Tahukah Anda? Tidak membuat buku besar pembantu dengan akurat akan membuka peluang besar terjadinya kesalahan pencatatan dan manipulasi data. Bisnis Anda bisa kehilangan jejak transaksi detail, sehingga risiko selisih laporan keuangan meningkat.
Urgensi memiliki buku besar pembantu yang rapi sendiri terletak pada keterkaitannya dengan implementasi sistem akuntansi yang sehat. Tanpa catatan yang detail, sistem akuntansi tidak akan berjalan optimal.
Hal ini akan mengurangi efektivitas laporan keuangan yang seharusnya mendukung pengambilan keputusan strategis. Untuk itu, baca artikel berikut untuk memahami apa itu buku besar pembantu selengkapnya.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Buku Besar Pembantu?
Buku besar pembantu adalah catatan rinci yang menelusuri transaksi pada akun tertentu, seperti piutang, utang, atau persediaan. Dokumen ini mencatat setiap transaksi secara detail dan mendukung buku besar agar tetap ringkas dan mudah dianalisis.
Melalui buku besar pembantu, Anda dapat mengontrol saldo masing-masing pelanggan, pemasok, maupun aset secara lebih akurat. Ini memudahkan rekonsiliasi, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan transparansi laporan keuangan bisnis Anda.
Jenis-jenis Buku Besar Pembantu
Berdasarkan keadaan yang sesungguhnya, jenis-jenis buku besar tergantung pada banyaknya akun yang perusahaan miliki.
Misalnya saja dokumen subsidiary ledger di perusahaan dagang yang memiliki dua akun yang menjadi acuan, yaitu:
1. Buku besar pembantu utang
Buku besar pembantu utang adalah buku yang berisi kumpulan catatan transaksi utang yang telah perusahaan lakukan. Jenis ini membuat Anda mudah melihat siapa krediturnya sekaligus memantau nominal serta jadwal pembayaran secara rinci.
2. Buku besar pembantu piutang
Buku besar pembantu piutang berisi kumpulan history piutang atau tagihan dari langganan kredit. Catatan ini memuat rincian data debitur, nominal tagihan, dan metode pembayaran yang pembeli lakukan.
Baca juga: 7 Manfaat Penting Sistem Akuntansi bagi Perusahaan
Apa Sajakah Fungsi Buku Besar Pembantu?
Berikut fungsi dari buku besar pembantu atau subsidiary ledger dalam perusahaan:
- Proses penyusunan laporan keuangan menjadi mudah dan meminimalisir adanya kesalahan pencatatan pada buku besar umum.
- Buku besar pembantu dapat menjadi pembanding ketelitian pencatatan buku besar umum karena rincian saldo sudah lebih detail dan jelas.
- Pada pengerjaan laporan akuntansi keuangan di sebuah perusahaan, buku ini dapat menjadi pembagian tugas.
- Buku ini mempermudah mencari informasi mengenai jumlah akun dari pihak yang terkait.
Baca juga: Rekomendasi Akuntansi Apps Terbaik untuk Bisnis Anda!
Sumber Pencatatan Buku Besar Pembantu
Dalam setiap pencatatan transaksi, hal pertama yang perlu Anda perhatikan adalah sumber pencatatannya. Ini karena tanpa bukti transaksi yang jelas, laporan keuangan dianggap tidak valid.
Faktur, nota, kwitansi, dan bukti penerimaan kas adalah contoh konkret sumber pencatatan yang harus selalu Anda simpan.
Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai bukti sah setiap perubahan nominal pada akun utang maupun piutang, sekaligus memastikan setiap transaksi tercatat secara transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Anda bisa mengelola data dengan dua cara, yaitu mencatat transaksi di jurnal umum lalu mempostingnya ke buku besar, atau langsung menggunakan buku pembantu untuk mencatat detail dan membuat daftar saldo tiap akhir periode.
Agar lebih praktis, gunakan software akuntansi yang terintegrasi dengan modul buku besar pembantu. Cek skema harga sistemnya terlebih dahulu melalui banner berikut ini untuk mengetahui perangkat seperti apa yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Manfaat Sumber Pencatatan Buku Besar Pembantu
Berikut ini adalah manfaat dari membuat subsidiary ledger bagi perusahaan Anda:
1. Permudah penyusunan laporan
Pertama, pencatatan ini mempermudah penyusunan laporan karena setiap transaksi sudah terstruktur rapi sejak awal, sehingga proses akhir bulan tidak lagi memakan waktu lama.
2. Sebagai cross-check
Kedua, jurnal umum pembantu berfungsi sebagai alat cross-check. Anda bisa dengan mudah membandingkan data transaksi antar buku, memastikan tidak ada selisih atau kesalahan pencatatan yang merugikan.
3. Hasil laporan menjadi lebih rapi
Ketiga, hasil laporan keuangan menjadi lebih rapi dan profesional. Informasi terorganisir dengan baik, memudahkan manajemen maupun auditor dalam meninjau data melalui software akuntansi.
4. Data bisa ditemukan dengan cepat
Terakhir, data bisa Anda temukan dengan cepat kapan pun diperlukan, sehingga pengambilan keputusan bisnis menjadi lebih efisien dan tepat sasaran.
Kelemahan Buku Besar Pembantu
Subsidiary ledger memang mempunyai manfaat untuk perusahaan, namun Anda juga harus mengetahui kelemahan yang ada pada buku besar pembantu yang meliputi:
1. Butuh tenaga kerja ahli
Membuat pembukuan tambahan piutang tidaklah mudah sehingga tidak semua orang dapat mengerti sepenuhnya akan pembukuan tambahan piutang. Untuk itu, pertimbangkan untuk merekrut akuntan handal.
2. Tidak terhindar dari galat
Menggunakan sebuah sistem yang baik bukan berarti Anda akan terhindar dari error. Galat atau eeror akan tetap ada karena selalu terdapat faktor x yang tidak dapat manusia hindari.
Oleh karena itu, penting untuk Anda mencegahnya dengan memilih sistem dengan dukungan pasca pembelian yang cepat tanggap.
Baca juga: Sistem Akuntansi – Pengertian, Unsur, Manfaat, Karakteristik, dan Fitur
Kelola Buku Besar Pembantu dengan Lebih Mudah Menggunakan HashMicro
Buku besar pembantu adalah komponen penting dalam pencatatan keuangan. Semakin berkembangnya bisnis, pencatatan manual bisa menjadi rumit dan berisiko menimbulkan kesalahan.
Di sinilah HashMicro hadir membantu perusahaan mengelola subsidiary ledger dengan cara yang lebih praktis dan terintegrasi, sehingga tim keuangan dapat bekerja lebih efisien dan akurat.
Berikut beberapa fitur HashMicro yang mendukung pengelolaan buku besar pembantu:
- Otomatisasi pencatatan: Mengurangi pekerjaan manual dengan proses pencatatan yang lebih cepat dan akurat.
- Integrasi data: Menghubungkan subsidiary ledger dengan laporan keuangan utama secara real-time.
- Pelaporan lengkap: Menyediakan laporan detail untuk memudahkan analisis keuangan.
- Akses multi-user: Memungkinkan kolaborasi tim keuangan tanpa mengganggu keamanan data.
- Notifikasi pengingat: Membantu memantau transaksi penting agar tidak ada yang terlewat.
“HashMicro membantu bisnis mengelola buku besar pembantu secara lebih efisien dengan pencatatan yang terstruktur dan akurat, sehingga memudahkan analisis keuangan dan pengambilan keputusan.”
– Jennifer Santoso, Head of Finance and Accounting
Kesimpulan
Buku besar pembantu adalah bagian penting dari pembukuan perusahaan karena laporan keuangan memegang peran krusial dalam pengambilan keputusan bisnis.
Dengan sistem akuntansi dari HashMicro, proses penginputan data menjadi jauh lebih mudah dan hemat waktu karena setiap transaksi akan diproses secara otomatis. Akurasi yang tinggi memungkinkan laporan keuangan dianalisis lebih mendalam dan tepat sasaran.
Dapatkan demo gratis sekarang!
Pertanyaan Seputar Buku Besar Pembantu
-
Apa saja contoh akun yang biasanya memiliki buku besar pembantu?
Contoh akun yang biasanya memiliki buku besar pembantu adalah piutang usaha, utang usaha, dan persediaan. Akun-akun ini membutuhkan rincian detail agar setiap transaksi mudah untuk akuntan lacak.
-
Apa perbedaan antara buku besar umum dan buku besar pembantu?
Buku besar umum mencatat ringkasan transaksi untuk semua akun perusahaan. Sementara itu, buku besar pembantu berisi rincian spesifik dari akun tertentu agar laporan lebih akurat.
-
Apa perbedaan antara ALC buku besar dan ALC anak perusahaan?
ALC buku besar mengacu pada kode akun yang digunakan di tingkat perusahaan induk untuk konsolidasi. Sedangkan ALC anak perusahaan digunakan untuk mencatat transaksi detail di unit bisnis tertentu sebelum digabungkan ke laporan induk.
