Workflow Automation ใน ERP ลดงานซ้ำซ้อนได้อย่างไร?

เมื่อธุรกิจมีปริมาณงานเพิ่มขึ้น การตรวจเอกสาร ส่งอีเมล ขออนุมัติ ติดตามสถานะ หรือคัดลอกข้อมูลระหว่างระบบ ล้วนเป็นงานที่ต้องทำซ้ำและใช้เวลาของพนักงาน หากต้องส่งต่องานหลายแผนกด้วย Manual Process ก็อาจทำให้เกิดข้อมูลตกหล่น งานล่าช้า และกลายเป็นคอขวดของกระบวนการ

Workflow Automation ใน ERP ช่วยให้ธุรกิจกำหนดเงื่อนไขและลำดับการทำงานไว้ในระบบ เมื่อเกิด Trigger ตามที่กำหนด ระบบสามารถแจ้งเตือน ส่งต่องาน หรือดำเนินการในขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ ลด Manual Work และช่วยให้ข้อมูลเชื่อมต่อระหว่างกระบวนการได้เป็นระบบมากขึ้น

แนวทางนี้ไม่ได้มุ่งแทนที่พนักงานทั้งหมด แต่ช่วยลดงานซ้ำที่ทำตามขั้นตอนเดิม เพื่อให้ทีมมีเวลาโฟกัสกับงานที่ต้องใช้การวิเคราะห์และการตัดสินใจมากขึ้น

แนวทางนี้ไม่ได้มุ่งแทนที่พนักงานทั้งหมด แต่ช่วยลดงานซ้ำที่ทำตามขั้นตอนเดิม เพื่อให้ทีมมีเวลาโฟกัสกับงานที่ต้องใช้การวิเคราะห์และการตัดสินใจมากขึ้น

Workflow Automation ใน ERP ทำงานอย่างไร?

Workflow Automation ใน ERP คือการกำหนดลำดับและเงื่อนไขของกระบวนการทำงานไว้ในระบบ เพื่อให้ระบบสามารถดำเนินการในขั้นตอนถัดไปได้โดยอัตโนมัติ แทนการให้พนักงานคอยตรวจสอบ ประสานงาน หรือส่งต่องานด้วยตัวเองทุกครั้ง โดยเฉพาะกระบวนการที่ต้องทำซ้ำและเกี่ยวข้องกับหลายแผนก

Workflow Automation คืออะไร?

แนวคิดของ Workflow Automation ใน ERP สามารถอธิบายง่าย ๆ ผ่าน 4 ขั้นตอน ได้แก่ Trigger → Condition → Action → Next Step

• Trigger: เหตุการณ์ที่ทำให้ Workflow เริ่มทำงาน เช่น มีการสร้างใบขอซื้อหรือบันทึก Sales Order

• Condition: เงื่อนไขที่ระบบใช้ตรวจสอบ เช่น มูลค่ารายการ แผนก หรือผู้รับผิดชอบ

• Action: การดำเนินการที่เกิดขึ้นเมื่อข้อมูลตรงตามเงื่อนไข เช่น ส่งแจ้งเตือนหรือส่งเอกสารให้ผู้อนุมัติ

• Next Step: ขั้นตอนถัดไปของกระบวนการ เช่น เมื่ออนุมัติแล้วจึงส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานสร้าง Purchase Requisition ระบบอาจตรวจสอบว่ามูลค่ารายการอยู่ในเกณฑ์ที่กำหนดหรือไม่ หากเข้าเงื่อนไข ระบบจึงส่งคำขอไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติ และเมื่ออนุมัติแล้วจึงดำเนินการในขั้นตอนถัดไปตาม Workflow ที่วางไว้

ดังนั้น ERP Automation ไม่ได้หมายถึงการทำงานแทนพนักงานทุกอย่าง แต่เป็นการให้ระบบจัดการขั้นตอนที่มีรูปแบบชัดเจนและทำซ้ำเป็นประจำ ช่วยลดการประสานงานแบบ Manual และทำให้กระบวนการทำงานดำเนินต่อได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

ERP Automation ช่วยลดงานซ้ำซ้อนได้อย่างไร?

เมื่อข้อมูลและกระบวนการทำงานอยู่บน ระบบ ERP เดียวกัน ERP Automation สามารถนำข้อมูลจากขั้นตอนหนึ่งไปใช้ต่อในขั้นตอนถัดไปตาม Workflow ที่กำหนดไว้ ช่วยลดการทำงานที่พนักงานต้องทำซ้ำ เช่น การคีย์ข้อมูลเดิม การส่งเอกสาร หรือการติดตามสถานะด้วยตัวเอง

ตัวอย่างงานที่สามารถนำมาออกแบบ Automation ได้ ได้แก่

• การกรอกข้อมูลซ้ำ: นำข้อมูลจากเอกสารหรือรายการเดิมไปใช้ในขั้นตอนถัดไป ลดการป้อนข้อมูลด้วยมือ

• การส่งเอกสารระหว่างแผนก: เมื่อรายการผ่านเงื่อนไข ระบบสามารถส่งต่องานไปยังผู้รับผิดชอบตามลำดับ

• การติดตามสถานะงาน: ผู้เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบสถานะจากระบบได้ โดยไม่ต้องสอบถามหรือส่งข้อความติดตามทุกครั้ง

• การแจ้งเตือนผู้อนุมัติ: ระบบสามารถแจ้งเตือนเมื่อมีรายการรออนุมัติตาม Workflow ที่กำหนด

• การตรวจสอบเงื่อนไข: ระบบสามารถตรวจสอบข้อมูล เช่น มูลค่ารายการหรือระดับสินค้าคงคลัง ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป

ผลที่ได้จึงไม่ได้มีเพียงการลดเวลาทำงาน แต่ยังช่วยให้กระบวนการมีความต่อเนื่องและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการคัดลอกหรือกรอกข้อมูลซ้ำ

ตัวอย่าง Workflow Automation ใน ERP ที่พบได้ในธุรกิจ

Workflow Automation สามารถนำมาประยุกต์กับกระบวนการของหลายแผนก โดยรูปแบบที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับระบบและขั้นตอนการทำงานของแต่ละธุรกิจ ตัวอย่างเช่น

Purchase Requisition → Approval → Purchase Order
เมื่อมีการสร้างใบขอซื้อ ระบบอาจตรวจสอบเงื่อนไขที่กำหนดและส่งต่อให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้วจึงเข้าสู่ขั้นตอนจัดทำใบสั่งซื้อ ช่วยลดการส่งเอกสารและติดตามงานด้วยตัวเอง

Sales Order → Invoice → Accounting
เมื่อมีการบันทึก Sales Order ข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถถูกนำไปใช้ในขั้นตอนออก Invoice และส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีตาม Workflow ที่กำหนด ช่วยลดการคีย์ข้อมูลชุดเดิมหลายครั้ง

Stock Level → Reorder Point → Notification / Purchase Process
ธุรกิจอาจกำหนดระดับสินค้าคงคลังขั้นต่ำไว้ เมื่อ Stock ลดลงถึง Reorder Point ระบบสามารถใช้เงื่อนไขดังกล่าวเป็น Trigger เพื่อแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบหรือเริ่มกระบวนการจัดซื้อที่กำหนดไว้

ตัวอย่างเหล่านี้แสดงให้เห็นว่า ERP Automation สามารถเชื่อมข้อมูลและงานระหว่างขั้นตอนได้ แต่รูปแบบและระดับของ Automation ที่ทำได้จริงจะแตกต่างกันไปตามความสามารถของ ERP และ Workflow ที่ธุรกิจกำหนด

Workflow Automation ช่วยแก้ปัญหาอะไรในธุรกิจ?

Workflow Automation ไม่ได้มีเป้าหมายเพียงลดจำนวนงานที่พนักงานต้องทำ แต่ช่วยจัดการ Pain Point จากกระบวนการทำงานแบบ Manual ที่ทำให้งานล่าช้าและเกิดคอขวด โดยเฉพาะกระบวนการที่ต้องส่งต่องานหรือข้อมูลระหว่างหลายแผนก

ลดการกรอกข้อมูลและทำงานซ้ำ

การคีย์ข้อมูลเดิมหลายครั้งเป็นหนึ่งในงานที่ใช้เวลาโดยไม่จำเป็น เช่น ฝ่ายขายบันทึกข้อมูลคำสั่งซื้อแล้วต้องส่งรายละเอียดให้ฝ่ายบัญชีเพื่อกรอกข้อมูลสำหรับออก Invoice หรือฝ่ายจัดซื้อต้องนำข้อมูลจากเอกสารหนึ่งไปสร้างรายการในขั้นตอนถัดไป หากแต่ละแผนกต้องป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง อาจทำให้เสียเวลาและเพิ่มโอกาสเกิดข้อมูลผิดพลาด

เมื่อใช้ ERP Automation ข้อมูลจากขั้นตอนหนึ่งสามารถถูกนำไปใช้ต่อใน Workflow ที่เกี่ยวข้องได้ตามเงื่อนไขที่กำหนด พนักงานจึงไม่จำเป็นต้องคัดลอกหรือกรอกข้อมูลชุดเดิมซ้ำทุกขั้นตอน ช่วยลด Manual Work และทำให้กระบวนการระหว่างแผนกดำเนินต่อได้รวดเร็วและเป็นระบบมากขึ้น

ลดเวลารออนุมัติและการส่งต่องาน

ในหลายธุรกิจ งานอาจไม่ได้ล่าช้าเพราะขั้นตอนซับซ้อน แต่เกิดจากการรอคนส่งเอกสาร แจ้งเตือน หรืออนุมัติ เช่น ใบขอซื้อที่ต้องรอผู้มีอำนาจตรวจสอบก่อนส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อ หากไม่มีระบบติดตามที่ชัดเจน รายการอาจค้างอยู่โดยไม่รู้ว่าต้องดำเนินการกับใครต่อ

Workflow Automation ใน ERP สามารถกำหนด Approval Rules ตามเงื่อนไขของแต่ละกระบวนการ เช่น มูลค่าการสั่งซื้อ แผนก หรือผู้รับผิดชอบ พร้อมตั้ง Notification เพื่อแจ้งผู้เกี่ยวข้องเมื่อมีรายการที่ต้องดำเนินการ เมื่อขั้นตอนหนึ่งเสร็จสิ้น ระบบสามารถส่งต่องานไปยังขั้นตอนถัดไปตาม Workflow ที่กำหนด ช่วยลดเวลาที่เสียไปกับการประสานงานและติดตามงานด้วยตัวเอง

ลด Human Error จากการทำงานด้วยมือ

การกรอกหรือคัดลอกข้อมูลซ้ำระหว่างหลายขั้นตอนเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด เช่น ตัวเลขผิด รายละเอียดไม่ตรงกัน หรือส่งข้อมูลไปยังขั้นตอนที่ไม่ถูกต้อง เมื่อ ERP Automation ช่วยส่งต่อข้อมูลและดำเนินการตามเงื่อนไขที่กำหนด ก็สามารถลดการป้อนข้อมูลซ้ำและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงาน Manual ได้

อย่างไรก็ตาม Automation ไม่ได้หมายความว่าข้อผิดพลาดจะหมดไปทั้งหมด เพราะหากตั้งค่า Workflow หรือเงื่อนไขไม่ถูกต้อง ระบบก็อาจดำเนินการตามข้อมูลหรือกฎที่กำหนดไว้ ดังนั้นธุรกิจยังควรตรวจสอบและทบทวน Workflow ให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานจริงอยู่เสมอ

ทำให้กระบวนการเป็นมาตรฐานมากขึ้น

เมื่อธุรกิจกำหนด Workflow Automation ใน ERP ไว้เป็นขั้นตอนในระบบ พนักงานสามารถทำงานตามลำดับและเงื่อนไขเดียวกัน เช่น ใครเป็นผู้อนุมัติ ต้องตรวจสอบข้อมูลอะไร และเมื่อดำเนินการเสร็จแล้วต้องส่งต่องานให้แผนกใด ช่วยลดความแตกต่างของกระบวนการที่อาจเกิดขึ้นจากวิธีทำงานของแต่ละบุคคล

นอกจากนี้ การกำหนด Workflow ไว้ในระบบยังช่วยให้กระบวนการระหว่างแผนกมีความต่อเนื่องมากขึ้น เพราะผู้เกี่ยวข้องสามารถเห็นขั้นตอนและสถานะงานตามที่กำหนดไว้ ทำให้ธุรกิจมีมาตรฐานการทำงานที่ชัดเจนและสามารถปรับ Workflow ได้เมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง

Workflow Automation กับ RPA ต่างกันอย่างไร?

Workflow Automation และ RPA มักถูกพูดถึงร่วมกัน เพราะต่างช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยมือ แต่สิ่งที่ทั้งสองเข้าไปจัดการนั้นแตกต่างกัน โดย Workflow Automation มุ่งจัดการ “กระบวนการ” ที่มีหลายขั้นตอนและผู้เกี่ยวข้อง ส่วน RPA มักเน้น “งานย่อย” ที่ทำซ้ำตามกฎหรือขั้นตอนที่กำหนดไว้

Workflow Automation เน้น “กระบวนการ”

Workflow Automation จะมองภาพตั้งแต่ต้นทางไปจนถึงปลายทางของกระบวนการ เช่น เมื่อมีการสร้างเอกสาร ใครต้องตรวจสอบ ใครเป็นผู้อนุมัติ และหลังจากอนุมัติแล้วต้องส่งต่องานไปยังแผนกใด โดยสามารถกำหนด Trigger, Condition และ Action เพื่อให้แต่ละขั้นตอนดำเนินต่อไปตาม Workflow ที่วางไว้

ตัวอย่างเช่น กระบวนการจัดซื้ออาจกำหนดให้ Purchase Requisition → Approval → Purchase Order เมื่อมีการสร้างใบขอซื้อ ระบบตรวจสอบเงื่อนไขที่กำหนด จากนั้นส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ และเมื่อผ่านการอนุมัติจึงเข้าสู่ขั้นตอนจัดซื้อ การทำงานลักษณะนี้ช่วยให้ทุกฝ่ายเห็นลำดับงานและรู้ว่าต้องดำเนินการต่อที่จุดใด โดยไม่ต้องประสานงานทุกขั้นตอนด้วยตัวเอง

ดังนั้น จุดสำคัญของ Workflow Automation ใน ERP คือการทำให้ กระบวนการทางธุรกิจเดินหน้าตามกฎที่กำหนด และสามารถเชื่อมโยงงานกับข้อมูลระหว่างขั้นตอนได้อย่างเป็นระบบ

RPA เน้น “งานย่อยที่ทำซ้ำ”

RPA (Robotic Process Automation) เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ Software Bot ทำงานที่มีขั้นตอนชัดเจนและเกิดขึ้นซ้ำ ๆ แทนการให้พนักงานทำด้วยตนเอง โดยเหมาะกับงานที่ต้องทำตามรูปแบบเดิมเป็นประจำ เช่น Copy/Paste ข้อมูลระหว่างระบบ เปิดไฟล์และอ่านข้อมูล หรือกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม

ตัวอย่างเช่น พนักงานต้องเปิดไฟล์รายงานยอดขายจากระบบหนึ่ง แล้วคัดลอกข้อมูลไปกรอกในอีกระบบทุกวัน งานลักษณะนี้สามารถใช้ RPA ให้ Bot ดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ได้ ช่วยลดเวลาที่ต้องใช้กับงานซ้ำและเปิดโอกาสให้พนักงานไปโฟกัสกับงานที่ต้องใช้การวิเคราะห์หรือการตัดสินใจมากขึ้น

ดังนั้น หาก Workflow Automation เน้นการกำหนดว่า “กระบวนการต้องดำเนินต่ออย่างไร” RPA จะเน้นว่า “งานย่อยขั้นตอนนี้ให้ใครหรืออะไรเป็นผู้ทำ” โดยเฉพาะงานที่มีรูปแบบตายตัวและทำซ้ำบ่อย

Workflow Automation และ RPA ใช้ร่วมกันได้หรือไม่?

ได้ในบางกรณี เพราะ Workflow Automation และ RPA สามารถทำงานคนละระดับภายในกระบวนการเดียวกันได้ โดย Workflow Automation ทำหน้าที่ควบคุมลำดับงานและเงื่อนไขของกระบวนการ ขณะที่ RPA สามารถเข้ามาจัดการงานย่อยที่ต้องทำซ้ำตามขั้นตอนที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น กระบวนการจัดซื้ออาจใช้ Workflow Automation กำหนดลำดับตั้งแต่การสร้างใบขอซื้อ การอนุมัติ ไปจนถึงการออกใบสั่งซื้อ และหากมีขั้นตอนที่ต้องดึงข้อมูลจากไฟล์หรือกรอกข้อมูลลงในระบบอื่นซ้ำ ๆ ก็อาจใช้ RPA เข้ามาช่วยทำงานในส่วนนั้น

จึงไม่จำเป็นต้องมองว่า Workflow Automation กับ RPA เป็นเทคโนโลยีที่ต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่ควรพิจารณาจากลักษณะของงานและกระบวนการจริงว่า ส่วนใดต้องการจัดการ Workflow และส่วนใดเหมาะกับการให้ Bot ทำงานแทน

ตัวอย่างการใช้ Workflow Automation ใน ERP แต่ละแผนก

Workflow Automation ใน ERP สามารถนำมาใช้กับกระบวนการที่ต้องส่งต่องานระหว่างหลายแผนกได้ ไม่ว่าจะเป็นงานจัดซื้อ บัญชี ฝ่ายขาย หรือการเงิน โดยระบบสามารถกำหนดลำดับขั้น เงื่อนไขการอนุมัติ และการส่งข้อมูลจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่งตาม Workflow ที่ธุรกิจกำหนด ช่วยให้กระบวนการทำงานต่อเนื่องมากขึ้นและลดการประสานงานด้วยมือ

ฝ่ายจัดซื้อและบัญชี

กระบวนการจัดซื้อเป็นตัวอย่างที่เห็นภาพของการทำงานข้ามแผนก เพราะตั้งแต่เริ่มขอซื้อไปจนถึงบันทึกค่าใช้จ่าย ต้องผ่านทั้งฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า และบัญชี โดยสามารถวาง Workflow ในลักษณะ PR → Approval → PO → Receiving → Invoice

เมื่อพนักงานสร้างใบขอซื้อ (PR) ระบบสามารถส่งเอกสารไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น มูลค่าการจัดซื้อหรือหน่วยงานที่ขอซื้อ เมื่อผ่านการอนุมัติแล้วจึงส่งต่อไปยังขั้นตอนการออกใบสั่งซื้อ (PO) โดยไม่ต้องให้พนักงานคอยส่งเอกสารหรือแจ้งสถานะด้วยตนเอง

เมื่อมีการรับสินค้า (Receiving) ข้อมูลจากกระบวนการจัดซื้อสามารถถูกนำไปใช้ต่อในขั้นตอนตรวจสอบ Invoice ของฝ่ายบัญชีได้ ทำให้แต่ละแผนกทำงานต่อจากข้อมูลชุดเดียวกัน ลดการป้อนข้อมูลซ้ำและช่วยให้ตรวจสอบสถานะของรายการจัดซื้อได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้ รูปแบบ Workflow และเงื่อนไขที่ตั้งค่าได้จะแตกต่างกันไปตามความสามารถของแต่ละระบบ ERP

ฝ่ายขายและการเงิน

ในกระบวนการขาย ข้อมูลจากฝ่ายขายต้องถูกส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีและการเงินเพื่อออกเอกสารและติดตามการชำระเงิน โดยสามารถเชื่อมกระบวนการเป็น Sales Order → Invoice → Payment

เมื่อฝ่ายขายสร้าง Sales Order และรายการได้รับการยืนยัน ระบบสามารถนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปใช้ในขั้นตอนออก Invoice ได้ โดยไม่จำเป็นต้องให้ฝ่ายบัญชีกรอกข้อมูลลูกค้า รายการสินค้า หรือจำนวนเงินซ้ำอีกครั้ง จากนั้นเมื่อมีการบันทึกการชำระเงิน ข้อมูลก็สามารถเชื่อมกลับไปยังสถานะของรายการขายเพื่อให้แต่ละฝ่ายเห็นข้อมูลที่สอดคล้องกัน

การเชื่อม Workflow ลักษณะนี้ช่วยลดช่องว่างระหว่างฝ่ายขายและบัญชี โดยเฉพาะธุรกิจที่มีรายการขายจำนวนมาก เพราะพนักงานไม่จำเป็นต้องคอยส่งต่อข้อมูลหรือสอบถามสถานะของเอกสารในแต่ละขั้นตอนด้วยตนเอง ทำให้กระบวนการตั้งแต่รับคำสั่งซื้อไปจนถึงติดตามการชำระเงินมีความต่อเนื่องมากขึ้น

คลังสินค้าและจัดซื้อ

ในงานคลังสินค้า ระดับสต็อกสามารถใช้เป็น Trigger เพื่อให้ระบบดำเนินการบางอย่างต่อโดยอัตโนมัติ โดยตัวอย่าง Workflow คือ Stock Level → Reorder Point → Notification / Purchase Process

เมื่อจำนวนสินค้าคงเหลือลดลงถึง Reorder Point ที่กำหนด ระบบอาจส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้รับผิดชอบเพื่อให้ตรวจสอบและดำเนินการสั่งซื้อ หรือในระบบที่รองรับ อาจนำไปสู่ขั้นตอนการจัดซื้อที่กำหนดไว้ได้

แนวทางนี้ช่วยให้ธุรกิจไม่ต้องพึ่งการตรวจสอบสต็อกด้วยมือเพียงอย่างเดียว โดยเฉพาะสินค้าที่มีการเคลื่อนไหวสูงหรือมีรายการจำนวนมาก ทั้งยังช่วยให้ฝ่ายคลังสินค้าและฝ่ายจัดซื้อทำงานต่อเนื่องจากข้อมูล Inventory ชุดเดียวกัน อย่างไรก็ตาม รูปแบบ Action ที่เกิดขึ้นหลังจากถึง Reorder Point จะขึ้นอยู่กับความสามารถและการตั้งค่า Workflow ของแต่ละระบบ ERP

HR และกระบวนการภายใน

Workflow Automation ยังสามารถนำมาใช้กับกระบวนการภายในองค์กรที่ต้องผ่านการตรวจสอบหรืออนุมัติ เช่น การลา (Leave) การเบิกค่าใช้จ่าย (Expense) หรือคำขอจากพนักงาน (Employee Request) โดยระบบสามารถกำหนดว่าเมื่อมีการส่งคำขอแล้ว ต้องส่งต่อให้ใครตรวจสอบและดำเนินการในขั้นตอนใด

ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานส่งคำขอลา ระบบสามารถส่ง Notification ไปยังหัวหน้างานเพื่อพิจารณาอนุมัติ และเปลี่ยนสถานะของคำขอตามผลการอนุมัติ ส่วนการเบิกค่าใช้จ่ายอาจกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติม เช่น หากยอดเงินเกินวงเงินที่กำหนด ต้องส่งต่อให้ผู้มีอำนาจอนุมัติในระดับถัดไป

การนำ Automation มาใช้กับ Internal Process จึงช่วยลดการติดตามงานผ่านอีเมลหรือช่องทางแชตหลายแห่ง และทำให้พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะคำขอของตนเองได้จากระบบ โดยไม่จำเป็นต้องสอบถามผู้รับผิดชอบทุกครั้ง

เลือก ERP Automation อย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ?

การเลือก ERP Automation ไม่ควรพิจารณาเพียงว่าระบบมีฟีเจอร์ Automation จำนวนมากแค่ไหน แต่ควรดูว่าสามารถนำความสามารถเหล่านั้นมาใช้กับกระบวนการทำงานจริงขององค์กรได้หรือไม่ เพราะแต่ละธุรกิจมีขั้นตอนการทำงาน ผู้มีอำนาจอนุมัติ และเงื่อนไขที่แตกต่างกัน การประเมิน Workflow ที่ระบบรองรับจึงเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญก่อนตัดสินใจเลือก ERP

ระบบรองรับ Workflow ที่ตรงกับกระบวนการจริงหรือไม่?

ก่อนเลือก ERP ควรเริ่มจากการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานขององค์กรก่อนว่าแต่ละงานเริ่มต้นจากอะไร ผ่านใครบ้าง และมีเงื่อนไขใดที่ทำให้ต้องส่งต่อไปยังขั้นตอนถัดไป จากนั้นจึงตรวจสอบว่าระบบสามารถสร้างหรือปรับ Workflow ให้สอดคล้องกับกระบวนการเหล่านั้นได้มากน้อยเพียงใด

ไม่ควรเลือกจากจำนวน Automation Feature เพียงอย่างเดียว เพราะฟีเจอร์ที่มีอยู่ในระบบอาจไม่ตอบโจทย์ขั้นตอนการทำงานของธุรกิจ หาก Workflow ถูกกำหนดไว้ตายตัวและปรับเปลี่ยนได้ยาก องค์กรอาจต้องเปลี่ยนวิธีทำงานเพื่อให้เข้ากับระบบแทน

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจกำหนดให้ใบขอซื้อที่มีมูลค่าไม่เกินจำนวนหนึ่งอนุมัติโดยหัวหน้าแผนก แต่หากเกินวงเงินดังกล่าวต้องส่งต่อให้ผู้บริหารพิจารณา ERP ที่เหมาะสมควรสามารถรองรับเงื่อนไขและลำดับการอนุมัติที่สอดคล้องกับกระบวนการจริงได้

ดังนั้น ก่อนตัดสินใจควรทดลองจำลอง Workflow ที่เกิดขึ้นจริงในองค์กรกับระบบ ERP เพื่อดูว่าขั้นตอน การส่งต่องาน และเงื่อนไขต่าง ๆ สามารถทำงานได้ตามที่ต้องการหรือไม่

กำหนดเงื่อนไขและ Approval Rules ได้ละเอียดแค่ไหน?

ERP Automation ควรสามารถกำหนดเงื่อนไขและ Approval Rules ให้สอดคล้องกับกระบวนการจริง เช่น มูลค่าการสั่งซื้อ ประเภทเอกสาร แผนก ผู้รับผิดชอบ และลำดับการอนุมัติ เพื่อให้ระบบส่งต่องานไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างเหมาะสม

ข้อมูลจากแต่ละโมดูลเชื่อมต่อกันหรือไม่?

การเชื่อมต่อข้อมูลเป็นจุดสำคัญของ ERP Automation เพราะ Automation จะทำงานได้ต่อเนื่องมากขึ้นเมื่อข้อมูลจาก Sales, Procurement, Inventory และ Accounting เชื่อมโยงกันบนระบบเดียว ช่วยลดการป้อนข้อมูลซ้ำและทำให้แต่ละแผนกใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน

สามารถปรับ Workflow เมื่อธุรกิจเปลี่ยนได้หรือไม่?

กระบวนการทำงานอาจเปลี่ยนเมื่อธุรกิจเพิ่มสาขา ปรับ Approval Process หรือเพิ่มขั้นตอนตรวจสอบ ดังนั้นควรเลือก ERP ที่สามารถปรับ Workflow ให้รองรับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจได้ในระยะยาว

HashMicro ใช้ Automation เชื่อม Workflow ธุรกิจอย่างไร?

HashMicro เป็นตัวอย่างของ ERP ที่นำ Workflow และ Automation มาใช้เชื่อมกระบวนการทำงานของธุรกิจ โดยช่วยให้ข้อมูลและขั้นตอนการทำงานระหว่างโมดูลต่าง ๆ สามารถดำเนินต่อกันตาม Workflow ที่กำหนด แทนการประสานงานด้วยมือในทุกขั้นตอน

Workflow Automation บนระบบ ERP

ระบบ ERP ของ HashMicro รองรับการสร้าง Workflow เพื่อกำหนดขั้นตอนและเงื่อนไขของกระบวนการทำงาน เช่น การอนุมัติเอกสารและการส่งต่องานระหว่างขั้นตอนต่าง ๆ นอกจากนี้ยังมีตัวอย่างการใช้ Automation กับงานคลังสินค้า เช่น Automated Inventory Replenishment ที่ใช้ข้อมูลระดับสต็อกเพื่อช่วยดำเนินการตามเงื่อนไขที่กำหนด

แนวทางนี้ช่วยให้ Automation ทำงานเชื่อมกับกระบวนการทางธุรกิจโดยตรง ไม่ได้แยกเป็นงานอัตโนมัติที่ทำงานเพียงส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์กร

Automation ที่เชื่อมกับข้อมูลธุรกิจ

ตัวอย่างการนำ Automation มาใช้กับข้อมูลธุรกิจคือ Automated Inventory Replenishment ซึ่งใช้ข้อมูลระดับสต็อกเป็นจุดเริ่มต้น เมื่อข้อมูลตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด ระบบสามารถดำเนินการหรือแจ้งเตือนตาม Workflow ที่ตั้งไว้

แนวทางนี้ช่วยให้ธุรกิจนำข้อมูลจากการทำงานจริงมาเชื่อมกับกระบวนการถัดไปได้อย่างเป็นระบบ โดยรูปแบบ Automation และ Action ที่รองรับจะแตกต่างกันไปตาม Workflow และการตั้งค่าของแต่ละระบบ

ขอคำปรึกษาและทดลองระบบก่อนตัดสินใจ

สำหรับธุรกิจที่มีกระบวนการทำงานซับซ้อน การเลือก ERP ควรพิจารณาจาก Workflow ที่ใช้งานจริง หากต้องการประเมินว่าระบบสามารถรองรับกระบวนการขององค์กรได้อย่างไร สามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน ERP จาก HashMicro เพื่อพูดคุยและประเมินความต้องการเบื้องต้นได้

นอกจากนี้ ผู้สนใจสามารถขอเดโมฟรีเพื่อดูการทำงานของระบบและพิจารณาความเหมาะสมของ ERP กับกระบวนการธุรกิจก่อนตัดสินใจ

สรุป

Workflow Automation ใน ERP ช่วยให้ธุรกิจลดงาน Manual และงานซ้ำ โดยระบบสามารถดำเนินขั้นตอนต่าง ๆ ตามเงื่อนไขที่กำหนด ตั้งแต่การอนุมัติเอกสาร การส่งต่องาน ไปจนถึงการเชื่อมข้อมูลระหว่างแผนก ทำให้กระบวนการทำงานมีความต่อเนื่องและเป็นระบบมากขึ้น

สิ่งสำคัญคือ Workflow Automation และ RPA ทำงานในคนละระดับ โดย Workflow Automation เน้นการจัดการ Process ตั้งแต่ต้นจนจบ ขณะที่ RPA เน้นการทำ Task ที่มีรูปแบบซ้ำ ๆ และทั้งสองสามารถนำมาใช้ร่วมกันได้ในบางกระบวนการ

ดังนั้น การเลือก ERP Automation ไม่ควรเริ่มจากการดูว่าระบบมี Automation Feature มากเพียงใด แต่ควรพิจารณาความสามารถในการเชื่อมข้อมูล ความยืดหยุ่นของ Workflow และความเหมาะสมกับกระบวนการจริงของธุรกิจเป็นหลัก

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)