Setiap transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan perlu didokumentasikan secara sistematis. Dokumentasi ini tidak hanya berfungsi sebagai catatan administratif, tetapi juga menjadi dasar pengambilan keputusan strategis terkait pengadaan dan pengelolaan kas.
Di Indonesia, pencatatan pembelian barang menjadi bagian penting dari kepatuhan akuntansi berdasarkan PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan). Selain itu, dokumentasi yang rapi juga diperlukan untuk keperluan audit internal maupun pelaporan pajak sesuai ketentuan Direktorat Jenderal Pajak.
Bagi bisnis retail, manufaktur, hingga jasa, laporan pembelian membantu mengidentifikasi pola pengeluaran dan mengevaluasi performa supplier. Data historis dari catatan ini dapat digunakan untuk negosiasi harga yang lebih baik atau perencanaan anggaran periode berikutnya.
Artikel ini membahas komponen penting dalam menyusun dokumentasi pembelian, berbagai format yang umum digunakan, serta praktik terbaik yang dapat diterapkan sesuai kebutuhan operasional bisnis Anda.
Key Takeaways
|
Apa itu Laporan Pembelian?
Laporan pembelian adalah dokumen penting yang mencatat semua transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dalam periode tertentu. Laporan ini mencakup informasi detail mengenai pemasok, jumlah barang yang dibeli, harga per unit, dan total biaya.
Biasanya, laporan purchasing barang dibuat menggunakan Google Sheet, Excel, atau bahkan software procurement untuk proses yang lebih otomatis dan rapi.
Laporan purchasing berfungsi sebagai alat untuk memantau dan mengelola pengeluaran perusahaan, memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan akurat.
Dengan laporan pembelian barang Excel yang terstruktur dan teratur, perusahaan dapat membuat laporan keluar masuk barang serta contoh PO barang untuk memudahkan proses pengadaan.
Mengapa Bisnis Perlu Mencatat Setiap Transaksi Pengadaan?
Laporan pembelian barang memiliki peran yang sangat penting dalam mengelola operasional dan keuangan perusahaan. Dengan memahami fungsi dari laporan ini, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran dan memastikan aktivitas pengadaan berjalan dengan efisien.
1. Mengendalikan biaya dan efisiensi anggaran
Laporan ini juga dapat membantu dalam pengendalian biaya dan efisiensi anggaran. Analisis data pembelian memungkinkan perusahaan mengidentifikasi pola pengeluaran dan mengevaluasi efektivitas pemasok.
Format laporan purchasing barang dan contoh PO barang juga penting untuk kepatuhan dan audit. Dokumentasi yang lengkap memastikan semua transaksi sesuai dengan kebijakan internal dan peraturan eksternal, menghindari masalah hukum atau penalti.
2. Mencegah kekurangan atau kelebihan barang
Laporan pembelian itu penting bagi operasional perusahaan, perusahaan bisa menggunakan aplikasi stok barang untuk mengatur persediaan yang pas. Dengan informasi ini pihak manajemen dapat membuat keputusan berbasis data mengenai pembelian ulang atau pengurangan persediaan.
3. Membantu dalam audit dan pengendalian keuangan
Laporan ini menjadi alat yang penting dalam proses audit keuangan perusahaan. Dengan adanya laporan purchasing, auditor dapat mengevaluasi keabsahan transaksi, memastikan tidak ada pemborosan, dan mengidentifikasi potensi penyimpangan dalam laporan keuangan.
4. Menyediakan informasi untuk keputusan manajemen
Informasi dari laporan purchasing digunakan oleh manajemen untuk mengambil keputusan terkait strategi pengadaan dan kebijakan pengelolaan keuangan. Dengan data ini, perusahaan bisa mengidentifikasi tren pembelian dan menyesuaikan kebijakan agar lebih efektif dan efisien.
5. Membantu perencanaan pengadaan jangka panjang
Dengan data historis dari laporan pembelian, perusahaan dapat merencanakan pengadaan secara strategis, menyesuaikan tren permintaan dan musim tertentu.
Meskipun fokusnya berbeda, laporan ini memiliki peran yang sama pentingnya dengan contoh pembukuan penjualan harian dalam mendukung akurasi pencatatan dan transparansi finansial perusahaan.
6 Format Dokumentasi Purchasing Sesuai Kebutuhan Bisnis
Laporan pembelian barang tersedia dalam berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Setiap jenis laporan memiliki fokus yang berbeda untuk membantu dalam analisis aktivitas pembelian perusahaan.
1. Laporan Pembelian Harian
Laporan pembelian barang ini berisi informasi tentang semua transaksi pembelian yang dilakukan dalam satu hari tertentu. Laporan ini berguna untuk memantau aktivitas pembelian setiap hari, membantu mengidentifikasi tren, dan mendeteksi penyimpangan yang mungkin terjadi.
2. Laporan Purchasing Mingguan
Laporan ini merangkum transaksi pembelian dalam rentang waktu mingguan. Biasanya laporan ini digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi kebijakan pengadaan, memantau pengeluaran, dan mengukur efisiensi dalam pembelian.
3. Laporan Pembelian Bulanan
Laporan purchasing bulanan adalah ringkasan transaksi yang terjadi selama satu bulan penuh. Laporan ini digunakan untuk memantau pengeluaran dalam periode yang lebih panjang dan membuat perencanaan anggaran untuk periode selanjutnya.
4. Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier
Laporan ini berisi rincian tentang transaksi pembelian yang dilakukan dengan masing-masing pemasok atau supplier. Dengan laporan purchasing barang, perusahaan dapat mengevaluasi performa masing-masing pemasok, membandingkan harga, dan melihat sejauh mana perusahaan bergantung pada pemasok tertentu.
5. Laporan Purchasing Berdasarkan Kategori Barang
Laporan ini merinci pembelian berdasarkan kategori jenis barang tertentu, seperti bahan baku, barang jadi, atau perlengkapan operasional. Dengan laporan ini, perusahaan dapat melihat pola pembelian dan memastikan kebutuhan setiap kategori terpenuhi dengan optimal.
6. Laporan Pembelian Kredit vs Tunai
Jenis laporan ini membedakan antara transaksi yang dilakukan dengan metode pembayaran tunai dan kredit. Informasi ini penting untuk memahami pola pembayaran perusahaan, mengontrol arus kas, dan memastikan kewajiban pembayaran tetap berjalan sesuai dengan jadwal.
Elemen Wajib dalam Catatan Transaksi Pembelian
Setiap laporan pembelian barang memiliki elemen-elemen penting yang membentuk informasinya. Komponen ini menjadi bagian krusial dalam memastikan laporan tersebut akurat dan bisa digunakan untuk analisis yang tepat.
1. Tanggal transaksi
Tanggal transaksi adalah informasi dasar yang harus ada dalam laporan purchasing. Ini mencatat kapan transaksi pembelian dilakukan, yang berguna untuk melacak waktu dan frekuensi transaksi serta membantu dalam pengendalian laporan keuangan.
2. Nama supplier atau pemasok
Informasi tentang nama supplier atau pemasok mencakup pihak yang menjual barang kepada perusahaan. Komponen ini penting untuk melacak kerjasama dengan pihak pemasok dan memastikan setiap transaksi pembelian teridentifikasi dengan jelas.
3. Deskripsi barang
Deskripsi barang berisi rincian mengenai jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang dibeli. Komponen ini memastikan kejelasan dalam laporan agar perusahaan bisa memantau kebutuhan barang dengan lebih tepat.
4. Jumlah barang yang dibeli
Jumlah barang yang dibeli menunjukkan kuantitas yang dipesan dalam transaksi pembelian. Dengan informasi ini, perusahaan dapat memantau stok yang masuk serta membandingkan dengan jumlah yang dibutuhkan dalam operasi bisnis.
5. Harga satuan dan total biaya
Informasi tentang harga satuan dan total biaya dari setiap transaksi penting untuk memantau pengeluaran. Ini juga membantu perusahaan dalam mengevaluasi efisiensi pembelian dan memeriksa apakah ada perbedaan harga dari pemasok yang berbeda.
6. Metode pembayaran
Metode pembayaran menunjukkan bagaimana perusahaan membayar transaksi pembelian, baik dengan tunai, kredit, atau metode lainnya. Hal ini membantu perusahaan untuk mengontrol alur keuangan dan mengidentifikasi kewajiban yang harus dipenuhi.
7. Total biaya
Total biaya menunjukkan jumlah total yang perusahaan bayarkan untuk membeli suatu produk atau jasa. Komponen ini mencakup semua pengeluaran yang perusahaan keluarkan.
Buat Laporan dengan Sekali Klik Saja!
Ingin tahu bagaimana sistem ini bisa mengubah cara Anda mengelola pembelian? Coba lihat sendiri fiturnya lewat demo gratis dan temukan efisiensinya secara langsung!
Tahapan dalam Proses Pembelian bagi Perusahaan
Proses pembelian dalam perusahaan melibatkan serangkaian langkah yang terstruktur dan sistematis. Berikut adalah tahapan-tahapan tersebut secara rinci:
1. Identifikasi kebutuhan
Tahap awal adalah menentukan kebutuhan barang atau jasa oleh tim terkait (produksi/operasional/manajemen) berdasarkan proyeksi permintaan, rencana produksi, atau kebutuhan operasional.
Laporan stok barang gudang dengan fitur laporan penyesuaian stok otomatis (min–max/ROP) dipakai untuk mengecek ketersediaan dan selisih kebutuhan aktual.
2. Permintaan pembelian (purchase requisition)
Departemen terkait mengajukan purchase requisition (PR) berisi rincian barang/jasa, jumlah, spesifikasi, anggaran, dan target waktu pengiriman. PR melewati alur persetujuan manajemen sebelum masuk ke tim pembelian.
Anda bisa melihat cara membuat purchase requisition sebagai panduan. Agar proses ini menjadi lebih mudah dan efisien, gunakan sistem procurement untuk menyederhanakan pengelolaan permintaan pembelian Anda.
3. Evaluasi dan seleksi pemasok
Tim pembelian menilai pemasok berdasarkan kualitas, harga, kapasitas, lead time, SLA, dan rekam jejak. Proses ini dapat melibatkan RFI/RFQ/RFP untuk membandingkan penawaran. Data historis pemakaian/stok membantu memastikan pemasok mampu memenuhi kebutuhan secara stabil.
4. Penerbitan pesanan pembelian (purchase order)
Perusahaan menerbitkan PO resmi kepada pemasok berisi item, kuantitas, harga, syarat pembayaran/Incoterms, dan jadwal pengiriman. PO berfungsi sebagai kontrak kerja dan acuan operasional untuk penerimaan barang serta penagihan.
5. Penerimaan dan inspeksi barang
Saat barang tiba, tim receiving melakukan pemeriksaan kuantitas & kualitas terhadap PO. Hasilnya dicatat sebagai Goods Receipt Note (GRN) dan diintegrasikan ke laporan keluar-masuk barang. Setiap selisih/kerusakan didokumentasikan untuk klaim atau retur.
6. Pelaporan dan analisis
Data PO–GRN–invoice direkonsiliasi melalui 3-way match sebelum pembayaran. Perusahaan lalu menganalisis tren pembelian, supplier performance, variance harga (PPV), dan kepatuhan kontrak.
Laporan keluar-masuk barang menjadi input penting untuk evaluasi efisiensi dan perbaikan proses.
Contoh Laporan Keuangan Pembelian Barang
Berikut adalah beberapa contoh laporan purchasing yang dapat memberikan gambaran mendalam tentang bagaimana data ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan pengeluaran, meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Laporan pembelian sederhana
Contoh laporan purchasing ini menampilkan daftar transaksi pembelian dalam periode tertentu dengan kolom dasar seperti tanggal, nama barang, jumlah (qty), harga satuan, dan total.
Fungsinya untuk melihat pengeluaran per transaksi secara cepat dan mengecek apakah jumlah dan harga sudah sesuai bukti pembelian.
Laporan pembelian berdasarkan barang
Contoh laporan purchasing ini mengelompokkan pembelian per barang (atau per kategori) dalam periode tertentu. Isinya biasanya nama/kode barang, total qty dibeli, dan total biaya.
Tujuannya untuk mengetahui barang mana yang paling sering dibeli dan berapa biaya yang terserap per barang, sehingga memudahkan pemantauan kebutuhan stok dasar.
Optimalkan pengelolaan pembelian bisnis Anda dengan software purchase order dari HashMicro. Coba demo gratisnya sekarang dan rasakan kemudahannya!
Laporan pembelian berdasarkan pemasok
Laporan ini menampilkan rangkuman transaksi pembelian per pemasok dalam periode tertentu. Setiap tabel biasanya berisi nama pemasok, tanggal transaksi, nama barang, jumlah, harga satuan, total biaya, serta status pembayaran (lunas, belum dibayar, atau termin).
Kami menyediakan template laporan pembelian dalam format Word dan Excel yang dapat Anda download dan sesuaikan secara gratis. Gunakan template ini sebagai panduan untuk membuat contoh laporan purchasing yang profesional dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Contoh Laporan Pembelian Barang
Sudah coba template-nya?
Kalau membuat laporan manual aja bisa semudah ini, bayangkan efisiensinya kalau semuanya otomatis! Gunakan HashMicro Purchasing System untuk proses pembelian yang lebih cepat, akurat, dan tanpa ribet.
Siapa yang Paling Membutuhkan Sistem Pencatatan Pembelian Terstruktur?
Siapa yang Paling Membutuhkan Sistem Pencatatan Pembelian Terstruktur?
Studi Kasus: Tantangan Pencatatan Pembelian di Bisnis Indonesia
Sebuah distributor alat kesehatan di Surabaya dengan 50+ supplier menghadapi masalah klasik: data pembelian tersebar di berbagai spreadsheet dan WhatsApp. Akibatnya, tim finance kesulitan melakukan rekonsiliasi saat audit tahunan.
Setelah menerapkan sistem pencatatan terpusat dengan format standar, mereka berhasil:
- Mengurangi waktu rekonsiliasi bulanan dari 5 hari menjadi 1 hari
- Mengidentifikasi supplier dengan lead time terbaik untuk negosiasi kontrak
- Memenuhi persyaratan audit ISO 9001 tanpa dokumen tambahan
Kesesuaian dengan Regulasi Indonesia
Pencatatan pembelian yang baik harus memperhatikan beberapa ketentuan regulasi di Indonesia:
- PSAK 14 (Persediaan): Mengatur metode pencatatan persediaan (FIFO, Average) yang harus konsisten diterapkan.
- PER-03/PJ/2022 (Faktur Pajak): Setiap pembelian dengan PPN harus didukung faktur pajak yang valid untuk pengkreditan pajak masukan.
- UU No. 8 Tahun 1997 (Dokumen Perusahaan): Dokumen transaksi pembelian wajib disimpan minimal 10 tahun untuk keperluan audit dan hukum.
Kapan Bisnis Perlu Beralih dari Spreadsheet ke Sistem Digital?
Pertimbangkan untuk menggunakan sistem digital terintegrasi jika bisnis Anda mengalami kondisi berikut:
- Transaksi pembelian lebih dari 100 per bulan
- Bekerja dengan lebih dari 20 supplier aktif
- Memiliki lebih dari 2 orang yang menginput data pembelian
- Sering terjadi selisih antara catatan pembelian dan stok aktual
- Membutuhkan approval workflow untuk pembelian di atas nominal tertentu
Kesimpulan
Pencatatan pembelian yang terstruktur bukan sekadar kebutuhan administratif, melainkan fondasi penting untuk pengendalian keuangan dan pengambilan keputusan bisnis. Dengan dokumentasi yang konsisten, perusahaan dapat melacak pengeluaran, mengevaluasi performa supplier, dan memenuhi kewajiban compliance.
Bagi bisnis yang masih menggunakan spreadsheet manual, pertimbangkan untuk mengevaluasi kebutuhan berdasarkan volume transaksi dan kompleksitas operasional. Sistem otomatis dapat menjadi solusi ketika pencatatan manual mulai menghambat efisiensi tim.
Apapun metode yang dipilih, pastikan dokumentasi pembelian Anda memenuhi standar akuntansi yang berlaku dan mendukung kebutuhan audit perusahaan.
Pertanyaan Seputar Laporan Pembelian Barang
-
Mengapa perusahaan memerlukan laporan pembelian barang?
Laporan purchasing barang penting untuk manajemen keuangan dan inventaris. Dengan laporan ini, Anda dapat melacak pengeluaran, memantau stok barang, memastikan akurasi data pembelian, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
-
Seberapa sering perusahaan harus membuat laporan pembelian barang?
Frekuensi pembuatan laporan purchasing barang tergantung pada kebutuhan bisnis perusahaan . Beberapa bisnis membuat laporan harian, mingguan, atau bulanan. Penting untuk membuat laporan secara teratur untuk menjaga keakuratan dan keteraturan catatan keuangan perusahaan.
-
Bagaimana laporan purchasing barang dapat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis?
Laporan pembelian barang memberikan wawasan tentang pola pembelian, pengeluaran, dan stok barang. Informasi ini dapat membantu Anda dalam mengelola inventaris, mengidentifikasi pemasok yang andal, mengendalikan biaya, dan merencanakan anggaran dengan lebih efektif.
{
“@context”: “https://schema.org”,
“@type”: “FAQPage”,
“mainEntity”: [{
“@type”: “Question”,
“name”: “Mengapa perusahaan memerlukan laporan pembelian barang?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Answer”,
“text”: “Laporan pembelian barang penting untuk manajemen keuangan dan inventaris. Dengan laporan ini, Anda dapat melacak pengeluaran, memantau stok barang, memastikan akurasi data pembelian, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.”
}
},{
“@type”: “Question”,
“name”: “Seberapa sering perusahaan harus membuat laporan pembelian barang?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Answer”,
“text”: “Frekuensi pembuatan laporan pembelian barang tergantung pada kebutuhan bisnis perusahaan . Beberapa bisnis membuat laporan harian, mingguan, atau bulanan. Penting untuk membuat laporan secara teratur untuk menjaga keakuratan dan keteraturan catatan keuangan perusahaan.”
}
},{
“@type”: “Question”,
“name”: “Bagaimana laporan pembelian barang dapat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Answer”,
“text”: “Laporan pembelian barang memberikan wawasan tentang pola pembelian, pengeluaran, dan stok barang. Informasi ini dapat membantu Anda dalam mengelola inventaris, mengidentifikasi pemasok yang andal, mengendalikan biaya, dan merencanakan anggaran dengan lebih efektif.”
}
}] }
