Setiap akhir atau awal bulan, tim HR biasanya masuk fase paling padat, mulai dari merangkum data absensi, payroll, rekrutmen, hingga evaluasi kinerja dalam waktu yang berdekatan. Tantangannya bukan di konsepnya, tetapi di konsistensi data yang sering tersebar di banyak file dan sumber.
Laporan bulanan HRD juga tidak berhenti di satu dokumen saja. Ada beberapa jenis laporan yang perlu disiapkan bersamaan, dan masing-masing punya format, KPI, serta kebutuhan data yang berbeda.
Agar proses ini tidak sekadar menjadi beban administratif yang habis di revisi, standarisasi format menjadi kuncinya. Dengan format yang tepat, laporan tidak hanya lebih cepat selesai, tetapi juga menghasilkan insight yang lebih strategis bagi manajemen.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Laporan Bulanan HRD?
Laporan bulanan HRD adalah dokumen ringkas yang merangkum kegiatan, pencapaian, dan isu terkait pengelolaan sumber daya manusia dalam satu bulan. Isinya mencakup data rekrutmen, absensi, evaluasi kinerja yang terjadi selama periode tersebut.
Tujuan utamanya adalah mendukung pengambilan keputusan berbasis data, mengukur kontribusi HRD terhadap bisnis, menilai kinerja dan produktivitas, serta mengevaluasi efektivitas program.
Selain laporan bulanan, divisi HRD biasanya menyusun laporan tahunan yang merangkum strategi, tren, dan hasil program SDM selama setahun. Bagi yang baru memulai sistem pelaporan, artikel tentang rekomendasi aplikasi HRIS dapat membantu memetakan modul yang relevan untuk laporan HR bulanan.
Mengapa Laporan Bulanan HRD Penting bagi Bisnis
Laporan bulanan adalah dokumen penting yang berbagai divisi perusahaan, termasuk HRD susun guna mengevaluasi kinerja selama satu bulan kerja. Namun, apakah pentingnya laporan bulanan HRD hanya sebatas evaluasi? Tentu tidak.
Setidaknya terdapat lima alasan utama mengapa memiliki dan membuat laporan HRD bulanan sangat penting untuk Anda lakukan, yaitu:
1. Memetakan masalah dengan tepat
Laporan bulanan HRD memungkinkan perusahaan mengidentifikasi dan memahami isu-isu sumber daya manusia secara mendalam, seperti peningkatan turnover atau penurunan produktivitas, sehingga solusi dapat dirancang secara efektif.
2. Merekam dan mengelola informasi SDM
Sebagai dokumen strategis, laporan HRD mencatat data penting tentang karyawan, termasuk absensi, kinerja, dan program pengembangan. Catatan yang sistematis ini mempermudah pengelolaan administrasi dan penyusunan kebijakan berbasis data.
3. Mendukung perencanaan dan strategi keputusan
Data dari laporan bulanan HRD membantu manajemen merancang kebijakan dan strategi SDM yang lebih tepat sasaran, seperti merencanakan pelatihan, mengelola tenaga kerja, atau menyusun anggaran dengan akurasi tinggi.
4. Memantau implementasi kebijakan SDM
Laporan HRD bulanan memberikan gambaran jelas tentang sejauh mana kebijakan perusahaan diterapkan di lapangan, memastikan efektivitas pelaksanaan, dan memberikan evaluasi untuk penyempurnaan di masa mendatang.
5. Meningkatkan kesejahteraan karyawan
Melalui data yang relevan, perusahaan dapat menilai kesejahteraan karyawan, seperti tingkat kepuasan kerja atau beban kerja. Informasi ini dapat mendukung penciptaan lingkungan kerja yang sehat dan produktif dalam perusahaan Anda.
Metrik yang Wajib Ada dalam Laporan HRD
Laporan bulanan tidak boleh hanya berisi tumpukan angka tanpa makna. Agar laporan Anda memiliki nilai strategis di mata manajemen, pastikan dashboard Anda memuat metrik yang mampu mengukur kesehatan organisasi secara menyeluruh.
Berikut adalah 4 pilar indikator utama yang sebaiknya Anda sertakan:
1. Profil dan distribusi tenaga kerja (workforce profile)
Data ini berfungsi sebagai fondasi untuk perencanaan tenaga kerja (manpower planning) dan analisis keberagaman.
- Headcount & FTE: Total karyawan aktif serta kesetaraan jam kerja penuh waktu (Full-Time Equivalent) untuk mengukur kapasitas riil perusahaan.
- Komposisi demografi: Rasio gender, rentang usia, dan lama bekerja (tenure) untuk menganalisis keberagaman (D&I) serta risiko regenerasi talenta.
- Tingkat pendidikan & skill: Peta kualifikasi SDM untuk melihat apakah kompetensi karyawan sudah sejalan dengan kebutuhan industri.
2. Efektivitas rekrutmen (talent acquisition)
Metrik ini menunjukkan seberapa efisien tim HR dalam menarik talenta terbaik dengan biaya dan waktu yang optimal.
- Time to fill: Rata-rata hari yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kosong, indikator kecepatan tim rekrutmen.
- Cost per hire: Total biaya rekrutmen dibagi jumlah karyawan yang diterima, penting untuk efisiensi anggaran.
- Quality of hire: Kinerja karyawan baru dalam 3–6 bulan pertama (biasanya diukur dari lulus/tidaknya masa percobaan).
3. Retensi & kesehatan organisasi
Bagian ini bertindak sebagai “alarm dini” untuk mendeteksi masalah budaya kerja atau ketidakpuasan karyawan.
- Turnover rate: Persentase karyawan yang keluar (baik sukarela maupun PHK). Angka yang tinggi pada divisi tertentu bisa menandakan masalah manajemen line manager.
- Absenteeism rate: Tingkat ketidakhadiran tanpa rencana (sakit/mangkir). Tren yang naik sering kali berkorelasi dengan burnout atau motivasi rendah.
- Biaya ketidakhadiran: Estimasi kerugian finansial akibat hilangnya produktivitas saat karyawan absen.
4. Produktivitas dan efisiensi biaya (HR financials)
Ini adalah data yang paling sering diminta oleh jajaran eksekutif (C-Level) untuk melihat ROI (Return on Investment) dari SDM.
- Labor cost per employee: Rata-rata biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk satu karyawan (gaji, tunjangan, dan pajak).
- Revenue per employee: Rata-rata pendapatan bisnis dibagi total karyawan. Semakin tinggi angkanya, semakin produktif tim Anda.
- Training ROI:Perbandingan antara biaya pelatihan dengan peningkatan kinerja atau dampak bisnis yang dihasilkan.
Komponen Penting dalam Pembuatan Laporan HRD
Pembuatan laporan bulanan HRD dan laporan tahunan HRD yang efektif membutuhkan data yang akurat dan relevan. Data ini digunakan untuk mengevaluasi kinerja karyawan, menganalisis kebutuhan pelatihan, hingga menyusun strategi pengelolaan tenaga kerja.
Berikut adalah beberapa jenis data penting yang harus dimasukkan dalam laporan HRD:
1. Data absensi dan kehadiran
Informasi terkait kehadiran karyawan, termasuk jumlah hari kerja, cuti, izin, atau keterlambatan, sangat penting dalam laporan HRD. Data ini membantu dalam mengukur tingkat disiplin dan produktivitas tenaga kerja.
2. Data kinerja karyawan
Penilaian kinerja karyawan menjadi salah satu aspek utama dalam laporan HRD. Data ini mencakup pencapaian target, evaluasi periode tertentu, hingga feedback dari atasan atau tim.
3. Data penggajian dan tunjangan
Laporan HRD harus memuat data tentang gaji pokok, tunjangan, potongan, bonus, hingga perhitungan cuti diuangkan. Informasi ini penting untuk memastikan transparansi dan keadilan dalam sistem remunerasi.
4. Data pelatihan dan pengembangan
Rekaman pelatihan yang telah diikuti karyawan serta kebutuhan pengembangan mereka merupakan bagian penting dari laporan HRD. Data ini membantu perusahaan merencanakan pelatihan di masa depan.
5. Data kepuasan dan engagement karyawan
Survei kepuasan kerja dan tingkat engagement karyawan perlu dilaporkan untuk mengetahui kondisi tenaga kerja secara keseluruhan. Hal ini penting untuk meningkatkan retensi karyawan dan suasana kerja yang positif.
Dengan mengelola dan menganalisis data-data di atas, laporan tahunan HRD dan laporan bulanan HRD dapat memberikan wawasan mendalam yang membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan strategis.
9 Jenis Laporan HRD yang Wajib Anda Ketahui
Tahukah Anda? Laporan HRD perusahaan memiliki sembilan jenis. Umumnya, jika Anda menggunakan software HRIS terbaik, kesembilan laporan HRD akan otomatis tersedia dan siap guna.
Namun, melalui proses manual, berikut adalah 9 jenis laporan bulanan HRD yang wajib Anda kuasai:
1. Laporan reimbursement
Laporan reimbursement mencatat pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan untuk keperluan pekerjaan yang dapat diganti oleh perusahaan, seperti biaya perjalanan dinas atau pembelian bahan kantor. Laporan HRD memastikan bahwa proses reimbursement berjalan lancar dan transparan.
Karyawan yang mengajukan reimbursement biasanya diminta untuk melengkapi dokumen yang berisi bukti transaksi serta form reimbursement. Dengan begitu, laporan reimbursement dapat dihasilkan dengan bukti yang aktual.
2. Laporan gaji karyawan
Laporan gaji ini mencatat komponen upah, tunjangan, dan potongan, sehingga perusahaan membutuhkan sistem manajemen penggajian yang rapi untuk menjaga konsistensi datanya. Di Indonesia, laporan ini krusial untuk memastikan perhitungan pajak PPh 21 (termasuk skema TER terbaru) dan iuran BPJS Ketenagakerjaan sudah akurat.
3. Laporan rekrutmen
Laporan rekrutmen mencakup data lengkap mengenai proses perekrutan, seperti jumlah pelamar, jumlah kandidat yang perusahaan terima, dan waktu untuk mengisi posisi kosong. Selain itu, laporan HRD juga menilai kualitas kandidat berdasarkan kriteria dan tantangan selama proses seleksi.
4. Laporan kehadiran dan absensi
Laporan absensi mencatat tingkat kehadiran karyawan setiap bulan, termasuk data mengenai keterlambatan, ketidakhadiran, serta alasan absensi, seperti sakit atau keperluan pribadi. Contoh laporan absensi karyawan ini sangat berguna bagi HRD untuk mengidentifikasi pola absensi yang dapat mempengaruhi produktivitas tim.
5. Laporan cuti karyawan
Laporan cuti mencatat data mengenai cuti tahunan, cuti sakit, dan cuti lainnya yang diambil oleh karyawan. Laporan HRD memantau sisa cuti karyawan dan memastikan bahwa cuti yang karyawan ambil sesuai dengan kebijakan perusahaan.
6. Laporan izin atau sakit
Laporan izin atau sakit mencatat jumlah hari izin atau sakit yang karyawan ambil, termasuk alasan dan durasi ketidakhadiran. Laporan HRD memantau kesehatan karyawan serta mengidentifikasi jika ada masalah kesehatan yang sering muncul.
7. Laporan shift kerja
Laporan shift kerja mencatat jadwal kerja karyawan, termasuk pembagian shift pagi, siang, atau malam. Laporan HRD membantu perusahaan untuk memantau rotasi shift yang adil dan memastikan bahwa beban kerja terbagi dengan merata di antara semua karyawan.
8. Laporan lembur
Laporan lembur mencatat jumlah jam lembur yang dikerjakan oleh karyawan, termasuk alasan dan persetujuan lembur. Laporan ini bukan hanya soal upah, tapi juga kepatuhan terhadap PP No. 35 Tahun 2021, yang membatasi jam lembur maksimal 4 jam sehari atau 18 jam seminggu. Tanpa laporan akurat, perusahaan berisiko melanggar batas legal ini.
9. Laporan turnover karyawan
Laporan turnover mencatat tingkat pergantian karyawan, termasuk alasan resign dan posisi yang paling sering mengalami turnover tinggi. Dari data ini, Anda bisa mengidentifikasi pola penyebabnya dan menyusun langkah perbaikan yang lebih tepat.
Setelah melihat berbagai jenis laporan HRD di atas, jelas bahwa perusahaan membutuhkan proses pelaporan yang cepat dan akurat agar keputusan tidak terlambat. Jika Anda ingin merapikan alur pelaporan HR, Anda bisa mulai dari konsultasi gratis untuk memetakan kebutuhan laporan dan sumber datanya.
Contoh dan Template untuk Laporan Absensi Karyawan
Laporan absensi karyawan adalah dokumen yang mencatat tingkat kehadiran, keterlambatan, izin, dan ketidakhadiran setiap karyawan selama periode tertentu. Laporan ini digunakan untuk menghitung gaji dan tunjangan, menilai kedisiplinan kerja, menentukan hak cuti, serta menganalisis produktivitas tim.
Di bawah ini adalah template dan contoh laporan absensi karyawan yang dapat membantu Anda mencatat kehadiran dengan lebih terstruktur dan efisien.
Template dan Contoh Laporan Absensi Karyawan
Contoh dan Template untuk Laporan Cuti Karyawan
Laporan cuti karyawan merupakan dokumen yang digunakan untuk mengelola hak cuti tahunan, memantau keseimbangan beban kerja, serta memastikan kebijakan cuti perusahaan diterapkan secara adil.
Berikut kami sajikan template dan contoh laporan cuti karyawan untuk mempermudah Anda dalam memantau pengajuan serta penggunaan cuti secara lebih efisien dan teratur.
Template dan Contoh Laporan Cuti Karyawan
Contoh dan Template untuk Laporan Gaji Karyawan
Laporan gaji karyawan digunakan oleh tim HR dan manajemen untuk memastikan seluruh komponen penghasilan seperti upah, tunjangan, dan potongan tercatat dengan benar sesuai hak karyawan.
Di bawah ini tersedia template dan contoh laporan gaji karyawan yang dapat membantu perusahaan mengelola administrasi penggajian secara efisien serta menjadi referensi dalam penyusunan laporan HRD bulanan yang lebih terstruktur.
Template dan Contoh Laporan Gaji Karyawan
Cara Membuat Laporan Bulanan HRD dengan Mudah
Terdapat 10 langkah membuat laporan bulanan HRD yang dapat Anda ikuti dalam artikel ini yang meliputi:
- Tentukan tujuan laporan bulanan HRD, apakah untuk memantau kinerja, evaluasi kebijakan, atau melaporkan isu ketenagakerjaan.
- Kumpulkan data, seperti OKR, KPI, absensi, produktivitas karyawan, hasil pelatihan, evaluasi kinerja, rekrutmen, dan isu ketenagakerjaan lainnya.
- Kategorikan data berdasarkan kategori yang jelas, seperti rekrutmen, pelatihan, evaluasi kinerja, dan kesejahteraan karyawan.
- Lakukan analisis untuk mencari pola atau tren yang perlu Anda perhatikan, seperti peningkatan absensi atau masalah dalam pelatihan.
- Ringkas temuan-temuan penting dalam laporan, seperti pencapaian target kinerja dan masalah yang perlu segera ditangani.
- Gunakan grafik atau tabel untuk menyajikan data secara visual agar lebih mudah dipahami.
- Berikan rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lanjutan yang relevan.
- Baca kembali laporan HRD untuk memastikan akurasi data dan revisi jika ada informasi yang terlewat.
- Kirim laporan kepada pihak berkepentingan sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan.
- Gunakan software HRIS karena tugas pengumpulan data saja bisa memakan waktu berhari-hari. Ini belum termasuk dengan waktu analisis dan distribusi. Di sisi lain, tugas Anda di HRD tidak hanya berputar di laporan saja. Untuk itu, penggunaan sistem HRD menjadi penting.
Jika pengumpulan dan rekap data mulai menyita banyak waktu, pertimbangkan solusi manajemen HRD untuk membantu konsolidasi data dan pelaporan agar tim HR bisa lebih fokus pada keputusan dan tindak lanjut, bukan sekadar rekap. Jika Anda ingin memetakan kebutuhan laporan dan alur datanya, Anda bisa mulai dari konsultasi gratis.
Studi Kasus: Strategi Mengatasi Kompleksitas Laporan HR Skala Besar
Mengetahui berbagai jenis laporan di atas, tantangan terbesarnya sering kali bukan pada konsep pembuatannya, melainkan pada bagaimana menyajikan data yang akurat di tengah tenggat waktu yang ketat. Masalah ini juga sempat dialami oleh salah satu klien kami, Ethos Group, perusahaan penyedia jasa kebersihan dan keamanan dengan ribuan tenaga kerja operasional yang tersebar.
Sebelumnya, tim HR Ethos Group menghadapi kendala besar dalam mengonsolidasikan data absensi, lembur, dan penggajian karyawan dari berbagai lokasi proyek. Proses yang dilakukan secara manual sering kali menyebabkan “bottleneck” administrasi setiap akhir bulan, meningkatkan risiko human error, dan membuat rekapitulasi data menjadi lambat.
Untuk menjawab tantangan ini, Ethos Group memutuskan untuk mendigitalkan proses mereka menggunakan sistem HRIS HashMicro yang terintegrasi. Berikut adalah transformasi operasional yang mereka rasakan:
- Pelaporan yang lebih cepat dan akurat: Alih-alih menghabiskan waktu berhari-hari untuk merekap data dari berbagai spreadsheet, fitur pelaporan otomatis memungkinkan Ethos Group menarik data absensi, cuti, dan lembur secara real-time. Laporan bulanan kini dapat tersaji jauh lebih cepat sebelum periode cut-off gaji.
- Evaluasi kinerja yang objektif: Dengan adanya fitur KPI Tracking dan 9-Box Matrix, manajemen dapat memetakan potensi dan kinerja karyawan lapangan secara transparan berbasis data. Keputusan promosi atau pelatihan tidak lagi didasarkan pada asumsi, melainkan pada laporan performa yang tercatat rapi di sistem.
- Kepatuhan pajak tanpa rumit: Kompleksitas perhitungan PPh 21 untuk karyawan dengan berbagai status kerja kini teratasi otomatis. Sistem membantu memastikan setiap laporan penggajian sudah sesuai dengan regulasi perpajakan terbaru di Indonesia, meminimalisir risiko kesalahan hitung.
Melalui transformasi ini, tim HR Ethos Group tidak lagi hanya berperan sebagai administrator data, tetapi memiliki waktu lebih untuk fokus pada strategi pengembangan SDM.
Jika perusahaan Anda mulai kewalahan dengan volume data karyawan yang terus bertambah, melihat bagaimana Ethos Group merampingkan proses mereka bisa menjadi referensi solusi untuk bisnis Anda.
Kesimpulan
Laporan bulanan HRD berperan penting untuk membantu perusahaan memantau kondisi SDM dan mengambil keputusan berbasis data. Karena itu, laporan perlu disusun secara terstruktur, dengan elemen yang jelas agar insight-nya mudah dibaca dan ditindaklanjuti.
Agar prosesnya lebih cepat dan akurat, banyak tim HR memanfaatkan HRIS untuk mengonsolidasikan data seperti absensi, payroll, rekrutmen, dan kinerja dalam satu sistem. Dengan data yang terhubung, HR bisa mengurangi rekap manual, meminimalkan revisi, dan menyiapkan laporan tepat waktu.
Jika Anda ingin merapikan alur pelaporan HRD di perusahaan, Anda bisa mulai dari konsultasi gratis untuk memetakan kebutuhan laporan, sumber data, dan format yang paling sesuai.
Pertanyaan Seputar Laporan Bulanan HRD
-
Report HRD apa saja?
Beberapa jenis laporan HRD yang penting antara lain laporan rekrutmen, kehadiran, absensi, cuti, izin, kinerja karyawan, pelatihan, kesejahteraan, penggajian, dan turnover. Laporan-laporan ini membantu perusahaan dalam memantau dan mengelola SDM secara efektif.
-
Mengapa seorang recruiter harus bisa membuat laporan?
Recruiter perlu membuat laporan untuk mengevaluasi proses rekrutmen, seperti jumlah pelamar, rasio penerimaan, dan waktu pengisian posisi. Laporan ini membantu meningkatkan strategi rekrutmen, mendukung keputusan manajemen, serta memastikan transparansi dan akuntabilitas.
-
Mengapa audit laporan SDM diperlukan bagi perusahaan?
Audit laporan SDM diperlukan untuk memastikan data SDM akurat, kebijakan berjalan sesuai aturan, dan operasional HR efisien. Audit ini membantu mengidentifikasi masalah, meningkatkan manajemen SDM, serta mendukung pengambilan keputusan yang tepat untuk kemajuan perusahaan.
-
Apa saja fungsi laporan Bulanan HRD bagi perusahaan?
Beberapa fungsi laporan bulanan HRD adalah sebagai berikut:
1. Memahami tren SDM
2. Evaluasi kebijakan dan program SDM
3. Alat komunikasi antara HRD dan manajemen
