ERP จัดซื้อจัดจ้างคืออะไร? ช่วยธุรกิจอย่างไร

งานจัดซื้อจัดจ้างเป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญของธุรกิจ เพราะไม่ได้เกี่ยวข้องเพียงการสั่งซื้อสินค้า วัตถุดิบ หรืออุปกรณ์ที่จำเป็นต่อการดำเนินงานเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงกับ ต้นทุน สินค้าคงคลัง Supplier และกระบวนการทางการเงิน ขององค์กร ตั้งแต่การวางแผนความต้องการ การเปรียบเทียบราคา การอนุมัติ ไปจนถึงการรับสินค้าและชำระเงิน

เมื่อธุรกิจมีรายการจัดซื้อและผู้เกี่ยวข้องเพิ่มขึ้น การจัดการด้วยเอกสารหรือ Spreadsheet อาจทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ติดตามสถานะได้ยาก และเกิดการทำงานซ้ำระหว่างแผนกได้มากขึ้น การมี ระบบ ERP จึงเข้ามามีบทบาทในการจัดการข้อมูลและ Workflow ของ งานจัดซื้อจัดจ้าง ให้เชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ ช่วยให้แต่ละขั้นตอนมีข้อมูลประกอบที่ชัดเจนและสามารถตรวจสอบกระบวนการได้ง่ายขึ้น

เมื่อธุรกิจมีรายการจัดซื้อและผู้เกี่ยวข้องเพิ่มขึ้น การจัดการด้วยเอกสารหรือ Spreadsheet อาจทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ติดตามสถานะได้ยาก และเกิดการทำงานซ้ำระหว่างแผนกได้มากขึ้น การมี ระบบ ERP จึงเข้ามามีบทบาทในการจัดการข้อมูลและ Workflow ของ งานจัดซื้อจัดจ้าง ให้เชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ ช่วยให้แต่ละขั้นตอนมีข้อมูลประกอบที่ชัดเจนและสามารถตรวจสอบกระบวนการได้ง่ายขึ้น

งานจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร และมีขั้นตอนอะไรบ้าง?

งานจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) คือกระบวนการจัดหาและจัดซื้อสินค้า วัตถุดิบ อุปกรณ์ หรือบริการที่ธุรกิจต้องใช้ในการดำเนินงาน โดยไม่ได้จำกัดอยู่เพียงขั้นตอนการสั่งซื้อ แต่ครอบคลุมตั้งแต่การระบุความต้องการ การคัดเลือก Supplier การเปรียบเทียบข้อเสนอ การอนุมัติ การออกใบสั่งซื้อ ไปจนถึงการรับสินค้าและตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้อง

กระบวนการเหล่านี้เกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย ทั้งทีมจัดซื้อ ฝ่ายที่ร้องขอสินค้า คลังสินค้า ฝ่ายบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติ ดังนั้น การจัดการข้อมูลในแต่ละขั้นตอนให้ต่อเนื่องกันจึงมีความสำคัญ โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจมีรายการจัดซื้อจำนวนมากหรือมีหลายหน่วยงานที่ต้องประสานงานร่วมกัน

งานจัดซื้อจัดจ้างมีความสำคัญต่อธุรกิจอย่างไร?

งานจัดซื้อจัดจ้างมีผลโดยตรงต่อการบริหาร ต้นทุนและการดำเนินงานของธุรกิจ เพราะการเลือกซื้อสินค้า วัตถุดิบ หรือบริการแต่ละครั้งล้วนเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายขององค์กร หากวางแผนการจัดซื้อไม่เหมาะสม อาจทำให้เกิดต้นทุนที่สูงเกินความจำเป็น หรือมีสินค้าไม่เพียงพอต่อการใช้งาน

นอกจากเรื่องต้นทุนแล้ว กระบวนการจัดซื้อยังเกี่ยวข้องกับ คุณภาพของสินค้าและความต่อเนื่องในการดำเนินงาน เช่น ธุรกิจการผลิตต้องมีวัตถุดิบเพียงพอและได้ตามคุณภาพที่กำหนด ขณะที่ธุรกิจค้าปลีกต้องบริหารสินค้าให้พร้อมสำหรับการขาย หาก Supplier ส่งมอบล่าช้าหรือสินค้าไม่ตรงตามเงื่อนไข ก็อาจส่งผลต่อกระบวนการอื่นที่เกี่ยวข้องได้

อีกส่วนหนึ่งคือ ความสัมพันธ์กับ Supplier ซึ่งต้องอาศัยข้อมูลประกอบอย่างต่อเนื่อง เช่น ประวัติการสั่งซื้อ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และประวัติการส่งมอบ การมีข้อมูลเหล่านี้อย่างเป็นระบบช่วยให้ทีมจัดซื้อสามารถนำข้อมูลในอดีตมาใช้ประกอบการวางแผนและประสานงานกับ Supplier ได้สะดวกขึ้น

การวางแผนความต้องการและจัดทำคำขอซื้อ

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมักเริ่มจากการระบุ ความต้องการของธุรกิจ ว่าต้องใช้สินค้า วัตถุดิบ หรือบริการใด ปริมาณเท่าใด และต้องการภายในช่วงเวลาใด โดยอาจพิจารณาจากแผนการผลิต ระดับสินค้าคงคลัง การใช้งานของแต่ละแผนก หรือความต้องการของลูกค้า

เมื่อระบุความต้องการแล้ว ผู้ร้องขอสามารถจัดทำ Purchase Requisition (PR) หรือคำขอซื้อ เพื่อระบุรายละเอียดที่จำเป็น เช่น รายการสินค้า จำนวนที่ต้องการ วันที่ต้องการใช้งาน และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจึงส่งเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบและอนุมัติตามนโยบายขององค์กร

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเพราะช่วยให้องค์กรตรวจสอบความจำเป็นของการจัดซื้อก่อนเกิดการสั่งซื้อจริง และทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถเห็นข้อมูลเดียวกันตั้งแต่ต้นกระบวนการ เมื่อคำขอซื้อได้รับการอนุมัติ จึงสามารถนำข้อมูลไปดำเนินการในขั้นตอนการคัดเลือก Supplier และออกใบสั่งซื้อในลำดับถัดไปได้

การคัดเลือก Supplier และเปรียบเทียบราคา

หลังจากคำขอซื้อได้รับการจัดทำแล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการ ค้นหาและคัดเลือก Supplier ที่สามารถจัดหาสินค้าหรือบริการได้ตรงตามความต้องการของธุรกิจ โดยทีมจัดซื้ออาจพิจารณาจากผู้ขายที่มีอยู่เดิม หรือค้นหา Supplier รายใหม่เพื่อขอใบเสนอราคาและเปรียบเทียบเงื่อนไข

การพิจารณาไม่ได้จำกัดเฉพาะ ราคา แต่ควรดูปัจจัยอื่นร่วมด้วย เช่น คุณภาพสินค้า ระยะเวลาการจัดส่ง เงื่อนไขการชำระเงิน ปริมาณขั้นต่ำในการสั่งซื้อ และความสามารถในการส่งมอบตามกำหนด การมีข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ทีมจัดซื้อสามารถเปรียบเทียบข้อเสนอและเลือก Supplier ให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละรายการ

สำหรับธุรกิจที่มีการจัดซื้อจำนวนมาก การจัดเก็บข้อมูลใบเสนอราคาและประวัติการซื้ออย่างเป็นระบบยังช่วยให้สามารถย้อนดูข้อมูลเดิมและนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจในครั้งต่อไปได้

การอนุมัติและออกใบสั่งซื้อ

เมื่อได้ Supplier และเงื่อนไขการจัดซื้อที่เหมาะสมแล้ว รายการจัดซื้อจะเข้าสู่ขั้นตอน การตรวจสอบและอนุมัติ ตามอำนาจหน้าที่ขององค์กร โดยผู้มีอำนาจอาจตรวจสอบรายละเอียด เช่น รายการสินค้า จำนวน ราคา Supplier และงบประมาณที่เกี่ยวข้อง ก่อนอนุมัติให้ดำเนินการต่อ

หลังจากได้รับการอนุมัติ ทีมจัดซื้อจึงสามารถออก Purchase Order (PO) หรือใบสั่งซื้อไปยัง Supplier เพื่อยืนยันรายการและเงื่อนไขการจัดซื้ออย่างเป็นทางการ โดยเอกสารดังกล่าวจะใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในขั้นตอนการส่งมอบและรับสินค้าต่อไป

การกำหนดขั้นตอนอนุมัติที่ชัดเจนช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมการจัดซื้อให้เป็นไปตามนโยบาย และทำให้ผู้เกี่ยวข้องทราบว่ารายการใดอยู่ระหว่างการตรวจสอบ อนุมัติ หรือดำเนินการกับ Supplier แล้ว

การรับสินค้าและตรวจสอบเอกสาร

เมื่อ Supplier ส่งมอบสินค้า ธุรกิจต้องตรวจสอบว่าสินค้าที่ได้รับ ตรงกับรายละเอียดใน Purchase Order หรือไม่ ทั้งในด้านรายการ จำนวน และเงื่อนไขที่ตกลงไว้ หากเป็นวัตถุดิบหรือสินค้าที่ต้องตรวจสอบคุณภาพ อาจมีขั้นตอนเพิ่มเติมก่อนนำสินค้าเข้าสู่คลัง

หลังจากตรวจรับสินค้าแล้ว ข้อมูลการรับสินค้าจะเกี่ยวข้องกับเอกสารทางการเงิน เช่น ใบแจ้งหนี้หรือเอกสารที่ใช้ประกอบการชำระเงิน โดยฝ่ายบัญชีสามารถนำข้อมูลการจัดซื้อและการรับสินค้ามาตรวจสอบความถูกต้องก่อนดำเนินการบันทึกบัญชีและชำระเงินให้ Supplier

ดังนั้น กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างจึงไม่ได้สิ้นสุดเมื่อออกใบสั่งซื้อ แต่ต้องมีการติดตามตั้งแต่ การสั่งซื้อ การส่งมอบ การรับสินค้า ไปจนถึงเอกสารทางบัญชีและการชำระเงิน เพื่อให้ข้อมูลในแต่ละขั้นตอนมีความสอดคล้องและสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

ปัญหาที่พบบ่อยในงานจัดซื้อจัดจ้างแบบ Manual

เมื่อธุรกิจยังบริหาร งานจัดซื้อจัดจ้างแบบ Manual ผ่านเอกสาร Spreadsheet อีเมล หรือระบบที่แยกออกจากกัน แต่ละขั้นตอนอาจต้องอาศัยการป้อนข้อมูลและประสานงานระหว่างหลายฝ่ายมากขึ้น แม้แนวทางดังกล่าวจะสามารถรองรับการจัดซื้อในระดับหนึ่ง แต่เมื่อจำนวนรายการ Supplier และผู้เกี่ยวข้องเพิ่มขึ้น ก็อาจทำให้การจัดการข้อมูลและ Workflow มีความซับซ้อนมากขึ้น

ข้อมูลการจัดซื้อกระจัดกระจายและตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก

การจัดเก็บข้อมูลการจัดซื้อไว้หลายแหล่ง เช่น ข้อมูล Supplier อยู่ในไฟล์หนึ่ง ใบเสนอราคาอยู่ในอีเมล และ Purchase Order หรือเอกสารรับสินค้าอยู่คนละโฟลเดอร์ อาจทำให้ผู้เกี่ยวข้องต้องใช้เวลาในการค้นหาและรวบรวมข้อมูลก่อนดำเนินงานแต่ละขั้นตอน

ปัญหาจะยิ่งชัดเจนขึ้นเมื่อมีการจัดซื้อหลายรายการพร้อมกัน เพราะข้อมูลอาจมีการอัปเดตคนละเวลา หรือมีหลายเวอร์ชันของเอกสาร ทำให้ตรวจสอบได้ยากว่าข้อมูลใดเป็นข้อมูลล่าสุด รวมถึงอาจต้องใช้เวลาในการย้อนดู ประวัติการจัดซื้อ เมื่อต้องการตรวจสอบราคา Supplier หรือรายละเอียดของรายการที่ผ่านมา

หากข้อมูล Procurement ไม่ได้ถูกรวบรวมไว้ในโครงสร้างเดียวกัน การติดตามตั้งแต่คำขอซื้อไปจนถึงใบสั่งซื้อและการรับสินค้าจึงอาจต้องอาศัยการตรวจสอบจากหลายแหล่ง ซึ่งเพิ่มภาระให้ทีมจัดซื้อและผู้ที่เกี่ยวข้อง

การอนุมัติล่าช้าและติดตามสถานะได้ยาก

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมักเกี่ยวข้องกับผู้มีอำนาจอนุมัติหลายระดับ หากยังใช้การส่งเอกสาร อีเมล หรือการประสานงานผ่านหลายช่องทาง รายการจัดซื้ออาจต้องรอการตรวจสอบจากแต่ละฝ่ายก่อนจึงจะดำเนินการต่อได้

ในขณะเดียวกัน ผู้ร้องขอหรือทีมจัดซื้ออาจไม่สามารถเห็น สถานะของรายการจัดซื้อ ได้ทันทีว่าขณะนั้นอยู่ในขั้นตอนการตรวจสอบ อนุมัติ หรือรอการดำเนินการจากฝ่ายใด ทำให้ต้องสอบถามหรือไล่ตรวจสอบข้อมูลจากหลายช่องทาง

เมื่อจำนวนรายการเพิ่มขึ้น ปัญหาดังกล่าวอาจทำให้ Workflow มีความล่าช้าและติดตามได้ยากขึ้น การมีระบบที่ช่วยกำหนดขั้นตอน Approval และแสดงสถานะของแต่ละรายการจึงมีส่วนช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องมองเห็นกระบวนการจัดซื้อได้ชัดเจนมากขึ้น

ควบคุมต้นทุนและเปรียบเทียบราคาทำได้ยาก

การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพไม่ได้พิจารณาเพียงว่ารายการใดต้องซื้อ แต่ยังต้องติดตาม ราคาและค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อ เพื่อให้ธุรกิจสามารถวางแผนต้นทุนได้เหมาะสม หากข้อมูลการจัดซื้อในอดีตกระจัดกระจายอยู่ตาม Spreadsheet เอกสาร หรือระบบหลายชุด ทีมจัดซื้ออาจต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลก่อนนำมาเปรียบเทียบ

ตัวอย่างเช่น เมื่อธุรกิจต้องการตรวจสอบว่าราคาสินค้าจาก Supplier รายหนึ่งเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร หรือเปรียบเทียบราคากับ Supplier รายอื่น อาจต้องค้นหาข้อมูลจากใบเสนอราคาและ Purchase Order ของแต่ละช่วงเวลา ซึ่งทำให้การวิเคราะห์ทำได้ยากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อมีรายการจัดซื้อจำนวนมาก

นอกจากนี้ หากไม่มีข้อมูลที่เป็นระบบ การมองเห็น แนวโน้มการใช้จ่ายและเงื่อนไขของ Supplier ก็อาจทำได้ไม่ครบถ้วน ส่งผลให้การวางแผนจัดซื้อในอนาคตต้องอาศัยการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองมากขึ้น

การจัดซื้อไม่เชื่อมโยงกับสินค้าคงคลังและบัญชี

อีกหนึ่งปัญหาที่พบได้เมื่อระบบ Procurement แยกออกจาก Inventory และ Accounting คือข้อมูลของแต่ละกระบวนการไม่สามารถส่งต่อถึงกันได้อย่างต่อเนื่อง เช่น ทีมจัดซื้ออาจไม่เห็นระดับ Stock ปัจจุบันก่อนดำเนินการสั่งซื้อ ทำให้ต้องตรวจสอบข้อมูลจากอีกระบบหรือสอบถามทีมคลังสินค้าเพิ่มเติม

ในส่วนของบัญชี เมื่อข้อมูลการจัดซื้อและการรับสินค้าไม่ได้เชื่อมโยงกับระบบการเงิน เจ้าหน้าที่อาจต้อง คีย์ข้อมูลซ้ำ จากเอกสาร Purchase Order ใบรับสินค้า หรือใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบบัญชีอีกครั้ง กระบวนการดังกล่าวไม่เพียงเพิ่มเวลาในการทำงาน แต่ยังเพิ่มโอกาสเกิดความคลาดเคลื่อนจากการป้อนข้อมูล

การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง Procurement, Inventory และ Accounting จึงมีความสำคัญ เพราะช่วยให้ข้อมูลตั้งแต่การสั่งซื้อ การรับสินค้า ไปจนถึงการบันทึกค่าใช้จ่ายมีความต่อเนื่องกันมากขึ้น และทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถใช้ข้อมูลจากกระบวนการที่เกี่ยวข้องมาประกอบการทำงานได้โดยไม่ต้องจัดการข้อมูลแยกจากกัน

ERP ช่วยจัดการงานจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างไร?

ระบบ ERP สามารถเข้ามาช่วยจัดการ Procurement Workflow ให้เป็นกระบวนการเดียวกัน ตั้งแต่การสร้างคำขอซื้อ การอนุมัติ การจัดการ Supplier การออก Purchase Order ไปจนถึงการรับสินค้าและบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แทนการจัดการแต่ละขั้นตอนผ่านเอกสารหรือระบบที่แยกออกจากกัน

เมื่อข้อมูลจากแต่ละขั้นตอนเชื่อมโยงกัน ทีมจัดซื้อและผู้เกี่ยวข้องสามารถติดตามรายการได้ต่อเนื่องมากขึ้น ขณะเดียวกัน ข้อมูลการจัดซื้อยังสามารถนำไปเชื่อมกับกระบวนการอื่น เช่น Inventory และ Accounting เพื่อให้การดำเนินงานมีข้อมูลประกอบที่ครบถ้วนมากขึ้น

รวมข้อมูลการจัดซื้อไว้ในระบบเดียว

ERP ช่วยรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ งานจัดซื้อจัดจ้าง ไว้ในระบบเดียว ตั้งแต่ Purchase Requisition, ใบเสนอราคา, Purchase Order, ข้อมูล Supplier ไปจนถึงประวัติการจัดซื้อ ทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลจากกระบวนการเดียวกันได้โดยไม่ต้องค้นหาจากเอกสารหรือไฟล์หลายแหล่ง

ตัวอย่างเช่น เมื่อทีมจัดซื้อต้องตรวจสอบรายการสั่งซื้อที่ผ่านมา สามารถเรียกดูข้อมูล Supplier รายการสินค้า ราคา หรือรายละเอียดของ Purchase Order ที่เกี่ยวข้องจากระบบได้ ข้อมูลเหล่านี้ยังสามารถใช้ประกอบการพิจารณาการจัดซื้อครั้งถัดไป เช่น การเปรียบเทียบราคาและตรวจสอบประวัติการทำธุรกรรมกับ Supplier

การมีข้อมูลรวมอยู่ในโครงสร้างเดียวกันจึงช่วยให้การจัดการข้อมูล Procurement เป็นระบบมากขึ้น และช่วยลดภาระในการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจมีรายการจัดซื้อจำนวนมากและมีหลายฝ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง

จัดการ Approval Workflow อย่างเป็นระบบ

ในกระบวนการจัดซื้อ แต่ละรายการอาจต้องผ่านการตรวจสอบและอนุมัติจากผู้มีอำนาจตาม นโยบายและโครงสร้างขององค์กร ระบบ ERP สามารถช่วยกำหนด Approval Workflow ให้สอดคล้องกับขั้นตอนดังกล่าว เช่น กำหนดผู้อนุมัติตามประเภทของรายการ วงเงิน หรือหน่วยงานที่ร้องขอ

เมื่อมี Workflow ที่ชัดเจน ข้อมูลคำขอซื้อสามารถส่งต่อไปยังผู้มีอำนาจตามลำดับที่กำหนดไว้ และผู้เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบสถานะของรายการได้ว่าอยู่ระหว่างรออนุมัติ ได้รับการอนุมัติ หรือจำเป็นต้องดำเนินการในขั้นตอนใดเพิ่มเติม

แนวทางนี้ช่วยลดการพึ่งพาการส่งเอกสารหรือการติดตามผ่านหลายช่องทาง และทำให้กระบวนการอนุมัติมีโครงสร้างที่ตรวจสอบได้มากขึ้น ทั้งยังช่วยให้ทีมจัดซื้อสามารถติดตามรายการที่อยู่ระหว่างดำเนินการและวางแผนขั้นตอนถัดไปได้สะดวกขึ้น

จัดการ Supplier และข้อมูลการจัดซื้อ

นอกจากจัดการเอกสารและ Workflow แล้ว ERP ยังสามารถใช้เป็นศูนย์กลางสำหรับจัดเก็บข้อมูล Supplier และประวัติธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง เช่น รายการสั่งซื้อ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และรายละเอียดการส่งมอบ ทำให้ทีมจัดซื้อสามารถเข้าถึงข้อมูลของคู่ค้าได้จากระบบเดียวกัน

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ทีมจัดซื้อมีข้อมูลประกอบการพิจารณามากขึ้นเมื่อจะจัดซื้อสินค้าในครั้งต่อไป เช่น ตรวจสอบประวัติราคาที่เคยซื้อ หรือดูรายการธุรกรรมที่ผ่านมา เพื่อใช้เปรียบเทียบและประกอบการวางแผนจัดซื้อ โดยไม่จำเป็นต้องค้นหาข้อมูลจากเอกสารหลายแหล่ง

เมื่อข้อมูล Supplier ถูกจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง ธุรกิจยังสามารถนำข้อมูลดังกล่าวมาใช้ติดตามการทำงานร่วมกับคู่ค้าได้ เช่น ประวัติการสั่งซื้อและการส่งมอบ ซึ่งช่วยให้การบริหารความสัมพันธ์กับ Supplier มีข้อมูลสนับสนุนมากขึ้น

เชื่อมโยง Procurement กับ Inventory และ Accounting

จุดสำคัญของ ระบบ ERP คือความสามารถในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง Procurement กับกระบวนการอื่นของธุรกิจ เช่น Inventory และ Accounting ทำให้ข้อมูลไม่จำเป็นต้องถูกจัดการแยกออกจากกันในแต่ละแผนก

ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการออก Purchase Order ข้อมูลรายการจัดซื้อสามารถเชื่อมต่อไปยังขั้นตอนการรับสินค้า เพื่อให้ฝ่ายคลังสินค้าตรวจสอบสินค้าที่ได้รับเทียบกับรายการสั่งซื้อได้ เมื่อรับสินค้าแล้ว ข้อมูลที่เกี่ยวข้องยังสามารถส่งต่อไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อใช้ประกอบการตรวจสอบเอกสารและบันทึกข้อมูลทางการเงิน

การเชื่อมโยงในลักษณะนี้ช่วยลดการ คีย์ข้อมูลซ้ำ และลดโอกาสเกิดความคลาดเคลื่อนจากการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบ นอกจากนี้ แต่ละฝ่ายยังสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเดียวกันได้มากขึ้น ทำให้ Workflow ตั้งแต่การจัดซื้อจนถึงการรับสินค้าและบัญชีมีความต่อเนื่อง

ติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลการจัดซื้อ

เมื่อข้อมูลการจัดซื้อถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ERP ยังสามารถนำข้อมูลมาแสดงผลผ่าน Reporting และ Dashboard เพื่อช่วยให้ทีมจัดซื้อและผู้บริหารติดตามสถานการณ์ได้สะดวกขึ้น โดยข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์อาจครอบคลุมค่าใช้จ่าย รายการจัดซื้อ Supplier และประวัติธุรกรรมต่าง ๆ

ตัวอย่างเช่น ทีมจัดซื้อสามารถติดตามรายการที่อยู่ระหว่างดำเนินการ ตรวจสอบค่าใช้จ่ายตามช่วงเวลา หรือดูข้อมูลการจัดซื้อของ Supplier แต่ละราย ขณะที่ผู้บริหารสามารถใช้รายงานเพื่อมองเห็นภาพรวมของการใช้จ่ายและนำข้อมูลไปประกอบการวางแผนในระดับธุรกิจ

การมีข้อมูลในรูปแบบรายงานและ Dashboard จึงช่วยเปลี่ยนข้อมูลจาก งานจัดซื้อจัดจ้าง ที่เกิดขึ้นในแต่ละรายการให้สามารถนำมาวิเคราะห์ภาพรวมได้ง่ายขึ้น ทำให้การติดตามและวางแผน Procurement อาศัยข้อมูลที่เป็นระบบมากกว่าการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองจากหลายแหล่ง

ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ Procurement Workflow อย่างไร?

นอกจากช่วยจัดเก็บข้อมูล งานจัดซื้อจัดจ้าง ไว้ในระบบเดียวแล้ว ERP ยังสามารถเชื่อมโยงขั้นตอนต่าง ๆ ของ Procurement Workflow ให้ทำงานต่อเนื่องกันมากขึ้น ตั้งแต่การระบุความต้องการ การสร้างคำขอซื้อ การอนุมัติ การออก Purchase Order ไปจนถึงการรับสินค้า

การเชื่อมโยงแต่ละขั้นตอนช่วยลดการส่งต่อข้อมูลด้วยวิธี Manual และทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถอ้างอิงข้อมูลจากขั้นตอนก่อนหน้าได้ โดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลเดิมซ้ำหลายครั้ง ส่งผลให้กระบวนการจัดซื้อมีความต่อเนื่องและติดตามได้ง่ายขึ้น

จาก Purchase Requisition สู่ Purchase Order

ERP สามารถเชื่อม Workflow ตั้งแต่ Purchase Requisition (PR) ไปจนถึง Purchase Order (PO) โดยเมื่อหน่วยงานสร้างคำขอซื้อ ระบบสามารถส่งรายการเข้าสู่ขั้นตอนตรวจสอบและอนุมัติตาม Workflow ที่องค์กรกำหนดไว้

เมื่อคำขอซื้อได้รับการอนุมัติ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถนำไปใช้ในขั้นตอนการจัดทำ Purchase Order ต่อได้ โดยไม่จำเป็นต้องนำรายละเอียดสินค้า จำนวน หรือข้อมูลอื่นมาคีย์ใหม่ทั้งหมด ช่วยลดการทำงานซ้ำและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างขั้นตอน

ในมุมของทีมจัดซื้อ Workflow ที่เชื่อมต่อกันยังช่วยให้ติดตามได้ว่ารายการใดเป็นคำขอซื้อที่รอดำเนินการ รายการใดผ่านการอนุมัติแล้ว และรายการใดถูกเปลี่ยนไปเป็น Purchase Order แล้ว ทำให้สามารถจัดลำดับงานและติดตามสถานะของ Procurement Process ได้เป็นระบบมากขึ้น

เชื่อมข้อมูลการจัดซื้อกับ Stock ที่มีอยู่

ก่อนดำเนินการจัดซื้อ การเห็นข้อมูล Stock ที่มีอยู่ในคลังสามารถช่วยให้ทีมประเมินความต้องการได้ชัดเจนขึ้น โดยเฉพาะธุรกิจที่มีสินค้าหรือวัตถุดิบจำนวนมาก หากข้อมูล Procurement และ Inventory อยู่บนระบบที่เชื่อมโยงกัน ผู้เกี่ยวข้องสามารถนำข้อมูลสินค้าคงคลังมาประกอบการพิจารณาก่อนสร้างคำขอซื้อหรือดำเนินการสั่งซื้อ

ตัวอย่างเช่น หากมีการร้องขอสินค้าในจำนวนหนึ่ง ทีมที่เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบระดับสินค้าที่มีอยู่และพิจารณาความต้องการเพิ่มเติมก่อนดำเนินการจัดซื้อ ช่วยลดโอกาสในการสั่งซื้อสินค้าที่มีอยู่ในคลังเพียงพอแล้ว และทำให้การวางแผนจัดซื้อสอดคล้องกับสถานการณ์ของ Inventory มากขึ้น

การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง Procurement และ Inventory จึงช่วยให้การจัดซื้อไม่ได้พิจารณาจากคำขอเพียงอย่างเดียว แต่สามารถอ้างอิงข้อมูล Stock และความต้องการของธุรกิจร่วมกัน ทำให้ Workflow ในแต่ละขั้นตอนมีข้อมูลประกอบที่ต่อเนื่องมากขึ้น

เชื่อมข้อมูลการจัดซื้อกับกระบวนการทางการเงิน

กระบวนการจัดซื้อไม่ได้สิ้นสุดเมื่อออก Purchase Order แต่ยังเกี่ยวข้องกับการรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ การบันทึกบัญชี และการชำระเงินให้ Supplier หากข้อมูลแต่ละขั้นตอนถูกจัดการแยกจากกัน ฝ่ายที่เกี่ยวข้องอาจต้องตรวจสอบและส่งต่อข้อมูลระหว่างกันหลายครั้ง

ระบบ ERP สามารถเชื่อมโยงข้อมูลตั้งแต่การสั่งซื้อไปจนถึงกระบวนการทางการเงิน ทำให้เมื่อมีการรับสินค้า ข้อมูลสามารถนำมาใช้ประกอบการตรวจสอบกับ Purchase Order และเอกสารจาก Supplier ได้ จากนั้นข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีใช้ประกอบการบันทึกบัญชีและดำเนินการชำระเงินตามขั้นตอนขององค์กร

การมีข้อมูลที่เชื่อมโยงกันยังช่วยให้แต่ละฝ่ายมองเห็นสถานะของรายการได้ต่อเนื่อง เช่น ทีมจัดซื้อสามารถติดตามการรับสินค้า ขณะที่ฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายการซื้อและเอกสารทางการเงินได้จากข้อมูลชุดเดียวกัน ทำให้ Procurement Workflow เชื่อมต่อกับกระบวนการทางการเงินได้เป็นระบบมากขึ้น

ลดงาน Manual และการคีย์ข้อมูลซ้ำ

เมื่อแต่ละขั้นตอนของ Procurement Workflow เชื่อมโยงกัน ข้อมูลจากขั้นตอนก่อนหน้าสามารถนำไปใช้ต่อในขั้นตอนถัดไปได้ ทำให้ลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลเดิมซ้ำ เช่น รายละเอียดสินค้า จำนวน หรือข้อมูล Supplier ในแต่ละระบบหรือเอกสาร

ตัวอย่างเช่น ข้อมูลจาก Purchase Requisition สามารถนำไปใช้ต่อในขั้นตอนการจัดทำ Purchase Order และข้อมูลจาก Purchase Order สามารถเชื่อมต่อกับการรับสินค้าได้ เมื่อข้อมูลถูกส่งต่อภายในระบบ ผู้ใช้งานจึงไม่จำเป็นต้องคีย์ข้อมูลเดิมใหม่ในทุกขั้นตอน

แนวทางนี้ช่วยลดภาระจาก Manual Process และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนหรือถ่ายโอนข้อมูล เช่น จำนวนสินค้าไม่ตรงกัน หรือรายละเอียดในเอกสารแต่ละชุดไม่สอดคล้องกัน อีกทั้งยังช่วยให้ทีมงานมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่ต้องใช้การตรวจสอบ วิเคราะห์ และประสานงานกับ Supplier มากขึ้น

เลือก ERP สำหรับงานจัดซื้อจัดจ้างอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ?

การเลือก ระบบ ERP สำหรับงานจัดซื้อจัดจ้าง ไม่ควรพิจารณาเพียงจำนวนฟีเจอร์ที่ระบบมี แต่ควรเริ่มจากการทำความเข้าใจ Procurement Workflow ขององค์กรว่ามีขั้นตอนใดบ้าง ใครเป็นผู้เกี่ยวข้อง และข้อมูลจากการจัดซื้อจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับกระบวนการใด

นอกจากนี้ ควรประเมินว่าระบบสามารถรองรับรูปแบบการทำงานในปัจจุบันและปรับให้เหมาะกับการเติบโตของธุรกิจได้หรือไม่ เพราะ ERP จะมีบทบาทต่อหลายกระบวนการ หากระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลและ Workflow ได้สอดคล้องกับการทำงานจริง ก็จะช่วยให้การนำระบบมาใช้เกิดประโยชน์มากกว่าการเลือกจากรายการฟีเจอร์เพียงอย่างเดียว

รองรับ Procurement Workflow และ Approval

สิ่งแรกที่ควรพิจารณาคือความสามารถของ ERP ในการรองรับ Procurement Workflow ตั้งแต่การสร้าง Purchase Requisition การตรวจสอบ การอนุมัติ ไปจนถึงการออก Purchase Order โดยควรตรวจสอบว่าระบบสามารถกำหนดขั้นตอนให้สอดคล้องกับกระบวนการจริงขององค์กรได้หรือไม่

แต่ละธุรกิจอาจมีโครงสร้างการอนุมัติแตกต่างกัน เช่น รายการจัดซื้ออาจต้องผ่านหัวหน้าแผนก ผู้จัดการ หรือผู้มีอำนาจตามระดับวงเงิน ดังนั้น ระบบควรสามารถกำหนด Approval Workflow และผู้มีอำนาจอนุมัติตามนโยบายขององค์กรได้อย่างเหมาะสม

นอกจากนี้ ควรพิจารณาความสามารถในการติดตามสถานะของแต่ละรายการ เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบได้ว่าคำขอซื้ออยู่ในขั้นตอนใด ใครเป็นผู้ดำเนินการ และมีรายการใดที่รอการอนุมัติอยู่ ช่วยให้การจัดซื้อมี Workflow ที่ชัดเจนและติดตามได้ง่ายขึ้น

เชื่อมต่อกับ Inventory และ Accounting ได้

เนื่องจาก Procurement เกี่ยวข้องกับทั้งสินค้าคงคลังและกระบวนการทางการเงิน การเลือก ระบบ ERP จึงควรพิจารณาความสามารถในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างโมดูลเหล่านี้ด้วย ไม่ควรให้ระบบจัดซื้อทำงานเป็นส่วนแยกจาก Inventory หรือ Accounting

ตัวอย่างเช่น ทีมจัดซื้อควรสามารถนำข้อมูล Stock มาประกอบการวางแผนก่อนสั่งซื้อ ขณะที่ข้อมูลจากการสั่งซื้อและการรับสินค้าควรสามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลทางบัญชีที่เกี่ยวข้องได้ การเชื่อมโยงดังกล่าวช่วยลดการป้อนข้อมูลซ้ำและทำให้ข้อมูลในแต่ละกระบวนการมีความต่อเนื่องมากขึ้น

ก่อนตัดสินใจเลือก ERP จึงควรตรวจสอบว่า Procurement, Inventory และ Accounting สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้อย่างไร รวมถึงมี Integration กับระบบอื่นที่องค์กรใช้งานอยู่หรือไม่ เพื่อให้การนำ ERP มาใช้ช่วยเชื่อมกระบวนการจัดซื้อเข้ากับภาพรวมของธุรกิจ แทนที่จะเพิ่มระบบอีกหนึ่งชุดที่ต้องบริหารแยกกัน

มีข้อมูล Supplier และประวัติการจัดซื้อที่ตรวจสอบได้

อีกปัจจัยที่ควรพิจารณาคือความสามารถของ ERP ในการจัดเก็บ ข้อมูล Supplier และประวัติการจัดซื้อ อย่างเป็นระบบ เช่น รายละเอียดคู่ค้า รายการสินค้าที่เคยสั่งซื้อ ราคา ปริมาณ เงื่อนไขการซื้อ และประวัติธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง

การมีข้อมูลเหล่านี้ในระบบช่วยให้ทีมจัดซื้อสามารถย้อนดูข้อมูลเมื่อจำเป็น เช่น ตรวจสอบราคาที่เคยซื้อ เปรียบเทียบข้อมูลการจัดซื้อในแต่ละช่วงเวลา หรือดูประวัติการทำธุรกรรมกับ Supplier แต่ละราย ซึ่งสามารถนำมาใช้เป็นข้อมูลประกอบการวางแผนและตัดสินใจจัดซื้อครั้งต่อไป

นอกจากนี้ ควรตรวจสอบว่าระบบสามารถค้นหาและเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้สะดวก รวมถึงมีข้อมูลที่เพียงพอต่อการวิเคราะห์ Procurement ในบริบทของธุรกิจ เพื่อให้ข้อมูล Supplier ไม่ได้ทำหน้าที่เพียงเป็นฐานข้อมูลคู่ค้า แต่สามารถนำมาใช้สนับสนุนกระบวนการจัดซื้อได้จริง

มี Reporting และ Dashboard สำหรับ Procurement

เมื่อมีข้อมูลการจัดซื้อจำนวนมาก การมี Reporting และ Dashboard ที่เหมาะสมจะช่วยให้ทีมจัดซื้อและผู้บริหารมองเห็นข้อมูลได้ง่ายขึ้น โดยควรพิจารณาว่าระบบสามารถแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อได้ครอบคลุมเพียงใด เช่น ค่าใช้จ่าย รายการสั่งซื้อ สถานะการจัดซื้อ และข้อมูล Supplier

สำหรับทีมจัดซื้อ ข้อมูลจากรายงานอาจช่วยติดตามรายการที่อยู่ระหว่างดำเนินการ ตรวจสอบค่าใช้จ่าย หรือดูประวัติการสั่งซื้อ ขณะที่ผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลภาพรวมเพื่อพิจารณาแนวโน้มการใช้จ่ายและติดตามกระบวนการจัดซื้อในระดับองค์กร

ดังนั้น ก่อนเลือก ระบบ ERP ควรตรวจสอบว่าสามารถสร้างหรือปรับแต่งรายงานให้สอดคล้องกับตัวชี้วัดและข้อมูลที่ธุรกิจต้องการติดตามได้หรือไม่ เพราะ Reporting ที่เหมาะสมจะช่วยเปลี่ยนข้อมูลจากการทำธุรกรรมให้กลายเป็นข้อมูลที่นำไปใช้วิเคราะห์และวางแผนได้

รองรับการเติบโตและการปรับ Workflow ขององค์กร

ธุรกิจอาจมีความต้องการด้านการจัดซื้อที่เปลี่ยนแปลงไปเมื่อมีการเติบโต เช่น จำนวนรายการจัดซื้อและผู้ใช้งานเพิ่มขึ้น มีหลายสาขาหรือหลายหน่วยงานเข้ามาเกี่ยวข้อง รวมถึงมีขั้นตอนการอนุมัติที่ซับซ้อนขึ้น ดังนั้น ERP ที่เลือกใช้ควรสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้

ควรพิจารณาว่าระบบสามารถรองรับ จำนวนผู้ใช้งาน รายการจัดซื้อ สาขา และกระบวนการทางธุรกิจ ที่เพิ่มขึ้นได้หรือไม่ รวมถึงสามารถปรับ Workflow และ Approval ให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรที่เปลี่ยนไปได้เพียงใด

การประเมินในมุมนี้ช่วยให้องค์กรไม่ได้เลือก ERP จากความต้องการเฉพาะในปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังพิจารณาถึงการใช้งานในระยะยาว เพื่อให้ระบบสามารถพัฒนาตาม Procurement Workflow และรูปแบบการดำเนินงานของธุรกิจเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงได้อย่างเหมาะสม

HashMicro ERP กับการจัดการ Procurement Workflow

สำหรับธุรกิจที่ต้องการจัดการ งานจัดซื้อจัดจ้าง ให้เป็นระบบมากขึ้น HashMicro ERP มีความสามารถด้าน Procurement Module ที่ช่วยจัดการกระบวนการตั้งแต่การจัดการข้อมูล Supplier, Purchase Requisition (PR), Purchase Order (PO) และ Approval Workflow ไปจนถึงการเชื่อมโยงข้อมูลกับกระบวนการอื่นของธุรกิจ

แนวทางดังกล่าวช่วยให้ข้อมูลในแต่ละขั้นตอนของ Procurement Workflow สามารถเชื่อมต่อกันได้มากขึ้น โดยเฉพาะการทำงานร่วมกับ Inventory และ Accounting ทำให้ทีมที่เกี่ยวข้องสามารถใช้ข้อมูลจากกระบวนการเดียวกันในการดำเนินงานและติดตามสถานะของรายการจัดซื้อได้สะดวกขึ้น

ด้วยประสบการณ์ในการพัฒนาโซลูชัน ERP สำหรับธุรกิจ HashMicro จึงสามารถให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการนำระบบมาปรับใช้กับ Workflow ของแต่ละองค์กรได้ โดยองค์กรสามารถพิจารณารายละเอียดระบบ ERP ของ HashMicro เพื่อทำความเข้าใจความสามารถของระบบและประเมินความสอดคล้องกับกระบวนการจัดซื้อที่ใช้งานอยู่

สำหรับองค์กรที่ต้องการเห็นภาพการทำงานของระบบก่อนตัดสินใจ HashMicro มีเดโมให้ทดลองใช้ฟรี เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับ Workflow และความต้องการของธุรกิจ พร้อมประเมินแนวทางการนำระบบ ERP มาใช้ให้เหมาะกับกระบวนการจัดซื้อและกระบวนการอื่นที่เกี่ยวข้อง

สรุป

งานจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับหลายส่วนของธุรกิจ ตั้งแต่การระบุความต้องการ คัดเลือก Supplier เปรียบเทียบราคา ขออนุมัติ ออก Purchase Order ไปจนถึงการรับสินค้าและดำเนินการด้านเอกสารทางการเงิน หากบริหารด้วยเอกสาร Spreadsheet หรือระบบที่แยกออกจากกัน อาจทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ติดตามสถานะได้ยาก และเกิดการคีย์ข้อมูลซ้ำระหว่างแผนก

ระบบ ERP จึงเข้ามามีบทบาทในการจัดการ Procurement Workflow ให้เป็นระบบมากขึ้น โดยไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการจัดเก็บข้อมูลการซื้อ แต่ยังช่วยเชื่อมโยง Procurement กับ Inventory, Accounting และกระบวนการอื่นของธุรกิจ ทำให้ข้อมูลสามารถส่งต่อระหว่างขั้นตอนได้อย่างต่อเนื่อง

เมื่อข้อมูลและ Workflow เชื่อมโยงกัน ธุรกิจสามารถติดตามสถานะของรายการจัดซื้อ ลดงาน Manual และการป้อนข้อมูลซ้ำ รวมถึงนำข้อมูล Supplier ราคา และประวัติการจัดซื้อมาใช้ประกอบการวางแผนได้สะดวกขึ้น ดังนั้น การเลือก ERP สำหรับงานจัดซื้อจัดจ้างจึงควรพิจารณาจากความสามารถในการรองรับ Workflow จริงขององค์กร และการเชื่อมต่อกับกระบวนการอื่น มากกว่าการดูเฉพาะจำนวนฟีเจอร์ของระบบ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)