Nota kredit dalam suatu bisnis berguna sebagai dokumen tertulis atau bukti dari transaksi bisnis tersebut. Dokumen tertulis atau bukti tersebut berguna untuk memudahkan ketika ingin melacak transaksi dalam sebuah bisnis. Pelacakan transaksi biasanya terjadi karena adanya kesalahan dalam sebuah transaksi tersebut. Dengan adanya nota kredit, sebuah bisnis dapat menghindari kesalahan-kesalahan teknis dalam operasional bisnis dan juga dalam transaksi menggunakan sistem penjualan.
Daftar Isi
Pengertian Nota Kredit
Memo atau nota kredit adalah berkas atau dokumen tertulis yang membuktikan terjadinya sebuah transaksi atau pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan karena alasan tertentu. Memo kredit ini dibuat dan ditandatangani penjual yang berfungsi untuk mengurangi piutang usaha yang nantinya ditagihkan kepada pembeli. Sama seperti nota debet, nota kredit juga memiliki dua rangkap. Lembar pertama berisi dokumen asli yang nantinya diberikan kepada pembeli dan lembar kedua akan disimpan oleh penjual.
Nota ini juga berfungsi kepada penjual untuk mengkredit barang yang pembeli kembalikan. Pengembalian barang biasanya terjadi karena kerusakan kualitas barang tidak sesuai dengan pesanan atau terjadinya penurunan harga. Kebanyakan catatan kredit berbentuk format PDF ketika terdapat kerusakan pada barang. Kasus lainnya seperti kesalahan dalam jumlah dan jenis barang yang tidak sesuai dengan Purchase Order (PO) pembeli. Anda dapat mengeluarkan nota ini kepada pelanggan karena pelanggan mengembalikan barang atau menolak layanan karena beberapa alasan, ada kelebihan pembayaran pada faktur asli, adanya kesalahan harga pada faktur asli, dan barang mengalami kerusakan selama transit.
Baca Juga: Apa itu Purchase Order dan Apa Kegunaannya bagi Bisnis Anda?
Manfaat Nota Kredit
Menghindari data keuangan yang tidak jelas asal-usulnya
Setiap bisnis harus melakukan pemeriksaan dan laporan keadaan keuangan setidaknya setahun sekali. Pada saat pemeriksaan, sering terdapat transaksi yang tidak jelas asal-usulnya dan kapan transaksi tersebut terjadi. Hal ini dapat terjadi karena kurangnya peduli pemilik usaha terhadap transaksi-transaksi dan nota atau bukti yang ada dalam perusahaan. Dalam meminimalisir hal ini, pemilik usaha dapat membuat catatan atau nota setiap transaksi yang terjadi salah satunya adalah nota atau memo kredit.
Mengetahui kesalahan yang ada pada laporan keuangan
Kesalahan sering terjadi dalam operasional bisnis khususnya bagian keuangan. Untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi pada laporan keuangan, semua transaksi harus tercatat dalam sebuah nota. Inilah salah satu alasan kenapa memo kredit ini diperlukan. Dengan tercatatnya semua transaksi dan kesalahan, pelaku bisnis dapat melakukan evaluasi agar tidak terjadi lagi kedepannya.
Tertib dalam hal administrasi
Fungsi nota kredit lainnya adalah sebagai bentuk usaha untuk tertib dalam hal administrasi. Semua operasional pada sebuah bisnis akan lebih tertib jika terdapat nota atau dokumen tertulis. Untuk mengoperasikannya Anda tidak perlu melakukannya dengan cara manual terutama karena adanya kemungkinan human error, untuk mengatasinya Anda dapat menggunakan sistem manajemen dokumen. Hal ini berguna untuk mempermudah jika suatu saat Anda membutuhkan dokumen tersebut untuk melihat transaksi yang sudah terjadi. Nota atau memo kredit merupakan salah satu bentuk yang dapat membantu pelaku bisnis untuk tertib secara administrasi dan sesuai dengan standar akuntansi.
Sebagai jaminan pada klien saat melakukan transaksi
Klien merupakan salah satu faktor penting dalam perkembangan sebuah bisnis. Hubungan antara klien dan perusahaan harus tetap terjaga dengan baik agar keduanya merasa saling untung. Salah satu cara dalam memuaskan klien adalah dengan memberikan jaminan ketika bertransaksi. Nota atau memo kredit dapat mendapatkan kepercayaan lebih dari klien. Klien akan merasa aman saat berbelanja atau bertransaksi karena adanya jaminan berupa nota atau memo kredit. Karena jika sesuatu terjadi pada barang tersebut, pelaku usaha bersedia mengganti atau mengurangi piutangnya.
Menunjukkan bahwa pelaku bisnis memiliki tanggung jawab
Fungsi terakhir adalah menunjukkan bahwa pelaku bisnis memiliki tanggung jawab. Dengan adanya nota ini, dapat membuktikan bahwa pihak perusahaan bertanggung jawab dan tidak kabur dari kesalahan jika terjadi.
Kelebihan Nota Kredit
Terhindar dari kesalahan dalam pembuatan laporan
Nota ini akan membantu pelaku usaha mencatat semua kesalahan dalam setiap proses operasional bisnis. Pencatatan ini berguna untuk memperbaiki kesalahan yang pernah terjadi dan tidak mengulanginya kembali.
Kesalahan dapat tercatat lebih awal
Nota ini penting dalam bisnis untuk melacak berbagai kesalahan yang bisa saja terjadi dan mencatatnya lebih awal. Hal ini penting agar pelaku usaha tidak mengulangi kesalahan yang sama kedepannya. Berbagai kesalahan yang pernah terjadi dapat Anda lacak dan arsipkan sebagai bahan pembelajaran pada masa yang akan datang.
Membangun hubungan baik dengan klien
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, memo kredit dapat digunakan sebagai jaminan kepada klien saat melakukan transaksi. Mungkin Anda berpikir ini akan merugikan pelaku usaha karena terjadinya pengurangan piutang usaha yang akan menyebabkan semakin kecilnya pendapatan. Tetapi dalam jangka panjang, hal ini akan membangun hubungan baik dengan klien karena mereka merasa untung. Bagaimanapun, menjaga hubungan baik dengan klien sangat penting terhadap berdirinya suatu usaha. Anda juga dapat membangun hubungan baik dengan klien atau anggota bisnis Anda dengan Sistem Manajemen Membership.
Meningkatkan kinerja operasional bisnis
Setelah melakukan evaluasi dari kesalahan yang pernah terjadi, langkah selanjutnya yang perlu Anda lakukan adalah meningkatkan kinerja operasional bisnis. Nota atau memo kredit akan membantu Anda dalam mengevaluasi dan meningkatkan kinerja operasional.
Bisnis terhindar dari kemungkinan konflik
Konflik bisa terjadi kapan saja dengan berbagai alasan termasuk antara pelaku usaha dengan klien. Banyak hal yang dapat menyebabkan konflik ini terjadi salah satunya adalah kesalahpahaman. Dengan adanya nota ini, kesalahpahaman ini tidak akan terjadi karena sudah ada kesepakatan yang tertulis. Dengan itu, bisnis Anda akan terhindar dari kemungkinan konflik.
Perbedaan Antara Nota Kredit dan Nota Debet
Nota debet dikeluarkan pembeli bersamaan dengan barang yang dikembalikan karena barang atau produk yang cacat, rusak, atau tidak sesuai. Sedangkan memo kredit dikeluarkan oleh penjual sebagai bukti transaksi penerimaan barang kembali yang sudah terjual secara kredit lalu diberikan kepada pembeli.
Contoh Nota Kredit
Tidak ada bentuk khusus dalam pembuatan pada contoh nota kredit, namun ada beberapa hal yang wajib tercantum di dalamnya yaitu:
- Nama penjual
- Nama pembeli
- Nomor nota kredit
- Tanggal pembuatan
- Kuantitas barang
- Jenis atau keterangan barang
- Harga barang per unit
- Total harga kredit
- Nama dan tanda tangan penjual
- Tanggal nota dikeluarkan
Hal-hal yang tercantum di atas berguna untuk mempermudah pelaku usaha dalam melakukan pengecekan transaksi. Biasanya juga terdapat pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pengeluaran nota tersebut.
Kesimpulan
Demikianlah penjelasan seputar maksud nota kredit dan manfaatnya untuk bisnis Anda. Nota tersebut sangat penting dalam menghindari kesalahan laporan keuangan dan juga membangun hubungan yang baik dengan klien. Terdapat juga banyak kelebihan pada nota tersebut yang menambah alasan Anda mengapa harus menggunakannya. Tujuan-tujuan tersebut berhubungan dengan pengembangan suatu perusahaan.
Selain dengan nota kredit, Anda juga dapat mengembangkan bidang keuangan perusahaan Anda dengan Sistem Akuntansi dari HashMicro. Sistem ini dapat membantu Anda mengatur pengelolaan arus kas, pembuatan laporan keuangan, pembuatan faktur, jurnal penyesuaian, hingga merekonsiliasi seluruh transaksi bank dengan mudah. Dengan sistem ini, seluruh proses keuangan dalam perusahaan Anda menjadi otomatis dan mudah. Segera jadwalkan demo gratis untuk menerapkan sistem ini ke perusahaan Anda.
