Apa itu Sistem CRM dan Manfaatnya untuk Perusahaan Anda?

Sistem CRM adalah strategi bisnis yang berfungsi untuk mencegah pelanggan berpaling ke produk usaha lain atau dalam arti lain, menjaga loyalitas pelanggan. Setiap usaha bisnis pastilah memiliki kompetitor, termasuk salah satunya adalah usaha Anda.

Untuk itu, CRM atau Customer Relationship Management penting bagi Anda yang berkeinginan untuk memiliki bisnis panjang umur dan sukses memikat daya beli pasar.

Meskipun demikian, memanajemen loyalitas pelanggan melalui customer relationship management tidak dapat berjalan secara sembarangan. Namun, dalam situasi ekonomi digital saat ini, mulai banyak bermunculan solusi efisien dalam mengelola hubungan dengan pelanggan, salah satunya adalah sistem CRM.

Lalu, apa sistem CRM online itu dan apa manfaatnya bagi perusahaan Anda? Simak artikel berikut untuk mengetahui pengertian crm beserta penjelasan lengkapnya!

Apa Itu Sistem CRM?

Sistem Customer Relationship Management (CRM) adalah sistem yang membantu bisnis mengelola interaksi dengan pelanggan secara efektif, mulai dari pencatatan data hingga analisis perilaku pelanggan. Sistem ini bekerja dengan mengotomatiskan proses pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan.

Sedangkan, customer relationship management adalah singkatan dari CRM yang memuat arti pendekatan bisnis berbasis tindakan memahami, merancang, dan mengelola interaksi pelanggan guna memaksimalkan kepuasan dan membangun hubungan pelanggan.

Maka dari itu, dapat Anda tarik kesimpulan bahwa arti dari pengertian CRM merupakan metode pendekatan, sedangkan sistem CRM adalah teknologi dengan fitur canggih yang dapat Anda gunakan untuk merealisasikan pendekatan customer relationship management.

Tahukah Anda?

Dengan sistem CRM berbasis AI dari HashMicro, Anda bisa mengatur meeting instan, membuat ringkasan meeting secara langsung, membuat dan mengirim quote untuk approval, serta menerima pengingat otomatis untuk setiap aktivitas penting.

Dapatkan demo gratis sekarang!

Tujuan Sistem CRM

Berikut adalah beberapa tujuan utama dari sistem CRM. Memahaminya akan membantu kita melihat bagaimana sistem ini bekerja dalam membangun relasi pelanggan yang lebih kuat dan berkelanjutan.

1. Membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan Pelanggan

CRM memungkinkan perusahaan untuk menciptakan hubungan yang solid dan berkelanjutan dengan pelanggan melalui sentralisasi data. Dengan informasi pelanggan yang tersimpan secara sistematis, perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih personal dan responsif, sehingga meningkatkan loyalitas pelanggan.

2. Meningkatkan loyalitas pelanggan

Dengan memberikan pengalaman yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, CRM berperan dalam membangun hubungan emosional yang lebih kuat, sehingga pelanggan cenderung untuk tetap setia terhadap merek.

3. Menentukan strategi pemasaran yang efektif

Dengan memberikan pengalaman yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, CRM berperan dalam membangun hubungan emosional yang lebih kuat, sehingga pelanggan cenderung untuk tetap setia terhadap merek.

4. Mendorong pertumbuhan penjualan

CRM memudahkan identifikasi peluang penjualan baru, meningkatkan rasio konversi prospek menjadi pelanggan, serta mengoptimalkan keseluruhan proses penjualan melalui pendekatan yang lebih strategis.

5. Meningkatkan efisiensi bisnis

Melalui integrasi dan analisis data secara terpusat, CRM membantu tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan untuk bekerja lebih terkoordinasi, cepat, dan efisien dalam menghadapi kebutuhan pasar.

Tipe-tipe Sistem CRM

Berikut adalah tipe-tipe sistem CRM yang perlu Anda ketahui:

1. Sistem CRM lokal

Sistem CRM lokal (on-premise) adalah perangkat lunak yang diinstal langsung di server internal perusahaan dan dikelola secara mandiri oleh tim IT. Jenis ini menawarkan kontrol penuh terhadap data dan konfigurasi sistem, menjadikannya pilihan ideal bagi perusahaan dengan kebijakan keamanan data yang ketat.

Namun, biaya awalnya cenderung tinggi karena memerlukan investasi dalam infrastruktur, perawatan, dan pembaruan perangkat lunak secara berkala.

2. Sistem CRM berbasis cloud

Sistem CRM cloud dioperasikan melalui internet dan dioperasikan oleh penyedia layanan pihak ketiga, sehingga tidak memerlukan instalasi fisik. Keunggulan utama jenis ini adalah aksesibilitas tinggi, memungkinkan pengguna mengakses data pelanggan kapan saja dan dari perangkat mana saja.

Selain itu, sistem ini lebih fleksibel karena pembaruan dan pemeliharaan dilakukan oleh penyedia layanan, serta memiliki biaya awal yang lebih rendah dengan model berlangganan bulanan atau tahunan.

Tahapan Kerja Sistem CRM

Dalam mengimplementasikan potensi secara maksimal, sistem CRM memiliki tahapan-tahapan yang harus Anda lakukan. Berikut adalah tahapan sistem CRM: 

1. Memperoleh pelanggan baru 

Tahapan pertama dalam sistem CRM adalah mendapatkan pelanggan baru. Tahapan ini dapat dilakukan setelah perusahaan perusahaan melakukan identifikasi terhadap kebutuhan yang diinginkan dan strategi yang dapat mewujudkan keinginan tersebut. 

2. Menambah nilai pelanggan 

Tahap ini adalah langkah yang ditujukan agar pelanggan meningkatkan nilai kepada perusahaan. Dalam hal ini, upaya yang dilakukan adalah personalisasi layanan, komunikasi yang teratur, penawaran tambahan, dan peningkatan kualitas layanan. 

3. Mempertahankan pelanggan 

Mempertahankan pelanggan adalah salah satu tahap terpenting yang harus dilakukan. Tahap ini perusahaan berfokus pada layanan yang responsif, kontinu penawaran, dan meningkatkan efektifitas dalam penanganan permasalahan. 

4. Meningkatkan retensi 

Dalam hal meningkatkan retensi pelanggan, sistem CRM dapat membantu perusahaan untuk menganalisis kebutuhan, preferensi, perilaku pembelian dari pelanggan. Sehingga perusahaan tetap dapat menyajikan pelayanan yang terbaik untuk pelanggan. 

5. Melakukan konversi

Konversi adalah tahap terakhir dalam langkah mengubah calon pelanggan menjadi pelanggan aktif. Dalam tahap ini, perusahaan mulai melakukan persuasif dan memberikan penawaran dengan sistem CRM untuk akhirnya mengubah status calon pelanggan menjadi pelanggan aktif. 

Manfaat Utama Menggunakan Sistem CRM

Menggunakan sistem Customer Relationship Management bisa memberikan sejumlah keuntungan besar bagi perusahaan Anda. Sekarang, mari kita bahas beberapa manfaat dan fungsi utama CRM yang bisa diperoleh dengan menggunakan software CRM:

1. Meningkatkan retensi pelanggan

Menggunakan sistem CRM ibarat memiliki asisten andal yang memahami kebutuhan pelanggan. Dengan fitur analitik, CRM membantu melacak preferensi pelanggan untuk menciptakan pengalaman yang lebih personal.

Hasilnya, perusahaan dapat merespons perubahan kebutuhan dengan cepat, menawarkan solusi yang tepat, dan menjaga kepuasan pelanggan.

Hal ini mendukung retensi pelanggan dan membangun hubungan jangka panjang yang mendorong pertumbuhan bisnis berkelanjutan.

2. Analisis data pelanggan yang lebih baik

Sistem CRM ibarat detektif pribadi yang membantu perusahaan menganalisis dan mengelola data pelanggan secara efektif.

Mulai dari riwayat pembelian hingga preferensi pelanggan, CRM menyajikan analisis mendalam tentang perilaku konsumen dan tren pasar.

Dengan wawasan ini, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dalam mengembangkan produk, menyusun strategi pemasaran, dan meningkatkan layanan pelanggan.

3. Pemantauan performa karyawan berdasarkan KPI

Menggunakan sistem CRM seperti memiliki mata ajaib untuk memantau kinerja bisnis secara real-time. CRM memungkinkan Anda melacak interaksi pelanggan, mengidentifikasi tren penjualan, dan menganalisis perilaku konsumen.

Dengan data ini, Anda dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, merencanakan strategi pemasaran yang tepat, mengukur ROI, menemukan peluang pertumbuhan, dan memperbaiki area yang kurang optimal.

4. Mengidentifikasi tren pasar

Sistem CRM tidak hanya berfokus pada pelanggan, tetapi juga membantu perusahaan mengidentifikasi tren pasar. Ibarat kompas di tengah perubahan bisnis yang dinamis, CRM membimbing perusahaan untuk merumuskan strategi yang tepat sesuai kondisi pasar.

Dalam lingkungan bisnis yang terus berubah, memiliki alat seperti CRM menjadi kebutuhan. Sistem ini meningkatkan efisiensi operasional sekaligus membantu perusahaan beradaptasi dengan cepat.

Perlu diketahui, CRM memiliki berbagai jenis dengan manfaat CRM yang berbeda. Memahami perbedaan ini memungkinkan perusahaan memilih solusi yang paling sesuai, membangun hubungan pelanggan yang kuat, dan meraih keunggulan kompetitif.

5. Efisiensi proses penjualan yang lebih tinggi

CRM berperan penting dalam melacak dan mengelola data pelanggan, mempercepat proses penjualan, serta memberikan visibilitas penuh terhadap pipeline penjualan.

Dengan data yang lengkap dan terorganisir, tim penjualan dapat mengidentifikasi peluang lebih cepat, menawarkan solusi yang tepat, dan menjaga komunikasi secara konsisten.

Hasilnya, produktivitas meningkat, waktu lebih efisien, dan pendapatan perusahaan pun terdongkrak. CRM menjadi alat penting dalam mendukung berbagai strategi penjualan yang dijalankan bisnis.

Jenis-jenis Perusahaan yang Membutuhkan Sistem CRM

Berikut adalah empat jenis bisnis Indonesia yang sudah pasti membutuhkan sistem customer relationship management yang optimal:

1. Business-to-Business (B2B)

Salah satu jenis perusahaan yang membutuhkan sistem CRM adalah perusahaan B2B. Perusahaan B2B, yang merupakan singkatan dari “Business-to-Business,” adalah jenis perusahaan yang berfokus pada penjualan produk atau layanan kepada perusahaan atau bisnis lain, bukan kepada konsumen individu.

Nah, B2B itu sendiri ada banyak sekali jenisnya. Lalu, perusahaan jenis B2B apa sajakah yang membutuhkan software CRM?

2. Direct sales 

Perusahaan direct sales (direct selling) adalah jenis perusahaan B2B yang menawarkan produk atau jasa kepada pelanggan secara langsung melalui salesperson atau agen penjualannya.

Bagi jenis perusahaan ini, CRM merupakan kunci sukses mereka. Mengapa? Karena jenis sistem CRM ini dapat membantu perusahaan untuk mengelola daftar prospek pelanggan.

Biasanya, tipe industri perusahaan direct sales yang memerlukan CRM untuk mengoptimalkan penjualan asuransi, peralatan kantor, periklanan, perbankan, dan distribusi. Tipe perusahaan ini akan sangat diuntungkan dengan adanya strategi Whatsapp CRM.

Industri-industri tersebut membutuhkan fitur software CRM, seperti:

• Manajemen database pelanggan
• Pelacakan prospek
• Pembuatan penawaran dan pesanan penjualan
• Analisis segmentasi pelanggan
• Ramalan penjualan
• Aplikasi CRM Mobile
• Pelacakan kinerja tim penjualan
• Analisis penjualan

3. Farmer sales 

Selain direct sales, ada juga perusahaan dengan strategi farmer sales yang merupakan salah satu jenis perusahaan B2B (Business–to–Business). Farmer yang kami maksud di sini bukan petani, melainkan agen penjualan atau sales yang tidak perlu mencari customer baru dan lebih mengutamakan untuk mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Dengan demikian, perusahaan dengan strategi farmer sales memiliki pelanggan yang konsisten.

Biasanya, jenis perusahaan ini menggunakan sistem CRM untuk mengidentifikasi pola pembelian pelanggan mereka, memahami ketepatan transaksi, serta menganalisis tingkat pengeluarannya. 

Dengan demikian, perusahaan dapat mengelola pasokan, memprediksi kebutuhan pelanggan, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan mereka.

Apakah Anda termasuk dalam jenis perusahaan dengan strategi farmer sales? Berikut adalah jenis industri perusahaan farmer sales yang membutuhkan CRM:

• Layanan TI (Teknologi Informasi)
• Telekomunikasi
• Pelayaran dan Logistik

Mengapa mereka memerlukan sistem CRM ini? Tentu saja karena fitur RFM-nya yang berguna untuk mempertahankan dan memperpanjang hubungan bisnis dengan pelanggan yang sudah ada.

Dengan fitur RFM, pelanggan dapat diberi peringkat dan dikelompokkan melalui visualisasi data RFM dalam bentuk grafik untuk membantu perusahaan dalam merencanakan interaksi yang lebih baik.

Jika Anda tertarik untuk mengoptimalkan manajemen pelanggan dan meningkatkan kinerja bisnis Anda dengan bantuan sistem CRM yang lengkap, download skema harga Hashmicro dengan klik gambar dibawah ini!

4. Omnichannel

Selain perusahaan direct sales dan farming, ada juga jenis perusahaan lainnya yang membutuhkan software CRM, yaitu perusahaan dengan strategi omnichannel.

Kata “omnichannel” ini mungkin tidak terdengar asing bagi Anda. Omnichannel merupakan model bisnis dimana suatu bisnis atau perusahaan memiliki saluran atau channel penjualan yang beragam, baik secara online maupun offline.

Banyak perusahaan dengan model bisnis omnichannel yang menggunakan sistem CRM omnichannel karena mereka dapat menciptakan hubungan yang lebih kuat dan berkelanjutan dengan pelanggan, memberikan pengalaman yang personal dan memuaskan, serta meningkatkan loyalitas pelanggannya terhadap brand perusahaan.

Apakah perusahaan Anda menggunakan strategi omnichannel? Pada umumnya, perusahaan yang menggunakan strategi bisnis omnichannel yang membutuhkan ERP ini adalah perusahaan-perusahaan dari industri berikut:

• FMCG (Fast Moving Consumer Good)
• Retail
• F&B

Perusahaan dalam industri-industri tersebut cenderung menggunakan ERP yang sudah terintegrasi dengan sistem CRM untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan mengoptimalkan penjualan mereka. 

Apa Saja yang Perlu Perusahaan Pertimbangkan dalam Memilih Sistem CRM?

Memilih software CRM merupakan langkah kunci dalam meningkatkan efisiensi operasional dan memperkuat hubungan dengan pelanggan. Namun, seperti memilih pasangan hidup, Anda perlu mempertimbangkan banyak hal sebelum memilih software ini. Berikut merupakan hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih sistem CRM:

1. Tujuan bisnis yang jelas

Sebelum melompat ke dalam kerumitan memilih sistem CRM, pastikan Anda sudah memahami tujuan bisnis yang ada. Apakah Anda ingin meningkatkan penjualan, memperkuat hubungan pelanggan, atau meningkatkan layanan pelanggan? Tujuan jelas akan membantu Anda memilih solusi CRM yang sesuai.

2. Skalabilitas

Anda ingin perusahaan Anda tumbuh, bukan begitu? Pastikan CRM yang Anda pilih dapat berkembang seiring dengan perusahaan Anda, seperti misalnya dapat menangani penambahan pengguna, pelanggan, dan fitur tambahan.

3. Kemudahan penggunaan

Tidak ada gunanya memiliki sistem CRM canggih jika tim Anda tidak dapat menggunakannya dengan mudah. Pilihlah sistem yang memiliki antarmuka yang ramah pengguna dan penyedia pelatihan yang baik.

4. Integrasi dengan aplikasi lain

CRM yang baik harus dapat berintegrasi dengan aplikasi lain, seperti sistem akuntansi, atau inventaris. Dengan ini, Anda bisa memastikan data dapat bergerak dengan mulus di seluruh organisasi.

5. Analitik dan pelaporan

CRM adalah sumber data berharga. Pastikan software yang Anda pilih memiliki alat analitik kuat dan kemampuan pelaporan yang memungkinkan untuk mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan data.

AI dan CRM

Kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI) kini menjadi bagian penting dalam pengembangan sistem CRM modern. Integrasi AI membantu perusahaan memahami perilaku pelanggan dengan lebih mendalam, memprediksi kebutuhan mereka, serta merespons lebih cepat dan tepat.

Beberapa penerapan AI dalam CRM antara lain:

• Analisis prediktif: AI dapat memproses data historis pelanggan untuk memprediksi perilaku di masa depan, seperti kemungkinan pembelian ulang atau potensi churn. Ini memungkinkan tim pemasaran dan penjualan mengambil langkah proaktif.
• Chatbot dan asisten virtual: AI memungkinkan layanan pelanggan 24/7 melalui chatbot yang mampu menjawab pertanyaan umum, memberikan rekomendasi, hingga memproses permintaan dasar tanpa intervensi manusia.
• Personalisasi otomatis: Sistem CRM berbasis AI dapat menyesuaikan penawaran dan komunikasi berdasarkan preferensi serta riwayat interaksi pelanggan secara real-time, sehingga meningkatkan keterlibatan dan loyalitas.
• Otomatisasi tugas rutin: AI membantu mengotomatisasi tugas administratif seperti pencatatan data, pengingat tindak lanjut, dan penjadwalan, sehingga tim dapat fokus pada aktivitas strategis.

Dengan dukungan AI, CRM tidak hanya menjadi alat pencatat interaksi pelanggan, tetapi juga menjadi sistem cerdas yang mendorong efisiensi dan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Sistem CRM HashMicro Sebagai Solusi All-in-One Manajemen Hubungan Pelanggan Bisnis Anda

HashMicro menawarkan sistem CRM (Customer Relationship Management) yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola hubungan pelanggan secara lebih efektif, efisien, dan terintegrasi. Dengan lebih dari 1.750 klien yang telah mempercayai layanan HashMicro, solusi ini terbukti mampu meningkatkan konversi leads dan memaksimalkan potensi penjualan.

Berikut adalah fitur-fitur utama dari sistem CRM HashMicro yang mendukung produktivitas dan kolaborasi tim:

• GPS Tracking: Lacak lokasi tim lapangan secara real-time untuk meningkatkan transparansi dan kontrol aktivitas.
• Chat Room Internal: Komunikasi antar tim lebih efisien melalui platform terintegrasi tanpa perlu aplikasi tambahan.
• Aplikasi Mobile CRM: Tersedia di Android dan iOS, memudahkan akses ke data pelanggan kapan saja dan di mana saja.
• Leads Hash Quality Score: Menilai kualitas prospek secara otomatis, membantu tim fokus pada leads paling potensial.
• KPI Penjualan: Menentukan dan memantau indikator kinerja utama untuk mencapai target secara terukur.

Sistem CRM HashMicro dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, memastikan semua proses penjualan berjalan mulus dan saling terhubung. Dengan modul-modul yang telah dilokalisasi sesuai dengan regulasi pemerintah Indonesia dan fitur-fitur mutakhir, HashMicro tidak hanya menyediakan solusi CRM tetapi juga rangkaian lengkap solusi ERP untuk berbagai kebutuhan industri.

Dari manajemen pipeline penjualan hingga integrasi sistem akuntansi, HashMicro menyediakan alat yang Anda butuhkan untuk mengoptimalkan proses bisnis dan mencapai hasil yang maksimal.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis yang dinamis, pemahaman tentang sistem CRM menjadi kunci untuk membangun hubungan yang kuat dan berkelanjutan dengan pelanggan. Manfaatnya bagi bisnis di Indonesia sangatlah signifikan, mulai dari peningkatan kepuasan pelanggan hingga efisiensi operasional.

Sebagai solusi yang telah terbukti, software CRM dari HashMicro menawarkan platform yang dapat dikustomisasi dan diintegrasikan, memastikan bahwa setiap interaksi dengan pelanggan adalah peluang untuk tumbuh.

Kami mengundang Anda untuk mengeksplor secara langsung keunggulan sistem CRM HashMicro dengan mengakses demo gratis. Temukan bagaimana HashMicro dapat membantu bisnis Anda mencapai kesuksesan yang berkelanjutan.

Pertanyaan Seputar Sistem CRM

• Aspek penting apa saja yang ada di dalam CRM?

  Operasional CRM memberikan dukungan kepada tim front office seperti tim penjualan, pemasaran, dan layanan. Setiap interaksi dengan pelanggan biasanya dicatat dalam catatan kontak pelanggan, dan staf dapat mengakses dan memperbarui informasi pelanggan dari database jika diperlukan.

• Apa yang terjadi jika perusahaan tidak menerapkan CRM?

  Tanpa menggunakan CRM, karyawan akan melakukan input data secara manual, yang pada akhirnya membuat data sulit diakses oleh karyawan lain. Ketidakmampuan perusahaan untuk memanfaatkan data pelanggan adalah indikator utama bahwa implementasi sistem CRM perlu dilakukan. Baca selengkapnya di sini!

• Bagaimana cara menerapkan sistem CRM?

  Langkah-langkah implementasi sistem CRM meliputi:
  1. Menetapkan visi dan tujuan perusahaan.
  2. Merumuskan strategi bisnis.
  3. Meningkatkan komunikasi dengan pelanggan.
  4. Memeriksa dan mengevaluasi data bisnis yang ada.
  5. Memilih sistem CRM yang sesuai.
  Baca selengkapnya di sini!

• Bagaimana aplikasi CRM dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan?

  CRM memiliki kemampuan untuk memperkuat kepercayaan dengan menyimpan informasi penting tentang pelanggan yang dapat diakses kapan saja di masa mendatang. Dalam hal ini, pelanggan yang memiliki interaksi yang berulang dengan bisnis akan memberikan manfaat tambahan dengan mencatat setiap interaksi tersebut, sehingga memungkinkan analisis untuk digunakan di masa depan. Baca selengkapnya di sini!