เมื่อองค์กรกำลังมองหา ERP ใหม่ หนึ่งในคำถามที่มักทำให้ทีมตัดสินใจได้ยากคือ ควรเลือกโปรแกรม ERP สำเร็จรูปที่มีระบบพร้อมใช้งาน หรือพัฒนา Custom ERP ให้ตรงกับกระบวนการของธุรกิจมากที่สุด ฝั่งหนึ่งอาจมองว่าระบบสำเร็จรูปช่วยให้เริ่มใช้งานได้เร็วและไม่ต้องพัฒนาทุกอย่างขึ้นใหม่ ขณะที่อีกฝั่งอาจกังวลว่าระบบมาตรฐานจะไม่รองรับขั้นตอนการทำงานที่มีความเฉพาะตัว
ความจริงแล้วไม่มีคำตอบเดียวว่าแนวทางใดดีกว่า เพราะความเหมาะสมขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย ทั้งความซับซ้อนของกระบวนการ งบประมาณ ระยะเวลาที่องค์กรสามารถรอได้ ทีมที่ต้องดูแลระบบ และความต้องการที่จะปรับเปลี่ยนระบบในอนาคต บทความนี้จึงจะช่วยเปรียบเทียบ ERP สำเร็จรูปกับ Custom ERP เพื่อให้เห็นข้อแตกต่างและประเมินได้ว่าแนวทางใดสอดคล้องกับธุรกิจมากกว่า
นอกจากนี้ ยังมีอีกทางเลือกที่อยู่ระหว่างสองแนวทางนี้ ซึ่งหลายองค์กรมองข้าม นั่นคือการใช้ระบบมาตรฐานเป็นพื้นฐาน แล้วปรับแต่งเฉพาะส่วนที่แตกต่างจากกระบวนการทั่วไป เพื่อให้ธุรกิจได้ทั้งความพร้อมใช้งานและความยืดหยุ่นในระดับที่เหมาะสม
นอกจากนี้ ยังมีอีกทางเลือกที่อยู่ระหว่างสองแนวทางนี้ ซึ่งหลายองค์กรมองข้าม นั่นคือการใช้ระบบมาตรฐานเป็นพื้นฐาน แล้วปรับแต่งเฉพาะส่วนที่แตกต่างจากกระบวนการทั่วไป เพื่อให้ธุรกิจได้ทั้งความพร้อมใช้งานและความยืดหยุ่นในระดับที่เหมาะสม
ประเด็นสำคัญ
การเลือกระบบ ERP ไม่ควรดูแค่รูปแบบของระบบ แต่ต้องพิจารณาความซับซ้อนของงาน งบประมาณ ระยะเวลาที่รอได้ และความพร้อมในการดูแลระบบ ผ่าน ปัจจัยที่ควรพิจารณาก่อนเลือกโปรแกรม ERP
หากธุรกิจมีทั้งกระบวนการมาตรฐานและงานเฉพาะที่ต้องรองรับ การมองหา ระบบมาตรฐานที่ปรับแต่งเฉพาะจุดอาจช่วยให้ธุรกิจไม่ต้องเลือกระหว่างความเร็วในการเริ่มใช้งานกับความยืดหยุ่นของระบบเพียงด้านเดียว โ
โดยเฉพาะโรงงานที่มีขั้นตอนการผลิตและข้อมูลหน้างานหลายส่วน การแยกให้ออกว่าอะไรเป็นเงื่อนไขเฉพาะของโรงงาน จะช่วยประเมินได้ว่าจุดใดควรใช้ฟังก์ชันมาตรฐานและจุดใดจึงจำเป็นต้องปรับแต่ง
ERP สำเร็จรูปคืออะไร?
ERP สำเร็จรูปคือระบบที่ผู้พัฒนาวางโครงสร้างและกระบวนการทำงานพื้นฐานไว้ล่วงหน้า เพื่อรองรับงานหลักที่ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องใช้งาน เช่น การขาย การจัดซื้อ สต็อก บัญชี หรือการผลิต ธุรกิจจึงไม่จำเป็นต้องเริ่มพัฒนาระบบขึ้นใหม่ทั้งหมด แต่สามารถนำระบบมาใช้งานและตั้งค่ารายละเอียดต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานขององค์กรภายในขอบเขตที่ระบบรองรับ
จุดเด่นของแนวทางนี้คือช่วยลดภาระในการพัฒนาระบบตั้งแต่ต้น ทำให้องค์กรสามารถวางแผนการนำระบบมาใช้งานได้ง่ายขึ้น ขณะเดียวกัน ผู้พัฒนาระบบยังเป็นผู้ดูแลและพัฒนาซอฟต์แวร์ต่อเนื่อง ธุรกิจจึงไม่จำเป็นต้องรับผิดชอบการพัฒนาทุกส่วนด้วยตัวเองในระยะยาว
อย่างไรก็ตาม ERP สำเร็จรูปไม่ได้หมายความว่าสามารถรองรับทุกกระบวนการได้โดยไม่ต้องปรับอะไรเลย หากขั้นตอนบางอย่างของธุรกิจแตกต่างจากรูปแบบมาตรฐานมาก องค์กรอาจต้องปรับวิธีทำงานให้เข้ากับระบบ หรือพิจารณาการปรับแต่งเพิ่มเติมตามขอบเขตที่ผู้ให้บริการรองรับ ดังนั้น การเลือก ERP สำเร็จรูปจึงควรมองทั้งสิ่งที่ระบบทำได้อยู่แล้วและส่วนที่องค์กรจำเป็นต้องปรับให้เข้ากัน
โดยทั่วไป ERP สำเร็จรูปเหมาะกับธุรกิจที่ต้องการนำระบบมาใช้งานโดยไม่ต้องพัฒนาทุกอย่างขึ้นใหม่ มีขั้นตอนการทำงานที่สามารถอิงกระบวนการมาตรฐานได้ และต้องการลดภาระในการดูแลระบบเองในระยะยาว แต่หากธุรกิจมีกระบวนการเฉพาะจำนวนมาก การพิจารณาเพียงว่าระบบสำเร็จรูปหรือ Custom ERP ดีกว่าอาจยังไม่เพียงพอ เพราะยังมีเรื่องระดับการปรับแต่งที่ระบบรองรับเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย
ERP สำเร็จรูปคืออะไร?
ERP สำเร็จรูปคือระบบที่ผู้พัฒนาวางโครงสร้างและกระบวนการทำงานพื้นฐานไว้ล่วงหน้า เพื่อรองรับงานหลักที่ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องใช้งาน เช่น การขาย การจัดซื้อ สต็อก บัญชี หรือการผลิต ธุรกิจจึงไม่จำเป็นต้องเริ่มพัฒนาระบบขึ้นใหม่ทั้งหมด แต่สามารถนำระบบมาใช้งานและตั้งค่ารายละเอียดต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานขององค์กรภายในขอบเขตที่ระบบรองรับ
จุดเด่นของแนวทางนี้คือช่วยลดภาระในการพัฒนาระบบตั้งแต่ต้น ทำให้องค์กรสามารถวางแผนการนำระบบมาใช้งานได้ง่ายขึ้น ขณะเดียวกัน ผู้พัฒนาระบบยังเป็นผู้ดูแลและพัฒนาซอฟต์แวร์ต่อเนื่อง ธุรกิจจึงไม่จำเป็นต้องรับผิดชอบการพัฒนาทุกส่วนด้วยตัวเองในระยะยาว
อย่างไรก็ตาม ERP สำเร็จรูปไม่ได้หมายความว่าสามารถรองรับทุกกระบวนการได้โดยไม่ต้องปรับอะไรเลย หากขั้นตอนบางอย่างของธุรกิจแตกต่างจากรูปแบบมาตรฐานมาก องค์กรอาจต้องปรับวิธีทำงานให้เข้ากับระบบ หรือพิจารณาการปรับแต่งเพิ่มเติมตามขอบเขตที่ผู้ให้บริการรองรับ ดังนั้น การเลือก ERP สำเร็จรูปจึงควรมองทั้งสิ่งที่ระบบทำได้อยู่แล้วและส่วนที่องค์กรจำเป็นต้องปรับให้เข้ากัน
โดยทั่วไป ERP สำเร็จรูปเหมาะกับธุรกิจที่ต้องการนำระบบมาใช้งานโดยไม่ต้องพัฒนาทุกอย่างขึ้นใหม่ มีขั้นตอนการทำงานที่สามารถอิงกระบวนการมาตรฐานได้ และต้องการลดภาระในการดูแลระบบเองในระยะยาว แต่หากธุรกิจมีกระบวนการเฉพาะจำนวนมาก การพิจารณาเพียงว่าระบบสำเร็จรูปหรือ Custom ERP ดีกว่าอาจยังไม่เพียงพอ เพราะยังมีเรื่องระดับการปรับแต่งที่ระบบรองรับเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย
Custom ERP คืออะไร?
Custom ERP คือระบบ ERP ที่พัฒนาขึ้นโดยเฉพาะสำหรับธุรกิจหนึ่ง โดยออกแบบตั้งแต่โครงสร้างการทำงาน Workflow หน้าจอ การจัดการข้อมูล ไปจนถึงรายงานให้สอดคล้องกับกระบวนการที่องค์กรต้องการ แทนที่จะเริ่มจากระบบมาตรฐานที่มีรูปแบบการทำงานกำหนดไว้แล้ว แนวทางนี้จึงเปิดโอกาสให้ธุรกิจออกแบบระบบให้รองรับรายละเอียดเฉพาะของตัวเองได้มากกว่า
ข้อได้เปรียบสำคัญคือความยืดหยุ่น เพราะองค์กรสามารถกำหนดได้ว่าระบบควรทำงานอย่างไร และข้อมูลใดจำเป็นต่อแต่ละขั้นตอน โดยเฉพาะธุรกิจที่มีกระบวนการเฉพาะซึ่งแตกต่างจากรูปแบบทั่วไป และกระบวนการเหล่านั้นมีความสำคัญต่อการดำเนินงานหรือเป็นส่วนหนึ่งของความได้เปรียบในการแข่งขัน
ในทางกลับกัน การพัฒนาระบบขึ้นใหม่ทั้งหมดมักต้องใช้ทั้งเวลาและงบประมาณมากกว่าการนำระบบที่มีโครงสร้างพร้อมใช้งานมาเริ่มต้นใช้งาน นอกจากนี้ องค์กรยังต้องวางแผนเรื่องทีมพัฒนาและการดูแลระบบในระยะยาว ทั้งการแก้ไขข้อผิดพลาด การปรับปรุงระบบ และการเพิ่มความสามารถใหม่เมื่อกระบวนการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลง
ดังนั้น Custom ERP จึงไม่ได้เหมาะกับทุกองค์กร แต่เป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจที่มีข้อกำหนดเฉพาะอย่างชัดเจน และพร้อมลงทุนทั้งด้านเวลา งบประมาณ และทรัพยากรเพื่อให้ได้ระบบที่สอดคล้องกับกระบวนการของตัวเองในระยะยาว
ERP สำเร็จรูปกับ Custom ERP ต่างกันอย่างไร?
แม้ทั้ง ERP สำเร็จรูปและ Custom ERP จะมีเป้าหมายเดียวกันคือช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานขององค์กรให้เป็นระบบ แต่แนวทางในการนำระบบมาใช้งานแตกต่างกัน โดย ERP สำเร็จรูปจะเริ่มจากความสามารถมาตรฐานที่ผู้พัฒนาวางไว้ ขณะที่ Custom ERP จะออกแบบระบบให้สอดคล้องกับกระบวนการของธุรกิจเป็นหลัก
แม้ทั้ง ERP สำเร็จรูปและ Custom ERP จะมีเป้าหมายเดียวกันคือช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการทำงานขององค์กรให้เป็นระบบ แต่แนวทางในการนำระบบมาใช้งานแตกต่างกัน โดย ERP สำเร็จรูปจะเริ่มจากความสามารถมาตรฐานที่ผู้พัฒนาวางไว้ ขณะที่ Custom ERP จะออกแบบระบบให้สอดคล้องกับกระบวนการของธุรกิจเป็นหลัก
| หัวข้อเปรียบเทียบ | ERP สำเร็จรูป | Custom ERP |
|---|---|---|
| ระยะเวลาเริ่มใช้งาน | เริ่มจากโมดูลและกระบวนการที่มีอยู่แล้ว จึงมีโครงสร้างพร้อมสำหรับการนำไปตั้งค่าและใช้งาน | ต้องผ่านการวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาระบบให้ตรงกับความต้องการของธุรกิจก่อนเริ่มใช้งาน |
| โครงสร้างต้นทุน | มีต้นทุนจากค่าระบบ การตั้งค่า การติดตั้งหรือปรับใช้ และการดูแลตามขอบเขตของผู้ให้บริการ | มีต้นทุนจากการวิเคราะห์ ออกแบบ พัฒนา ทดสอบ และดูแลระบบ รวมถึงการพัฒนาฟังก์ชันเพิ่มเติมในอนาคต |
| ความยืดหยุ่นของกระบวนการ | รองรับกระบวนการมาตรฐานและสามารถปรับตั้งค่าหรือปรับแต่งได้ตามขอบเขตของระบบ | มีความยืดหยุ่นสูงในการออกแบบกระบวนการ หน้าจอ รายงาน และฟังก์ชันให้ตรงกับธุรกิจ |
| การอัปเดตและดูแลระยะยาว | ผู้พัฒนาระบบเป็นผู้ดูแลและออกอัปเดตตามแนวทางของผลิตภัณฑ์ | ธุรกิจต้องวางแผนการดูแลและพัฒนาระบบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มความต้องการ |
| การพึ่งพาทีมพัฒนา | พึ่งพาผู้ให้บริการในเรื่องการตั้งค่าหรือการปรับแต่งที่เกินขอบเขตมาตรฐาน แต่ภาระพัฒนาระบบหลักน้อยกว่า | พึ่งพาทีมพัฒนามากกว่า โดยเฉพาะการแก้ไข เพิ่มฟังก์ชัน และดูแลระบบในระยะยาว |
| ความเสี่ยงเมื่อธุรกิจขยาย | ต้องตรวจสอบว่าระบบรองรับจำนวนผู้ใช้ สาขา กระบวนการ และความต้องการใหม่ได้มากน้อยเพียงใด | ต้องประเมินความสามารถในการรองรับการขยายระบบและภาระในการพัฒนาเพิ่มเติมอย่างต่อเนื่อง |
| ความเป็นเจ้าของข้อมูลและระบบ | โดยทั่วไปธุรกิจเป็นเจ้าของข้อมูล แต่สิทธิ์ในการเข้าถึงหรือจัดการตัวระบบขึ้นอยู่กับรูปแบบสัญญาและการให้บริการ | ธุรกิจควรตกลงให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นว่าใครเป็นเจ้าของซอร์สโค้ด ข้อมูล และสิทธิ์ในการนำระบบไปพัฒนาต่อหรือย้ายออก |
ท้ายที่สุด การเปรียบเทียบจึงไม่ควรดูเพียงว่าแนวทางใดมีฟังก์ชันมากกว่าหรือเริ่มใช้งานได้เร็วกว่า แต่ควรพิจารณาว่า รูปแบบการพัฒนาระบบสอดคล้องกับกระบวนการ ทรัพยากร และความสามารถในการดูแลระบบของธุรกิจในระยะยาวหรือไม่ เพราะต้นทุนและความเสี่ยงของแต่ละแนวทางไม่ได้อยู่ที่ช่วงเริ่มต้นเพียงอย่างเดียว
ปัจจัยที่ควรพิจารณาก่อนเลือกโปรแกรม ERP
การเลือกระหว่าง ERP สำเร็จรูปกับ Custom ERP ไม่ควรพิจารณาจากความยืดหยุ่นหรือค่าใช้จ่ายเริ่มต้นเพียงอย่างเดียว เพราะระบบที่จะนำมาใช้ต้องรองรับทั้งกระบวนการทำงานในปัจจุบันและการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจในอนาคต ก่อนตัดสินใจจึงควรพิจารณาปัจจัยหลักที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานจริงและความพร้อมขององค์กรร่วมกัน
ความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน
ก่อนตัดสินใจว่าจะใช้ ERP สำเร็จรูปหรือ Custom ERP ควรพิจารณาก่อนว่ากระบวนการทำงานขององค์กรมีความซับซ้อนจากลักษณะธุรกิจจริงหรือเกิดจากข้อจำกัดของระบบเดิม หากกระบวนการมีข้อกำหนดเฉพาะ เช่น ขั้นตอนการอนุมัติหลายระดับ การทำงานที่ต้องเชื่อมโยงหลายฝ่าย หรือมีเงื่อนไขเฉพาะของอุตสาหกรรม การปรับระบบให้รองรับความต้องการเหล่านี้อาจมีความจำเป็น
ในทางกลับกัน บางขั้นตอนอาจซับซ้อนเพราะองค์กรคุ้นเคยกับวิธีทำงานเดิม ไม่ได้เกิดจากความจำเป็นของธุรกิจ หากนำกระบวนการเหล่านี้ไปพัฒนาต่อโดยไม่ทบทวนก่อน ก็อาจทำให้เสียทั้งงบประมาณและเวลาไปกับการปรับระบบเพื่อรักษาขั้นตอนที่สามารถทำให้ง่ายขึ้นได้ ดังนั้น ก่อนเลือกแนวทางจึงควรแยกให้ออกว่า อะไรคือความต้องการที่ธุรกิจจำเป็นต้องรักษาไว้ และอะไรคือกระบวนการที่ควรปรับปรุงก่อนนำเข้าสู่ระบบ ERP
งบประมาณและต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน
การเปรียบเทียบต้นทุนระหว่าง ERP สำเร็จรูปกับ Custom ERP ไม่ควรดูเพียงค่าซื้อระบบหรือค่าพัฒนาในช่วงเริ่มต้น เพราะทั้งสองแนวทางมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตลอดอายุการใช้งานแตกต่างกัน ธุรกิจจึงควรมองให้ครบตั้งแต่ค่า Implementation การย้ายข้อมูล การอบรมผู้ใช้งาน การดูแลระบบหลังเริ่มใช้งาน ไปจนถึงค่าใช้จ่ายสำหรับการปรับปรุงระบบเมื่อกระบวนการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลง
ERP สำเร็จรูปอาจมีโครงสร้างค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่ประเมินได้ง่ายกว่า แต่หากกระบวนการขององค์กรไม่ตรงกับระบบและต้องปรับแต่งเพิ่มเติม ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ก็ควรถูกนำมาพิจารณาด้วย ขณะที่ Custom ERP เปิดโอกาสให้พัฒนาระบบให้ตรงกับความต้องการตั้งแต่ต้น แต่ต้องเตรียมงบสำหรับการพัฒนา ดูแล และปรับระบบในระยะยาว รวมถึงต้นทุนที่อาจเกิดขึ้นเมื่อระบบต้องรองรับกระบวนการใหม่
ดังนั้น การเลือกโปรแกรม ERP ควรพิจารณาต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน ไม่ใช่เฉพาะค่าใช้จ่ายในวันที่เริ่มโครงการ เพื่อให้เห็นว่าระบบแต่ละแนวทางใช้ทรัพยากรขององค์กรในระยะยาวแตกต่างกันอย่างไร
ระยะเวลาที่ธุรกิจรอได้
ระยะเวลาที่องค์กรสามารถรอก่อนเริ่มใช้งานระบบก็เป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกระหว่าง ERP สำเร็จรูปกับ Custom ERP หากธุรกิจกำลังเผชิญปัญหาที่กระทบการดำเนินงานและต้องการระบบเข้ามาช่วยแก้ไขในระยะเวลาอันใกล้ การพัฒนาระบบใหม่ทั้งหมดอาจไม่ใช่ทางเลือกที่เหมาะสม เพราะนอกจากเวลาที่ใช้ในการพัฒนาแล้ว ยังต้องผ่านการทดสอบและเตรียมผู้ใช้งานก่อนนำระบบมาใช้จริง
ในทางกลับกัน การเร่งนำระบบมาใช้งานเพียงเพื่อให้ทันกำหนดเวลาอาจสร้างปัญหาในภายหลัง หากองค์กรยังไม่ได้ทบทวนกระบวนการ กำหนดความต้องการ หรือเตรียมข้อมูลให้พร้อม ดังนั้น ควรประเมินทั้งความเร่งด่วนของปัญหาและเวลาที่ทีมต้องใช้ในการเตรียมความพร้อม เพื่อเลือกแนวทางที่ตอบโจทย์โดยไม่ทำให้ความเร็วกลายเป็นข้อจำกัดของโครงการในระยะยาว
ทีมที่ต้องดูแลระบบหลังเริ่มใช้งาน
หลังจากระบบเริ่มใช้งานจริง การดูแลระบบไม่ได้จบลงที่การติดตั้งหรือส่งมอบงาน ธุรกิจควรพิจารณาตั้งแต่ต้นว่าใครจะรับผิดชอบเมื่อเกิดปัญหา ต้องการปรับกระบวนการหรือเพิ่มความสามารถของระบบในอนาคต และผู้ให้บริการมีขอบเขตการดูแลหลังเริ่มใช้งานมากน้อยเพียงใด
สำหรับ Custom ERP ประเด็นนี้ยิ่งสำคัญ เพราะองค์กรอาจต้องพึ่งพาทีมพัฒนาที่ออกแบบระบบตั้งแต่ต้น หากบุคลากรหลักลาออกหรือไม่สามารถดูแลระบบต่อได้ อาจเกิดความเสี่ยงด้านการแก้ไขและพัฒนาระบบในอนาคต จึงควรตรวจสอบว่าเอกสารระบบ ซอร์สโค้ด สิทธิ์การเข้าถึง และความรับผิดชอบหลังส่งมอบถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจนหรือไม่
ส่วน ERP สำเร็จรูป ธุรกิจควรทำความเข้าใจว่าผู้ให้บริการรับผิดชอบส่วนใดบ้าง และการปรับแต่งหรือแก้ไขในอนาคตต้องผ่านทีมใด การรู้ขอบเขตความรับผิดชอบตั้งแต่ก่อนตัดสินใจจะช่วยให้องค์กรประเมินความเสี่ยงในการดูแลระบบระยะยาวได้ชัดเจนขึ้น
เกณฑ์สำหรับประเมินระบบ ERP ในบริบทของโรงงานสามารถพิจารณาร่วมกับแนวทาง วิธีเลือก ERP สำหรับโรงงาน เพื่อให้การประเมินครอบคลุมทั้งกระบวนการและความต้องการขององค์กร
ธุรกิจแบบไหนควรเลือก ERP สำเร็จรูป และแบบไหนควรเลือก Custom ERP
หลังจากพิจารณาความซับซ้อนของกระบวนการ งบประมาณ ระยะเวลาที่รอได้ และความพร้อมของทีมดูแลระบบแล้ว ขั้นต่อไปคือการประเมินว่าแนวทางใดเหมาะกับลักษณะธุรกิจมากกว่า เพราะบริษัทที่มีขนาดใกล้เคียงกันอาจมีความต้องการด้านระบบแตกต่างกันอย่างมาก สิ่งสำคัญจึงไม่ใช่เพียงจำนวนพนักงานหรือขนาดองค์กร แต่เป็นลักษณะกระบวนการและข้อกำหนดที่ระบบต้องรองรับ
เมื่อไรที่ ERP สำเร็จรูปตอบโจทย์มากกว่า
ERP สำเร็จรูปมักเหมาะกับธุรกิจที่มีกระบวนการทำงานส่วนใหญ่ใกล้เคียงกับแนวทางมาตรฐานของอุตสาหกรรม และไม่ได้มีข้อกำหนดเฉพาะที่จำเป็นต้องพัฒนาระบบขึ้นใหม่ทั้งหมด โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องการนำระบบมาใช้งานเพื่อแก้ปัญหาด้านข้อมูลและกระบวนการทำงานภายในโดยไม่ต้องใช้เวลาพัฒนาระบบเป็นเวลานาน
แนวทางนี้ยังเหมาะกับธุรกิจที่มีทีม IT ขนาดเล็กหรือไม่ได้ต้องการรับภาระดูแลระบบด้วยตัวเองทั้งหมด เพราะผู้ให้บริการสามารถรับผิดชอบการพัฒนาและบำรุงรักษาระบบตามขอบเขตการให้บริการที่ตกลงกันไว้ ธุรกิจจึงสามารถให้ทีมภายในมุ่งเน้นงานด้านเทคโนโลยีและกระบวนการที่มีความสำคัญต่อองค์กรได้มากขึ้น
อย่างไรก็ตาม ก่อนเลือกใช้ควรตรวจสอบว่าฟังก์ชันมาตรฐานและขอบเขตการตั้งค่าของระบบรองรับกระบวนการสำคัญของธุรกิจได้เพียงใด หากต้องปรับแต่งเป็นจำนวนมากจนกระทบทั้งงบประมาณและการดูแลในอนาคต การพิจารณาระบบที่สามารถปรับแต่งเฉพาะจุดอาจเหมาะสมกว่า
เมื่อไรที่ Custom ERP คุ้มกว่า
Custom ERP อาจเหมาะกับธุรกิจที่มีกระบวนการเฉพาะซึ่งเป็นส่วนสำคัญต่อการดำเนินงานหรือสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน และระบบมาตรฐานทั่วไปไม่สามารถรองรับความต้องการเหล่านั้นได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนกระบวนการหลักขององค์กร เช่น รูปแบบการทำงานที่มีเงื่อนไขเฉพาะ รายงานที่ต้องใช้ข้อมูลในรูปแบบเฉพาะ หรือกระบวนการที่แตกต่างจากแนวทางทั่วไปของอุตสาหกรรมอย่างชัดเจน
แนวทางนี้ยังเหมาะกับองค์กรที่มีทีมพัฒนาหรือทีม IT ที่สามารถดูแลระบบได้ต่อเนื่อง และมีงบประมาณสำหรับทั้งการพัฒนาเริ่มต้นและการปรับปรุงระบบในอนาคต เพราะ Custom ERP ต้องมีการดูแลเมื่อธุรกิจเพิ่มกระบวนการ เปลี่ยนข้อกำหนด หรือเชื่อมต่อกับระบบอื่นเพิ่มเติม
อย่างไรก็ตาม ความคุ้มค่าของ Custom ERP ไม่ได้หมายถึงการปรับแต่งทุกขั้นตอนให้ตรงกับวิธีทำงานเดิม แต่ควรเกิดจากการที่ความต้องการเฉพาะนั้นมีความสำคัญมากพอที่จะ justify การลงทุนพัฒนาระบบขึ้นมาโดยเฉพาะ หากกระบวนการส่วนใหญ่เป็นงานมาตรฐาน การใช้ระบบที่มีโครงสร้างพร้อมอยู่แล้วอาจช่วยลดภาระในการพัฒนาและดูแลได้มากกว่า
สัญญาณว่าองค์กรกำลังปรับแต่งมากเกินความจำเป็น
การปรับแต่ง ERP ไม่ได้เป็นปัญหาในตัวเอง แต่ควรเกิดขึ้นเมื่อมีเหตุผลทางธุรกิจที่ชัดเจน หากองค์กรเริ่มปรับระบบเพื่อรักษาวิธีทำงานเดิมโดยไม่สามารถอธิบายได้ว่ากระบวนการนั้นจำเป็นต่อธุรกิจอย่างไร อาจเป็นสัญญาณว่ากำลังลงทุนกับสิ่งที่ไม่จำเป็น
อีกสัญญาณหนึ่งคือการปรับแต่งเพียงเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนวิธีทำงานหรือไม่ต้องอบรมผู้ใช้งานใหม่ ทั้งที่ระบบมาตรฐานสามารถรองรับงานได้อยู่แล้ว ในกรณีนี้ควรเปรียบเทียบต้นทุนระหว่างการปรับระบบกับการปรับกระบวนการและพัฒนาทักษะผู้ใช้งานก่อนตัดสินใจ
นอกจากนี้ หากการปรับแต่งทำให้การอัปเดตระบบแต่ละครั้งต้องใช้เวลาตรวจสอบหรือพัฒนาซ้ำมากขึ้น หรือทีมกังวลจนหลีกเลี่ยงการอัปเดตระบบ สะท้อนว่าการปรับแต่งอาจเริ่มสร้างภาระในระยะยาว ดังนั้น ก่อนเพิ่มความต้องการใหม่ ควรถามเสมอว่าฟังก์ชันนั้นจำเป็นต่อธุรกิจจริงหรือเป็นเพียงการทำให้ระบบเลียนแบบวิธีทำงานเดิมมากที่สุด
ถ้าไม่อยากเลือกสุดทางใดทางหนึ่ง มีทางเลือกอะไรบ้าง
ธุรกิจไม่จำเป็นต้องเลือกระหว่างการใช้ ERP สำเร็จรูปโดยแทบไม่ปรับอะไรเลยกับการพัฒนา Custom ERP ขึ้นใหม่ทั้งหมด เพราะยังมีแนวทางที่สามคือ ใช้ระบบมาตรฐานเป็นฐาน แล้วปรับแต่งเฉพาะจุดที่ธุรกิจมีความต้องการแตกต่างจริง แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรใช้ประโยชน์จากโครงสร้างและฟังก์ชันที่พัฒนาไว้แล้ว พร้อมรองรับกระบวนการเฉพาะที่ระบบมาตรฐานไม่สามารถตอบโจทย์ได้ทั้งหมด
หลักคิดสำคัญคือไม่จำเป็นต้องพัฒนาทุกส่วนขึ้นใหม่ หากกระบวนการทั่วไป เช่น จัดซื้อ คลังสินค้า บัญชี หรือการจัดการข้อมูล สามารถใช้ระบบมาตรฐานได้อยู่แล้ว ส่วนที่มีเงื่อนไขเฉพาะขององค์กรจึงค่อยพิจารณาปรับแต่งเพิ่มเติม วิธีนี้ช่วยลดขอบเขตการพัฒนาเมื่อเทียบกับการสร้างระบบใหม่ทั้งชุด ขณะเดียวกันก็ไม่จำเป็นต้องบังคับให้ทุกกระบวนการของธุรกิจเปลี่ยนไปตามระบบสำเร็จรูปทั้งหมด
อย่างไรก็ตาม ความเหมาะสมของแนวทางนี้ขึ้นอยู่กับขอบเขตการปรับแต่งและโครงสร้างของระบบที่เลือก หากระบบสามารถรองรับการปรับแต่งโดยไม่กระทบส่วนหลักของระบบ ธุรกิจก็มีโอกาสรักษาความสามารถในการดูแลและอัปเดตระบบในระยะยาวได้มากขึ้น
ระบบมาตรฐานเป็นฐาน ปรับแต่งเฉพาะจุดที่ธุรกิจต่างจริง
แนวทางนี้เริ่มจากการใช้โมดูลมาตรฐานรองรับกระบวนการที่ธุรกิจส่วนใหญ่มีร่วมกัน เช่น การจัดซื้อ การจัดการคลังสินค้า การขาย หรือบัญชี แทนการพัฒนาระบบขึ้นใหม่ทั้งหมด จากนั้นจึงพิจารณาปรับแต่งเฉพาะกระบวนการที่มีเงื่อนไขแตกต่างและมีผลต่อการดำเนินงานขององค์กรจริง
ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนจัดซื้อทั่วไปอาจใช้ฟังก์ชันมาตรฐานของระบบได้ แต่หากองค์กรมีโครงสร้างการอนุมัติหลายระดับตามวงเงินหรือประเภทการจัดซื้อ อาจพิจารณาปรับแต่ง Workflow ให้สอดคล้องกับขั้นตอนภายใน ขณะที่แบบฟอร์ม เอกสาร รายงาน หรือข้อมูลเฉพาะอุตสาหกรรมที่ระบบมาตรฐานไม่ครอบคลุม ก็สามารถนำมาพิจารณาเป็นส่วนที่ควรปรับแต่งเพิ่มเติม
สิ่งสำคัญคือแยกให้ออกว่า ส่วนใดเป็นกระบวนการมาตรฐานที่ไม่จำเป็นต้องพัฒนาใหม่ และส่วนใดเป็นความต้องการเฉพาะที่สร้างคุณค่าให้ธุรกิจจริง การแบ่งเช่นนี้ช่วยให้องค์กรควบคุมขอบเขตการปรับแต่งได้ดีขึ้น และลดความเสี่ยงจากการทำให้ระบบซับซ้อนโดยไม่จำเป็น
ปรับแต่งอย่างไรให้ยังอัปเกรดระบบได้
ข้อกังวลสำคัญของการปรับแต่ง ERP คือ เมื่อระบบหลักมีการอัปเดต ส่วนที่พัฒนาเพิ่มอาจได้รับผลกระทบจนต้องแก้ไขใหม่ วิธีลดความเสี่ยงคือออกแบบให้ส่วนที่ปรับแต่งแยกออกจาก Core ของระบบ แทนการแก้ไขโค้ดของระบบหลักโดยตรง
ในทางปฏิบัติ ระบบจะมีฟังก์ชันมาตรฐานเป็นฐาน ขณะที่ Workflow ฟอร์ม รายงาน หรือฟังก์ชันเฉพาะขององค์กรถูกพัฒนาไว้ในชั้นการปรับแต่งที่แยกจาก Core เมื่อผู้พัฒนาระบบออกเวอร์ชันใหม่ ส่วนมาตรฐานจึงสามารถอัปเดตได้โดยไม่ต้องเขียนทับส่วนที่ธุรกิจปรับแต่งไว้ทั้งหมด
แนวทางนี้ไม่ได้หมายความว่าการอัปเกรดจะไม่มีผลกระทบเลย เพราะการเปลี่ยนแปลงของระบบหลักอาจยังต้องมีการตรวจสอบความเข้ากันได้ของส่วนที่ปรับแต่ง แต่ช่วยลดความเสี่ยงจากการแก้ไข Core โดยตรง และทำให้การดูแลระบบในระยะยาวเป็นระบบมากขึ้น
ดังนั้น ก่อนเลือก ERP ที่ปรับแต่งได้ ผู้บริหารควรถามผู้ให้บริการให้ชัดว่า ส่วนที่พัฒนาเพิ่มเติมแยกจาก Core อย่างไร และเมื่อระบบมีเวอร์ชันใหม่ ส่วนที่ปรับแต่งจะได้รับการดูแลอย่างไร เพราะคำตอบเหล่านี้สะท้อนความยืดหยุ่นของระบบได้มากกว่าคำว่า “ปรับแต่งได้” เพียงอย่างเดียว
ปรับแต่งอย่างไรให้ยังอัปเกรดระบบได้
ข้อกังวลสำคัญของการปรับแต่ง ERP คือ เมื่อระบบหลักมีการอัปเดต ส่วนที่พัฒนาเพิ่มอาจได้รับผลกระทบจนต้องแก้ไขใหม่ วิธีลดความเสี่ยงคือออกแบบให้ส่วนที่ปรับแต่งแยกออกจาก Core ของระบบ แทนการแก้ไขโค้ดของระบบหลักโดยตรง
ในทางปฏิบัติ ระบบจะมีฟังก์ชันมาตรฐานเป็นฐาน ขณะที่ Workflow ฟอร์ม รายงาน หรือฟังก์ชันเฉพาะขององค์กรถูกพัฒนาไว้ในชั้นการปรับแต่งที่แยกจาก Core เมื่อผู้พัฒนาระบบออกเวอร์ชันใหม่ ส่วนมาตรฐานจึงสามารถอัปเดตได้โดยไม่ต้องเขียนทับส่วนที่ธุรกิจปรับแต่งไว้ทั้งหมด
แนวทางนี้ไม่ได้หมายความว่าการอัปเกรดจะไม่มีผลกระทบเลย เพราะการเปลี่ยนแปลงของระบบหลักอาจยังต้องมีการตรวจสอบความเข้ากันได้ของส่วนที่ปรับแต่ง แต่ช่วยลดความเสี่ยงจากการแก้ไข Core โดยตรง และทำให้การดูแลระบบในระยะยาวเป็นระบบมากขึ้น
ดังนั้น ก่อนเลือก ERP ที่ปรับแต่งได้ ผู้บริหารควรถามผู้ให้บริการให้ชัดว่า ส่วนที่พัฒนาเพิ่มเติมแยกจาก Core อย่างไร และเมื่อระบบมีเวอร์ชันใหม่ ส่วนที่ปรับแต่งจะได้รับการดูแลอย่างไร เพราะคำตอบเหล่านี้สะท้อนความยืดหยุ่นของระบบได้มากกว่าคำว่า “ปรับแต่งได้” เพียงอย่างเดียว
ERP ที่ปรับแต่งได้เหมาะกับธุรกิจแบบไหน
ERP ที่ปรับแต่งได้เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการใช้ระบบมาตรฐานเป็นพื้นฐาน แต่มีบางกระบวนการที่ต้องรองรับเงื่อนไขเฉพาะขององค์กร โดยไม่จำเป็นต้องพัฒนาระบบใหม่ทั้งหมด ลักษณะที่มักได้ประโยชน์จากแนวทางนี้ เช่น องค์กรที่มีหลายแผนกและต้องใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน มีขั้นตอนอนุมัติหลายระดับ มีหลายบริษัทหรือหลายสาขาที่มีรายละเอียดการทำงานแตกต่างกัน หรือมีรายงานและข้อมูลเฉพาะที่ผู้บริหารต้องใช้ประกอบการตัดสินใจเป็นประจำ
แนวทางนี้ยังเหมาะกับธุรกิจที่ต้องการรักษากระบวนการสำคัญบางส่วนที่สร้างความแตกต่าง ขณะเดียวกันก็ต้องการใช้ฟังก์ชันมาตรฐานในส่วนที่ไม่จำเป็นต้องพัฒนาใหม่ การปรับแต่งจึงควรเกิดขึ้นเฉพาะจุดที่มีเหตุผลทางธุรกิจชัดเจน ไม่ใช่การทำให้ทุกขั้นตอนเหมือนวิธีทำงานเดิมโดยไม่พิจารณาว่าจำเป็นหรือไม่
อย่างไรก็ตาม หากกระบวนการภายในยังไม่ชัดเจนหรือแต่ละฝ่ายทำงานด้วยวิธีที่แตกต่างกันโดยไม่มีมาตรฐานร่วมกัน การรีบปรับแต่งระบบอาจทำให้ปัญหาเดิมถูกนำเข้าไปอยู่ใน ERP แทนที่จะได้รับการแก้ไข ดังนั้น ธุรกิจควรจัดระเบียบกระบวนการและกำหนดสิ่งที่ต้องการจากระบบให้ชัดเจนก่อน แล้วจึงเริ่ม shortlist ผู้ให้บริการที่มีแนวทางและฟังก์ชันสอดคล้องกับความต้องการ โดยใช้เกณฑ์ในการ เปรียบเทียบระบบ ERP โรงงาน มาประกอบการประเมิน
โรงงานผลิตควรพิจารณาอะไรเป็นพิเศษก่อนเลือกโปรแกรม ERP
สำหรับโรงงาน การตัดสินใจเลือกระหว่าง ERP สำเร็จรูป Custom ERP หรือระบบมาตรฐานที่ปรับแต่งได้ ควรพิจารณาจากลักษณะของกระบวนการผลิตจริงมากกว่าดูเพียงจำนวนฟังก์ชันที่ระบบมี เพราะรายละเอียดบางอย่างอาจใช้การตั้งค่ามาตรฐานได้ ขณะที่บางกระบวนการอาจต้องปรับแต่งเพิ่มเติมเพื่อให้สอดคล้องกับวิธีทำงานของโรงงาน
ตัวอย่างแรกคือ สูตรการผลิตและโครงสร้างการผลิต หากโรงงานมีสูตรการผลิตหลายระดับหรือผลิตสินค้าหลายรูปแบบ ควรตรวจสอบว่าระบบรองรับโครงสร้างเหล่านี้ผ่านการตั้งค่ามาตรฐานได้หรือไม่ หากรองรับอยู่แล้วก็ไม่จำเป็นต้องพัฒนาระบบขึ้นใหม่เพียงเพราะกระบวนการมีรายละเอียดมาก
อีกเรื่องคือ การควบคุมคุณภาพและการตรวจสอบย้อนกลับ โรงงานที่มีเกณฑ์ตรวจสอบแตกต่างกันตามประเภทสินค้า ลูกค้า หรือวัตถุดิบ ควรดูว่าระบบสามารถกำหนดเงื่อนไขและเก็บข้อมูลที่ต้องการได้มากน้อยเพียงใด รวมถึงการตรวจสอบย้อนกลับตามล็อต เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลตั้งแต่วัตถุดิบไปจนถึงสินค้าที่ผลิตเสร็จได้
ด้าน ข้อมูลจากหน้างานผลิต ก็ควรพิจารณาว่าข้อมูลที่ต้องใช้สามารถบันทึกและเชื่อมต่อกับระบบได้อย่างไร โดยเฉพาะข้อมูลจากเครื่องจักรหรือเหตุการณ์ที่ส่งผลต่อการผลิต เช่น เวลาหยุดเครื่องและสาเหตุของการหยุด หากระบบมาตรฐานรองรับข้อมูลในระดับที่ต้องการอยู่แล้ว การตั้งค่าอาจเพียงพอ แต่หากโรงงานมีข้อกำหนดเฉพาะ อาจต้องพิจารณาการเชื่อมต่อหรือการปรับแต่งเพิ่มเติม
นอกจากนี้ควรดู การเชื่อมโยงต้นทุนการผลิตกับข้อมูลทางบัญชี ว่าข้อมูลวัตถุดิบ แรงงาน กระบวนการผลิต และต้นทุนที่เกี่ยวข้องสามารถส่งต่อไปยังส่วนบัญชีได้ตามรูปแบบที่องค์กรต้องการหรือไม่ เพราะหากต้องนำข้อมูลจากหลายระบบมารวมกันภายหลัง อาจเพิ่มทั้งภาระงานและความเสี่ยงจากข้อมูลไม่ตรงกัน
หลักสำคัญจึงไม่ใช่การถามว่า “ระบบนี้ปรับแต่งได้มากแค่ไหน” แต่ควรถามว่า ส่วนไหนของกระบวนการใช้ฟังก์ชันมาตรฐานได้ และส่วนไหนจำเป็นต้องปรับแต่งจริง การแยกสองส่วนนี้ช่วยให้โรงงานประเมินขอบเขตการพัฒนาและต้นทุนระยะยาวได้แม่นยำขึ้น โดยพิจารณาจาก ระบบสำหรับธุรกิจการผลิต ว่าฟังก์ชันมาตรฐานรองรับกระบวนการของโรงงานได้มากน้อยเพียงใด และมีจุดใดที่อาจต้องปรับแต่งเพิ่มเติม
HashMicro ช่วยธุรกิจในเรื่องนี้ได้อย่างไร
สำหรับธุรกิจที่ไม่ต้องการเลือกระหว่าง ERP สำเร็จรูปกับ Custom ERP แบบสุดทาง HashMicro วางแนวทางระบบไว้ในรูปแบบ ERP มาตรฐานที่สามารถปรับแต่งได้ โดยใช้โมดูลมาตรฐานเป็นพื้นฐานสำหรับกระบวนการหลักขององค์กร เช่น การผลิต คลังสินค้า จัดซื้อ บัญชี และการจัดการรายงาน ขณะที่ความต้องการเฉพาะของแต่ละธุรกิจสามารถพิจารณาปรับแต่งเพิ่มเติมตามขอบเขตที่เหมาะสม
แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรไม่จำเป็นต้องพัฒนาทุกกระบวนการขึ้นใหม่ตั้งแต่ต้น และยังสามารถรองรับขั้นตอนการทำงานที่มีรายละเอียดเฉพาะได้ โดยการปรับแต่งถูกแยกออกจากระบบหลัก ทำให้การพัฒนาเพิ่มเติมไม่จำเป็นต้องเข้าไปแก้ไข Core ของระบบโดยตรง ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงที่ส่วนที่ปรับแต่งจะกระทบกับการอัปเดตระบบในอนาคต ทั้งนี้ ขอบเขตและวิธีการปรับแต่งควรประเมินตามความต้องการของแต่ละองค์กรร่วมกับทีมที่เกี่ยวข้อง
อีกประเด็นที่ควรพิจารณาคือผู้ที่จะรับผิดชอบระบบหลังเริ่มใช้งาน HashMicro ให้บริการและดูแลระบบโดยทีมผู้พัฒนาโดยตรง ไม่ได้ดำเนินงานในรูปแบบตัวแทนจำหน่ายเพียงอย่างเดียว จึงสามารถพูดคุยเรื่องความต้องการด้านระบบ การปรับแต่ง และการดูแลต่อเนื่องกับทีมที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบได้โดยตรง
HashMicro จึงเป็นอีกทางเลือกสำหรับองค์กรที่ต้องการใช้ระบบมาตรฐานควบคู่กับการรองรับกระบวนการเฉพาะ โดยรายละเอียดการใช้งานในภาคการผลิตสามารถพิจารณาร่วมกับ ฟังก์ชันของ HashMicro ERP สำหรับโรงงาน เพื่อให้เห็นขอบเขตของระบบก่อนตัดสินใจ
เมื่อกระบวนการของแต่ละองค์กรมีรายละเอียดแตกต่างกัน การ ปรึกษาทีมผู้เชี่ยวชาญของ HashMicro จึงเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินว่าขั้นตอนใดเหมาะกับฟังก์ชันมาตรฐาน และขั้นตอนใดควรปรับแต่งเพิ่มเติม
สรุป
การเลือก ERP สำเร็จรูปหรือ Custom ERP จึงไม่ควรเริ่มจากคำถามว่าแบบไหนดีกว่ากัน แต่ควรเริ่มจากการประเมินว่าธุรกิจมีความต้องการเฉพาะมากแค่ไหน กระบวนการใดเป็นมาตรฐาน และกระบวนการใดมีความสำคัญจนจำเป็นต้องปรับให้เข้ากับวิธีทำงานขององค์กร รวมถึงพิจารณาว่าธุรกิจพร้อมลงทุนทั้งด้านเวลา งบประมาณ และทรัพยากรสำหรับดูแลระบบในระยะยาวมากน้อยเพียงใด
สำหรับองค์กรที่ต้องการทั้งความเร็วในการเริ่มใช้งานและความยืดหยุ่นในการรองรับกระบวนการเฉพาะ ระบบมาตรฐานที่ปรับแต่งได้ จึงเป็นอีกทางเลือกที่ควรนำมาพิจารณา โดยเฉพาะธุรกิจการผลิตที่อาจมีสูตรการผลิต ขั้นตอนควบคุมคุณภาพ หรือการจัดการข้อมูลหน้างานที่แตกต่างกัน แต่ยังต้องการระบบที่สามารถดูแลและพัฒนาต่อได้ในระยะยาว
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ทำได้ หากระบบถูกออกแบบให้รองรับการปรับแต่งโดยไม่กระทบกับระบบหลัก อย่างไรก็ตาม ควรสอบถามผู้ให้บริการตั้งแต่ก่อนเริ่มโครงการว่าอะไรสามารถปรับแต่งได้ อะไรมีข้อจำกัด และการพัฒนาเพิ่มเติมจะส่งผลต่อการอัปเดตระบบในอนาคตหรือไม่ เพื่อป้องกันข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้นหลังใช้งานจริง
ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของระบบและข้อตกลงกับผู้ให้บริการ จึงควรสอบถามเรื่องสิทธิ์ในข้อมูลและวิธี Export ข้อมูลตั้งแต่ก่อนเซ็นสัญญา นอกจากดูว่าระบบสามารถแสดงข้อมูลบนหน้าจอได้หรือไม่ ควรตรวจสอบด้วยว่าสามารถนำข้อมูลออกมาในรูปแบบที่นำไปใช้ต่อหรือย้ายเข้าสู่ระบบอื่นได้จริงหรือไม่
การเลือกแนวทางไม่ควรเป็นหน้าที่ของฝ่าย IT เพียงฝ่ายเดียว เพราะระบบ ERP กระทบหลายกระบวนการในองค์กร ควรมีเจ้าของกระบวนการจากฝ่ายที่ใช้งานจริง ฝ่ายการเงิน และผู้บริหารที่ดูแลด้านงบประมาณและเป้าหมายระยะยาวเข้าร่วมประเมิน เพื่อให้เห็นทั้งความต้องการด้านการใช้งานและต้นทุนที่อาจเกิดขึ้นในแต่ละแนวทาง
เริ่มจากระบุว่าข้อมูลใดเป็นข้อมูลสำคัญที่หลายฝ่ายต้องใช้ร่วมกัน และระบบใดมีผลต่อกระบวนการอื่นมากที่สุด จากนั้นจึงพิจารณาว่าควรเชื่อมต่อหรือปรับเปลี่ยนส่วนใดก่อน ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทุกระบบพร้อมกัน หากการทยอยจัดการเป็นลำดับช่วยลดความเสี่ยงต่อการดำเนินงานได้มากกว่า
ไม่มีระยะเวลาที่เหมาะกับทุกองค์กร เพราะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนและความพร้อมของกระบวนการภายใน สิ่งสำคัญกว่าความเร็วคือองค์กรต้องตอบให้ได้ว่ากระบวนการใดเป็นความต้องการเฉพาะที่จำเป็นจริง และส่วนใดสามารถใช้มาตรฐานของระบบได้ หากยังไม่สามารถแยกสองส่วนนี้ได้ชัดเจน การเร่งตัดสินใจอาจทำให้องค์กรเลือกแนวทางที่ไม่เหมาะสมตั้งแต่ต้น
