Dalam dunia bisnis yang dinamis, efisiensi dan kemudahan akses informasi menjadi kunci utama untuk pertumbuhan dan keberlanjutan. Cloud ERP, atau Enterprise Resource Planning berbasis cloud, muncul sebagai solusi modern yang mendukung hal tersebut.
Meskipun teknologi ini telah banyak diadopsi, masih ada perusahaan yang belum memanfaatkan sistem ERP ini. Dengan Cloud ERP, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja operasionalnya dan mempercepat pertumbuhan secara signifikan.
Sistem ini diakses melalui internet, sehingga satu-satunya yang dibutuhkan hanyalah koneksi internet dan browser. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami lebih dalam tentang Cloud ERP, mulai dari definisi, komponen, hingga manfaat yang ditawarkan oleh sistem ini.
Simak penjelasan lebih lengkapnya di bawah ini!
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
|
Apa itu Cloud ERP?
Cloud ERP, atau ERP berbasis cloud, adalah sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang di-install dan dikelola oleh vendor data center berbasis cloud. Vendor tersebut bertanggung jawab atas aplikasi, database, sistem operasi, server, update security & antivirus, dan peningkatan fitur lainnya seperti disaster recovery.
Cloud ERP dapat mengintegrasikan fungsi bisnis dan mempermudah pengelolaan operasional perusahaan. Sistem ini memudahkan akses data dan aplikasi dari mana saja melalui internet.
Perlu Anda Ingat!
Anda dapat membaca artikel mengenai perbedaan cloud-based ERP dengan web-based ERP, sebelum memilih jenis software ERP yang tepat untuk bisnis Anda.
Anda juga dapat mengetahui gambaran perhitungan harga sistem dengan klik banner di bawah ini:
Mengapa Harus Memilih Cloud ERP Dibanding Jenis Lain?
Cloud ERP menawarkan skalabilitas yang tak tertandingi, memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kebutuhan sistem seiring pertumbuhan bisnis tanpa khawatir tentang keterbatasan infrastruktur atau biaya tambahan.
Selain itu, model langganan cloud ERP dapat mengurangi biaya operasional secara signifikan karena tidak memerlukan investasi besar untuk perangkat keras dan pemeliharaan server.
Akses data secara real-time dari mana saja dan kapan saja juga menjadi keunggulan utama, memungkinkan karyawan untuk mengambil keputusan cepat dan akurat serta memudahkan kolaborasi antar tim dengan data yang tersentralisasi.
Dengan keunggulan-keunggulan tersebut, tidak mengherankan jika semakin banyak perusahaan yang beralih ke solusi cloud ERP, mengambil langkah strategis untuk masa depan bisnis yang lebih baik.
Konsep Cloud ERP
Pada dasarnya, dasar ERP adalah merencanakan dan mengelola seluruh sumber daya perusahaan secara efisien. Sistem ini mengintegrasikan berbagai proses, mulai dari produksi hingga distribusi dan pemesanan bahan baku, secara otomatis.
Hal tersebut tentu saja membantu perusahaan dalam mengembangkan operasional bisnis mereka dengan lebih baik.
Saat ini, Cloud ERP semakin banyak diadopsi oleh berbagai perusahaan. Sistem ERP berbasis cloud menawarkan efisiensi yang lebih tinggi dan penerapan yang lebih mudah.
Teknologi cloud juga menghilangkan kebutuhan akan investasi besar dalam infrastruktur IT dan pemeliharaan server, karena semua pembaruan dan peningkatan fitur dilakukan secara otomatis oleh penyedia layanan.
Komponen Cloud ERP
Untuk memaksimalkan efisiensi operasional, perusahaan perlu memahami komponen utama dari sistem Cloud ERP sebelum menerapkannya. Berikut adalah penjelasan mengenai komponen-komponen tersebut:
- Manajemen produksi: Mengoptimalkan proses produksi, termasuk perencanaan, pengendalian, dan pemantauan produksi untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas produk.
- Manajemen pembelian: Mengotomatiskan proses pengadaan barang dan jasa, dari permintaan hingga pembayaran, untuk memastikan efisiensi dan pengendalian biaya.
- Manajemen keuangan: Mencakup pelaporan keuangan, pembukuan, pengelolaan anggaran, dan analisis keuangan untuk memastikan kesehatan finansial perusahaan.
- Manajemen inventaris: Mengelola stok barang untuk menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan dengan pelacakan real-time dan peramalan permintaan.
- Manajemen rantai pasok: Memantau dan mengelola aliran barang dan jasa dari pemasok ke pelanggan, termasuk perencanaan kebutuhan material dan pengelolaan inventaris.
- Manajemen SDM: Mengelola data karyawan, penggajian, rekrutmen, dan pengembangan sumber daya manusia untuk meningkatkan efisiensi tenaga kerja.
- Manajemen hubungan pelanggan (CRM): Meningkatkan interaksi dan hubungan dengan pelanggan melalui otomatisasi penjualan, layanan pelanggan, dan pemasaran.
Manfaat Penggunaan ERP Berbasis Cloud bagi Enterprise
Berikut adalah beberapa manfaat jangka panjang dari implementasi sistem Cloud ERP pada bisnis Anda:
-
Memangkas biaya operasional secara keseluruhan
Tanpa adanya sistem, kita tahu bahwa semuanya harus dikerjakan secara manual. Dengan begitu, jumlah karyawan dan waktu yang dihabiskan juga mau tidak mau akan menjadi lebih banyak. Dampaknya? Biaya operasional yang membengkak. Lalu apa solusinya? Dengan Automation.
Namun, ERP on-premises memerlukan biaya awal untuk server, pembuatan database, implementasi awal, konsultan, staf IT, dan keamanan. Sebaliknya, ERP berbasis cloud biasanya 30% lebih murah karena vendor menangani infrastruktur dan pemeliharaannya.
-
Memaksimalkan kinerja dengan otomatisasi
Manfaat otomatisasi dalam Cloud ERP sangat signifikan dalam mengoptimalkan kinerja operasional perusahaan. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan proses bisnis, Cloud ERP mengurangi kesalahan manusia dan membebaskan waktu tenaga kerja untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
Otomatisasi ini memastikan bahwa data di seluruh departemen tetap konsisten dan up-to-date, yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. Hal ini secara keseluruhan meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
-
Mengoptimalkan skalabilitas, aksesibilitas, dan adaptasi bisnis secara efisien
Seiring berkembangnya perusahaan, proses bisnis yang dijalankan tentunya dapat berubah menjadi lebih kompleks. Entah adanya lini bisnis baru, atau pengembangan dari produk yang sudah ada. Dengan adanya ERP berbasis cloud, perusahaan Anda dapat dengan mudah berkembang tanpa perlu memikirkan penambahan server.
Selain itu, keunggulan ERP on cloud lainnya adalah dapat mengakses informasi bisnis secara real-time dari mana saja dan perangkat apa pun, sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan.
Terakhir, ERP berbasis cloud lebih mudah disesuaikan dan terintegrasi dengan produk lain, memungkinkan bisnis untuk menyesuaikan diri dengan perubahan industri yang dinamis.
Anda dapat membaca artikel mengenai pentingnya digitalisasi retail, sebagai contoh industri yang dinamis dalam menjalankan bisnis.
-
Meningkatkan kolaborasi dengan integrasi antar-modul
Integrasi antar-modul memastikan bahwa data yang diinput di satu modul otomatis tersedia di modul lain yang relevan. Misalnya, data penjualan yang dimasukkan ke dalam modul CRM secara otomatis diperbarui di modul keuangan dan inventaris.
Dengan semua data terpusat dan mudah diakses, tim dari berbagai departemen dapat bekerja sama lebih efektif. Misalnya, tim pemasaran dapat berkolaborasi dengan tim penjualan untuk melacak efektivitas kampanye pemasaran dan penyesuaian strategi secara real-time berdasarkan data penjualan aktual.
-
Terhindar dari risiko kebocoran data
Mungkin banyak yang berpikir bahwa kemungkinan terjadinya kebocoran data akan lebih besar jika menggunakan ERP berbasis cloud karena terhubung dengan jaringan internet. Namun, hal tersebut merupakan mitos yang sepertinya perlu diluruskan.
Nyatanya, penyedia atau vendor ERP berbasis cloud sangat memahami betapa penting menjaga data pelanggannya. Sehingga, keamanan dalam sistem ini tentunya sudah menjadi prioritas utama para vendor.
Jika Anda masih ragu, Anda bisa menilai vendor ERP pilihan Anda berdasarkan sertifikat ISO yang dimilikinya. Secara singkat, ISO adalah standar yang menjamin kualitas sistem, keamanan informasi, dan praktik manajemen lainnya yang sesuai dengan standar internasional.
Maka, sertifikat ini dapat Anda jadikan acuan untuk memilih vendor ERP berbasis cloud untuk bisnis Anda.
Strategi dalam Implementasi ERP Cloud
Implementasi ERP Cloud melibatkan berbagai strategi yang harus dipertimbangkan dengan cermat untuk memastikan kesuksesan dan efisiensi sistem. Berikut adalah beberapa strategi yang umum digunakan dalam implementasi ERP Cloud:
Multi-tenant SaaS
Multi-tenant Software as a Service (SaaS) adalah pendekatan di mana satu versi dari aplikasi ERP di-host di server penyedia layanan dan digunakan bersama oleh beberapa perusahaan atau “tenant”. Strategi ini menawarkan keuntungan biaya yang signifikan karena infrastruktur dan sumber daya bersama digunakan oleh semua tenant.
Single tenant SaaS
Single tenant SaaS adalah pendekatan di mana setiap perusahaan memiliki instance atau salinan yang terpisah dari aplikasi ERP di server penyedia layanan.
Meskipun ini memungkinkan lebih banyak kontrol dan keamanan terhadap data karena tidak ada berbagi sumber daya dengan perusahaan lain, biaya awal dan kompleksitas manajemen bisa lebih tinggi dibandingkan dengan multi-tenant SaaS.
Public Cloud
Public Cloud melibatkan menggunakan infrastruktur cloud yang disediakan oleh penyedia layanan seperti AWS, Google Cloud, atau Microsoft Azure untuk menjalankan ERP. Strategi ini menawarkan fleksibilitas yang tinggi dalam hal skalabilitas, aksesibilitas global, dan biaya awal yang rendah karena menggunakan sumber daya yang sudah ada.
Namun, kekhawatiran keamanan data dan ketergantungan pada koneksi internet yang stabil menjadi perhatian utama dalam implementasi ini.
Private Cloud
Private Cloud melibatkan infrastruktur cloud yang didedikasikan sepenuhnya untuk satu perusahaan atau organisasi. Pendekatan ini menawarkan tingkat kontrol, keamanan, dan privasi yang tinggi atas data, serta kemampuan untuk menyesuaikan infrastruktur sesuai kebutuhan.
Namun, biaya awal untuk membangun dan mengelola private cloud bisa lebih tinggi dibandingkan dengan public cloud, serta memerlukan keahlian teknis yang lebih untuk pengelolaan dan pemeliharaannya.
Memilih strategi implementasi ERP Cloud yang tepat sangat tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan dalam hal keamanan data, kontrol, biaya, dan fleksibilitas operasional.
Dengan mempertimbangkan dengan hati-hati setiap opsi dan menggabungkan dengan strategi bisnis yang jelas, perusahaan dapat mengoptimalkan nilai dari sistem ERP Cloud mereka.
Tantangan yang Mungkin Muncul saat Implementasi Cloud ERP
Mari kita telusuri beberapa tantangan utama dari integrasi ERP berbasis cloud:
-
Memastikan proses transisi berjalan dengan lancar
Proses adaptasi dan training saat beralih ke sistem baru memang merupakan tahapan yang harus dilewati perusahaan saat implementasi sistem. Jika dilakukan dengan cara yang kurang tepat, hasil yang didapatkan juga menjadi tidak maksimal.
Maka, penting untuk perusahaan memilih vendor penyedia layanan ERP berbasis cloud yang memberikan dukungan penuh selama periode transisi.
Contohnya berupa pelatihan untuk karyawan tentang cara menggunakan sistem baru, serta menyediakan sumber daya seperti tutorial atau FAQ. Dengan melakukan langkah-langkah ini, Anda dapat memastikan transisi ke solusi ERP cloud berjalan lancar.
-
Ketergantungan pada vendor penyedia cloud ERP
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, memilih menggunakan ERP berbasis cloud berarti kendali utama sistem berada di tangan vendor dan perusahaan tidak memiliki kontrol penuh.
Sehingga, perusahaan perlu selalu berhubungan dengan vendor jika memerlukan bantuan terkait sistem yang dibeli tersebut.
Maka dari itu, perusahaan harus memastikan bahwa mereka memilih vendor cloud ERP yang dapat diandalkan untuk dukungan teknis dan pemeliharaan sistem.
-
Kesulitan migrasi data dan integrasi dengan sistem lain
Seluruh proses bisnis di perusahaan Anda pastinya saling berhubungan satu sama lain. Sebagai contoh: Proses akuntansi pastinya akan berhubungan ke manajemen supply chain, yang didalamnya sudah termasuk procurement, inventory, dan warehouse.
Maka dari itu, proses pemindahan data dan integrasi ke sistem lainnya bisa menjadi tantangan, terutama jika sebelumnya sudah menggunakan sistem lain.
Solusinya, sedari awal perusahaan perlu memastikan apakah sistem cloud ERP tersebut bisa diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada dan memiliki paket sistem yang terintegrasi dengan seluruh bisnis Anda.
Perbedaan ERP Cloud, ERP on-Premise, dan ERP Hybrid
Tiga tipe utama sistem ERP, yaitu Cloud, On-Premise, dan Hybrid, masing-masing memiliki struktur teknologi dan metode implementasi yang berbeda. Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai setiap sistem dan teknologinya untuk membantu Anda memilih yang terbaik.
| Kategori | ERP Cloud | ERP on-Premise | ERP Hybrid |
| Definisi | Dioperasikan di internet dan dihosting di server penyedia layanan. Akses secara remote melalui web. Pemeliharaan dan pembaruan yang dikelola oleh penyedia. | Terinstal langsung pada server perusahaan. Memerlukan hardware dan software lokal, dengan pemeliharaan oleh tim IT internal perusahaan. | Kombinasi ERP Cloud dan On-Premise. Mengintegrasikan infrastruktur cloud dengan sistem lokal, pengelolaan aplikasi dan data yang fleksibel. |
| Kelebihan |
|
|
Memiliki mekanisme fallback atau ketika internet terganggu, akses beralih ke server lokal. Setelah internet kembali stabil, data disinkronkan kembali ke server cloud secara berkala. |
| Kekurangan | Akses membutuhkan koneksi internet yang stabil. |
|
|
| Cocok untuk | Perusahaan dengan koneksi internet stabil, tidak memiliki tim IT yang memadai, serta ingin kemudahan dari segi aksesibilitas dan fleksibilitas | Perusahaan dengan koneksi internet yang kurang stabil, memiliki tim IT yang memadai, dan menginginkan kontrol penuh atas sistem ERP. | Perusahaan berlokasi di area dengan keterbatasan internet, memiliki tim IT yang memadai, tetapi ingin menggunakan sistem cloud. |
Beralih ke ERP Berbasis Cloud Bersama HashMicro
HashMicro Cloud ERP adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform berbasis cloud. Dengan HashMicro, perusahaan Anda dapat mengelola operasi mereka secara lebih efisien, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya operasional.
Fitur utama HashMicro ERP mencakup manajemen keuangan, SDM, rantai pasok, proyek, hubungan pelanggan, produksi, inventaris, pembelian, dan integrasi e-commerce. Sistem ini juga mengamankan data dengan enkripsi, mengurangi duplikasi dengan integrasi modul, dan meningkatkan efisiensi melalui otomatisasi.
Berikut adalah beberapa fitur unggulan dari Software HashMicro ERP:
- Built-in BI (Business Intelligence): Fitur BI terintegrasi memungkinkan analisis data yang komprehensif, membantu pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan alat ini, bisnis dapat mengakses visualisasi data dan laporan real-time.
- Dashboard Ninja: HashMicro menyediakan dashboard yang dapat dikustomisasi untuk memantau KPIs dan metrik penting lainnya secara efisien. Pengguna dapat dengan mudah mengatur dan memvisualisasikan data kritis untuk operasi harian.
- Sheet Management: Keunggulan ini memudahkan pelacakan dan pengelolaan dokumen. Ini memungkinkan integrasi mulus dokumen-dokumen penting ke dalam sistem ERP untuk akses dan pengelolaan yang lebih baik
- Mobile Apps: Aplikasi mobile HashMicro ERP memungkinkan akses jarak jauh ke sistem ERP, memastikan bahwa Anda tetap terhubung dan produktif bahkan saat bepergian.
- Multi-Language: Dukungan multi-bahasa dalam HashMicro ERP memastikan bahwa sistem dapat diakses dan digunakan secara efektif oleh tim global. Ini membantu mengurangi hambatan bahasa dalam bisnis multinasional.
- AI-Generated Report & Explainer: Laporan yang dihasilkan dan penjelasan memanfaatkan kecerdasan buatan untuk menyediakan analisis mendalam. Fitur ini membantu memahami tren kompleks dan menghasilkan laporan secara otomatis.
Jika Anda masih merasa ragu dan butuh diskusi terkait permasalahan bisnis yang dialami, coba demo gratis HashMicro Cloud ERP sekarang dan dapatkan kesempatan untuk konsultasi dengan tim expert kami.
Pertanyaan Seputar Cloud ERP
-
Apakah manfaat utama yang bisa didapat dari penerapan Cloud ERP?
Manfaat utama dari Cloud ERP adalah akses yang lebih mudah dan fleksibilitas dalam mengelola data perusahaan. Dengan mengadopsi model cloud, perusahaan dapat mengurangi biaya infrastruktur fisik serta memperoleh akses real-time ke informasi penting dari mana pun, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik di antara tim yang terdistribusi secara geografis.
-
Bagaimana Cloud ERP dapat meningkatkan efisiensi operasional?
Cloud ERP memungkinkan integrasi proses bisnis yang lebih lancar, mengurangi redundansi, dan mempercepat akses data kunci. Dengan menyatukan fungsi-fungsi seperti keuangan, manufaktur, persediaan, dan sumber daya manusia dalam satu platform, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan manusia, serta meningkatkan produktivitas dengan aliran kerja yang lebih terstruktur.
-
Apakah keamanan data menjadi perhatian dalam Cloud ERP?
Ya, keamanan data adalah fokus utama dalam solusi Cloud ERP. Provider layanan cloud biasanya memiliki protokol keamanan yang ketat, termasuk enkripsi data, pemantauan keamanan secara terus-menerus, serta kepatuhan terhadap standar keamanan industri. Meskipun demikian, perusahaan juga perlu mengadopsi praktik keamanan internal untuk melindungi data sensitif mereka.
-
Bagaimana Cloud ERP dapat mendukung skalabilitas perusahaan?
Cloud ERP memungkinkan perusahaan untuk memperluas atau menurunkan kapasitas dan fitur sesuai kebutuhan tanpa harus menginvestasikan dalam perangkat keras baru secara signifikan. Kemampuan untuk menyesuaikan perangkat lunak dengan pertumbuhan atau perubahan perusahaan menjadi lebih mudah, memberikan fleksibilitas yang diperlukan dalam lingkungan bisnis yang selalu berubah.
-
Apakah ada manfaat lain yang bisa diperoleh dari Cloud ERP selain efisiensi dan skalabilitas?
Selain efisiensi operasional dan skalabilitas, Cloud ERP juga memungkinkan perusahaan untuk menerapkan analisis data canggih dan kecerdasan buatan (AI) untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam. Dengan menganalisis data secara menyeluruh, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cerdas, meramalkan tren pasar, dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat.
