ERP มีองค์ประกอบอะไรบ้าง?

ERP มีองค์ประกอบอะไรบ้าง? เจาะลึกส่วนประกอบของระบบ ERP

เวลาพูดถึงระบบ ERP ( Enterprise Resource Planning ) หรือ ระบบการวางแผนธุรกิจ หลายคนอาจจะนึกถึง "ระบบที่รวมข้อมูลของธุรกิจไว้ด้วยกัน" แต่จริง ๆ แล้วเบื้องหลังการทำงานของ ERP นั้นประกอบไปด้วยหลายส่วน ซึ่งในแต่ละส่วนนั้น/รับผิดชอบกระบวนการและข้อมูลคนละด้าน ไม่ได้เป็นแค่ส่วนเดียวแบบที่หลายๆคนเข้าใจ

บทความนี้จะโฟกัสเฉพาะเรื่อง องค์ประกอบของ ERP โดยอธิบายว่าแต่ละส่วนทำหน้าที่อะไร และเชื่อมโยงกันยังไง เพื่อให้เห็นภาพว่า ERP ทำงานเป็นระบบเดียวกันได้อย่างไร

องค์ประกอบหลักของ ERP มีอะไรบ้าง?

ระบบ ERP ทั่วไปจะประกอบไปด้วย Module หรือก็เหมือนเป็น "แผนก" ย่อยในระบบ ที่รับผิดชอบข้อมูลและกระบวนการของธุรกิจด้านนั้นๆ  แต่ละส่วนมีหน้าที่ดังนี้ 

การจัดการบัญชีและการเงิน (Accounting & Finance)

ทำหน้าที่บันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นรายรับ รายจ่าย การจัดทำรายงานทางการเงิน การกระทบยอดบัญชี ไปจนถึงการรวบรวมข้อมูลทางการเงินที่มาจากส่วนอื่น ๆ ของธุรกิจ เช่น ยอดขายจากฝ่ายขาย หรือค่าใช้จ่ายจากฝ่ายจัดซื้อ ก็จะถูกดึงเข้ามารวมในส่วนนี้ทั้งหมด ทำให้ผู้บริหารเห็นภาพการเงินของบริษัทได้แบบเรียลไทม์ ไม่ต้องรอปิดบัญชีสิ้นเดือนหรือรวบรวมตัวเลขจากหลายแผนก ช่วยให้ตัดสินใจเรื่องกระแสเงินสด งบประมาณ และการลงทุนได้รวดเร็วและแม่นยำขึ้น

การจัดการทรัพยากรบุคคล (HR Management)

ดูแลเรื่องข้อมูลพนักงานทั้งหมด ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว เงินเดือน สวัสดิการ การลางาน การเข้า-ออกงาน ไปจนถึงประวัติการทำงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มักจะเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลกลางที่ค้นหาและตรวจสอบได้ง่าย ข้อมูลส่วนนี้มักเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน เช่น เมื่อคำนวณเงินเดือนเสร็จ ยอดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรจะถูกบันทึกเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติ ลดงานเอกสารของฝ่ายบุคคล ลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และวันลา

การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management)

ส่วนนี้ทำหน้าที่ติดตามสินค้าในคลังทั้งหมด ตั้งแต่การรับสินค้าเข้าคลัง การตรวจสอบจำนวนสินค้าคงเหลือ การเบิกจ่าย ไปจนถึงการแจ้งเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมด ข้อมูลจากส่วนนี้สำคัญมากเพราะเป็นตัวเชื่อมระหว่างฝ่ายขายกับฝ่ายจัดซื้อ ถ้าสต๊อกใกล้หมด ระบบก็จะช่วยแจ้งเตือนให้สั่งซื้อเพิ่มได้ทันและมีระบบสั่งอัตโนมัติเลยด้วย นอกจากนั้นยังช่วยลดการเสียโอกาสในการขาย ในขณะเดียวกันก็ลดการสั่งซื้อเกินจำเป็นที่ทำให้เงินทุนจมอยู่ในสินค้า

การขายและการจัดการลูกค้า (Sales & Customer Management)

ส่วนนี้จะดูแลตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลลูกค้า การเสนอราคา การสร้างใบสั่งขาย ไปจนถึงการติดตามข้อมูลการขายและประวัติการซื้อของลูกค้า เมื่อเกิดการขาย ข้อมูลก็จะถูกส่งต่อไปยังส่วนสินค้าคงคลังเพื่อตัดสต๊อก และส่งต่อไปยังส่วนบัญชีเพื่อออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ลดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือและลดความล่าช้าระหว่างแผนก นอกจากนี้ ประวัติการซื้อยังช่วยวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้า เพื่อวางแผนโปรโมชั่นและสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวได้

การผลิต (Manufacturing) 

สำหรับธุรกิจที่มีการผลิตเป็นของตัวเอง องค์ประกอบนี้จะช่วยจัดการเรื่องการวางแผนการผลิต การจัดการอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิต การติดตามขั้นตอนต่าง ๆ ระหว่างกระบวนการผลิต ไปจนถึงการควบคุมคุณภาพ ทำให้มองเห็นได้ว่าสินค้าอยู่ในขั้นตอนไหนของสายการผลิต ทั้งข้อมูลการผลิตยังเชื่อมกับสินค้าคงคลังและการจัดซื้อ ทำให้สินค้าพร้อมใช้งานตรงตามแผนการผลิต เจ้างของธุรกิจสามารถ track ภาพรวมได้โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาลงพื้นที่ เพื่อไปเช้คกระบวนการผลิตเลย

การจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management)

ส่วนนี้อาจจะดูคล้ายกับสินค้าคงคลัง แต่จริง ๆ แล้วเน้นเรื่องการบริหารจัดการพื้นที่คลังสินค้าโดยเฉพาะ เช่น การรับสินค้าเข้า-จ่ายสินค้าออก การจัดเก็บสินค้าในตำแหน่งต่าง ๆ การเคลื่อนย้ายสินค้าภายในคลัง และการติดตามสถานะของสินค้าแต่ละล็อตอย่างละเอียด ทำให้รู้ว่าสินค้าอยู่ตำแหน่งไหน ล็อตใด และหมดอายุเมื่อไร ช่วยลดเวลาในการหยิบสินค้า ลดความผิดพลาดในการจัดส่ง และใช้พื้นที่คลังได้คุ้มค่ามากขึ้น เหมาะกับธุรกิจที่มีสินค้าจำนวนมากหรือมีหลายคลังสินค้า

การจัดการสินทรัพย์ (Asset Management)

ส่วนนี้ทำหน้าที่ดูแล assets ของธุรกิจ เช่น เครื่องจักร อุปกรณ์ การเดินทาง ตั้งแต่การบันทึกข้อมูลสินทรัพย์ การติดตามการใช้งาน การวางแผนบำรุงรักษา ไปจนถึงการคำนวณค่าเสื่อมราคา การมีข้อมูลสินทรัพย์ครบถ้วนนั้นช่วยลดปัญหาเครื่องจักรเสียกะทันหัน ซึ่งจะนำไปสู้การผลิตที่หยุดชะงัก และทำให้รู้ว่าสินทรัพย์ชิ้นใดควรซ่อม เปลี่ยน หรือจำหน่ายออก ข้อมูลตรงนี้ก็จะเชื่อมโยงกลับไปที่ส่วนการจัดการบัญชีและการเงิน เช่นกัน

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้เกี่ยวกับmoduleเพิ่มเติมได้ในบทความนี้ ERP แบบ Modular ทั้งหมดนี้คือองค์ประกอบหลักที่มักพบในระบบ ERP ทั่วไป แต่ต้องบอกก่อนว่าแต่ละธุรกิจอาจจะไม่จำเป็นต้องใช้ทุกส่วน ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจแต่ละแบบ ซึ่งจะพูดถึงในหัวข้อถัดไป

องค์ประกอบของ ERP ทำงานร่วมกันอย่างไร?

จุดที่ทำให้ ERP แตกต่างจากการใช้โปรแกรมหลายตัวๆคือ องค์ประกอบทั้งหมดไม่ได้ทำงานแบบแยกส่วน แต่ข้อมูลจากกระบวนการหนึ่งสามารถถูกนำไปใช้ต่อในอีกกระบวนการหนึ่งได้ทันที โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ ERP นั้นทำงานร่วมกันดังนี้

การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างองค์ประกอบ

การไหลของข้อมูลในระบบ ERP อาจจะหน้าตาเป็นแบบนี้ได้

Sales → Inventory → Procurement → Accounting

เมื่อฝ่าย sales ปิดการขายได้ 1 รายการ ระบบจะตัดสต๊อกสินค้าในคลังโดยอัตโนมัติ ถ้าสต๊อกเหลือน้อยกว่าจุดที่กำหนดไว้ ระบบก็จะช่วยแจ้งเตือนให้ฝ่ายจัดซื้อสั่งของเพิ่ม และเมื่อมีการขายเกิดขึ้น ข้อมูลก็จะถูกส่งไปที่ฝ่ายบัญชีเพื่อออกใบแจ้งหนี้และบันทึกรายรับโดยอัตโนมัติ ทุกกระบวนการสามารถเกิดขึ้นได้ใน process เดียวโดยไม่ต้องให้พนักงานมานั่งคีย์ข้อมูลใหม่ทีละขั้นตอน

การใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างแผนก

ข้อมูลทั้งหมดนั้นอยู่ในระบบเดียวกัน แต่ละฝ่ายจึงสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของตัวเองได้ทันที โดยไม่ต้องขอข้อมูลข้ามแผนกหรือรอให้อีกฝ่ายส่งไฟล์มาให้ เช่น ฝ่ายขายสามารถเช็คสต๊อกสินค้าได้เองว่าเหลือเท่าไหร่ก่อนจะรับออเดอร์ลูกค้า หรือฝ่ายบัญชีสามารถดูข้อมูลค่าใช้จ่ายจากฝ่ายจัดซื้อได้แบบเรียลไทม์

การทำงานจากข้อมูลชุดเดียวกัน

แนวคิดนี้เรียกว่า Centralized Data หรือการรวมศูนย์ข้อมูล ซึ่งช่วยลดปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อนหรือที่เรียกว่า Data Silo (ข้อมูลที่ถูกเก็บแยกกันในแต่ละแผนกจนไม่สามารถเชื่อมโยงกันได้) พอทุกแผนกทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน ความคลาดเคลื่อนของตัวเลขระหว่างแผนกก็จะลดลงไปด้วย

Timeline การลงระบบ ERP

ช่วงเวลาในการลงระบบ ERP  นั้นขึนอยู่กับขนาดองค์กรและการวางแผนของแต่ละบริษัทนั้นๆ สามารถสังเกตได้ตามตารางนี้

องค์ประกอบของ ERP แตกต่างกันตามธุรกิจอย่างไร?

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่จะต้องใช้องค์ประกอบของ ERP เหมือนกันหมด เพราะกระบวนการทำงาน ขนาดธุรกิจ และ market ของแต่ละที่ก็แตกต่างกันไป ทุกๆอย่างนั้นขึ้นอยู่กับแต่ละระบบบริหารจัดการของบริษัทคุณ มาดูตัวอย่างกันว่าแต่ละประเภทธุรกิจควรจะเน้นใช้ module ไหนเป็นหลักกันบ้าง

ธุรกิจการผลิต

ควรให้ความสำคัญกับองค์ประกอบด้าน Manufacturing เป็นหลัก ควบคู่ไปกับ Inventory, Procurement, Warehouse เพราะต้องบริหารจัดการตั้งแต่การจัดการพัสดุ กระบวนการผลิต ไปจนถึงการเก็บสินค้า ยกตัวอย่างเช่น inventory นั้นสามารถข่วยเรื่อง stock control กับ ป้องกัน stockout ได้ procurement นั้นช่วยผลิตใบสั่งซื้อ และ track sales history ทำให้สามารถเช็ค reorder rates และ supplier ได้

ธุรกิจค้าปลีก

สำหรับธุรกิจค้าปลีกจะเน้นไปทางด้าน Sales/POS เป็นหลัก เพื่อรองรับการขายหน้าร้านหรือออนไลน์ ควบคู่ไปกับ Inventory, Procurement, Warehouse และ Accounting เพื่อบริหารจัดการสต๊อกสินค้าให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า Sales/POS สามารถทำให้สินค้าหน้าร้าน กับ online เชื่อมกันเป็น platform เดีนนากันได้ คำนวณ sales dataได้ ส่วน accounting ช่วย ดูเรื่อง cash flow ของธุรกิจ และจัดแจง tax reporting ได้อย่างแม่นยำ

ธุรกิจบริการ

ธุรกิจประเภทบริการอาจไม่ได้เน้นเรื่องสินค้าคงคลังมากนัก แต่จะให้ความสำคัญกับองค์ประกอบด้าน Project Management, Accounting, HR และ Customer Management  มากกว่าเพราะสิ่งที่ธุรกิจบริการต้องบริหารจัดการคือเวลา บุคลากร และความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นหลัก ยกตัวอย่าเช่น project management ที่ช่วยดูจัดการเรื่อง deadline milestone และ client ได้อย่างดีเยี่ยม ส่วน HR ก้สามารถ trackความสามารถและวัด KPI คงพนักงานได้ 

จุดสำคัญคือ Components ของ ERP สามารถปรับให้สอดคล้องกับกระบวนการของแต่ละธุรกิจได้ ไม่ได้หมายความว่าทุกธุรกิจจำเป็นต้องใช้ทุกองค์ประกอบเสมอไป

เลือกองค์ประกอบของ ERP ให้เหมาะกับธุรกิจอย่างไร?

เมื่อเข้าใจแล้วว่า ERP มีองค์ประกอบอะไรบ้าง และแต่ละธุรกิจอาจใช้ feature ของ ERP ไม่เหมือนกัน แล้วธุรกิจของเราควรควรคำนึงถึงจุดไหนบ้างล่ะ? ทางเราขอเสนอแนวทางการเลือก ERP ที่เข้ากับธุรกิจของคุณได้ตามคำแนะนำของเราดังนี้

วิเคราะห์กระบวนการทำงานหลักของธุรกิจ

เริ่มจากการมองย้อนกลับไปที่กระบวนการทำงานของธุรกิจตัวเองก่อนว่า มี Workflow ไหนบ้างที่ต้องจัดการเป็นประจำ และมีข้อมูลส่วนไหนที่ต้องเชื่อมโยงกันระหว่างแผนก เช่น ถ้าธุรกิจมีการสั่งซื้อสินค้าซ้ำๆ ก็อาจต้องให้ความสำคัญกับองค์ประกอบด้านการจัดซื้อและสินค้าคงคลังเป็นพิเศษ

พิจารณาปัญหาและข้อจำกัดของระบบเดิม

ลองดูว่าตอนนี้ธุรกิจกำลังเจอปัญหาอะไรอยู่บ้าง เช่น ข้อมูลแยกกันอยู่หลายระบบจนต้องคีย์ซ้ำ การทำงานที่ซ้ำซ้อนกันระหว่างแผนก หรือการใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างแผนกทำได้ยากและล่าช้า ปัญหาเหล่านี้จะช่วยชี้ให้เห็นว่าส่วนไหนที่ธุรกิจของคุณต้องการมากที่สุด

พิจารณาความสามารถในการขยายระบบ

นอกจากดูว่าตอนนี้ต้องการ feature ไหน ก็ควรมองไปถึงอนาคตด้วยว่า ระบบ ERP ที่เลือกสามารถรองรับการเพิ่มผู้ใช้งาน เพิ่มกระบวนการทำงานใหม่ ๆ หรือควรเพิ่มองค์ประกอบเพิ่มเติมหรือไม่ เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นในอนาคต เพราะการเปลี่ยนระบบใหม่ทั้งหมดในภายหลังมักจะยุ่งยากและเสียเวลากว่าการเลือกระบบที่ขยายได้ตั้งแต่แรก

ทำความเข้าใจองค์ประกอบ ERP ก่อนเลือกระบบสำหรับธุรกิจ

การทำความเข้าใจองค์ประกอบของ ERP นั้น จะช่วยให้ธุรกิจมองเห็นภาพว่าระบบสามารถรองรับกระบวนการทำงานด้านไหนได้บ้าง และควรให้ความสำคัญกับส่วนไหนเป็นพิเศษตามลักษณะของธุรกิจตัวเอง

สำหรับผู้ที่กำลังมองหาระบบ ERP ที่ครอบคลุมกระบวนการทางธุรกิจหลายด้านระบบ HashMicro ERP เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่มีประสบการณ์ด้าน ERP และมีโซลูชันที่ออกแบบมารองรับ Workflow ของธุรกิจได้หลากหลายรูปแบบ หากอยากเห็นว่าระบบสามารถรองรับการทำงานของธุรกิจตัวเองได้อย่างไร ก็สามารถขอชมเดโมระบบ ERP ฟรีและสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมกับทีมงานได้เช่นกัน

สรุป

ERP ประกอบด้วยองค์ประกอบหลายด้านที่รองรับกระบวนการต่าง ๆ ของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นบัญชีการเงิน ทรัพยากรบุคคล สินค้าคงคลัง การจัดซื้อ การขาย การผลิต คลังสินค้า หรือสินทรัพย์ แต่จุดสำคัญไม่ได้อยู่ที่จำนวน Components ที่มีมากหรือน้อย แต่คือการที่องค์ประกอบเหล่านั้นสามารถเชื่อมโยงข้อมูลและ Workflow เข้าด้วยกันได้อย่างราบรื่น

ท้ายที่สุดแล้ว องค์ประกอบที่เหมาะสมของ ERP จะขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจ กระบวนการทำงาน และความต้องการด้านข้อมูลของแต่ละองค์กร ไม่มีสูตรสำเร็จตายตัวว่าทุกธุรกิจต้องใช้องค์ประกอบแบบเดียวกัน การเข้าใจจุดนี้จะช่วยให้เลือกระบบ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจของตัวเองได้ดีขึ้น

FAQ

ดูแลเรื่องข้อมูลพนักงานทั้งหมด ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว เงินเดือน สวัสดิการ การลางาน การเข้า-ออกงาน ไปจนถึงประวัติการทำงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มักจะเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลกลางที่ค้นหาและตรวจสอบได้ง่าย ข้อมูลส่วนนี้มักเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน เช่น เมื่อคำนวณเงินเดือนเสร็จ ยอดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรจะถูกบันทึกเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติ ลดงานเอกสารของฝ่ายบุคคล ลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และวันลา

ดูแลเรื่องข้อมูลพนักงานทั้งหมด ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว เงินเดือน สวัสดิการ การลางาน การเข้า-ออกงาน ไปจนถึงประวัติการทำงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มักจะเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลกลางที่ค้นหาและตรวจสอบได้ง่าย ข้อมูลส่วนนี้มักเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน เช่น เมื่อคำนวณเงินเดือนเสร็จ ยอดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรจะถูกบันทึกเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติ ลดงานเอกสารของฝ่ายบุคคล ลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และวันลา

ดูแลเรื่องข้อมูลพนักงานทั้งหมด ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว เงินเดือน สวัสดิการ การลางาน การเข้า-ออกงาน ไปจนถึงประวัติการทำงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มักจะเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลกลางที่ค้นหาและตรวจสอบได้ง่าย ข้อมูลส่วนนี้มักเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน เช่น เมื่อคำนวณเงินเดือนเสร็จ ยอดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรจะถูกบันทึกเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติ ลดงานเอกสารของฝ่ายบุคคล ลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และวันลา

ดูแลเรื่องข้อมูลพนักงานทั้งหมด ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว เงินเดือน สวัสดิการ การลางาน การเข้า-ออกงาน ไปจนถึงประวัติการทำงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มักจะเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลกลางที่ค้นหาและตรวจสอบได้ง่าย ข้อมูลส่วนนี้มักเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน เช่น เมื่อคำนวณเงินเดือนเสร็จ ยอดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรจะถูกบันทึกเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติ ลดงานเอกสารของฝ่ายบุคคล ลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และวันลา

ดูแลเรื่องข้อมูลพนักงานทั้งหมด ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว เงินเดือน สวัสดิการ การลางาน การเข้า-ออกงาน ไปจนถึงประวัติการทำงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มักจะเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลกลางที่ค้นหาและตรวจสอบได้ง่าย ข้อมูลส่วนนี้มักเชื่อมกับการจัดการบัญชีและการเงิน เช่น เมื่อคำนวณเงินเดือนเสร็จ ยอดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรจะถูกบันทึกเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติ ลดงานเอกสารของฝ่ายบุคคล ลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และวันลา