Pernahkah Anda menemukan perbedaan antara jumlah stok di gudang dan catatan di sistem? Situasi seperti ini lebih umum terjadi dari yang disangka, dan itulah mengapa stock take ada, yaitu untuk mencocokkan jumlah stok di gudang dan catatan.
Setiap perusahaan memiliki frekuensi stock take yang berbeda. Ada yang melakukannya setahun sekali, ada pula yang lebih rutin tergantung volume dan jenis barang yang dikelola.
Semakin besar skala operasional, semakin kompleks pula tantangan yang dihadapi, mulai dari kesalahan pencatatan hingga selisih stok yang sulit dilacak penyebabnya.
Untungnya, ada berbagai pendekatan dan alat yang bisa membantu proses ini berjalan lebih terstruktur, sehingga tim bisa lebih fokus menganalisis data daripada menghabiskan waktu untuk pekerjaan manual yang berulang.
Key Takeaways
|
Apa itu Stock Take?
Stock take adalah proses menghitung dan memverifikasi jumlah stok barang di gudang secara fisik, kemudian mencocokkannya dengan catatan persediaan di sistem.
Bagi bisnis, khususnya di sektor B2B dengan volume transaksi besar, stock take sangat penting untuk memastikan akurasi data persediaan, mencegah selisih stok, serta membantu manajemen mengambil keputusan yang tepat.
Mengapa Stock Take Penting?
Seperti penjelasan di atas, stock take menyoroti masalah pada kontrol stok dan bagian-bagian lain yang berakibat terhambatnya bisnis Anda untuk meraih keuntungan.
Menurut Wallstreetmojo, stock taking berperan penting dalam memverifikasi kembali inventaris di akhir tahun guna memastikan laporan keuangan yang disajikan tetap objektif dan akurat.
Berikut ini adalah alasan-alasan mengapa setiap perusahaan harus melakukannya secara reguler.
1. Membantu memastikan akurasi data stok
Stock take membantu perusahaan mencocokkan catatan inventaris dengan jumlah fisik barang yang sebenarnya. Hal ini penting agar data stok yang digunakan untuk operasional, pembelian, dan penjualan tetap akurat.
2. Menemukan selisih stok lebih cepat
Selisih stok bisa terjadi karena kesalahan input, barang rusak, kehilangan, atau pencurian. Dengan stock take rutin, perusahaan dapat lebih cepat menemukan sumber masalah dan segera melakukan tindak lanjut.
3. Mendukung perencanaan pembelian yang lebih tepat
Hasil stock take memberi gambaran stok mana yang mulai menipis dan mana yang terlalu lama tertahan di gudang. Dengan begitu, perusahaan bisa membuat keputusan pembelian yang lebih efisien.
4. Mengurangi risiko overstock dan stockout
Pengecekan stok secara berkala membantu bisnis menjaga jumlah persediaan tetap seimbang. Ini penting untuk menghindari kelebihan stok yang membebani biaya simpan maupun kekurangan stok yang mengganggu penjualan.
5. Membantu laporan keuangan lebih akurat
Persediaan termasuk komponen penting dalam laporan keuangan perusahaan. Karena itu, stock take membantu memastikan nilai inventaris yang dicatat lebih sesuai dengan kondisi aktual di lapangan.
Dengan proses dan laporan yang akurat, Anda dapat menentukan strategi harga yang baik dan menghasilkan profit tertinggi. Oleh karena itu, adanya penghitungan stok yang akurat menggunakan aplikasi stock opname sangatlah penting agar bisnis Anda berjalan lancar.
Proses Stock Take yang Tepat dan Efisien
Tentukan jadwal dan metode
Tentukan kapan stock take dilakukan dan cara hitung yang akan dipakai.
Siapkan data dan area gudang
Rapikan lokasi penyimpanan dan siapkan data stok sebelumnya.
Hitung stok fisik
Cek jumlah, kode, dan kondisi barang langsung di lapangan.
Cocokkan dengan data sistem
Bandingkan hasil hitung fisik dengan catatan inventaris.
Telusuri selisih stok
Cari penyebab jika ditemukan jumlah yang tidak sesuai.
Sesuaikan dan evaluasi
Perbarui data stok lalu gunakan hasilnya untuk perbaikan.
Agar hasil stock take akurat, perusahaan perlu menjalankannya dengan langkah yang terstruktur. Proses ini bukan hanya menghitung barang di gudang, tetapi juga memastikan data stok benar-benar sesuai dengan kondisi fisik di lapangan.
1. Menentukan jadwal dan metode stock take
Langkah pertama adalah menentukan kapan stock take akan dilakukan serta metode yang digunakan. Perusahaan bisa memilih stock take berkala, stock opname tahunan, atau cycle count tergantung jumlah barang, kapasitas tim, dan kebutuhan operasional.
2. Menyiapkan data stok dan area gudang
Sebelum perhitungan dimulai, tim perlu menyiapkan data persediaan dari sistem atau catatan sebelumnya. Area gudang juga sebaiknya dirapikan terlebih dahulu agar barang mudah ditemukan, tidak tercampur, dan proses penghitungan berjalan lebih lancar.
3. Menghitung stok fisik secara langsung
Setelah persiapan selesai, tim mulai menghitung jumlah barang secara fisik di lokasi penyimpanan. Pada tahap ini, perusahaan biasanya mencocokkan kode barang, nama item, jumlah, dan kondisi produk untuk mengurangi risiko salah hitung.
4. Mencocokkan hasil fisik dengan data sistem
Hasil penghitungan fisik kemudian dibandingkan dengan data stok yang tercatat. Dari sini, perusahaan bisa melihat apakah ada selisih jumlah, barang yang hilang, kesalahan input, atau stok yang sebenarnya sudah tidak layak pakai.
5. Menelusuri penyebab selisih stok
Jika ditemukan perbedaan antara data dan kondisi fisik, langkah berikutnya adalah mencari penyebabnya. Selisih stok bisa terjadi karena pencatatan yang tidak akurat, barang rusak, kehilangan, salah penempatan, atau proses keluar-masuk barang yang tidak tercatat dengan baik.
6. Melakukan penyesuaian dan evaluasi
Setelah penyebabnya diketahui, perusahaan dapat melakukan penyesuaian data stok agar catatan inventaris kembali akurat. Hasil stock take ini juga perlu dievaluasi untuk memperbaiki prosedur penyimpanan, pencatatan, dan pengawasan stok pada periode berikutnya.
Kesimpulan
Melihat dari tujuan dan manfaat dari aktivitas ini, jelas, stock taking tidak bisa terlewatkan. Proses penghitungan perlu Anda lakukan dengan benar agar hasilnya pun akurat. Jika tidak, maka akan berpengaruh pada proses penjualan. Bahkan jika terus-menerus terjadi, Anda akan mengalami kerugian.
Lebih jauh lagi, agar stock take lebih efektif dan cepat, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan sistem yang mengotomatiskan seluruh aktivitas penghitungan stok.
FAQ Stock Take
-
Apa arti stock out?
Stock out atau stok habis adalah kondisi di mana persediaan suatu produk di gudang atau toko habis dan tidak tersedia untuk dibeli atau dikirimkan oleh pelanggan.
-
Apa arti kehabisan stok?
Kehabisan stok, atau Out of stock (OOS), terjadi ketika suatu bisnis kehabisan stok untuk suatu produk tertentu . Artinya, produk tersebut tidak tersedia di gudang atau toko untuk dibeli oleh pelanggan.
-
Apa itu just in time?
Just in Time (JIT) adalah filosofi manajemen produksi dan inventaris yang bertujuan mengurangi pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan menekan biaya dengan memproduksi barang atau mengirimkan bahan baku hanya ketika dibutuhkan untuk memenuhi permintaan spesifik.
