Pelayanan pelanggan adalah faktor penting dalam kesuksesan bisnis. Jika perusahaan mampu memberikan layanan yang maksimal, pelanggan akan lebih loyal. Kini, software customer service hadir untuk membantu menangani keluhan dan mengelola berbagai saluran komunikasi dalam satu sistem.
Aplikasi ini juga menyimpan database pelanggan dalam penyimpanan cloud sehingga data lebih rapi dan mudah diakses. Untuk memahami pelanggan secara menyeluruh, bisnis perlu mengelola prospek agar mengetahui siapa yang paling potensial. Setelah itu, perusahaan dapat mengirim email dan menangani komplain dengan sistem helpdesk.
Prospek dapat dikelola menggunakan aplikasi CRM terbaik, sementara respons keluhan dilakukan melalui software helpdesk. Untuk memahami cara kerjanya secara lengkap, simak penjelasan artikel berikutnya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Software Customer Service?
Software customer service adalah aplikasi yang membantu bisnis mengelola seluruh komunikasi pelanggan dalam satu sistem terpusat. Berbagai saluran seperti email, live chat, telepon, media sosial, dan pesan instan dapat ditangani dari satu dashboard sehingga respons menjadi lebih cepat dan konsisten.
Selain mengatur tiket keluhan, software ini juga menyimpan riwayat interaksi pelanggan dalam basis data cloud. Informasi yang lengkap dan mudah diakses ini memungkinkan perusahaan memberikan pelayanan yang lebih personal, efisien, dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara berkelanjutan.
Kelebihan Penggunaan Software Customer Service
Software Customer Service memiliki kelebihan untuk mengintegrasikan seluruh proses pelaksanaan penanganan pelanggan. Simak lima kelebihan dari penggunaannya.
1. Terintegrasi oleh satu aplikasi (all in one)
Pelanggan sering kecewa karena proses penanganan yang lambat jika harus datang ke kantor. Software customer service mengatasi hal ini dengan menyediakan live chat, pencatatan otomatis, hingga laporan dalam satu aplikasi.
Melalui sistem terpusat, perusahaan dapat mempercepat respons dan memberikan layanan yang lebih konsisten tanpa dibatasi jam kerja manual.
2. Mudah untuk delegasikan tugas
Pelayanan pelanggan membutuhkan empati dan respons cepat, namun perekrutan staf baru tidak selalu memungkinkan. Software customer service membantu mendistribusikan tugas secara otomatis dan efisien.
Dengan pengaturan delegasi yang mudah, perusahaan dapat membagi pekerjaan tanpa proses berbelit, sehingga layanan tetap optimal meski tim terbatas.
3. Sederhanakan manajemen SLA
SLA sering melibatkan banyak dokumen dan proses administrasi yang kompleks. Software customer service menyederhanakan pengelolaan SLA melalui satu sistem terpusat.
Seluruh data, kontrak, dan tindak lanjut tersimpan aman dalam aplikasi, sehingga perusahaan dapat memenuhi standar layanan dengan lebih mudah.
4. Meningkatkan produktivitas kerja
Kerja manual dapat menyita waktu dan menurunkan produktivitas. Software customer service membantu tim fokus dengan menyediakan sistem yang mengelola seluruh proses layanan di satu tempat.
Pendataan, penanganan tiket, hingga pembuatan laporan otomatis membuat tim lebih efisien dan memiliki waktu untuk tugas strategis lainnya.
5. Menjadi lebih kompetitif
Dengan proses yang lebih cepat dan otomatis, tim customer service dapat bekerja lebih baik dan kompetitif. Sistem juga menyediakan laporan kinerja otomatis yang membantu meningkatkan kualitas layanan.
Aplikasi meminimalkan pekerjaan repetitif sehingga staf dapat fokus pada pelayanan pelanggan, menciptakan pengalaman yang jauh lebih profesional.
Baca Juga: Alasan Pentingnya Penggunaan Software CRM bagi Bisnis
Rekomendasi Software Customer Service
Banyaknya pengembangan aplikasi membuat Anda harus bisa memilih aplikasi yang terbaik untuk melayani keluhan para pelanggan Anda. Berikut beberapa rekomendasinya
1. CRM – HashMicro
Aplikasi pertama adalah CRM dari HashMicro. Penggunaan aplikasi ini memiliki fitur utama untuk mengetahui prospek penjualan, melacak penjualan per-sales, mengetahui revenue yang akan didapatkan, hingga pembuatan laporan penjualan secara real-time. Melalui aplikasi CRM HashMicro, aktivitas penjualan perusahaan Anda pasti akan mengalami kenaikan profit yang signifikan.
2. Hash Software Helpdesk
Aplikasi kedua adalah solusi yang tepat untuk memindahkan administrasi back-end dengan mudah melalui satu sistem yang terintegrasi. Beberapa fitur utamanya yaitu bisa memudahkan pelanggan untuk mengirimkan tiket serta memantau perkembangan penyelesaian tiket. Penggunaan aplikasi juga memberikan opsi pelayanan terbaik bagi para pelanggan dalam menangani penjualan secara real-time.
3. Aplikasi shared inbox dan help desk
Dalam menyalurkan pesan email untuk perusahaan akan sulit bila masih menggunakan kerangka kerja manual. Kini Anda bisa memilih aplikasi share inbox dan help desk sebagai opsi untuk mempermudah penyaluran pesan.
4. Aplikasi service desk
Kemudian ada aplikasi service desk. Penggunaan fitur pada aplikasi ini memungkinkan pelanggan bisa melakukan konsultasi masalah produk melalui aplikasi. Pelanggan hanya perlu mencatat masalah utama produk dan menunggu respon dari petugas.
5. Call center
Seiring dengan majunya teknologi, kini pelayanan pelanggan memang bisa dilakukan dengan mudah. Call center adalah sebuah layanan informasi yang perusahaan sediakan untuk memberikan informasi bagi pelanggan. Aplikasi call center adalah bentuk inovasi agar pelaksanaan hubungan komunikasi antara pelanggan dengan perusahaan agar pelayanan konsumen menjadi lebih efisien.
Kesimpulan
Perkembangan zaman yang semakin maju membuat setiap bisnis harus mulai mengubah aktivitas bisnisnya, terutama pelayanan pelanggan. Hal ini karena bila perusahaan masih tetap menggunakan model manual, maka bisa saja pertumbuhan perusahaan akan stagnan. Untuk mengatasi pelayanan pelanggan kini bisa lebih efektif melalui satu aplikasi.
Anda dapat memperoleh target konsumen dengan lebih mudah melalui Aplikasi CRM HashMicro untuk follow-up otomatis, lalu mengelola reservasi dan pemesanan dengan Aplikasi Help Desk & Ticketing, kombinasi keduanya membuat alur layanan lebih efisien dan meningkatkan peluang keuntungan bisnis Anda.
Untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai kedua aplikasi tersebut, Anda bisa langsung melakukan pendaftaran skema harganya atau coba demo gratis sekarang!
Pertanyaan Seputar Software Customer Service
-
Apa itu software customer?
Software customer adalah aplikasi yang membantu bisnis mengelola layanan pelanggan, mulai dari menerima keluhan, menjawab pertanyaan, hingga memantau riwayat interaksi dalam satu sistem terpusat.
-
Aplikasi CS itu apa?
Aplikasi CS (Customer Service) adalah alat untuk menangani kebutuhan pelanggan secara lebih cepat dan rapi, seperti live chat, tiket keluhan, email support, dan manajemen tugas tim layanan.
-
Software CRM apa saja?
Contoh software CRM yang umum digunakan bisnis antara lain HashMicro CRM, HubSpot CRM, Zoho CRM, Salesforce, dan Pipedrive, sesuai kebutuhan skala dan fitur masing-masing.
