Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Kanya Anindita
Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Apa itu ERP software? Secara singkat, ERP (Enterprise Resource Planning) adalah seperangkat software yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis. ERP dulu lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise), namun sekarang juga telah populer di kalangan UKM. Dalam artikel kali ini, kami akan membahas pengertian ERP software dengan lebih detail, lengkap dengan sejarah singkat, jenis, dan kegunaannya bagi bisnis Anda.

Pengertian ERP Software

ERP adalah paket sistem dan software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis harian mereka, seperti pengelolaan keuangan, pengadaan, produksi, proyek, SDM, dan-lain-lain. Sistem ini dapat memfasilitasi bisnis dengan informasi real-time dan akurat, sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis dengan baik berdasarkan data yang dihasilkan. Dengan mengumpulkan data transaksi bersama dari berbagai sumber, sistem ERP mencegah duplikasi data dengan memberikan integritas data.

Sejarah Singkat ERP Software

Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?
Sejarah singkat ERP software

Istilah ERP diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Akan tetapi, konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Saat itu, konsep ini hanya diterapkan pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pengembang software membuat program untuk memantau inventaris, merekonsiliasi saldo, dan melaporkan status. Pada tahun 1970-an, program ini  berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.

Pada 1980-an, MRP dikembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Pada tahun inilah istilah ERP mulai digunakan.

Seiring dengan kemunculan permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro yang akan segera terjadi, perusahaan-perusahaan di tahun 1990-an bergegas memperbarui sistem mereka yang sudah ada. Banyak juga dari mereka yang memilih untuk benar-benar mengubah sistem mereka dengan mengadopsi solusi ERP. Kemudian, pada tahun 1998, NetSuite didirikan, dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat digunakan di seluruh perusahaan dan bisa dioperasikan melalui internet.

Pada tahun 2000-an, Gartner Group kembali mengembangkan ERP dengan mengeluarkan ERP II. Ini adalah ERP berbasis Cloud keluaran pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet). Kini sistem ERP SaaS (Software-as-a-Service) semakin diminati oleh berbagai bisnis terutama UKM dikarenakan tingkat mobilitasnya yang tinggi dan harganya yang lebih terjangkau.

Industri Apa Saja yang Dapat Menggunakan ERP?

Meskipun ERP pada awalnya dirancang untuk industri manufaktur, sekarang perangkat lunak ini telah berkembang ke berbagai sektor lainnya seperti jasa, pendidikan, ritel dan grosir, real estate, makanan dan minuman, kesehatan, dan bahkan pemerintahan.

Setiap perusahaan atau organisasi tentunya mengelola karyawan, membeli produk atau jasa, menjual atau mendistribusikan sesuatu, dan mencatat keuangan. ERP memungkinkan perusahaan dari segala industri untuk mengintegrasikan dan mengelola seluruh fungsi dasar tersebut.

Baca juga artikel terkait: Daftar 5 Software ERP Terbaik di Indonesia Yang Wajib Diketahui

Apa Kegunaan ERP bagi Bisnis Anda?

Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa begitu banyak bisnis yang mencari solusi ERP? Apa yang mereka butuhkan? Mereka tidak akan mempertimbangkan penerapan sistem ERP jika sistem ini tidak memiliki keuntungan untuk bisnis mereka.  Menurut data statistik tahun lalu,  ada sebanyak 81 persen perusahaan dalam proses penerapan ERP atau telah berhasil mengimplementasikannya. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan Anda.

1. Mengoptimalkan Efisiensi

Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian, pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis.

Dengan berkurangnya pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim marketing dapat memantau laporan web traffic harian tanpa harus memintanya dari tim IT, atau tim akuntansi dapat membuat laporan yang terkait dengan sales tanpa harus bergantung pada manajer penjualan.

ERP juga menyediakan akses data yang cepat bagi manajer dan pemangku kepentingan di perusahaan. Decision maker dapat memantau indikator kinerja utama di seluruh perusahaan hanya melalui dasbor. Seluruh data yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara real time.

2. Meningkatkan Kolaborasi

Kolaborasi antar-departemen merupakan bagian yang krusial dan sering diperlukan dalam bisnis. ERP software meruntuhkan dinding-dinding pembatas antara departemen. Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP yang terpusat dan konsisten, satu departemen dapat mengakses data dari departemen yang lain. ERP SaaS atau yang berbasis Cloud dapat memperluas kolaborasi antar-tim yang ada di seluruh cabang perusahaan melalui internet.

3. Menghemat Biaya Operasional

ERP juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional. Karena sebagian besar aktivitas operasional diotomatiskan, maka berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik. Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan dengan lebih cepat sehingga ini dapat mengurangi lead time. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja, karena ERP mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.

4. Meningkatkan Keamanan Data

ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan untuk mencegah pelanggaran data. Seluruh data disimpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses  dapat dimonitor dengan ketat dan keamanannya pun terjaga. Admin yang bertanggung jawab mengelola data perusahaan bisa memberikan hak akses terbatas kepada karyawan. Misalnya, manajer HR dapat menyembunyikan data-data penting hanya untuk dirinya dan para pemangku kepentingan sementara memberikan hak akses kepada karyawan untuk melihat data keuangan mereka masing-masing.

Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang diberhentikan dan memberikan hak akses kepada karyawan baru. Solusi ERP juga menunjukkan aktivitas pengguna, sehingga admin dapat dengan mudah mengidentifikasi tindakan yang tidak sah atau pola aktivitas yang mencurigakan dalam sistem.

5. Membuat Prakiraan Bisnis yang Akurat

Salah satu hal yang paling krusial bagi kemajuan bisnis adalah prakiraan (forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan untuk membuat prakiraan yang pada akhirnya akan memengaruhi keputusan yang mereka ambil. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan real-time, lengkap, dan konsisten. Solusi ERP bisa memfasilitasi semua itu.

Laporan dalam sistem ERP menggunakan filter dan analitik canggih yang bisa menyaring ketidakkonsistenan pada data. Sistem ini juga memastikan bahwa data yang diperoleh dihasilkan pada waktu yang sebenar-benarnya. Laporan bisnis yang akurat akan membantu pemangku kepentingan dalam menghasilkan keputusan yang terbaik bagi bisnis mereka.

Kapan Sebaiknya Memutuskan untuk Menggunakan ERP?

Setiap bisnis unik dan memiliki tantangan yang berbeda. Yang menjadi pertanyaannya sekarang adalah, kapan sebaiknya Anda memutuskan untuk menggunakan ERP? Berikut ini adalah beberapa parameter yang menunjukkan bahwa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan sistem ERP secepatnya.

  • Staf Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas-tugas yang semestinya  sudah tidak dilakukan secara manual
  • Anda tidak memiliki akses cepat dan mudah ke data yang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan bisnis
  • Anda bekerja sama dengan berbagai vendor atau supplier dari berbagai wilayah
  • Anda memiliki banyak aplikasi yang berbeda yang telah Anda terapkan untuk bisnis Anda selama bertahun-tahun, tetapi semuanya tidak saling terhubung satu sama lain
  • Anda tidak dapat memonitor tingkat inventaris Anda setiap hari
  • Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi, mencoba meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dan mengintegrasikan berbagai fungsi dalam bisnis Anda
  • Staf Anda tidak dapat dengan mudah berkolaborasi atau berbagi informasi satu sama lain
  • Anda tidak dapat mengakses data dan informasi bisnis penting saat berada di luar kantor
  • Anda sering kali terlambat ketika mengatasi masalah; dengan kata lain, Anda tidak dapat bersikap proaktif dalam mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis Anda

Jika sebagian besar poin yang dikemukakan di atas relevan bagi Anda, maka berarti ini saatnya bagi Anda untuk segera mencari vendor ERP yang tepat.

Jenis-Jenis Pengembangan ERP Software

Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Ada beberapa jenis pengembangan ERP yang sedang tren di pasaran saat ini. Agar Anda tidak bingung ketika vendor ERP menawarkan solusi ini kepada Anda, coba pelajari tiga jenis pengembangan ERP yang populer berikut ini.

On-Premise ERP

Ini disebut juga dengan ERP konvensional atau ERP di tempat. Sistem ERP ini dipasang secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf TI. Jadi, perusahaan mengelola sistem ERP ini secara in-house.

Investasi awal untuk ERP konvensional terbilang tinggi, karena perusahaan perlu membeli perangkat keras seperti server untuk menjalankan sistemnya. Perusahaan juga harus mempekerjakan staf TI yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memelihara sistem tersebut. Selain itu, melakukan upgrade pada sistem ini juga memerlukan banyak upaya, karena tim harus melakukan deployment di beberapa komputer dan menerapkan ulang berbagai penyesuaian dan integrasi dengan sistem yang sudah digunakan sebelumnya.

Meskipun membutuhkan banyak biaya dan upaya, solusi ERP konvensional masih banyak diminati  karena sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menangani data-datanya sendiri sehingga memastikan keamanan. Selain itu, sistem ini juga menawarkan kemudahan untuk penyesuaian dan memberikan lebih banyak kontrol atas proses implementasi. Solusi ERP konvensional biasanya lebih populer di kalangan perusahaan berskala besar.

Cloud ERP

Sistem ERP berbasis Cloud atau juga disebut SaaS merupakan jenis ERP yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data secara terpusat melalui koneksi internet. Vendor ERP  bertanggung jawab terhadap kelancaran sistem ini dan mengawasinya melalui backend. Penggunanya hanya memerlukan username dan password untuk dapat mengakses sistem dari browser.

Biaya investasi untuk Cloud ERP jauh lebih rendah dibandingkan dengan biaya investasi ERP konvensional. Akan tetapi, penggunanya dikenakan biaya overhead (biasanya per bulan) yang harus dibayarkan selama mereka menggunakan sistem tersebut. Sistem ERP ini lebih populer di kalangan bisnis berskala kecil dan menengah. Kelebihan yang dimiliki Cloud ERP antara lain sebagai berikut:

  • Deployment yang Lebih Cepat

Tidak seperti on-premise ERP, Cloud ERP tidak memerlukan perangkat keras tambahan sehingga perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk pengadaan dan pemasangan infrastruktur TI. Waktu pemasangan ERP berbasis Cloud biasanya hanya membutuhkan 3-6 bulan sementara solusi ERP konvensional membutuhkan setidaknya 1 tahun.

  • Pembaruan & Peningkatan Sistem Secara Berkala

Sistem ERP berbasis Cloud terus ditingkatkan oleh penyedianya dan Anda dapat yakin bahwa selalu menggunakan sistem ERP dengan versi terbaru dan paling mutakhir. Sementara jika Anda menggunakan sistem ERP konvensional, maka update dan upgrade harus dilakukan dengan menghapus penyesuaian yang telah digunakan sebelumnya.

  • Mobilitas Tingkat Tinggi

Solusi Cloud ERP memungkinkan Anda untuk mengawasi bisnis Anda di mana saja dan kapan saja. Karena ERP jenis ini berbasis website, maka penggunanya dapat mengakses sistem melalui browser yang didukung. Anda tidak perlu datang ke kantor untuk melihat berbagai data yang Anda inginkan, sebab Anda bisa mengaksesnya dari telepon seluler atau tablet Anda.

Hybrid ERP

Hybrid ERP merupakan kombinasi dari on-premise ERP dan Cloud ERP dan solusi ERP. Sistem ERP jenis ini berfungsi sebagai solusi logis bagi banyak perusahaan yang ingin meningkatkan sistem ERP konvensional mereka saat ini tanpa harus mengubahnya. Selain memisahkan fungsi antara ERP konvensional dan berbasis Cloud, Hybrid ERP juga membantu perusahaan untuk mengintegrasikan atau menambahkan fungsi ke sistem ERP yang ada dengan biaya minimum.

Modul-Modul Umum yang Ada dalam ERP Software

Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda

Anda telah memahami apa itu ERP beserta jenis pengembangan dan kegunaannya. Kini Anda perlu mengetahui modul-modul apa saja yang biasanya ada dalam ERP secara umum.

Accounting (Akuntansi)

Modul akuntansi berfungsi mengelola arus kas yang masuk dan keluar dalam suatu perusahaan. Modul juga membantu perusahaan menangani berbagai transaksi akuntansi seperti pengeluaran, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank, penganggaran, manajemen pajak, dan lain-lain. Laporan keuangan perusahaan dapat dibuat hanya dengan beberapa klik dengan modul ini.

CRM

Modul CRM (Customer Relationship Management) membantu meningkatkan kinerja penjualan melalui layanan pelanggan yang lebih baik dan membangun hubungan yang sehat dengan pelanggan. Modul ini juga membantu perusahaan mengelola dan melacak informasi prospek dan pelanggan seperti riwayat komunikasi, panggilan, pertemuan, data transaksi yang mereka lakukan, durasi kontrak, dan lain-lain.

HRM

Modul HRM (Human Resource Management) membantu meningkatkan  efisiensi departemen SDM atau HR dalam perusahaan. Modul ini membantu mengelola informasi karyawan seperti penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan, keterampilan, kehadiran, cuti, dan lain-lain. Manajemen Penggajian merupakan salah satu sub modul yang paling penting dalam modul HRM yang befungsi untuk mengelola gaji, biaya perjalanan, dan pengembalian biaya.

Sales (Penjualan)

Modul ini berfungsi menangani alur kerja penjualan seperti pertanyaan penjualan, penawaran, sales order, dan faktur. Integrasi modul Penjualan dan CRM dapat mempercepat siklus penjualan dan menghasilkan keuntungan lebih besar bagi perusahaan.

Inventory (Inventaris)

Modul inventaris berguna untuk melacak dan mengelola stok barang di perusahaan termasuk memantau tingkat persediaan, menjadwalkan pengisian ulang, melakukan forecasting dan membuat laporan inventaris. Sistem ERP yang bagus memungkinkan integrasi modul inventaris dengan barcode atau SKU scanner. Modul inventaris akan lebih efektif jika diintegrasikan dengan modul pembelian.

Purchasing (Pembelian)

Modul ini mengelola proses yang terlibat dalam pengadaan barang. Ini termasuk: daftar supplier, permintaan dan analisis penawaran, Purchase Order, Goods Receipt Notes, dan pembaruan stok. Modul ini dapat diintegrasikan dengan modul inventaris untuk manajemen pengadaan stok yang lebih optimal.

Manufacturing (Manufaktur)

Modul ini berfungsi meningkatkan efisiensi dalam proses manufaktur dalam suatu bisnis, seperti; perencanaan produk, material routing, pemantauan produksi harian, dan pembuatan Bill of Materials. Sistem ERP yang baik memungkinkan modul manufaktur untuk diintegrasikan dengan barcode atau RFID scanner.

Faktor-Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih ERP Software

Apa Itu ERP Software dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?

Anda telah mengetahui apa itu ERP dan kegunaan software ini untuk bisnis Anda. Sekarang Anda harus mengetahui faktor apa saja yang perlu Anda pertimbangkan sebelum Anda menggunakan ERP.  Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Kebutuhan bisnis Anda

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Tantangan yang dihadapi oleh perusahaan Anda bisa jadi berbeda dari perusahaan lain. ERP software yang baik dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap bisnis. Pastikan Anda memahami apa saja tantangan yang dihadapi bisnis Anda dan solusi apa yang Anda harapkan dari ERP. Jelaskan seluruh kebutuhan Anda secara detail kepada vendor Anda supaya Anda mendapatkan sistem ERP dengan spesifikasi dan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

2. Pengalaman vendor

Cari tahu informasi detail mengenai vendor ERP Anda, termasuk pengalaman mereka dalam menyediakan solusi ERP untuk berbagai bisnis. Siapa saja klien mereka? Apa saja industri mereka? Berapa lama vendor telah beroperasi? Minta testimonial dari setiap klien mereka. Kalau perlu tanyakan langsung kepada klien mereka mengenai manfaat yang mereka dapatkan semenjak menggunakan ERP software (termasuk hubungan mereka dengan vendor dan layanan yang mereka dapatkan dari vendor).

3. Dukungan dari vendor

Ketika Anda berbicara dengan vendor ERP, Anda tidak boleh lupa menanyakan tentang dukungan apa saja yang mereka berikan. Dukungan merupakan elemen yang sangat penting dalam setiap tahap proyek, yang terdiri dari; analisis kebutuhan, perencanaan proyek, implementasi, konfigurasi,  pelatihan dan pendampingan, hingga pasca implementasi. Pastikan bahwa vendor Anda dapat dengan mudah dihubungi ketika sistem ERP Anda sedang mengalami masalah atau ketika Anda memiliki pertanyaan mengenai cara kerja sistem.

4. Kemudahan integrasi dan kustomisasi

ERP software yang baik memberikan kemudahan bagi penggunanya untuk mengintegrasi dan menyesuaikannya. Anda mungkin belum membutuhkan banyak integrasi atau penyesuaian saat ini, tetapi kebutuhan bisnis Anda dapat berubah sewaktu-waktu. Anda bisa saja ingin menambahkan modul atau justru menguranginya di masa depan. Ketika bisnis Anda semakin besar, maka kebutuhannya menjadi semakin kompleks. Jadi, pastikan bahwa ERP yang Anda pilih dapat dengan mudah disesuaikan dengan skala bisnis Anda.

5. Proses implementasi

Salah satu faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih ERP adalah durasi implementasinya. Lama implementasi biasanya tergantung pada seberapa banyak penyesuaian yang perlu dilakukan. Semakin banyak penyesuaiannya, maka semakin lama proses implementasinya. Implementasi ERP berbasis Cloud cenderung lebih cepat dan sederhana dibandingkan dengan implementasi ERP konvensional. Jadi, pikirkan dengan baik jenis deployment ERP mana yang lebih bermanfaat bagi perusahaan Anda.

Kesimpulan

Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat seperti sekarang, Anda harus dapat mengikuti berbagai tren teknologi yang cepat berubah. Menjalankan bisnis Anda dengan metode lama atau manual hanya akan membuat bisnis Anda tertinggal dari yang lain. Jika pemilik bisnis lain sudah mengotomatiskan proses bisnis mereka, mengapa Anda belum?

ERP dapat menyederhanakan berbagai aktivitas operasional bisnis yang kompleks sehingga meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan mengoptimalkan produktivitas bisnis Anda. Perangkat lunak ini dapat digunakan oleh setiap bisnis dengan berbagai skala; baik kecil, menengah, maupun besar.

Sekarang Anda telah mengetahui apa itu ERP software, sejarah singkatnya, kegunaannya, jenis pengembangannya, modul-modul yang biasanya ada di dalamnya, dan faktor-faktor yang perlu Anda pertimbangkan ketika memilihnya. Selanjutnya, Anda hanya perlu mengidentifikasi berbagai tantangan yang Anda hadapi dan solusi yang Anda butuhkan.

Jika Anda masih bingung mengenai modul-modul yang Anda butuhkan dalam sistem ERP, jangan ragu untuk bertanya kepada penyedia solusi ERP yang tepat. HashMicro menyediakan konsultasi gratis bagi Anda yang berencana mengimplementasikan ERP pada bisnis Anda. Klik di sini untuk mengetahui metodologi konsultasi yang HashMicro sediakan.

Dapatkan Free ERP
Hosting Server &
Maintenance
Selama 1 tahun,
GRATIS!    Learn More »

You may like