Dalam menjalankan usaha, Anda tidak akan terlepas dari istilah purchase order dan invoice. Dua hal ini akan selalu hadir dalam keseharian Anda di kantor, terutama dalam proses supply chain management untuk memastikan bahwa stok dan barang perusahaan tetap stabil.
Namun sayangnya, masih ada banyak orang yang belum memahami apa bedanya dari kedua terminologi ini. Meski isinya kurang lebih sama, namun purchase order (PO) dan invoice pembayaran memiliki sejumlah perbedaan mendasar di antara keduanya.
Sebelum berhadapan dengan vendor saat melakukan pembelian karena salah menggunakan istilah, Anda perlu membaca terlebih dahulu artikel ini.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Purchase Order?
Purchase Order adalah sebuah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan pada pihak penjual barang. Isi dari dokumen PO pada umumnya mencantumkan detail dari barang yang ingin Anda beli dari sang penjual.
Detail ini biasanya berupa nama barang yang ingin dibeli, jumlahnya, warna, harga, dan lain-lainnya yang dianggap perlu.
Apa itu Invoice?
Isi dari dokumen invoice kurang lebih sama dengan dokumen PO, hanya saja tujuannya yang berbeda. Sebagai tambahan, contoh proforma invoice juga sering digunakan untuk memberikan perkiraan tagihan sebelum pengiriman barang dilakukan.
Invoice artinya bukti pemesanan untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang/jasa yang sudah diproduksi/dilakukan oleh penjual. Sama seperti PO, invoice mengikat pihak penjual dan pembeli secara hukum.
Perusahaan dapat membuat invoice secara instan menggunakan sistem penjualan untuk segera dikirimkan kepada pembeli. Pada tahap ini, invoice menunjukkan bahwa pembeli berhutang kepada penjual.
Ada dua cara penyampaian invoice dari penjual kepada pembeli. Yang pertama, invoice dikirimkan kepada pembeli saat barang sudah sampai di tangan pembeli, umumnya saat mendekat jatuh tempo.
Cara pertama ini bisa berjalan karena kedua belah pihak sudah bekerja sama cukup lama. Cara kedua yakni saat kedua belah pihak sudah menyepakati isi purchase order dan pihak pembeli sudah menyelesaikan pembayaran.
Anda dapat membaca lebih lanjut terkait apa itu invoice untuk memahami detail fungsinya, jenis-jenisnya, dan bagaimana mengelolanya secara efektif dalam bisnis Anda.
Di era digital ini, Anda dapat mempermudah penyampaian invoice kepada pembeli dengan menggunakan aplikasi invoice atau e-invoicing system secara otomatis. Anda dapat melancarkan arus kas dengan melakukan payment follow up secara otomatis dengan Sistem E-Invoicing terbaik.
Jika Anda juga mencari software POS terlengkap di Indonesia, HashMicro juga menyediakan bundle software lengkap khusus untuk Anda.
Perbedaan dan Persamaan Invoice dengan Purchase Order
Perbedaan
| Invoice | Purchase Order |
|---|---|
Invoice: Dibuat setelah barang dikirim atau jasa selesai diberikan (saat menagih pembayaran).
Invoice: Pemasok/penjual.
Invoice: Permintaan pembayaran resmi atas pesanan yang telah dipenuhi.
Invoice: Detail penagihan (total biaya, pajak, jatuh tempo, metode pembayaran).
Invoice: Menagih pembayaran dan mencatat pemasukan perusahaan. |
Purchase Order: Dibuat sebelum transaksi berlangsung (saat melakukan pemesanan).
Purchase Order: Pembeli.
Purchase Order: Konfirmasi pesanan dan dasar legal transaksi.
Purchase Order: Detail pesanan (barang, kuantitas, harga, syarat pengiriman).
Purchase Order: Mengontrol pembelian dan menghindari kesalahan pemesanan. |
Persamaan
- Dokumen Resmi dalam Proses Pembelian: Keduanya merupakan bagian dari siklus procurement dan digunakan untuk memastikan transaksi berlangsung sesuai kesepakatan.
- Memuat Informasi Barang atau Jasa: Baik PO maupun Invoice menyertakan informasi seperti nama barang, jumlah, harga, dan detail pemasok.
- Dibutuhkan untuk Audit dan Akuntansi: Keduanya menjadi bukti transaksi yang penting untuk pencatatan keuangan, rekonsiliasi, dan audit internal maupun eksternal.
- Membantu Menghindari Sengketa: Dengan adanya PO dan Invoice, perusahaan dapat menelusuri kesesuaian pesanan dengan barang yang diterima serta pembayaran yang harus dilakukan.
Untuk mengetahui seperti apa PO yang tepat, Anda dapat mencari tahu lebih lanjut seperti apa contoh surat tanda terima barang yang ada.
Kelola Invoice Lebih Cepat & Tepat dengan AI Hashy dari HashMicro!
Pembuatan dan pengelolaan invoice bisa menjadi tantangan, terutama bagi bisnis dengan transaksi tinggi. Keterlambatan penerbitan atau penagihan invoice dapat mengganggu arus kas perusahaan, sehingga diperlukan solusi yang efisien untuk memastikan pembayaran tepat waktu.
HashMicro menghadirkan AI Hashy untuk membantu AR Collector mengelola tagihan lebih cepat. Dengan fitur follow-up otomatis, sistem mengirimkan notifikasi ke pelanggan yang belum membayar, mengurangi keterlambatan tanpa perlu penagihan manual, sehingga proses lebih efisien.
Fitur create invoice on the go memungkinkan tim keuangan membuat invoice kapan saja tanpa komputer. Kemudahan ini mendukung bisnis yang dinamis dan membutuhkan fleksibilitas tinggi dalam pencatatan transaksi, memastikan setiap tagihan diterbitkan tepat waktu.
Dengan AI Hashy, proses invoicing lebih cepat, transparan, dan terstruktur, membantu bisnis menjaga arus kas tetap sehat. E-invoicing dari HashMicro memastikan transaksi terdokumentasi dengan baik, mempercepat pembayaran, serta meningkatkan kepatuhan pelanggan terhadap tenggat waktu.
Kesimpulan
Purchase order dan invoice adalah bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan sehari-hari di perusahaan Anda. Kalau sampai saat ini Anda masih kesulitan membuat purchase order dan invoice dengan benar, Anda bisa memanfaatkan aplikasi purchasing seperti software pembelian HashMicro.
Melalui sistem yang kami tawarkan, Anda dapat meakukan penjualan dengan lebih cerdas, cepat, dan efektif. Ayo dapatkan keproduktivitasan tim penjualan Anda dengan Sales Software berbasis web terlengkap kami.
Hubungi customer support kami untuk berkonsultasi mengenai software pembelian. Selain itu, Anda juga dapat mendapatkan tour produk gratis untuk mencoba demo gratis dari kami.
Pertanyaan Seputar Purchase Order dan Invoice
-
Apa saja 4 jenis PO?
Jenis-jenis Pesanan Pembelian: Pelajari tentang empat jenis utama pesanan pembelian: PO Standar, PO Terencana, PO Selimut, dan PO Kontrak , yang masing-masing memiliki tujuan berbeda dalam pengadaan.
-
Bagaimana PO dibayar?
Jika faktur sesuai dengan PO dan sesuai dengan ketentuan, pembeli akan menyetujuinya, yang akan menyebabkan liabilitas masuk ke perangkat lunak otomatisasi utang usaha mereka dan memicu proses pembayaran. Pembeli kini terikat secara hukum untuk membayar pemasok sesuai dengan ketentuan pembayaran dalam faktur dan purchase order .
-
Apakah PO bisa dibatalkan?
Ya, Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan pada dasarnya bisa dibatalkan, tetapi tidak bisa dibatalkan secara sepihak. Pembatalan PO memerlukan kesepakatan antara pembeli dan pemasok.
