Kartu stok atau stock card biasanya digunakan pada bisnis yang memiliki persediaan barang. Dalam bisnis yang memiliki persediaan barang, transaksi masuk dan keluar barang merupakan aktivitas yang cukup kompleks dan berisiko tinggi terjadinya kesalahan atau kelalaian dalam pencatatan dan pengelolaannya. Hal ini digunakan untuk mencatat setiap transaksi masuk dan keluar barang secara terperinci.
Saat melakukan aktivitas transaksi bisnis, kesalahan atau kelalaian dapat terjadi karena kompleksitas transaksi yang terjadi serta jumlah barang yang banyak. Oleh karena itu, penggunaan kartu stok barang menjadi penting untuk meminimalisir kesalahan dan kelalaian dalam mengelola persediaan barang.
Daftar Isi
Apa itu Kartu Stok Barang?
Kartu stok barang adalah alat pencatatan yang digunakan dalam akuntansi bisnis untuk mengelola persediaan barang di gudang. Memiliki fungsi sebagai catatan atau log yang mencatat setiap transaksi masuk dan keluar barang, serta memonitor jumlah stok yang tersedia di gudang pada setiap saat.
Setiap transaksi dicatat secara sistematis dengan mencantumkan informasi seperti jumlah stok masuk, jumlah stok keluar, harga per unit, tanggal transaksi, serta jumlah stok akhir. Dalam penggunaannya, hal ini dapat membantu perusahaan dalam meminimalisir risiko kesalahan dan kelalaian dalam pengelolaan persediaan barang, serta memastikan kelancaran proses bisnis.
Manfaat Kartu Stok Barang
Penggunaan kartu stok barang dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi pengelolaan persediaan barang di bisnis Anda. Hal ini, sangat penting untuk membantu operasional bisnis, karena dengan menggunakan pencatatan ini, Anda dapat memantau persediaan barang dengan lebih akurat dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat berdampak pada kelancaran operasional bisnis. Simak penjelasannya!
Penataan ruang lebih efisien
Manfaat penggunaannya tidak hanya terbatas pada pemantauan persediaan barang, namun juga dapat membantu Anda untuk menata ruang penyimpanan barang dengan lebih efisien. Dengan menggunakan pencatatan ini, Anda dapat melihat secara jelas jumlah barang yang tersedia di gudang atau tempat penyimpanan lainnya sehingga memudahkan Anda dalam menentukan lokasi yang tepat untuk menyimpan barang tersebut.
Selain itu, dengan mencatat tanggal masuk dan keluar barang, Anda dapat menentukan barang mana yang lebih sering terpakai dan memilih untuk menyimpannya di tempat yang lebih mudah dijangkau. Hal ini dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan yang mengurus persediaan barang, karena mereka tidak perlu lagi mencari barang yang tersimpan di tempat yang tidak jelas atau tidak teratur.
Meminimalisir kesalahan
Anda dapat mencatat secara terperinci jumlah barang yang masuk dan keluar dari gudang atau tempat penyimpanan lainnya sehingga memudahkan Anda untuk memantau stok barang dengan lebih baik. Selain itu, dengan mencatat tanggal masuk dan keluar barang, Anda mampu memastikan bahwa barang yang tersimpan di gudang atau tempat penyimpanan lainnya tidak melebihi masa simpannya.
Dengan begitu, Anda dapat menghindari kerugian akibat barang yang kadaluarsa atau rusak karena tersimpan terlalu lama. Hal ini juga dapat membantu Anda dalam melakukan proses inventarisasi dengan lebih mudah dan akurat. Dengan memiliki catatan yang lengkap dan teratur, Anda bisa secara mudah mengetahui jumlah stok barang yang tersedia sehingga dapat meminimalisir risiko terjadinya kesalahan penghitungan.
Material database Inventaris perusahaan
Manfaat kartu stok barang sangat besar dalam pembuatan material database inventaris perusahaan. Material database inventaris perusahaan merupakan daftar bahan atau barang yang digunakan untuk produksi barang atau jasa perusahaan. Dalam pembuatan material database inventaris perusahaan, memerlukan data lengkap mengenai stok barang yang tersedia di gudang atau tempat penyimpanan lainnya.
Penggunaan pencatatan ini sangat membantu dalam mencatat dan memantau stok barang secara akurat dan terperinci. Dengan memiliki data yang lengkap dan teratur, perusahaan dapat dengan mudah membuat material database inventaris yang lengkap dan akurat. Dalam jangka panjang, manfaat penggunaannya adalah untuk material database inventaris dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efektivitas operasional.
Jenis Kartu Stok Barang
Terdapat dua jenis kartu stok barang, pertama adalah kartu stok manual. Biasanya penggunanya adalah toko atau perusahaan kecil yang masih menggunakan sistem manual. Kartu stok manual terdiri dari kolom-kolom yang harus terisi seperti tanggal masuk, tanggal keluar, nama barang, jumlah barang, harga, dan saldo akhir. Setiap kali ada barang masuk atau keluar, data yang terisi harus masuk ke dalam kartu stok manual.
Sementara itu, biasanya penggunaan kartu stok digital pada perusahaan atau toko yang lebih besar yang sudah menggunakan sistem komputerisasi. Contoh kartu stok barang digital adalah program database atau software inventory. Dalam hal ini, informasi yang tercatat sama seperti pada kartu stok manual, tetapi pengisian dan pemantauannya dilakukan secara otomatis oleh program.
Baca juga: 11 Aplikasi Stok Barang Sederhana Terbaik di Indonesia 2023!
Bagaimana Cara Membuat Kartu Stok Barang?
Salah satu cara untuk mengontrol dan memantau jumlah barang yang tersedia adalah dengan membuat kartu stok barang. Kartu stok barang adalah alat penting dalam manajemen persediaan yang dapat membantu mengurangi risiko kekurangan barang atau kerugian akibat barang kadaluarsa. Berikut langkah-langkahnya!
Desain kartu stok
Langkah pertama dalam membuatnya adalah mendesain format kartu yang akan Anda gunakan. Desain ini harus mencakup kolom-kolom penting seperti tanggal masuk, tanggal keluar, nama barang, jumlah barang, harga, dan saldo akhir. Format yang baik harus mudah terbaca oleh siapa saja yang menggunakan kartu stok tersebut.
Cetak kartu stok
Langkah selanjutnya adalah mencetak pencatatan tersebut. Pilihlah kertas atau karton yang cukup tebal saat mencetak, agar lebih awet dan tahan lama. Setelah tercetak, potong kartu stok sesuai dengan ukuran yang sesuai dengan formatnya. Pastikan setiap pencatatan memiliki nomor urut atau kode unik agar mudah terlacak dan teridentifikasi.
Letakkan kartu di folder
Langkah selanjutnya adalah meletakkan kartu dalam folder. Pilih folder dengan kualitas yang baik dan dapat menampung jumlah yang telah Anda cetak. Letakkan pada folder sesuai dengan urutan abjad atau kode barang yang sudah Anda tentukan agar lebih mudah menemukannya. Pastikan folder tersebut mudah terakses dan berada pada tempat yang mudah terlihat agar memudahkan akses dalam pengelolaannya.
Isi kartu stok untuk setiap barang yang ada
Langkah selanjutnya dalam pembuatannya yaitu mengisi pencatatan untuk setiap barang yang ada. Isi Informasi yang ada pada kartu stok meliputi tanggal masuk barang, jumlah barang yang masuk, harga per satuan, tanggal keluar barang, jumlah barang yang keluar, harga per satuan, dan saldo akhir barang.
Pastikan setiap transaksi masuk dan keluar barang harus tercatat secara rinci. Selain itu, pastikan juga bahwa informasi yang tercatat sudah benar dan akurat agar tidak terjadi kesalahan dalam pengelolaan persediaan barang. Hal ini penting untuk memastikan bahwa persediaan barang selalu terjaga dan dapat terhitung secara tepat.
Mengkomunikasikannya dengan rekan dan atasan
Informasikan kepada rekan atau staf yang bertanggung jawab atas persediaan barang tentang penggunaan kartu stok dan cara pengisiannya. Sampaikan juga pentingnya mencatat setiap transaksi masuk dan keluar barang dengan akurat, agar persediaan barang dapat terjaga dengan baik. Selain itu, pastikan atasan Anda juga mengetahui penggunaan kartu stok dan informasi yang tercatat di dalamnya.
Lakukan neraca persediaan sekali per kuartal
Langkah tambahan dalam pembuatan kartu stok adalah melakukan neraca persediaan sekali per kuartal. Neraca persediaan berguna untuk mengevaluasi persediaan barang yang ada dengan membandingkan antara barang yang dipesan dengan barang yang telah terjual. Hal ini penting lainnya adalah memastikan bahwa persediaan barang yang ada selalu cukup dan tidak kekurangan atau berlebihan.
Kesimpulan
Dalam mengelola persediaan barang, penggunaan kartu stok menjadi hal yang sangat penting. Hal ini membantu mengatur dan mencatat setiap transaksi masuk dan keluar barang dengan akurat serta memonitor persediaan barang dengan lebih baik. Dengan melakukan pembuatan kartu stok secara teratur, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan barang yang dapat berdampak buruk.
Namun, untuk memudahkan dan mempercepat proses pengelolaan persediaan barang, perusahaan dapat menggunakan Software Manajemen Inventory dari HashMicro. Software ini lengkap dengan berbagai fitur yang dapat membantu penggunaan kartu stok dan mengoptimalkan pengelolaan persediaan barang secara keseluruhan.
