให้บริการ ช่วงเวลาที่สามารถติดต่อได้ ระยะเวลาตอบสนองต่อปัญหา และระดับความเร่งด่วนที่แตกต่างกัน รวมถึงรายละเอียดของ Service Level Agreement (SLA)

ควรตรวจสอบเพิ่มเติมว่า Support ครอบคลุมปัญหาในระดับใด และกรณีใดที่อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เพราะรายละเอียดเหล่านี้ส่งผลต่อทั้งต้นทุนการใช้งานและการบริหารระบบในระยะยาว

โดยรวมแล้ว การเลือก Cloud ERP ควรพิจารณาทั้ง TCO, Infrastructure, Security, Scalability และ Support ควบคู่กัน การประเมินอย่างเป็นระบบจะช่วยให้ธุรกิจเห็นทั้งต้นทุน ภาระในการดูแล และความสามารถในการรองรับการใช้งานในอนาคต ก่อนเลือกระบบที่สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร

HashMicro Cloud ERP ช่วยสนับสนุนธุรกิจในการจัดการระบบได้อย่างไร?

เมื่อธุรกิจกำลังพิจารณา Cloud ERP นอกจากต้นทุนและ Infrastructure แล้ว อีกปัจจัยสำคัญคือความสามารถของระบบในการรองรับกระบวนการทำงานจริงขององค์กร ทั้งด้านการจัดการข้อมูล การเชื่อมโยงกระบวนการระหว่างแผนก และการดูแลระบบหลังเริ่มใช้งาน

HashMicro เป็นผู้ให้บริการโซลูชัน ERP สำหรับธุรกิจ โดยระบบรองรับการจัดการกระบวนการและข้อมูลในหลายส่วนขององค์กร ช่วยให้ธุรกิจสามารถพิจารณาระบบให้สอดคล้องกับรูปแบบการดำเนินงานและความต้องการของแต่ละองค์กร

สิ่งที่ธุรกิจสามารถดำเนินการต่อได้ ได้แก่

• ศึกษาระบบ ERP ของ HashMicro เพื่อทำความเข้าใจฟังก์ชันและโซลูชันที่รองรับกระบวนการทำงานในส่วนต่าง ๆ ของธุรกิจ

• ขอคำปรึกษาจากทีมผู้เชี่ยวชาญ เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความต้องการขององค์กร และแนวทางการนำ ERP ไปปรับใช้กับกระบวนการทำงานจริง

• ขอเดโมระบบ เพื่อทำความเข้าใจรูปแบบการทำงานและประเมินความเหมาะสมของระบบก่อนตัดสินใจ

• ทดลองใช้เดโมฟรี เพื่อทำความคุ้นเคยกับระบบและช่วยให้ธุรกิจประเมินได้ว่าฟังก์ชันต่าง ๆ ตอบโจทย์การใช้งานหรือไม่

ทั้งนี้ การเลือก ระบบ ERP ไม่ควรพิจารณาจากราคาหรือรูปแบบ Cloud เพียงอย่างเดียว แต่ควรมองทั้ง TCO, Infrastructure, Security, Scalability, Functionality และบริการ Support เพื่อให้ธุรกิจสามารถเลือกระบบที่สอดคล้องกับความต้องการและแผนการดำเนินงานในระยะยาว

สรุป: Cloud ERP ช่วยลดต้นทุน IT และ Infrastructure ได้อย่างไร?

Cloud ERP สามารถช่วยลดภาระที่เกี่ยวข้องกับ Server, Hardware, Maintenance และ Infrastructure Management บางส่วน โดยเปลี่ยนจากการที่ธุรกิจต้องลงทุนและดูแล Infrastructure เอง มาเป็นการใช้ทรัพยากรบน Cloud ที่ผู้ให้บริการรับผิดชอบตามขอบเขตของบริการ ซึ่งอาจช่วยให้ทีม IT ลดงาน Routine และบริหารทรัพยากรได้ยืดหยุ่นมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม Cloud ERP ไม่ได้หมายความว่าจะมีต้นทุนต่ำกว่าในทุกกรณี ธุรกิจควรพิจารณา Total Cost of Ownership (TCO) โดยรวมทั้งค่า Subscription, Implementation, Data Migration, Integration, Support, IT Personnel และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องตลอดระยะเวลาการใช้งาน พร้อมพิจารณา Security, Scalability และความต้องการขององค์กรในระยะยาวควบคู่กัน

หากธุรกิจกำลังพิจารณาระบบ ERP สามารถเริ่มจากการศึกษารูปแบบการทำงานและฟังก์ชันต่าง ๆ ที่ HashMicro รองรับ เพื่อดูว่าสอดคล้องกับกระบวนการขององค์กรหรือไม่ หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการนำระบบไปใช้งาน สามารถ พูดคุยกับทีมผู้เชี่ยวชาญ เพื่อประเมินความต้องการเพิ่มเติม และ ทดลองใช้ระบบได้ฟรี ก่อนตัดสินใจเลือกใช้จริง

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)