Mengelola barang operasional seperti ATK, perangkat elektronik, dan perlengkapan kantor sering kali menyulitkan. Tanpa daftar inventaris yang rapi, perusahaan bisa kesulitan memantau keluar-masuk barang, kondisi aset, hingga ketersediaan stok di tiap divisi.
Masalah seperti kehilangan, penggunaan tanpa izin, atau stok yang tidak sesuai kebutuhan pun bisa terjadi. Karena itu, daftar inventaris menjadi alat penting untuk memastikan transparansi dan efisiensi pengelolaan barang.
Kini, banyak perusahaan mulai beralih ke sistem inventaris digital. Dengan software digital, pencatatan dilakukan secara otomatis dan real-time. Perusahaan dapat memantau stok, pengadaan barang, hingga audit internal, bahkan di berbagai lokasi sekaligus.
Simak artikel ini untuk mengetahui cara membuat daftar inventaris yang efektif, lengkap dengan tips dan contoh daftar inventaris barang yang tepat.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Daftar Inventaris?
Daftar inventaris adalah daftar atau catatan yang berisi informasi mengenai semua barang atau aset yang dimiliki oleh suatu organisasi, perusahaan, instansi, atau individu pada suatu waktu tertentu. Ini mencakup berbagai jenis barang, mulai dari peralatan, properti, bahan baku, produk jadi, dan lain sebagainya.
Daftar inventaris secara umum berfungsi untuk mencatat seluruh aset atau barang milik suatu organisasi—termasuk jumlah, kondisi, lokasi, dan pergerakannya—yang bermanfaat untuk mengendalikan dan melindungi aset dari kehilangan atau pengurangan nilai.
Manfaat Daftar Inventaris dalam Pencatatan Persediaan Barang
Daftar inventaris bukan sekadar kumpulan catatan barang. Dalam praktiknya, daftar yang baik adalah tulang punggung pengelolaan aset dan persediaan. Perusahaan pun harus mampu menjaga efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam berbagai lini operasional.
Dengan sistem inventarisasi yang tertata dan diperbarui secara rutin, perusahaan dapat memperoleh setidaknya tujuh manfaat berikut:
1. Menjaga Aset Tetap Aman dan Terpantau
Tanpa daftar inventaris yang jelas, perusahaan tidak akan tahu pasti apakah asetnya masih utuh, rusak ataupun hilang. Terutama di lingkungan kerja yang melibatkan banyak peralatan, mulai dari laptop, mesin, sampai rak display.
Inventaris yang rapi membantu tim mengetahui lokasi dan kondisi aset, sehingga potensi kehilangan atau penyalahgunaan bisa dicegah sejak awal.
2. Menghindari Ketimpangan Stok dan Human Error
Staff gudang pasti sering menemui skenario berikut: data menunjukkan masih ada stok, tetapi barangnya tidak ada di gudang. Atau sebaliknya, barang overstock tapi tidak ada staff yang tahu.
Dengan mencatat arus keluar–masuk secara real-time, perusahaan bisa mendeteksi selisih lebih cepat dan mencegah kesalahan pengiriman atau keterlambatan produksi.
3. Membantu Pengambilan Keputusan Operasional
Misalnya, tim produksi perlu tahu apakah bahan baku masih cukup untuk minggu ini. Atau tim sales ingin pastikan barang yang dijanjikan ke klien benar-benar tersedia. Dengan daftar inventaris yang selalu diperbarui, semua divisi bisa ambil keputusan lebih cepat tanpa perlu “bertanya ke gudang” berkali-kali.
4. Mempermudah Proses Picking, Packing, dan Pengiriman
Jika Anda bekerja di bisnis retail, distribusi, atau e-commerce, daftar inventaris bisa dikaitkan langsung dengan sistem picking list. Artinya, setiap pesanan pelanggan bisa ditelusuri ke rak atau lokasi penyimpanan tertentu, jadi proses pengambilan barang jauh lebih cepat dan akurat.
5. Menghemat Anggaran
Terkadang, perusahaan melakukan pembelian barang karena mengira stok sudah habis; padahal masih ada, hanya tidak tercatat. Dengan sistem inventaris yang tertata, tim pengadaan dapat melihat kebutuhan aktual secara lebih jelas dan menghindari pemborosan anggaran.
6. Mempermudah Perhitungan Nilai Aset dan Audit Keuangan
Bagi tim keuangan, inventaris bukan hanya soal barang fisik, tetapi juga berkaitan dengan laporan kekayaan perusahaan. Data inventaris yang rapi dapat mempercepat proses audit internal maupun eksternal, termasuk pelaporan pajak.
Selain itu, nilai aset dapat dihitung secara lebih akurat (termasuk depresiasi jika diperlukan) sehingga menghasilkan laporan keuangan yang lebih andal.
7. Menjadi Dasar Strategi Jangka Panjang
Inventaris juga berperan dalam perencanaan strategis jangka panjang. Dari data yang ada, perusahaan bisa melihat pola penggunaan aset, masa pakai barang, hingga rotasi persediaan.
Hal tersebut menjadi dasar untuk menentukan kapan saatnya mengganti aset lama, menambah kapasitas, atau melakukan investasi baru. Di sektor F&B yang bahan bakunya cepat kedaluwarsa, misalnya. Tanpa sistem inventaris yang akurat, risiko kerugiannya pun tinggi.
Cara Membuat Daftar Inventaris yang Tepat dan Contohnya
Pembuatan daftar inventaris dapat dilakukan secara manual menggunakan buku atau digital menggunakan komputer dengan bantuan aplikasi Microsoft Excel. Berikut adalah cara membuat contoh daftar inventaris barang yang tepat untuk efisiensi pengelolaan stok barang perusahaan.
1. Membuat format tabel
Langkah pertama yang harus perusahaan lakukan adalah membuat format excel stok barang dengan menggunakan template Excel stok barang. Tujuannya adalah mempermudah pembuatan daftar inventaris. Perusahaan dapat membuatnya secara manual dengan buku folio atau menggunakan aplikasi.
Penggunaan buku folio bertujuan agar dapat memuat lebih banyak tabel daripada buku biasa karena ukuran bukunya yang lebih besar.
2. Masukkan informasi inventaris sesuai kebutuhan
Langkah selanjutnya yang dapat perusahaan lakukan adalah dengan memasukkan informasi mengenai inventaris sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, nama atau jenis barang, jumlah, status, harga, kode produk, dan informasi lain sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini terjadi karena umumnya setiap jenis bisnis mempunyai informasi daftar inventaris yang berbeda.
3. Sediakan waktu khusus
Dalam membuat daftar inventaris, perusahaan perlu menyediakan waktu khusus karena pembuatannya tidak bisa diabaikan. Untuk meminimalkan kesalahan pencatatan dan menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan, pemilik bisa meminta bantuan dari pegawai yang jujur dan teliti atau memanfaatkan teknologi seperti sistem inventaris.
Klik gambar di bawah untuk mengetahui skema harga aplikasi stok barang dan temukan solusi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan inventaris Anda!
Download Contoh Daftar Inventaris Kantor
Berikut merupakan contoh daftar inventaris barang yang umumnya perusahaan gunakan sebagai acuan dalam mengelola aset tetap dan persediaan mereka secara efektif dan terstruktur.
Akan tetapi tahukah Anda bahwa membuat daftar inventaris secara manual justru berisiko bagi bisnis? Tanpa sistem yang terintegrasi, perusahaan masih menghadapi berbagai tantangan besar, seperti
- Risiko data hilang atau tidak sinkron antar tim
- Sulit melacak status barang yang masuk atau keluar
- Tidak terhubung langsung ke sistem inventaris, akuntansi, atau approval
Sistem manual juga menyulitkan pengambilan keputusan cepat, yang akhirnya bisa menunda pengadaan penting dan menyebabkan pemborosan anggaran.
Tips Membuat Daftar Inventaris yang Efektif dengan Software Inventory HashMicro
Di era digital saat ini, banyak perusahaan mulai beralih dari pengelolaan manual menjadi digital dengan bantuan aplikasi inventaris barang seperti Software Inventory HashMicro. Salah satu software inventory terbaik dan layak dipertimbangkan adalah software dari HashMicro.
Aplikasi inventory management ini memiliki berbagai fitur yang dapat mempermudah pengelolaan persediaan barang dan meminimalisir kesalahan pencatatan yang dapat merugikan perusahaan.
Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan oleh software inventory dari HashMicro:
Barcode Management
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengelola dan melacak item-item dalam sistem dengan menggunakan barcode. Pengguna dapat membuat, mencetak, dan memindai barcode untuk mempercepat proses pengelolaan stok, penjualan, dan manufaktur.
Lot and Serial Number Tracking
Fitur ini membantu untuk melacak nomor lot dan nomor serial atau identifikasi unik untuk setiap barang. Ini membantu dalam pelacakan produk dari produksi hingga penjualan, serta memungkinkan identifikasi untuk tujuan pengembalian produk dan after-sales service.
Stock Request Management
Fitur ini membantu untuk mengelola permintaan stok dari berbagai departemen atau cabang. Dengan fitur ini, permintaan stok dapat diajukan, disetujui, dan diproses secara efisien, serta memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk operasional bisnis.
Inventory Forecasting
Dengan analisis yang akurat, perusahaan dapat merencanakan kebutuhan stok dengan lebih baik, mengurangi risiko kekurangan stok atau kelebihan stok. Fitur Inventory Forecasting dapat melakukan estimasi kebutuhan stok di masa mendatang berdasarkan data historis perusahaan.
Inventory Valuation
Fitur ini membantu dalam pembuatan laporan inventaris seluruh gudang dalam hitungan detik. Hal ini dapat membantu manajemen dalam membuat keputusan yang tepat terkait persediaan, pembelian, dan penjualan.
Stock Aging Analysis
Fitur ini membantu untuk menganalisis usia stok yang dimiliki perusahaan. Dengan melacak berapa lama suatu item telah berada dalam persediaan, manajemen dapat mengidentifikasi item yang sudah lama tidak terjual dan mengambil tindakan yang sesuai, seperti menawarkan diskon atau mengurangi produksi untuk barang tersebut.
Simak bagaimana Software Inventory HashMicro membantu bisnis F&B sekelas Banban Tea dalam menyederhanakan pengelolaan stoknya dengan menonton video di bawah ini.
Kesimpulan
Itulah pengertian, fungsi, contoh dan tips membuat daftar inventaris yang tepat. Perusahaan dapat membuatnya dengan cara manual ataupun digital menggunakan Software Inventory HashMicro untuk meminimalkan kesalahan pencatatan dan mengefisiensikan waktu yang dibutuhkan.
Pemanfaatan software juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, memantau stok, stok transfer, mengetahui estimasi kebutuhan inventaris, dan mengefektifkan pengelolaan stok di banyak lokasi.
Untuk mengetahui lebih lanjut, jadwalkan demo gratis sekarang juga!
Pertanyaan Seputar Daftar Program Inventaris
-
Apa itu aplikasi inventaris barang?
Aplikasi inventaris adalah perangkat lunak yang perusahaan manfaatkan untuk memonitor, mencatat, dan mengelola perawatan aset inventaris kantor dan perusahaan. Tujuannya adalah untuk menjaga nilai barang-barang tersebut dan mengurangi biaya penyimpanan.
-
Apa saja contoh barang inventaris?
Beberapa contoh barang inventaris meliputi komputer, speaker, mesin ketik, telepon, mesin fotokopi, printer, dan lain-lain.
-
Apa saja langkah-langkah kegiatan inventarisasi?
Langkah-langkah dalam inventarisasi adalah:
1. Menyiapkan semua informasi mengenai aset.
2. Mencatat informasi mengenai aset.
3. Menyelaraskan informasi aset dengan data yang ada.
4. Mempermudah pengendalian aset.
5. Meningkatkan keamanan aset.Baca selengkapnya di sini!
-
Apa tujuan adanya inventarisasi?
Beberapa tujuan inventarisasi sarana dan prasarana meliputi:
1. Mencegah terjadinya kehilangan peralatan.
2. Mencatat secara tertulis kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat Anda pertanggungjawabkan. -
Dokumen apa saja yang harus dipersiapkan dalam proses inventarisasi?
Untuk proses penerimaan sarana dan prasarana perusahaan, terdapat lima dokumen yang Anda perlukan, yaitu:
1. Surat perintah pengiriman (delivery order).
2. Surat pengantar barang (surat jalan).
3. Dokumen pemesanan (purchase order).
4. Tanda terima barang (bukti tanda terima barang).
5. Faktur penagihan (bukti penagihan). -
Apa saja komponen dalam format inventaris barang?
Format inventaris barang umumnya mencakup beberapa komponen penting untuk memastikan pencatatan aset dilakukan secara akurat dan terorganisir. Komponen tersebut meliputi: Kode Barang, Nama Barang, Kategori Barang, Jumlah Barang, Lokasi Penyimpanan, Harga Barang, Tanggal Pembelian atau Penerimaan, Kondisi Barang, serta Keterangan Tambahan yang berfungsi sebagai catatan khusus bila diperlukan.
