Pembukuan Stok Barang yang Efisien untuk Bisnis Anda

Ketika stok barang tidak terkelola dengan baik, beberapa masalah dapat muncul. Diantaranya understock, overstock, atau kebutuhan ruang tambahan untuk penyimpanan barang. Hal ini terjadi karena perusahaan tidak melakukan kegiatan pembukuan stok barang secara efektif.

Penyebab kesalahan tersebut pada umumnya adalah karena proses pembukuan stok barang masih dilakukan secara manual, yang mana meningkatkan potensi terjadinya human error. Hal ini bisa diatasi dengan menggunakan software inventaris yang tepat.

Sebenarnya, pembukuan stok barang bukanlah hal yang sulit jika perusahaan menggunakan software inventaris yang tepat dan terintegrasi. Dengan sistem yang otomatis, proses pencatatan menjadi lebih cepat, akurat, dan mudah dipantau kapan saja.

Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian dan fungsi pembukuan stok barang, serta solusi praktis agar proses ini dapat berjalan lebih mudah, efisien, dan akurat.

Apa itu Pembukuan Stok Barang?

Pembukuan stok barang merupakan kegiatan esensial dalam mengelola persediaan di perusahaan. Dengan mencatat kuantitas produk fisik yang ada di gudang, pengusaha dapat memastikan kesesuaian antara data pada catatan dengan kondisi sebenarnya.

Laporan stok barang adalah dokumen yang merangkum jumlah, jenis, dan pergerakan barang dalam suatu periode tertentu. Laporan ini dibuat berdasarkan data pencatatan stok harian, mingguan, atau bulanan yang diperoleh dari sistem software manajemen inventaris atau pencatatan manual.

Laporan ini sangat penting karena membantu perusahaan dalam mengontrol ketersediaan barang, mencegah kekurangan atau kelebihan stok, serta meminimalkan risiko kehilangan atau pencurian.

Tujuan Membuat Pembukuan Stok Barang

Manajemen stok barang merupakan aspek penting dalam pengelolaan persediaan yang membantu perusahaan menjaga kestabilan operasional dan keuangan. Dengan pembukuan yang teratur, perusahaan tidak hanya bisa mencatat arus keluar-masuk barang, tetapi juga memahami kondisi stok secara menyeluruh. 

Berikut adalah beberapa tujuan utama dari pembuatan pembukuan stok barang:

1. Mengetahui jumlah stok secara real-time

Pembukuan stok membantu perusahaan memantau jumlah barang yang tersedia setiap saat. Dengan data ini, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

2. Mencegah kehilangan dan kecurangan

Pencatatan stok secara rutin dapat mendeteksi selisih antara stok fisik dan catatan. Hal ini mencegah terjadinya pencurian, penipuan, atau kesalahan pencatatan.

3. Mendukung pengambilan keputusan bisnis

Informasi stok yang akurat membantu manajemen menentukan waktu terbaik untuk pembelian atau promosi. Ini juga mendukung strategi pengendalian biaya dan efisiensi operasional.

4. Mempermudah perhitungan laba rugi

Nilai stok yang tercatat menjadi dasar dalam menghitung HPP dan keuntungan bersih. Dengan begitu, laporan keuangan jadi lebih akurat dan terpercaya.

5. Memenuhi kewajiban administrasi dan audit

Pembukuan stok yang rapi mempermudah proses audit oleh pihak internal maupun eksternal. Selain itu, ini menunjukkan kepatuhan terhadap standar akuntansi dan regulasi bisnis.

6. Mengoptimalkan operasional gudang

Catatan stok yang teratur membantu mempercepat proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang. Alur kerja gudang jadi lebih tertata dan minim kesalahan.

Manfaat Penggunaan Pembukuan Stok Barang

Anda dapat memperoleh beberapa keuntungan dari pembukuan stok barang, seperti berikut ini:

1. Mengoptimalkan persediaan

Perusahaan dapat mengoptimalkan tingkat persediaan mereka. Mereka dapat memantau stok dengan lebih baik, menghindari kelebihan stok yang mengikis laba, dan juga mencegah kekurangan stok yang dapat mengganggu operasi bisnis.

2. Meningkatkan efisiensi operasional

Perusahaan dapat menghindari pemborosan waktu, tenaga, dan sumber daya lainnya dengan mengetahui kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli atau diproduksi.

3. Meningkatkan pelayanan pelanggan

Perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik. Mereka dapat memastikan ketersediaan dan pengiriman tepat waktu barang yang diminta, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun reputasi positif.

4. Membantu analisis kinerja bisnis

Selain itu, sistem pembukuan stok barang yang efisien juga bisa memudahkan perencanaan keuangan di berbagai sektor, seperti sektor industri karena memerlukan catatan barang atau stok yang akurat.

Untuk mendapatkan gambaran harga sistem pembukuan stok barang, unduh skema perhitungan software ERP inventaris melalui gambar di bawah ini.

Komponen Utama yang Ada di Buku Stok Barang

Berikut adalah daftar komponen penting yang harus ada dalam buku stok barang beserta fungsinya:

1. Tanggal transaksi

• Menunjukkan kapan barang masuk atau keluar dari gudang.
  
• Membantu melacak riwayat pergerakan stok berdasarkan waktu secara kronologis.

2. Kode barang

• Kode unik yang diberikan untuk setiap jenis barang.
  
• Mempermudah identifikasi dan pencarian barang dalam sistem atau arsip manual.

3. Nama barang

• Menjelaskan nama atau deskripsi lengkap barang yang dicatat.
  
• Membantu pengguna non-teknis memahami barang tanpa harus melihat kode.

4. Satuan

• Menyatakan satuan hitung barang (misalnya: pcs, dus, liter, kg, dll).
  
• Berguna untuk memastikan jumlah dan jenis unit yang tercatat konsisten.

5. Jumlah masuk

• Jumlah barang yang ditambahkan ke dalam stok (barang masuk).
  
• Dicatat saat pembelian, pengembalian barang, atau hasil produksi.

6. Jumlah keluar

• Jumlah barang yang dikeluarkan dari stok (barang keluar).
  
• Dicatat saat terjadi penjualan, pemakaian internal, atau barang rusak.

7. Saldo akhir

• Menunjukkan jumlah stok barang terakhir setelah transaksi masuk atau keluar.
  
• Saldo ini diperbarui setiap kali terjadi perubahan dalam jumlah stok.

8. Keterangan

• Kolom tambahan untuk mencatat informasi penting seperti nama pemasok, nomor faktur, atau alasan barang keluar.
  
• Berguna untuk referensi lebih lanjut saat audit atau pengecekan ulang.

9. Harga satuan (Opsional)

• Menampilkan harga per unit barang.
  
• Diperlukan jika buku stok juga digunakan untuk menghitung nilai persediaan.

10. Total nilai barang (Opsional)

• Merupakan hasil perkalian antara jumlah dan harga satuan.
  
• Digunakan dalam pembukuan keuangan untuk menghitung total aset dari stok barang.

Fungsi Pembukuan Stok Barang bagi Perusahaan

Metode pembukuan stok barang menjadi penting untuk diimplementasikan dalam proses bisnis karena metode ini memberikan dampak yang signifikan terhadap keuangan perusahaan.

Selain itu, penerapan metode ini juga mempermudah pencocokan dan pengendalian biaya yang tercantum dalam bill of quantity, sehingga membantu dalam perencanaan anggaran dan pengelolaan biaya secara efektif.

1. Mengetahui pergerakan stok

Pengusaha dapat mengetahui barang mana sajakah yang masih ada, yang sudah keluar, dan yang sedang dalam proses retur oleh pembeli. Hal ini dapat menjadi suatu pertimbangan untuk pembelian barang lainnya. 

2. Melihat arus penjualan

Dengan ini, pengusaha dapat mencatat barang manakah yang paling laris sehingga pengusaha dapat mengetahui barang mana yang memerlukan restock. Terlebih lagi, pengusaha dapat mengendalikan arus stok barang untuk memenuhi pesanan dari pembeli.

3. Menghindari kecurangan 

Dalam bisnis penjualan barang, kecurangan bisa terjadi baik oleh pihak internal maupun eksternal. Melakukan pembukuan stok membantu mendeteksi tindakan curang terhadap stok barang, sehingga kecurangan dapat diminimalisir atau dihindari.

4. Evaluasi kinerja bisnis

Dengan membandingkan jumlah stok aktual dengan target atau perkiraan, perusahaan dapat mengevaluasi seberapa baik mereka mengelola persediaan mereka. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi area di mana efisiensi dapat ditingkatkan atau masalah dapat diselesaikan.

Langkah-Langkah Membuat Pembukuan Stok Barang

Penyusunan laporan stok secara manual biasanya dilakukan oleh perusahaan kecil hingga menengah yang belum memiliki banyak barang. Penyusunan laporan secara manual dapat Anda lakukan dengan memanfaatkan aplikasi Excel. 

Berikut ini adalah langkah membuat contoh laporan stok barang gudang yang benar: 

1. Buatlah kertas kerja excel atau sheet baru dan beri nama “data barang” dan buat tabel dengan judul kolom: kode, nama barang, stok awal, masuk, keluar, dan stok akhir.
2. Buat header dengan cara memblok semua kolom tadi dan klik tombol tabel di menu insert. Beri tanda centang pada pilihan “My table has header”.
3. Isi data yang sesuai dengan data barang perusahaan Anda.
4. Buat lembar kerja baru dan beri nama “barang masuk”.
5. Buat kolom dengan judul: tanggal, kode, nama barang, jumlah.
6. Buat sheet baru dan beri nama “barang keluar dan buat kolom yang sama dengan sheet “barang masuk”.
7. Buka atau aktifkan sheet “barang masuk” dan letakkan kursor di kolom nama barang. Ketik “Vlookup” agar jika kode barang Anda ketikkan maka nama barang akan tampil otomatis. 
8. Lakukan hal yang sama pada sheet “barang keluar”.
9. Buka sheet “data barang” dan pada kolom “masuk” masukkan rumus: =Sumif(table6[kode],table8[#thisrow],[kode],table6[jumlah])

Keterangan :

table6[kode] : pilih kode di sheet “barang masuk”

table8[this row] : pilih kode di sheet “data barang”

table6[jumlah] : pilih kolom jumlah di sheet “barang masuk”

10. Pada kolom stok akhir, ketikkan rumus “stok awal” ditambah “masuk” dikurangi “keluar”

Berikut adalah contoh laporan barang masuk dan keluar:

Contoh Laporan Keluar Masuk Barang

Contoh Laporan Keluar Masuk Barang

Contoh Laporan Barang Masuk dan Keluar

Contoh Pembukuan Stok Barang (Inventory) Laporan Keluar Masuk dengan Excel

Berikut adalah contoh pembukuan stok barang laporan yang bisa Anda jadikan referensi. Di bawah ini kami juga menyediakan template gratis yang bisa Anda unduh: 

Download Template Pembukuan Stok Barang

Download Sekarang

Download Sekarang

Download Sekarang

Permudah Pembukuan dengan HashMicro Inventory Software

Berdasarkan contoh di atas, seorang pengusaha yang menjalankan bisnis harus memperhatikan pembukuan stok barang dengan cermat. Pembukuan stok barang merupakan salah satu aspek krusial yang tidak boleh diabaikan. Setiap kesalahan kecil dalam pembukuan dapat berujung pada konsekuensi yang besar bagi kelangsungan bisnis. 

Oleh karena itu, perusahaan perlu menggunakan suatu software bisnis yang bisa mengotomasi dan memantau stok barang secara real-time. Salah satunya perangkat lunak yang bisa Anda gunakan adalah software inventaris barang dari HashMicro.

Inventory software dari HashMicro adalah salah satu sistem ERP terbaik untuk sistem pembukuan stok barang. Berbagai fitur canggih, seperti pelacakan stok secara real-time, pemesanan otomatis, dan analisis data, akan membantu Anda mengambil keputusan yang lebih baik.

Software inventaris barang HashMicro menawarkan beberapa fitur utama, antara lain:

1. 1. RFID Warehouse rack stock in out automation: Identifikasi otomatis barang yang masuk dan keluar dari rak gudang menggunakan tag RFID, meningkatkan akurasi inventaris, efisiensi operasional, dan visibilitas stok.
   2. 3D Warehouse: memvisualisasikan dan mengelola stok atau inventaris dalam bentuk model tiga dimensi (3D) dari gudang atau ruang penyimpanan.
   3. OCR for Receiving: Sistem secara otomatis mengenali dan mengekstrak informasi dari dokumen penerimaan menggunakan teknologi OCR, seperti faktur atau packing slip, dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem ERP
   4. Stock Forecasting: Memperkirakan kebutuhan stok atau inventaris di masa mendatang berdasarkan analisis data historis, tren penjualan, dan faktor-faktor lainnya.
   5. Run Rate Reordering Rules: Mengatur aturan pemesanan barang berdasarkan tingkat konsumsi atau penjualan yang diperkirakan dalam periode tertentu. 
   6. Quality control management: mengelola dan mengontrol kualitas produk selama seluruh siklus, mencakup pemantauan dan pengendalian kualitas bahan baku, proses produksi, dan produk jadi, serta pelacakan dan pelaporan hasil inspeksi kualitas.

Dengan demikian, Software inventaris barang milik Hashmicro tidak hanya bisa membantu perusahaan dalam membukukan stok barang, tetapi software ini memiliki beberapa keunggulan, seperti unlimited users atau kebebasan menambahkan user seiring perkembangan perusahaan, menyediakan beragam modul yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan lainnya.

Kesimpulan

Pembukuan stok barang merupakan kegiatan pencatatan terhadap barang-barang yang tersedia untuk dijual perusahaan. Kegiatan ini dapat memberikan wawasan seputar perputaran stok, sehingga bisa menjadi suatu bahan pertimbangan untuk kegiatan penjualan di masa depan. Selain itu, terdapat beberapa format pencatatan yang pengusaha gunakan untuk membukukan stok barangnya.

Untuk dapat mengefisiensikan kegiatan pembukuan stok barang, Anda dapat menggunakan HashMicro Inventory Software. Melalui perangkat ini, Anda dapat mengoptimasi tingkat stok serta memaksimalkan inventory control dalam gudang Anda. Bila Anda tertarik untuk menggunakan software ini, Anda dapat mencoba demo gratis sekarang juga!

Pertanyaan Seputar Pembukuan Stok Barang

• Apa itu pembukuan stok barang?

  Pembukuan stok barang adalah proses pencatatan keluar-masuknya barang di gudang secara teratur dan sistematis. Tujuannya untuk memantau jumlah persediaan agar pengelolaan stok lebih akurat dan efisien.

• Mengapa pembukuan stok barang penting?

  Pembukuan stok barang penting karena membantu perusahaan menghindari kehabisan atau kelebihan stok yang bisa merugikan operasional. Selain itu, pencatatan yang rapi memudahkan pengawasan, audit, dan pengambilan keputusan bisnis yang tepat.

• Apa yang harus dilakukan jika ada selisih stok?

  Jika ada selisih stok, langkah pertama yang harus dilakukan adalah melakukan pengecekan ulang antara stok fisik dan catatan pembukuan. Setelah itu, cari tahu penyebab selisihnya, seperti kesalahan pencatatan, kehilangan, atau kerusakan, lalu buat penyesuaian dan laporkan secara transparan.