Gambarkan dalam benak Anda bisnis yang terus kehilangan peluang hanya karena tidak ada sales tracking system. Prospek hilang tanpa tindak lanjut, target gagal dicapai, dan kepercayaan pelanggan semakin menurun.
Tanpa sistem yang tepat seperti CRM, semua kerja keras bisa berakhir sia-sia. Bisnis Anda berjalan dengan mata tertutup, mengarah pada kesalahan pengambilan keputusan dan tidak tercapainya target.
Jika hal ini dibiarkan, kerugian finansial hanya soal waktu. Untuk itu, mari pelajari lebih lanjut bagaimana sales tracking system dapat menjadi penyelamat melalui artikel berikut.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Sales Tracking System?
Sales tracking system atau CRM salesman adalah proses mendokumentasi seluruh interaksi antara calon pelanggan dengan bisnis. Dokumentasi tersebut meliputi segala kegiatan termasuk touchpoint awal, sales funnel, hingga penjualan produk.
Dengan sistem ini, perusahaan dapat melihat alur prospek sejak awal hingga menjadi pelanggan, melacak performa tim sales, dan mengidentifikasi peluang yang belum ditindaklanjuti. Semua data penjualan tersaji akurat dengan akses mudah.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Sales Tracking System?
Berikut ini adalah alasan mengapa bisnis Anda memerlukan sales management system:
- Akurasi data penjualan tinggi: Mencatat setiap transaksi secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan input manual dari spreadsheet tradisional.
- Menghemat waktu pelaporan: Anda bisa mendapatkan informasi seperti total penjualan dan performa tim secara instan tanpa pencarian manual.
- Integrasi dengan sistem pendukung lainnya: Sales tracking system bisa terhubung dengan CRM hingga manajemen SDM, menciptakan alur kerja yang efisien.
- Analisis perilaku dan preferensi pelanggan: Data yang diperoleh membantu bisnis memahami tren pelanggan, retensi, dan peluang upselling dengan lebih baik.
- Mendukung strategi penjualan dan pemasaran yang tepat sasaran: Dengan metrik nilai transaksi rata-rata dan konversi penjualan, bisnis bisa merancang strategi yang lebih relevan dan berdampak.
- Memantau performa individual tenaga penjual: Sistem ini memungkinkan evaluasi akurat terhadap pencapaian setiap anggota tim berdasarkan target perusahaan.
- Pengambilan keputusan berbasis data yang terstruktur: Informasi dari sales monitoring system disusun secara komprehensif, memudahkan manajemen dalam menyusun kebijakan penjualan yang lebih efektif.
Bagaimana Cara Kerja Sales Tracking System?
Sales tracking system bekerja dengan lima alur berikut ini:
1. Identifikasi target audiens
Pertama, bisnis perlu memahami pelanggannya sebelum merencanakan proses salesnya. Untuk itu, bisnis harus mengumpulkan data klien seperti usia, jenis kelamin, lingkungan sosial pelanggan, dan lainnya.
2. Identifikasi sumber audiens
Selanjutnya, bisnis harus mencari tahu platform mana yang sering digunakan pelanggannya, baik online maupun offline. Setelah mengetahui informasi ini, bisnis dapat membuat daftar point of entry yang memungkinkan.
3. Tentukan tahapan prospek masuk
Selanjutnya, perusahaan menentukan tahap yang prospek kemungkinan masuk dalam sales funnel. Melalui tahap ini, bisnis dapat melihat dengan sekilas prospek berada pada tahap apa.
4. Tentukan cara agar customer tertarik
Selanjutnya, bisnis mengidentifikasi bagaimana cara mempengaruhi prospek agar menarik. Misalnya melalui webinar, marketing, dan konten media sosial untuk mempengaruhi prospek melakukan pembelian.
5. Tentukan metriks
Bisnis perlu mengetahui metriks prospek melalui aplikasi sales tracking, salah satunya dalam hal jumlah traffic website. Untuk menentukannya dapat menggunakan metode OKR (Objectives and key results) atau KPI (Key performance indicator).
| Langkah | Penjelasan |
|---|---|
| Identifikasi target audiens | Kumpulkan data demografis dan perilaku calon pelanggan (usia, lokasi, preferensi) melalui software CRM untuk memahami target prospek. |
| Identifikasi sumber audiens | Tentukan saluran yang membawa audiens (SEO, iklan berbayar, media sosial, referral, offline) untuk mengukur efektivitas tiap kanal. |
| Tentukan tahapan prospek | Pemetaan prospek dalam sales funnel (lead, MQL, SQL, opportunity) agar aktivitas penjualan bisa diarahkan sesuai tahapannya. |
| Tarik minat prospek | Gunakan taktik seperti webinar, konten, promosi, atau outreach untuk mengonversi prospek ke tahap berikutnya. |
| Tetapkan metriks | Tentukan KPI/OKR (konversi, waktu to close, lead-to-deal rate) untuk mengukur performa dan memperbaiki strategi. |
Manfaat Sales Tracking System untuk Bisnis
Sales tracking system memiliki peran besar dalam membantu bisnis untuk mengumpulkan data penjualan, seperti:
1. Melacak penjualan
Tools yang ada dalam software omnichannel ini akan menyimpan semua aktivitas penjualan yang datanya terakses oleh manajer dan tim sales. Melaluinya, bisnis dapat menganalisis strategi penjualan yang paling efektif dan efisien.
2. Memonitor aktivitas tim sales
Walau memiliki mobilitas yang tinggi, dengan sistem sales tracking para sales dapat dipantau secara real time melalui mobile CRM.
3. Alat ukur kinerja pegawai
Setelah mengukur kinerja pegawai, pegawai akan mampu bekerja lebih optimal sehingga perusahaan mendapat lebih banyak keuntungan.
4. Memonitor keberhasilan bisnis
Selanjutnya, sistem sales tracking ini dapat memantau performance bisnis secara real time sehingga data yang dihasilkan bisa menjadi bahan pertimbangan saat menyusun strategi mengembangkan bisnis.
5. Sales tracking system dapat membuat laporan otomatis
Sales tracking system memiliki fitur laporan kunjungan sales otomatis yang memuat data penjualan dan kinerja karyawan yang dapat manajer akses secara real time.
6. Mendapatkan insight detail dan mendalam
Selanjutnya, Sistem ini juga dapat memberikan wawasan dan perspektif holistik terkait penjualan pada tim sales sehingga lebih mudah untuk mengetahui apa yang ada pada sales funnel.
7. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Melalui wawasan dan informasi yang ada karena sales tracking, tim sales lebih mudah untuk memperbaiki serta meningkatkan setiap tahapan penjualan.
8. Meningkatkan produktivitas dan pendapatan tim sales
Aplikasi sales tracker menyebabkan tim sales untuk lebih fokus terhadap tugas dan pekerjaan yang lebih penting sehingga produktivitas keseluruhannya meningkat.
9. Menghemat biaya operasional perusahaan
Penghematan biaya operasional perusahaan tidak kalah penting dengan poin lainnya karena perusahaan dapat menggunakan dana tersebut untuk kebutuhan yang lebih penting.
Baca juga: 5 Tips Mengoptimalkan Akurasi Sales Forecasting
Fitur Penting Sales Tracking System yang Menunjang Produktivitas Bisnis Anda
Terdapat beberapa fitur yang menandakan suatu sistem sales tracking akan mendukung peningkatan bisnis, meliputi:
1. Quotation & sales order management
Pendataan lebih sulit bila harus melakukan follow-up kepada calon konsumen perusahaan Anda. Hal itu tidak mungkin Anda temukan bila menggunakan sistem.
Penggunaan sistem penjualan akan secara otomatis melakukan prospek kepada calon konsumen. Tentu hal ini membuat kinerja tim penjualan Anda lebih efektif.
2. Multi price list
Bila manajer penjualan masih nyaman dengan kerangka manual akan sangat sulit dalam mendata daftar harga yang berbeda. Anda tidak perlu takut pendataan salah harga dengan aplikasi penjualan.
Karena sistemnya bisa mendata secara otomatis ketika adanya perbedaan harga pada produk. Kemudian daftar harga bisa terkirim kepada calon konsumen.
3. Sales target management
Membuat strategi pemasaran akan sulit bila Anda tidak mengetahui strategi yang tepat bagi produk Anda. Tim sales akan kesulitan untuk menentukan calon pelanggan produk Anda.
Namun, Anda tidak perlu takut dan panik terhadap perencanaan pemasaran bisnis. Manajer penjualan bisa merencanakan, memantau dan mengevaluasi pemasaran produk melalui aplikasi penjualan.
4. Payment follow-up management
Pendataan pembayaran yang tertunda pada klien menjadi lebih efektif dengan aplikasi sales atau Penjualan. Anda tidak perlu takut bila dokumen manual rusak atau buruknya hilang. Karena, datanya akan tersimpan aman dengan cloud system.
5. Sales commission management
Pencatatan target menggunakan sistem akan secara otomatis mencatat penjualan per tenaga penjualan. Hal ini bisa mengatasi ketidaksesuaian data lapangan dengan laporan penjualan bulanan.
6. In-depth analytics reporting
Evaluasi bisnis adalah faktor penting agar bisa terus melakukan inovasi. Namun, indikasi apa yang penting untuk bisa mencapainya? Indikasi seperti pivot table, grafik serta diagram adalah faktor untuk evaluasi penjualan.
Lalu bagaimana Anda mendapatkan datanya? Tentu jawabannya ada pada data aplikasi penjualan. Karena sistemnya akan otomatis membuat laporan analitik sesuai kebutuhan perusahaan.
Baca juga : Barcode Asset Tracking Software: Definisi dan Manfaatnya
Efisiensikan Proses Penjualan Anda dengan Sistem CRM HashMicro
HashMicro adalah penyedia aplikasi CRM yang berdiri sejak tahun 2015. Dengan lebih dari 2.000 klien terkemuka, HashMicro berkomitmen menghadirkan software CRM yang mudah digunakan, fleksibel, dan akurat untuk berbagai industri.
Sistem ini membantu bisnis mengelola data pelanggan, mempercepat proses penjualan, serta membangun hubungan yang lebih kuat dengan klien. CRM HashMicro sudah dilengkapi dengan enam fitur unggulan yang mendukung efisiensi tim sales dan marketing.
Selain itu, HashMicro juga memberikan berbagai kemudahan pra-pembelian seperti demo gratis, konsultasi bisnis tanpa biaya, hingga kebebasan menambah user tanpa tambahan biaya.
Tidak hanya itu, CRM HashMicro memiliki sejumlah keunggulan tambahan yang membuatnya unggul di pasar:
- UI/UX ramah pengguna yang mudah dipelajari bahkan oleh staf baru.
- Skalabilitas tinggi yang mampu mengikuti perkembangan bisnis.
- Opsi kustomisasi sistem agar sesuai kebutuhan spesifik perusahaan.
- Laporan analitik komprehensif untuk mendukung keputusan bisnis.
- Automasi alur kerja sales dan marketing untuk mempercepat closing deal.
- Integrasi dengan berbagai modul bisnis lain, termasuk inventory, akuntansi, hingga POS.
- Dukungan teknis responsif dari tim HashMicro yang memastikan operasional bisnis berjalan lancar.
Kesimpulan
Sales tracking system merupakan salah satu sistem yang penting untuk digunakan oleh perusahaan. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas proses penjualan dan memperkuat hubungan dengan pelanggan.
HashMicro adalah solusi utama dalam membantu bisnis memonitor penjualan dan kinerja karyawan. HashMicro menyediakan aplikasi penjualan barang untuk proses penjualan yang lebih cerdas, cepat, dan efektif.
Coba demo gratis sekarang!
Pertanyaan Seputar Sistem Sales
-
Apa saja bentuk sistem sales?
Terdapat beberapa jenis penjualan, seperti penjualan secara tunai, penjualan dengan kredit, penjualan melalui tender, penjualan ekspor, penjualan konsinyasi, dan penjualan grosir. Baca selengkapnya di sini!
-
Bagaimana sistem sales langsung?
Sistem penjualan langsung merujuk pada metode penjualan jasa atau barang yang dilakukan oleh jaringan pemasaran melalui mitra usaha, di mana interaksi dengan konsumen terjadi secara langsung atau tatap muka di luar lingkungan ritel, seperti di rumah, toko online, atau tempat lain yang bukan toko resmi.
-
Apa yang dimaksud dengan upselling?
Upselling adalah strategi penjualan yang berfokus pada penawaran produk atau layanan yang lebih canggih atau lengkap kepada pelanggan yang sudah ada.
-
Dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem sales?
Berikut adalah beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem sales:
1. Faktur penjualan tunai.
2. Pita register kas.
3. Credit card sales slip.
4. Bill of lading.
5. Faktur penjualan COD.Baca selengkapnya di sini!
-
Apa yang dimaksud dengan sistem point of sale?
Sistem Point of Sales (POS) adalah sebuah sistem yang terdiri dari kombinasi perangkat keras dan perangkat lunak komputer yang digunakan untuk menjalankan berbagai fungsi selain mencatat transaksi. Sistem POS ini memiliki banyak fitur yang bervariasi.
