Vendor ERP adalah perusahaan yang mengembangkan, menyediakan, membuat, menjual, dan mengimplementasikan software Enterprise Resource Planning (ERP) di sebuah perusahaan.
Tidak hanya itu, vendor ERP juga memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan pembaruan (update), dan merilis fitur-fitur baru untuk mengikuti perubahan di dalam industri masing-masing kliennya.
Memilih vendor ERP yang tepat adalah tantangan besar bagi perusahaan. Salah pilih dapat menyebabkan kerugian miliaran rupiah, waktu, dan produktivitas karyawan terbuang, menjadikan keputusan ini sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda.
Sebelum Anda memutuskan untuk mengadopsi aplikasi ERP, penting untuk memahami peran vendor ERP dalam membantu bisnis Anda. Artikel ini akan membahas terkait apa itu vendor ERP dan perannya dalam mengoptimalkan operasi bisnis.
|
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Vendor ERP?
Vendor ERP adalah penyedia jasa pembuatan software Enterprise Resource Planning (ERP) yang membantu perusahaan mengintegrasikan dan mengelola berbagai proses bisnis dalam satu sistem terpusat. Sistem ERP dirancang untuk membantu bisnis dalam mengintegrasikan dan mengelola berbagai proses bisnis.
Vendor sistem ERP menawarkan modul yang dapat disesuaikan untuk mendukung fungsi-fungsi seperti akuntansi, manufaktur, pengadaan, penjualan, CRM, dan persediaan, memungkinkan aliran informasi yang cepat dan akurat serta pengambilan keputusan berdasarkan data yang konsisten.
Contoh vendor ERP dengan reputasi baik di Indonesia adalah HashMicro. Di bawah ini adalah profil singkat dari HashMicro.
Masalah Umum dalam Memilih Vendor ERP
1. Fitur solusi ERP dari vendor tidak kompatibel dengan kebutuhan bisnis
Perusahaan sering kali melakukan audit menyeluruh atas business process management. Kasus yang sering terjadi adalah pemilik bisnis memilih vendor ERP yang tidak bisa dikustomisasi, terbatas fiturnya, dengan alasan dana.
Pada akhirnya, bukan software ERP yang mengikuti proses bisnis, namun sebaliknya, bisnis Anda yang harus merombak proses yang dijalankan agar sesuai dengan sistem yang dipilih. Selain itu, pemilik bisnis tidak memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang mereka butuhkan dari software ERP.
Akibatnya, keputusan yang diambil jadi tidak tepat saat memilih vendor. Maka dari itu, dahulukan untuk berkomunikasi dengan berbagai departemen dalam perusahaan untuk memahami kebutuhan mereka masing-masing dan merinci kebutuhan tersebut dengan tepat.
2. Vendor yang bermasalah
Dukungan dari konsultan ERP vendor di proses pra penjualan hingga implementasi software ERP selesai adalah salah satu aspek yang harus dipertimbangkan saat memilih vendor ERP.
Ketika respon yang diberikan oleh vendor, terutama di proses pra penjualan saja sudah lamban, bagaimana Anda bisa mengandalkan mereka saat implementasi sudah selesai nanti?
Jangan sampai masalah ini terjadi di perusahaan Anda! Pastikan untuk mengevaluasi kelancaran komunikasi di awal, saat implementasi, dan setelah softwarenya berjalan nanti. Cari tahu juga dukungan seperti apa saja yang didapatkan dari vendor sebelum Anda mengambil keputusan.
Seiring dengan waktu, sistem ERP pastinya akan memerlukan pembaruan dan perbaikan. Masalah bisa timbul jika vendor tidak menyediakan pembaruan sistem yang tepat waktu atau jika vendor tersebut memiliki masalah dalam menyediakan dukungan pelanggan yang memadai.
Kurangnya dukungan pelanggan dan pembaruan dari vendor dapat menyebabkan downtime, gangguan operasional, risiko keamanan, kinerja buruk, serta kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan.
3. Anggaran tidak sesuai dengan biaya implementasi
Tak bisa dipungkiri, anggaran adalah faktor terpenting dalam pemilihan ERP solution provider. Tidak sedikit perusahaan yang kaget saat mendengar biaya implementasi yang diajukan karena jauh lebih tinggi dibandingkan perkiraan awal.
Maka dari itu, Anda perlu membuat rencana anggaran yang cermat dan perhitungkan setiap detail biaya yang terkait dengan implementasi.
Pastikan budget yang disediakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti biaya pembelian softwarenya itu sendiri, pelatihan, konsultasi, dan budget untuk dukungan dari pihak vendor saat implementasi sudah selesai.
4. Kesulitan integrasi dengan sistem yang sudah dan akan digunakan ke depannya
Jika perusahaan sudah menggunakan sistem, integrasi dengan ERP yang baru bisa menghadirkan masalah yang kompleks. Integrasi yang buruk atau tidak efisien dapat berakibat pada terganggunya operasional bisnis dan kerugian finansial.
Pastikan ERP baru terintegrasi tanpa gangguan dengan sistem lama melalui analisis mendalam, identifikasi titik integrasi, dan pemahaman alur data antar sistem untuk menjaga kelancaran operasional bisnis.
Pastikan bahwa vendor ERP tersebut memiliki kapabilitas untuk integrasi dan kustomisasi ke depannya. Sebelum implementasi penuh, lakukan uji integrasi secara menyeluruh. Hal ini akan membantu mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah sebelum menjadi lebih besar.
Anda dapat membaca artikel mengenai pentingnya menerapkan software ERP yang terintegrasi di bisnis travel.
Integrasi bukanlah pekerjaan yang cukup dilakukan sekali saja. Buat rencana pemantauan dan pemeliharaan untuk memastikan bahwa sistem ERP yang baru dan sistem yang sudah digunakan perusahaan tetap berjalan dengan lancar seiring waktu.
Langkah-Langkah Memilih Vendor ERP yang Tepat
Sebelum memilih vendor ERP terbaik, terdapat sejumlah langkah yang harus Anda perhatikan untuk mengatasi masalah-masalah yang telah dibahas sebelumnya dan membantu Anda memilih vendor ERP yang tepat:
1. Bentuk tim pemilihan ERP
Bentuk tim khusus yang terdiri dari berbagai departemen dalam perusahaan Anda, seperti keuangan, produksi, logistik, dan TI. Tim ini yang nantinya akan memastikan semua kebutuhan bisnis bisa terpenuhi.
2. Evaluasi kebutuhan bisnis dengan jelas
Evaluasi proses bisnis secara menyeluruh, identifikasi kebutuhan spesifik, dan dokumentasikan persyaratan, termasuk migrasi data. Libatkan semua pemangku kepentingan dan tim pemilihan ERP untuk memastikan solusi dari vendor sesuai kebutuhan perusahaan.
3. RFP (Request for Proposal) yang komprehensif
Buat dokumen RFP yang detail dan komprehensif. RFP ini digunakan untuk meminta penawaran dari berbagai vendor ERP. Pastikan RFP yang dibuat mencakup informasi tentang kebutuhan strategi bisnis, persyaratan teknis, jadwal implementasi, dan anggaran yang sudah disediakan oleh perusahaan.
4. Evaluasi vendor
Tinjau pengalaman vendor dalam menangani industri Anda dan periksa sejarah mereka dalam hal implementasi ERP. Pilihlah devops (developers and operations) yang memiliki banyak pengalaman implementasi di industri serupa.
5. Demo produk
Minta vendor untuk melakukan demo produk. Hal ini akan membantu Anda memahami lebih baik bagaimana sistem ERP mereka bekerja dan bagaimana software tersebut bisa memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
6. Negosiasi kontrak yang matang
Saat Anda sudah memilih vendor ERP yang sesuai dengan kebutuhan, pastikan untuk menjalani proses negosiasi kontrak yang cermat. Pastikan kontrak sudah mencakup semua persyaratan, biaya, dan dukungan yang diharapkan, serta jadwal implementasi yang realistis.
7. Penilaian risiko
Pahami risiko apa saja yang mungkin muncul selama implementasi ERP dan buat rencana mitigasi untuk setiap risiko tersebut. Jangan lupa libatkan vendor ERP dalam pembuatan rencana mitigasi untuk membantu Anda menghadapi masalah yang mungkin timbul kemudian hari dengan lebih baik.
Peran Vendor ERP yang Tepat
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, memilih vendor ERP yang tepat merupakan salah satu bentuk investasi jangka panjang. Pemilihan vendor ERP begitu krusial karena akan mempengaruhi banyak aspek. Berikut beberapa manfaat memilih vendor yang tepat bagi bisnis anda:
1. Integrasi Sistem yang Mudah
Jika bisnis sebelumnya sudah pernah menggunakan sistem, maka integrasi antara ERP sebelumnya dengan yang baru perlu dipastikan dapat berjalan dengan lancar. Sistem yang terintegrasi dapat melancarkan dan mengoptimalkan alur kerja antar departemen dan meminimalisir kesalahan data.
2. Pelatihan yang Menyeluruh
Salah satu ciri vendor berkualitas ialah memberikan tawaran menyeluruh bagi seluruh tim dan memastikan semua pengguna benar-benar memahami dan memanfaatkan sistem dengan baik. Pelatihan yang efektif dapat mengurangi kesalahan opersional dan meningkatkan efisiensi kedepannya.
3. Kebutuhan Bisnis yang Terpenuhi
Setiap perusahaan memiliki keunikan dan kebutuhannya masing-masing, maka dengan memilih vendor ERP yang tepat diharapkan dapat memenuhi seluruh kebutuhan bisnis anda. Salah satu kebutuhan bisnis ialah vendor yang dapat menyediakan kustomisasi pada sistem ERP secara spesifik.
4. Layanan Penuh Pasca Implementasi
Tidak semua vendor ERP menawarkan layanan berkelanjutan. Vendor andal menyediakan dukungan pasca-implementasi, termasuk pemeliharaan dan pembaruan sistem, untuk memperbaiki bug dan meningkatkan kualitas, memastikan performa ERP tetap optimal bagi bisnis.
5. Pengelolaan Biaya yang Efisien
Memilih vendor ERP yang tepat membantu mengelola biaya operasional dengan optimal. Fitur yang sesuai dan layanan pasca-implementasi mengurangi risiko pengeluaran tak terduga yang dapat terjadi jika vendor kurang tepat.
6. Mendukung Implementasi dan Optimalisasi
Vendor ERP yang andal membantu bisnis memahami secara menyeluruh bagaimana perangkat lunak dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik mereka. Saat perusahaan menghadapi tantangan, vendor yang baik bertindak sebagai konsultan untuk memastikan fitur ERP selaras dengan alur kerja yang ada.
7. Mendorong Inovasi dan Pengembangan Sistem
Untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang unik, vendor ERP menyediakan berbagai opsi kustomisasi. Mereka bekerja sama dengan tim internal untuk mengembangkan solusi yang meningkatkan fungsionalitas, menyempurnakan antarmuka pengguna, dan mengintegrasikan sistem dengan lancar.
8. Menjaga Kepatuhan dan Keamanan Data
Vendor ERP bertanggung jawab untuk menyediakan sistem yang mematuhi regulasi yang berlaku, terutama terkait keamanan dan privasi data. Mereka menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat guna melindungi data sensitif perusahaan dari ancaman kebocoran atau serangan siber.
Rekomendasi Pilihan Vendor ERP Terbaik di Indonesia
Setelah mengetahui tips dan langkah yang harus dilakukan dalam memilih vendor ERP, di bagian ini kami ingin memberikan beberapa rekomendasi vendor software ERP terbaik di Indonesia. Berikut ini adalah lima terbaik di antaranya.
1. HashMicro
HashMicro adalah vendor ERP terbaik di Indonesia, menawarkan teknologi canggih untuk mengotomatiskan operasional harian bisnis. Berdiri sejak tahun 2015, HashMicro telah berkembang menjadi salah satu pengembang software ERP terbesar di Asia-Pasifik.
Dengan kantor pusat di Singapura, HashMicro telah berhasil melayani lebih dari 1.750 bisnis dan mendukung operasional mereka dengan lebih dari 40 modul terintegrasi yang dirancang untuk mempermudah proses bisnis di berbagai industri.
HashMicro juga bangga menjadi bagian dari kisah sukses banyak perusahaan, seperti Marimas yang mampu mengimbangi lonjakan permintaan berkat ERP HashMicro, dan Brinks yang mengelola procurement lebih efisien dengan sistem HashMicro.
Untuk mendapat informasi lebih lanjut, Anda bisa menjadwalkan demo gratis dari solusi ERP HashMicro.
2. Oracle NetSuite
3. SAP
SAP adalah salah satu vendor ERP di Indonesia yang menyediakan solusi komprehensif untuk mengelola berbagai proses bisnis perusahaan. ERP vendor SAP membantu perusahaan mengintegrasikan fungsi-fungsi penting seperti keuangan, sumber daya manusia, manufaktur, dan lainnya dalam satu platform terpusat.
Solusi ERP dari SAP, yaitu SAP HANA, menawarkan kemampuan analitik canggih dan dapat dijalankan di lingkungan cloud atau on-premise. Selain itu, SAP juga menawarkan SAP Business One, solusi ERP yang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis kecil dan menengah.
4. eCount ERP
eCount ERP adalah solusi perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola berbagai fungsi operasional, seperti akuntansi, inventaris, pengelolaan pesanan, dan laporan keuangan, dalam satu sistem terintegrasi yang mudah digunakan.
ERP vendor ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan, dan mempermudah pengambilan keputusan berbasis data.
5. Keysoft
Keysoft adalah penyedia perangkat lunak yang menawarkan solusi manajemen bisnis berbasis teknologi untuk berbagai industri, termasuk sistem akuntansi, manajemen stok, serta perangkat lunak ERP yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola keuangan, inventaris, dan operasional bisnis mereka secara efisien.
ERP vendor Keysoft mengutamakan kemudahan penggunaan dan fleksibilitas, memungkinkan bisnis untuk mengoptimalkan berbagai proses dan meningkatkan produktivitas.
6. Folarium
Folarium adalah sebuah platform yang menyediakan solusi perangkat lunak berbasis cloud untuk manajemen sumber daya manusia (SDM), yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data karyawan, proses rekrutmen, penggajian, absensi, serta pengelolaan kinerja karyawan secara lebih efisien.
Dengan fitur yang terintegrasi, ERP vendor Folarium membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pengelolaan SDM dan meningkatkan produktivitas tim melalui otomatisasi dan pelaporan yang lebih mudah.
7. Total ERP
Selain interface yang user-friendly, sistem ERP dari Total ERP dilengkapi dengan modul-modul penting seperti akuntansi, penjualan, inventaris, dan lainnya yang terintegrasi dalam satu platform. Semua modul ini berbasis cloud dan fiturnya dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis.
8. Sage
Kesimpulan
Contoh vendor ERP terbaik adalah yang mampu memberikan solusi atas kebutuhan yang dimiliki perusahaan. Dan memilih vendor ERP yang benar adalah salah satu keputusan strategis yang dapat memengaruhi kesuksesan bisnis Anda.Dengan memahami masalah-masalah apa saja yang kerap dialami perusahaan dan mengikuti langkah-langkah yang tepat pemilihan vendor, Anda dapat meningkatkan peluang keberhasilan dalam implementasi ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
HashMicro sudah membuktikan diri sebagai mitra yang dapat diandalkan dalam menyediakan solusi ERP terbaik dan sesuai dengan kebutuhan berbagai industri. HashMicro memahami bahwa setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, dan kami berkomitmen untuk menyediakan solusi yang tepat untuk setiap pelanggan.Coba demo gratis software ERP HashMicro dan rasakan sendiri manfaatnya sekarang!
Konten ini merupakan bagian dari rangkaian artikel yang membahas Sistem ERP secara mendalam.Lanjutkan ke pembahasan berikutnya yakni: Strategi Implementasi ERP yang Efisien Bagi Bisnis Anda
Pertanyaan Seputar Vendor ERP
-
Bagaimana cara memilih vendor ERP yang tepat untuk perusahaan?
Memilih vendor ERP yang tepat memerlukan evaluasi mendalam terhadap kebutuhan bisnis Anda. Faktor-faktor seperti kecocokan fitur dengan kebutuhan bisnis, reputasi vendor, skala implementasi, kemampuan dukungan, serta biaya dan fleksibilitas kontrak harus dipertimbangkan. Melakukan evaluasi komprehensif terhadap beberapa vendor adalah langkah penting untuk memastikan kesesuaian yang optimal.
-
Apakah penting memilih vendor ERP yang berskala besar atau vendor spesialis?
Pemilihan antara vendor berskala besar atau spesialis tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan. Vendor berskala besar mungkin menawarkan paket yang lebih luas dengan integrasi yang lebih baik antara modul, sementara vendor spesialis mungkin memiliki fokus yang lebih dalam pada industri tertentu atau fitur tertentu. Evaluasi cermat terhadap kebutuhan dan kemampuan masing-masing vendor dapat membantu dalam pengambilan keputusan.
-
Bagaimana peran dukungan pelanggan dalam pemilihan vendor ERP?
Dukungan pelanggan sangat penting dalam pemilihan vendor ERP. Layanan purna jual yang baik, termasuk dukungan teknis, pembaruan perangkat lunak, dan bantuan dalam implementasi serta pelatihan, akan berkontribusi pada kesuksesan penggunaan sistem. Pastikan vendor memiliki rekam jejak yang baik dalam memberikan dukungan yang memadai kepada klien mereka.
-
Apakah integrasi dengan sistem yang sudah ada menjadi pertimbangan penting?
Integrasi dengan sistem yang sudah ada dalam perusahaan bisa menjadi faktor kunci dalam memilih vendor ERP. Sebagian besar perusahaan sudah memiliki sistem yang berfungsi dengan baik; oleh karena itu, kemampuan integrasi yang lancar dengan sistem yang sudah ada akan mengurangi gangguan operasional dan biaya tambahan untuk memperbarui infrastruktur IT.
-
Bagaimana perusahaan dapat memastikan keamanan data dengan vendor ERP?
Keamanan data harus menjadi prioritas utama dalam pemilihan vendor ERP. Evaluasi kebijakan keamanan vendor, praktik enkripsi, pengelolaan akses pengguna, dan kepatuhan terhadap regulasi industri adalah langkah-langkah yang harus dipertimbangkan. Pastikan vendor memiliki standar keamanan yang ketat serta proses pemulihan data yang andal dalam kasus bencana atau kerusakan.
