ERP ช่วยเพิ่ม Productivity ให้ธุรกิจได้อย่างไร?

แม้องค์กรจะมีพนักงานและทรัพยากรเพียงพอ แต่ Productivity อาจยังไม่ดีขึ้น หากเวลาส่วนใหญ่ถูกใช้ไปกับงานซ้ำ การป้อนข้อมูลหลายครั้ง การค้นหาข้อมูลจากหลายระบบ การรอข้อมูลจากแผนกอื่น หรือการแก้ไขข้อมูลที่ไม่ตรงกัน ปัญหาเหล่านี้อาจดูเป็นเรื่องเล็ก แต่เมื่อเกิดขึ้นซ้ำทุกวันก็ทำให้พนักงานเสียเวลาไปกับงานที่ไม่ได้สร้างมูลค่าโดยตรง

การเพิ่ม Productivity จึงไม่ได้หมายถึงการทำงานให้เร็วขึ้นเพียงอย่างเดียว แต่คือการทำให้คน กระบวนการ และทรัพยากรถูกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบ ERP จึงเข้ามาช่วยจัดการปัญหาเหล่านี้ผ่านการเชื่อมโยงข้อมูล การทำ Automation และการจัดการ Workflow ให้เป็นระบบ แล้ว ERP ช่วยให้กระบวนการทำงานขององค์กรมี Productivity มากขึ้นได้อย่างไร? มาหาคำตอบไปพร้อมกัน

การเพิ่ม Productivity จึงไม่ได้หมายถึงการทำงานให้เร็วขึ้นเพียงอย่างเดียว แต่คือการทำให้คน กระบวนการ และทรัพยากรถูกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบ ERP จึงเข้ามาช่วยจัดการปัญหาเหล่านี้ผ่านการเชื่อมโยงข้อมูล การทำ Automation และการจัดการ Workflow ให้เป็นระบบ แล้ว ERP ช่วยให้กระบวนการทำงานขององค์กรมี Productivity มากขึ้นได้อย่างไร? มาหาคำตอบไปพร้อมกัน

Productivity คืออะไร และอะไรทำให้ Productivity ขององค์กรลดลง?

Productivity ในบริบทธุรกิจ หมายถึงความสามารถในการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ เช่น เวลา บุคลากร และข้อมูล เพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการให้ได้มากขึ้น โดยไม่ได้หมายความเพียงว่าพนักงานต้องทำงานให้เร็วขึ้น แต่ต้องพิจารณาด้วยว่าเวลาที่ใช้ไปนั้นถูกนำไปสร้างคุณค่าให้กับองค์กรหรือไม่

Productivity กับ Efficiency แตกต่างกันอย่างไร?

แม้ Productivity และ Efficiency จะเกี่ยวข้องกัน แต่มีมุมมองที่ต่างกัน Efficiency เน้นการทำงานให้ได้ผลลัพธ์โดยใช้ทรัพยากรน้อยที่สุดหรือมีขั้นตอนที่สูญเปล่าน้อยลง ขณะที่ Productivity มองความสัมพันธ์ระหว่างผลลัพธ์ที่ได้กับทรัพยากรที่ใช้ เช่น หากพนักงานสามารถจัดการคำสั่งซื้อได้มากขึ้นในเวลาเท่าเดิม โดยไม่ต้องเพิ่มกำลังคน ก็สะท้อนถึง Productivity ที่ดีขึ้น

ดังนั้น องค์กรที่ต้องการเพิ่ม Productivity ไม่จำเป็นต้องเร่งให้พนักงานทำงานเร็วขึ้นเสมอไป แต่อาจเริ่มจากการลดงานหรือขั้นตอนที่ไม่จำเป็น เพื่อให้พนักงานมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่ามากกว่า

ปัจจัยที่ทำให้ Productivity ขององค์กรลดลง

หนึ่งในปัจจัยสำคัญคือ งาน Manual ที่ต้องอาศัยการดำเนินการด้วยตนเองในหลายขั้นตอน เช่น การกรอกข้อมูล การสร้างเอกสาร หรือการตรวจสอบรายการ หากงานเหล่านี้เกิดขึ้นเป็นประจำ พนักงานจะต้องใช้เวลาไปกับกระบวนการเดิมซ้ำ ๆ แทนที่จะนำเวลาไปใช้กับงานหลัก

อีกปัญหาคือ การป้อนข้อมูลซ้ำ เมื่อข้อมูลเดียวกันต้องถูกบันทึกในหลายไฟล์หรือหลายระบบ นอกจากจะเพิ่มภาระในการทำงานแล้ว ยังเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและทำให้ต้องเสียเวลาแก้ไขข้อมูลภายหลัง

ขณะเดียวกัน การที่ ข้อมูลกระจายอยู่หลายระบบ ยังทำให้พนักงานต้องค้นหาและรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง รวมถึงต้องรอข้อมูลจากแผนกอื่นก่อนดำเนินงานต่อ ตัวอย่างเช่น ทีม Sales ต้องสอบถามข้อมูลสินค้าจาก Inventory หรือฝ่าย Accounting ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายไฟล์เพื่อจัดทำรายงาน ส่งผลให้กระบวนการหนึ่งอาจล่าช้าเพราะต้องรออีกกระบวนการหนึ่ง

เมื่อถึงขั้นตอนการทำรายงาน ปัญหาดังกล่าวอาจชัดเจนขึ้น เพราะพนักงานต้องใช้เวลาในการรวบรวม ตรวจสอบ และจัดรูปแบบข้อมูลก่อนนำไปใช้งาน แทนที่จะใช้ข้อมูลที่พร้อมสำหรับการวิเคราะห์ตั้งแต่ต้น

ERP เกี่ยวข้องกับ Productivity อย่างไร?

ปัญหาเหล่านี้เป็นจุดที่ ERP สามารถเข้ามาปรับปรุงกระบวนการทำงานได้ โดยระบบ ERP สามารถรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ในระบบเดียว เชื่อมโยง Workflow ระหว่างแผนก และรองรับ Automation สำหรับงานที่เกิดขึ้นซ้ำ ซึ่งช่วยลดจำนวนขั้นตอนที่พนักงานต้องดำเนินการด้วยตนเอง

อย่างไรก็ตาม Productivity ที่ดีขึ้นไม่ได้เกิดจากการมี ERP เพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรนำระบบไปใช้แก้ Bottleneck ของกระบวนการได้ตรงจุดหรือไม่ โดยในส่วนถัดไปจะอธิบายว่า ERP ช่วยลดงานซ้ำและขั้นตอน Manual ได้อย่างไร

ERP ช่วยลดงานซ้ำซ้อนและเพิ่ม Productivity ได้อย่างไร?

หนึ่งในสาเหตุที่ทำให้พนักงานใช้เวลาไปกับงานที่ไม่สร้างมูลค่าคือการต้องทำขั้นตอนเดิมซ้ำหลายครั้ง โดยเฉพาะการบันทึกข้อมูลและการส่งต่องานระหว่างแผนก ERP ช่วยลดภาระเหล่านี้ด้วยการเชื่อมข้อมูลและจัด Workflow ให้แต่ละขั้นตอนทำงานต่อเนื่องกันมากขึ้น ทำให้พนักงานไม่จำเป็นต้องลงมือทำทุกขั้นตอนด้วยตนเอง

ลดการป้อนข้อมูลซ้ำระหว่างแผนก

เมื่อแต่ละแผนกต้องบันทึกข้อมูลชุดเดียวกันลงในไฟล์หรือระบบของตัวเอง พนักงานจะเสียเวลาไปกับการป้อนข้อมูลซ้ำ และยังมีโอกาสเกิดข้อมูลไม่ตรงกัน เช่น ฝ่าย Sales บันทึกข้อมูลคำสั่งซื้อแล้ว แต่ฝ่าย Inventory ยังต้องนำข้อมูลดังกล่าวไปบันทึกใหม่เพื่อจัดการสต็อก

ระบบ ERP สามารถใช้ ข้อมูลชุดเดียวกันร่วมกันระหว่างแผนก เมื่อมีการบันทึกข้อมูลในกระบวนการหนึ่ง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถนำไปใช้ต่อในกระบวนการอื่นได้ตามสิทธิ์และการตั้งค่าของระบบ ช่วยลดทั้งการกรอกข้อมูลซ้ำและขั้นตอนการส่งต่อข้อมูลด้วยตนเอง

ผลที่เกิดขึ้นจึงไม่ได้มีเพียงการประหยัดเวลา แต่ยังช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลหลายครั้ง ทำให้พนักงานสามารถนำเวลาไปใช้กับงานที่ต้องอาศัยการวิเคราะห์ การประสานงาน หรือการตัดสินใจมากขึ้น

ทำ Workflow และขั้นตอนอนุมัติให้เป็นระบบ

นอกจากการจัดการข้อมูลแล้ว ERP ยังสามารถนำ Workflow เข้ามากำหนดลำดับการทำงานและการอนุมัติให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น กระบวนการจัดซื้ออาจเริ่มจาก Purchase Request จากนั้นเข้าสู่ขั้นตอน Approval และจึงจัดทำ Purchase Order โดยแต่ละขั้นตอนจะถูกส่งต่อไปยังผู้รับผิดชอบตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้

วิธีนี้ช่วยลดการพึ่งพาการส่งเอกสารหรือการติดตามสถานะผ่านช่องทางต่าง ๆ เพราะผู้เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบได้ว่างานอยู่ในขั้นตอนใดและต้องดำเนินการต่อโดยใคร เมื่อ Workflow มีโครงสร้างที่ชัดเจน พนักงานจึงใช้เวลาน้อยลงกับการติดตามงาน และสามารถดำเนินการตามกระบวนการได้เป็นระบบมากขึ้น

ในมุมของ Productivity ประเด็นสำคัญจึงไม่ใช่เพียงการทำให้แต่ละขั้นตอนเร็วขึ้น แต่คือการ ลดจำนวนขั้นตอนที่พนักงานต้องลงมือทำเอง และทำให้กระบวนการส่งต่องานระหว่างผู้รับผิดชอบดำเนินต่อได้อย่างต่อเนื่อง

Automate งานประจำที่เกิดขึ้นซ้ำ

นอกจากการลดการป้อนข้อมูลและจัดลำดับ Workflow แล้ว ระบบ ERP ยังสามารถทำ Automation กับงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ เช่น การสร้างเอกสาร การแจ้งเตือน การอัปเดตสถานะ หรือการสร้างรายการที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ช่วยลดขั้นตอนที่พนักงานต้องดำเนินการด้วยตนเองในแต่ละรอบการทำงาน

ตัวอย่างเช่น เมื่อรายการหนึ่งผ่านขั้นตอนที่กำหนด ระบบอาจอัปเดตสถานะหรือแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบโดยอัตโนมัติ แทนการที่พนักงานต้องตรวจสอบและส่งข้อมูลด้วยตัวเองทุกครั้ง ซึ่งช่วยลดทั้งเวลาที่ใช้กับงานประจำและโอกาสที่บางขั้นตอนจะถูกลืมหรือล่าช้า

ดังนั้น ERP ไม่ได้ช่วยเพิ่ม Productivity เพียงเพราะทำให้พนักงานทำงานเร็วขึ้น แต่ยังช่วยลดจำนวนขั้นตอนที่พนักงานต้องลงมือทำเอง ทำให้สามารถนำเวลาและกำลังคนไปใช้กับงานที่ต้องอาศัยการวิเคราะห์ การแก้ปัญหา หรือการตัดสินใจที่สร้างมูลค่าให้กับองค์กรมากกว่า

ERP ช่วยเชื่อมข้อมูลระหว่างแผนกและทำให้ทำงานเร็วขึ้นอย่างไร?

เมื่อแต่ละแผนกทำงานบนข้อมูลคนละชุด การประสานงานมักต้องอาศัยการส่งไฟล์ สอบถามข้อมูล หรือรอให้ทีมอื่นอัปเดตข้อมูลก่อนดำเนินงานต่อ ส่งผลให้เกิด Data Silos และทำให้กระบวนการทำงานใช้เวลามากกว่าที่ควร ระบบ ERP เข้ามาช่วยเชื่อมข้อมูลและกระบวนการของแต่ละแผนกไว้ในระบบเดียว ทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถนำไปใช้ต่อในกระบวนการถัดไปได้ง่ายขึ้น

Sales, Inventory, Procurement และ Accounting ทำงานเชื่อมต่อกัน

ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือกระบวนการตั้งแต่การรับคำสั่งซื้อของ Sales การตรวจสอบสินค้าคงคลังของ Inventory ไปจนถึงการจัดซื้อของ Procurement และการบันทึกข้อมูลทางบัญชีของ Accounting

เมื่อข้อมูลจากคำสั่งซื้อถูกบันทึกในระบบ ERP ฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานของตนเองได้ โดยไม่ต้องสร้างข้อมูลชุดใหม่ทุกครั้ง เช่น ฝ่าย Inventory สามารถตรวจสอบข้อมูลสินค้าและสถานะสต็อกเพื่อดำเนินการต่อ หากสินค้าไม่เพียงพอ ฝ่าย Procurement ก็สามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวประกอบการจัดซื้อ ขณะที่ข้อมูลจากกระบวนการขายและจัดซื้อสามารถนำไปใช้ต่อในงานด้านบัญชีได้ตามการตั้งค่าของระบบ

การเชื่อมโยงลักษณะนี้ช่วยลดเวลาที่แต่ละแผนกต้องใช้ในการสอบถามและส่งต่อข้อมูล ทำให้กระบวนการที่เกี่ยวข้องกันสามารถดำเนินต่อได้โดยไม่ต้องเริ่มต้นจากการรวบรวมข้อมูลใหม่ทุกครั้ง

ลดการส่งต่อข้อมูลผ่าน Excel และช่องทางอื่น

การใช้ Excel หรือไฟล์หลายชุดไม่ได้เป็นปัญหาเสมอไป แต่เมื่อองค์กรมีข้อมูลจำนวนมากและหลายแผนกต้องใช้งานข้อมูลเดียวกัน การแยกเก็บข้อมูลเป็นหลายไฟล์อาจทำให้เกิด ข้อมูลไม่ตรงกัน ได้ เช่น แต่ละทีมมีข้อมูลยอดขาย สต็อก หรือรายการจัดซื้อที่อัปเดตไม่พร้อมกัน

นอกจากนี้ การส่งข้อมูลผ่านอีเมลหรือแชตยังทำให้พนักงานต้องเสียเวลาในการตรวจสอบว่าไฟล์ใดเป็นข้อมูลล่าสุด รวมถึงต้องนำข้อมูลจากไฟล์หนึ่งไปกรอกต่อในอีกระบบหนึ่ง

ERP ช่วยลดขั้นตอนเหล่านี้ด้วยการจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ในระบบกลางและกำหนดสิทธิ์ให้แต่ละแผนกเข้าถึงข้อมูลตามหน้าที่ เมื่อข้อมูลมีการอัปเดต ผู้ที่เกี่ยวข้องจึงสามารถทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกันได้มากขึ้น ลดภาระในการส่งต่อ ตรวจสอบ และรวบรวมข้อมูลระหว่างทีม ซึ่งช่วยให้กระบวนการทำงานโดยรวมมีความต่อเนื่องมากขึ้น

ทำให้แต่ละแผนกเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของตัวเอง

เมื่อข้อมูลและกระบวนการทำงานของแต่ละแผนกเชื่อมโยงกันผ่านระบบ ERP พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของตนเองได้จากระบบกลาง โดยไม่จำเป็นต้องรอการส่งต่อข้อมูลหรือขอข้อมูลจากแผนกอื่นทุกครั้ง

ตัวอย่างเช่น เมื่อ Sales บันทึกคำสั่งซื้อ ข้อมูลดังกล่าวสามารถนำไปใช้ต่อในกระบวนการจัดการสต็อก การจัดซื้อ และการบัญชีได้ตาม Workflow ที่องค์กรกำหนด ทำให้แต่ละแผนกเห็นข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานของตัวเอง และสามารถดำเนินงานต่อจากข้อมูลเดิมได้โดยไม่ต้องสร้างหรือรวบรวมข้อมูลใหม่

การเชื่อมโยงนี้ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการประสานงานและลดความเสี่ยงจากการใช้ข้อมูลคนละชุด เมื่อข้อมูลจากกระบวนการหนึ่งสามารถนำไปใช้ต่อในกระบวนการอื่นได้อย่างเป็นระบบ พนักงานจึงใช้เวลาไปกับการดำเนินงานหลักมากขึ้น และช่วยให้ Productivity ของกระบวนการโดยรวมดีขึ้น

อยากเข้าใจการเชื่อมข้อมูลด้วย ERP มากขึ้น?

เจาะลึกว่า Integrated ERP ช่วยเชื่อมข้อมูลและ Workflow ระหว่างแผนก ลด Data Silos และทำให้กระบวนการทำงานต่อเนื่องได้อย่างไร

Integrated ERP คืออะไร?

ERP ช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลและการตัดสินใจมีประสิทธิภาพขึ้นอย่างไร?

การมีข้อมูลที่ถูกต้องและเข้าถึงได้ทันเวลามีส่วนช่วยให้พนักงานใช้เวลาน้อยลงกับการค้นหาและรวบรวมข้อมูลก่อนเริ่มงานหรือก่อนตัดสินใจ ERP ช่วยจัดเก็บข้อมูลจากกระบวนการต่าง ๆ ไว้ในระบบกลาง ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ตามสิทธิ์และหน้าที่ของตนเอง

ลดเวลาการค้นหาและรวบรวมข้อมูล

หากข้อมูลขององค์กรกระจายอยู่ในหลายไฟล์ หลายระบบ หรืออยู่กับแต่ละแผนก พนักงานอาจต้องใช้เวลาค้นหาไฟล์ ตรวจสอบว่าเป็นข้อมูลล่าสุดหรือไม่ และรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งก่อนนำไปใช้งาน ยิ่งกระบวนการมีข้อมูลจำนวนมาก เวลาที่ใช้ในขั้นตอนเหล่านี้ก็ยิ่งเพิ่มขึ้น

ระบบ ERP ช่วยลดภาระดังกล่าวด้วยการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ในระบบเดียว เช่น ข้อมูลการขาย สินค้าคงคลัง การจัดซื้อ หรือข้อมูลทางบัญชี ทำให้พนักงานสามารถค้นหาและเรียกดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากแหล่งกลางได้ โดยไม่ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายไฟล์ด้วยตนเองทุกครั้ง

เมื่อใช้เวลาน้อยลงกับการค้นหาและเตรียมข้อมูล พนักงานก็สามารถนำเวลาไปใช้กับการวิเคราะห์และดำเนินงานหลักได้มากขึ้น ซึ่งเป็นอีกกลไกหนึ่งที่ช่วยสนับสนุน Productivity ขององค์กร

ใช้ข้อมูลแบบ Real-Time ในการติดตามงาน

นอกจากช่วยรวบรวมข้อมูลไว้ในระบบกลางแล้ว ERP ยังช่วยให้พนักงานติดตามข้อมูลที่มีการอัปเดตตามกระบวนการทำงานได้ เช่น ยอดขาย สถานะสินค้าคงคลัง รายการจัดซื้อ หรือสถานะของงานแต่ละขั้นตอน ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องไม่จำเป็นต้องรอการสรุปข้อมูลจากแผนกอื่นก่อนจึงจะดำเนินงานต่อได้

ตัวอย่างเช่น ทีม Sales สามารถตรวจสอบสถานะคำสั่งซื้อ ขณะที่ฝ่าย Inventory สามารถดูข้อมูลสต็อกเพื่อวางแผนการจัดส่งหรือจัดซื้อเพิ่มเติมได้ หากข้อมูลในระบบได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ผู้จัดการก็สามารถติดตามความคืบหน้าของงานและเห็นประเด็นที่ต้องดำเนินการได้เร็วขึ้น

การเข้าถึงข้อมูลแบบ Real-Time จึงช่วยลดเวลาที่ใช้ในการรอข้อมูลและการติดตามสถานะงาน ทำให้แต่ละทีมสามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้เร็วขึ้น และนำข้อมูลไปใช้ประกอบการทำงานได้อย่างเหมาะสม

ใช้ Dashboard และ Report เพื่อมองเห็น Performance

เมื่อข้อมูลจากกระบวนการต่าง ๆ ถูกจัดเก็บในระบบ ERP องค์กรสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาสรุปเป็น Dashboard และ Report เพื่อดูภาพรวมของการดำเนินงานได้ โดยไม่จำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายไฟล์และจัดทำรายงานใหม่ทุกครั้ง

สำหรับผู้บริหารและหัวหน้าทีม Report ช่วยให้ติดตาม Performance ของแต่ละส่วนได้รวดเร็วขึ้น เช่น ยอดขาย สถานะสินค้าคงคลัง รายการจัดซื้อ หรือผลการดำเนินงานของแต่ละกระบวนการ ทำให้สามารถมองเห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องและระบุประเด็นที่ควรติดตามเพิ่มเติมได้ง่ายขึ้น

อย่างไรก็ตาม การมี Dashboard หรือ Report จำนวนมากไม่ได้หมายความว่าองค์กรจะมี Productivity ที่ดีขึ้นโดยอัตโนมัติ สิ่งสำคัญคือการเลือกข้อมูลและตัวชี้วัดที่สอดคล้องกับงานจริง เพื่อให้ Report ช่วยลดเวลาการเตรียมข้อมูลและสนับสนุนการตัดสินใจได้จริง

ERP ช่วยเพิ่ม Productivity ในแต่ละแผนกได้อย่างไร?

ERP ไม่ได้เพิ่ม Productivity ด้วยวิธีเดียวกันในทุกแผนก แต่ช่วยปรับปรุงกระบวนการที่แต่ละทีมต้องทำเป็นประจำ เช่น การบันทึกข้อมูล การติดตามสถานะ การอนุมัติ และการจัดทำรายงาน เมื่อข้อมูลและ Workflow เชื่อมโยงกันมากขึ้น พนักงานจึงสามารถใช้เวลาไปกับงานหลักได้มากกว่าเดิม ตัวอย่างการนำ ERP มาใช้ในแต่ละแผนกมีดังนี้

ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการขาย ข้อมูลคำสั่งซื้อที่บันทึกใน ERP สามารถนำไปใช้ต่อกับการจัดการสินค้าคงคลังและการออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ ขณะที่ฝ่ายบัญชีสามารถนำข้อมูลจากกระบวนการขายหรือจัดซื้อไปใช้ต่อในงานของตนเองตาม Workflow ที่กำหนดไว้ ช่วยลดการป้อนข้อมูลและการส่งต่อข้อมูลด้วยตนเองระหว่างแผนก

สำหรับฝ่าย Manufacturing การเชื่อมโยงข้อมูลการผลิตกับวัตถุดิบและต้นทุนช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องเห็นข้อมูลจากกระบวนการที่สัมพันธ์กันมากขึ้น จึงสามารถติดตามการใช้วัตถุดิบและสถานะการผลิตโดยไม่ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งด้วยตนเอง

อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์ด้าน Productivity ที่ได้จาก ERP ไม่ได้เกิดขึ้นเหมือนกันในทุกองค์กร เพราะขึ้นอยู่กับ กระบวนการทำงาน การตั้งค่าระบบ และการนำไปใช้งานจริงของแต่ละองค์กร หากระบบถูกนำมาใช้กับกระบวนการที่มีปัญหาหรือมีขั้นตอนที่ไม่จำเป็นอยู่เดิมโดยไม่ได้ปรับ Workflow ผลลัพธ์ที่ได้อาจไม่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

ดังนั้น การประเมินว่า ERP ช่วยเพิ่ม Productivity ได้มากน้อยเพียงใด ควรพิจารณาจากการเปลี่ยนแปลงของกระบวนการและผลลัพธ์ที่วัดได้จริง มากกว่าจำนวนฟีเจอร์หรือจำนวนแผนกที่ระบบรองรับ

5 ตัวชี้วัดที่ใช้ประเมินว่า ERP ช่วยเพิ่ม Productivity หรือไม่

หลังจากนำ ERP มาใช้งาน องค์กรควรมีวิธีวัดผลที่ชัดเจนเพื่อดูว่าระบบช่วยปรับปรุง Productivity ของกระบวนการทำงานได้จริงหรือไม่ โดยไม่ควรประเมินจากความรู้สึกของผู้ใช้งานเพียงอย่างเดียว แต่ควรเปรียบเทียบข้อมูลก่อนและหลังการใช้งาน ERP ผ่าน KPI ที่สัมพันธ์กับกระบวนการจริง

1. เวลาที่ใช้ในแต่ละกระบวนการ

วัดระยะเวลาที่พนักงานใช้ในการทำงานแต่ละกระบวนการ เช่น การสร้างใบสั่งซื้อ การตรวจสอบสต็อก หรือการจัดทำเอกสาร หากหลังใช้ ERP แล้วใช้เวลาน้อยลงโดยยังได้ผลลัพธ์ตามมาตรฐานเดิม ก็สามารถสะท้อนการเปลี่ยนแปลงด้าน Productivity ได้

1. จำนวนขั้นตอนหรือ Manual Tasks

ตรวจสอบว่ากระบวนการหนึ่งต้องผ่านกี่ขั้นตอน และมีงานใดที่พนักงานยังต้องดำเนินการด้วยตนเอง เช่น การกรอกข้อมูลซ้ำ การส่งเอกสาร หรือการตรวจสอบสถานะ หาก ERP ช่วยลดขั้นตอน Manual ได้ ก็อาจทำให้พนักงานมีเวลาไปทำงานที่สร้างมูลค่ามากขึ้น

1. จำนวนข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล

การป้อนข้อมูลหลายครั้งเพิ่มโอกาสเกิดข้อมูลผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้ต้องเสียเวลาแก้ไขหรือตรวจสอบภายหลัง องค์กรจึงสามารถติดตามจำนวนข้อผิดพลาดก่อนและหลังใช้ ERP เพื่อดูว่าการเชื่อมโยงข้อมูลและการลดการป้อนข้อมูลซ้ำช่วยลดภาระในกระบวนการได้หรือไม่

1. ระยะเวลาในการจัดทำ Report

วัดเวลาตั้งแต่เริ่มรวบรวมข้อมูลจนสามารถจัดทำ Report ที่พร้อมใช้งานได้ หากก่อนใช้ ERP ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายไฟล์หรือหลายระบบ แต่หลังใช้งานสามารถเรียกดูข้อมูลจากระบบกลางได้เร็วขึ้น ก็ช่วยสะท้อนว่าองค์กรลดเวลาที่ใช้กับงานเตรียมข้อมูลได้มากน้อยเพียงใด

1. เวลาที่ใช้ในการดำเนินงานตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ

นอกจากวัดเวลาในแต่ละขั้นตอนแล้ว ควรดูระยะเวลาของกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ เช่น ตั้งแต่การขอซื้อจนถึงการออกคำสั่งซื้อ หรือจากการรับคำสั่งซื้อจนถึงการส่งมอบสินค้า ตัวชี้วัดนี้ช่วยให้เห็นผลของ ERP ต่อ Workflow โดยรวม ไม่ใช่เพียงประสิทธิภาพของขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง

ในการประเมินผล องค์กรควรกำหนดค่า Before/After ของแต่ละกระบวนการ เช่น เวลาที่ใช้ จำนวนขั้นตอน หรือจำนวนข้อผิดพลาดก่อนและหลังนำ ERP มาใช้ พร้อมกำหนด KPI ให้สอดคล้องกับปัญหาที่ต้องการแก้จริง เพราะ Productivity ที่ดีขึ้นของแต่ละองค์กรอาจมีตัวชี้วัดแตกต่างกันตามลักษณะงานและ Workflow

ดังนั้น การมี ERP เพียงอย่างเดียวไม่ได้หมายความว่า Productivity จะเพิ่มขึ้นทันที แต่ควรดูว่าระบบช่วยเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่เป็นปัญหาได้อย่างไร และผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นสามารถวัดได้จากข้อมูลจริงหรือไม่

เลือก ERP อย่างไรให้ช่วยเพิ่ม Productivity ได้จริง?

การเลือก ERP ที่ช่วยเพิ่ม Productivity ไม่ควรเริ่มจากการเปรียบเทียบว่าระบบใดมีฟีเจอร์มากที่สุด แต่ควรเริ่มจากการสำรวจว่ากระบวนการใดขององค์กรมี Bottleneck และใช้เวลา หรือทรัพยากรมากเกินความจำเป็น จากนั้นจึงพิจารณาว่าระบบ ERP แต่ละตัวสามารถเข้ามาปรับปรุงกระบวนการเหล่านั้นได้มากน้อยเพียงใด โดยมีปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา ดังนี้

รองรับ Workflow ขององค์กร

ERP ควรสามารถรองรับ Workflow ที่องค์กรใช้งานจริง เช่น ขั้นตอนการขาย การจัดซื้อ การอนุมัติ หรือการจัดการเอกสาร หากระบบมีโครงสร้างที่ไม่สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน อาจทำให้พนักงานต้องเพิ่มขั้นตอนหรือหาวิธีทำงานนอกระบบ ซึ่งไม่ได้ช่วยแก้ปัญหา Productivity ที่ต้องการแก้ตั้งแต่ต้น

เชื่อมข้อมูลระหว่าง Module

ควรพิจารณาว่า ERP สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง Module ที่เกี่ยวข้องกันได้หรือไม่ เช่น Sales, Inventory, Procurement และ Accounting เพราะการเชื่อมข้อมูลช่วยลดการป้อนข้อมูลซ้ำและการส่งต่อข้อมูลระหว่างแผนก ทำให้กระบวนการสามารถดำเนินต่อจากข้อมูลเดิมได้มากขึ้น

มี Automation สำหรับงานที่ทำซ้ำ

หากองค์กรมีงานประจำที่ต้องทำซ้ำเป็นจำนวนมาก ควรตรวจสอบว่า ERP รองรับ Automation ในขั้นตอนเหล่านั้นหรือไม่ เช่น การแจ้งเตือน การอัปเดตสถานะ การสร้างเอกสาร หรือขั้นตอนที่เกิดขึ้นตามเงื่อนไขที่กำหนด การลด Manual Tasks เหล่านี้ช่วยให้พนักงานใช้เวลากับงานที่ต้องอาศัยการวิเคราะห์และการตัดสินใจได้มากขึ้น

มี Dashboard และ Report ที่ตรงกับการใช้งาน

Dashboard และ Report ควรตอบโจทย์การติดตามงานและ KPI ที่องค์กรใช้งานจริง ไม่ใช่เพียงมีรายงานจำนวนมาก หากผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องใช้ได้โดยไม่ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง ก็ช่วยลดเวลาในการเตรียมข้อมูลและติดตาม Performance ของแต่ละกระบวนการได้

รองรับการขยายกระบวนการเมื่อธุรกิจเติบโต

เมื่อธุรกิจมีขนาดใหญ่ขึ้น จำนวนข้อมูล ผู้ใช้งาน และความซับซ้อนของ Workflow ก็อาจเพิ่มขึ้น ERP จึงควรรองรับการขยาย Module ผู้ใช้งาน หรือกระบวนการที่เกี่ยวข้องได้ เพื่อไม่ให้องค์กรต้องเปลี่ยนระบบใหม่เมื่อรูปแบบการทำงานเปลี่ยนแปลงไป

พิจารณาความง่ายในการใช้งานและการนำระบบไปใช้จริง

แม้ ERP จะมีความสามารถที่ตอบโจทย์องค์กร แต่หากพนักงานใช้งานได้ยากหรือไม่สามารถนำระบบมาใช้ในกระบวนการจริงได้เต็มที่ Productivity ก็อาจไม่เพิ่มขึ้นตามที่คาดไว้ ดังนั้นควรพิจารณา User Experience การฝึกอบรม การสนับสนุนหลังการติดตั้ง และความพร้อมของพนักงานควบคู่กับความสามารถของระบบ

ท้ายที่สุด การเลือก ERP ควรเริ่มจากปัญหาของกระบวนการและผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการวัด แล้วจึงนำความสามารถของแต่ละระบบมาเปรียบเทียบกับความต้องการจริง วิธีนี้ช่วยให้องค์กรเลือก ERP จากความเหมาะสมกับ Workflow มากกว่าการเลือกจากจำนวนฟีเจอร์ และทำให้มีโอกาสนำระบบไปใช้เพื่อปรับปรุง Productivity ได้ตรงจุดมากขึ้น

ระบบ ERP ของ HashMicro ช่วยสนับสนุน Productivity อย่างไร?

จากแนวคิดเรื่อง Productivity ที่กล่าวมาข้างต้น หัวใจสำคัญไม่ได้อยู่ที่การมีฟีเจอร์จำนวนมาก แต่คือการทำให้ข้อมูลและกระบวนการทำงานเชื่อมต่อกัน ลดงานที่ต้องทำซ้ำ และช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ง่ายขึ้น โดย ระบบ ERP ของ HashMicro รองรับการจัดการ Sales, Inventory, Accounting, Procurement, Manufacturing, HR และฟังก์ชันอื่น ๆ บนแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ข้อมูลและกระบวนการจากแต่ละส่วนสามารถทำงานร่วมกันได้

เมื่อพิจารณาในมุมของ Productivity ความสามารถของระบบสามารถเชื่อมโยงกับกระบวนการทำงานได้หลายด้าน ดังนี้

Automation ช่วยลดงานที่ต้องทำซ้ำ

HashMicro รองรับการทำงานอัตโนมัติในหลายกระบวนการ เช่น การจัดซื้อ การจัดการสินค้าคงคลัง และการเงิน รวมถึงมี AI Agents ที่สามารถช่วยจัดการงานซ้ำ ๆ และดำเนิน Workflow ตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ได้ ซึ่งช่วยลดจำนวนขั้นตอนที่พนักงานต้องดำเนินการด้วยตนเองในงานประจำ

ตัวอย่างเช่น ระบบสามารถรองรับ Automated Purchase-to-Pay Workflow และการเติมสต็อกตามระดับสินค้าที่กำหนดไว้ ทำให้บางกระบวนการสามารถดำเนินต่อได้โดยอาศัย Automation มากขึ้น แทนการให้พนักงานตรวจสอบและดำเนินการทุกขั้นตอนด้วยตนเอง

เชื่อมข้อมูลระหว่างแผนกบนแพลตฟอร์มเดียว

ระบบของ HashMicro รองรับการทำงานของ Sales, Inventory, Accounting, Procurement, Manufacturing และ HR บนแพลตฟอร์มเดียว โดยแต่ละส่วนมีข้อมูลและกระบวนการที่สามารถเชื่อมโยงกันได้ตามการตั้งค่าขององค์กร

การทำงานลักษณะนี้ช่วยลดความจำเป็นในการสร้างหรือส่งต่อข้อมูลชุดเดิมระหว่างแผนก และทำให้ข้อมูลจากกระบวนการหนึ่งสามารถนำไปใช้ต่อในกระบวนการที่เกี่ยวข้องได้ เช่น ข้อมูลการขายที่เชื่อมโยงกับการจัดการสต็อกหรือกระบวนการจัดซื้อ ซึ่งสอดคล้องกับแนวคิดการลด Data Silos ที่กล่าวถึงในบทความนี้

เข้าถึงข้อมูลและติดตามงานได้แบบ Real-Time

อีกส่วนที่เกี่ยวข้องกับ Productivity คือการมองเห็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน โดย HashMicro ระบุถึงความสามารถด้าน Real-Time Visibility ในหลายส่วน เช่น การมองเห็นสต็อกหลายคลังแบบเรียลไทม์ และการติดตามข้อมูลการดำเนินงานของฝ่ายผลิต

เมื่อผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลการทำงานที่จำเป็นได้จากระบบกลาง ก็ช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการรวบรวมข้อมูลก่อนติดตามงานหรือวิเคราะห์สถานการณ์ และทำให้แต่ละทีมสามารถนำข้อมูลไปใช้ประกอบการทำงานได้อย่างต่อเนื่องมากขึ้น

จัดการ Workflow และ Approval ให้เป็นระบบ

HashMicro รองรับ Workflow ในกระบวนการต่าง ๆ เช่น การจัดซื้อและการอนุมัติ ทำให้สามารถกำหนดลำดับและเงื่อนไขของกระบวนการให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานขององค์กรได้ โดยระบบยังมีความสามารถด้าน Automated Purchase-to-Pay Workflow สำหรับกระบวนการจัดซื้ออีกด้วย

เมื่อ Workflow มีโครงสร้างที่ชัดเจน พนักงานสามารถเห็นขั้นตอนและผู้รับผิดชอบของกระบวนการได้ง่ายขึ้น ลดการพึ่งพาการติดตามงานผ่านไฟล์หรือช่องทางอื่น และช่วยให้กระบวนการดำเนินต่อได้อย่างเป็นระบบ

ใช้ AI และ AI Agents สนับสนุนงานตาม Workflow

นอกจาก Automation ใน ERP แล้ว HashMicro ยังมี AI Agents ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยทำงานจริง เช่น งานด้าน Inventory, HR, Finance, Procurement, Sales และ Manufacturing โดยเว็บไซต์ของ HashMicro ระบุว่า AI Agents สามารถช่วยจัดการงานซ้ำ ๆ และดำเนิน Workflow โดยไม่ต้องพึ่งการควบคุมจากมนุษย์ตลอดเวลา

ในมุมของ Productivity ความสามารถดังกล่าวสามารถนำมาใช้กับงานที่มีรูปแบบซ้ำหรือมีกระบวนการที่กำหนดไว้ชัดเจน เพื่อให้พนักงานลดเวลาที่ต้องใช้กับงานประจำ และนำเวลาไปใช้กับงานที่ต้องอาศัยการวิเคราะห์ การแก้ปัญหา และการตัดสินใจมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม การมีระบบ ERP หรือ Automation ไม่ได้หมายความว่า Productivity จะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ ผลลัพธ์จริงยังขึ้นอยู่กับกระบวนการของแต่ละองค์กร การตั้งค่าระบบ และระดับการนำระบบไปใช้งาน ดังนั้น ก่อนเลือก ERP ควรเริ่มจากการประเมิน Bottleneck และ KPI ของกระบวนการที่ต้องการปรับปรุง แล้วจึงพิจารณาว่าความสามารถของระบบตอบโจทย์ดังกล่าวได้หรือไม่

หากต้องการประเมินว่ากระบวนการทำงานขององค์กรมีจุดใดที่สามารถปรับปรุงด้วย ERP ได้ สามารถ ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจาก HashMicro เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความต้องการของธุรกิจ หรือ ขอเดโมฟรี เพื่อดูการทำงานของระบบก่อนตัดสินใจได้

สรุป: ERP ช่วยเพิ่ม Productivity ให้ธุรกิจได้อย่างไร?

ERP ช่วยสนับสนุน Productivity ผ่าน การลดงานซ้ำ การเชื่อมข้อมูล การทำ Automation และการเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น ทำให้พนักงานลดเวลาไปกับงานที่ไม่จำเป็นและมีเวลาโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่ามากขึ้น

อย่างไรก็ตาม Productivity ไม่ได้เพิ่มขึ้นจากการติดตั้ง ERP เพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับการออกแบบกระบวนการ เลือกฟังก์ชันที่เหมาะสม และนำระบบไปใช้งานให้สอดคล้องกับ Workflow ขององค์กร

อย่างไรก็ตาม Productivity ไม่ได้เพิ่มขึ้นจากการติดตั้ง ERP เพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับการออกแบบกระบวนการ เลือกฟังก์ชันที่เหมาะสม และนำระบบไปใช้งานให้สอดคล้องกับ Workflow ขององค์กร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)