Pencarian software ERP yang tepat untuk bisnis Anda bisa jadi mengasyikkan – meski tak jarang berujung rumit dan menegangkan!
Pemilihan vendor ERP yang tepat seringkali jadi tantangan besar bagi banyak perusahaan. Taruhannya tidak main-main, ratusan juta hingga miliaran rupiah bisa terbuang begitu saja ketika Anda memilih vendor yang tidak tepat! Kerugiannya terhadap perusahaan tidak hanya dalam bentuk uang, namun juga investasi waktu dan produktivitas karyawan.
Buat Anda yang sedang galau dalam memilih vendor ERP, kami hadirkan artikel yang secara khusus mengeksplorasi masalah yang sering dialami perusahaan saat menentukan vendor ERP. Tak hanya itu saja, kami juga akan menghadirkan langkah-langkah tepat untuk mengatasinya!
Key Takeaways:
|
Table of Content
Masalah umum dalam memilih vendor ERP
Vendor ERP adalah perusahaan atau penyedia jasa yang menyediakan software Enterprise Resource Planning (ERP) yang perusahaan gunakan untuk mengintegrasikan semua aspek operasional bisnis.
Namun pada faktanya di lapangan, mengintegrasikan aspek-aspek operasional bisnis ini tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Ini dia beberapa masalah yang sering ditemukan di setiap industri saat menentukan vendor ERP terbaik.
Fitur solusi ERP dari vendor tidak kompatibel dengan kebutuhan bisnis
Perusahaan sering kali melakukan audit menyeluruh atas kebutuhan bisnis. Kasus yang sering terjadi adalah pemilik bisnis memilih solusi ERP yang tidak bisa dikustomisasi, terbatas fiturnya, dengan alasan dana.
Pada akhirnya, bukan software ERP yang mengikuti proses bisnis, namun sebaliknya, bisnis Anda yang harus merombak proses yang dijalankan agar sesuai dengan sistem yang dipilih.
Selain itu, ternyata ada lagi yang lebih parah. Yakni pemilik bisnis itu sendiri tidak memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang mereka butuhkan dari sistem ERP.
Akibatnya, keputusan yang diambil jadi tidak tepat saat memilih vendor. Maka dari itu, dahulukan untuk berkomunikasi dengan berbagai departemen dalam perusahaan untuk memahami kebutuhan mereka masing-masing dan merinci kebutuhan tersebut dengan tepat.
Vendor yang bermasalah
Dukungan dari vendor di proses pra penjualan hingga implementasi software ERP selesai adalah salah satu aspek yang harus dipertimbangkan saat memilih vendor ERP.
Ketika respon yang diberikan oleh vendor, terutama di proses pra penjualan saja sudah lamban, bagaimana Anda bisa mengandalkan mereka saat implementasi sudah selesai nanti?
Jangan sampai masalah ini terjadi di perusahaan Anda! Pastikan untuk mengevaluasi kelancaran komunikasi di awal, saat implementasi, dan setelah softwarenya berjalan nanti. Cari tahu juga dukungan seperti apa saja yang didapatkan dari vendor sebelum Anda mengambil keputusan.
Seiring dengan waktu, sistem ERP pastinya akan memerlukan pembaruan dan perbaikan. Masalah bisa timbul jika vendor tidak menyediakan pembaruan sistem yang tepat waktu atau jika vendor tersebut memiliki masalah dalam menyediakan dukungan pelanggan yang memadai.
Jika vendor memiliki masalah dengan dukungan pelanggan dan pembaruan, perusahaan bisa mengalami gangguan operasional bisnis dan meningkatkan risiko masalah keamanan dan kinerja yang tidak optimal. Hal ini pastinya akan merugikan perusahaan dari segi berbagai hal, termasuk finansial, karena adanya potensi downtime.
Anggaran yang tidak sesuai dengan biaya implementasi
Tak bisa dipungkiri, anggaran adalah faktor terpenting dalam pemilihan vendor ERP. Tidak sedikit perusahaan yang kaget saat mendengar biaya implementasi yang diajukan karena jauh lebih tinggi dibandingkan perkiraan awal.
Maka dari itu, Anda perlu membuat rencana anggaran yang cermat dan perhitungkan setiap detail biaya yang terkait dengan implementasi.
Pastikan budget yang disediakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti biaya pembelian softwarenya itu sendiri, pelatihan, konsultasi, dan budget untuk dukungan dari pihak vendor saat implementasi sudah selesai.
Kesulitan integrasi dengan sistem yang sudah dan akan digunakan ke depannya
Jika perusahaan sudah menggunakan sistem, integrasi dengan ERP yang baru bisa menghadirkan masalah yang kompleks. Integrasi yang buruk atau tidak efisien dapat berakibat pada terganggunya operasional bisnis dan kerugian finansial.
Maka dari itu, pertimbangkan dengan matang bagaimana sistem ERP yang baru nantinya bisa berinteraksi tanpa adanya gangguan dengan sistem yang sudah ada. Lakukan analisis mendalam tentang bagaimana integrasi akan berlangsung, identifikasi titik-titik integrasi yang diperlukan, dan pahami bagaimana data akan mengalir di antara sistem-sistem tersebut.
Fakta Unik
ERP pertama kali diperkenalkan pada tahun 1960-an dengan tujuan menggabungkan fungsi-fungsi bisnis dalam satu sistem. Namun, istilah ERP baru populer pada tahun 1990-an, meskipun konsepnya telah ada jauh sebelumnya.
Pastikan bahwa sistem ERP tersebut memiliki kapabilitas untuk integrasi dan kustomisasi ke depannya. Sebelum implementasi penuh, lakukan uji integrasi secara menyeluruh. Hal ini akan membantu mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah sebelum menjadi lebih besar.
Integrasi bukanlah pekerjaan yang cukup dilakukan sekali saja. Buat rencana pemantauan dan pemeliharaan untuk memastikan bahwa sistem ERP yang baru dan sistem yang sudah digunakan perusahaan tetap berjalan dengan lancar seiring waktu.
Langkah-langkah memilih vendor ERP yang tepat
Ada sejumlah langkah yang bisa kami usulkan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut dan membantu Anda memilih vendor ERP yang tepat:
Bentuk tim pemilihan ERP
Bentuk tim khusus yang terdiri dari berbagai departemen dalam perusahaan Anda, seperti keuangan, produksi, logistik, dan TI. Tim ini yang nantinya akan memastikan semua kebutuhan bisnis bisa terpenuhi.
Evaluasi kebutuhan bisnis dengan jelas
Lakukan audit secara menyeluruh terhadap proses bisnis perusahaan Anda. Identifikasi kebutuhan bisnis yang spesifik dan dokumentasikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh solusi yang disediakan vendor ERP pilihan Anda. Pastikan semua pemangku kepentingan dan tim pemilihan ERP terlibat dalam proses ini.
RFP (Request for Proposal) yang komprehensif
Buat dokumen RFP yang detail dan komprehensif. RFP ini akan digunakan untuk meminta penawaran dari berbagai vendor ERP. Pastikan RFP yang dibuat mencakup informasi tentang kebutuhan bisnis, persyaratan teknis, jadwal implementasi, dan anggaran yang sudah disediakan oleh perusahaan.
Evaluasi vendor
Tinjau pengalaman vendor dalam menangani industri Anda dan periksa sejarah mereka dalam hal implementasi ERP. Pilihlah vendor yang memiliki banyak pengalaman implementasi di industri serupa.
Demo produk
Minta vendor untuk melakukan demo produk. Hal ini akan membantu Anda memahami lebih baik bagaimana sistem ERP mereka bekerja dan bagaimana software tersebut bisa memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
Negosiasi kontrak yang matang
Saat Anda sudah memilih vendor ERP yang sesuai dengan kebutuhan, pastikan untuk menjalani proses negosiasi kontrak yang cermat. Pastikan kontrak sudah mencakup semua persyaratan, biaya, dan dukungan yang diharapkan, serta jadwal implementasi yang realistis.
Penilaian risiko
Pahami risiko apa saja yang mungkin muncul selama implementasi ERP dan buat rencana mitigasi untuk setiap risiko tersebut. Jangan lupa libatkan vendor ERP dalam pembuatan rencana mitigasi untuk membantu Anda menghadapi masalah yang mungkin timbul kemudian hari dengan lebih baik.
Kesimpulan
Pemilihan vendor ERP yang tepat adalah salah satu keputusan strategis yang dapat memengaruhi kesuksesan bisnis Anda. Dengan memahami masalah-masalah apa saja yang kerap dialami perusahaan dan mengikuti langkah-langkah yang tepat pemilihan vendor, Anda dapat meningkatkan peluang keberhasilan dalam implementasi ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Ingatlah bahwa pemilihan vendor ERP yang baik dapat membantu perusahaan Anda berkembang dan meningkatkan daya saing di pasar. Dalam perjalanan mencari solusi ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, HashMicro bisa dijadikan sebagai pilihan yang patut dipertimbangkan.
HashMicro sudah membuktikan diri sebagai mitra yang dapat diandalkan dalam menyediakan solusi ERP yang inovatif dan sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan Anda. Kaya akan pengalaman di berbagai industri, HashMicro memahami bahwa setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, dan kami berkomitmen untuk menyediakan solusi yang tepat untuk setiap pelanggan. Coba demo gratis software HashMicro dan rasakan sendiri manfaatnya sekarang!
Konten ini merupakan bagian dari rangkaian artikel yang membahas Sistem ERP secara mendalam.
Lanjutkan ke pembahasan berikutnya yakni: Strategi Implementasi ERP yang Efisien Bagi Bisnis Anda
