Proyek CRM yang gagal mencapai tujuannya umumnya bukan karena teknologinya bermasalah, tapi karena tidak ada sistem pelacakan yang memastikan tim sales bekerja sesuai target. Prospek hilang tanpa tindak lanjut, data penjualan tersebar di spreadsheet masing-masing, dan manajer tidak punya visibilitas atas apa yang terjadi di lapangan.
Sales tracking system hadir untuk menutup celah itu dengan mengotomasi pencatatan aktivitas, memantau performa tim secara real-time, dan memastikan setiap peluang tidak terlewat sebelum berubah jadi kerugian. Faktanya, Harvard Business Review mencatat bahwa sistem penjualan yang diterapkan dengan benar mampu mendorong perbaikan proses secara berkelanjutan bukan hanya sebagai alat evaluasi di akhir bulan.
Lalu, fitur apa saja yang membuat sistem ini benar-benar efektif untuk bisnis Anda? Temukan jawabannya di artikel berikut.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Sales Tracking System?
Sales tracking system atau sistem pelacakan kinerja penjualan adalah proses dokumentasi seluruh interaksi antara calon pelanggan dengan bisnis. Dokumentasi tersebut meliputi kegiatan termasuk touchpoint awal, sales funnel, hingga penjualan produk.
Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat melihat alur prospek sejak awal hingga menjadi pelanggan, melacak performa tim sales, dan mengidentifikasi peluang yang belum direalisasikan. Dengan kata lain, semua data penjualan dapat tersaji akurat dengan akses mudah.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Sales Tracking System?
- Akurasi data penjualan tinggi: Mencatat setiap transaksi secara otomatis, sangat mendukung metode penjualan secara langsung dengan mengurangi risiko kesalahan input manual dari spreadsheet tradisional.
- Menghemat waktu pelaporan: Anda bisa mendapatkan informasi seperti total penjualan dan performa tim secara instan tanpa pencarian manual.
- Integrasi dengan sistem pendukung lainnya: Sales tracking system bisa terhubung dengan CRM hingga manajemen SDM, menciptakan alur kerja yang efisien.
- Analisis perilaku dan preferensi pelanggan: Data yang diperoleh membantu bisnis memahami tren pelanggan, retensi, dan peluang upselling dengan lebih baik.
- Mendukung strategi penjualan dan pemasaran yang tepat sasaran: Dengan metrik nilai transaksi rata-rata dan konversi penjualan, bisnis bisa merancang strategi yang lebih relevan dan berdampak.
- Memantau performa individual tenaga penjual: Sistem ini memungkinkan evaluasi akurat terhadap pencapaian setiap anggota tim berdasarkan target perusahaan.
- Pengambilan keputusan berbasis data yang terstruktur: Informasi dari sales monitoring system disusun secara komprehensif, memudahkan manajemen dalam menyusun kebijakan penjualan yang lebih efektif.
Bagaimana Cara Kerja Sales Tracking System?
Sistem sales tracking bekerja dengan lima alur berikut ini:
1. Identifikasi target audiens
Pertama, bisnis perlu memahami pelanggannya sebelum merencanakan proses salesnya. Untuk itu, bisnis harus mengumpulkan data klien seperti usia, jenis kelamin, lingkungan sosial pelanggan, dan lainnya.
2. Identifikasi sumber audiens
Selanjutnya, bisnis harus mencari tahu platform mana yang sering digunakan pelanggannya, baik online maupun offline. Setelah mengetahui informasi ini, bisnis dapat membuat daftar point of entry yang memungkinkan.
3. Tentukan tahapan prospek masuk
Selanjutnya, perusahaan menentukan tahap yang prospek masuk dalam sales funnel. Melalui tahap ini, bisnis dapat melihat dengan sekilas prospek berada pada tahap apa.
4. Tentukan cara agar customer tertarik
Selanjutnya, bisnis mengidentifikasi bagaimana cara mempengaruhi prospek agar menarik. Misalnya melalui webinar, marketing, dan konten media sosial untuk mempengaruhi prospek melakukan pembelian.
5. Tentukan metriks
Bisnis perlu mengetahui metriks prospek melalui aplikasi sales tracking, salah satunya dalam hal jumlah traffic website. Untuk menentukannya, anda dapat menggunakan metode OKR (Objectives and key results) atau KPI (Key performance indicator).
Manfaat Sales Tracking System untuk Bisnis
Sistem sales tracking memiliki peran besar dalam membantu bisnis untuk mengumpulkan data penjualan, seperti:
1. Melacak penjualan
Tools yang ada dalam software omnichannel ini akan menyimpan semua aktivitas penjualan yang datanya terakses oleh manajer dan tim sales. Melaluinya, bisnis dapat menganalisis strategi penjualan yang paling efektif dan efisien.
2. Memonitor aktivitas tim sales
Walau memiliki mobilitas yang tinggi, dengan sistem sales tracking para sales dapat dipantau secara real time melalui platform CRM berbasis ponsel.
3. Alat ukur kinerja pegawai
Setelah mengukur kinerja pegawai, pegawai akan mampu bekerja lebih optimal sehingga perusahaan mendapat lebih banyak keuntungan.
4. Memonitor keberhasilan bisnis
Selanjutnya, sistem sales tracking ini dapat memantau performance bisnis secara real time sehingga data yang dihasilkan bisa menjadi bahan pertimbangan saat menyusun strategi mengembangkan bisnis.
5. Sales tracking system dapat membuat laporan otomatis
Sales tracking system memiliki fitur laporan kunjungan sales otomatis yang memuat data penjualan dan kinerja karyawan yang dapat manajer akses secara real time.
6. Mendapatkan insight detail dan mendalam
Selanjutnya, sistem ini juga dapat memberikan wawasan dan perspektif holistik terkait penjualan pada tim sales sehingga lebih mudah untuk mengetahui apa yang ada pada sales funnel.
7. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Melalui wawasan dan informasi yang ada karena sales tracking, tim sales lebih mudah untuk memperbaiki serta meningkatkan setiap tahapan penjualan.
8. Meningkatkan produktivitas dan pendapatan tim sales
Aplikasi sales tracker menyebabkan tim sales untuk lebih fokus terhadap tugas dan pekerjaan yang lebih penting sehingga produktivitas keseluruhannya meningkat.
9. Menghemat biaya operasional perusahaan
Penghematan biaya operasional perusahaan tidak kalah penting dengan poin lainnya karena perusahaan dapat menggunakan dana tersebut untuk kebutuhan yang lebih penting.
Baca juga: 5 Tips Mengoptimalkan Akurasi Sales Forecasting
Fitur Penting Sales Tracking System yang Menunjang Produktivitas Bisnis Anda
Terdapat beberapa fitur yang menandakan suatu sistem sales tracking akan mendukung peningkatan bisnis, meliputi:
1. Quotation & sales order management
Pendataan lebih sulit bila harus melakukan follow-up kepada calon konsumen perusahaan Anda. Hal itu tidak mungkin Anda temukan bila menggunakan sistem.
Penggunaan sistem penjualan akan secara otomatis melakukan prospek kepada calon konsumen. Tentu hal ini membuat produktivitas dan kinerja tim penjualan Anda lebih efektif.
2. Multi price list
Bila manajer penjualan masih nyaman dengan kerangka manual akan sangat sulit dalam mendata daftar harga yang berbeda. Anda tidak perlu takut pendataan salah harga dengan aplikasi penjualan.
Karena sistemnya bisa mendata secara otomatis ketika adanya perbedaan harga pada produk. Kemudian daftar harga yang kompetitif bisa terkirim kepada calon konsumen.
3. Sales target management
Membuat strategi pemasaran dalam sales tracking system akan sulit bila Anda tidak mengetahui strategi yang tepat bagi produk Anda. Tim sales akan kesulitan untuk menentukan calon pelanggan produk Anda.
Namun, Anda tidak perlu takut dan panik terhadap perencanaan pemasaran bisnis. Manajer penjualan bisa merencanakan, memantau dan mengevaluasi pemasaran produk melalui aplikasi penjualan.
4. Payment follow up management
Pendataan pembayaran yang tertunda pada klien menjadi lebih efektif dengan aplikasi sales atau Penjualan. Anda tidak perlu takut bila dokumen manual rusak atau hilang karena datanya tetap tersimpan aman dengan cloud system.
5. Sales commision management
Pencatatan target menggunakan sistem akan secara otomatis mencatat penjualan per tenaga penjualan. Hal ini bisa mengatasi ketidaksesuaian data lapangan dengan laporan penjualan bulanan.
6. In-depth analytics reporting
Evaluasi bisnis adalah faktor penting agar bisa terus melakukan inovasi. Namun, indikasi apa yang penting untuk bisa mencapainya? Indikasi seperti pivot table, grafik serta diagram adalah faktor untuk evaluasi penjualan.
Lalu bagaimana Anda mendapatkan datanya? Tentu jawabannya ada pada data aplikasi penjualan. Karena sistemnya akan otomatis membuat laporan analitik sesuai kebutuhan perusahaan.
7. Akses Mobile
Pengguna aplikasi sales tracking dapat mengakses aplikasi kapan saja dan di mana saja dengan mudah dan langsung dari perangkat seluler.
Hal ini memastikan tim penjualan tetap bisa terhubung dengan data dan aktivitas penjualan secara real-time.
8. Live Sales GPS Tracking
Fitur GPS tracking memungkinkan manajer penjualan memantau dan melacak posisi tim sales di lapangan secara langsung. Selain itu, fitur ini juga mendukung sistem absensi berbasis check-in dan check-out, sehingga aktivitas harian tim tercatat otomatis.
Dengan visibilitas ini, manajer dapat memastikan setiap fitur sistem seperti manajemen target dan pelaporan analitik dapat berjalan selaras dengan kondisi lapangan yang sesungguhnya.
Baca juga : Barcode Asset Tracking Software: Definisi dan Manfaatnya
Efisiensikan Proses Penjualan Anda dengan Sistem CRM HashMicro
HashMicro adalah penyedia aplikasi CRM yang berdiri sejak tahun 2015. Dengan lebih dari 2.000 klien terkemuka, HashMicro berkomitmen menghadirkan software CRM yang mudah digunakan, fleksibel, dan akurat untuk berbagai industri.
Sistem ini membantu bisnis mengelola data pelanggan, mempercepat proses penjualan, serta membangun hubungan yang lebih kuat dengan klien. CRM HashMicro sudah dilengkapi dengan enam fitur unggulan yang mendukung efisiensi tim sales dan marketing.
Selain itu, HashMicro sales tracking system juga memberikan berbagai kemudahan pra-pembelian seperti demo gratis, konsultasi bisnis tanpa biaya, hingga kebebasan menambah user tanpa tambahan biaya.
Tidak hanya itu, CRM HashMicro memiliki sejumlah keunggulan tambahan yang membuatnya unggul di pasar:
- UI/UX ramah pengguna yang mendukung pemberdayaan karyawan sehingga sistem mudah dipelajari bahkan oleh staf baru
- Skalabilitas tinggi yang mampu mengikuti perkembangan bisnis.
- Opsi kustomisasi sistem agar sesuai kebutuhan spesifik perusahaan.
- Laporan analitik komprehensif untuk mendukung keputusan bisnis.
- Automasi alur kerja sales dan marketing untuk mempercepat closing deal.
- Integrasi dengan berbagai modul bisnis lain, termasuk inventory, akuntansi, hingga POS.
- Dukungan teknis responsif dari tim HashMicro yang memastikan operasional bisnis berjalan lancar.
Kesimpulan
Sales tracking system adalah alat penting untuk membantu perusahaan memastikan proses penjualan berjalan lebih terarah dan terukur. Dengan memilih tools pendukung penjualan yang tepat, bisnis dapat meningkatkan efektivitas strategi penjualan sekaligus memperkuat hubungan dengan pelanggan.
Salah satunya adalah HashMicro sebagai solusi utama dalam membantu bisnis memonitor penjualan dan kinerja karyawan. HashMicro menyediakan aplikasi penjualan barang untuk proses penjualan yang lebih cerdas, cepat, dan efektif. Coba demo gratis sekarang dan lihat bagaimana sistem ini dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda.
Pertanyaan Seputar Sales Tracking System
-
Apa perbedaan sales tracking system dan CRM?
Sales tracking system berfokus pada pemantauan aktivitas dan kinerja penjualan secara real-time, seperti progress deal, target, dan pergerakan tim di lapangan. Sementara CRM (Customer Relationship Management) lebih luas cakupannya dengan mencakup pengelolaan hubungan pelanggan dari awal hingga purna jual. Singkatnya, sales tracking adalah bagian dari ekosistem CRM, bukan penggantinya.
-
Apakah sales tracking system bisa diintegrasikan dengan sistem lain?
Ya. Mayoritas sales tracking system modern dapat diintegrasikan dengan berbagai platform seperti CRM, ERP, software akuntansi, hingga tools komunikasi seperti WhatsApp dan email. Integrasi ini memungkinkan data mengalir otomatis antar sistem tanpa input manual, sehingga mengurangi risiko kesalahan data dan menghemat waktu operasional tim.
-
Apakah bisnis kecil membutuhkan sales tracking system?
Justru bisnis kecil menjadi yang paling diuntungkan. Dengan sumber daya terbatas, setiap keputusan penjualan harus berbasis data yang akurat. Sales tracking system membantu bisnis kecil memantau performa tim, menghindari follow-up yang terlewat, dan mengidentifikasi peluang lebih cepat tanpa perlu menambah tenaga kerja administratif.
-
Apa tantangan yang sering terjadi tanpa sales tracking system?
Tanpa sistem yang tepat, bisnis umumnya menghadapi beberapa masalah krusial seperti data penjualan tersebar dan tidak konsisten, manajer kesulitan memantau kinerja tim secara real-time, follow-up ke prospek sering terlewat, hingga laporan penjualan yang memakan waktu lama untuk disusun secara manual. Akumulasi masalah ini berujung pada hilangnya peluang dan penurunan konversi penjualan.
-
Dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem sales?
Berikut adalah beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem sales:
1. Faktur penjualan tunai.
2. Pita register kas.
3. Credit card sales slip.
4. Bill of lading.
5. Faktur penjualan COD.Baca selengkapnya di sini!
