Payroll Automation: Pengertian dan Cara Kerja Sistem

Saat mengelola proses penggajian, Anda harus memanfaatkan otomatisasi. Payroll Automation menggantikan metode manual yang seringkali rentan terhadap masalah, misalnya kesalahan input nominal dan keterlambatan pembayaran gaji. Karena itu, Anda perlu beralih ke sistem penggajian otomatis. 

Namun, Anda perlu merencanakannya dengan matang. Survei EY menemukan bahwa masalah paling umum terkait payroll compliance adalah data tidak akurat, yang dialami 32% dari seluruh responden. Sementara itu, KPMG & UKG menemukan bahwa 40% hingga 60% dari total biaya operasional seringkali merupakan biaya penggajian. Jadi, Anda harus memahami cara payroll otomatis bekerja dan cara menerapkannya.

Pengertian Payroll Automation

Payroll Automation adalah penggunaan software untuk mengotomatiskan proses penggajian. Berbeda dengan sistem manual; sistem ini akan menangani perhitungan upah, pemotongan pajak, distribusi payslip, pembayaran gaji, dan pembuatan dokumen penting. Hal ini mengurangi waktu dan tenaga yang harus dikeluarkan tim payroll atau HR. Mereka hanya perlu mengawasi dan menyetujui hasil perhitungan secara manual. 

Cara Kerja Payroll Automation

Ketika Anda menggunakan sistem penggajian otomatis, aplikasi ini akan mengelolanya dalam beberapa tahapan:

1. Kumpulkan data

Pertama, sistem payroll akan menarik data dari sistem HRIS dan absensi. Data ini mencakup data karyawan dan kehadiran, seperti data pribadi, absensi, lembur, cuti, dan izin. Kemudian, seorang payroll officer akan memvalidasi kebenaran data tersebut. 

2. Hitung gaji

Setelah data diverifikasi, aplikasi penggajian akan menghitung gaji secara otomatis, menggunakan alur berikut:

• Perhitungan tunjangan tetap dan tidak tetap
• Perhitungan gaji pokok
• Perhitungan potongan upah, seperti pajak
• Perhitungan gaji bersih

Catatan: Alur di atas hanya untuk pekerja tetap. Untuk pekerja paruh waktu atau pekerja tetap yang baru masuk atau keluar di tengah bulan, alurnya:

• Perhitungan gaji per jam atau gaji per hari
• Perhitungan gaji prorata
• Perhitungan potongan upah
• Perhitungan gaji bersih

3. Minta persetujuan

Sebelum sistem payroll mentransfer jumlah upah yang telah dihitung, orang yang berwenang akan memeriksanya kembali. Orang ini, biasanya seorang HR manager atau payroll manager hanya akan menyetujuinya asalkan angkanya benar. 

4. Transfer gaji

Dengan persetujuan orang yang berwenang, aplikasi payroll akan mentransfer upah dan mengirimkan payslip kepada pekerja Anda. Slip gaji ini harus jelas dan memuat:

• Nama dan logo perusahaan
• Data karyawan
• Periode penggajian
• Komponen upah; seperti gaji pokok, gaji bersih, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, dan pajak
• Jumlah gaji sebelum dan sesudah potongan gaji

5. Catat dan lakukan pelaporan

Sistem akan mencatat transaksi dan membuat dokumen untuk audit internal atau regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. Jenis dokumen yang mereka buat adalah:

• Laporan payroll
• Laporan SPT Masa PPh 21 (sesuai PER-2/PJ/2024)
• Laporan BPJS
• Laporan reimbursement
• Laporan bonus
• Laporan komisi

Sistem akan mengirim dokumen-dokumen ini berdasarkan jadwal yang sudah ditetapkan.

6. Rekonsiliasi data

Pada tahap terakhir, sistem penggajian akan mengumpulkan dan memvalidasi kecocokan data dengan mutasi bank. Software akan mengecek neraca saldo, dan memastikan total debit dan kredit sama. Apabila tidak seimbang, sistem langsung mengabari Anda dan menelusuri audit trail untuk mengidentifikasi kesalahan input. 

Manfaat Penggajian Otomatis

Dalam praktiknya, payroll automation memiliki beberapa manfaat, seperti:

1. Meningkatkan efisiensi

Sistem penggajian otomatis mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan untuk memproses upah secara manual. Ini memungkinkan tim HR untuk fokus pada tugas-tugas lain, seperti rekrutmen dan orientasi karyawan baru. Selain itu, sistem ini juga mengurangi jumlah pekerja yang dibutuhkan dalam proses payroll. 

2. Mengurangi kesalahan manual

Sistem payroll menurunkan risiko salah input dan salah hitung dengan mengotomatiskan prosesnya. Jadi, perusahaan Anda tidak membayar pekerja Anda terlalu sedikit atau terlalu banyak. Meskipun begitu, periksa kembali hasil perhitungan otomatis sebelum menyetujuinya. Sistem payroll bisa membuat kesalahan akibat update yang bermasalah atau miskonfigurasi. 

3. Memastikan kepatuhan terhadap regulasi

Dengan menghitung upah dan pajak secara otomatis, automated payroll software membantu bisnis Anda mematuhi peraturan yang berlaku. Anda dapat mengatur hak akses menggunakan fitur role-based access control. Ditambah dengan kemampuan untuk mengatur sistem sendiri, Anda dapat mengotomatiskan kepatuhan terhadap regulasi-regulasi, seperti PP No. 58 Tahun 2023 dan PER-2/PJ/2024. 

4. Memudahkan audit

Lewat fitur bawaannya, software penggajian membuat proses audit lebih mudah. Sistem ini menyimpan catatan terperinci tentang semua aktivitas di dalamnya. Anda dapat mengecek siapa yang menyetujui angka gaji dan dokumen-dokumen penting, seperti laporan payroll dan laporan reimbursement. 

5. Bisa diintegrasi dengan Sistem Lain

Sebagai tambahan, Anda bisa mengintegrasikan payroll otomatis dengan sistem lain, seperti aplikasi absensi dan sistem akuntansi. Sistem absensi online memastikan data kehadiran dan durasi kerja akurat. Apabila sistem yang Anda pilih menggunakan Face ID atau GPS, Anda dapat mencegah kecurangan absensi. Sementara itu, sistem akuntansi menggunakan data pajak dan gaji untuk membuat laporan keuangan. Dari sana, Anda dapat menggunakan laporan itu untuk manajemen pengeluaran. 

baca juga:

Fitur Wajib dalam Sistem Payroll Otomatis

Dalam sebuah sistem payroll otomatis, terdapat beberapa fitur yang wajib ada agar proses penggajian Anda berjalan dengan baik:

• Kepatuhan otomatis: Untuk mengatur sistem supaya itu mematuhi regulasi-regulasi yang berlaku, seperti PPh 21.

• Integrasi dengan sistem lain: Memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan sistem penggajian dengan sistem lain, seperti sistem akuntansi dan absensi.

• Penghitungan otomatis: Sistem harus mengotomatiskan perhitungan gaji, bonus, insentif, THR, kompensasi, pesangon, dan jenis tunjangan lainnya. 

• Slip & pelaporan otomatis: Untuk mengotomatiskan slip gaji dan laporan payroll yang sudah disesuaikan dengan bisnis. 

• Opsi payment yang fleksibel: Sistem perlu menyediakan beberapa metode untuk mentransfer gaji. Metode ini dapat berupa direct deposit, prepaid card, atau E-wallet. 

• Enkripsi data: Agar data tenaga kerja terlindungi. Fitur ini mengenkode informasi sensitif ke ciphertext yang hanya bisa dibaca dengan key atau password. 

• Audit trail: Mencatat semua aktivitas yang terjadi dalam sistem payroll, sehingga memudahkan validasi dan pelacakan data.

• Portal self-service: Memudahkan staf Anda untuk memperbarui data, dan mengajukan cuti dan lembur dengan mandiri. 

• Role-based access control: Untuk mengatur hak akses setiap pekerja berdasarkan jabatan dan job role mereka.

Cara Implementasi Automated Payroll System

Untuk menerapkan sistem penggajian otomatis, Anda perlu melakukan beberapa langkah:

1. Siapkan bisnis Anda

Pertama, siapkan bisnis Anda dan buat rencana migrasi yang rinci. Tentukan cara Anda akan mengaudit sistem lama Anda dan data mana yang harus dimigrasikan. Tetapkan timeline implementasi payroll software dan tim yang akan mengawasi proses perpindahannya. Setelah itu, umumkan rencana implementasi kepada karyawan Anda. 

Catatan: Backup data Anda dan buat rencana rollback jika terjadi kegagalan. 

2. Audit sistem dan data

Audit sistem Anda dan data di dalamnya. Hapus data yang usang dan duplikat, lalu perbaiki error data yang Anda temukan. Dengan hasil ini, Anda dapat memilih software berdasarkan kebutuhan dan kebijakan perusahaan Anda. 

3. Latih karyawan Anda

Latih staf Anda sebelum implementasi sistem, berdasarkan job role mereka. Staf payroll Anda harus mengetahui cara menggunakan sistem secara menyeluruh. Tim support dan maintenance perlu pemahaman dasar tentang software penggajian agar mereka bisa memperbaikinya. Namun, pekerja lainnya hanya perlu mengetahui cara menggunakan portal self-service.

4. Sesuaikan sistem dengan bisnis Anda

Konfigurasikan sistem baru Anda agar sesuai dengan kebutuhan dan peraturan bisnis Anda. Atur modul dan alur kerja proses penggajian dalam software. Anda dapat mengintegrasikannya baru Anda software lain, seperti aplikasi absensi dan HRIS. Namun, yang terpenting adalah membuat sistem patuh terhadap regulasi penggajian yang berlaku, seperti iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan. 

5. Migrasi data

Setelah Anda membersihkan database, transfer data Anda secara bertahap. Buat rencana migrasi, lalu tentukan alat migrasi yang akan Anda gunakan. Lakukan trial migration dan uji validitas data untuk memastikan sistem dapat mentransfer data dengan baik. 

Catatan: Pastikan proses berlangsung di luar jam kerja, seperti di akhir pekan.

6. Tes sistem

Sebelum beralih sepenuhnya ke sistem baru, uji sistem. Lakukan tes-tes berikut untuk memastikan sistem berfungsi dengan baik:

• Data validation test
• Data mapping test
• System integration test
• Performance test
• Security test
• Backup test
• Disaster recovery test
• User Acceptance Test (UAT)
• End-to-end Testing
• Compliance test

Ini akan mengidentifikasi potensi masalah dalam software baru Anda.

7. Go-Live

Buka sistem payroll untuk semua pekerja Anda, berdasarkan posisi mereka. Jalankan sistem lama dan baru secara bersamaan, sampai sistem baru berjalan dengan lancar. Setelah itu, siapkan tim support untuk membantu staf Anda dalam beberapa bulan pertama. Ingat, jangan lakukan update yang tidak penting sampai sistem baru Anda sudah stabil. 

8. Monitor sistem

Proses implementasi tidak berakhir setelah go-live. Pantau kinerja sistem Anda untuk mendeteksi bug atau masalah. Kumpulkan feedback pekerja Anda dan lakukan audit internal secara berkala. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi komponen yang bermasalah. 

Kesimpulan

Payroll Automation memudahkan perusahaan dalam mengelola penggajian. Sistem ini menangani proses yang rutin, seperti menghitung upah dan membuat laporan. Melalui itu, Anda dapat menghemat sumber daya dan mengurangi kesalahan payroll. 

Agar berhasil, Anda perlu memilih dan mengimplementasikan sistem dengan baik. Automated payroll software Anda harus mengotomatiskan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Anda perlu mengkonfigurasi software Anda berdasarkan kebutuhan bisnis dan standar industri. Karena itu, Anda perlu berpikir jangka panjang saat melakukannya.

Pertanyaan Seputar Payroll Automation

• Apa kelebihan utama dari Payroll Automation?

  Payroll Automation meningkatkan efisiensi perusahaan. Sistem ini dapat mengotomatiskan semua tugas rutin, sehingga memudahkan proses penggajian. Melalui ini, Anda akan menghemat waktu dan biaya.

• Apa tanda bisnis harus beralih ke payroll otomatis?

  Anda harus beralih ke automated payroll software apabila sistem yang ada tidak sesuai dengan bisnis Anda. Ini disebabkan oleh beberapa hal; seperti peningkatan biaya operasional dan ketidakmampuan untuk berintegrasi dengan sistem lain.

• Bisakah penggajian diotomatiskan sepenuhnya?

  Ya, Anda bisa mengotomatiskan penggajian sepenuhnya dengan menggunakan sistem payroll. Meskipun begitu, Anda sebaiknya memiliki seorang payroll officer untuk memvalidasi dan menyetujui hasil perhitungan sistem.

• Mana yang lebih baik, on-premise atau cloud-based payroll?

  Jenis sistem payroll yang lebih baik tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Jika bisnis Anda memiliki tim WFH, pakai penggajian yang berbasis cloud. Akan tetapi, gunakan on-premise payroll system jika Anda menginginkan keamanan dan kendali penuh atas sistem penggajian.