Sistem Informasi Akuntansi (SIA): Pengertian, Fungsi, dan Contoh

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan alat penting bagi perusahaan dalam memantau keuangan dan membuat keputusan strategis. SIA menghimpun dan menyajikan data keuangan untuk membantu akuntan dan pimpinan perusahaan mengambil keputusan yang akurat. Penggunaan sistem akuntansi ini membantu otomatisasi pembukuan, penyusunan neraca saldo, serta memberikan laporan kepada pemangku kepentingan seperti kreditur dan investor.

SIA memungkinkan perusahaan beroperasi lebih efektif dan efisien, dengan output yang mendukung pengambilan keputusan untuk kemajuan perusahaan. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk memahami konsep, fungsi, dan manfaat sistem akuntansi serta mengakses sumber daya yang lebih lanjut untuk pemahaman yang mendalam. Untuk itu, simak artikel di bawah ini!

Apa itu Sistem Informasi Akuntansi (SIA)?

Akuntansi adalah salah satu hal penting dalam perusahaan karena dapat membantu Anda dalam pencatatan keuangan yang menjadi refleksi perusahaan. Mengenal akuntansi artinya Anda juga harus mengenal sistem informasi akuntansi.

Lalu, apa itu sistem informasi akuntansi? Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sistem yang mengakumulasi, menyimpan, dan memproses informasi keuangan dan akuntansi. Oleh karena itu, adanya SIA dapat membantu antar departemen dalam perusahaan Anda untuk melakukan kerja sama dengan efektif. 

Kebutuhan software akuntansi adalah sangat penting bagi pebisnis. Oleh karena itu, Anda dapat memastikan transaksi keuangan dan pencatatan perusahaan memiliki tingkat akurasi yang tinggi. Selain itu, aplikasi pembukuan akuntansi dapat memungkinkan karyawan tertentu dalam perusahaan Anda untuk mengakses informasi yang dibutuhkan.

Di sisi lain, Anda juga bisa membatasi informasi perusahaan yang sensitif kepada orang lain, sekaligus melindungi keamanan data perusahaan. Biasanya operasi akuntansi akan kurang efisien apabila Anda menggunakan sistem pembukuan manual. 

Oleh karena itu, Anda perlu menggunakan sistem akuntansi yang sangat menguntungkan bisnis Anda. Selain itu, Anda dapat mengurangi tingkat kesalahan transaksional ataupun human-error lainnya. Sistem akuntansi ini juga dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan akurat daripada sistem manual.

Karakteristik yang Mempengaruhi Kualitas SIA 

Sistem Informasi Akuntansi adalah bagian penting yang harus Anda miliki dalam perusahaan. Tanpa adanya SIA, maka perusahaan Anda tidak akan mampu mengatasi banyaknya data dan catatan aktivitas yang telah perusahaan lakukan.

Selain itu, perusahaan dengan SIA yang tidak rapi hanya akan menghambat kinerja bisnis Anda, dan bahkan terancam mengalami kerugian atau bangkrut. Oleh karena itu, Anda perlu memperhatikan karakteristik yang dapat mempengaruhi kualitas dari SIA. Berikut penjelasannya!

1. Relevan: Sistem informasi akuntansi harus dapat mempengaruhi kebijakan yang perusahaan ambil dengan memprediksi hasil dari suatu peristiwa yang terjadi pada masa lampau, sekarang, dan masa yang akan datang. Selain itu, karakteristik ini dapat memberikan Anda umpan balik terhadap prediksi yang perusahaan Anda buat sebelumnya.
2. Mudah dipahami: Dalam sistem informasi akuntansi, Anda harus menyajikan informasi penting dan mudah dimengerti oleh para pengguna informasi akuntansi. Hal ini untuk menghindari kebingungan dari para pengguna yang kesulitan memahami informasi yang berkualitas namun kompleks dalam penyajiannya.
3. Reliabilitas: Karakteristik selanjutnya adalah informasi akuntansi harus dapat diuji. Anda perlu melakukan pengujian terlebih dahulu untuk mengetahui dan menjamin kebenaran informasi akuntansi tersebut. Oleh karena itu, antara informasi akuntansi perusahaan telah sesuai dengan jumlah yang tersedia di lapangan.
4. Netral: Informasi akuntansi harus memiliki karakteristik netral yang berarti informasi tersebut tidak memihak kepada pihak ataupun kepentingan tertentu. Dengan begitu, Anda dapat menghindari kecurangan yang terjadi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
5. Dapat dibandingkan: Salah satu cara  melakukan evaluasi terhadap keuangan perusahaan Anda adalah dengan membandingkan informasi akuntansi perusahaan. Dengan begitu, Anda dapat memahami apakah keuangan perusahaan Anda mengalami peningkatan, stagnan, atau malah penurunan.
6. Lengkap: Ketika menyajikan informasi akuntansi, Anda harus memastikan bahwa informasi tersebut sudah lengkap dan mencakup semua data yang diperlukan oleh pemakai informasi akuntansi. Oleh karena itu, hal ini penting supaya tidak menimbulkan berbagai pertanyaan ataupun kebingungan bagi para pemakainya.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

SIA mengambil semua data dan angka dari catatan keuangan organisasi dan mengaturnya ke dalam struktur yang teratur. Meskipun SIA dapat berupa sistem manual, saat ini sebagian besar SIA berbasis komputer. Selain itu, SIA juga melayani tiga fungsi dasar, yaitu:

• Fungsi pertama SIA adalah pengumpulan dan penyimpanan data yang efisien dan efektif mengenai aktivitas keuangan organisasi, termasuk mendapatkan data transaksi dari dokumen sumber, mencatat transaksi dalam jurnal, dan memposting data dari jurnal ke buku besar.
• Selain itu, fungsi kedua dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk membuat keputusan, termasuk menghasilkan laporan manajerial dan laporan keuangan.
• Kemudian, fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memastikan adanya kontrol untuk merekam dan memproses data secara akurat.

Elemen Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu struktur yang kompleks yang melibatkan berbagai elemen penting dalam proses pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan informasi keuangan. Oleh karena itu, berikut ini adalah beberapa elemen penting yang perlu Anda ketahui sebelum menggunakan SIA:

Sumber Daya Manusia (SDM)

Salah satu elemen paling krusial adalah SDM. Dalam konteks ini, SDM merujuk pada individu yang berperan sebagai pelaku dalam sistem informasi akuntansi. Tanpa adanya mereka, SIA tidak akan dapat beroperasi.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mempertimbangkan berbagai aspek yang terkait dengan SDM dalam merancang SIA. Hal ini mencakup faktor-faktor seperti kondisi sosial, pendidikan, dan psikologi individu yang terlibat. Jika kualitas SDM berada pada tingkat yang baik, mereka akan mampu dengan cepat memahami proses bisnis yang terlibat.

Prosedur akuntansi

Salah satu aspek lain dari SIA adalah prosedur yang meliputi prinsip, standar, dan budaya perusahaan. Ketika merancang sistem informasi, penting bagi Anda untuk mempelajari dan memahami berbagai macam akuntansi.

Dari berbagai macam tersebut, Anda dapat memilih dan mengembangkan formulasi baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selanjutnya, formulasi tersebut dapat diimplementasikan sebagai bagian dari prosedur dalam SIA.

Formulir data, pengkodean, dan basis data

Komponen-komponen yang saling terkait dalam SIA adalah formulir, pengkodean, dan basis data. Elemen ini berfungsi untuk menangkap data dalam berbagai bentuk, seperti daftar, skema, program, dan uraian.

Data yang terkumpul tersebut kemudian akan dikodekan sehingga membentuk kumpulan data dengan berbagai kategori yang saling terhubung. Selanjutnya, kumpulan data tersebut akan disimpan dalam sistem komputer.

Software dan hardware akuntansi

Seperti yang diketahui, SIA memiliki hubungan yang erat dengan bidang akuntansi. Untuk memastikan kelancaran implementasinya, diperlukan penggunaan software. Mendapatkan software tersebut relatif mudah melalui kerjasama dengan mitra bisnis.

Namun, untuk mendukung pelaksanaan SIA dengan baik, tidak hanya software yang cukup, tetapi juga diperlukan hardware. Oleh karena itu, peran hardware sangat penting dalam menjalankan berbagai tugas seperti pemrosesan data, penerimaan input, dan penyimpanan informasi.

Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Terdapat beberapa komponen sistem informasi akuntansi di dalamnya:

1. Orang-orang yang menggunakan sistem, termasuk akuntan, manajer, dan analis bisnis
2. Prosedur dan instruksi adalah cara data dikumpulkan, disimpan, diambil, dan diproses
3. Data termasuk semua informasi yang masuk ke SIA
4. Perangkat lunak terdiri dari program komputer yang digunakan untuk memproses data
5. Infrastruktur teknologi informasi mencakup semua perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan SIA
6. Kontrol internal adalah langkah-langkah keamanan yang digunakan untuk melindungi data

Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi memiliki tujuan utama untuk memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen bisnis, pengguna internal dan eksternal. Selain itu, tujuan sistem informasi lainnya juga dapat membuat informasi tentang posisi dan kinerja keuangan tersedia beserta perubahan posisi keuangan perusahaan.

Oleh karena itu, sistem akuntansi yang dirancang dengan baik dan dikelola dengan baik dapat meningkatkan kinerja kerja. Selain itu, menggunakan sistem akuntansi terunggul dapat mengarah pada peningkatan efisiensi dan efektivitas perusahaan bisnis Anda.

SIA memiliki komponen yang sedikit rumit karena banyaknya indikator pada penentuan akuntansi. Hal itulah yang membuat akuntan terkadang sedikit kesulitan dalam menyusun laporan akuntansi seperti pembukuan dan neraca saldo. Oleh karena itu, perusahaan banyak menggunakan software akuntansi untuk memudahkan penyusunan informasi akuntansi mereka.

Software akuntansi dapat mengotomatiskan penyusunan pembukuan dan informasi akuntansi yang rumit. Perusahaan-perusahaan besar di Indonesia telah menggunakan software akuntansi sebagai sistem mereka. Oleh karena itu, Anda bisa dapatkan skema harga software akuntansi untuk otomatiskan pengelolaan keuangan perusahaan Anda.

Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Menghitung pertumbuhan bisnis Anda dengan SIA secara akurat akan memberikan banyak manfaat dan kegunaan yang besar. Hal ini terutama karena sistem ini dapat menunjukkan perkembangan perusahaan dan prospek keuangan bisnis Anda. Oleh karena itu, terdapat beberapa alasan berikut yang membuat sistem informasi akuntansi wajib Anda terapkan bagi bisnis Anda:

Otomatisasi

SIA dapat menghilangkan pemrosesan data yang masih secara manual. Selain itu, sistem akuntansi terintegrasi ini dapat menyiapkan data untuk menghasilkan laporan hanya dalam satu klik. Selain itu, sistem ini juga membantu Anda dalam memelihara buku jurnal elektronik untuk menyimpan dan mengambil data bisnis tanpa memerlukan dokumen fisik. 

Informasi yang tepat dan akurat

Dengan menggunakan sistem informasi akuntansi yang tepat, Anda dapat menghindari kesalahan umum yang terjadi dalam akuntansi manual. Kesalahan umum tersebut dapat berupa memposting transaksi dua kali dalam jurnal dan kesalahan perhitungan lainnya. Oleh karena itu, laporan yang Anda dapatkan dari sistem akuntansi tercanggih dapat lebih Anda andalkan karena ketepatan dan keakuratan data yang disajikan.

Keamanan data

Salah satu kekurangan dari akuntansi manual adalah informasi keuangan yang rentan terhadap kehilangan atau pencurian fisik oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Maka dari itu, SIA berbasis cloud atau cloud accounting hadir untuk menyimpan dan melindungi data keuangan perusahaan Anda dengan aman. Selain itu, Anda juga dapat mengakses data keuangan dari jarak jauh bahkan saat dalam perjalanan bisnis atau liburan.

Kecepatan

SIA dapat menghindari penundaan dalam menghasilkan laporan untuk penggunaan manajemen selama semua transaksi telah masuk ke dalam sistem. Oleh karena itu, Anda dapat menghasilkan laporan keuangan dengan cepat dan instan, berbeda dengan sistem manual yang memerlukan proses panjang.

Hemat biaya

Penerapan SIA membantu merampingkan proses perusahaan sehingga mengurangi waktu staf dalam melaksanakan tugas individu, terutama selama musim pelaporan. Selain itu, jumlah jam kerja dari para profesional keuangan, seperti akuntan, pemegang buku, dan bahkan pemilik bisnis UKM akan berkurang secara signifikan. Hal ini karena sistem telah menangani sebagian besar proses dalam pembuatan laporan perusahaan.

Profitabilitas yang meningkat

Penerapan sistem akuntansi atau SIA membuka peluang bagi pemilik bisnis atau akuntan untuk mengawasi kondisi finansial perusahaan secara kontinu. Dengan pengawasan yang lebih cermat, mereka dapat mengidentifikasi wilayah di perusahaan yang menciptakan pendapatan serta area yang mengalami kerugian. Dari situ, pemilik bisnis dapat mengambil langkah-langkah strategis untuk peningkatan profitabilitas perusahaan.

Siklus Sistem Informasi Akuntansi

SIA memiliki beberapa subsistem yang berwujud siklus-siklus akuntansi. Siklus ini akan memperlihatkan Anda terkait tata cara dan prosedur akuntansi mulai dari sumber data hingga proses pencatatan akuntansi. Pada umumnya, terdapat lima siklus dalam SIA:

1. Siklus pendapatan (revenue): Mekanisme pendapatan yang mencakup bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan, dan penerimaan kas.
2. Siklus pengeluaran (expenditure): Tahapan ini mencakup kegiatan pembelian serta pembayaran oleh setiap perusahaan dengan tujuan untuk menjamin barang yang dibeli dalam kondisi baik dan aman. 
3. Siklus penggajian SDM (payroll): Tahapan ini melibatkan prosedur penggajian. Itulah mengapa kegiatannya terkait mengontrak dan menggaji karyawan dalam perusahaan Anda.
4. Siklus produksi: Dalam tahapan ini, perusahaan Anda melaksanakan kegiatan produksi berupa mengolah bahan mentah menjadi produk jadi. Oleh karena itu, perlu Anda catat bahwa harga pokok penjualan belum termasuk dalam siklus produksi ini.
5. Siklus keuangan: Tujuan utama dari kegiatan dalam siklus ini adalah mendapatkan profit dari investor. Pada umumnya, siklus ini terdiri dari kegiatan pencatatan keuangan ke dalam jurnal dan buku besar, maupun pencetakan laporan keuangan perusahaan.

Contoh Sistem Informasi Akuntansi

Setelah Anda mengetahui penjelasan lengkap mengenai sistem informasi akuntansi, Anda juga dapat memperhatikan contohnya. Dalam artikel ini akan terdapat studi kasus berdasarkan contoh SIA.

Melalui studi kasus ini, Anda dapat memperoleh gambaran solusi yang SIA tawarkan untuk mengatasi permasalahan dalam perusahaan. Oleh karena itu, simak lengkapnya di bawah ini!

• Studi kasus: Sebuah perusahaan ritel supermarket terkenal masih menggunakan metode konvensional untuk mencatat transaksi di atas kertas.  Perusahaan ini memiliki rencana untuk memperluas bisnis. Selain itu, perusahaan ini juga ingin mengetahui detail pelanggan, vendor, keuntungan perusahaan, perkiraan masa depan, dan profit dari bisnisnya. Akan tetapi, hal itu sulit tercapai karena pencatatan informasi keuangan perusahaan masih berbasis manual.
• Solusi: Permasalahan yang terjadi pada perusahaan ritel tersebut dapat diatasi dengan menerapkan sistem informasi akuntansi berbasis cloud. Dengan bantuan sistem akuntansi tercanggih ini, maka perusahaan tersebut dapat dengan mudah memperoleh rincian pelanggan, vendor, keuntungan, dll. Selain itu, SIA juga dapat memprediksi tren keuntungan di masa depan yang dapat meningkatkan peluang laba perusahaan Anda.

Kesimpulan

Sistem Informasi Akuntansi mengumpulkan, menyimpan, dan memproses informasi keuangan, memfasilitasi kerja sama antar departemen dengan efektif. Cloud Software Akuntansi ini dapat mengatasi permasalahan manual dalam keuangan perusahaan, juga memberikan data cepat dan akurat untuk meningkatkan profitabilitas.Dengan begitu, Anda harus cermat dalam memilih sistem akuntansi yang tepat bagi keberlangsungan hidup perusahaan Anda.

Salah satu vendor penyedia sistem informasi akuntansi yang dapat dipertimbangkan di Indonesia adalah HashMicro, vendor sistem informasi akuntansi terpercaya di Indonesia. Sistem Akuntansi HashMicro dapat mengotomatisasi arus kas dari jurnal hingga laporan keuangan, menghemat waktu, meningkatkan akurasi, dan profitabilitas. Oleh karena itu, segera daftar dan dapatkan demo gratis dari HashMicro sekarang.