Bab I: Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) Software Secara Lengkap

Kanya Anindita
Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) Software Secara Lengkap

Memilih sistem ERP yang tepat untuk bisnis Anda merupakan perkara yang serius. Ini akan menjadi investasi yang besar bagi bisnis Anda sehingga Anda perlu mempertimbangkannya secara matang sebelum mengambil keputusan.

Sebagai upaya kami dalam menemani perjalanan Anda dalam memilih perangkat lunak ERP, pertama-tama, kami akan menjelaskan pengertian ERP secara lengkap kepada Anda.

Pengertian ERP

ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sistem perangkat lunak modular yang dirancang untuk mengintegrasikan area fungsional utama dari proses bisnis perusahaan ke dalam satu sistem yang terpadu.

ERP men-standardisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan proses bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, distribusi, dan departemen lainnya.

Pada tahun 1990, Gartner menciptakan istilah ERP untuk mendeskripsikan evolusi perencanaan kebutuhan material (MRP) dan perencanaan sumber daya manufaktur (MRP II) ketika fungsi keduanya berkembang dari manufaktur ke bagian-bagian lain dari perusahaan, biasanya keuangan dan SDM.

Sistem ERP berkembang pesat pada tahun 1990-an sebagai respons terhadap peristiwa Y2K dan pengenalan Euro. Sebagian besar perusahaan membutuhkan cara untuk meningkatkan efisiensi dalam bisnis mereka, dan ERP menyediakan cara yang hemat biaya untuk menggantikan sistem lama dengan paket standar yang dapat menyederhanakan berbagai proses bisnis yang kompleks.

Baca juga: Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Tingkatan ERP

Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) Software Secara Lengkap

Sistem ERP biasanya dikategorikan dalam tingkatan berdasarkan ukuran dan kompleksitas perusahaan yang dilayani. Berikut ini adalah beberapa tingkatan ERP pada umumnya:

ERP Tier I

ERP Tier I mendukung perusahaan global yang besar dan menangani semua masalah internasionalisasi, termasuk mata uang, bahasa, alfabet, kode pos, aturan akuntansi, dan lain-lain.

ERP Government Tier I

ERP tingkat ini mendukung agensi pemerintahan besar (sebagian besar federal). Vendor ERP yang berada di tingkatan ini mendukung akuntansi, SDM, dan pengadaan di pemerintahan. 

ERP Tier II

ERP Tier II mendukung perusahaan besar yang dapat beroperasi di banyak negara tetapi tidak memiliki jangkauan global. Pengguna ERP Tier II bisa merupakan entitas yang berdiri sendiri atau unit bisnis dari perusahaan global besar. Salah satu contoh dari sistem ERP tingkat ini adalah EQUIP yang dikembangkan oleh HashMicro.

ERP Government Tier II

ERP yang berada pada tingkatan ini kebanyakan berfokus pada pemerintahan negara bagian dan lokal dengan beberapa instalasi federal.

ERP Tier III

ERP tingkat ini mendukung perusahaan-perusahaan skala menengah. Sebagian besar menangani beberapa bahasa dan mata uang tetapi hanya satu alfabet.

ERP Tier IV

Tingkat IV ERP dirancang untuk bisnis kecil. Sistem ERP yang dirancang untuk usaha mikro biasanya hanya fokus pada akuntansi dan sering tidak dianggap sebagai sistem ERP lengkap oleh para profesional TI.

Baca juga: Daftar 5 Software ERP Terbaik di Indonesia Yang Wajib Diketahui

Mengapa Banyak Perusahaan Memilih ERP

Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) Software Secara Lengkap

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa banyak perusahaan memilih untuk berinvestasi pada sistem ERP. Berikut ini adalah beberapa alasan umum mengapa mereka menggunakan ERP.

Untuk mengintegrasikan informasi keuangan

Tanpa sistem yang terintegrasi, masing-masing departemen, seperti keuangan, penjualan, dan sebagainya, harus bergantung pada sistem yang terpisah. Ini mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan biaya yang berbeda untuk masing-masing sistem. Karyawan juga harus menghabiskan waktu untuk merekonsiliasi data keuangan ketimbang memikirkan cara untuk meningkatkan perusahaan.

Untuk mengelola pesanan dan persediaan

Dengan sistem ERP, perusahaan dapat mengelola pesanan, produksi, persediaan, dan distribusi.  Karena seluruh proses tersebut dikelola melalui satu sistem, maka keterlambatan dapat dihindari, persediaan selalu dalam tingkat yang mencukupi, dan permintaan pelanggan selalu terpenuhi dengan baik.

Baca juga: Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Untuk mengelola dan menganalisis pelanggan

Kebanyakan sistem ERP menyediakan modul CRM untuk melacak semua interaksi pelanggan dan memberikan informasi terkait pesanan, pengiriman, pengembalian, permintaan layanan, dan lain-lain. ERP juga memungkinkan pengecer mendapatkan wawasan tentang perilaku dan kebutuhan pelanggan

Untuk men-standardisasi dan mempercepat produksi

Perusahaan manufaktur, terutama yang memiliki keinginan untuk merger dan akuisisi, sering menemukan bahwa beberapa unit bisnis membuat widget serupa menggunakan metode dan sistem komputer yang berbeda. Sistem ERP dapat men-standardisasi dan mengotomatisasi proses produksi. Standardisasi ini menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya.

Untuk mengelola HR

Banyak perusahaan, terutama yang memiliki banyak unit bisnis, kesulitan untuk mengelola kebutuhan karyawan, mendistribusikan gaji dan insentif, atau untuk melacak jam kerja mereka.

Sistem ERP, memungkinkan perusahaan untuk menyimpan informasi detail karyawan, mengatur gaji, memantau kehadiran, melacak pengeluaran, mengelola permintaan cuti, memberikan penilaian, mengelola pajak, dan masih banyak lagi.

Karyawan juga dapat diberikan hak akses untuk mengajukan cuti, meminta pengembalian dana, melihat slip gaji, memasukkan jam kerja, melihat informasi tentang karyawan lain, dan lain-lain.

Untuk menangani pengadaan

Tanpa bantuan sistem terintegrasi, perusahaan akan kesulitan mengelola pembelian barang dan berkomunikasi dengan pemasok. Sistem ERP mengizinkan perusahaan untuk mengotomatiskan pembelian, mengontrol biaya yang dikeluarkan untuk pembelian barang, mempercepat pemesanan barang ke pemasok, dan lain-lain.

Untuk membuat berbagai laporan

Membuat laporan adalah tugas yang memakan banyak waktu. Namun dengan sistem ERP, laporan keuangan, pajak, penjualan, dan lain-lain dapat dihasilkan hanya dalam hitungan detik. Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan lengkap yang akurat yang dapat membantu pemangku kepentingan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Implementasi ERP

Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) Software Secara Lengkap

Saat ini, ada tiga jenis pengembangan ERP yang diimplementasikan oleh banyak perusahaan, yaitu on-premise (konvensional), cloud, dan hybrid.

On-Premise ERP

Implementasi on-premise ERP mengharuskan perusahaan untuk memiliki perangkat keras seperti server mereka sendiri sehingga membutuhkan pemeliharaan dan biaya yang lebih banyak. Inilah mengapa ERP konvensional lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar.

Cloud ERP

ERP berbasis cloud tidak mengharuskan perusahaan untuk memiliki infrastruktur yang dibutuhkan untuk menyimpan data mereka, karena semuanya disimpan dalam cloud. Implementasi ERP ini membutuhkan biaya, waktu, dan tenaga yang lebih sedikit dibandingkan dengan ERP tradisional sehingga lebih banyak digunakan oleh usaha kecil dan menengah.

Hybrid ERP

Hybrid ERP memungkinkan perusahaan untuk menjalankan perangkat lunak ERP mereka di bawah kendali mereka sendiri dengan menggunakan server sekaligus menyimpan sebagian data mereka di cloud.  

Dapatkan Free ERP
Hosting Server &
Maintenance
Selama 1 tahun,
GRATIS!    Learn More »

You may like