Laporan pembelian barang adalah dokumen penting yang merangkum seluruh transaksi pembelian dalam suatu periode perusahaan. Laporan ini membantu menganalisis pola pembelian dan memastikan ketersediaan barang yang diperlukan untuk operasional.
Namun, apakah Anda sering merasa kewalahan dengan pengelolaan pembelian barang di perusahaan Anda? Tanpa laporan pembelian barang excel yang akurat dan terstruktur, perusahaan berisiko mengalami pemborosan dan kehilangan kontrol atas pengeluaran.
Dalam artikel ini akan membahas secara detail tentang pengertian, manfaat, contoh dan cara membuat laporan purchasing serta tips mengefisiensikannya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Laporan Pembelian?
Laporan pembelian adalah dokumen penting yang mencatat semua transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dalam periode tertentu. Laporan ini mencakup informasi detail mengenai pemasok, jumlah barang yang dibeli, harga per unit, dan total biaya.
Biasanya, laporan purchasing barang dibuat menggunakan Google Sheet, Excel, atau bahkan software procurement untuk proses yang lebih otomatis dan rapi.
Laporan purchasing berfungsi sebagai alat untuk memantau dan mengelola pengeluaran perusahaan, memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan akurat.
Dengan laporan pembelian barang Excel yang terstruktur dan teratur, perusahaan dapat membuat laporan keluar masuk barang serta contoh PO barang untuk memudahkan proses pengadaan.
Fungsi Laporan Pembelian Barang
Laporan pembelian barang memiliki peran yang sangat penting dalam mengelola operasional dan keuangan perusahaan. Dengan memahami fungsi dari laporan ini, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran dan memastikan aktivitas pengadaan berjalan dengan efisien.
1. Mengendalikan biaya dan efisiensi anggaran
Laporan ini juga dapat membantu dalam pengendalian biaya dan efisiensi anggaran. Analisis data pembelian memungkinkan perusahaan mengidentifikasi pola pengeluaran dan mengevaluasi efektivitas pemasok.
Format laporan purchasing barang dan contoh PO barang juga penting untuk kepatuhan dan audit. Dokumentasi yang lengkap memastikan semua transaksi sesuai dengan kebijakan internal dan peraturan eksternal, menghindari masalah hukum atau penalti.
2. Mencegah kekurangan atau kelebihan barang
Laporan pembelian itu penting bagi operasional perusahaan, perusahaan bisa menggunakan aplikasi stok barang untuk mengatur persediaan yang pas. Dengan informasi ini pihak manajemen dapat membuat keputusan berbasis data mengenai pembelian ulang atau pengurangan persediaan.
3. Membantu dalam audit dan pengendalian keuangan
Laporan ini menjadi alat yang penting dalam proses audit keuangan perusahaan. Dengan adanya laporan purchasing, auditor dapat mengevaluasi keabsahan transaksi, memastikan tidak ada pemborosan, dan mengidentifikasi potensi penyimpangan dalam laporan keuangan.
4. Menyediakan informasi untuk keputusan manajemen
Informasi dari laporan purchasing digunakan oleh manajemen untuk mengambil keputusan terkait strategi pengadaan dan kebijakan pengelolaan keuangan. Dengan data ini, perusahaan bisa mengidentifikasi tren pembelian dan menyesuaikan kebijakan agar lebih efektif dan efisien.
5. Membantu perencanaan pengadaan jangka panjang
Dengan data historis dari laporan pembelian, perusahaan dapat merencanakan pengadaan secara strategis, menyesuaikan tren permintaan dan musim tertentu.
Meskipun fokusnya berbeda, laporan ini memiliki peran yang sama pentingnya dengan contoh pembukuan penjualan harian dalam mendukung akurasi pencatatan dan transparansi finansial perusahaan.
Jenis Laporan Pembelian Barang
Laporan pembelian barang tersedia dalam berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Setiap jenis laporan memiliki fokus yang berbeda untuk membantu dalam analisis aktivitas pembelian perusahaan.
1. Laporan Pembelian Harian
Laporan pembelian barang ini berisi informasi tentang semua transaksi pembelian yang dilakukan dalam satu hari tertentu. Laporan ini berguna untuk memantau aktivitas pembelian setiap hari, membantu mengidentifikasi tren, dan mendeteksi penyimpangan yang mungkin terjadi.
2. Laporan Purchasing Mingguan
Laporan ini merangkum transaksi pembelian dalam rentang waktu mingguan. Biasanya laporan ini digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi kebijakan pengadaan, memantau pengeluaran, dan mengukur efisiensi dalam pembelian.
3. Laporan Pembelian Bulanan
Laporan purchasing bulanan adalah ringkasan transaksi yang terjadi selama satu bulan penuh. Laporan ini digunakan untuk memantau pengeluaran dalam periode yang lebih panjang dan membuat perencanaan anggaran untuk periode selanjutnya.
4. Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier
Laporan ini berisi rincian tentang transaksi pembelian yang dilakukan dengan masing-masing pemasok atau supplier. Dengan laporan purchasing barang, perusahaan dapat mengevaluasi performa masing-masing pemasok, membandingkan harga, dan melihat sejauh mana perusahaan bergantung pada pemasok tertentu.
5. Laporan Purchasing Berdasarkan Kategori Barang
Laporan ini merinci pembelian berdasarkan kategori jenis barang tertentu, seperti bahan baku, barang jadi, atau perlengkapan operasional. Dengan laporan ini, perusahaan dapat melihat pola pembelian dan memastikan kebutuhan setiap kategori terpenuhi dengan optimal.
6. Laporan Pembelian Kredit vs Tunai
Jenis laporan ini membedakan antara transaksi yang dilakukan dengan metode pembayaran tunai dan kredit. Informasi ini penting untuk memahami pola pembayaran perusahaan, mengontrol arus kas, dan memastikan kewajiban pembayaran tetap berjalan sesuai dengan jadwal.
Apa Saja Komponen Laporan Purchasing Barang?
Setiap laporan pembelian barang memiliki elemen-elemen penting yang membentuk informasinya. Komponen ini menjadi bagian krusial dalam memastikan laporan tersebut akurat dan bisa digunakan untuk analisis yang tepat.
1. Tanggal transaksi
Tanggal transaksi adalah informasi dasar yang harus ada dalam laporan purchasing. Ini mencatat kapan transaksi pembelian dilakukan, yang berguna untuk melacak waktu dan frekuensi transaksi serta membantu dalam pengendalian laporan keuangan.
2. Nama supplier atau pemasok
Informasi tentang nama supplier atau pemasok mencakup pihak yang menjual barang kepada perusahaan. Komponen ini penting untuk melacak kerjasama dengan pihak pemasok dan memastikan setiap transaksi pembelian teridentifikasi dengan jelas.
3. Deskripsi barang
Deskripsi barang berisi rincian mengenai jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang dibeli. Komponen ini memastikan kejelasan dalam laporan agar perusahaan bisa memantau kebutuhan barang dengan lebih tepat.
4. Jumlah barang yang dibeli
Jumlah barang yang dibeli menunjukkan kuantitas yang dipesan dalam transaksi pembelian. Dengan informasi ini, perusahaan dapat memantau stok yang masuk serta membandingkan dengan jumlah yang dibutuhkan dalam operasi bisnis.
5. Harga satuan dan total biaya
Informasi tentang harga satuan dan total biaya dari setiap transaksi penting untuk memantau pengeluaran. Ini juga membantu perusahaan dalam mengevaluasi efisiensi pembelian dan memeriksa apakah ada perbedaan harga dari pemasok yang berbeda.
6. Metode pembayaran
Metode pembayaran menunjukkan bagaimana perusahaan membayar transaksi pembelian, baik dengan tunai, kredit, atau metode lainnya. Hal ini membantu perusahaan untuk mengontrol alur keuangan dan mengidentifikasi kewajiban yang harus dipenuhi.
7. Total biaya
Total biaya menunjukkan jumlah total yang perusahaan bayarkan untuk membeli suatu produk atau jasa. Komponen ini mencakup semua pengeluaran yang perusahaan keluarkan.
Buat Laporan dengan Sekali Klik Saja!
Ingin tahu bagaimana sistem ini bisa mengubah cara Anda mengelola pembelian? Coba lihat sendiri fiturnya lewat demo gratis dan temukan efisiensinya secara langsung!
Tahapan dalam Proses Pembelian bagi Perusahaan
Proses pembelian dalam perusahaan melibatkan serangkaian langkah yang terstruktur dan sistematis. Berikut adalah tahapan-tahapan tersebut secara rinci:
1. Identifikasi kebutuhan
Tahap awal adalah menentukan kebutuhan barang atau jasa oleh tim terkait (produksi/operasional/manajemen) berdasarkan proyeksi permintaan, rencana produksi, atau kebutuhan operasional.
Laporan stok barang gudang dengan fitur laporan penyesuaian stok otomatis (min–max/ROP) dipakai untuk mengecek ketersediaan dan selisih kebutuhan aktual.
2. Permintaan pembelian (purchase requisition)
Departemen terkait mengajukan purchase requisition (PR) berisi rincian barang/jasa, jumlah, spesifikasi, anggaran, dan target waktu pengiriman. PR melewati alur persetujuan manajemen sebelum masuk ke tim pembelian.
Anda bisa melihat cara membuat purchase requisition sebagai panduan. Agar proses ini menjadi lebih mudah dan efisien, gunakan sistem procurement untuk menyederhanakan pengelolaan permintaan pembelian Anda.
3. Evaluasi dan seleksi pemasok
Tim pembelian menilai pemasok berdasarkan kualitas, harga, kapasitas, lead time, SLA, dan rekam jejak. Proses ini dapat melibatkan RFI/RFQ/RFP untuk membandingkan penawaran. Data historis pemakaian/stok membantu memastikan pemasok mampu memenuhi kebutuhan secara stabil.
4. Penerbitan pesanan pembelian (purchase order)
Perusahaan menerbitkan PO resmi kepada pemasok berisi item, kuantitas, harga, syarat pembayaran/Incoterms, dan jadwal pengiriman. PO berfungsi sebagai kontrak kerja dan acuan operasional untuk penerimaan barang serta penagihan.
5. Penerimaan dan inspeksi barang
Saat barang tiba, tim receiving melakukan pemeriksaan kuantitas & kualitas terhadap PO. Hasilnya dicatat sebagai Goods Receipt Note (GRN) dan diintegrasikan ke laporan keluar-masuk barang. Setiap selisih/kerusakan didokumentasikan untuk klaim atau retur.
6. Pelaporan dan analisis
Data PO–GRN–invoice direkonsiliasi melalui 3-way match sebelum pembayaran. Perusahaan lalu menganalisis tren pembelian, supplier performance, variance harga (PPV), dan kepatuhan kontrak.
Laporan keluar-masuk barang menjadi input penting untuk evaluasi efisiensi dan perbaikan proses.
Contoh Laporan Keuangan Pembelian Barang
Berikut adalah beberapa contoh laporan purchasing yang dapat memberikan gambaran mendalam tentang bagaimana data ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan pengeluaran, meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Laporan pembelian sederhana
Contoh laporan purchasing ini menampilkan daftar transaksi pembelian dalam periode tertentu dengan kolom dasar seperti tanggal, nama barang, jumlah (qty), harga satuan, dan total.
Fungsinya untuk melihat pengeluaran per transaksi secara cepat dan mengecek apakah jumlah dan harga sudah sesuai bukti pembelian.
Laporan pembelian berdasarkan barang
Contoh laporan purchasing ini mengelompokkan pembelian per barang (atau per kategori) dalam periode tertentu. Isinya biasanya nama/kode barang, total qty dibeli, dan total biaya.
Tujuannya untuk mengetahui barang mana yang paling sering dibeli dan berapa biaya yang terserap per barang, sehingga memudahkan pemantauan kebutuhan stok dasar.
Optimalkan pengelolaan pembelian bisnis Anda dengan software purchase order dari HashMicro. Coba demo gratisnya sekarang dan rasakan kemudahannya!
Laporan pembelian berdasarkan pemasok
Laporan ini menampilkan rangkuman transaksi pembelian per pemasok dalam periode tertentu. Setiap tabel biasanya berisi nama pemasok, tanggal transaksi, nama barang, jumlah, harga satuan, total biaya, serta status pembayaran (lunas, belum dibayar, atau termin).
Kami menyediakan template laporan pembelian dalam format Word dan Excel yang dapat Anda download dan sesuaikan secara gratis. Gunakan template ini sebagai panduan untuk membuat contoh laporan purchasing yang profesional dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Contoh Laporan Pembelian Barang
Sudah coba template-nya?
Kalau membuat laporan manual aja bisa semudah ini, bayangkan efisiensinya kalau semuanya otomatis! Gunakan HashMicro Purchasing System untuk proses pembelian yang lebih cepat, akurat, dan tanpa ribet.
Permudah Laporan Pembelian Barang dengan Software HashMicro
HashMicro menyediakan sistem ERP terintegrasi yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses bisnis, termasuk pengelolaan pembelian. Melalui modul software purchase order yang canggih, perusahaan dapat memproses transaksi lebih cepat, mengurangi human error, serta mendapatkan data yang akurat secara real-time.
Sistem ini juga terhubung langsung dengan inventaris dan akuntansi, memastikan setiap pembelian tercatat dan terpantau dengan baik.
Menggunakan aplikasi purchasing untuk mengelola laporan pembelian barang dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa fitur utama yang dapat membantu meningkatkan efisiensi:
- Automatic vendor rating: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk secara otomatis menilai dan memilih vendor terbaik berdasarkan kinerja mereka.
- Cost savings tracking and reporting: Fitur ini membantu perusahaan mengidentifikasi area dan pengelolaan anggaran yang lebih efisien.
- Budget tracking & limit per purchase: Fitur ini memastikan bahwa setiap pembelian sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
- In depth purchase analysis: HashMicro menawarkan analisis pembelian yang mendalam, memberikan perusahaan wawasan yang lebih dalam tentang pola pembelian dan tren pengeluaran.
- Flexible approval based on types: Proses persetujuan yang fleksibel memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan alur persetujuan berdasarkan cabang, divisi, jumlah, dan jenis produk.
Dengan memanfaatkan fitur-fitur ini, HashMicro dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam pengelolaan laporan, sehingga mendukung operasional yang lebih efektif dan pengelolaan anggaran yang lebih baik.
Kesimpulan
Laporan pembelian barang memainkan peran penting dalam operasional perusahaan, membantu memantau dan mengelola pengeluaran dengan lebih efektif. Dengan sistem pembelian memungkinkan perusahaan untuk melacak setiap transaksi pembelian, memastikan transparansi dan akuntabilitas, serta memudahkan proses audit.
Selain itu, laporan ini membantu perusahaan dalam menganalisis pola pembelian, mengidentifikasi peluang penghematan, dan mengoptimalkan hubungan dengan pemasok.
Untuk memaksimalkan manfaat ini, HashMicro menawarkan solusi yang komprehensif dengan fitur-fitur unggulan seperti manajemen pembelian otomatis, integrasi dengan pemasok, pelacakan stok real-time, dan analisis yang mendetail.
Dapatkan demo gratis dan melihat secara lebih detail bagaimana HashMicro dapat membantu perusahaan Anda dalam mengelola pembelian barang secara lebih efektif dan efisien.
Pertanyaan Seputar Laporan Pembelian Barang
-
Mengapa perusahaan memerlukan laporan pembelian barang?
Laporan purchasing barang penting untuk manajemen keuangan dan inventaris. Dengan laporan ini, Anda dapat melacak pengeluaran, memantau stok barang, memastikan akurasi data pembelian, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
-
Seberapa sering perusahaan harus membuat laporan pembelian barang?
Frekuensi pembuatan laporan purchasing barang tergantung pada kebutuhan bisnis perusahaan . Beberapa bisnis membuat laporan harian, mingguan, atau bulanan. Penting untuk membuat laporan secara teratur untuk menjaga keakuratan dan keteraturan catatan keuangan perusahaan.
-
Bagaimana laporan purchasing barang dapat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis?
Laporan pembelian barang memberikan wawasan tentang pola pembelian, pengeluaran, dan stok barang. Informasi ini dapat membantu Anda dalam mengelola inventaris, mengidentifikasi pemasok yang andal, mengendalikan biaya, dan merencanakan anggaran dengan lebih efektif.
