AI สำหรับ HR คืออะไร? พลิกการทำงาน HR ด้วย AI

ปัจจุบันงาน HR ต้องรับมือกับข้อมูลและกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น ตั้งแต่การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร การจัดการข้อมูลพนักงาน ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางแผนและสนับสนุนการตัดสินใจ ทำให้ AI (Artificial Intelligence) เริ่มเข้ามามีบทบาทในการช่วยลดภาระงานที่ทำซ้ำและเพิ่มความรวดเร็วให้กับหลายกระบวนการของ HR

AI สำหรับ HR สามารถนำมาใช้ได้หลากหลายรูปแบบ เช่น ช่วยสร้าง Job Description วิเคราะห์ข้อมูลผู้สมัคร ตอบคำถามของพนักงาน สรุปข้อมูล หรือค้นหาแนวโน้มจากข้อมูลบุคลากร อย่างไรก็ตาม AI ไม่ได้เข้ามาแทนที่ทีม HR ทั้งหมด เพราะงานด้านทรัพยากรบุคคลยังต้องอาศัยความเข้าใจบริบท การสื่อสาร และ Human Judgment ในการตัดสินใจ

บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่า AI สำหรับ HR คืออะไร ทำงานอย่างไร และสามารถนำมาใช้กับกระบวนการ HR ด้านใดได้บ้าง พร้อมทั้งอธิบายประโยชน์ ข้อจำกัด และสิ่งที่องค์กรควรพิจารณาก่อนนำ AI มาใช้ เพื่อให้สามารถเลือกแนวทางที่เหมาะสมกับการทำงานและความต้องการขององค์กรได้

บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่า AI สำหรับ HR คืออะไร ทำงานอย่างไร และสามารถนำมาใช้กับกระบวนการ HR ด้านใดได้บ้าง พร้อมทั้งอธิบายประโยชน์ ข้อจำกัด และสิ่งที่องค์กรควรพิจารณาก่อนนำ AI มาใช้ เพื่อให้สามารถเลือกแนวทางที่เหมาะสมกับการทำงานและความต้องการขององค์กรได้

AI สำหรับ HR คืออะไร?

AI สำหรับ HR หรือ AI for HR คือการนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) มาประยุกต์ใช้กับงานและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล เพื่อช่วยให้ทีม HR จัดการข้อมูล ทำงานบางส่วนที่ต้องทำเป็นประจำ และวิเคราะห์ข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น โดย AI ไม่ได้หมายถึงเครื่องมือประเภทใดประเภทหนึ่ง แต่ครอบคลุมเทคโนโลยีหลายรูปแบบที่สามารถนำมาปรับใช้กับงาน HR ตามวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน

ตัวอย่างเช่น AI สามารถช่วยสร้าง Job Description วิเคราะห์ข้อมูลผู้สมัคร ตอบคำถามเกี่ยวกับนโยบายหรือสิทธิประโยชน์ของพนักงาน สรุปข้อมูล HR หรือวิเคราะห์แนวโน้มจากข้อมูลบุคลากร เพื่อให้ทีม HR มีข้อมูลประกอบการทำงานและการตัดสินใจมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม การนำ AI มาใช้ในงาน HR ไม่ได้หมายความว่า AI จะเข้ามาทำงานแทนบุคลากรทั้งหมด เพราะหลายกระบวนการยังต้องอาศัยประสบการณ์ ความเข้าใจบริบทขององค์กร และ Human Judgment โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับการประเมินหรือการตัดสินใจเกี่ยวกับพนักงาน

AI ใน HR ทำงานอย่างไร?

AI ใน HR ทำงานโดยนำข้อมูลและบริบทจากกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลมาใช้ในการประมวลผลและวิเคราะห์ จากนั้นจึงสร้างผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน เช่น การสรุปข้อมูล การสร้างเนื้อหา การตอบคำถาม หรือการค้นหาแนวโน้มที่อาจเป็นประโยชน์ต่อทีม HR

ตัวอย่างการนำ AI มาใช้กับข้อมูล HR ได้แก่

• วิเคราะห์ข้อมูลพนักงาน: ช่วยประมวลผลข้อมูลจำนวนมากและค้นหาแนวโน้มที่อาจใช้ประกอบการวางแผนบุคลากร

• สร้างเนื้อหา: ช่วยร่าง Job Description ประกาศรับสมัครงาน หรือเนื้อหาสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร

• ตอบคำถาม: ใช้ AI Chatbot หรือ AI Assistant ช่วยตอบคำถามทั่วไปเกี่ยวกับนโยบาย การลา หรือสวัสดิการ

• วิเคราะห์ข้อมูลผู้สมัคร: ช่วยจัดระเบียบและวิเคราะห์ข้อมูลจากผู้สมัครตามเกณฑ์ที่กำหนด

• สร้าง Insight: ช่วยสรุปข้อมูลและนำเสนอประเด็นที่ทีม HR ควรให้ความสนใจ

ทั้งนี้ คุณภาพของผลลัพธ์ไม่ได้ขึ้นอยู่กับ AI เพียงอย่างเดียว แต่ยังเกี่ยวข้องกับ คุณภาพของข้อมูล กระบวนการทำงาน และวิธีการกำหนดโจทย์ให้ระบบ หากข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือมีความคลาดเคลื่อน ผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจไม่เหมาะสมกับการนำไปใช้งาน ดังนั้น HR จึงควรตรวจสอบผลลัพธ์และใช้ข้อมูลจาก AI ร่วมกับบริบทจริงก่อนนำไปตัดสินใจ

AI ต่างจากระบบ HR ทั่วไปอย่างไร?

แม้ AI และระบบ HR จะสามารถทำงานร่วมกันได้ แต่บทบาทของทั้งสองเทคโนโลยีมีความแตกต่างกัน โดย HR Software มักทำหน้าที่เป็นระบบกลางสำหรับจัดเก็บข้อมูลและบริหารกระบวนการ เช่น ข้อมูลพนักงาน การเข้างาน การลา Payroll และ Recruitment ขณะที่ AI สามารถเข้ามาช่วยทำงานกับข้อมูลเหล่านั้นในด้านการวิเคราะห์ การสร้างเนื้อหา การตอบคำถาม หรือการค้นหาแนวโน้ม

ตัวอย่างเช่น ระบบ HR อาจใช้สำหรับบันทึกประวัติการลาและข้อมูลการทำงานของพนักงาน ส่วน AI สามารถนำข้อมูลที่อยู่ในระบบมาช่วยสรุปแนวโน้มการลา หรือช่วยตอบคำถามของพนักงานเกี่ยวกับสิทธิการลาได้

จึงอาจมองความแตกต่างในภาพรวมได้ดังนี้

จึงอาจมองความแตกต่างในภาพรวมได้ดังนี้

ดังนั้น AI จึงไม่ได้เป็นสิ่งที่เข้ามาแทนที่ HR Software แต่สามารถทำงานร่วมกันเพื่อเพิ่มความสามารถในการจัดการและใช้ประโยชน์จากข้อมูล โดยระบบ HR ทำหน้าที่เป็นโครงสร้างสำหรับจัดเก็บข้อมูลและบริหารกระบวนการ ส่วน AI เข้ามาช่วยให้ทีม HR สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้วิเคราะห์และสนับสนุนการทำงานได้มากขึ้น

AI ช่วยงาน HR ด้านใดได้บ้าง?

AI สามารถเข้ามาสนับสนุนงาน HR ได้หลายขั้นตอน ตั้งแต่การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร การ Onboarding ไปจนถึงการพัฒนาพนักงานและการวิเคราะห์ข้อมูล โดยแต่ละ Use Case มีเป้าหมายสำคัญในการลดงาน Manual ที่ใช้เวลามาก และช่วยให้ทีม HR ทำงานกับข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

อย่างไรก็ตาม รูปแบบการใช้งาน AI ควรแตกต่างกันตามกระบวนการและความต้องการขององค์กร และไม่ได้หมายความว่า AI จะสามารถดำเนินการทุกขั้นตอนได้โดยไม่ต้องมีคนดูแล โดยเฉพาะกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการประเมินบุคลากรหรือการตัดสินใจที่มีผลต่อพนักงาน

AI ช่วยสรรหาและคัดเลือกบุคลากร

ในกระบวนการ Recruitment AI สามารถช่วยลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำและช่วยให้ทีม HR จัดการข้อมูลผู้สมัครจำนวนมากได้สะดวกขึ้น เช่น การสร้าง Job Description การจัดระเบียบข้อมูลจาก Resume หรือการวิเคราะห์ทักษะของผู้สมัครให้สอดคล้องกับคุณสมบัติที่องค์กรกำหนด

ตัวอย่างการนำ AI มาใช้ในขั้นตอนสรรหา ได้แก่

• สร้าง Job Description: ช่วยร่างรายละเอียดตำแหน่งงานจากข้อมูล เช่น หน้าที่ ความรับผิดชอบ และทักษะที่ต้องการ

• คัดกรองข้อมูลผู้สมัคร: ช่วยจัดกลุ่มหรือค้นหาข้อมูลจาก Resume ตามเกณฑ์ที่กำหนด

• วิเคราะห์ Skills: ช่วยเปรียบเทียบทักษะและประสบการณ์ของผู้สมัครกับความต้องการของตำแหน่ง

• สนับสนุนการสื่อสารกับ Candidate: AI Chatbot สามารถตอบคำถามทั่วไปเกี่ยวกับตำแหน่งงานหรือขั้นตอนการสมัครได้

อย่างไรก็ตาม AI อาจได้รับอิทธิพลจาก Bias ที่มีอยู่ในข้อมูลหรือเกณฑ์ที่ใช้ในการประเมิน ดังนั้น HR ควรตรวจสอบผลลัพธ์และพิจารณาข้อมูลของผู้สมัครในภาพรวมก่อนตัดสินใจ โดยเฉพาะเมื่อผลลัพธ์จาก AI ถูกนำมาใช้ในขั้นตอนคัดเลือกบุคลากร

AI ช่วยจัดการ Onboarding

หลังจากรับพนักงานเข้ามาแล้ว AI สามารถช่วยให้กระบวนการ Onboarding ดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับการให้ข้อมูลและตอบคำถามที่พนักงานใหม่มักต้องการทราบ เช่น นโยบายบริษัท สวัสดิการ ขั้นตอนการลา หรือเอกสารที่ต้องจัดเตรียม

องค์กรสามารถนำ AI Chatbot หรือ AI Assistant มาใช้เป็นช่องทางให้พนักงานค้นหาข้อมูลได้ด้วยตนเอง เช่น เมื่อพนักงานใหม่ต้องการทราบวิธีขอสิทธิ์ต่าง ๆ ก็สามารถสอบถามระบบและได้รับคำตอบจากข้อมูลที่องค์กรเตรียมไว้

นอกจากนี้ AI ยังสามารถช่วยเตรียมเนื้อหาและข้อมูลสำหรับ Onboarding ให้เหมาะกับแต่ละตำแหน่งหรือช่วงเวลาของการเริ่มงาน ช่วยลดคำถามซ้ำ ๆ ที่ทีม HR ต้องตอบด้วยตนเอง และทำให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้สะดวกขึ้น

AI ช่วยพัฒนาและบริหาร Talent

AI สามารถนำข้อมูลด้าน Skills, Performance และประวัติการพัฒนาของพนักงานมาวิเคราะห์ เพื่อช่วยให้ HR มองเห็นความต้องการในการพัฒนาบุคลากรได้ชัดเจนขึ้น ข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปประกอบการวางแผน Training, Career Path และการพัฒนาทักษะที่สอดคล้องกับบทบาทของพนักงาน

ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีข้อมูลทักษะของพนักงานและผลการประเมิน Performance อย่างเป็นระบบ AI อาจช่วยวิเคราะห์ช่องว่างด้านทักษะ (Skill Gap) และเสนอหัวข้อ Training ที่เกี่ยวข้องกับทักษะที่ต้องพัฒนาได้

AI ยังสามารถช่วยวิเคราะห์ข้อมูลของพนักงานในภาพรวมเพื่อสนับสนุนการบริหาร Talent เช่น การค้นหาทักษะที่มีอยู่ภายในองค์กร หรือการมองหาโอกาสในการพัฒนาบุคลากรให้เหมาะกับบทบาทในอนาคต

อย่างไรก็ตาม คำแนะนำจาก AI ควรใช้เป็นข้อมูลประกอบการวางแผน ไม่ควรนำมาใช้เป็นเกณฑ์เดียวในการตัดสินใจเรื่อง Career Path หรือศักยภาพของพนักงาน เพราะการพัฒนาบุคลากรยังต้องพิจารณาความสนใจ เป้าหมาย และบริบทของแต่ละคนร่วมด้วย

AI ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลและสนับสนุนการตัดสินใจของ HR

อีกหนึ่งบทบาทสำคัญของ AI คือการช่วย HR ทำงานกับข้อมูลบุคลากรจำนวนมาก ซึ่งในองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ ข้อมูลอาจมาจากหลายกระบวนการ เช่น การเข้างาน การลา Performance การสรรหา และการพัฒนาพนักงาน

AI สามารถช่วยประมวลผลข้อมูลเหล่านี้เพื่อค้นหา Pattern หรือแนวโน้มที่อาจมองเห็นได้ยากจากการวิเคราะห์ด้วยตนเอง เช่น แนวโน้มการลา การเปลี่ยนแปลงของจำนวนบุคลากร หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนกำลังคน

เมื่อมีข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายขึ้น HR สามารถนำ Insight เหล่านี้ไปใช้ประกอบการวางแผนและตัดสินใจ เช่น การวางแผนอัตรากำลัง การจัดสรรทรัพยากร หรือการกำหนดแนวทางพัฒนาบุคลากร

ทั้งนี้ AI ทำหน้าที่สนับสนุนการวิเคราะห์มากกว่าการตัดสินใจแทน HR เพราะข้อมูลเชิงตัวเลขอาจไม่ได้สะท้อนบริบททั้งหมดขององค์กรหรือพนักงาน ดังนั้น HR ควรนำผลวิเคราะห์มาพิจารณาร่วมกับข้อมูลอื่นและตรวจสอบความถูกต้องก่อนนำไปใช้จริง

AI ช่วยยกระดับ Employee Experience

นอกจากช่วยทีม HR แล้ว AI ยังสามารถทำให้พนักงานเข้าถึงบริการและข้อมูลด้าน HR ได้สะดวกขึ้น โดยเฉพาะเมื่อองค์กรมีพนักงานจำนวนมากและมีคำถามหรือคำขอที่เกิดขึ้นเป็นประจำ

AI Chatbot หรือ AI Assistant สามารถทำหน้าที่เป็นช่องทางให้พนักงานค้นหาข้อมูลด้วยตนเอง เช่น

• สอบถามนโยบายและระเบียบภายในองค์กร

• ตรวจสอบข้อมูลสิทธิประโยชน์และสวัสดิการ

• สอบถามขั้นตอนการลา หรือการยื่นคำขอต่าง ๆ

• ค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ HR

• ขอความช่วยเหลือในขั้นตอนเบื้องต้นของงาน HR

การให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วขึ้นช่วยลดขั้นตอนการติดต่อ HR ในเรื่องทั่วไป ขณะที่ทีม HR สามารถลดเวลาในการตอบคำถามซ้ำ ๆ และนำเวลาไปใช้กับงานที่ต้องอาศัยการประสานงานและการตัดสินใจมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม ประสบการณ์ที่ดีจาก AI ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ระบบนำมาใช้ด้วย องค์กรจึงควรตรวจสอบให้ข้อมูลด้านนโยบายและสิทธิประโยชน์มีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานได้รับข้อมูลที่คลาดเคลื่อน

ประโยชน์ของ AI สำหรับ HR

จากการนำ AI มาประยุกต์ใช้ในกระบวนการต่าง ๆ ของ HR ประโยชน์ที่เกิดขึ้นไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการทำงานให้เร็วขึ้น แต่ยังช่วยให้ทีม HR จัดการข้อมูลจำนวนมากได้สะดวก ลดภาระจากงานที่ทำซ้ำ และมีข้อมูลประกอบการวางแผนและตัดสินใจมากขึ้น ขณะเดียวกันพนักงานก็สามารถเข้าถึงข้อมูลและบริการด้าน HR ได้ง่ายกว่าเดิม

อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์ที่องค์กรได้รับจาก AI ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การใช้งาน คุณภาพของข้อมูล และกระบวนการที่นำ AI เข้าไปสนับสนุน ดังนั้นควรเลือกใช้ AI กับงานที่เหมาะสม แทนการนำเทคโนโลยีมาใช้โดยไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน

ลดงาน Manual และงานที่ทำซ้ำ

งาน HR หลายประเภทต้องใช้เวลาในการดำเนินการซ้ำเป็นประจำ เช่น การตอบคำถามทั่วไป การจัดเตรียมเอกสาร การค้นหาข้อมูล หรือการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง AI สามารถเข้ามาช่วยจัดการงานในลักษณะนี้ ทำให้ทีม HR ลดเวลาที่ต้องใช้กับงาน Manual และนำเวลาไปโฟกัสกับงานที่ต้องอาศัยการวิเคราะห์และการทำงานร่วมกับบุคลากรมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น AI Chatbot สามารถตอบคำถามทั่วไปเกี่ยวกับนโยบายหรือสวัสดิการ ขณะที่ Generative AI สามารถช่วยร่างเอกสารหรือ Job Description ตามข้อมูลที่กำหนดไว้ โดย HR ยังสามารถตรวจสอบและปรับแก้เนื้อหาก่อนนำไปใช้งานจริง

เมื่อ AI เข้ามารับผิดชอบงานที่มีรูปแบบชัดเจนบางส่วน ทีม HR จึงสามารถจัดสรรเวลาไปยังงานที่มีความสำคัญมากขึ้น เช่น การพัฒนาบุคลากร การสร้าง Employee Engagement และการวางแผนกำลังคน

ทำงานกับข้อมูล HR จำนวนมากได้รวดเร็วขึ้น

องค์กรที่มีพนักงานจำนวนมากจะมีข้อมูล HR เกิดขึ้นจากหลายกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการเข้างาน การลา Performance การสรรหา หรือการฝึกอบรม การนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ด้วยตนเองอาจใช้เวลามาก โดยเฉพาะเมื่อข้อมูลอยู่ในหลายรูปแบบหรือมาจากหลายแหล่ง

AI สามารถช่วยประมวลผลและสรุปข้อมูลจำนวนมากในระยะเวลาที่สั้นลง รวมถึงช่วยค้นหา Pattern หรือแนวโน้มที่น่าสนใจ เช่น รูปแบบการลาในแต่ละช่วงเวลา หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนกำลังคน

อย่างไรก็ตาม การประมวลผลได้รวดเร็วไม่ได้หมายความว่าผลลัพธ์จะถูกต้องเสมอไป HR จึงควรตรวจสอบแหล่งที่มาของข้อมูลและความสมเหตุสมผลของผลลัพธ์ก่อนนำไปใช้ โดยเฉพาะข้อมูลที่มีผลต่อการบริหารบุคลากร

สนับสนุนการตัดสินใจด้วยข้อมูล

AI สามารถช่วยเปลี่ยนข้อมูล HR ที่มีอยู่ให้กลายเป็น Insight ที่นำไปใช้ประกอบการวางแผนได้ เช่น การวิเคราะห์แนวโน้มของบุคลากร การค้นหาความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล หรือการสรุปประเด็นสำคัญจากข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งช่วยให้ HR มองเห็นภาพรวมได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีข้อมูล Performance และการพัฒนาทักษะของพนักงานอย่างต่อเนื่อง AI อาจช่วยวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้เห็น Skill Gap หรือแนวโน้มที่ควรนำไปพิจารณาในการวางแผน Training

อย่างไรก็ตาม AI ควรเป็น เครื่องมือสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support) มากกว่าผู้ตัดสินใจโดยอัตโนมัติ เพราะการบริหารบุคลากรจำเป็นต้องพิจารณาปัจจัยอื่นร่วมด้วย เช่น บริบทของแต่ละทีม ผลกระทบต่อพนักงาน และประสบการณ์ของ HR ดังนั้นผลลัพธ์จาก AI ควรถูกตรวจสอบและตีความก่อนนำไปใช้จริง

เพิ่มความสะดวกให้พนักงานและทีม HR

AI ยังสามารถช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของทั้งพนักงานและทีม HR โดยเปิดให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลและบริการด้าน HR ได้รวดเร็วขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องติดต่อเจ้าหน้าที่สำหรับทุกคำถามหรือคำขอ

ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถใช้ AI Assistant เพื่อสอบถามข้อมูลสวัสดิการ นโยบายการลา หรือขั้นตอนการยื่นคำขอต่าง ๆ ขณะที่ทีม HR สามารถลดเวลาในการตอบคำถามทั่วไปและนำเวลาไปใช้กับงานที่ต้องอาศัยการประสานงานหรือการดูแลบุคลากรโดยตรง

เมื่อ AI ถูกนำมาใช้ร่วมกับระบบ HR ที่มีข้อมูลและกระบวนการเป็นระบบ ประโยชน์จึงไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะกับทีม HR แต่ยังช่วยให้พนักงานได้รับบริการที่สะดวกและเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นอีกส่วนสำคัญของการยกระดับ Employee Experience

ข้อจำกัดและความเสี่ยงของ AI ในงาน HR

แม้ AI จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับหลายกระบวนการของ HR แต่การนำเทคโนโลยีมาใช้กับข้อมูลบุคลากรจำเป็นต้องพิจารณาข้อจำกัดและความเสี่ยงควบคู่กัน เนื่องจากข้อมูล HR มีทั้งข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูล Performance และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจด้านบุคลากร หาก AI ได้รับข้อมูลที่ไม่เหมาะสมหรือถูกนำไปใช้โดยไม่มีการกำกับดูแลที่เพียงพอ ผลลัพธ์ที่ได้อาจส่งผลกระทบต่อทั้งพนักงานและองค์กร

ดังนั้น ก่อนนำ AI มาใช้จริง องค์กรควรทำความเข้าใจข้อจำกัดของเทคโนโลยีและกำหนดแนวทางควบคุมการใช้งานให้เหมาะสม โดยเฉพาะ 4 ประเด็นสำคัญต่อไปนี้

AI อาจเกิด Bias จากข้อมูลที่ใช้

AI เรียนรู้รูปแบบจากข้อมูลที่นำมาใช้ หากข้อมูลในอดีตมี Bias หรือมีรูปแบบการตัดสินใจที่ไม่เหมาะสม AI ก็อาจสะท้อนหรือขยาย Bias เหล่านั้นออกมาในผลลัพธ์ได้ โดยความเสี่ยงนี้มีความสำคัญเป็นพิเศษในงาน HR ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินและคัดเลือกบุคลากร

ตัวอย่างเช่น หากข้อมูลการสรรหาในอดีตมีรูปแบบที่ทำให้ผู้สมัครบางกลุ่มได้รับโอกาสน้อยกว่า AI ที่เรียนรู้จากข้อมูลดังกล่าวอาจนำ Pattern เดิมมาใช้ในการคัดกรองผู้สมัคร ส่งผลให้เกิดความไม่เป็นธรรมโดยไม่ได้ตั้งใจ

ความเสี่ยงลักษณะเดียวกันอาจเกิดขึ้นกับการวิเคราะห์ Performance หรือการประเมินศักยภาพของพนักงาน หากข้อมูลที่ใช้ไม่ครอบคลุมหรือมีอคติอยู่ตั้งแต่ต้น

องค์กรจึงควรมีการตรวจสอบทั้งข้อมูลและผลลัพธ์จาก AI อย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะเมื่อ AI ถูกนำมาใช้ในกระบวนการที่มีผลต่อโอกาสในการทำงานของบุคลากร และไม่ควรใช้ผลลัพธ์จาก AI เป็นเกณฑ์เดียวในการตัดสินใจ

ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล HR

ข้อมูล HR มักประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน เช่น ข้อมูลติดต่อ ประวัติการทำงาน ข้อมูลเงินเดือน Performance และข้อมูลสวัสดิการ การนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้กับ AI จึงต้องพิจารณาทั้งเรื่องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล

ก่อนใช้งานองค์กรควรทำความเข้าใจว่า AI หรือระบบที่เลือกใช้มีการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลอย่างไร รวมถึงใครสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ และข้อมูลจะถูกนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด

ประเด็นที่ควรพิจารณา ได้แก่

• สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล: กำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูล HR แต่ละประเภทได้

• การจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล: ตรวจสอบแนวทางที่ระบบใช้ในการจัดการข้อมูลที่นำเข้าสู่ AI

• ประเภทข้อมูลที่นำไปใช้: หลีกเลี่ยงการส่งข้อมูลส่วนบุคคลเข้าเครื่องมือ AI โดยไม่จำเป็นหรือไม่มีการกำหนดแนวทางรองรับ

• การกำกับดูแลข้อมูล: กำหนด Policy และผู้รับผิดชอบในการควบคุมการใช้ข้อมูล

สำหรับองค์กรที่ดำเนินธุรกิจในประเทศไทย การใช้ AI กับข้อมูลพนักงานควรพิจารณาข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องด้วย เพื่อให้การนำข้อมูลไปประมวลผลสอดคล้องกับหน้าที่และแนวทางขององค์กร

AI อาจให้ข้อมูลผิดหรือไม่ตรงกับบริบท

อีกข้อจำกัดที่ควรระวังคือ AI สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน หรือไม่ตรงกับบริบทขององค์กรได้ แม้ระบบจะสามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แต่ไม่ได้หมายความว่าผลลัพธ์ทุกอย่างจะถูกต้องหรือเหมาะสมสำหรับการนำไปใช้จริง

ตัวอย่างเช่น AI อาจสรุปข้อมูลพนักงานผิดจากข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน หรือสร้างคำตอบเกี่ยวกับนโยบาย HR ที่ไม่ตรงกับ Policy ล่าสุดขององค์กร หากระบบไม่ได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน

คุณภาพของข้อมูลจึงเป็นปัจจัยสำคัญต่อการใช้ AI ในงาน HR โดยองค์กรควรตรวจสอบว่า

• ข้อมูลมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันหรือไม่

• ข้อมูลมีความครบถ้วนเพียงพอสำหรับวัตถุประสงค์ที่ต้องการหรือไม่

• แหล่งข้อมูลมีความน่าเชื่อถือหรือไม่

• ผลลัพธ์จาก AI สอดคล้องกับข้อมูลต้นทางและบริบทจริงหรือไม่

โดยเฉพาะเมื่อผลลัพธ์ถูกนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจเกี่ยวกับพนักงาน HR ควรตรวจสอบข้อมูลและใช้วิจารณญาณของผู้รับผิดชอบก่อนดำเนินการต่อ

AI ไม่สามารถแทนที่ Human Judgment ได้ทั้งหมด

แม้ AI จะช่วยวิเคราะห์ข้อมูลและทำงานบางส่วนของกระบวนการ HR ได้ แต่ยังมีงานหลายประเภทที่ต้องอาศัยความเข้าใจบริบท การสื่อสาร และการพิจารณาปัจจัยที่ไม่สามารถวัดได้จากข้อมูลเพียงอย่างเดียว

ตัวอย่างเช่น การพูดคุยเรื่อง Performance การจัดการความขัดแย้งในทีม การพิจารณาสถานการณ์เฉพาะของพนักงาน หรือการตัดสินใจที่มีผลต่อเส้นทางการทำงาน ล้วนต้องอาศัย Human Judgment และการสื่อสารระหว่างบุคคล

แนวทางที่เหมาะสมจึงไม่ใช่การปล่อยให้ AI ตัดสินใจทุกเรื่องโดยอัตโนมัติ แต่ควรกำหนดบทบาทของ AI ให้เป็น เครื่องมือสนับสนุนการทำงานของ HR เช่น ช่วยรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ Pattern หรือสร้างคำแนะนำเบื้องต้น จากนั้นให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบและพิจารณาผลลัพธ์ก่อนนำไปใช้

การมี Human Oversight จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญ โดยเฉพาะกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับสิทธิ โอกาส และผลกระทบต่อพนักงานโดยตรง

สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนนำ AI มาใช้ในงาน HR

การนำ AI มาใช้ในงาน HR ไม่ควรเริ่มจากการเลือก Technology ที่มีฟังก์ชันมากที่สุด แต่ควรเริ่มจากการทำความเข้าใจปัญหา กระบวนการทำงาน และความพร้อมขององค์กรก่อน เพราะ AI จะสร้างประโยชน์ได้มากขึ้นเมื่อถูกนำไปใช้กับงานที่มีเป้าหมายชัดเจนและมีข้อมูลที่เหมาะสมรองรับ

นอกจากนี้ งาน HR ยังเกี่ยวข้องกับข้อมูลบุคลากรและการตัดสินใจที่มีผลต่อพนักงาน องค์กรจึงควรกำหนดแนวทางการใช้งาน AI อย่างรอบคอบ ตั้งแต่การจัดการข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ ไปจนถึงการเตรียมความพร้อมของทีม HR โดยมีประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาดังนี้

เริ่มจากปัญหาและกระบวนการที่ต้องการแก้

ก่อนเลือกใช้ AI องค์กรควรสำรวจว่า Pain Point ของทีม HR อยู่ที่กระบวนการใด และงานประเภทไหนใช้เวลาในการดำเนินการมากหรือมีขั้นตอนที่ทำซ้ำเป็นประจำ เช่น การตอบคำถามพนักงาน การจัดการเอกสาร การรวบรวมข้อมูล หรือการวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากร

การเริ่มจากปัญหาจะช่วยให้องค์กรกำหนดวัตถุประสงค์ของการใช้ AI ได้ชัดเจนขึ้น เช่น หากทีม HR ใช้เวลาจำนวนมากในการตอบคำถามเกี่ยวกับสวัสดิการ อาจพิจารณา AI Chatbot เพื่อช่วยตอบคำถามทั่วไป หากปัญหาอยู่ที่การวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก อาจพิจารณา AI ที่ช่วยสรุปและวิเคราะห์ข้อมูล HR

ก่อนเลือก Technology จึงควรตอบคำถามพื้นฐานให้ได้ว่า

• กระบวนการใดใช้เวลาหรือทรัพยากรมากที่สุด?

• งานใดมีขั้นตอนซ้ำและสามารถกำหนดรูปแบบการทำงานได้?

• ต้องการให้ AI ช่วยลดเวลา เพิ่มความสะดวก หรือสนับสนุนการวิเคราะห์?

• ผลลัพธ์จาก AI จะถูกนำไปใช้โดยใครและในขั้นตอนใด?

แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรสามารถเลือก AI ที่ตอบโจทย์การทำงานจริง แทนการนำเทคโนโลยีมาใช้เพียงเพราะเป็นเทรนด์ใหม่

ตรวจสอบคุณภาพและความพร้อมของข้อมูล

ข้อมูลเป็นพื้นฐานสำคัญของการนำ AI มาใช้ในงาน HR เพราะระบบจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลเพื่อวิเคราะห์ สรุป หรือสร้างผลลัพธ์ หากข้อมูลมีข้อผิดพลาด ไม่ครบถ้วน หรือกระจัดกระจายอยู่ในหลายระบบ ผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ของการใช้งาน

องค์กรจึงควรประเมินความพร้อมของข้อมูลก่อนเริ่มใช้งาน AI เช่น

• ความถูกต้อง: ข้อมูลพนักงานและข้อมูล HR มีความถูกต้องหรือไม่

• ความครบถ้วน: มีข้อมูลเพียงพอสำหรับกระบวนการที่ต้องการนำ AI มาใช้หรือไม่

• ความเป็นปัจจุบัน: ข้อมูลมีการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอหรือไม่

• โครงสร้างข้อมูล: ข้อมูลจากแต่ละแหล่งสามารถนำมาใช้งานร่วมกันได้หรือไม่

• การจัดการข้อมูล: มีแนวทางกำหนดสิทธิ์และควบคุมการเข้าถึงข้อมูลหรือไม่

ตัวอย่างเช่น หากต้องการใช้ AI วิเคราะห์แนวโน้มการลา แต่ข้อมูลการลาของพนักงานไม่ได้ถูกบันทึกอย่างสม่ำเสมอ ผลวิเคราะห์ที่ได้อาจไม่สะท้อนสถานการณ์จริง ดังนั้นการจัดระเบียบและปรับปรุงคุณภาพข้อมูลจึงเป็นขั้นตอนสำคัญก่อนขยายการใช้ AI ไปยังกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น

กำหนดสิทธิ์ การกำกับดูแล และ Human Oversight

เนื่องจาก AI ในงาน HR อาจต้องทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน องค์กรควรกำหนด Data Governance และสิทธิ์การเข้าถึง ให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นว่าใครสามารถใช้ข้อมูลประเภทใด และสามารถนำข้อมูลไปใช้กับ AI ในกรณีใดได้บ้าง

นอกจากเรื่องการเข้าถึงข้อมูลแล้ว ควรกำหนดบทบาทของผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบผลลัพธ์จาก AI ด้วย โดยเฉพาะกรณีที่ AI ถูกนำไปใช้กับกระบวนการที่มีผลต่อพนักงาน เช่น Recruitment, Performance หรือการพิจารณาด้านบุคลากร

แนวทางที่ควรกำหนดไว้ ได้แก่

• ใครมีสิทธิ์ใช้งาน AI และเข้าถึงข้อมูลแต่ละประเภท

• ข้อมูลประเภทใดสามารถนำมาใช้กับ AI ได้

• ใครเป็นผู้ตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนนำไปใช้งาน

• กระบวนการใดสามารถใช้ AI ช่วยดำเนินการได้ และกระบวนการใดต้องมีมนุษย์อนุมัติ

• หาก AI ให้ผลลัพธ์ผิดพลาดหรือไม่เหมาะสม ต้องมีขั้นตอนแก้ไขอย่างไร

การกำหนด Human Oversight ช่วยให้องค์กรยังคงมีผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบและตัดสินใจ โดยเฉพาะเรื่องที่ต้องอาศัยบริบทหรือมีผลกระทบต่อบุคลากรโดยตรง

เตรียมความพร้อมด้าน AI Literacy ให้ทีม HR

การนำ AI มาใช้ให้เกิดประโยชน์ไม่ได้ขึ้นอยู่กับ Technology เพียงอย่างเดียว แต่ทีม HR ก็ควรมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับ AI เพื่อรู้ว่าระบบสามารถทำอะไรได้ มีข้อจำกัดอะไร และควรนำผลลัพธ์ไปใช้อย่างไร

ทีม HR ไม่จำเป็นต้องมีทักษะด้านการเขียนโปรแกรมหรือความรู้ทางเทคนิคขั้นสูงตั้งแต่เริ่มต้น แต่ควรมี AI Literacy ที่เพียงพอสำหรับการใช้งานในบริบทของตนเอง เช่น

• เข้าใจว่า AI ทำงานกับข้อมูลอย่างไรในระดับพื้นฐาน

• รู้ว่า AI สามารถช่วยงาน HR ด้านใดได้บ้าง

• เข้าใจข้อจำกัด เช่น Bias และข้อมูลที่อาจไม่ถูกต้อง

• สามารถตรวจสอบความสมเหตุสมผลของผลลัพธ์

• รู้ว่าข้อมูลประเภทใดไม่ควรนำเข้าสู่เครื่องมือ AI

• เข้าใจเมื่อใดควรให้มนุษย์เข้ามาตรวจสอบหรือตัดสินใจ

เมื่อทีม HR มีทั้งความรู้ด้านกระบวนการ HR และความเข้าใจเกี่ยวกับ AI มากขึ้น ก็จะสามารถตั้งโจทย์ให้ Technology ได้เหมาะสม รวมถึงตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนนำไปใช้จริงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

AI สำหรับ HR กับ HRM และ ERP ต่างกันอย่างไร?

เมื่อพูดถึงการนำ Technology มาใช้ในงาน HR องค์กรอาจพบทั้งคำว่า AI, HRM และ ERP ซึ่งแต่ละอย่างมีหน้าที่แตกต่างกัน แต่ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจต้องเลือกใช้เพียงเทคโนโลยีใดเทคโนโลยีหนึ่ง เพราะสามารถนำมาทำงานร่วมกันเพื่อจัดการข้อมูลและกระบวนการขององค์กรได้

โดยทั่วไป HRM จะเน้นการจัดการข้อมูลและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล ERP ช่วยเชื่อมข้อมูลและกระบวนการของหลายฝ่ายเข้าด้วยกัน ส่วน AI สามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาช่วยวิเคราะห์ สรุปข้อมูล สร้าง Insight และสนับสนุนการทำงานของบุคลากร

HRM ช่วยจัดการกระบวนการและข้อมูลบุคลากร

HRM หรือ Human Resource Management System คือระบบที่ออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลโดยเฉพาะ ตั้งแต่ข้อมูลพนักงานไปจนถึงกระบวนการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นตลอด Employee Lifecycle

ตัวอย่างกระบวนการที่ HRM สามารถรองรับได้ เช่น

• Employee Information: จัดเก็บและจัดการข้อมูลพนักงาน

• Time Attendance: จัดการข้อมูลเวลาเข้า-ออกงาน

• Leave Management: จัดการการลาและคำขอของพนักงาน

• Payroll: รองรับกระบวนการคำนวณและจัดการข้อมูลเงินเดือนตามฟังก์ชันของระบบ

• Recruitment: จัดการข้อมูลและกระบวนการสรรหาบุคลากร

• Performance Management: จัดการข้อมูลการประเมินและผลการปฏิบัติงาน

• Training & Development: จัดการข้อมูลการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร

เมื่อข้อมูลและกระบวนการ HR อยู่ในระบบที่เป็นโครงสร้างเดียวกัน AI ก็สามารถเข้ามาช่วยทำงานกับข้อมูลเหล่านี้ได้ เช่น สรุปข้อมูล วิเคราะห์แนวโน้ม หรือช่วยตอบคำถามของพนักงาน โดยไม่จำเป็นต้องให้ทีม HR รวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งด้วยตนเองทุกครั้ง

ERP ช่วยเชื่อมข้อมูล HR กับกระบวนการธุรกิจ

ERP หรือ Enterprise Resource Planning เป็นระบบที่ช่วยจัดการและเชื่อมโยงข้อมูลของกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์กร เช่น การเงิน บัญชี การขาย จัดซื้อ สินค้าคงคลัง และทรัพยากรบุคคล ทำให้แต่ละฝ่ายสามารถทำงานบนข้อมูลที่เชื่อมโยงกันได้มากขึ้น

ในมุมของ HR การเชื่อมข้อมูลกับกระบวนการอื่นมีความสำคัญ เพราะข้อมูลบุคลากรไม่ได้แยกออกจากการดำเนินธุรกิจ เช่น จำนวนพนักงานอาจเกี่ยวข้องกับการวางแผนต้นทุน การจัดสรรกำลังคนอาจสัมพันธ์กับแผนการขาย และข้อมูลการทำงานของพนักงานอาจเชื่อมโยงกับกระบวนการดำเนินงานของแต่ละหน่วยงาน

ตัวอย่างเช่น เมื่อข้อมูล HR เชื่อมกับข้อมูลทางธุรกิจ องค์กรสามารถมองเห็นข้อมูลในภาพรวมมากขึ้น และนำไปใช้ประกอบการวางแผนกำลังคน งบประมาณ หรือการจัดสรรทรัพยากรได้อย่างเป็นระบบ

ดังนั้น ERP จึงมีบทบาทแตกต่างจาก HRM โดย HRM เน้นการจัดการกระบวนการและข้อมูลด้านบุคลากร ขณะที่ ERP เน้นการเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการขององค์กรในภาพรวม ทั้งสองระบบจึงสามารถทำงานร่วมกันได้ตามโครงสร้างและความต้องการของแต่ละองค์กร

AI + HRM + ERP ทำงานร่วมกันได้อย่างไร?

เมื่อ AI, HRM และ ERP ทำงานร่วมกัน แต่ละเทคโนโลยีสามารถรับผิดชอบบทบาทที่แตกต่างกัน โดยมีข้อมูลและกระบวนการที่เชื่อมโยงกันเป็นพื้นฐาน

สามารถมองภาพการทำงานแบบง่าย ๆ ได้ดังนี้

HRM → จัดการข้อมูลและกระบวนการ HR → ERP → เชื่อมโยงข้อมูลกับกระบวนการธุรกิจ → AI → วิเคราะห์ข้อมูลและสนับสนุนการทำงาน

ตัวอย่างเช่น HRM จัดเก็บข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการลา Performance และการฝึกอบรม จากนั้น ERP สามารถเชื่อมข้อมูลด้านบุคลากรเข้ากับข้อมูลจากฝ่ายอื่น เช่น ต้นทุนหรือการวางแผนธุรกิจ ขณะที่ AI สามารถนำข้อมูลที่มีอยู่มาช่วยสรุป วิเคราะห์ Pattern หรือสร้าง Insight ให้ทีม HR นำไปประกอบการวางแผน

ในอีกกรณีหนึ่ง พนักงานอาจสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิการลาผ่าน AI Assistant ระบบสามารถนำข้อมูลจาก HRM มาประกอบการตอบคำถาม และหากคำขอดังกล่าวเกี่ยวข้องกับกระบวนการอื่นขององค์กร ก็สามารถเชื่อมต่อกับ Workflow ที่เกี่ยวข้องตามความสามารถของระบบ

อย่างไรก็ตาม การทำงานร่วมกันของทั้งสามเทคโนโลยีไม่ได้หมายความว่า AI จะเป็นผู้ตัดสินใจแทน HR ทั้งหมด แต่ AI ทำหน้าที่ช่วยประมวลผลข้อมูลและสนับสนุนการทำงาน ขณะที่ HR ยังคงเป็นผู้ตรวจสอบ ตีความข้อมูล และตัดสินใจในเรื่องที่ต้องอาศัยบริบทขององค์กรและบุคลากร

การมี ข้อมูลที่เป็นระบบ กระบวนการที่ชัดเจน และการกำกับดูแลที่เหมาะสม จึงเป็นพื้นฐานสำคัญ หากองค์กรต้องการนำ AI มาใช้ร่วมกับ HRM และ ERP ให้เกิดประโยชน์ในระยะยาว

HashMicro กับการนำ AI มาสนับสนุนงาน HR

เมื่อองค์กรเริ่มนำ AI มาใช้กับงาน HR สิ่งสำคัญไม่ได้มีเพียงการเลือก AI ที่มีความสามารถหลากหลาย แต่ยังต้องมีระบบสำหรับจัดเก็บข้อมูลและบริหารกระบวนการ HR ที่เป็นระบบ เพื่อให้ AI สามารถทำงานบนข้อมูลที่เหมาะสมและให้ผลลัพธ์ที่นำไปใช้ต่อได้จริง

HashMicro จึงพัฒนาโซลูชันด้าน HR ที่ผสาน HRM, AI และระบบ ERP เข้าด้วยกัน โดยระบบ HRM ช่วยจัดการข้อมูลและกระบวนการด้านบุคลากร ขณะที่ AI เข้ามาช่วยลดภาระงานประจำ วิเคราะห์ข้อมูล และสนับสนุนให้ทีม HR มองเห็นประเด็นที่ควรติดตามได้ง่ายขึ้น

AI เข้ามาช่วยสนับสนุนงาน HR อย่างไร?

AI สามารถเข้ามาช่วยทีม HR จัดการงานที่ต้องใช้เวลาและข้อมูลจำนวนมาก โดยเฉพาะงานที่มีรูปแบบซ้ำหรือสามารถกำหนดกระบวนการได้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น การค้นหาข้อมูลพนักงาน การจัดการคำขอ การวิเคราะห์ข้อมูล และการตรวจจับความผิดปกติ

ในระบบ HRM สำหรับบริหารทรัพยากรบุคคลของ HashMicro มีการนำ AI มาใช้เพื่อช่วยให้ทีม HR สอบถามข้อมูลเกี่ยวกับการลงเวลา การลา เงินเดือน และคำขอของพนักงาน รวมถึงช่วยแนะนำรายการที่ควรตรวจสอบ แก้ไข หรืออนุมัติ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยจัดลำดับความสำคัญของคำขอ เพื่อให้ทีม HR สามารถดำเนินการกับเรื่องที่ควรจัดการก่อนได้

อีกตัวอย่างคือการตรวจจับความผิดปกติ AI สามารถช่วยค้นหารูปแบบการลงเวลาที่ผิดปกติ การลืมบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน หรือรูปแบบการมาสายซ้ำ ๆ เพื่อให้ทีม HR เห็นประเด็นที่ควรตรวจสอบได้เร็วขึ้น

AI-Native HR ของ HashMicro ช่วยทีม HR อย่างไร?

HashMicro นำแนวคิด AI-Native HR มาใช้กับระบบ HRM โดยให้ AI ทำงานร่วมกับข้อมูลและกระบวนการ HR ที่มีอยู่ในระบบ หนึ่งในส่วนสำคัญคือ Hashy AI for HR ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยทั้งพนักงานและทีม HR

สำหรับพนักงาน Hashy สามารถช่วยจัดการคำขอผ่านแชท เช่น การลา การเดินทาง หรือการเบิกค่าใช้จ่าย รวมถึงช่วยค้นหาข้อมูลอย่างสลิปเงินเดือน สิทธิคงเหลือ และนโยบายของบริษัท ขณะที่สำหรับทีม HR สามารถใช้ Hashy เพื่อสร้างรายงาน ร่างเอกสารและสัญญา รวมถึงค้นหา SOP และข้อมูลภายในที่เกี่ยวข้องได้

นอกจากนี้ Hashy Anomaly Detection ยังช่วยตรวจจับรูปแบบที่ผิดปกติ เช่น การทำงานล่วงเวลาที่ผิดปกติ การมาสายซ้ำ ๆ และความผิดปกติด้านเงินเดือน เพื่อให้ทีม HR สามารถตรวจสอบประเด็นเหล่านี้ได้ก่อนที่จะพัฒนาไปเป็นปัญหาที่ใหญ่ขึ้น

แนวทางนี้สะท้อนให้เห็นว่า AI ไม่จำเป็นต้องทำหน้าที่เป็นผู้ตัดสินใจแทน HR แต่สามารถทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยที่ช่วยค้นหาข้อมูล วิเคราะห์ และแจ้งประเด็นที่ควรให้ความสนใจ เพื่อให้ทีม HR นำข้อมูลไปตรวจสอบและตัดสินใจต่อได้

AI ควรทำงานบนข้อมูลและกระบวนการ HR ที่เป็นระบบ

แม้ AI จะมีความสามารถในการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูล แต่ประสิทธิภาพของ AI ยังขึ้นอยู่กับข้อมูลและกระบวนการที่องค์กรมีอยู่ หากข้อมูลกระจัดกระจาย ไม่เป็นปัจจุบัน หรือไม่มีการกำหนดสิทธิ์และกระบวนการทำงานที่ชัดเจน การนำ AI มาใช้ก็อาจไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่เหมาะสมได้

ดังนั้นองค์กรควรมองการนำ AI มาใช้ร่วมกับการจัดระบบข้อมูลและกระบวนการ HR ไปพร้อมกัน โดยมี HRM เป็นพื้นฐานสำหรับจัดการข้อมูลและ Workflow ขณะที่ AI เข้ามาช่วยวิเคราะห์ข้อมูล ลดงาน Manual และสนับสนุนการทำงานของทีม HR

สำหรับองค์กรที่ต้องการเชื่อมโยงข้อมูล HR เข้ากับกระบวนการอื่นของธุรกิจ HashMicro ยังมี ระบบ ERP สำหรับจัดการธุรกิจ ซึ่งรวมโซลูชันสำหรับกระบวนการต่าง ๆ ขององค์กรไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ช่วยให้ข้อมูลจากแต่ละส่วนสามารถเชื่อมโยงกันได้มากขึ้น

เลือกใช้ AI ให้เหมาะกับกระบวนการและความต้องการขององค์กร

การนำ AI มาใช้ในงาน HR จึงควรเริ่มจากการทำความเข้าใจปัญหาและกระบวนการที่องค์กรต้องการปรับปรุงก่อน จากนั้นจึงพิจารณาว่า AI และระบบ HRM สามารถเข้ามาช่วยในขั้นตอนใดได้บ้าง รวมถึงต้องพิจารณาคุณภาพของข้อมูล สิทธิ์การเข้าถึง และระดับของ Human Oversight ที่เหมาะสม

HashMicro มีทีมที่สามารถให้คำปรึกษาเพื่อช่วยองค์กรประเมินความต้องการและแนวทางการนำระบบไปใช้ให้สอดคล้องกับกระบวนการของธุรกิจ หากต้องการพูดคุยเกี่ยวกับความต้องการด้าน HR หรือ ERP สามารถ ปรึกษาทีมผู้เชี่ยวชาญ เพื่อประเมินแนวทางที่เหมาะสมกับองค์กรได้

นอกจากนี้ ผู้ที่ต้องการเห็นภาพการทำงานของระบบก่อนตัดสินใจ สามารถ ทดลองใช้ระบบ Demo ฟรี เพื่อทำความเข้าใจฟังก์ชันและแนวทางการนำระบบไปประยุกต์ใช้กับกระบวนการขององค์กรได้

สรุป

AI สำหรับ HR ช่วยลดงาน Manual วิเคราะห์ข้อมูล และสนับสนุนการตัดสินใจ พร้อมเพิ่มความสะดวกให้ทั้งทีม HR และพนักงาน

อย่างไรก็ตาม องค์กรควรพิจารณาคุณภาพข้อมูล ความเป็นส่วนตัว ความเสี่ยงจาก Bias และความถูกต้องของผลลัพธ์ รวมถึงมี Human Oversight เพื่อให้ AI เป็นเครื่องมือสนับสนุน HR อย่างเหมาะสม

อย่างไรก็ตาม องค์กรควรพิจารณาคุณภาพข้อมูล ความเป็นส่วนตัว ความเสี่ยงจาก Bias และความถูกต้องของผลลัพธ์ รวมถึงมี Human Oversight เพื่อให้ AI เป็นเครื่องมือสนับสนุน HR อย่างเหมาะสม

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)