Saat ini masih banyak orang yang belum memahami secara jelas apa itu proforma invoice. Sebelum kita membahas lebih dalam, singkatnya proforma invoice adalah faktur yang telah disiapkan oleh penyuplai sebelum menyediakan barang atau jasa. Faktur ini juga biasanya diberikan kepada pelanggan sebelum mereka menerima produk barang atau jasa.
Bagi Anda yang merupakan seorang pebisnis tentunya perlu memahami pentingnya faktur proforma, karena dengan adanya ini merupakan bukti untuk pelaporan dan transaksi yang terjadi. Berbeda dengan jenis faktur lainnya, faktur penjualan proforma terkirim sebelum adanya produk. Agar pemanfaatan proforma invoice semakin optimal, maka penggunaan Sistem E-Invoicing HashMicro dapat mengotomatiskan pembuatan invoice dan proses penagihan ke pelanggan. Template faktur juga tersedia sehingga memudahkan kebutuhan bisnis perusahaan Anda.
Daftar Isi
- Apa Itu Proforma Invoice?
- Perbedaan Invoice dengan Proforma Invoice
- Manfaat dari Faktur Proforma
- Penggunaan Faktur Invoice
- Data yang Harus Disertakan dalam Membuat Faktur Proforma
- Contoh Proforma Invoice
- Kesimpulan
Apa Itu Proforma Invoice?
Faktur proforma atau (proforma invoice) adalah salah satu jenis faktur sementara yang diserahkan sebelum penyerahan barang secara menyeluruh. Artinya penggunaan faktur ini sebagai faktur alternatif sementara, karena barang yang pembeli terima terkirim dengan cara bertahap atau berangsur-angsur.
Tujuan dari dokumen ini untuk meyakinkan penjual dan pelanggan pada laman yang sama atas perjanjian, termasuk harga barang dan jasa. Hal ini membagikan calon klien gambaran umum tentang biaya produk dan layanan.
Perbedaan Invoice dengan Proforma Invoice
Dalam perbedaan antara invoice dan proforma invoice, Invoice adalah semacam dokumen tertulis yang umumnya berfungsi untuk memberikan informasi kepada pelanggan atas transaksi yang sedang dilakukan. Singkatnya, invoice dikirimkan dengan tujuan untuk memberikan informasi terkait ketika adanya proses pembayaran. Setelah dokumen tersebut terkirim, waktu jatuh tempo pembayaran harus ada agar tidak telat melakukan pelunasan. Arti invoice juga sebagai daftar barang kiriman yang meliputi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar.
Berbeda dengan invoice, Faktur proforma adalah semacam dokumen yang dikirimkan sebelum produk atau jasa sampai kepada pelanggan. Pelanggan bisa memilih pembayaran terkait perkiraan biaya kepada penjual. Karena sifatnya menggambarkan tagihan bukan penawaran, jadi pelanggan tidak bisa mengganti keputusannya kembali. Dalam sebagian kasus, jenis faktur ini juga bisa terkirim ketika pengiriman terhambat. Ketika produk sisa telah dikirimkan, bisa mengubah invoice ini menjadi invoice penjualan.
Baca Juga: Faktur Penjualan: Definisi, Fungsi & Komponennya
Manfaat dari Proforma Invoice
Setelah mengetahui apa itu faktur proforma beserta perbedaanya, selanjutnya mari kita membahas mengenai manfaatnya. Faktur ini mempunyai cukup banyak manfaat dalam bisnis. Berikut beberapa manfaatnya:
- Sebagai alat untuk memberitahukan perhitungan/estimasi harga.
- Mencatat pembelian produk pelanggan.
- Terkutip sebagai invoice sementara karena sifatnya belum resmi, dan juga bukan merupakan tagihan resmi.
Penggunaan Proforma Invoice
Pada beberapa transaksi dengan pembayaran awal, penjual perlu mengeluarkan faktur proforma untuk memastikan jika pembayaran pembeliaan tersebut terjamin sebelum mulai menyelesaikan pemesanan. Ada dua hal, antara lain:
Memerlukan pembayaran di muka
Untuk melakukan pembayaran dalam faktur proforma ini, akan ada beberapa dari layanan dan produk yang harus dibayar awal, kemudian setelah pembayaran dalam faktur ini selesai, penjual perlu memastikan dalam pembiay aan akan terjamin sebelum pelanggan menyelesaikan pesanannya.
Adanya kemungkinan besar bahwa penjualan akan terjadi
Mengirim atau memasok faktur proforma ternilai bukan hanya sebatas perkiraan tetapi juga permintaan untuk pembayaran. Maka dari itu penjualan memiliki kemungkinan yang besar akan terjadi, kemungkinan besar yang terjadi ini karena akan adanya pembatalan dalam bertransaksi antara penjual dan pembeli atau juga akan adanya bentuk pertimbangan.
Data yang Harus Disertakan dalam Membuat Proforma Invoice
Meskipun faktur proforma hanya terpakai sebagai dokumen sementara. Namun, terkait data pembelian harus lengkap. Berikut data yang penting:
- Identitas dari penjual: nama, nama toko, dan alamat
- Tanggal faktur proforma terbit
- Nama deskripsi produk atau jasa
- Hal terkait harga juga tarif pengiriman sampai pajak
- Rincian dan total pembayaran
- Menyetujui tanggal jatuh tempo
Contoh Proforma Invoice
Sekilas tidak terlihat perbedaannya dengan invoice penjualan yang biasa, untuk memahami lanjut dan memudahkan Anda dalam mengelola faktur bisnis Anda bisa memanfaatkan untuk menggunakan sistem e-Invoicing dari HashMicro, faktur proforma ini memiliki syarat tertulis yang menyatakan dengan benar isi dari tagihannya. Berikut ketiga cirinya:
- Memperhatikan harga hingga semua detail kecilpun. Terlebih dari kualitas dan kuantitas produk yang terjual.
- Memberikan harga penawaran (quotation) kepada pelanggan.
- Mencatatkan total harga.
Kesimpulan
Dengan semakin pesatnya teknologi, saat ini penggunaan faktur proforma secara manual sudah tidak efisien lagi. Hal ini karena akan banyaknya waktu yang terbuang jika masih menggunakan cara manual. Oleh karena itu saat ini perusahaan perlu menggunakan sistem berbasis cloud.
Sistem e-Invoicing HashMicro dapat membantu bisnis untuk mengotomatiskan aktivitas perusahaan. Gunakan beragam software dari HashMicro, kami menyediakan berbagai produk perangkat lunak yang dapat terkonfigurasi sesuai kebutuhan bisnis. Selengkapnya, klik di sini.
