Cloud CRM vs On-Premise CRM เลือกแบบไหนดีให้เหมาะกับธุรกิจ?

การเลือก ระบบ CRM ไม่ได้ดูแค่ฟีเจอร์หรือความง่ายในการใช้งาน แต่ควรพิจารณารูปแบบการติดตั้งและบริหารระบบ ซึ่งส่งผลต่อต้นทุน การควบคุมข้อมูล และการขยายการใช้งาน

ธุรกิจสามารถเลือกใช้ Cloud CRM ที่เข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต หรือ On-Premise CRM ที่ติดตั้งบน Infrastructure ขององค์กร แม้ทั้งสองรูปแบบจะช่วยจัดการข้อมูลลูกค้าเหมือนกัน แต่มีข้อแตกต่างด้านการลงทุน การดูแลระบบ การอัปเดต และการควบคุมข้อมูล

บทความนี้จะเปรียบเทียบ Cloud CRM และ On-Premise CRM เพื่อช่วยให้ธุรกิจเลือกโซลูชันที่เหมาะกับ Business Requirement และทรัพยากรขององค์กร

Cloud CRM และ On-Premise CRM คืออะไร?

ก่อนเปรียบเทียบว่า Cloud CRM หรือ On-Premise CRM เหมาะกับธุรกิจมากกว่า ควรเข้าใจรูปแบบการติดตั้งและบริหารระบบก่อน เพราะทั้งสองรูปแบบมีวิธีจัดการ Infrastructure และข้อมูลที่แตกต่างกัน โดย Cloud CRM จะให้ผู้ให้บริการดูแลโครงสร้างพื้นฐานหลัก ขณะที่ On-Premise CRM ให้องค์กรติดตั้งและดูแลระบบด้วย Infrastructure ของตนเอง

Cloud CRM คืออะไร?

Cloud CRM คือระบบ CRM ที่โฮสต์อยู่บน Infrastructure ของผู้ให้บริการ และผู้ใช้งานเข้าถึงระบบผ่านอินเทอร์เน็ต จึงไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Server สำหรับ CRM ไว้ภายในองค์กรเอง โดยผู้ให้บริการจะรับผิดชอบการดูแล Infrastructure และส่วนสำคัญของระบบตามขอบเขตบริการที่กำหนด

รูปแบบการใช้งานของ Cloud CRM มักมีลักษณะสำคัญดังนี้

• Subscription: ธุรกิจชำระค่าบริการตามแผนการใช้งาน เช่น รายเดือนหรือรายปี แทนการลงทุนซื้อ Infrastructure สำหรับติดตั้งระบบเอง

• Remote Access: สามารถเข้าถึงระบบจากสถานที่ต่าง ๆ ผ่านอินเทอร์เน็ต เหมาะกับองค์กรที่มีหลายสาขา ทีมขายที่ต้องทำงานนอกสำนักงาน หรือมีรูปแบบการทำงานแบบ Remote และ Hybrid

• Provider-managed Updates: ผู้ให้บริการเป็นผู้ดูแลการอัปเดตและบำรุงรักษาระบบในส่วนที่อยู่ภายใต้บริการ ช่วยลดภาระของทีม IT ในการจัดการ Infrastructure

• Scalability: โดยทั่วไปสามารถปรับขนาดการใช้งาน เช่น เพิ่มผู้ใช้งานหรือทรัพยากรตามแผนบริการได้ง่ายกว่าเมื่อธุรกิจเติบโต โดยไม่จำเป็นต้องจัดหา Server ใหม่ด้วยตนเองในทุกกรณี

อย่างไรก็ตาม Cloud CRM ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจจะไม่ต้องรับผิดชอบเรื่องระบบเลย เพราะองค์กรยังต้องกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล ดูแลบัญชีผู้ใช้งาน และพิจารณานโยบายด้านความปลอดภัยและข้อมูลร่วมกับผู้ให้บริการ

ดังนั้น จุดสำคัญของ Cloud CRM คือ การแบ่งความรับผิดชอบด้าน Infrastructure ระหว่างธุรกิจกับผู้ให้บริการ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจลดภาระด้าน Hardware และการดูแลระบบบางส่วน แต่ในทางกลับกัน องค์กรก็ต้องพิจารณาความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ นโยบายด้าน Security และระดับการควบคุมระบบที่ได้รับก่อนตัดสินใจเลือกใช้งาน

On-Premise CRM คืออะไร?

On-Premise CRM คือระบบ CRM ที่ติดตั้งและทำงานอยู่บน Infrastructure ขององค์กร เช่น Server และระบบเครือข่ายภายในบริษัท โดยองค์กรเป็นผู้รับผิดชอบหลักในการบริหารจัดการระบบและข้อมูล ทำให้สามารถกำหนดสภาพแวดล้อมและควบคุมการเข้าถึงระบบได้ตาม Requirement ขององค์กร

การเลือกใช้ On-Premise CRM จึงมาพร้อมกับความรับผิดชอบด้าน Infrastructure ที่มากขึ้น เช่น

• Hardware: องค์กรต้องจัดเตรียมและดูแล Server รวมถึง Infrastructure ที่จำเป็นต่อการทำงานของระบบ

• Maintenance: ทีม IT ต้องดูแลประสิทธิภาพและความพร้อมใช้งานของระบบ รวมถึงแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นภายใน Environment ขององค์กร

• Security: องค์กรสามารถกำหนดมาตรการและนโยบายด้านความปลอดภัยให้สอดคล้องกับข้อกำหนดภายในได้ แต่ต้องมีทรัพยากรและความเชี่ยวชาญในการดูแล

• Backup: ต้องวางระบบสำรองข้อมูลและแผนกู้คืนข้อมูล เพื่อรองรับกรณีระบบหรือ Hardware เกิดปัญหา

• Updates: องค์กรมีอำนาจตัดสินใจมากขึ้นว่าจะอัปเดตระบบเมื่อใดและอย่างไร แต่ต้องจัดสรรทรัพยากรสำหรับการทดสอบและติดตั้ง Update ด้วย

ข้อได้เปรียบสำคัญของ On-Premise CRM จึงอยู่ที่ ระดับการควบคุมระบบและ Infrastructure องค์กรสามารถออกแบบ Environment และกำหนดแนวทางการบริหารระบบให้สอดคล้องกับ Requirement ของตนเองได้มากกว่า แต่ต้องแลกกับต้นทุนและภาระในการดูแลระบบที่สูงขึ้น โดยเฉพาะสำหรับองค์กรที่ไม่มีทีม IT หรือ Infrastructure พร้อมรองรับ

Cloud CRM กับ On-Premise CRM ต่างกันที่อะไร?

ความแตกต่างหลักของ Cloud CRM และ On-Premise CRM ไม่ได้อยู่ที่ฟีเจอร์ของ CRM โดยตรง แต่เป็นเรื่องของ สถานที่ติดตั้งระบบ ใครเป็นผู้ดูแล Infrastructure และองค์กรมีอำนาจควบคุมระบบในระดับใด ซึ่งส่งผลต่อการใช้งานและต้นทุนในระยะยาว

ความแตกต่างหลักของ Cloud CRM และ On-Premise CRM ไม่ได้อยู่ที่ฟีเจอร์ของ CRM โดยตรง แต่เป็นเรื่องของ สถานที่ติดตั้งระบบ ใครเป็นผู้ดูแล Infrastructure และองค์กรมีอำนาจควบคุมระบบในระดับใด ซึ่งส่งผลต่อการใช้งานและต้นทุนในระยะยาว

อย่างไรก็ตาม ตารางนี้เป็นเพียงภาพรวมของ Deployment Model เท่านั้น เพราะรายละเอียดจริงอาจแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการ สัญญาบริการ และ Product Edition ดังนั้น การตัดสินใจเลือก CRM จึงควรพิจารณาต่อว่าแต่ละรูปแบบส่งผลต่อต้นทุน การดูแลระบบ ความยืดหยุ่น และการเติบโตของธุรกิจอย่างไร

Cloud CRM vs On-Premise CRM ต่างกันอย่างไร?

เมื่อเข้าใจรูปแบบการติดตั้งของ Cloud CRM และ On-Premise CRM แล้ว ขั้นต่อไปคือการเปรียบเทียบในมุมธุรกิจ เพราะการเลือก Deployment Model ไม่ได้ส่งผลแค่ต่อวิธีใช้งานระบบ แต่ยังเกี่ยวข้องกับงบประมาณ ทรัพยากรที่ต้องใช้ และภาระในการบริหารระบบในระยะยาว โดยแต่ละรูปแบบมีต้นทุนและข้อแลกเปลี่ยนที่แตกต่างกัน

ค่าใช้จ่ายและรูปแบบการลงทุน

สิ่งแรกที่ธุรกิจควรพิจารณาคือ รูปแบบของต้นทุน เพราะ Cloud CRM และ On-Premise CRM มีวิธีลงทุนที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน โดยไม่ควรเปรียบเทียบจากค่าบริการหรือราคาซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียว แต่ควรมองทั้ง Initial Cost และ Ongoing Cost ที่เกิดขึ้นตลอดระยะเวลาการใช้งาน

Cloud CRM มักเริ่มต้นด้วยค่าใช้บริการแบบ Subscription รายเดือนหรือรายปี ทำให้ธุรกิจไม่จำเป็นต้องลงทุนซื้อ Server และ Infrastructure สำหรับติดตั้งระบบเองตั้งแต่แรก นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายด้านการดูแล Infrastructure บางส่วนยังอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ให้บริการตามขอบเขตของบริการ

ในทางกลับกัน On-Premise CRM มักต้องมีการลงทุนเริ่มต้นสูงกว่า เนื่องจากองค์กรต้องเตรียมทั้ง Software, Server, Network และ Infrastructure ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงบุคลากรหรือทีม IT สำหรับติดตั้งและดูแลระบบ หลังจากนั้นยังอาจมีค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง เช่น Maintenance, Hardware Replacement, Backup และการอัปเกรดระบบ

Cloud CRM มักเริ่มต้นด้วยค่าใช้บริการแบบ Subscription รายเดือนหรือรายปี ทำให้ธุรกิจไม่จำเป็นต้องลงทุนซื้อ Server และ Infrastructure สำหรับติดตั้งระบบเองตั้งแต่แรก นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายด้านการดูแล Infrastructure บางส่วนยังอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ให้บริการตามขอบเขตของบริการ

ในทางกลับกัน On-Premise CRM มักต้องมีการลงทุนเริ่มต้นสูงกว่า เนื่องจากองค์กรต้องเตรียมทั้ง Software, Server, Network และ Infrastructure ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงบุคลากรหรือทีม IT สำหรับติดตั้งและดูแลระบบ หลังจากนั้นยังอาจมีค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง เช่น Maintenance, Hardware Replacement, Backup และการอัปเกรดระบบ

อย่างไรก็ตาม Cloud CRM ไม่ได้หมายความว่าถูกกว่า On-Premise เสมอไป เพราะค่า Subscription ที่เกิดขึ้นต่อเนื่องอาจเพิ่มขึ้นตามจำนวนผู้ใช้งานหรือระดับบริการ ขณะที่ On-Premise แม้มี Initial Cost สูงกว่า แต่รูปแบบต้นทุนในระยะยาวอาจแตกต่างกันตาม Infrastructure และทรัพยากรที่องค์กรมีอยู่แล้ว

ดังนั้น ธุรกิจควรพิจารณาต้นทุนตลอดอายุการใช้งานของระบบ หรือ Total Cost of Ownership (TCO) ควบคู่กับงบประมาณที่มี ไม่ใช่ตัดสินจากราคาตั้งต้นเพียงอย่างเดียว เช่น ธุรกิจที่มีทีม IT และ Server Infrastructure อยู่แล้วอาจมีต้นทุนเพิ่มเติมสำหรับ On-Premise ไม่มากเท่ากับองค์กรที่ต้องสร้าง Infrastructure ใหม่ทั้งหมด ในขณะที่ธุรกิจที่ต้องการเริ่มใช้ระบบเร็วและไม่ต้องการลงทุน Hardware เพิ่ม อาจเห็นข้อได้เปรียบของ Cloud CRM มากกว่า

การควบคุมข้อมูลและความปลอดภัย

เรื่องข้อมูลเป็นอีกปัจจัยสำคัญในการเลือก CRM เพราะระบบ CRM เกี่ยวข้องกับข้อมูลลูกค้า รายละเอียดการติดต่อ ประวัติการขาย และข้อมูลทางธุรกิจอื่น ๆ ความแตกต่างระหว่าง Cloud CRM และ On-Premise CRM จึงอยู่ที่ ใครเป็นผู้ควบคุม Infrastructure และรับผิดชอบมาตรการด้านความปลอดภัย

สำหรับ On-Premise CRM องค์กรสามารถควบคุม Server, Network และ Environment ของระบบได้โดยตรง จึงมีความยืดหยุ่นในการกำหนดนโยบาย Security, Access Control และการจัดการข้อมูลให้สอดคล้องกับข้อกำหนดภายใน แต่ในขณะเดียวกัน องค์กรก็ต้องรับผิดชอบการออกแบบและดูแลมาตรการเหล่านี้เอง

ส่วน Cloud CRM Infrastructure และระบบส่วนหนึ่งอยู่ภายใต้การดูแลของผู้ให้บริการ ธุรกิจจึงต้องพิจารณาว่าผู้ให้บริการมีมาตรการด้าน Security, Backup และ Data Protection อย่างไร รวมถึงสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ละเอียดเพียงใด

ทั้งนี้ การใช้ Cloud ไม่ได้หมายความว่าระบบมีความปลอดภัยต่ำกว่า On-Premise โดยอัตโนมัติ เพราะความปลอดภัยขึ้นอยู่กับทั้งเทคโนโลยี กระบวนการ และการบริหารจัดการของแต่ละฝ่าย ก่อนเลือกใช้ธุรกิจจึงควรตรวจสอบอย่างน้อยว่า

• มีมาตรการ Security และการป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตอย่างไร

• มีระบบ Backup และ Data Recovery หรือไม่ และมีขอบเขตการให้บริการอย่างไร

• สามารถกำหนด Access Control ตามบทบาทของผู้ใช้งานได้หรือไม่

• ผู้ให้บริการมีมาตรฐานหรือแนวทางด้านความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือไม่

• มีข้อกำหนดเกี่ยวกับสถานที่จัดเก็บข้อมูลและการจัดการข้อมูลอย่างไร

ดังนั้น ประเด็นสำคัญจึงไม่ใช่เพียงว่า “ข้อมูลอยู่ที่ไหน” แต่คือ องค์กรสามารถควบคุมและบริหารความเสี่ยงด้านข้อมูลได้ในระดับที่ต้องการหรือไม่

การดูแลระบบและการอัปเดต

นอกจากเรื่องข้อมูลแล้ว ธุรกิจควรพิจารณาด้วยว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบเมื่อระบบต้อง Maintenance, Update หรือแก้ไขปัญหา เพราะภาระของทีม IT ระหว่าง Cloud CRM และ On-Premise CRM แตกต่างกัน

ใน Cloud CRM ผู้ให้บริการมักรับผิดชอบ Infrastructure และการบำรุงรักษาระบบในส่วนที่อยู่ภายใต้บริการ เช่น การดูแล Server และการอัปเดตบางประเภท ช่วยลดภาระของทีม IT ภายในองค์กร ทำให้สามารถนำทรัพยากรไปดูแลงานด้านอื่นได้มากขึ้น

ขณะที่ On-Premise CRM องค์กรมีอำนาจควบคุม Environment ของระบบมากกว่า แต่ต้องรับผิดชอบงานที่เกี่ยวข้องด้วยตนเอง เช่น การบำรุงรักษา Server การติดตั้ง Security Patch การสำรองข้อมูล และการ Upgrade ระบบ ซึ่งอาจต้องใช้ทั้งบุคลากรและเวลา

ความแตกต่างนี้มีผลต่อการวางแผนของทีม IT โดยเฉพาะเมื่อระบบต้องได้รับการอัปเดต หากเป็น On-Premise องค์กรสามารถเลือกช่วงเวลาและวิธีการอัปเดตให้สอดคล้องกับระบบภายในได้มากกว่า แต่ก็ต้องจัดเตรียมทรัพยากรสำหรับทดสอบและดำเนินการเอง ในขณะที่ Cloud ช่วยลดภาระด้าน Infrastructure แต่ธุรกิจควรตรวจสอบนโยบายและรอบการอัปเดตของผู้ให้บริการว่าเหมาะกับการทำงานขององค์กรหรือไม่

จึงอาจมองได้ว่า Cloud CRM แลกการควบคุม Infrastructure บางส่วนกับการลดภาระในการดูแลระบบ ส่วน On-Premise ให้การควบคุมที่มากกว่า แต่ต้องแลกกับความรับผิดชอบด้าน IT ที่มากขึ้น

การเข้าถึงและการทำงานจากหลายสถานที่

รูปแบบการทำงานขององค์กรก็เป็นอีกปัจจัยที่ทำให้การเลือก Deployment Model แตกต่างกัน โดยเฉพาะธุรกิจที่มีหลายสาขา มีทีมขายที่ต้องออกไปพบลูกค้า หรือมีพนักงานที่ทำงานแบบ Hybrid และ Remote

Cloud CRM สามารถเข้าถึงระบบผ่านอินเทอร์เน็ต ทำให้พนักงานสามารถใช้งานข้อมูลลูกค้าและทำงานกับระบบจากสถานที่ต่าง ๆ ได้ โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ภายในสำนักงานเดียวกัน ทั้งนี้ การเข้าถึงจริงยังขึ้นอยู่กับ Internet Connectivity, Authentication และนโยบายความปลอดภัยขององค์กร

ตัวอย่างเช่น ทีมขายที่ต้องเดินทางไปพบลูกค้านอกสำนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นผ่านระบบ Cloud เพื่อดูประวัติการติดต่อหรืออัปเดตข้อมูลหลังการประชุมได้ หรือบริษัทที่มีหลายสาขาสามารถให้ทีมงานใช้ระบบ CRM เดียวกันโดยไม่ต้องติดตั้งระบบแยกในแต่ละสถานที่

สำหรับ On-Premise CRM การเข้าถึงจากภายนอกองค์กรอาจต้องอาศัย Network Configuration เพิ่มเติม เช่น VPN หรือ Infrastructure ที่องค์กรจัดเตรียมไว้ จึงต้องพิจารณาความพร้อมของระบบ Network และ Security ควบคู่กัน

ดังนั้น หากองค์กรมีรูปแบบการทำงานที่กระจายหลายสถานที่และต้องการให้ทีมเข้าถึงระบบได้อย่างคล่องตัว Cloud CRM อาจตอบโจทย์ด้าน Accessibility ได้ง่ายกว่าในหลายกรณี ขณะที่องค์กรที่มีการทำงานภายใน Infrastructure เป็นหลักและต้องการควบคุม Environment อย่างใกล้ชิด อาจพิจารณา On-Premise ตาม Requirement ของตนเอง

ความยืดหยุ่นและการขยายระบบ

เมื่อธุรกิจเติบโต ความต้องการใช้ระบบ CRM มักเปลี่ยนตามไปด้วย เช่น จำนวนผู้ใช้งานเพิ่มขึ้น มีสาขาใหม่ ต้องรองรับข้อมูลที่มากขึ้น หรือมี Workflow ที่ซับซ้อนกว่าเดิม ดังนั้น นอกจากความสามารถของระบบในปัจจุบันแล้ว ธุรกิจควรพิจารณาด้วยว่า CRM สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้มากน้อยเพียงใด

สำหรับ Cloud CRM การขยายการใช้งานมักทำได้ง่ายกว่าในหลายกรณี โดยธุรกิจสามารถเพิ่ม Users หรือปรับระดับการใช้งานตามแผนบริการของผู้ให้บริการได้ โดยไม่จำเป็นต้องจัดหา Server หรือขยาย Infrastructure ด้วยตนเองทุกครั้ง เช่น หากบริษัทเปิดสาขาใหม่และต้องการเพิ่มผู้ใช้งาน CRM ก็สามารถปรับจำนวนผู้ใช้ให้สอดคล้องกับการเติบโตได้ตามเงื่อนไขของบริการ

ข้อดีอีกด้านคือ Cloud CRM ช่วยให้ธุรกิจที่กำลังขยายตัวไม่จำเป็นต้องลงทุน Infrastructure ล่วงหน้ามากเกินความจำเป็น เพราะสามารถปรับการใช้งานตามความต้องการจริงได้ อย่างไรก็ตาม ความยืดหยุ่นในการขยายระบบยังขึ้นอยู่กับ Pricing Plan, System Architecture และข้อจำกัดของผู้ให้บริการ จึงควรตรวจสอบรายละเอียดก่อนตัดสินใจ

ในขณะที่ On-Premise CRM เมื่อองค์กรมีจำนวนผู้ใช้งานหรือปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้น อาจต้องวางแผนขยาย Server, Storage, Network หรือทรัพยากรอื่นที่เกี่ยวข้อง ทำให้การขยายระบบอาจต้องใช้ทั้งเวลาและงบประมาณเพิ่มเติม แต่ข้อแลกเปลี่ยนคือองค์กรมีอิสระในการควบคุม Environment ของระบบมากกว่า

จุดนี้ทำให้ On-Premise อาจเหมาะกับองค์กรที่มี Requirement ด้าน Configuration หรือ Customization ในระดับสูง และมีทีม IT ที่สามารถบริหาร Infrastructure รวมถึงการปรับแต่งระบบได้ เช่น ธุรกิจที่มี Workflow เฉพาะ ต้องการควบคุม Environment หรือมีข้อกำหนดด้านระบบที่ไม่สามารถใช้ Configuration มาตรฐานของบริการ Cloud ได้

ดังนั้น การพิจารณาความยืดหยุ่นจึงควรมองทั้ง ความง่ายในการขยายระบบ และ ระดับการควบคุมที่องค์กรต้องการ โดย Cloud CRM อาจได้เปรียบเมื่อธุรกิจต้องการขยายการใช้งานอย่างรวดเร็วและลดภาระด้าน Infrastructure ขณะที่ On-Premise อาจตอบโจทย์องค์กรที่ให้ความสำคัญกับการควบคุมและการปรับแต่งระบบในระดับสูงมากกว่า

Cloud CRM vs On-Premise CRM แบบไหนเหมาะกับธุรกิจ?

ไม่มี Deployment Model ใดเหมาะกับทุกธุรกิจ การเลือกควรพิจารณาจาก Business Requirement เช่น งบประมาณ ความพร้อมของทีม IT รูปแบบการทำงาน และระดับการควบคุมระบบที่ต้องการ

Cloud CRM เหมาะกับธุรกิจแบบไหน?

Cloud CRM เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการเริ่มใช้งานเร็ว ลด Initial Cost และไม่ต้องการดูแล Server, Backup หรือ Maintenance เอง โดยเฉพาะองค์กรที่มีทีม IT จำกัด

นอกจากนี้ยังเหมาะกับธุรกิจที่มีหลายสาขา ทีมงานทำงานแบบ Hybrid หรือ Remote และมีแผนขยาย Users หรือสาขาในอนาคต เพราะสามารถเข้าถึงและขยายระบบผ่านบริการของผู้ให้บริการได้ง่าย

อย่างไรก็ตาม ควรตรวจสอบว่า Cloud CRM รองรับข้อกำหนดด้านการจัดเก็บข้อมูล การควบคุมระบบ และ Customization ขององค์กรหรือไม่

On-Premise CRM เหมาะกับธุรกิจแบบไหน?

On-Premise CRM เหมาะกับองค์กรที่ต้องการควบคุม Data, Infrastructure และ Environment อย่างเต็มที่ รวมถึงมีทีม IT และทรัพยากรพร้อมดูแลระบบ

เหมาะกับธุรกิจที่มี Workflow เฉพาะ ต้องการ Customization สูง หรือต้องเชื่อมต่อกับระบบภายใน โดยสามารถควบคุม Server, Network และ Configuration ได้เอง

อย่างไรก็ตาม องค์กรต้องรับผิดชอบ Hardware, Security, Backup, Maintenance และ Upgrade ทั้งหมด จึงควรเลือกใช้เมื่อมีความพร้อมในการบริหาร Infrastructure และต้องการการควบคุมระบบในระดับสูง

Checklist ก่อนตัดสินใจเลือก CRM

ก่อนเลือก Cloud CRM หรือ On-Premise CRM ธุรกิจควรประเมินความต้องการขององค์กรจากหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการทำงาน ความพร้อมของทีม IT งบประมาณ และแผนการเติบโต ลองใช้คำถามต่อไปนี้เป็น Checklist ประกอบการตัดสินใจ

• ต้องการเข้าถึงระบบจากหลายสถานที่หรือไม่?
  หากมีหลายสาขา ทีมขายที่ต้องเดินทาง หรือพนักงานทำงานแบบ Hybrid และ Remote ควรพิจารณารูปแบบที่รองรับการเข้าถึงจากภายนอกได้สะดวก

• มีทีม IT และ Infrastructure พร้อมดูแลหรือไม่?
  หากมีทีม IT ที่สามารถดูแล Server, Network, Backup และ Maintenance ได้ On-Premise อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า ขณะที่องค์กรที่มีทรัพยากร IT จำกัดอาจพิจารณา Cloud CRM เพื่อลดภาระด้าน Infrastructure

• ต้องการควบคุม Data และ Environment ระดับใด?
  หากองค์กรต้องการควบคุม Server, Network และ Environment ของระบบโดยตรง ควรพิจารณา On-Premise แต่หากยอมรับการให้ผู้ให้บริการดูแล Infrastructure บางส่วนได้ Cloud CRM อาจตอบโจทย์มากกว่า

• งบประมาณเหมาะกับ Subscription หรือการลงทุน Infrastructure มากกว่า?
  เปรียบเทียบทั้ง Initial Cost และค่าใช้จ่ายระยะยาว ไม่ควรพิจารณาเฉพาะราคาซื้อระบบหรือค่าบริการเริ่มต้น

• ธุรกิจมีแผนเพิ่ม Users, Branches หรือขยายระบบหรือไม่?
  หากมีแผนขยายธุรกิจอย่างต่อเนื่อง ควรตรวจสอบว่าระบบสามารถเพิ่ม Users, รองรับข้อมูลที่มากขึ้น และขยายการใช้งานได้ง่ายเพียงใด

• ต้องการ Customize Workflow ในระดับใด?
  หากธุรกิจมี Workflow เฉพาะและต้องการควบคุม Configuration ในระดับสูง ควรตรวจสอบขอบเขตการ Customization ของแต่ละ Deployment Model รวมถึงทรัพยากรที่ต้องใช้ในการดูแลระบบ

เมื่อประเมินครบทุกด้านแล้ว ธุรกิจจะเห็นภาพชัดขึ้นว่า ควรให้ความสำคัญกับความคล่องตัวในการใช้งาน การลดภาระด้าน Infrastructure หรือการควบคุมระบบในระดับสูง ซึ่งจะช่วยให้เลือก CRM จาก Business Requirement ขององค์กร แทนการเลือกตามกระแสหรือรูปแบบที่ได้รับความนิยมเพียงอย่างเดียว

ตัวอย่าง Cloud CRM และ On-Premise CRM ที่ธุรกิจควรพิจารณา

หลังจากเปรียบเทียบ Cloud CRM และ On-Premise CRM แล้ว การดูตัวอย่างจากผู้ให้บริการจริงจะช่วยให้เห็นว่าแต่ละโซลูชันมีแนวทางรองรับ Business Requirement แตกต่างกันอย่างไร อย่างไรก็ตาม ธุรกิจไม่ควรพิจารณาเพียงว่า CRM ติดตั้งแบบใด แต่ควรดู Architecture, การเชื่อมต่อกับระบบอื่น และความเหมาะสมกับ Business Workflow ควบคู่กัน

HashMicro CRM

จุดที่ควรพิจารณาเป็นพิเศษสำหรับ HashMicro CRM คือ CRM ไม่ได้ทำงานเป็นซอฟต์แวร์แยกจากระบบอื่น แต่เป็น โมดูลบน ERP Platform ของ HashMicro ทำให้ข้อมูลและกระบวนการทำงานสามารถเชื่อมโยงกับโมดูลธุรกิจอื่น เช่น Sales, Accounting, Inventory และ POS บน Platform เดียวกัน

โครงสร้างลักษณะนี้มีผลต่อการเลือก Deployment เพราะการกำหนดว่าจะวางระบบบน Cloud, On-Premise หรือ Deployment รูปแบบอื่น จะเกิดขึ้นในระดับ Platform และ CRM จะทำงานอยู่ภายใต้ Architecture เดียวกับระบบธุรกิจส่วนอื่น ไม่จำเป็นต้องออกแบบ CRM เป็นระบบแยกแล้วเชื่อมต่อกับ ERP ภายหลัง

สำหรับการใช้งานด้าน CRM ธุรกิจสามารถพิจารณาความสามารถที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการขายและการจัดการลูกค้า เช่น

• CRM Contacts และ Partners สำหรับจัดการข้อมูลลูกค้าและผู้ติดต่อ

• Lead-to-Order Pipeline สำหรับติดตามกระบวนการตั้งแต่ Lead ไปจนถึง Order

• Salesperson Management สำหรับบริหารข้อมูลและการทำงานของทีมขาย

• Activity Management สำหรับติดตามกิจกรรมและงานที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า

• การเชื่อมต่อกับระบบเดิมผ่าน API ในกรณีที่องค์กรมีระบบภายในที่ต้องการเชื่อมข้อมูลเข้ากับ Platform

อีกประเด็นที่ควรพิจารณาคือ Business Workflow เพราะการเลือก CRM ไม่ได้จบเพียงการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า แต่เกี่ยวข้องกับกระบวนการตั้งแต่การติดตาม Lead การขาย ไปจนถึงข้อมูลที่เชื่อมโยงกับระบบหลังบ้าน

ดังนั้น หากธุรกิจกำลังเปรียบเทียบ CRM หลายราย ควรพิจารณาว่าแต่ละระบบสามารถตอบโจทย์ได้ทั้งในระดับ CRM และ Business Platform หรือไม่ รวมถึงตรวจสอบว่า Deployment ที่ต้องการมีให้บริการในตลาดและ Product Edition ที่องค์กรเลือกหรือไม่

ตัวอย่าง Cloud CRM รายอื่น

ตลาด Cloud CRM มีผู้ให้บริการหลายราย เช่น Salesforce, HubSpot และ Zoho CRM ซึ่งมีแนวทางการใช้งานและ Ecosystem แตกต่างกัน ธุรกิจที่สนใจ Cloud CRM จึงควรเปรียบเทียบมากกว่าความสามารถในการเข้าถึงระบบผ่านอินเทอร์เน็ต

ประเด็นที่ควรพิจารณา เช่น

• Ecosystem และ Integration สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่ธุรกิจใช้อยู่ได้มากน้อยเพียงใด

• Scalability รองรับการเพิ่ม Users, ข้อมูล และกระบวนการทำงานได้อย่างไร

• Ease of Use ทีมขายและผู้ใช้งานสามารถเรียนรู้และนำระบบไปใช้ใน Workflow จริงได้ง่ายหรือไม่

• Total Cost of Ownership ค่าใช้บริการจะเปลี่ยนแปลงอย่างไรเมื่อจำนวนผู้ใช้งานหรือความต้องการของธุรกิจเพิ่มขึ้น

ตัวอย่างเหล่านี้ช่วยให้เห็นว่า Cloud CRM แต่ละรายมีจุดเน้นแตกต่างกัน ธุรกิจจึงควรเลือกจาก Business Requirement และระบบที่ต้องการเชื่อมต่อ มากกว่าดูเพียงว่าเป็น Cloud CRM เหมือนกัน

ตัวอย่าง On-Premise CRM รายอื่น

สำหรับองค์กรที่ต้องการควบคุม Infrastructure และ Environment ของระบบมากขึ้น ก็มี CRM ที่รองรับ On-Premise Deployment เช่น SugarCRM และโซลูชันในกลุ่ม Microsoft ที่มี Deployment Model แตกต่างกันตาม Product และ Edition

ประเด็นที่องค์กรควรนำมาเปรียบเทียบ ได้แก่

• Data Control ต้องการควบคุมสถานที่จัดเก็บและ Environment ของระบบในระดับใด

• Customization ระบบรองรับ Workflow และ Configuration เฉพาะขององค์กรได้มากน้อยเพียงใด

• Infrastructure Requirement องค์กรมี Server, Network และทีม IT พร้อมสำหรับการดูแลระบบหรือไม่

• Integration สามารถเชื่อมต่อกับระบบภายในที่มีอยู่ผ่าน API หรือวิธีที่เหมาะสมได้หรือไม่

จึงเห็นได้ว่า การเลือก On-Premise CRM ไม่ได้หมายถึงการเลือกเพราะต้องการเก็บข้อมูลไว้ภายในองค์กรเพียงอย่างเดียว แต่ต้องพิจารณาความพร้อมในการบริหาร Infrastructure, Security, Maintenance และ Customization ในระยะยาวด้วย

ทั้งนี้ Deployment Model ของ CRM แต่ละรายอาจแตกต่างกันตาม Product, Edition และตลาดที่ให้บริการ ดังนั้นก่อนตัดสินใจควรตรวจสอบข้อมูลของผลิตภัณฑ์ที่ต้องการใช้งานโดยตรง เพื่อให้แน่ใจว่ารูปแบบ Deployment และความสามารถที่ได้รับตรงกับ Business Requirement ขององค์กร

HashMicro CRM มีความแตกต่างอย่างไรในการเลือก Cloud และ On-Premise?

เมื่อพิจารณา Cloud CRM และ On-Premise CRM จากทั้งต้นทุน การควบคุมข้อมูล และการดูแลระบบแล้ว ธุรกิจควรดูต่อว่า CRM ที่เลือกสามารถรองรับ Business Requirement และ Workflow ได้มากน้อยเพียงใด

HashMicro CRM เป็นอีกตัวเลือกที่น่าสนใจ เพราะทำงานเป็นโมดูลบน ERP Platform เดียวกับ Sales, Accounting, Inventory และ POS ทำให้ธุรกิจสามารถพิจารณา CRM ร่วมกับระบบธุรกิจส่วนอื่นได้ตั้งแต่ต้น

เลือก Deployment ให้เหมาะกับ Business Requirement

HashMicro มีแนวทางรองรับทั้ง Cloud และ On-Premise ทำให้องค์กรสามารถพิจารณารูปแบบ Deployment ตามระดับการควบคุมข้อมูล ความพร้อมด้าน Infrastructure และรูปแบบการทำงานของทีม

Cloud เหมาะกับองค์กรที่ต้องการเข้าถึงระบบจากหลายสถานที่และลดภาระด้าน Server และ Infrastructure ภายใน ขณะที่ On-Premise เหมาะกับองค์กรที่ต้องการควบคุม Environment และการจัดการข้อมูลภายใน Infrastructure ของตนเอง

ดังนั้น การเลือก Deployment ควรเริ่มจาก Business Requirement ขององค์กร ไม่ใช่เลือกจากรูปแบบที่ได้รับความนิยมเพียงอย่างเดียว ทั้งนี้ ควรตรวจสอบ Deployment ที่ให้บริการจริงตาม Product, Edition และตลาดที่เลือกใช้ก่อนตัดสินใจ

เชื่อม CRM เข้ากับ Business Workflow

จุดที่น่าสนใจของ HashMicro CRM คือการทำงานบน ERP Platform เดียวกับ Sales, Accounting, Inventory และ POS ทำให้ CRM ไม่ได้แยกออกจากระบบหลังบ้าน แต่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทำงานของแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน

ตัวอย่างเช่น ทีมขายสามารถติดตาม Lead และ Sales Pipeline ขณะที่ข้อมูล Order สามารถเชื่อมต่อกับกระบวนการด้าน Accounting และ Inventory ได้ตาม Workflow ของธุรกิจ ช่วยให้มอง Customer Journey ตั้งแต่การเริ่มต้นติดต่อไปจนถึงการซื้อขายได้เป็นระบบมากขึ้น

นอกจากนี้ HashMicro ยังมี API สำหรับเชื่อมต่อกับระบบเดิมขององค์กร จึงเป็นอีกประเด็นที่ควรพิจารณาสำหรับธุรกิจที่มี Technology Environment อยู่แล้ว

รองรับการเติบโตและการใช้งานของธุรกิจในไทย

เมื่อธุรกิจมีจำนวนผู้ใช้งาน สาขา หรือกระบวนการทำงานเพิ่มขึ้น การมี CRM อยู่บน Platform เดียวกับระบบธุรกิจอื่นช่วยให้องค์กรสามารถขยายการใช้งานโดยมองกระบวนการแบบ End-to-End ได้มากขึ้น

สำหรับธุรกิจในไทย ควรพิจารณาควบคู่กันทั้งความสามารถของ Software และ การให้คำปรึกษา การวางระบบ และการสนับสนุนหลังการใช้งาน เพื่อให้สามารถปรับระบบเข้ากับ Business Workflow ขององค์กรได้จริง

ดังนั้น ก่อนเลือก HashMicro CRM ควรประเมินทั้ง Deployment, การเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจ, ความสามารถในการรองรับ Workflow และบริการสนับสนุน เพื่อดูว่าเหมาะกับ Business Requirement ขององค์กรหรือไม่

สรุป Cloud CRM vs On-Premise CRM เลือกแบบไหนดีให้เหมาะกับธุรกิจ?

การเลือก Cloud CRM หรือ On-Premise CRM ไม่มีรูปแบบใดที่เหมาะกับทุกธุรกิจ เพราะแต่ละองค์กรมี Business Requirement และข้อจำกัดแตกต่างกัน ทั้งงบประมาณ ระดับการควบคุมข้อมูล ความพร้อมของทีม IT การเข้าถึงระบบ ความต้องการ Customization และแผนการเติบโตในอนาคต ดังนั้น ควรพิจารณาจากความต้องการของธุรกิจมากกว่าการเลือกตามว่า Cloud หรือ On-Premise แบบใด “ดีกว่า”

หากยังไม่แน่ใจว่ารูปแบบใดเหมาะกับธุรกิจ HashMicro มีทีมผู้เชี่ยวชาญที่สามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเลือก Deployment และวางแนวทางการใช้งานระบบให้สอดคล้องกับ Business Requirement ขององค์กร โดยพิจารณาทั้ง Workflow การทำงาน การเชื่อมต่อกับระบบอื่น และความต้องการในระยะยาว

ธุรกิจสามารถ ปรึกษาทีม HashMicro เพื่อประเมินความต้องการเบื้องต้น และดูว่า CRM รูปแบบใดเหมาะกับการใช้งานจริง พร้อม ทดลองใช้งาน Demo ฟรี ก่อนตัดสินใจนำระบบไปใช้งาน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)