Bukti Kas Keluar: Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Jenisnya

Kesalahan dalam pencatatan buku kas sering menjadi sumber masalah serius bagi perusahaan. Tanpa bukti kas keluar yang jelas, risiko kebocoran dana, duplikasi transaksi, hingga sulitnya melacak alur keuangan bisa merugikan bisnis.

Dengan pencatatan manual, peluang human error semakin besar dan laporan keuangan sulit dijadikan dasar pengambilan keputusan. Melalui fitur software akuntansi dari HashMicro, pencatatan kas dapat diotomatisasi sehingga setiap transaksi tercatat rapi, akurat, dan mudah diaudit.

Selain itu, sistem ini membantu Anda menjaga transparansi serta akurasi keuangan perusahaan sekaligus menghemat waktu dalam pembukuan. Anda juga bisa menghitung kebutuhan bisnis melalui skema harga HashMicro Accounting Software dan mendapatkan solusi tepat untuk mengelola arus kas lebih efisien.

Apa Itu Bukti Kas Keluar?

Bukti kas keluar adalah dokumen resmi yang mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas perusahaan, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. Dalam praktik akuntansi, kas keluar adalah bagian penting dari arus kas yang harus didukung oleh bukti transaksi agar dapat dipertanggungjawabkan.

Format dokumen ini harus memuat informasi seperti keterangan perusahaan, tanggal transaksi, nama barang atau jasa, serta jumlah dana yang dikeluarkan. Selain itu, fungsi bukti kas keluar juga ditunjukkan melalui keharusan adanya tanda tangan pejabat terkait, seperti direktur keuangan, manajer keuangan, hingga kasir perusahaan, sehingga transaksi tercatat sah.

Sebagai contoh bukti kas keluar, perusahaan biasanya menggunakannya saat membeli perlengkapan kantor seperti printer, mesin fotokopi, atau alat tulis. Dengan begitu, bukti kas masuk dan bukti kas keluar saling melengkapi, karena pengertian bukti kas keluar tidak hanya sebagai catatan pengeluaran, tetapi juga sebagai pendukung laporan keuangan yang menunjukkan bahwa perusahaan benar-benar mengeluarkan dana untuk barang atau jasa tertentu.

Fungsi Bukti Kas Keluar

Setiap transaksi pengeluaran perusahaan membutuhkan pencatatan yang jelas agar laporan keuangan tetap akurat dan transparan. Inilah mengapa bukti kas keluar memiliki beragam fungsi penting yang mendukung kelancaran operasional dan akuntabilitas perusahaan.

• Pendukung pencatatan keuangan: Bukti kas keluar digunakan sebagai dokumen resmi dalam mencatat setiap transaksi pengeluaran. Dengan adanya dokumen ini, laporan keuangan perusahaan menjadi lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Bukti pembelian barang atau jasa: Setiap pembelian tunai, baik untuk barang maupun jasa, harus disertai bukti kas keluar. Hal ini memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan jelas sebagai dasar laporan keuangan.
• Pembayaran Utang kepada Supplier: Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa perusahaan telah melunasi kewajiban kepada pihak supplier. Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga hubungan bisnis yang baik sekaligus menghindari sengketa pembayaran.
• Pengambilan prive oleh pemilik: Saat pemilik perusahaan mengambil dana untuk kepentingan pribadi, transaksi tersebut wajib dicatat dalam bukti kas keluar. Fungsi ini penting untuk memisahkan keuangan pribadi dan keuangan perusahaan agar tidak bercampur.
• Pembayaran dividen: Bukti kas keluar juga digunakan sebagai catatan resmi ketika perusahaan membagikan dividen kepada para pemegang saham. Hal ini memastikan transparansi distribusi keuntungan yang telah ditetapkan.
• Angsuran pinjaman pada bank: Perusahaan yang membayar cicilan pinjaman bank membutuhkan bukti kas keluar sebagai dokumentasi. Dengan demikian, setiap pembayaran pinjaman terekam jelas untuk memudahkan pengecekan kembali.
• Pembelian aset tetap: Transaksi pembelian aset tetap secara tunai, seperti mesin atau kendaraan, harus didukung bukti kas keluar. Hal ini memastikan aset baru tercatat dengan benar dalam laporan keuangan.
• Retur pembelian tunai: Saat terjadi retur atau pengembalian barang yang dilakukan secara tunai, perusahaan juga mencatatnya dalam bukti kas keluar. Catatan ini berfungsi sebagai bukti koreksi transaksi sebelumnya.
• Pembayaran gaji karyawan: Setiap pembayaran gaji yang dilakukan perusahaan wajib memiliki bukti kas keluar sebagai tanda sah. Dengan begitu, perusahaan menjaga transparansi dan akuntabilitas kepada karyawan.
• Menunjukkan neraca saldo yang seimbang: Bukti kas keluar mendukung proses penyusunan neraca saldo agar sesuai dengan kondisi keuangan sebenarnya. Hal ini membantu akuntan dalam menjaga keseimbangan laporan keuangan.
• Pembayaran beban perusahaan: Berbagai beban operasional seperti listrik, air, atau internet dicatat melalui bukti kas keluar. Dengan dokumentasi ini, semua pengeluaran rutin perusahaan tetap tercatat secara sistematis.
• Pengisian kembali dana kas kecil: Saat kas kecil perlu diisi ulang, transaksi tersebut wajib dicatat melalui bukti kas keluar. Proses ini memastikan pengeluaran dana kecil tetap transparan dan terkendali.

Baca juga : 12 Aplikasi Pencatatan Penjualan Terbaik untuk Bisnis

Tujuan Pencatatan Bukti Kas Keluar pada Perusahaan

Setiap perusahaan membutuhkan pencatatan keuangan yang akurat agar arus kas dapat dipantau dengan baik. Oleh karena itu, pencatatan bukti kas keluar adalah salah satu langkah penting untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas keuangan.

• Menampilkan hasil pengeluaran perusahaan: Bukti kas keluar adalah dokumen yang menunjukkan seluruh transaksi pengeluaran yang dilakukan perusahaan. Dengan pencatatan ini, manajemen dapat memantau arus kas secara lebih transparan dan terukur.
• Mempermudah evaluasi keuangan: Dokumen ini dapat disimpan dan dijadikan acuan saat terjadi kekeliruan dalam perhitungan atau pelaporan. Dengan begitu, perusahaan lebih mudah melakukan evaluasi dan mengoreksi kesalahan pencatatan.
• Mencegah terjadinya kecurangan: Salah satu fungsi bukti kas keluar adalah sebagai alat kontrol terhadap potensi manipulasi data, baik dari internal maupun pihak luar. Hal ini membantu menjaga integritas laporan keuangan perusahaan.
• Memberikan informasi mengenai sumber ekonomi dan kewajiban: Pencatatan ini menyajikan data terkait modal, aset, maupun kewajiban perusahaan secara jelas. Informasi tersebut penting agar perusahaan dapat mengelola sumber daya secara efektif.
• Mencatat perubahan pada sumber ekonomi: Aktivitas usaha sering menimbulkan perubahan pada modal atau aset perusahaan. Dengan adanya catatan ini, perusahaan bisa melacak dampak kegiatan bisnis terhadap keuangannya.
• Mendukung relevansi laporan keuangan: Pengertian bukti kas keluar tidak hanya sebatas catatan, tetapi juga sebagai sumber informasi yang relevan bagi penyusun laporan keuangan. Informasi ini akan bermanfaat bagi pengguna laporan yang terlibat dalam pengambilan keputusan.
• Mengukur potensi keuntungan perusahaan: Catatan kas keluar adalah data penting untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menghasilkan keuntungan di masa depan. Dengan informasi ini, perusahaan bisa merancang strategi bisnis lebih baik.
• Menghindari kebocoran arus kas: Bukti transaksi ini berfungsi sebagai pengendali agar tidak ada aliran dana yang tidak tercatat. Dengan pencatatan sistematis, perusahaan dapat menghindari kehilangan kas dan menjaga keuangan tetap sehat.
• Melengkapi catatan kas masuk dan kas keluar: Dalam akuntansi, bukti kas masuk dan bukti kas keluar saling melengkapi untuk memastikan neraca kas tetap seimbang. Kombinasi keduanya membantu menghasilkan laporan yang lebih akurat dan komprehensif.
• Menyediakan contoh praktis untuk pelaporan: Berbagai transaksi seperti pembelian aset atau pembayaran utang menjadi contoh bukti kas keluar yang nyata dalam operasional bisnis. Catatan ini juga memperkuat kredibilitas laporan keuangan perusahaan di mata auditor.

Jenis-jenis Bukti Transaksi

Bukti-bukti transaksi tidak hanya Anda dapatkan dari bukti kas masuk atau bukti kas keluar saja, tetapi bisa juga dari beberapa jenis bukti transaksi lainnya. Secara garis besar, bukti transaksi terbagi menjadi dua kategori, yaitu bukti transaksi internal dan eksternal.

Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang berasal dari dalam perusahaan. Transaksi yang terjadi biasanya dari pihak personalia perusahaan untuk keperluan internal.

Contoh dari bukti transaksi internal yaitu memo dari pimpinan perusahaan kepada karyawan kantor, atau adanya perubahan nilai finansial karena penyusutan aset perusahaan, bisa juga kebutuhan perlengkapan kantor pada berbagai divisi yang ada dalam perusahaan tersebut. 

Sedangkan, bukti transaksi eksternal adalah bukti yang tidak hanya berkaitan dengan bukti masuk atau bukti keluar, tetapi juga dengan beberapa jenis yang berada dari pihak luar perusahaan misalnya seperti:

1. Faktur pembelian

Bukti faktur bisa sebagai bukti faktur pembelian atau penjualan secara kredit, yang mana mempunyai dua lembar salinan. Faktur asli yang bisa penjual berikan pada pihak pembeli sebagai bukti pencatatan pembelian kredit. Namun, bukti pada salinan faktur nantinya akan pihak penjual bawa sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit yang sudah dicatat.

2. Faktur pajak

Faktur pajak adalah bukti pungutan pajak pengusaha kena pajak (PKP)  yang melakukan penyerahan barang kena pajak atau penyerahan jasa kena pajak. Dengan adanya faktur pajak, maka PKP memiliki bukti bahwa PKP telah melakukan penyetoran, pemungutan, hingga pelaporan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Selain itu, dengan adanya berbagai jenis faktur pajak, PKP juga dapat menyesuaiakan kebutuhan fakturnya.

3. Nota debet

Nota debet adalah bukti transaksi yang berisi informasi pengiriman kembali dari barang yang tidak sesuai pesanan atau rusak dari pihak pembeli.  jenis transaksi ini juga dapat berupa permintaan pengurangan harga dari pihak pembeli kepada pihak penjual, dan hanya akan kembali jika saat barang sudah ada pada pembeli.

4. Nota kredit

Ketika pembeli mengembalikan barang yang dalam keadaan rusak maupun tidak cocok, kegiatan retur barang tersebut akan diarsipkan oleh penjual dalam bukti transaksi yaitu nota kredit. Fungsi bukti transaksi menandakan penjual menerima pengembalian barang dan permintaan pengurangan harga dari pembeli.

5. Bukti setoran bank

Bukti setoran bank adalah catatan transaksi berupa lembar slip setoran yang pihak bank  gunakan pada saat melakukan setoran uang ke bank. Seperti untuk tabungan atau investasi.

6. Rekening koran

Informasi transaksi debet atau kredit suatu akun rekening seseorang maupun perusahaan bisa kita sebut dengan rekening koran. Transaksi seperti transfer, tarik tunai, dan sebagainya dimuat pada bukti transaksi ini. Rekening koran ini pada dasarnya untuk penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

Penjelasan jenis bukti transaksi secara keseluruhan:

Tujuan Pembuatan Laporan Arus Kas Pada Pencatatan Bukti Kas Keluar Perusahaan

Perusahaan menggunakan metode laporan arus kas untuk bukti kas keluar perusahaan untuk memantau dan mengelola aliran kas dengan efektif. Berikut adalah beberapa tujuan pembuatan laporan arus kas terkait dengan pencatatan bukti kas keluar:

1. Memantau pengeluaran: Mengidentifikasi dan menganalisis pengeluaran kas untuk memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.
2. Mengelola likuiditas: Membantu perusahaan memastikan ketersediaan kas yang cukup untuk memenuhi kewajiban jangka pendek.
3. Mendeteksi ketidaksesuaian: Memudahkan dalam mengidentifikasi kesalahan atau kecurangan dalam pencatatan kas keluar.
4. Menilai kinerja operasional: Menyediakan wawasan tentang seberapa efisien perusahaan mengelola pengeluaran dan memanfaatkan sumber daya.
5. Perencanaan keuangan: Membantu dalam menyusun anggaran dan proyeksi kas berdasarkan data pengeluaran sebelumnya.
6. Meningkatkan transparansi: Meningkatkan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan, yang penting untuk membangun kepercayaan di antara pemangku kepentingan.

Untuk memastikan semua tujuan tersebut tercapai dengan lebih optimal, perusahaan dapat memanfaatkan sistem akuntansi yang terintegrasi agar pencatatan bukti kas keluar menjadi lebih akurat, transparan, dan efisien.

Maksimalkan Pencatatan Bukti Kas Keluar dengan HashMicro Accounting Software

HashMicro Accounting Software adalah salah satu sistem terbaik untuk mencatat dan mengelola bukti kas keluar secara akurat dan efisien. Sistem ini didukung teknologi canggih seperti otomatisasi pencatatan transaksi kas, integrasi laporan keuangan, serta Hashy, asisten AI pintar yang membantu mendeteksi potensi kesalahan input dan memberikan rekomendasi pengendalian keuangan.

Selain itu, sistem ini memiliki kemampuan integrasi luas dengan berbagai modul seperti inventory, procurement, dan HRM, sehingga seluruh alur pengeluaran dana dapat terekam secara terpusat dan transparan.

Pencatatan ini juga sesuai dengan regulasi akuntansi seperti PSAK di Indonesia, yang mewajibkan perusahaan menyajikan laporan arus kas sebagai bagian dari laporan keuangan resmi. Dengan begitu, setiap bukti kas keluar tidak hanya tercatat, tetapi juga memenuhi standar pelaporan keuangan yang berlaku.

Berikut adalah fitur-fitur yang ditawarkan oleh HashMicro Accounting Software untuk pencatatan bukti kas keluar:

• Bank Integrations – Auto Payment: Karena sistem terhubung langsung dengan bank, pembayaran kas keluar bisa dilakukan otomatis tanpa input manual. Efeknya, pencatatan lebih cepat sekaligus mengurangi risiko kesalahan dan duplikasi transaksi.
• Cashflow Reports: Setiap pengeluaran yang tercatat otomatis akan tersaji dalam laporan arus kas. Hal ini membuat perusahaan mudah memantau aliran dana keluar dan menjaga kesehatan keuangan.
• Budget & Realization: Karena sistem membandingkan realisasi pengeluaran dengan anggaran, perusahaan bisa segera melihat deviasi. Dampaknya, kontrol biaya lebih ketat dan risiko pemborosan dapat ditekan.
• Treasury & Forecast Cash Management: Dengan adanya manajemen kas dan perencanaan treasury, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan kas di masa depan. Efeknya, keputusan pembayaran lebih terarah dan likuiditas tetap aman.

“Software benar-benar membantu mencatat bukti kas keluar dengan lebih terstruktur dan transparan. Otomatisasi laporan dan integrasi modul lain membuat pengelolaan keuangan jauh lebih efisien serta meningkatkan akurasi dalam laporan bisnis.”

— Jennifer Santoso, Head of Finance and Accounting

Kesimpulan

Bukti kas keluar adalah salah satu komponen penting pada laporan keuangan Anda. Sebagai bukti pendukung adanya transaksi keuangan, keberadaan kas adalah sesuatu yang tidak dapat Anda pisahkan dalam kegiatan perencanaan keuangan perusahaan Anda.

Software akuntansi adalah sebuah program yang dirancang khusus untuk mengelola catatan komersial atau transaksi Anda. Program akuntansi dipakai oleh akuntan untuk mempermudah pengelolaan data transaksi. 

Saat ini, perusahaan atau bisnis yang Anda miliki bisa menggunakan bantuan Software Accounting HashMicro. Sistem akuntansi dapat memudahkan pekerjaan akuntan dengan mengotomatiskan seluruh pencatatan transaksi dan pembukuan perusahaan sehingga lebih efektif.

Dapatkan demo gratis dari HashMicro sekarang juga!