Cloud ERP คืออะไร? รู้จักระบบ ERP บน Cloud ก่อนเลือกใช้

ปัจจุบันธุรกิจต้องจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานจากหลายส่วน ทั้งบัญชี การขาย จัดซื้อ สินค้าคงคลัง และทรัพยากรบุคคล การเลือกใช้ ระบบ ERP จึงไม่ได้พิจารณาเพียงฟังก์ชันของระบบ แต่ยังรวมถึงรูปแบบการติดตั้งและการเข้าถึงข้อมูลด้วย

หนึ่งในรูปแบบที่ธุรกิจให้ความสนใจคือ Cloud ERP ซึ่งนำระบบ ERP มาให้บริการผ่านโครงสร้างพื้นฐาน Cloud ช่วยให้การเข้าถึงและดูแลระบบมีรูปแบบแตกต่างจาก ERP ที่ติดตั้งภายในองค์กร บทความนี้จะพาไปรู้จักว่า Cloud ERP คืออะไร ทำงานอย่างไร มีข้อดีและข้อจำกัดอะไร และเหมาะกับธุรกิจแบบใด

หนึ่งในรูปแบบที่ธุรกิจให้ความสนใจคือ Cloud ERP ซึ่งนำระบบ ERP มาให้บริการผ่านโครงสร้างพื้นฐาน Cloud ช่วยให้การเข้าถึงและดูแลระบบมีรูปแบบแตกต่างจาก ERP ที่ติดตั้งภายในองค์กร บทความนี้จะพาไปรู้จักว่า Cloud ERP คืออะไร ทำงานอย่างไร มีข้อดีและข้อจำกัดอะไร และเหมาะกับธุรกิจแบบใด

Cloud ERP คืออะไร?

Cloud ERP คือระบบ ERP ที่ให้บริการผ่านโครงสร้างพื้นฐาน Cloud โดยผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบผ่านอินเทอร์เน็ต แทนการติดตั้งระบบและโครงสร้างพื้นฐานทั้งหมดไว้ภายในองค์กร รูปแบบนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้งานระบบจัดการข้อมูลและกระบวนการต่าง ๆ โดยมีผู้ให้บริการเข้ามาดูแลส่วนสำคัญของระบบตามขอบเขตบริการที่กำหนด

ก่อนทำความเข้าใจ Cloud ERP จึงควรเริ่มจากแนวคิดของ ERP และทำความเข้าใจว่า “Cloud” เข้ามาเปลี่ยนรูปแบบการใช้งานระบบ ERP อย่างไร

ERP คืออะไร?

ERP (Enterprise Resource Planning) คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการหลักของธุรกิจไว้ในระบบเดียว ทำให้แต่ละส่วนงานสามารถทำงานบนข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน แทนการจัดการข้อมูลแยกออกจากกันในแต่ละแผนก

ตัวอย่างกระบวนการที่สามารถจัดการผ่านระบบ ERP ได้แก่

• บัญชีและการเงิน เช่น การบันทึกรายการทางการเงินและจัดทำรายงาน

• การขาย เช่น การจัดการข้อมูลการขายและคำสั่งซื้อ

• จัดซื้อ เช่น การจัดการใบขอซื้อและกระบวนการจัดซื้อ

• สินค้าคงคลัง เช่น การติดตามจำนวนและการเคลื่อนไหวของสินค้า

• ทรัพยากรบุคคล เช่น การจัดการข้อมูลพนักงานและกระบวนการ HR

จุดสำคัญของ ERP จึงไม่ได้อยู่ที่การรวมหลายฟังก์ชันไว้ในระบบเดียวเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกระบวนการต่าง ๆ เพื่อให้ธุรกิจมองเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันได้อย่างเป็นระบบ

Cloud ERP แตกต่างจาก ERP ทั่วไปอย่างไร?

คำว่า Cloud ใน Cloud ERP หมายถึงรูปแบบการนำระบบไปใช้งาน โดยตัวซอฟต์แวร์และโครงสร้างพื้นฐานที่เกี่ยวข้องถูกโฮสต์บนระบบ Cloud และผู้ใช้งานเข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต ขณะที่ ERP สามารถติดตั้งได้หลายรูปแบบ เช่น การติดตั้งบนโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร หรือการให้บริการผ่าน Cloud

Cloud ERP โดยทั่วไปมักให้บริการในรูปแบบ SaaS (Software as a Service) ซึ่งธุรกิจใช้ซอฟต์แวร์ตามเงื่อนไขการให้บริการของผู้ให้บริการ แทนการติดตั้งและดูแลซอฟต์แวร์บนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กรเอง

ดังนั้น หากอธิบายแบบง่าย ๆ สามารถมองได้ว่า

ERP คือระบบที่ใช้จัดการกระบวนการและข้อมูลของธุรกิจ ส่วน Cloud คือรูปแบบโครงสร้างพื้นฐานและการให้บริการที่ทำให้ธุรกิจเข้าถึงระบบ ERP ผ่านอินเทอร์เน็ต

Cloud ERP ทำงานอย่างไร?

การทำงานของ Cloud ERP สามารถอธิบายเป็นลำดับได้ดังนี้

1. ผู้ให้บริการจัดเตรียมระบบและโครงสร้างพื้นฐาน
   ซอฟต์แวร์ ERP จะถูกโฮสต์บนโครงสร้างพื้นฐาน Cloud ของผู้ให้บริการหรือโครงสร้างพื้นฐานที่ผู้ให้บริการจัดการ

2. ธุรกิจเข้าถึงระบบผ่านอินเทอร์เน็ต
   ผู้ใช้งานสามารถเข้าสู่ระบบผ่าน Web Browser หรือช่องทางอื่นที่ผู้ให้บริการรองรับ โดยการเข้าถึงจะอยู่ภายใต้สิทธิ์และการตั้งค่าของระบบ

3. ผู้ใช้ทำงานและจัดการข้อมูลผ่าน ERP
   พนักงานสามารถดำเนินกระบวนการต่าง ๆ เช่น บันทึกข้อมูลการขาย ตรวจสอบสินค้าคงคลัง หรือจัดการข้อมูลทางบัญชีผ่านระบบเดียวกัน

4. ข้อมูลถูกจัดเก็บและประมวลผลบนโครงสร้างพื้นฐานของระบบ
   ข้อมูลจากกระบวนการต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บและประมวลผลตามสถาปัตยกรรมของระบบ ทำให้ข้อมูลจากแต่ละส่วนสามารถเชื่อมโยงกันได้

กล่าวโดยสรุปคือ ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องมีเซิร์ฟเวอร์ ERP อยู่ภายในสำนักงานเพื่อเข้าถึงระบบ แต่จะเชื่อมต่อกับระบบที่ให้บริการผ่าน Cloud แทน

ใครเป็นผู้ดูแลระบบ Cloud ERP?

หนึ่งในลักษณะสำคัญของ Cloud ERP คือ ผู้ให้บริการจะเข้ามารับผิดชอบดูแลโครงสร้างพื้นฐานและองค์ประกอบทางเทคนิคบางส่วน ทำให้ธุรกิจไม่จำเป็นต้องรับภาระทั้งหมดด้วยตนเองเหมือนการดูแลระบบที่ติดตั้งภายในองค์กร

โดยทั่วไป ขอบเขตงานที่ผู้ให้บริการอาจรับผิดชอบ ได้แก่

• การดูแลโครงสร้างพื้นฐานและเซิร์ฟเวอร์

• การบำรุงรักษาระบบ

• การอัปเดตซอฟต์แวร์

• การจัดการพื้นที่จัดเก็บและทรัพยากรระบบ

• การสำรองข้อมูล

• มาตรการด้านความปลอดภัยของระบบ

อย่างไรก็ตาม ความรับผิดชอบไม่ได้เหมือนกันในทุกบริการ ธุรกิจควรตรวจสอบข้อตกลงของผู้ให้บริการแต่ละรายว่าใครรับผิดชอบส่วนใด รวมถึงรายละเอียดด้านการสำรองข้อมูล ความปลอดภัย การสนับสนุน และการอัปเดต ก่อนเลือกใช้ Cloud ERP

Cloud ERP มีรูปแบบการใช้งานอย่างไร?

หลังจากเข้าใจว่า Cloud ERP คือระบบ ERP ที่ให้บริการผ่านโครงสร้างพื้นฐาน Cloud แล้ว ขั้นต่อมาคือการทำความเข้าใจว่า ธุรกิจจะเข้าถึงและใช้งานระบบอย่างไร ตั้งแต่การเข้าสู่ระบบ รูปแบบการสมัครใช้บริการ ไปจนถึงการดูแลและอัปเดตระบบ

การใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ต

Cloud ERP ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าถึงระบบผ่านอินเทอร์เน็ต โดยทั่วไปสามารถเข้าใช้งานผ่าน Web Browser หรือช่องทางที่ผู้ให้บริการกำหนด เพียงมีอุปกรณ์ที่รองรับและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น พนักงานฝ่ายขายอาจตรวจสอบข้อมูลคำสั่งซื้อจากนอกสำนักงาน ขณะที่ฝ่ายบัญชีสามารถเข้าดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากอีกสถานที่หนึ่งได้ โดยผู้ใช้งานแต่ละคนจะเข้าถึงข้อมูลตาม สิทธิ์การใช้งาน (User Permission) ที่กำหนดไว้

รูปแบบนี้จึงเหมาะกับการทำงานที่ไม่ได้จำกัดอยู่ในสถานที่เดียว และช่วยให้ผู้ใช้งานจากหลายพื้นที่สามารถทำงานบนระบบ ERP เดียวกันได้

รูปแบบการสมัครใช้งาน

Cloud ERP มักให้บริการในรูปแบบ Subscription หรือการสมัครใช้บริการตามระยะเวลาที่กำหนด เช่น รายเดือนหรือรายปี แทนการซื้อซอฟต์แวร์และติดตั้งโครงสร้างพื้นฐาน ERP ไว้ภายในองค์กรทั้งหมด

อย่างไรก็ตาม รูปแบบค่าใช้บริการของแต่ละผู้ให้บริการอาจแตกต่างกัน โดยอาจพิจารณาจากปัจจัย เช่น

• จำนวนผู้ใช้งาน

• โมดูลหรือฟังก์ชันที่เลือกใช้

• ระยะเวลาการสมัครสมาชิก

• พื้นที่จัดเก็บข้อมูลหรือทรัพยากรที่ใช้งาน

• บริการเพิ่มเติม เช่น การ Support หรือการติดตั้งระบบ

ดังนั้น ก่อนเลือก ระบบ ERP บน Cloud ธุรกิจควรตรวจสอบรายละเอียดแพ็กเกจและเงื่อนไขการให้บริการของแต่ละราย เพื่อประเมินค่าใช้จ่ายให้สอดคล้องกับการใช้งานจริง

การอัปเดตและบำรุงรักษาระบบ

เมื่อเลือกใช้ Cloud ERP ผู้ให้บริการมักเป็นผู้รับผิดชอบการดูแลระบบและโครงสร้างพื้นฐานในส่วนที่อยู่ภายใต้ขอบเขตของบริการ เช่น การบำรุงรักษาและการอัปเดตซอฟต์แวร์

การอัปเดตอาจเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงฟังก์ชัน แก้ไขปัญหาของระบบ หรือปรับปรุงด้านความปลอดภัย ทั้งนี้รายละเอียดและความถี่ในการอัปเดตขึ้นอยู่กับนโยบายและรูปแบบบริการของผู้ให้บริการแต่ละราย

สำหรับธุรกิจ สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนเลือกใช้ Cloud ERP คือ ใครเป็นผู้รับผิดชอบการดูแลระบบ และมีเงื่อนไขการอัปเดตอย่างไร รวมถึงควรดูรายละเอียดเกี่ยวกับการสำรองข้อมูล การสนับสนุนผู้ใช้งาน และการรับมือเมื่อเกิดปัญหาของระบบประกอบด้วย

ข้อดีและข้อจำกัดของ Cloud ERP

การเลือกใช้ Cloud ERP มีทั้งข้อดีที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการระบบ ERP ได้สะดวกขึ้น และข้อจำกัดที่ควรพิจารณาก่อนนำไปใช้งานจริง โดยความเหมาะสมไม่ได้ขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจเพียงอย่างเดียว แต่ควรดูทั้งลักษณะการทำงาน โครงสร้าง IT และความต้องการด้านข้อมูลขององค์กรประกอบกัน

เข้าถึงระบบและข้อมูลได้สะดวก

Cloud ERP ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึง ระบบ ERP และข้อมูลธุรกิจผ่านอินเทอร์เน็ต จากสถานที่ที่รองรับการใช้งาน จึงเหมาะกับองค์กรที่มีพนักงานทำงานจากหลายสาขา หรือมีรูปแบบการทำงานที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงานเดียวตลอดเวลา

เมื่อผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลจากระบบเดียวกัน แต่ยังอยู่ภายใต้สิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดไว้ แต่ละทีมจึงสามารถทำงานร่วมกันและตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการของตนได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน

ลดภาระการดูแลโครงสร้างพื้นฐาน

การใช้ Cloud ERP ช่วยลดภาระบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับ IT Infrastructure เพราะผู้ให้บริการมักเป็นผู้ดูแลโครงสร้างพื้นฐานและองค์ประกอบทางเทคนิคของระบบตามขอบเขตบริการที่กำหนด

ตัวอย่างงานที่อาจอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ให้บริการ ได้แก่

• การดูแลเซิร์ฟเวอร์และโครงสร้างพื้นฐาน Cloud

• การบำรุงรักษาระบบ

• การอัปเดตซอฟต์แวร์

• การจัดการทรัพยากรของระบบ

• การสำรองข้อมูลหรือองค์ประกอบด้านความปลอดภัยบางส่วน

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจยังควรตรวจสอบรายละเอียดในสัญญาหรือ SLA (Service Level Agreement) ว่าผู้ให้บริการรับผิดชอบส่วนใดบ้าง เพราะขอบเขตการดูแลอาจแตกต่างกันในแต่ละบริการ

รองรับการขยายการใช้งาน

Cloud ERP สามารถรองรับการขยายการใช้งานตามความต้องการของธุรกิจได้ เช่น การเพิ่มจำนวนผู้ใช้งาน เพิ่มสาขา หรือเปิดใช้งานฟังก์ชันและโมดูลเพิ่มเติม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสามารถและเงื่อนไขของระบบที่เลือกใช้

ตัวอย่างเช่น เมื่อธุรกิจขยายจากสำนักงานเดียวไปยังหลายสาขา อาจต้องเพิ่มผู้ใช้งานและปรับการตั้งค่าระบบให้รองรับโครงสร้างใหม่ การใช้ ERP บน Cloud จึงเป็นอีกทางเลือกที่สามารถพิจารณาได้เมื่อธุรกิจวางแผนขยายการดำเนินงาน

แต่การขยายระบบไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีต้นทุนหรือข้อจำกัด ธุรกิจควรตรวจสอบ ค่าใช้บริการเพิ่มเติม จำนวนผู้ใช้ที่รองรับ ฟังก์ชันที่สามารถเพิ่มได้ และข้อจำกัดทางเทคนิค ก่อนตัดสินใจ

ข้อจำกัดที่ควรพิจารณา

แม้ Cloud ERP จะช่วยลดภาระด้านโครงสร้างพื้นฐานบางส่วน แต่ธุรกิจยังมีประเด็นที่ควรเตรียมความพร้อมก่อนใช้งาน โดยเฉพาะเรื่องการเชื่อมต่อและการบริหารข้อมูล

1. การพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
เนื่องจากการเข้าถึงระบบโดยทั่วไปต้องอาศัยอินเทอร์เน็ต หากเครือข่ายมีปัญหา ผู้ใช้งานอาจไม่สามารถเข้าถึงระบบได้ตามปกติ จึงควรมีการเตรียมความพร้อมด้านเครือข่ายและแผนรองรับกรณีเกิดเหตุขัดข้อง

2. การควบคุมระบบบางส่วนอยู่ภายใต้ผู้ให้บริการ
ธุรกิจอาจไม่ได้ควบคุมโครงสร้างพื้นฐานทั้งหมดด้วยตนเองเหมือนระบบที่ติดตั้งภายในองค์กร จึงควรศึกษานโยบายของผู้ให้บริการเกี่ยวกับการดูแลระบบ การอัปเดต การสำรองข้อมูล และการเข้าถึงข้อมูล

3. การเชื่อมต่อกับระบบอื่น
หากธุรกิจมีระบบเดิม เช่น POS, CRM หรือซอฟต์แวร์เฉพาะทาง ควรตรวจสอบว่า Cloud ERP สามารถเชื่อมต่อผ่าน API หรือช่องทางที่เหมาะสมได้หรือไม่ รวมถึงมีข้อจำกัดด้านข้อมูลและการทำงานร่วมกันอย่างไร

4. ความปลอดภัยและการจัดการข้อมูล
ควรตรวจสอบมาตรการด้านความปลอดภัยของผู้ให้บริการ เช่น การควบคุมสิทธิ์ผู้ใช้งาน การเข้ารหัสข้อมูล การสำรองข้อมูล และแนวทางรับมือเมื่อเกิดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย โดยพิจารณาให้สอดคล้องกับประเภทข้อมูลและข้อกำหนดของธุรกิจ

ดังนั้น การพิจารณา Cloud ERP ไม่ควรดูเฉพาะว่าระบบมีฟังก์ชันอะไร แต่ควรดูด้วยว่า รูปแบบการให้บริการและความรับผิดชอบของผู้ให้บริการสอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจหรือไม่

Cloud ERP ต่างจาก On-Premise ERP อย่างไร?

แม้ทั้ง Cloud ERP และ On-Premise ERP จะมีจุดประสงค์หลักในการช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานของธุรกิจ แต่รูปแบบการติดตั้งและการดูแลระบบแตกต่างกัน ซึ่งส่งผลต่อวิธีที่องค์กรบริหารระบบและวางแผนการใช้งานในระยะยาว

แม้ทั้ง Cloud ERP และ On-Premise ERP จะมีจุดประสงค์หลักในการช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานของธุรกิจ แต่รูปแบบการติดตั้งและการดูแลระบบแตกต่างกัน ซึ่งส่งผลต่อวิธีที่องค์กรบริหารระบบและวางแผนการใช้งานในระยะยาว

ความแตกต่างเหล่านี้ไม่ได้หมายความว่า Cloud ERP หรือ On-Premise ERP จะเหมาะกับทุกธุรกิจมากกว่ากัน แต่สะท้อนถึง รูปแบบการบริหารระบบที่แตกต่างกัน

สำหรับ Cloud ERP ธุรกิจจะพึ่งพาผู้ให้บริการมากขึ้นในด้านโครงสร้างพื้นฐาน การบำรุงรักษา และการอัปเดต ขณะที่ On-Premise ERP ให้องค์กรรับผิดชอบโครงสร้างพื้นฐานและการดูแลระบบด้วยตนเองมากกว่า

ดังนั้น ก่อนเลือก ระบบ ERP ธุรกิจควรพิจารณาว่ารูปแบบใดสอดคล้องกับทรัพยากรด้าน IT วิธีการทำงาน งบประมาณ และความต้องการในการควบคุมระบบขององค์กรมากที่สุด

ธุรกิจแบบไหนเหมาะกับ Cloud ERP?

Cloud ERP สามารถนำไปใช้กับธุรกิจได้หลากหลายรูปแบบ ดังนั้นการพิจารณาว่า Cloud ERP เหมาะกับธุรกิจหรือไม่ ไม่ควรดูจากจำนวนพนักงานหรือขนาดองค์กรเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณาจากรูปแบบการทำงาน โครงสร้างธุรกิจ และความต้องการในการจัดการข้อมูลร่วมกัน

ลักษณะของธุรกิจที่อาจเหมาะกับ Cloud ERP มีตัวอย่างดังนี้

ธุรกิจที่มีทีมงานทำงานหลายสถานที่

ธุรกิจที่มีสำนักงานหลายแห่ง มีหลายสาขา หรือมีทีมงานที่ทำงานจากสถานที่ต่างกัน อาจได้รับประโยชน์จากการเข้าถึง ระบบ ERP ผ่านอินเทอร์เน็ต เพราะผู้ใช้งานสามารถทำงานบนระบบเดียวกันได้จากสถานที่ที่รองรับการใช้งาน

ตัวอย่างเช่น ฝ่ายขายที่ทำงานนอกสำนักงานสามารถบันทึกข้อมูลการขาย ขณะที่ฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายจัดซื้อสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากสำนักงานอีกแห่งได้ โดยแต่ละคนจะเห็นข้อมูลตามสิทธิ์ที่ได้รับ

รูปแบบนี้ช่วยให้การทำงานระหว่างทีมที่อยู่คนละสถานที่สามารถเชื่อมโยงกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องแยกข้อมูลออกเป็นหลายระบบ

ธุรกิจที่กำลังขยายสาขาหรือการดำเนินงาน

เมื่อธุรกิจเติบโต การเพิ่มสาขา หน่วยงาน หรือจำนวนผู้ใช้งานอาจทำให้ความต้องการด้าน ระบบ ERP เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย Cloud ERP จึงเป็นหนึ่งในรูปแบบที่สามารถนำมาพิจารณาเมื่อองค์กรต้องการขยายการใช้งานระบบ

ตัวอย่างสถานการณ์ที่ควรพิจารณา ได้แก่

• เพิ่มสาขาหรือสำนักงานใหม่

• มีจำนวนผู้ใช้งานระบบเพิ่มขึ้น

• ต้องการเพิ่มโมดูลหรือฟังก์ชันสำหรับกระบวนการใหม่

• ต้องการเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายหน่วยงานเข้าสู่ระบบเดียว

ทั้งนี้ ความสามารถในการขยายระบบขึ้นอยู่กับสถาปัตยกรรมและเงื่อนไขของผู้ให้บริการแต่ละราย ธุรกิจจึงควรตรวจสอบว่าระบบสามารถรองรับแผนการเติบโตในอนาคตได้มากน้อยเพียงใด

ธุรกิจที่ต้องการลดภาระด้าน IT Infrastructure

หากองค์กรไม่ต้องการลงทุนและดูแลเซิร์ฟเวอร์สำหรับ ระบบ ERP ด้วยตนเอง Cloud ERP อาจเป็นอีกทางเลือกที่ควรพิจารณา เพราะผู้ให้บริการจะรับผิดชอบโครงสร้างพื้นฐานและองค์ประกอบทางเทคนิคบางส่วนตามขอบเขตของบริการ

ทีม IT ขององค์กรจึงสามารถลดภาระงานบางด้านที่เกี่ยวข้องกับการดูแล Infrastructure เช่น การบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์และการอัปเดตระบบ และอาจนำทรัพยากรไปดูแลงานด้าน IT อื่นที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจแทน

อย่างไรก็ตาม ไม่ได้หมายความว่าองค์กรจะไม่มีภาระด้าน IT เลย เพราะยังต้องดูแลเรื่อง สิทธิ์ผู้ใช้งาน การเชื่อมต่อระบบ การกำหนดนโยบายข้อมูล และการประสานงานกับผู้ให้บริการ ตามความเหมาะสม

ธุรกิจที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลเพื่อการตัดสินใจได้รวดเร็ว

เมื่อข้อมูลจากกระบวนการต่าง ๆ เช่น การขาย จัดซื้อ สินค้าคงคลัง และบัญชีถูกจัดการผ่านระบบ ERP เดียวกัน ธุรกิจสามารถนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาใช้ประกอบการติดตามผลและวิเคราะห์การดำเนินงานได้อย่างเป็นระบบ

ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารอาจต้องการดูข้อมูลยอดขายประกอบกับสถานะสินค้าคงคลัง เพื่อประเมินว่าธุรกิจมีสินค้าเพียงพอต่อความต้องการหรือไม่ หรือฝ่ายจัดซื้อสามารถใช้ข้อมูลเกี่ยวกับสต็อกเพื่อประกอบการวางแผนจัดซื้อ

ดังนั้น Cloud ERP อาจเหมาะกับธุรกิจที่ต้องการ

• ลดการกระจายข้อมูลอยู่ในหลายระบบ

• ให้แต่ละฝ่ายทำงานบนข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน

• เข้าถึงข้อมูลธุรกิจจากสถานที่ที่รองรับการใช้งาน

• นำข้อมูลจากหลายกระบวนการมาใช้ประกอบการตัดสินใจ

ท้ายที่สุด การเลือก Cloud ERP ควรพิจารณาจาก กระบวนการทำงานจริง ความพร้อมขององค์กร และความต้องการในระยะยาว มากกว่าการเลือกจากขนาดธุรกิจเพียงอย่างเดียว

ก่อนเลือกใช้ Cloud ERP ควรพิจารณาอะไรบ้าง?

การเลือก Cloud ERP ไม่ควรพิจารณาเฉพาะจำนวนฟังก์ชันหรือราคาของระบบ แต่ควรดูว่าระบบสามารถตอบโจทย์กระบวนการทำงานของธุรกิจในปัจจุบันและรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้หรือไม่ ก่อนตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการ ธุรกิจสามารถใช้ Checklist ต่อไปนี้เป็นแนวทางเบื้องต้นในการประเมิน

ความต้องการและกระบวนการของธุรกิจ

เริ่มจากการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานที่ธุรกิจต้องการนำเข้าสู่ ระบบ ERP และปัญหาที่ต้องการแก้ไขก่อน แล้วจึงนำข้อมูลเหล่านี้ไปเทียบกับความสามารถของแต่ละระบบ

ควรพิจารณาว่า

• ระบบรองรับกระบวนการหลักของธุรกิจหรือไม่

• มีโมดูลที่จำเป็นต่อการทำงานหรือไม่ เช่น บัญชี การขาย จัดซื้อ และสินค้าคงคลัง

• สามารถกำหนด Workflow หรือสิทธิ์การทำงานให้สอดคล้องกับองค์กรได้หรือไม่

• มีฟังก์ชันใดที่ต้องพัฒนาเพิ่มเติมหรือปรับแต่งเป็นพิเศษ

การเริ่มจากกระบวนการจริงจะช่วยให้ธุรกิจไม่เลือก Cloud ERP จากรายการฟังก์ชันเพียงอย่างเดียว แต่สามารถประเมินได้ว่าระบบเหมาะกับวิธีการทำงานขององค์กรจริงหรือไม่

ความปลอดภัยและการจัดการข้อมูล

เนื่องจาก ERP เกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญของธุรกิจ เช่น ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลลูกค้า รายการซื้อขาย และข้อมูลพนักงาน การตรวจสอบแนวทางด้าน Data Security จึงเป็นอีกปัจจัยที่ควรให้ความสำคัญ

ก่อนเลือกผู้ให้บริการ ควรสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับ

• มาตรการรักษาความปลอดภัยของระบบและโครงสร้างพื้นฐาน

• การกำหนดสิทธิ์และระดับการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งาน

• วิธีการสำรองและกู้คืนข้อมูล

• แนวทางการจัดการเมื่อเกิดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย

• นโยบายและสถานที่จัดเก็บข้อมูล รวมถึงข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

รายละเอียดเหล่านี้อาจแตกต่างกันในแต่ละผู้ให้บริการ จึงควรตรวจสอบข้อมูลจากเอกสารหรือข้อตกลงการให้บริการโดยตรงก่อนตัดสินใจ

การเชื่อมต่อกับระบบอื่น

ในทางปฏิบัติ ธุรกิจอาจไม่ได้ใช้ ERP เพียงระบบเดียว แต่มีระบบอื่นที่ต้องทำงานร่วมกัน เช่น POS, CRM, E-Commerce หรือระบบเฉพาะทาง การตรวจสอบความสามารถในการเชื่อมต่อจึงมีความสำคัญ โดยเฉพาะเมื่อองค์กรต้องการให้ข้อมูลระหว่างระบบทำงานต่อเนื่องกัน

สิ่งที่ควรตรวจสอบ ได้แก่

• รองรับ API หรือช่องทางการเชื่อมต่อรูปแบบใด

• สามารถเชื่อมต่อกับระบบที่ธุรกิจใช้อยู่ได้หรือไม่

• การรับส่งข้อมูลระหว่างระบบเป็นแบบอัตโนมัติหรือจำเป็นต้องดำเนินการด้วยตนเอง

• มีค่าใช้จ่ายหรือข้อจำกัดเพิ่มเติมในการเชื่อมต่อหรือไม่

การพิจารณาเรื่องนี้ตั้งแต่ต้นช่วยลดความเสี่ยงที่จะต้องเปลี่ยนระบบเดิมหรือพัฒนาการเชื่อมต่อเพิ่มเติมหลังเริ่มใช้งาน

การรองรับการเติบโต

หากธุรกิจมีแผนเพิ่มสาขา ผู้ใช้งาน หรือกระบวนการใหม่ ควรพิจารณาว่า Cloud ERP สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้อย่างไร

ประเด็นที่ควรนำมาเปรียบเทียบ เช่น

• การเพิ่มหรือลดจำนวนผู้ใช้งาน

• การเพิ่มสาขา หรือหน่วยงานใหม่

• การเพิ่มโมดูลและฟังก์ชันในอนาคต

• การรองรับปริมาณข้อมูลและธุรกรรมที่เพิ่มขึ้น

• ค่าใช้จ่ายที่อาจเปลี่ยนแปลงเมื่อขยายการใช้งาน

นอกจากความสามารถของระบบแล้ว ควรดูเงื่อนไขของแพ็กเกจและโครงสร้างค่าบริการควบคู่กัน เพื่อประเมินต้นทุนเมื่อธุรกิจเติบโตในระยะยาว

บริการสนับสนุนและการดูแลหลังการใช้งาน

การนำ ระบบ ERP มาใช้ไม่ได้จบลงที่การติดตั้งหรือเริ่มใช้งาน แต่ยังมีเรื่องการอบรมผู้ใช้ การแก้ไขปัญหา และการดูแลระบบในระยะยาว ดังนั้นควรประเมินบริการ Support ของผู้ให้บริการควบคู่กับตัวระบบ

ควรตรวจสอบอย่างน้อยว่า

• มีช่องทาง Support อะไรบ้าง และให้บริการในช่วงเวลาใด

• มี SLA (Service Level Agreement) กำหนดระยะเวลาการตอบสนองและแก้ไขปัญหาหรือไม่

• มีการอบรมหรือคู่มือสำหรับผู้ใช้งานหรือไม่

• มีบริการให้คำปรึกษาเมื่อต้องการปรับกระบวนการหรือขยายระบบหรือไม่

• มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับบริการหลังการขายหรือไม่

เมื่อพิจารณาทั้ง ความต้องการของธุรกิจ ความปลอดภัย การเชื่อมต่อ การรองรับการเติบโต และบริการหลังการใช้งาน ธุรกิจจะสามารถเปรียบเทียบ Cloud ERP แต่ละระบบได้จากความเหมาะสมกับการใช้งานจริง ไม่ใช่เพียงจากฟังก์ชันหรือราคาเพียงอย่างเดียว

HashMicro ERP รองรับการทำงานบน Cloud อย่างไร?

จากแนวคิดของ Cloud ERP ที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานผ่านระบบบน Cloud ธุรกิจจึงควรพิจารณาต่อว่าผู้ให้บริการแต่ละรายมีความสามารถรองรับการใช้งานในรูปแบบใดบ้าง สำหรับ HashMicro ปัจจุบันมีระบบ ERP บน Cloud ที่ออกแบบให้รองรับกระบวนการทางธุรกิจหลายด้าน และสามารถเลือกใช้งานตามความต้องการของแต่ละองค์กรได้

เชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทำงานของธุรกิจ

HashMicro ERP ช่วยให้ธุรกิจจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานจากหลายส่วนผ่านแพลตฟอร์มเดียว โดยระบบครอบคลุมตั้งแต่การเงิน การขาย การจัดซื้อ สินค้าคงคลัง ไปจนถึงการบริหารทรัพยากรบุคคลและกระบวนการเฉพาะทางอื่น ๆ ตามความต้องการของธุรกิจ

การเชื่อมโยงข้อมูลในลักษณะนี้ช่วยให้แต่ละส่วนงานสามารถทำงานต่อเนื่องกันบนข้อมูลที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลจากการขายสามารถเชื่อมโยงกับการจัดการสินค้าและกระบวนการทางบัญชี ทำให้ธุรกิจมองเห็นข้อมูลจากกระบวนการที่เกี่ยวข้องได้ในระบบเดียว แทนการจัดการข้อมูลแยกออกจากกันหลายระบบ

นอกจากนี้ HashMicro ยังระบุว่าระบบสามารถทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่นผ่าน API แบบเปิด เช่น แพลตฟอร์ม E-Commerce ระบบชำระเงิน ระบบธนาคาร และระบบภาษีบางประเภท ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถพิจารณาการเชื่อมต่อกับระบบเดิมควบคู่ไปกับการเลือกใช้ ERP ได้

รองรับโมดูลสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ

HashMicro มีโซลูชันสำหรับกระบวนการทางธุรกิจหลายด้าน โดยหน้า ERP ของบริษัทระบุระบบต่าง ๆ เช่น Accounting, Inventory, Sales, Procurement และ HR & Payroll รวมถึงโซลูชันสำหรับ Manufacturing, Warehouse, Asset Management และกระบวนการเฉพาะอุตสาหกรรม

ธุรกิจจึงสามารถพิจารณาเลือกโมดูลให้สอดคล้องกับกระบวนการที่ต้องการจัดการ เช่น

• Accounting สำหรับการจัดการข้อมูลและกระบวนการทางบัญชี

• Inventory สำหรับติดตามระดับและการเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลัง

• Sales สำหรับจัดการกระบวนการขายและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

• Procurement สำหรับกระบวนการจัดซื้อและการจัดการผู้ขาย

• HR & Payroll สำหรับการบริหารพนักงาน การเข้างาน และเงินเดือน

ทั้งนี้ รูปแบบการใช้งานจริงควรพิจารณาจากกระบวนการและความต้องการของแต่ละธุรกิจ เพื่อดูว่าควรใช้โมดูลใดบ้าง และต้องเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างส่วนงานอย่างไร

ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อประเมินระบบที่เหมาะกับธุรกิจ

การเลือก ระบบ ERP อาจเริ่มจากการประเมินกระบวนการทำงาน ปัญหาที่ต้องการแก้ไข และระบบที่ธุรกิจใช้อยู่ในปัจจุบัน จากนั้นจึงนำข้อมูลเหล่านี้มาเปรียบเทียบกับความสามารถของระบบและพูดคุยกับผู้ให้บริการเพื่อพิจารณารูปแบบการใช้งานที่สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร

ในส่วนของ HashMicro มี ระบบ ERP ที่ครอบคลุมการจัดการกระบวนการทางธุรกิจหลายด้าน โดยรายละเอียดของระบบและโมดูลต่าง ๆ ช่วยให้ธุรกิจนำไปประกอบการพิจารณาความต้องการใช้งานของแต่ละส่วนงานได้ ขณะเดียวกัน การปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของ HashMicro เป็นอีกช่องทางสำหรับพูดคุยเกี่ยวกับลักษณะธุรกิจ กระบวนการทำงาน และความต้องการขององค์กร

ส่วนการทำความเข้าใจระบบในมุมของการใช้งานจริง อาจเริ่มจากทดลองใช้เดโมฟรี เพื่อประกอบการเปรียบเทียบกับกระบวนการและความต้องการของธุรกิจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)