Apa itu PPIC? Pengertian, Tugas, dan Manfaatnya

Masalah produksi di pabrik jarang muncul secara tiba-tiba. Sering kali semuanya berawal dari hal kecil seperti bahan baku yang datang terlambat, mesin yang harus menunggu, atau jadwal produksi yang terus bergeser. Awalnya terasa sepele, namun perlahan keterlambatan ini saling menumpuk dan mendorong biaya operasional naik tanpa benar-benar disadari.

Kondisi tersebut biasanya tidak lepas dari satu fungsi yang bekerja di balik layar, yaitu PPIC. Perannya bukan sekadar menyusun jadwal, tetapi menjaga ritme produksi tetap berjalan. Saat PPIC bekerja dengan baik, alur produksi terasa lebih stabil. Sebaliknya, ketika fungsinya melemah, gangguan kecil mudah menyebar ke berbagai tahapan proses.

PPIC, atau Production Planning and Inventory Control, berfungsi menghubungkan rencana produksi dengan kondisi stok di lapangan. Fungsi ini membantu memastikan kebutuhan material selaras dengan kapasitas produksi. Ketika perannya berjalan rapi, proses manufaktur lebih terkendali. Namun jika tidak, persoalan kecil dapat berkembang menjadi hambatan yang lebih besar.

Apa Itu PPIC?

PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control yang merupakan aspek integral dalam proses produksi yang mencakup perencanaan, pengadaan, dan pengendalian persediaan dari menyiapkan bahan baku hingga produksi barang jadi.

Menurut Wall Street Journal, ketegangan geopolitik juga membuat rantai pasokan bisnis lebih rentan terhadap gangguan. Oleh karena itu, tujuan PPIC adalah memastikan produk yang dibutuhkan tersedia.

Production Planning and Inventory Control juga memiliki peran penting dalam memonitor dan mengevaluasi kinerja produksi, sehingga perusahaan dapat melakukan perbaikan dan penyesuaian.

Tugas dan Tanggung Jawab Staff PPIC

Beberapa tugas dan tanggung jawab utama PPIC dalam manajemen inventaris adalah sebagai berikut:

• Perencanaan produksi: PPIC bertanggung jawab untuk merencanakan produksi secara komprehensif, yang meliputi penentuan jumlah produk yang akan diproduksi dalam jangka waktu tertentu serta penyusunan jadwal produksi yang efisien.
• Pengendalian inventaris: PPIC melakukan pemantauan terhadap persediaan bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi. Tugas utamanya adalah mengelola persediaan agar berada pada tingkat yang optimal, sehingga mencegah kelebihan atau kekurangan stok.
• Perencanaan kapasitas: PPIC merencanakan kapasitas produksi dengan menentukan kapasitas maksimum yang dapat dicapai perusahaan dalam periode waktu tertentu. Proses ini melibatkan analisis terhadap fasilitas produksi, mesin, dan tenaga kerja.
• Mengelola anggaran produksi: PPIC menyusun biaya produksi yang mencakup estimasi biaya untuk setiap tahap proses produksi. Anggaran ini mencakup biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, biaya overhead pabrik, serta biaya lainnya yang terkait.
• Membantu Inventory planner: PPIC bertanggung jawab untuk merencanakan jadwal produksi yang efisien, mengelola persediaan bahan baku dan produk jadi, serta memastikan bahwa setiap tahap produksi berjalan sesuai dengan rencana.
• Membantu Operator Inventory: PPIC menyediakan jadwal produksi dan kebutuhan bahan baku berdasarkan rencana produksi. Sedangkan Operator Inventory memastikan bahwa bahan baku yang diperlukan tersedia.

Tujuan PPIC dalam Perusahaan

PPIC (Production Planning and Inventory Control) memiliki peran dan manfaat penting bagi bisnis, seperti:

1. Meningkatkan Return on Assets (RoA)

Dengan merencanakan dan mengendalikan proses produksi, PPIC mengoptimalkan penggunaan aset. Contohnya melalui pengaturan jadwal produksi dan pengelolaan persediaan serta dokumen Bill of Quantities (BoQ).

2. Produksi yang efisien

Proses ini membantu dalam merencanakan dan mengatur proses produksi sehingga dapat berjalan lebih efisien. Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan produktivitas.

3. Mengurangi biaya inventaris dan tenaga kerja

Dengan perencanaan tepat, PPIC membantu mengurangi biaya inventaris dan tenaga kerja. Teknik EOQ (Economic Order Quantity) dan metode Just in Time (JIT) yang diterapkan PPIC dapat menekan biaya penyimpanan.

4. Memastikan ketepatan anggaran untuk produksi

PPIC membantu perusahaan memastikan anggaran produksi sesuai rencana. Ini menghindari pemborosan dan memastikan setiap tahap produksi berjalan sesuai anggaran yang telah ditetapkan.

5. Peningkatan kualitas produk

Production Planning and Inventory Control memastikan bahwa setiap tahap produksi berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Ini membantu menjaga konsistensi dan kualitas produk.

Tantangan dalam Manajemen PPIC

PPIC adalah praktik mempersiapkan proses manufaktur dan control production stok bahan baku untuk kemudian menjadi barang jadi atau siap jual. Namun, tak dapat dipungkiri bahwa dalam proses ini terdapat tantangan yang dihadapi, seperti:

1. Perencanaan yang tidak akurat

Salah satu tantangan utama dalam PPIC adalah ketidakakuratan dalam perencanaan produksi. Kesalahan dalam memperkirakan permintaan pasar atau estimasi yang tidak tepat mengarah pada ketidakseimbangan antara persediaan dan permintaan, mengakibatkan biaya yang tidak perlu.

2. Kompleksitas pengelolaan inventori

Proses ini juga harus menghadapi kompleksitas dalam mengelola inventori. Penentuan jumlah optimal bahan baku, pengelolaan persediaan yang tepat, dan koordinasi dengan departemen lain untuk memastikan kelancaran produksi adalah tantangan yang membutuhkan strategi yang matang.

3. Koordinasi lintas departemen

Sinkronisasi antara departemen produksi, pengadaan, dan distribusi menjadi krusial. Tantangan utama adalah menciptakan kolaborasi yang efektif antar departemen untuk memastikan kelancaran aliran kerja melalui software PPIC.

Strategi dan Tips Praktis untuk Meningkatkan Efisiensi PPIC

Dalam menghadapi tuntutan pasar yang semakin kompleks, strategi untuk meningkatkan efisiensi PPIC menjadi landasan utama dalam menjaga daya saing perusahaan. Beberapa strategi dan tips praktis yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas PPIC adalah:

1. Manajemen waktu: Mengatur waktu dengan baik sangat penting untuk memastikan semua proses produksi berjalan sesuai jadwal.
2. Delegasi tugas: Membagi tugas dengan tepat kepada tim dapat meningkatkan efisiensi dan memastikan setiap anggota tim berkontribusi secara optimal.
3. Komunikasi yang efektif: Komunikasi yang jelas dan terbuka antara semua departemen akan membantu menghindari kesalahpahaman dan memperlancar proses produksi.
4. Menjaga keseimbangan antara fleksibilitas dan kontrol: Menemukan keseimbangan yang tepat antara fleksibilitas dalam menghadapi perubahan dan kontrol terhadap proses produksi akan membantu menjaga efisiensi dan kualitas.
5. Integrasi teknologi dan otomatisasi: Penerapan teknologi dan sistem otomatisasi adalah langkah penting dalam meningkatkan efisiensi PPIC. Sistem terkomputerisasi, seperti sistem manufaktur otomatis, membantu dalam pemantauan real-time, analisis data yang lebih baik, dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
6. Teknik perencanaan yang akurat: Penggunaan data historis untuk forecasting yang lebih akurat merupakan strategi yang efektif. Melalui analisis data yang mendalam, PPIC dapat membuat keputusan yang lebih tepat waktu terkait produksi dan persediaan.
7. Pengelolaan inventori yang efektif: Prinsip-prinsip seperti FIFO (First In, First Out) atau JIT (Just In Time) menjadi penting dalam mengelola inventori. Menerapkan sistem ini membantu meminimalkan pemborosan, meningkatkan rotasi inventori, dan mengoptimalkan penggunaan persediaan.

Memanfaatkan Sistem Teknologi Manufaktur untuk Mengoptimalkan PPIC

Sistem ERP Manufaktur memberikan kemudahan bagi manajer PPIC dalam mengelola seluruh proses produksi, mulai dari pemantauan mesin hingga pengendalian bahan baku secara real-time.

Dengan integrasi data yang terpusat dan otomatisasi yang canggih, sistem ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, akurat, dan berbasis data aktual. Hal ini sangat penting terutama bagi perusahaan dengan skala produksi besar yang tidak lagi efisien jika dikelola secara manual.

Kesimpulan

PPIC membantu tim produksi bekerja dengan alur yang lebih tertata. Perencanaan yang jelas membuat bahan baku tersedia saat dibutuhkan, sementara pengendalian persediaan mencegah produksi berjalan dengan asumsi atau tebakan.

Saat data produksi dan stok tersaji dalam satu alur yang sama, koordinasi antar tim terasa lebih ringan. Informasi yang konsisten membantu perusahaan merespons perubahan dengan lebih cepat dan menjaga proses manufaktur tetap stabil, meski aktivitas di lapangan cukup dinamis.

Pertanyaan Seputar PPIC

• Apa tugas PPIC manager?

  Tugas dari PPIC manager adalah mengevaluasi, mengawasi, dan menetapkan standar proses di bagian PPIC dan Warehouse sehingga aktivitas operasional berjalan sesuai dengan baik.

• Apa saja langkah-langkah dalam Production Control?

  Berikut adalah beberapa langkah umum dalam proses production control:
  1. Perencanaan Produksi.
  2. Pengawasan Produksi.
  3. Pengendalian Persediaan.
  4. Perencanaan Kualitas.
  5. Perbaikan Proses.
  6. Pelaporan dan Evaluasi.
  7. Kanban.

• Apa saja jenis-jenis pengawasan produksi?

  Ada 6 jenis pengawasan produksi, yaitu:
  1. Order control
  2. Flow control
  3. Load control
  4. Block control
  5. Special project control
  6. Control by exception

• Kenapa PPIC penting?

  PPIC berperan penting dalam mempersiapkan segala sesuatu yang digunakan untuk proses produksi, serta mengontrol ketersediaan bahan baku yang akan diolah menjadi produk jadi.