“Bagaimana perangkat lunak ini dapat membantu bisnis saya meningkatkan efisiensi?” Pertanyaan ini sering muncul di benak para pemilik bisnis saat memilih sistem ERP.
Di sisi lain, divisi IT perusahaan juga memiliki pertanyaan saat pemilihan software ERP yang tak kalah pentingnya. “Bagaimana dengan keamanannya? Apakah sang vendor bisa menjamin keamanan data kami?”
Tak ketinggalan, para karyawan pengguna sistem ERP ini nantinya di perusahaan juga memiliki sejumlah pertanyaan yang mengganjal di hati mereka. “Apakah nanti sistem ini mudah digunakan? Apa jadinya kalau malah mempersulit pekerjaan saya?”
Apakah Anda termasuk dalam salah satu pihak yang memiliki pertanyaan-pertanyaan serupa?
Jika jawabannya adalah “ya”, maka Anda sudah membaca artikel yang tepat! Teruskan membaca dan Anda bisa menyimpulkan apakah sudah saatnya bisnis Anda menggunakan teknologi pintar ini.
Manfaat utama sistem ERP adalah sebagai platform pusat data untuk seluruh operasional bisnis Anda dengan cara menghadirkan pelaporan yang komprehensif yang bisa digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan menghemat berbagai biaya yang harus Anda keluarkan sebagai pemilik usaha.
Laporan yang komprehensif dan menghemat biaya perusahaan memang jadi keuntungan utama yang ditonjolkan oleh para vendor sistem ERP.
Namun, di artikel ini kami akan membantu Anda memahami lebih dalam apa yang bisa dilakukan teknologi ini untuk bisnis Anda. Adakah kemampuan yang diberikan sistem ini yang belum dimiliki perusahaan?
Bagaimana caranya sistem ERP bisa membantu Anda menghemat pengeluaran bisnis dan membantu Anda mengembangkan perusahaan?
Di sini, kami akan merinci 15 keuntungan yang dapat diberikan oleh sistem ERP untuk bisnis Anda.
Key Takeaways:
|
15 Manfaat dan Keuntungan dari Implementasi Sistem ERP
Konsep di balik sistem ERP ini sebenarnya cukup sederhana, yakni menyatukan semua informasi dari berbagai departemen di dalam satu platform. Meski sederhana, manfaatnya sangatlah besar! Berikut ini 15 keuntungan yang bisa ditawarkan sistem ERP:
1. Produktivitas meningkat
Ada berbagai cara bagi sistem ERP untuk meningkatkan produktivitas di dalam perusahaan Anda. Salah satunya adalah dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang. Dengan otomatisasi ini, karyawan bisa fokus pada pekerjaan yang lebih penting untuk perusahaan.
Tak hanya itu, otomatisasi ini membuat mereka bisa menyelesaikan berbagai tugas dengan lebih cepat. Sistem ERP menyederhanakan proses pekerjaan dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mereka mencari informasi yang dibutuhkan.
Dengan tingginya produktivitas ini, Anda tak perlu menambah jumlah karyawan sebanyak yang dibutuhkan sebelum implementasi ERP. Karena sudah diotomatiskan oleh sistem ERP, karyawan dapat mengambil tugas-tugas baru dan proyek lainnya yang membutuhkan keterampilan mereka.
2. Menghemat biaya
Ini dia alasan utama pemilik bisnis untuk mengadopsi sistem ERP. Dengan mengurangi pengeluaran bisnis, Anda bisa mendapatkan lebih banyak keuntungan bisnis, dan seringkali dengan jumlah yang besar!
Otomatisasi yang sudah disebutkan di atas sudah termasuk dalam cara-cara sistem ERP menghemat atau bahkan menghilangkan biaya administratif dan operasional. Sebagai contoh, entri data manual yang membutuhkan kertas dalam jumlah yang tidak sedikit bisa dieliminasi dengan hadirnya sistem yang terintegrasi.
Tak hanya itu saja. Kemampuan sistem untuk mengidentifikasi sumber pengeluaran yang lebih tinggi dari biasanya membuat Anda bisa segera melakukan perbaikan untuk mengurangi biaya tersebut, dan menurunkan potensi kecurangan yang dilakukan karyawan.
Sistem ERP juga dilengkapi dengan fitur business intelligent untuk membuat perencanaan yang lebih akurat untuk mencegah pesanan mendesak, produksi berlebihan, atau over-ordering yang pastinya meningkatkan biaya.
3. Standarisasi alur kerja
Seperti standarisasi data, salah satu manfaat sistem ERP lainnya adalah untuk menstandarisasi alur kerja. Cara kerja masing-masing departemen mungkin berbeda dalam menangani proses tertentu.
Bahkan bisa jadi dua karyawan di dalam satu departemen tidak mengikuti langkah-langkah yang sama. Sistem ERP menghilangkan perbedaan tersebut dan memastikan setiap karyawan mengikuti praktik terbaik yang sama dalam mengerjakan suatu hal.
Seringkali pekerjaan dijalankan dengan cara tertentu karena sudah menjadi kebiasaan selama bertahun-tahun, bukan karena metode ini adalah yang terbaik dan paling efisien. Hadirnya ERP di bisnis Anda akan memangkas proses-proses yang tidak perlu dan membuat pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.
4. Meningkatnya Efisiensi
Berkat adanya otomatisasi tugas-tugas berulang dan ketersediaan informasi terbaru, sejumlah proses bisa diselesaikan lebih cepat. Hal ini tidak hanya menguntungkan perusahaan, tapi juga pelanggan setia Anda, karena tidak hanya mengurangi biaya operasional, namun juga meningkatkan laba.
Sebagai contoh, sebuah pabrik yang membuat 20 produk dengan margin keuntungan rata-rata di angka 20%. Dengan sistem ERP, pebisnis bisa dengan mudah dan cepat melihat produk-produk yang paling tidak menguntungkan.
Setelah menelaah data, ditemukan bahwa biaya tenaga kerja lebih tinggi untuk dua barang dengan margin terendah. Setelah berbicara dengan staf yang menangani produk tersebut, ternyata pekerjaan yang dilakukan untuk membuat dua barang tersebut masih manual dan memakan waktu.
Dari data ini, perusahaan mengambil keputusan untuk membeli mesin untuk mengotomatiskan proses produksi kedua barang tersebut. Alhasil, margin pun naik ke angka 25%. Dengan cara ini, sistem ERP sudah menghemat milyaran rupiah setiap tahunnya.
5. Mobilitas yang lebih tinggi
Di beberapa perusahaan, mobilitas karyawan bukanlah lagi sebuah fasilitas namun sudah menjadi keharusan. Seperti misalnya di industri konstruksi.
Para pekerja lapangan dan karyawan yang sering bepergian dari satu situs konstruksi ke yang lainnya, sudah pasti akan kesulitan jika harus menggunakan komputer atau laptop untuk melihat data perusahaan yang terbaru, seperti ketersediaan bahan baku, memantau perkembangan proyek, dan jumlah tenaga kerja yang tersedia.
Lebih Lanjut: Manfaat Software ERP untuk Bisnis Konstruksi
Sistem ERP terbaik seharusnya ramah seluler, yakni bisa diakses dari mana saja dan kapan saja lewat telepon genggam sang karyawan. Karena pengguna mengakses sistem cloud melalui web, mereka dapat mengakses dashboard, laporan, dan informasi lainnya dari browser seluler mereka.
Banyak vendor sistem ERP yang sudah menyediakan aplikasi seluler untuk menghadirkan kenyamanan penggunaan dari layar yang lebih kecil.
6. Layanan pelanggan jadi lebih baik
Persaingan yang makin ketat dan kompetitif membuat pebisnis saling berebut untuk mendapatkan pelanggan yang sama. Sistem ERP membantu meningkatkan layanan karena menyediakan semua informasi yang berhubungan dengan pelanggan, seperti detil kontak, riwayat pesanan, dan dukungan pelanggan apa saja yang pernah didapatkan, di satu dasbor.
Kelengkapan data yang disediakan ERP membuat Anda bisa menghadirkan solusi yang lebih cepat dan pengalaman yang lebih personal saat pelanggan membutuhkan bantuan. Cara lain sistem ERP bisa meningkatkan layanan pelanggan adalah dengan menghadirkan informasi persediaan dan pesanan yang akurat.
Dengan data persediaan dan pesanan ini, pelanggan akan selalu menerima barang tepat dan tiba tepat pada waktunya. Dengan layanan yang lebih baik, pelanggan bisa menjadi pembeli berulang, atau merekomendasikan bisnis Anda ke relasi atau rekannya.
Sudah mulai penasaran dengan manfaat apa saja yang bisa diberikan sistem ERP untuk perusahaan Anda? Jangan lupa cari tahu juga seperti apa skema harganya! Klik gambar di bawah ini untuk mengunduh skema harga software ERP HashMicro:
7. Laporan real-time
Pelaporan yang akurat adalah salah satu manfaat yang paling dicari dari sistem ERP. Sistem memiliki kemampuan untuk menyesuaikan laporan dengan berbagai fungsi, seperti keuangan, inventaris, pengadaan, penjualan dan pemasaran, hingga SDM.
Dengan ini, Anda tidak hanya bisa melacak kinerja dari masing-masing komponen bisnis, tapi juga bisa mengidentifikasi departemen mana yang mendorong perkembangan bisnis dan mana yang justru menghambatnya.
Untuk mendapatkan laporan yang akurat, maka Anda membutuhkan data terbaru atau real-time. Jika pembuatan laporan pendapatan dari kuartal terakhir saja membutuhkan waktu dua minggu, maka informasi yang Anda terima bisa jadi sudah ketinggalan zaman dan tidak lagi relevan.
Fakta Unik
ERP menyediakan akses cepat dan mudah ke data bisnis yang akurat. Hal ini memungkinkan manajer untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi, karena mereka memiliki akses ke informasi real-time tentang kinerja perusahaan.
8. Skalabilitas yang lebih baik
Pernahkan Anda merasa software yang digunakan saat ini tidak lagi mampu mengelola operasional perusahaan yang sudah berkembang lebih jauh? Jika Anda merasa demikian, ini artinya software tersebut tidak memiliki skalabilitas yang baik.
Sistem ERP terbaik sudah seharusnya mampu berkembang bersama dengan perusahaan Anda. Sistem tersebut sudah seharusnya menghadirkan fungsionalitas terbaik sambil meninggalkan kemungkinan untuk ditambahkan lebih banyak modul lainnya di masa depan.
Sistem ERP berbasis awan adalah pilihan terbaik pemilik bisnis yang ingin terus menambahkan sumber daya dengan mudah. Sistem ini juga mengurangi beban kerja tim IT yang mana harus menambah server secara manual jika masih menggunakan sistem on-premise.
9. Keamanan data
Tak bisa dipungkiri, data adalah aset yang paling berharga bagi sebuah perusahaan. Dengan data, pemilik bisnis bisa mengambil keputusan yang tepat untuk masa depan perusahaannya. Sistem ERP bisa membantu melindungi aset tersebut.
Dengan sentralisasi data dari sistem ERP, alih-alih data tersebar di berbagai sistem dengan tingkat keamanan yang berbeda-beda, perlindungan terhadap data perusahaan bisa lebih ditingkatkan. Sistem ini menggantikan spreadsheet dan dokumen lainnya yang tersebar di perangkat masing-masing karyawan, atau di dalam email.
Lapisan keamanan dipertebal dengan sistem ERP berbasis awan (cloud-based). Dengan cara ini, informasi perusahaan biasanya didistribusikan ke sejumlah server jarak jauh untuk menghindari peretasan terhadap data pelanggan yang sensitif.
Untuk mengetahui apa saja keuntungan yang didapatkan dari implementasi cloud ERP atau on-premise ERP, Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya dengan membaca artikel berikut: Macam-Macam Sistem ERP untuk Pengelolaan Bisnis Anda.
Keuntungan dari sistem ERP berbasis awan lainnya adalah Anda juga bisa membatasi siapa saja yang bisa melihat dan mengedit data. ERP biasanya memiliki sistem perizinan yang mudah dikontrol untuk memastikan karyawan hanya bisa melihat data yang mereka butuhkan untuk menghindari peluang kecurangan.
10. Standarisasi pengelolaan data
Tanpa adanya sentralisasi data, staf akan kesulitan untuk mencari data yang mereka butuhkan. Hal ini dikarenakan data dari masing-masing divisi tersebar di berbagai aplikasi dan lembar kerja (spreadsheet). Celakanya, cara ini sering menghasilkan data duplikat dengan format yang tidak konsisten.
Sistem ERP membantu menstandarisasi semua data penting perusahaan. Karena semua data tersimpan dalam satu sistem, setiap data akan dibuat dalam satu format yang seragam, sehingga Anda tidak akan mengalami kesulitan saat membuat laporan atau melakukan analisis.
Standarisasi informasi seperti ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan semua data yang dibutuhkan dan membuat keputusan berdasarkan data yang lebih akurat. Dengan cara ini, Anda bisa menghemat lebih banyak waktu dan uang.
11. Peramalan lebih akurat
Berapa kali Anda menemukan bisnis Anda tidak siap menghadapi perubahan yang sifatnya mendadak? Seperti misalnya lonjakan permintaan di momen-momen tertentu, atau sebaliknya, penurunan permintaan yang mengakibatkan Anda menyimpan terlalu banyak stok di gudang?
Hal ini bisa terjadi karena Anda tidak memiliki peramalan yang akurat. Peramalan yang kami maksud bukanlah yang bersifat mistis, namun yang berdasarkan data historis dari jumlah permintaan, biaya, dan angka-angka lainnya untuk memprediksi perubahan yang akan terjadi di masa mendatang.
Dengan bantuan sistem ERP, peramalan akan jadi jauh lebih akurat dan komprehensif, karena semua data yang dibutuhkan berada di satu tempat. Peramalan ini membuat Anda jadi lebih siap menghadapi berbagai kemungkinan yang akan terjadi.
Sebagai contoh, jika peramalan sistem ERP mengatakan bahwa penjualan diharapkan naik 30%, Anda bisa membeli lebih banyak persediaan, atau meningkatkan produksi. Jika bisnis Anda bergerak di bidang jasa, merekrut lebih banyak karyawan bisa dilakukan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan.
Namun jika peramalan mengatakan bahwa biaya yang harus dikeluarkan akan lebih tinggi dibandingkan penjualan, maka Anda bisa bersiap-siap untuk mencari cara terbaik untuk mengurangi pengeluaran.
Pada akhirnya, peramalan yang akurat bisa membantu bisnis Anda untuk mendapatkan lebih banyak keuntungan dan mengurangi biaya yang harus dikeluarkan (dengan tidak terlalu banyak menghabiskan uang di tempat yang salah).
12. Meningkatnya visibilitas
Salah satu manfaat yang paling dicari oleh pebisnis dari sistem ERP adalah visibilitas. Mari kita ambil contoh dari manfaat visibilitas ERP di industri manufaktur.
Jika tim pembelian atau divisi procurement bisa melihat status pesanan pembelian barang, mereka dapat membuat perkiraan pengiriman pesanan untuk menghindari stok berlebih atau kekurangan.
Dengan demikian, produksi bisa berjalan dengan lancar. Tak ada lagi kejadian di mana produksi tersendat karena tim produksi kekurangan bahan baku yang mana akhirnya sangat merugikan perusahaan.
Visibilitas ke status pengerjaan suatu tugas dan data yang dikelola oleh departemen lainnya bisa membantu semua tim dan karyawan untuk menjalankan pekerjaan mereka dengan lebih baik.
Apakah perusahaan Anda bergerak di bidang manufaktur? Apakah Anda mengalami masalah seperti yang baru saja dijelaskan? Simak lebih lengkapnya bagaimana software ERP dapat membantu bisnis manufaktur di artikel berikut: Manfaat Software ERP untuk Bisnis Manufaktur.
13. Kolaborasi
Sudah beberapa kali disebutkan bagaimana sistem ERP memfasilitasi kolaborasi antar departemen. Dengan adanya visibilitas ke cara kerja tim lain dan mengetahui informasi apa saja yang mereka lihat membuat karyawan Anda lebih mudah untuk menjalin kerjasama atau bahkan menawarkan bantuan kepada rekannya jika memungkinkan.
Tidak ada lagi tim yang kerja sendiri-sendiri, menggunakan aplikasi yang hanya mereka sendiri yang punya aksesnya, dan tidak terintegrasi dengan sistem yang digunakan oleh tim atau departemen lainnya. Semuanya menggunakan sistem yang sama, dengan standar yang sama.
Saat komunikasi dan kerjasama antar divisi semakin membaik, seluruh lapisan bisnis akan merasakan manfaatnya. Dengan bantuan sistem yang terintegrasi, mereka bisa menemukan pekerjaan duplikat yang bisa dieliminasi, atau mencari cara yang lebih efisien untuk melakukan tugas harian.
14. Fleksibilitas
Sistem ERP dirancang untuk membantu berbagai perusahaan, di luar bentuk dan ukurannya. Inilah mengapa sejumlah vendor ERP terkemuka mengedepankan fleksibilitas sebagai keunggulan sistem yang mereka kembangkan.
Fleksibilitas ini memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan unik setiap perusahaan, seperti proses kerja yang unik serta metrik yang tidak umum ditemukan di perusahaan lainnya.
Hal ini penting karena seiring dengan bertumbuhnya perusahaan, alur kerja dan KPI perusahaan mungkin saja bisa berubah sewaktu-waktu. Fleksibilitas ini memastikan sistem masih bisa bekerja untuk bisnis Anda, tanpa perlu menggantinya karena sudah tidak sesuai lagi dengan proses bisnis yang dijalankan.
15. Kepatuhan terhadap regulasi
Adanya catatan yang akurat, ter-update, dan mudah ditemukan membuat perusahaan Anda jadi lebih mudah untuk diaudit karena semua informasi yang dibutuhkan auditor dapat dicari dengan beberapa klik saja.
Beberapa sistem ERP bahkan sudah mendukung standar keuangan yang ada di Indonesia. Sistem ERP terbaik juga mudah untuk diperbarui untuk menyesuaikan perusahaan Anda dengan setiap perubahan peraturan yang ada.
Pilih Sistem ERP yang Tepat
Sistem ERP yang tepat untuk perusahaan Anda seharusnya memiliki sebagian besar manfaat-manfaat yang kami sebutkan di atas. Saat Anda sedang menimbang mana sistem ERP yang terbaik untuk bisnis Anda, sebaiknya lakukan riset dan ajukan pertanyaan sedetail mungkin seputar bagaimana sistem ERP yang ditawarkan bisa membantu perusahaan Anda.
Sistem ERP yang tepat akan sangat tergantung dari kebutuhan bisnis itu sendiri, seperti misalnya ukuran perusahaan, industri, model bisnis, dan tujuan ke depannya. Selain itu pertimbangkan juga modul mana yang cocok digunakan saat ini, dan memungkinkan untuk ditambahkan di kemudian hari.
Maka dari itu, penting untuk memastikan bahwa sistem ERP pilihan Anda tidak hanya mencukupi kebutuhan perusahaan di hari ini, tapi juga memiliki skalabilitas dan fleksibilitas untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.
HashMicro adalah salah satu vendor sistem ERP terkemuka di Indonesia. Dengan lebih dari 1700 pelanggan di Indonesia dan Singapura, HashMicro menawarkan solusi terintegrasi yang cocok untuk berbagai jenis industri dan perusahaan.
Dengan sistem ERP dari HashMicro, perusahaan dapat mengelola seluruh aspek bisnis di satu platform. Mulai dari industri ritel, manufaktur, keuangan, jasa, hingga teknologi bisa menggunakan sistem ERP HashMicro. Dengan segudang fitur dan modul, sistem ERP HashMicro bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Dapatkan demo gratis software ERP HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda. Klik gambar di bawah ini untuk mendapatkan informasi seputar produk terbaik kami, yakni HashCore ERP:
