Manfaat Absensi Barcode untuk Manajemen SDM dan Cara Membuatnya

Praktik absensi sudah umum dilakukan di lingkungan kantor karena memegang peranan krusial dalam menjamin kedisiplinan karyawan perusahaan Anda. Sistem absensi yang terstruktur mencegah ketidakhadiran karyawan yang bisa berdampak negatif pada kinerja perusahaan Anda dikarenakan kurangnya tenaga kerja yang hadir mengerjakan job description kantor.

Proses absensi sekarang melibatkan teknologi digital untuk memverifikasi kehadiran karyawan, salah satunya yaitu absensi barcode. Absensi jenis ini merupakan cara efisien dalam menjamin proses pencatatan kehadiran karyawan yang lebih cepat dan akurat serta tidak diragukan validasi kehadirannya. Barcode itu sendiri merupakan susunan dari kombinasi gambar atau angka yang di-compress menjadi bentuk garis-garis vertikal dan horizontal yang dapat di-scan.

Barcode biasanya digunakan untuk keperluan manufaktur dalam mengecek stok barang, tetapi sekarang sistem barcode atau QR (Quick Response) code ini sudah bisa diimplementasikan ke proses verifikasi kehadiran karyawan perusahaan di tempat kerja.

Penelitian oleh American Payroll Association menyimpulkan bahwa 75% perusahaan mengalami kerugian dikarenakan praktik titip absen yang dilakukan karyawan dan menguras sekitar 2.2% dari total gross payroll. Lebih jauh lagi, APA juga menyatakan bahwa sistem absensi terotomasi seperti barcode juga mengurangi error pada proses payroll hingga 80%.

Apa Itu Absensi Barcode serta Cara Kerjanya?

Absensi barcode merupakan praktik absensi yang dilakukan dengan scan barcode untuk verifikasi kehadiran karyawan. Barcode itu sendiri adalah kumpulan data-data berupa gambar atau angka yang dikompres ke dalam bentuk kode-kode yang tersusun atas banyak garis atau bar dalam kotak kecil. Kode ini dapat di-scan dengan perangkat digital seperti scanner.

Kode barcode ini memiliki karakteristik dan cirinya yang berbeda dengan kode QR yang berbentuk titik-titik kecil di dalam kotak dan berfungsi sebagai identitas unik seorang karyawan dalam merekap kehadiran, mirip seperti penggunaan fingerprint biometric di mana sidik jari tiap karyawan yang berbeda digunakan untuk check-in dan check-out kantor.

Cara kerja kode barcode untuk absensi yaitu dengan membawa barcode yang bisa disimpan di smartphone atau ID card (identity card), lalu karyawan melakukan scan kode pada perangkat scanner absensi yang tersedia. Sistem ini sangat mudah digunakan dan proses keaslian verifikasi kehadiran dapat dijamin.

Manfaat-Manfaat Esensial Absensi Menggunakan Barcode

Absensi barcode digital memiliki banyak keunggulan dalam manajemen karyawan perusahaan Anda. Manfaat-manfaat yang bisa didapat di antaranya:

1. Akurasi data kehadiran tinggi

Penggunaan barcode yang sifatnya exact mencegah adanya kesalahan dalam record absensi tiap karyawan karena barcode didasarkan pada identitas unik setiap karyawan dalam bentuk kode. Data absensi tersimpan secara digital dan dapat diakses kapan saja.

2. Menghemat waktu proses absensi

Karyawan hanya perlu melakukan scan melalui kode bar yang disimpan di handphone atau ID card mereka yang membuat proses verifikasi kehadiran dapat dilakukan dengan sangat cepat.

3. Dapat dipantau secara real-time

Seluruh rekap kehadiran karyawan dapat dipantau melalui software HRM (Human Resources Management) secara real-time. Setiap ada perubahan pada data akan langsung terlihat pergerakannya melalui history absensi pada software.

4. Dapat diintegrasikan dengan sistem penggajian

Absensi menggunakan barcode dapat langsung terhubung dengan sistem payroll perusahaan jika perusahaan menggunakan software HRM digital. 

Contohnya, jika pada hari Senin karyawan melakukan scan code pada scanner absensi, maka kehadiran karyawan tersebut pada hari Senin bisa diverifikasi dan sistem payroll tidak melakukan deduksi pada penggajian hari itu. 

Sebaliknya, jika ternyata karyawan tersebut tidak hadir pada hari Selasa, maka sistem payroll akan otomatis memotong gaji karyawan tersebut.

5. Mencegah kecurangan verifikasi kehadiran

Karena setiap karyawan memiliki identitas QR code yang unik dan tidak bisa digantikan QR lainnya, maka karyawan mau tidak mau harus selalu hadir jika tidak ingin absennya bolong. Kode QR mencegah praktik curang dalam pencatatan kehadiran kantor seperti titip absen.

6. Mampu menghemat biaya operasional

Verifikasi absen menggunakan barcode dapat menghemat penggunaan kertas untuk mencatat kehadiran secara manual dan ini berdampak baik bagi efisiensi penggunaan biaya operasional kantor.

7. Meningkatkan kedisiplinan karyawan

Karena absensi sulit dicurangi, maka dengan otomatis karyawan akan lebih rajin hadir di kantor untuk bekerja.

Memahami manfaat-manfaat di atas dapat membantu Anda untuk merancang sistem verifikasi absensi yang lebih mutakhir bagi operasional kantor Anda. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari tips-tips dalam membuat barcode untuk keperluan absensi perusahaan.

Bagaimana Cara Membuat Barcode Absensi Perusahaan?

Membuat kode barcode absensi online untuk seluruh pekerja atau karyawan di perusahaan Anda memerlukan langkah terstruktur agar implementasinya dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Berikut langkahnya:

1. 1. Identifikasi kebutuhan perusahaan Anda terlebih dulu: Sebelum membuat sistem absensi, pertimbangkan apa yang perusahaan Anda perlukan dalam manajemen absensi. Misalnya, apakah perusahaan membutuhkan peningkatan akurasi dalam penggajian, atau perusahaan ingin meningkatkan kedisiplinan pada seluruh lapisan instansi.
   2. Pilih jenis sistem QR code yang paling sesuai: Terdapat 2 jenis kode QR yang memiliki keunggulannya masing-masing. QR code statis adalah kode QR absensi yang tidak berubah-ubah dan hanya sekali buat. Kode tipe ini cocok untuk digunakan perusahaan yang memiliki sistem kerja menggunakan kontrak jenis PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu) atau kebanyakan rekrutmen berupa karyawan tetap. Kemudian, QR code dinamis atau TOTP (Time-based One-Time Password) yang selalu diubah tiap 30 menit sekali (mirip seperti aplikasi authenticator) cocok bagi perusahaan yang lebih banyak mempekerjakan karyawan kontrak dan menuntut kerja lapangan yang banyak dan berisiko tinggi terjadinya manipulasi absen.
   3. Generate barcode unik untuk setiap karyawan: Setiap karyawan wajib memiliki identifier yang unik dan jelas agar manajemen absensi mudah dilakukan. Cantumkan data karyawan berupa nomor ID karyawan, nama lengkap, departemen, dan tanggal aktif kerja (jika kode QR berbentuk dinamis) lalu generate kodenya berdasarkan data-data barusan.
   4. Cetak dan distribusikan kode QR ke seluruh lapisan perusahaan: Cetak QR code dan sebar ke seluruh karyawan kantor Anda. Jika berbentuk digital, distribusikan dalam file.
   5. Siapkan perangkat scanner yang memadai: Sesuaikan scanner yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Alat seperti barcode scanner cocok untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak, sedangkan scanner menggunakan smartphone cocok untuk perusahaan yang baru mulai beralih menggunakan sistem digital.
   6. Lakukan uji coba dan sosialisasikan pada seluruh karyawan mengenai penggunaannya: Sebelum digunakan secara luas, lakukanlah uji coba pada sistem barcode untuk beberapa saat. Checklist hal-hal seperti apakah scan berhasil dilakukan di tempat terang dan redup, apakah bisa dilakukan dari jarak 5-30 cm, apakah data masuk ke sistem, apakah koneksi rendah tetap menjamin keberhasilan absensi, dan apakah notifikasi berhasil atau gagalnya absen bisa dilihat jelas oleh karyawan. Setelah itu baru perluas penerapan.
   7. Terakhir, lakukan evaluasi dengan berkala: Setelah penerapan sistem kehadiran digunakan secara luas, selalu lakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala untuk menilai apakah sistem barcode masih dapat memverifikasi kehadiran dengan baik. Hal ini mencegah agar sistem absen tidak disiasati oleh karyawan Anda.

Aturan Hukum untuk Pencatatan Kehadiran Karyawan di Indonesia

Di Indonesia, praktik ketenagakerjaan dipayungi oleh regulasi atau hukum yang ketat untuk memastikan perusahaan tidak membiarkan karyawan bekerja secara tidak teratur atau dieksploitasi. Sebelum melakukan pencatatan kehadiran karyawan, pastikan Anda sudah memahami aturan hukum mengenai kehadiran berikut untuk menjamin kepatuhan perusahaan:

• UU No. 13 Pasal 77-78 Tahun 2003

Undang-undang ini menjadi dasar dalam rekapitulasi data absensi karena regulasi ini mengatur bahwa karyawan diwajibkan bekerja 40 jam seminggu dan 7 jam sehari jika periode hari kerja 6 hari dan 8 jam sehari jika periode kerja 5 hari. UU ini juga mengatur mengenai lembur. 

Jika karyawan mengambil lembur, maka harus ada pencatatan lama jam lembur aktual dan harus ada persetujuan tertulis.

• PP No. 35 Tahun 2021

Regulasi ini menegaskan bahwa lembur harus dibatasi per harinya dengan maksimal paling lama 4 jam per hari dan 18 jam per minggu.

Kedua regulasi di atas sangat erat kaitannya dengan rekapitulasi atau pencatatan data absen karyawan. Dengan data ini, tim Human Resources perusahaan Anda dapat memantau lama kerja yang diambil karyawan dan juga lama jatah lembur yang digunakan, sehingga dapat menjamin kepatuhan perusahaan Anda pada regulasi hukum Indonesia.

Integrasi Absensi Barcode dengan Software HRM dan Modul Payroll

Integrasi absensi barcode dengan modul payroll pada software HRM perusahaan membantu mengefisienkan perhitungan gaji karyawan sehingga gaji karyawan tidak perlu lagi dihitung secara manual komponennya karena melalui data absen, komponen seperti potongan atau upah tambahan dapat dikalkulasi secara real-time mengikuti tingkat kehadiran karyawan yang selalu ter-update.

Proses update pada komponen payroll melibatkan langkah-langkah berikut:
1. Pertama-tama, karyawan melakukan input dengan mengabsen menggunakan kode mereka pada scanner. Secara otomatis sistem akan langsung memverifikasi kehadiran karyawan.

2. Data kehadiran masuk pada database HRM dan software akan langsung mengkalkulasikan hitungan gaji berdasarkan kehadiran karyawan.
3. Terakhir, software juga akan langsung men-generate slip gaji yang selalu di-update secara real-time berdasarkan perubahan yang ada pada data dan history presensi seorang karyawan.

Kesimpulan

Barcode untuk kebutuhan absensi perkantoran menjadi solusi yang efektif dalam menjamin proses validasi kehadiran yang lebih cepat dan akurat. Dengan sistem absen ini, Anda dapat menjamin kedisiplinan karyawan dengan lebih baik dan secara tidak langsung juga meningkatkan produktivitas karyawan di kantor.

Selain itu, Anda juga perlu membudayakan budaya perusahaan yang terbuka dengan karyawan. Mulailah dari departemen HR Anda dulu sebagai garda terdepan untuk berkomunikasi secara terbuka dengan karyawan. Karyawan akan merasa dipercaya dan diperhatikan oleh perusahaan jika HR mau mendengarkan aspirasi karyawan bagi perusahaan.

FAQ Seputar Absensi Barcode

• Berapa lama kode barcode bisa digunakan untuk absensi?

  Tergantung pada jenis kartunya. Jika jenisnya berupa barcode statis, maka kode bisa digunakan terus selama masih bisa terbaca oleh scanner dan data karyawan masih aktif di sistem. Perubahan hanya dilakukan jika karyawan yang bersangkutan sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut. Sementara, kode barcode dinamis berfungsi seperti authenticator yang menggunakan OTP (One-Time Password), sehingga kode jenis ini akan expired dalam waktu 30 sampai 60 detik.

• Berapa biaya yang diperlukan untuk membuat barcode absensi perusahaan?

  Biayanya tergantung pada platform pembuatnya. Jika menggunakan Google Form atau QR generator gratis, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya, tetapi ini belum termasuk biaya cetak barcode, bisa dicetak menggunakan kertas HVS atau houtvrij schrijfpapier yang lebih murah dengan hanya sekitar Rp500-Rp1.000 per lembar, tetapi ini kurang disarankan karena kertas seperti ini mudah rusak. Sebaiknya, jika Anda ingin mencetaknya menjadi ID card, cetak dalam bentuk kartu. Meskipun lebih mahal yaitu sekitar Rp4.000-Rp20.000 per lembar, ini mencegah print ulang karena bahan baku kartu yang jelek.

• Apa beda dari QR code dengan barcode?

  Bedanya pada bentuknya. QR code berbentuk titik-titik dan kotak-kotak kecil yang terletak di dalam kotak, sedangkan barcode berbentuk garis-garis vertikal.

• Mengapa karyawan harus berhati–hati dalam menggunakan kode QR?

  Karyawan perlu berhati-hati dalam menggunakan kode QR karena data karyawan bisa disalahgunakan. Karyawan disarankan untuk tidak membagi QR pribadi ke orang lain untuk meminimalkan risiko ini.