TOR atau Term of Reference adalah dokumen yang menjadi acuan dasar lengkap proyek seperti landasan, tujuan, ruang lingkup kerja, dan juga struktur detail proyek sebelum dieksekusi. TOR juga bertindak sebagai perjanjian, jadwal pertemuan, serta hasil negosiasi antar pihak mengenai ketentuan dan timeline proyek.
Dalam proyek konstruksi, peran TOR sangat krusial karena ini merupakan titik awal penentuan jalannya proyek agar pada saat eksekusi, tidak ada penyimpangan yang terjadi baik itu ruang lingkup kerja maupun banyaknya material atau lama waktu yang dibutuhkan.
Artikel ini akan mengupas tentang TOR, mulai dari waktu yang tepat menyusunnya hingga tips menyusun TOR. Berikut juga akan disertakan contoh template TOR yang bisa Anda pelajari.
Key Takeaways
Term of Reference adalah dokumen untuk memperjelas seluruh hak dan kewajiban pemangku kepentingan proyek seperti jadwal pertemuan, deadline progres, serta pengantaran material yang tepat waktu.
Metode SMART merupakan kunci dalam menyusun TOR yang realistis dan dapat dicapai secara kualitas maupun jangka waktu yang tepat.
Hindari penggunaan bahasa atau kata-kata yang ambigu dalam membuat TOR. Gunakanlah bahasa yang dapat diukur jika dituangkan ke konteks proyek untuk memudahkan interpretasi TOR.
Daftar Isi:
Mengenal Apa Itu Term of Reference atau TOR
Jika mengutip dari Oxford Learner’s Dictionaries, Term of Reference atau yang sering juga disebut sebagai KAK (Kerangka Acuan Kerja) merupakan batasan-batasan yang ditetapkan pada apa yang diminta untuk dilakukan oleh komite atau laporan resmi.
Melihat pengertian di atas, dapat dipahami bahwa TOR bertindak sebagai penjelas hak dan kewajiban seluruh pihak proyek, dalam hal ini pemilik proyek/sponsor, project manager, kontraktor yang bertanggung jawab, pemasok material, maupun tim internal teknis.
Hak dan kewajiban yang tercantum di TOR umumnya meliputi: ruang lingkup kerja, jadwal pertemuan seluruh stakeholder, pemenuhan deadline progres proyek, pengantaran material sesuai waktu, serta kesepakatan yang terjadi di lapangan secara resmi.
Menurut Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021, pelaku pengadaan, atau jika disangkutkan dengan konteks proyek, manajer proyek perlu merencanakan persiapan pengadaan, pelaksanaan kontrak, hingga penilaian kinerja penyedia sebagai syarat untuk mengeksekusi proyek.
Apa Saja Isi TOR?
Setelah mengetahui apa itu TOR secara garis besar, pasti Anda sudah memiliki bayangan kira-kira cakupan apa saja yang harus diperhatikan dalam TOR.
Cakupan-cakupan pada TOR mengikuti kaidah SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) untuk mengantisipasi kebutuhan proyek yang harus detail dan cermat.
1. Judul dan latar belakang
Tentunya setiap proyek wajib memiliki judul dan latar belakang yang jelas dan relevan dengan jenis proyek yang akan dikerjakan.
Judul TOR yang tepat akan membantu Anda sebagai project manager dan seluruh pemangku kepentingan mengetahui gambaran besar dari proyek yang akan dieksekusi, sedangkan latar belakang proyek memberikan deskripsi yang lebih detail seperti untuk apa proyek dibangun atau manfaatnya bagi masyarakat atau kelangsungan bisnis.
2. Tujuan proyek
Bagian ini berisi tujuan dan target dalam proyek. Target ini dapat dipecah menjadi target kualitatif dan kuantitatif.
Target kualitatif berupa kualitas yang dituju dari proyek, misalnya: Pembangunan proyek perumahan Citra Raya ditujukan untuk menyediakan tempat tinggal bagi warga Tangerang dan sekitarnya.
Selanjutnya, target kuantitatif adalah angka atau banyaknya keuntungan yang hendak dituju. Contohnya: Potensi ROI (Return on Investment) proyek perumahan Citra Raya, setelah survei tingkat ekonomi dan jumlah jiwa penduduk Tangerang, yaitu perkiraan mencapai 10-12% jika unit rumah terjual sebanyak 50 unit.
3. Cakupan atau lingkup pekerjaan
Bagian ini berisikan cakupan pekerjaan yang perlu diperhatikan bagi penyelenggara dan pelaksana proyek.
Baik pihak penyelenggara atau pelaksana proyek masing-masing mengikuti lingkup pekerjaan yang sudah ditentukan dan tidak bisa mengambil alih pekerjaan yang bukan berada pada lingkupnya.
4. Spesifikasi setiap tahap kegiatan
Bagian spesifikasi bisa dibilang merupakan rincian keperluan dari setiap tahapan proyek yang akan dilakukan.
Tentunya, detail spesifikasi proyek meliputi: Banyaknya sumber daya yang dibutuhkan, jumlah tenaga kerja yang diperlukan, target dan deadline proyek, kualitas serta ukuran yang diperlukan.
5. Jadwal dan timeline proyek
Dalam proyek, pastinya sangat penting untuk menentukan jadwal dan timeline secara realistis.
Jadwal dan timeline proyek berisi lama pengerjaan proyek, detail tahapan pekerjaan, serta penanda dimulai dan berakhirnya proyek.
6. Kualifikasi pelaksana
Berisi detail kualifikasi yang diperlukan dari pelaksana agar sesuai dengan kebutuhan proyek. Misalnya, kualifikasi proyek pengaspalan jalan raya dengan pembangunan apartemen tentu berbeda karena ruang kerja dan spesifikasinya saja sudah jauh beda.
Anda sebagai project manager dapat memahami isi kualifikasi pelaksana yang berupa pengalaman pelaksana atau kontraktor dalam mengerjakan proyek serupa, jumlah pekerja yang dimiliki, perkiraan anggaran yang dibutuhkan, atau kompetensi kontraktor.
7. Keperluan logistik dan anggaran
Kebutuhan logistik dan anggaran proyek sangat bergantung pada rancang bangun dan kualitas proyek yang dikerjakan.
Bagian ini memastikan agar pengiriman material dari pemasok tepat waktu dan juga menyesuaikan anggaran yang ada berikut dengan pagu yang sudah ditetapkan tapi tetap memperhatikan kualitas material.
8. Penutup
Dalam pelaksanaan proyek pastinya kenyataan di lapangan tidak akan selalu sama persis seperti yang tertulis pada TOR.
Bagian ini berisi remarks bahwa fleksibilitas dalam kesepakatan seperti kesepakatan kecil untuk mengantisipasi perubahan dalam alur proyek diperbolehkan di luar TOR tertulis.
Isi TOR yang baik akan memudahkan proses identifikasi logistik, anggaran, serta rancangan proyek yang akan dibangun.
Manfaat TOR Atau KAK pada Proyek
Kerangka Acuan Kerja memegang peranan krusial sebagai fondasi awal sebelum proyek dieksekusi. Apa saja manfaatnya?
Bagi pihak penyelenggara, TOR berfungsi untuk:
- Acuan awal tujuan proyek dan ruang lingkup yang diperbolehkan
- Membantu menyamakan ekspektasi tujuan proyek
- Panduan lengkap bagi seluruh stakeholder
- Sebagai bukti transparansi dan akuntabilitas dalam proyek
Selanjutnya, bagi pihak pelaksana fungsinya yaitu:
- Memberikan kejelasan tujuan kerja dan ruang lingkup
- Membantu memahami tugas yang terperinci secara garis besar
- Mencegah salah tafsir pembangunan dengan keinginan pemilik proyek
- Sebagai jaminan perlindungan agar pelaksana tidak mengerjakan bagian yang tidak ada di ruang lingkup
Kemudian, fungsinya bagi yang berkepentingan meliputi:
- Menciptakan transparansi agar tidak terjadi kesalahpahaman antar stakeholder
- Mengurangi potensi konflik dari adanya salah tafsir atau tujuan yang berbeda
- Memudahkan seluruh pemangku kepentingan mengevaluasi proyek dari kinerja dan hasilnya
PMI menemukan jika detail proyek diidentifikasi sejak awal, pengeluaran proyek akan sesuai dengan rencana anggaran awal sebesar 65% dan jika tidak terlalu diidentifikasi, maka kesesuaiannya hanya sebesar 43% saja.
Cara Efektif Membuat TOR yang Baik
Manfaat TOR di atas merupakan fondasi yang dapat Anda pakai untuk membuat TOR yang baik. Penting untuk membuat TOR seefisien mungkin agar Kerangka Acuan Kerja terasa adil bagi semua pihak dan tetap menjamin pelaksanaan proyek secara berkualitas.
Dalam membuat TOR, Anda dapat menggunakan metode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound). Pikirkan bahwa TOR harus mampu mengukur kebutuhan proyek secara realistis, dapat dicapai sebelum deadline yang wajar, dan juga relevan bagi seluruh pemangku kepentingan.
Untuk lebih detailnya, Anda dapat memahami cara-cara tepat dalam menyusun TOR di bawah:
- Pastikan untuk memahami masalah, latar belakang, serta untuk apa proyek dibuat: Jika Anda sudah memahami potensi masalah, latar belakang, dan tujuan proyek, Anda akan dapat menentukan komponen apa saja yang harus berada dalam TOR; relevan dengan faktor-faktor tersebut.
- Tentukan objektif dari proyek dengan jelas: Objektif seperti penyelesaian pembangunan, pelaporan progres, dan target maksimal anggaran yang akan diatur lebih detail dalam RAB atau Rencana Anggaran Biaya. Ini semua harus ditulis secara jelas agar tujuan proyek dapat dicapai dengan maksimal. Implementasi metode SMART dalam hal ini sangat membantu dalam menentukan objektif yang realistis dan berkualitas.
- Identifikasi seluruh stakeholder yang terlibat: Identifikasi stakeholder seperti
vendor pelaksana, penyelenggara, pemilik venue, bahkan pihak berwenang akan membantu Anda dalam menentukan hak dan kewajiban yang mereka perlu jalani seiring berjalannya proyek.
- Buat struktur TOR secara urutan dan isinya ringkas: Penting untuk membuat TOR dalam format yang berurutan dan rapi agar mudah dipahami semua pihak. Pastikan juga isi TOR padat dan tidak bertele-tele.
- Hindari ambiguitas dengan menggunakan penjelasan yang terukur: Agar semua pihak mengerti kualitas dan deadline yang ditentukan, TOR harus dibuat dengan penjelasan yang dapat diukur.
- Batasi ruang lingkup dengan tegas: Ini bertujuan agar tidak ada pihak yang mengambil tanggung jawab berlebihan dan sesuai porsi.
- Review kembali TOR yang sudah dibuat: Meninjau kembali TOR yang sudah dibuat membantu Anda mengidentifikasi hal-hal yang kurang tepat atau bisa di-adjust lagi agar lebih relevan dengan kepentingan stakeholder.
- Masukkan lampiran referensi proyek: Ini dapat membantu stakeholder memahami rancang bangun proyek dan kebutuhan material dengan lebih rinci.
Contoh Template Term of Reference untuk Berbagai Proyek
Di bawah ini, Anda dapat men-download template TOR yang bisa Anda pelajari:
Template TOR Proyek Internal
Kesimpulan
TOR atau Kerangka Acuan Kerja adalah fondasi krusial untuk memastikan semua detail proyek, baik itu anggaran, kebutuhan material, serta hak dan kewajiban pemangku kepentingan jelas sejak awal dan relevan digunakan hingga akhir proyek.
TOR berfungsi sebagai alat komunikasi antar pihak agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam eksekusi proyek. Meski begitu, penting bagi ke semua stakeholder untuk mengadakan pertemuan bulanan untuk mengecek progres proyek dan kemungkinan penyimpangan yang ada.
FAQ Seputar Term of Reference
-
Apa bedanya TOR dan RAB?
TOR adalah dokumen yang ditujukan untuk menjelaskan detail proyek meliputi batasan anggaran, deadline pengerjaan, rapat rutin, serta ukuran bangunan, sedangkan RAB merupakan dokumen perencanaan biaya atau anggaran proyek secara lebih mendetail.
-
Apakah TOR dan proposal sama?
TOR dan proposal tidaklah sama, melainkan keduanya dokumen yang berlainan. TOR berfungsi sebagai sumber referensi atau gambaran dalam menjalankan proyek, sedangkan proposal merupakan surat permohonan pembangunan proyek yang didasari alasan dan prospek yang kira-kira menjanjikan.
-
Pihak manakah yang menyusun TOR?
Pihak yang menyusun TOR ialah pihak project management. Project management bertugas untuk mengidentifikasi keperluan material, sumber daya, tanggal eksekusi, dan menyesuaikannya lagi dengan stakeholder lainnya lalu dibuat menjadi TOR.
-
Apakah klausul force majeure masuk ke TOR?
Tidak ada regulasi resmi bahwa klausul hukum force majeure masuk di TOR. Menurut Perpres 46 Tahun 2025, klausul ini biasanya terikat pada kontrak proyek. Jadi, risiko proyek yang di luar kendali stakeholder biasanya masuk hanya sebagai mention risiko di TOR saja, tetapi tidak bersifat mengikat.
