Pentingnya Presensi bagi Efektivitas Manajemen Kehadiran

Presensi adalah sistem verifikasi kehadiran di kantor untuk menyimpan rekam jejak status kehadiran karyawan. Setiap perusahaan memberlakukan sistem presensi yang wajib diisi atau dilakukan bagi setiap karyawan. Tujuannya agar perusahaan dapat menggaji karyawan lebih akurat sesuai dengan jumlah kehadiran mereka.

Presensi berbeda arti dengan absensi, presensi sendiri memiliki arti kehadiran sedangkan absensi berarti ketidakhadiran, tetapi istilah ini masih sering disalahgunakan dalam konteks pencatatan kehadiran di kantor.

Penelitian Gallup Workplace menunjukkan perusahaan yang menerapkan disiplin presensi dan engagement karyawan secara konsisten mengalami penurunan pengambilan cuti dan ketidakhadiran yang tidak wajar hingga 78% dan peningkatan produktivitas mencapai 14-18%.

Apa yang Dimaksud Sistem Presensi?

Sistem presensi adalah prosedur dan struktur dalam verifikasi kehadiran karyawan kantor. Penerapan sistem presensi perlu dipahami oleh seluruh karyawan perusahaan Anda agar kehadiran mereka bisa dianggap sah pada sistem.

Presensi juga bisa diartikan sebagai data kehadiran yang istilahnya berasal dari bahasa Inggris “present” yaitu hadir. Jika mengutip KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), kehadiran memiliki arti hadir pada suatu tempat atau pada konteks ini di kantor.

Form presensi yang sudah terisi lengkap dijadikan perusahaan sebagai dasar untuk pelaporan aktivitas yang dipakai tim HR (Human Resources) kantor untuk keperluan peninjauan kinerja karyawan. Laporan presensi juga digunakan HR untuk mencegah adanya manipulasi jam kerja seperti praktik titip absen yang dilakukan karyawan. Lalu, apa bedanya presensi dengan absensi? Pahami perbedaannya berikut ini.

Baca juga: Alasan Untuk Beralih ke Absensi Karyawan Online

Sering Dianggap Sama, Apa Beda Presensi dengan Absensi?

Di Indonesia, presensi dan absensi sering dianggap sama, padahal keduanya memiliki pengertian serta sistem yang berbeda. Presensi digunakan untuk menyebut kehadiran karyawan dan kegiatan verifikasi kehadirannya, sedangkan absensi berarti tidak hadir.

Fungsi dari prosedur presensi yaitu untuk mencatat siapa saja yang hadir bekerja pada hari tertentu dan absensi berfungsi dalam mencatat siapa saja yang tidak hadir bekerja atau absence.

Dalam penerapannya, presensi biasa dibuat seperti saat ada rapat di kantor dalam bentuk daftar hadir peserta rapat. Absensi biasanya dibuat sebagai record tidak hadirnya karyawan seperti dalam bentuk dokumen laporan absensi karyawan sakit. Memahami perbedaan dari keduanya penting agar saat tim HR Anda tidak tertukar saat mengidentifikasi kehadiran dan ketidakhadiran tiap karyawan di kantor.

Mengapa Presensi Penting bagi Perusahaan?

Presensi memegang peranan yang sangat penting dalam menjaga stabilitas operasional pekerjaan internal perusahaan. Meskipun terlihat sepele, tetapi jika daftar presensi karyawan tidak tercatat dengan benar, maka akan ada potensi penyelewengan hadir kerja yang dilakukan karyawan yang bisa merugikan perusahaan. Anda bisa simak manfaat dari mencatat presensi dengan benar di bawah ini:

1. Mendasari penggajian yang akurat

Dengan adanya form presensi, kehadiran karyawan dapat tercatat dengan akurat untuk memastikan penggajian karyawan yang sesuai. Selain gaji pokok, karyawan juga menerima upah per harinya yang dihitung dari total gaji pokok dibagi dengan jumlah hari kerja dalam sebulan, sehingga pencatatan kehadiran yang rapi memudahkan dalam perhitungan ini. 

2. Meninjau kinerja karyawan

Daftar presensi yang dicatat dan dibuatkan laporannya dapat dianalisis oleh departemen HR perusahaan Anda untuk mengecek frekuensi masuk kerja karyawan. 

Jika karyawan rajin dan sering hadir, ini dapat dijadikan pertimbangan keputusan untuk promosi jabatan atau naik gaji bagi manajemen.

3. Menjaga kedisiplinan di lingkungan perusahaan

Form kehadiran membuat karyawan mau tidak mau hadir bekerja di kantor karena jika tidak tercatat hadir atau absen, karyawan bisa mendapat konsekuensi seperti pemotongan upah atau mendapat Surat Peringatan.

4. Mencegah kecurangan dalam kehadiran

Jika presensi dilakukan melalui perangkat digital seperti biometric fingerprint atau face recognition, ini mencegah praktik seperti titip absen atau pemalsuan kehadiran lainnya.

5. Mendukung manajemen cuti dan lembur

Sebelum penggajian, manajemen perusahaan serta tim HR akan mengumpulkan data presensi mereka seperti pengambilan cuti dan lembur karyawan. Ini memengaruhi perhitungan gaji sehingga penghitungannya menjadi langkah penting sebelum proses payroll.

6. Mengefisienkan kerja tim HR

Dengan adanya sistem presensi seperti penggunaan software HRM (Human Resources Management) dan aplikasi presensi dalam HRIS (Human Resources Information System), karyawan secara self-service melakukan presensi lewat sistem dan langsung ter-update di database software secara real-time. 

HR dapat berfokus pada tugas yang lebih esensial seperti menyusun pelaksanaan program pelatihan karyawan.

Selain manfaat di atas, rekap presensi juga menjamin perusahaan dalam mengikuti kepatuhan regulasi hukum di Indonesia. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 Pasal 77-85 menegaskan bahwa karyawan wajib bekerja 8 jam sehari dan 40 jam per minggu. Dengan ini, perusahaan perlu memastikan karyawan bisa memenuhi kewajiban tersebut.

Selanjutnya, Anda dapat melihat apa hubungannya presensi dengan produktivitas atau kinerja seperti yang sudah dibahas di atas.

Hubungan Presensi dengan Produktivitas Karyawan

Presensi seringkali dikaitkan dengan tingkat produktivitas karyawan karena memang kehadiran berdampak langsung pada produktivitas pekerjaan karyawan di tempat kerja. Sebagai contoh, jika ada karyawan yang tidak hadir, maka karyawan lain dapat terhambat produktivitas pekerjaannya karena harus mengambil alih pekerjaan karyawan yang tidak masuk dan job description utamanya terganggu.

Lebih jauh lagi, karyawan yang sering tidak masuk menunjukkan rendahnya tingkat produktivitas mereka. Hal ini bisa dikenali dari analisis HR terhadap laporan rekap presensi dan absensi yang menunjukkan seberapa sering karyawan hadir bekerja. Hal ini dapat dijadikan evaluasi oleh HR untuk mencari penyebab mengapa karyawan tidak hadir bekerja untuk membenahi sistem presensi kantor.

Jenis-Jenis Perangkat Presensi di Kantor

Teknologi presensi berkembang menjadi berbagai jenis, menyesuaikan dengan segala kebutuhan kerja dan pencegahan terhadap potensi kecurangan yang ada.

Berikut Anda bisa pahami apa saja jenis-jenis sistem perangkat presensi yang digunakan kantor:

1. Presensi manual: Ini merupakan jenis presensi paling tradisional, di mana karyawan Anda hanya perlu menuliskan nama mereka dan membubuhkan tanda tangan pada form yang disediakan. Tetapi, catatan presensi manual seperti ini sangat mudah dipalsukan karena karyawan bisa minta “titip absen” ke rekannya dengan menirukan tanda tangan karyawan tersebut.
2. Mesin ceklok (check clock): Mesin ini adalah mesin mekanik untuk mencap waktu pada kartu identitas karyawan, caranya yaitu karyawan mem-punch kartu pada mesin dan ceklok akan langsung membaca waktu hadir.
3. Kartu RFID: Radio Frequency Identification card adalah kartu identifikasi karyawan yang sudah dilengkapi teknologi RFID yang dapat ter-scan oleh mesin ceklok.
4. Fingerprint biometrik: Perangkat ini biasanya ditempelkan di tembok dan karyawan dapat melakukan presensi dengan mencap jempol ke fingerprint reader dan verifikasi presensi langsung disimpan di sistem.
5. Face Recognition: Device ini juga bekerja dengan teknologi biometrik untuk mengenali fitur wajah karyawan saat check-in dan check-out kantor.
6. Personal Identification Number: Setiap karyawan memiliki password atau PIN yang berbeda. Karyawan Anda melakukan presensi dengan cara memasukkan PIN mereka masing-masing pada mesin presensi. Setelah itu, jam kehadiran mereka secara otomatis langsung tercatat.
7. GPS (Global Positioning System): Sistem presensi seperti ini biasanya digunakan oleh pekerja lapangan maupun pekerja WFA (Work From Anywhere), atau juga shift karyawan yang berbeda-beda tempat kerja. yang tidak mungkin melakukan presensi di lingkungan kantor. Karyawan hanya perlu melakukan presensi online dengan selfie menggunakan aplikasi presensi di tempat mereka bekerja dan waktu kehadiran langsung disimpan di database HRM.

Tips Mencegah Kecurangan dalam Praktik Presensi

Praktik presensi memiliki risiko nyata di mana karyawan menyelewengkan waktu kerja. Akan selalu ada potensi masalah seperti titip absen, selfie di dekat lokasi kantor tapi tidak pernah hadir bekerja, maupun penulisan waktu kerja yang tidak sesuai dengan jam waktu hadir karyawan.

Terapkan tips berikut untuk mencegah praktik-praktik ini terjadi:

• Beralihlah pada sistem presensi biometrik: Sistem presensi biometrik seperti fingerprint reader dan fitur face recognition mendeteksi keautentikan identitas karyawan dari sidik jari dan foto wajah, sehingga jika berbeda sidik jari atau foto wajah, maka presensi tidak bisa dilakukan. Ini menjamin keaslian data kehadiran.
• Validasi foto selfie secara real-time menggunakan aplikasi HRM: Teknologi selfie seperti liveness detection akan meminta karyawan melakukan gerakan saat verifikasi wajah seperti menoleh dan berkedip untuk memastikan selfie tidak dilakukan dengan foto atau gambar muka karyawan.
• Implementasikan geofencing pada GPS Anda: Geofencing adalah teknologi berbasis lokasi yang menggunakan GPS atau RFID untuk membatasi aktivitas tertentu berdasarkan batas virtual yang dibuat dalam suatu lokasi. Ini mencegah karyawan melakukan presensi di luar kantor.
• Deteksi fake GPS: Fake GPS menjadi potensi penyelewengan absensi karena aplikasi ini bisa memalsukan lokasi. Sistem presensi modern sudah dilengkapi detektor fake GPS ini, jadi jika presensi dilakukan di tempat yang tidak wajar akan langsung ketahuan.
• Buat kebijakan presensi yang jelas: Kebijakan presensi yang konsisten antar departemen akan membuat karyawan tidak bingung dengan cara presensi yang benar.

Kesimpulan

Presensi karyawan adalah elemen penting dalam memastikan kedisiplinan karyawan Anda dalam hadir bekerja. Daftar presensi yang rapi memastikan penggajian karyawan menjadi akurat dan kepatuhan perusahaan pada hukum terjaga.

Ingatlah untuk selalu membuat form presensi yang detail dan mudah dipahami agar karyawan Anda tidak kebingungan untuk melakukan pengisian verifikasi kehadiran.

FAQ Seputar Presensi

• Apa itu report presensi?

  Laporan presensi adalah rekap daftar kehadiran atau presensi seluruh karyawan selama periode yang ditentukan, biasanya harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Laporan ini digunakan tim HR untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan sebagai bukti kepatuhan perusahaan pada regulasi ketenagakerjaan Indonesia.

• Bagaimana cara menghitung absen karyawan?

  Untuk menghitung banyaknya absen karyawan, Anda bisa menggunakan rumus berikut (Tingkat Kehadiran= (Jumlah hari absen ÷ Jumlah seluruh hari kerja) × 100%).

• Bagaimana cara melakukan rekap absen atau presensi?

  Langkah-langkah merekap data presensi dan absen dimulai dengan menyiapkan form presensi pada setiap karyawan, lalu minta karyawan setiap hari mengisi log kehadiran mereka (jika tidak diisi maka dianggap absen), dan setiap akhir hari atau minggu, data kehadiran dicek dan direkap dalam bentuk laporan akhir.

• Berapa lama toleransi keterlambatan masuk kerja?

  Meskipun tidak ada angka keterlambatan yang baku pada tiap perusahaan, jika mengacu pada PMK 01 No. 41 Tahun 2011, keterlambatan 30 menit dianggap sebagai tidak masuk kerja sehari.