Apa Itu Vendor ERP dan Perannya dalam Bisnis?

Vendor ERP adalah perusahaan yang mengembangkan, menyediakan, membuat, menjual, dan mengimplementasikan software Enterprise Resource Planning (ERP) di sebuah perusahaan.

Tidak hanya itu, vendor ERP juga memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan pembaruan (update), dan merilis fitur-fitur baru untuk mengikuti perubahan di dalam industri masing-masing kliennya.

Pemilihan vendor ERP yang tepat seringkali jadi tantangan besar bagi banyak perusahaan. Taruhannya tidak main-main, ratusan juta hingga miliaran rupiah bisa terbuang begitu saja ketika Anda memilih vendor yang tidak tepat! Kerugiannya terhadap perusahaan tidak hanya dalam bentuk uang, namun juga investasi waktu dan produktivitas karyawan.

Sebelum Anda memutuskan untuk mengadopsi sistem ERP, penting untuk memahami peran vendor ERP dalam membantu bisnis Anda. Artikel ini akan membahas terkait apa itu vendor ERP dan perannya dalam mengoptimalkan operasi bisnis.

Key Takeaways Pastikan solusi ERP yang Anda pilih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Hindari sistem dengan alur kerja yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan.  Cermati anggaran dengan baik, termasuk biaya implementasi, pelatihan, dan dukungan dari vendor. Bentuk alur komunikasi yang jelas antara departemen dalam perusahaan untuk memahami kebutuhan bisnis yang spesifik. Pastikan vendor pilihan Anda siap memberikan dukungan yang memadai setelah implementasi. Pertimbangkan integrasi dengan sistem yang sudah ada dan pastikan vendor memiliki kemampuan integrasi yang kuat. Pilih ERP vendor dengan potensi skalabilitas yang panjang. HashMicro merupakan vendor ERP yang menawarkan solusi komprehensif untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda. Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!

Masalah Umum dalam Memilih Vendor ERP

Vendor ERP adalah penyedia jasa pembuatan software Enterprise Resource Planning (ERP) yang membantu perusahaan mengintegrasikan dan mengelola berbagai proses bisnis dalam satu sistem terpusat.

Vendor ERP menawarkan modul yang dapat disesuaikan untuk mendukung fungsi-fungsi seperti akuntansi, manufaktur, pengadaan, penjualan, CRM, dan persediaan, memungkinkan aliran informasi yang cepat dan akurat serta pengambilan keputusan berdasarkan data yang konsisten.

Contoh vendor ERP dengan reputasi baik di Indonesia adalah HashMicro. Di bawah ini adalah profil singkat dari HashMicro.

Namun pada faktanya di lapangan, mengintegrasikan aspek-aspek operasional bisnis ini tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Ini dia beberapa masalah yang sering ditemukan di setiap industri saat menentukan ERP developer terbaik. 

1. Fitur solusi ERP dari vendor tidak kompatibel dengan kebutuhan bisnis

Perusahaan sering kali melakukan audit menyeluruh atas business process management. Kasus yang sering terjadi adalah pemilik bisnis memilih solusi ERP yang tidak bisa dikustomisasi, terbatas fiturnya, dengan alasan dana. 

Pada akhirnya, bukan software ERP yang mengikuti proses bisnis, namun sebaliknya, bisnis Anda yang harus merombak proses yang dijalankan agar sesuai dengan sistem yang dipilih. Selain itu, pemilik bisnis tidak memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang mereka butuhkan dari sistem ERP.

Akibatnya, keputusan yang diambil jadi tidak tepat saat memilih vendor. Maka dari itu, dahulukan untuk berkomunikasi dengan berbagai departemen dalam perusahaan untuk memahami kebutuhan mereka masing-masing dan merinci kebutuhan tersebut dengan tepat.

2. Vendor yang bermasalah

Dukungan dari konsultan ERP vendor di proses pra penjualan hingga implementasi software ERP selesai adalah salah satu aspek yang harus dipertimbangkan saat memilih vendor ERP. 

Ketika respon yang diberikan oleh vendor, terutama di proses pra penjualan saja sudah lamban, bagaimana Anda bisa mengandalkan mereka saat implementasi sudah selesai nanti?

Jangan sampai masalah ini terjadi di perusahaan Anda! Pastikan untuk mengevaluasi kelancaran komunikasi di awal, saat implementasi, dan setelah softwarenya berjalan nanti. Cari tahu juga dukungan seperti apa saja yang didapatkan dari vendor sebelum Anda mengambil keputusan. 

Seiring dengan waktu, sistem ERP pastinya akan memerlukan pembaruan dan perbaikan. Masalah bisa timbul jika vendor tidak menyediakan pembaruan sistem yang tepat waktu atau jika vendor tersebut memiliki masalah dalam menyediakan dukungan pelanggan yang memadai.

Jika vendor memiliki masalah dengan dukungan pelanggan dan pembaruan, perusahaan bisa mengalami gangguan operasional bisnis dan meningkatkan risiko masalah keamanan dan kinerja yang tidak optimal. Hal ini pastinya akan merugikan perusahaan dari segi berbagai hal, termasuk finansial, karena adanya potensi downtime.

3. Anggaran tidak sesuai dengan biaya implementasi

Tak bisa dipungkiri, anggaran adalah faktor terpenting dalam pemilihan ERP solution provider. Tidak sedikit perusahaan yang kaget saat mendengar biaya implementasi yang diajukan karena jauh lebih tinggi dibandingkan perkiraan awal.

Maka dari itu, Anda perlu membuat rencana anggaran yang cermat dan perhitungkan setiap detail biaya yang terkait dengan implementasi. 

Pastikan budget yang disediakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti biaya pembelian softwarenya itu sendiri, pelatihan, konsultasi, dan budget untuk dukungan dari pihak vendor saat implementasi sudah selesai.

4. Kesulitan integrasi dengan sistem yang sudah dan akan digunakan ke depannya 

Jika perusahaan sudah menggunakan sistem, integrasi dengan ERP yang baru bisa menghadirkan masalah yang kompleks. Integrasi yang buruk atau tidak efisien dapat berakibat pada terganggunya operasional bisnis dan kerugian finansial.

Maka dari itu, pertimbangkan dengan matang bagaimana sistem ERP yang baru nantinya bisa berinteraksi tanpa adanya gangguan dengan sistem yang sudah ada. Lakukan analisis mendalam tentang bagaimana integrasi akan berlangsung, identifikasi titik-titik integrasi yang diperlukan, dan pahami bagaimana data akan mengalir di antara sistem-sistem tersebut.

 

Pastikan bahwa sistem ERP tersebut memiliki kapabilitas untuk integrasi dan kustomisasi ke depannya. Sebelum implementasi penuh, lakukan uji integrasi secara menyeluruh. Hal ini akan membantu mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah sebelum menjadi lebih besar.

Anda dapat membaca artikel mengenai pentingnya menerapkan software ERP yang terintegrasi di bisnis travel.

Integrasi bukanlah pekerjaan yang cukup dilakukan sekali saja. Buat rencana pemantauan dan pemeliharaan untuk memastikan bahwa sistem ERP yang baru dan sistem yang sudah digunakan perusahaan tetap berjalan dengan lancar seiring waktu.

Langkah-Langkah Memilih Vendor ERP yang Tepat

Sebelum memilih vendor ERP terbaik, terdapat sejumlah langkah yang harus Anda perhatikan untuk mengatasi masalah-masalah yang telah dibahas sebelumnya dan membantu Anda memilih vendor ERP yang tepat:

1. Bentuk tim pemilihan ERP

Bentuk tim khusus yang terdiri dari berbagai departemen dalam perusahaan Anda, seperti keuangan, produksi, logistik, dan TI. Tim ini yang nantinya akan memastikan semua kebutuhan bisnis bisa terpenuhi.

2. Evaluasi kebutuhan bisnis dengan jelas

Lakukan evaluasi secara menyeluruh terhadap proses bisnis perusahaan Anda. Identifikasi kebutuhan bisnis yang spesifik dan dokumentasikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh solusi yang disediakan vendor ERP pilihan Anda, seperti proses migrasi data. Pastikan semua pemangku kepentingan dan tim pemilihan ERP terlibat dalam proses ini.

3. RFP (Request for Proposal) yang komprehensif

Buat dokumen RFP yang detail dan komprehensif. RFP ini akan digunakan untuk meminta penawaran dari berbagai vendor ERP. Pastikan RFP yang dibuat mencakup informasi tentang kebutuhan strategi bisnis, persyaratan teknis, jadwal implementasi, dan anggaran yang sudah disediakan oleh perusahaan.

4. Evaluasi vendor

Tinjau pengalaman vendor dalam menangani industri Anda dan periksa sejarah mereka dalam hal implementasi ERP. Pilihlah devops (developers and operations) yang memiliki banyak pengalaman implementasi di industri serupa. 

5. Demo produk

Minta vendor untuk melakukan demo produk. Hal ini akan membantu Anda memahami lebih baik bagaimana sistem ERP mereka bekerja dan bagaimana software tersebut bisa memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

6. Negosiasi kontrak yang matang

Saat Anda sudah memilih vendor ERP yang sesuai dengan kebutuhan, pastikan untuk menjalani proses negosiasi kontrak yang cermat. Pastikan kontrak sudah mencakup semua persyaratan, biaya, dan dukungan yang diharapkan, serta jadwal implementasi yang realistis.

7. Penilaian risiko

Pahami risiko apa saja yang mungkin muncul selama implementasi ERP dan buat rencana mitigasi untuk setiap risiko tersebut. Jangan lupa libatkan vendor ERP dalam pembuatan rencana mitigasi untuk membantu Anda menghadapi masalah yang mungkin timbul kemudian hari dengan lebih baik.

Anda juga dapat membaca artikel lain terkait apa itu sistem ERP untuk mengetahui lebih dalam terkait ERP dan manfaatnya bagi bisnis.

Rekomendasi Pilihan Vendor ERP Terbaik di Indonesia

Setelah mengetahui tips dan langkah yang harus dilakukan dalam memilih vendor ERP, di bagian ini kami ingin memberikan beberapa rekomendasi vendor software ERP terbaik di Indonesia. Berikut ini adalah lima terbaik di antaranya.

1. HashMicro

HashMicro adalah penyedia solusi ERP terkemuka di Indonesia, menawarkan teknologi canggih untuk mengotomatiskan operasional harian bisnis. Berdiri sejak tahun 2015, HashMicro telah berkembang menjadi salah satu pengembang software ERP terbesar di Asia-Pasifik.

Dengan kantor pusat di Singapura, HashMicro telah berhasil melayani lebih dari 1.750 bisnis dan mendukung operasional mereka dengan lebih dari 40 modul terintegrasi yang dirancang untuk mempermudah proses bisnis di berbagai industri.

HashMicro juga bangga menjadi bagian dari kisah sukses banyak perusahaan, seperti Marimas yang mampu mengimbangi lonjakan permintaan berkat ERP HashMicro, dan Brinks yang mengelola procurement lebih efisien dengan sistem HashMicro.

Untuk mendapat informasi lebih lanjut, Anda bisa menjadwalkan demo gratis dari solusi ERP HashMicro.

2. SAP

SAP adalah salah satu vendor ERP terkemuka di Indonesia yang menyediakan solusi komprehensif untuk mengelola berbagai proses bisnis perusahaan. Sebagai sistem ERP, SAP membantu perusahaan mengintegrasikan fungsi-fungsi penting seperti keuangan, sumber daya manusia, manufaktur, dan lainnya dalam satu platform terpusat. 

Solusi ERP dari SAP, yaitu SAP S/4 HANA, menawarkan kemampuan analitik canggih dan dapat dijalankan di lingkungan cloud atau on-premise. Software ini memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk memilih model yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, SAP juga menawarkan SAP Business One, solusi ERP yang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis kecil dan menengah.

3. Total ERP

Total ERP adalah salah satu vendor ERP terbaik yang menawarkan solusi lengkap dan terintegrasi untuk bisnis, dengan fokus pada akurasi data, efisiensi operasional, dan visibilitas penuh. Solusi Total ERP dirancang untuk memenuhi kebutuhan berbagai industri, mulai dari perusahaan kecil-menengah hingga enterprise.

Selain interface yang user-friendly, sistem ERP dari Total ERP dilengkapi dengan modul-modul penting seperti akuntansi, penjualan, inventaris, dan lainnya yang semuanya terintegrasi dalam satu platform. Semua modul ini berbasis cloud dan fiturnya dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis.

4. Sage

Sage merupakan vendor ERP yang menawarkan solusi manajemen bisnis terpadu melalui sistem cloud di Indonesia. Sistem ERP mereka dirancang untuk memudahkan pengelolaan berbagai modul penting seperti keuangan, sumber daya manusia, manajemen hubungan pelanggan, inventarisasi, dan rantai pasokan. Ini memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan seluruh unsur bisnis dan memaksimalkan pendapatan.

Sage 300cloud adalah salah satu produk unggulan dari Sage, yang menawarkan solusi ERP yang efisien dan tepat untuk bisnis skala menengah hingga besar. Produk ini memberikan akses ke data transaksional kapan saja dan di mana saja, mendukung berbagai perusahaan, mata uang, dan bahasa, serta menyediakan alat proses dan alur kerja yang kuat.

5. Oracle NetSuite

Oracle NetSuite adalah vendor ERP berbasis cloud yang terkemuka di Indonesia, menawarkan solusi manajemen bisnis yang komprehensif dan terintegrasi. Platform ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola berbagai aspek operasional mereka, mulai dari keuangan, rantai pasokan, operasi, perdagangan, pelaporan, hingga manajemen sumber daya manusia.

Vendor ERP terbaik ini dikenal dengan kemampuannya untuk mendukung berbagai jenis industri, termasuk retail, manufaktur, dan pertambangan, menjadikannya pilihan yang fleksibel bagi perusahaan di Indonesia..

Selain lima brand penyedia sistem ERP di atas, kami juga telah menyusun daftar pilihan vendor software ERP terbaik di Indonesia yang bisa Anda jadikan referensi dan bahan pertimbangan.

Kesimpulan

Contoh vendor ERP terbaik adalah yang mampu memberikan solusi atas kebutuhan yang dimiliki perusahaan. Dan memilih vendor ERP yang benar adalah salah satu keputusan strategis yang dapat memengaruhi kesuksesan bisnis Anda.

Dengan memahami masalah-masalah apa saja yang kerap dialami perusahaan dan mengikuti langkah-langkah yang tepat pemilihan vendor, Anda dapat meningkatkan peluang keberhasilan dalam implementasi ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

HashMicro sudah membuktikan diri sebagai mitra yang dapat diandalkan dalam menyediakan solusi ERP terbaik dan sesuai dengan kebutuhan berbagai industri. HashMicro memahami bahwa setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, dan kami berkomitmen untuk menyediakan solusi yang tepat untuk setiap pelanggan.

Coba demo gratis software ERP HashMicro dan rasakan sendiri manfaatnya sekarang!

---

Konten ini merupakan bagian dari rangkaian artikel yang membahas Sistem ERP secara mendalam.

Lanjutkan ke pembahasan berikutnya yakni: Strategi Implementasi ERP yang Efisien Bagi Bisnis Anda

Pertanyaan Seputar Vendor ERP

• Bagaimana cara memilih vendor ERP yang tepat untuk perusahaan?

  Memilih vendor ERP yang tepat memerlukan evaluasi mendalam terhadap kebutuhan bisnis Anda. Faktor-faktor seperti kecocokan fitur dengan kebutuhan bisnis, reputasi vendor, skala implementasi, kemampuan dukungan, serta biaya dan fleksibilitas kontrak harus dipertimbangkan. Melakukan evaluasi komprehensif terhadap beberapa vendor adalah langkah penting untuk memastikan kesesuaian yang optimal.

• Apakah penting memilih vendor ERP yang berskala besar atau vendor spesialis?

  Pemilihan antara vendor berskala besar atau spesialis tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan. Vendor berskala besar mungkin menawarkan paket yang lebih luas dengan integrasi yang lebih baik antara modul, sementara vendor spesialis mungkin memiliki fokus yang lebih dalam pada industri tertentu atau fitur tertentu. Evaluasi cermat terhadap kebutuhan dan kemampuan masing-masing vendor dapat membantu dalam pengambilan keputusan.

• Bagaimana peran dukungan pelanggan dalam pemilihan vendor ERP?

  Dukungan pelanggan sangat penting dalam pemilihan vendor ERP. Layanan purna jual yang baik, termasuk dukungan teknis, pembaruan perangkat lunak, dan bantuan dalam implementasi serta pelatihan, akan berkontribusi pada kesuksesan penggunaan sistem. Pastikan vendor memiliki rekam jejak yang baik dalam memberikan dukungan yang memadai kepada klien mereka.

• Apakah integrasi dengan sistem yang sudah ada menjadi pertimbangan penting?

  Integrasi dengan sistem yang sudah ada dalam perusahaan bisa menjadi faktor kunci dalam memilih vendor ERP. Sebagian besar perusahaan sudah memiliki sistem yang berfungsi dengan baik; oleh karena itu, kemampuan integrasi yang lancar dengan sistem yang sudah ada akan mengurangi gangguan operasional dan biaya tambahan untuk memperbarui infrastruktur IT.

• Bagaimana perusahaan dapat memastikan keamanan data dengan vendor ERP?

  Keamanan data harus menjadi prioritas utama dalam pemilihan vendor ERP. Evaluasi kebijakan keamanan vendor, praktik enkripsi, pengelolaan akses pengguna, dan kepatuhan terhadap regulasi industri adalah langkah-langkah yang harus dipertimbangkan. Pastikan vendor memiliki standar keamanan yang ketat serta proses pemulihan data yang andal dalam kasus bencana atau kerusakan.