Saat ini masih banyak orang yang belum memahami secara jelas apa itu proforma invoice. Sebelum kita membahas lebih dalam, singkatnya proforma invoice adalah faktur yang telah disiapkan oleh penyuplai sebelum menyediakan barang atau jasa. Faktur ini juga biasanya diberikan kepada pelanggan sebelum mereka menerima produk barang atau jasa.
Bagi Anda yang merupakan seorang pebisnis tentunya perlu memahami pentingnya faktur proforma, karena dengan adanya ini merupakan bukti untuk pelaporan dan transaksi yang terjadi. Berbeda dengan jenis faktur lainnya, faktur penjualan proforma terkirim sebelum adanya produk.
Agar pemanfaatan proforma invoice semakin optimal, maka penggunaan Sistem E-Invoicing HashMicro dapat mengotomatiskan pembuatan invoice dan proses penagihan ke pelanggan. Template faktur juga tersedia sehingga memudahkan kebutuhan bisnis perusahaan Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Itu Proforma Invoice?
Proforma Invoice adalah salah satu jenis invoice yang sering digunakan dalam transaksi bisnis sebelum penyerahan barang secara menyeluruh. Faktur ini digunakan untuk menginformasikan detail barang atau jasa sebelum pengiriman atau pemberian layanan dilakukan.
Tujuan dari dokumen ini untuk meyakinkan penjual dan pelanggan pada laman yang sama atas perjanjian, termasuk harga barang dan jasa. Hal ini membagikan calon klien gambaran umum tentang biaya produk dan layanan.
Perbedaan Invoice dengan Proforma Invoice
Dalam perbedaan antara invoice dan proforma invoice, Invoice adalah semacam dokumen tertulis yang umumnya berfungsi untuk memberikan informasi kepada pelanggan atas transaksi yang sedang dilakukan. Singkatnya, invoice dikirimkan dengan tujuan untuk memberikan informasi terkait ketika adanya proses pembayaran.
Setelah dokumen tersebut terkirim, waktu jatuh tempo pembayaran harus ada agar tidak telat melakukan pelunasan. Arti invoice juga sebagai daftar barang kiriman yang meliputi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar.
Berbeda dengan invoice, proforma invoice adalah semacam dokumen yang dikirimkan sebelum produk atau jasa sampai kepada pelanggan. Pelanggan bisa memilih pembayaran terkait perkiraan biaya kepada penjual. Karena sifatnya menggambarkan tagihan bukan penawaran, jadi pelanggan tidak bisa mengganti keputusannya kembali.
Dalam sebagian kasus, jenis faktur ini juga bisa terkirim ketika pengiriman terhambat. Ketika produk sisa telah dikirimkan, bisa mengubah invoice ini menjadi invoice penjualan.
Baca Juga: Faktur Penjualan: Definisi, Fungsi & Komponennya
Peran Proforma Invoice dalam Bisnis
Proforma Invoice berperan penting dalam bisnis dengan memberikan kejelasan dan struktur pada transaksi sebelum pengiriman barang atau jasa. Dokumen ini memastikan semua pihak memahami detail transaksi dan memfasilitasi aspek operasional serta administratif dalam perdagangan.
Berikut adalah beberapa peran dari Proforma Invoice dalam bisnis:
- Memberikan informasi kepada pembeli
Proforma Invoice memberikan rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang akan diterima oleh pembeli, termasuk harga, jumlah, dan spesifikasi. Informasi ini membantu pembeli memahami apa yang akan mereka dapatkan sebelum transaksi final dilakukan.
- Membantu pembeli untuk mendapatkan izin impor
Dalam konteks perdagangan internasional, proforma invoice sering digunakan oleh pembeli untuk mengajukan izin impor. Dokumen ini menyediakan informasi yang diperlukan oleh otoritas bea cukai untuk menilai nilai dan jenis barang yang akan diimpor.
- Membantu penjual mendapatkan persetujuan pembeli
Penjual dapat menggunakan faktur proforma untuk mendapatkan konfirmasi atau persetujuan dari pembeli sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa. Ini membantu mengurangi risiko ketidaksesuaian atau perselisihan setelah barang atau jasa diterima.
- Memudahkan proses pembelian
Proforma invoice menyederhanakan proses pembelian dengan menyediakan semua informasi yang diperlukan di satu dokumen. Pembeli dapat dengan mudah memverifikasi dan menyetujui rincian transaksi sebelum melanjutkan ke tahap pembayaran dan pengiriman.
- Meningkatkan transparansi transaksi
Dengan menyediakan semua rincian transaksi di awal, faktur proforma meningkatkan transparansi antara penjual dan pembeli. Ini memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan, termasuk biaya dan jadwal pengiriman.
Manfaat dari Proforma Invoice
Setelah mengetahui apa itu faktur proforma beserta perbedaannya, selanjutnya mari kita membahas mengenai manfaatnya. Proforma invoice ini mempunyai cukup banyak manfaat dalam bisnis. Berikut beberapa manfaatnya:
- Sebagai alat untuk memberitahukan perhitungan/estimasi harga.
- Mencatat pembelian produk pelanggan.
- Terkutip sebagai invoice sementara karena sifatnya belum resmi, dan juga bukan merupakan tagihan resmi.
Setelah mengetahui manfaat dari Proforma Invoice, Anda bisa mulai mempertimbangkan penggunaan software yang dapat mendukung efisiensi proses pembuatan invoice pada bisnis Anda. Klik banner dibawah ini dan ketahui perhitungan harga dari Sistem E-Invoicing dari HashMicro!
Penggunaan Proforma Invoice
Pada beberapa transaksi dengan pembayaran awal, penjual perlu mengeluarkan faktur proforma untuk memastikan jika pembayaran pembelian tersebut terjamin sebelum mulai menyelesaikan pemesanan. Ada dua hal, antara lain:
Memerlukan pembayaran di muka
Untuk melakukan pembayaran dalam proforma invoice ini, akan ada beberapa dari layanan dan produk yang harus dibayar awal, kemudian setelah pembayaran dalam faktur ini selesai, penjual perlu memastikan dalam pembiayaan akan terjamin sebelum pelanggan menyelesaikan pesanannya.
Adanya kemungkinan besar bahwa penjualan akan terjadi
Mengirim atau memasok faktur proforma ternilai bukan hanya sebatas perkiraan tetapi juga permintaan untuk pembayaran. Maka dari itu penjualan memiliki kemungkinan yang besar akan terjadi, kemungkinan besar yang terjadi ini karena akan adanya pembatalan dalam bertransaksi antara penjual dan pembeli atau juga akan adanya bentuk pertimbangan.
Cara Membuat Proforma Invoice
Proforma invoice adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang memberikan gambaran awal tentang barang yang akan diterima oleh pembeli. Membuat faktur proforma dengan benar akan memastikan bahwa informasi yang disampaikan akurat dan juga mencerminkan profesionalisme bisnis Anda.
Berikut ini cara membuat proforma invoice yang akan memudahkan pembeli memahami informasi yang tercantum di dalamnya:
- Gunakan template atau format yang ada: Mulailah dengan menggunakan template proforma invoice yang sudah tersedia untuk memudahkan proses pembuatan.
- Isi informasi dasar: Masukkan detail penting seperti tanggal pembuatan, nama dan alamat penjual, nama dan alamat pembeli, deskripsi produk, harga, total, jumlah produk, tanggal pengiriman, dan nomor invoice.
- Tandatangani dan cap dokumen: Setelah faktur selesai dibuat, pastikan untuk menandatangani dan mencap dokumen tersebut sebagai bukti keabsahan.
- Periksa kembali untuk akurasi: Sebelum mengirimkan invoice kepada pelanggan, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidakakuratan data.
- Berikan kesan profesionalisme: Proforma invoice yang rapi dan akurat memberikan kesan awal yang positif kepada pelanggan mengenai profesionalisme bisnis Anda.
Namun, dengan menggunakan software e-invoicing yang tepat seperti yang ditawarkan oleh HashMicro, Anda tidak perlu khawatir tentang kesalahan yang mungkin terjadi pada invoice yang Anda buat.
Unsur-unsur yang Harus Disertakan dalam Membuat Proforma Invoice
Meskipun faktur proforma hanya terpakai sebagai dokumen sementara. Namun, terkait data pembelian harus lengkap. Berikut data yang penting:
- Identitas dari penjual: nama, nama toko, dan alamat
- Tanggal faktur proforma terbit
- Nama deskripsi produk atau jasa
- Hal terkait harga juga tarif pengiriman sampai pajak
- Rincian dan total pembayaran
- Menyetujui tanggal jatuh tempo
Contoh Proforma Invoice
Sekilas tidak terlihat perbedaannya dengan invoice penjualan yang biasa, untuk memahami lanjut dan memudahkan Anda dalam mengelola faktur bisnis Anda bisa memanfaatkan untuk menggunakan sistem e-Invoicing dari HashMicro, faktur proforma ini memiliki syarat tertulis yang menyatakan dengan benar isi dari tagihannya. Berikut ketiga cirinya:
- Memperhatikan harga hingga semua detail kecil pun. Terlebih dari kualitas dan kuantitas produk yang terjual.
- Memberikan harga penawaran (quotation) kepada pelanggan.
- Mencatatkan total harga.
Kesimpulan
Dengan semakin pesatnya teknologi, saat ini penggunaan faktur proforma secara manual sudah tidak efisien lagi. Hal ini karena akan banyaknya waktu yang terbuang jika masih menggunakan cara manual. Oleh karena itu saat ini perusahaan perlu menggunakan sistem berbasis cloud.
Sistem e-Invoicing HashMicro dapat membantu bisnis untuk mengotomatiskan aktivitas perusahaan. Gunakan beragam software dari HashMicro, kami menyediakan berbagai produk perangkat lunak yang dapat terkonfigurasi sesuai kebutuhan bisnis.
Jadwalkan demo gratis sekarang untuk keunggulan bisnis Anda. Selengkapnya, klik banner di bawah ini.
