Ketahui 8 Elemen Penting dari Total Quality Management (TQM)

Pengertian dari TQM

Total Quality Management (TQM) adalah sistem manajemen kualitas yang berfokus pada kepuasan pelanggan melalui keterlibatan seluruh karyawan dalam proses peningkatan berkelanjutan.

Pendekatan ini memadukan strategi, data, dan komunikasi yang efektif untuk membangun budaya kerja yang berorientasi pada kualitas di setiap aktivitas perusahaan.

Secara sederhana, TQM merupakan cara manajemen memastikan keberhasilan jangka panjang dengan terus menyempurnakan proses, produk, layanan, dan budaya organisasi agar menghasilkan kualitas terbaik bagi pelanggan.

8 Elemen Penting Total Quality Management

Dalam TQM, terdapat sebanyak 8 elemen penting. Adapun elemen tersebut meliputi fokus terhadap pelanggan, keterlibatan karyawan, hingga komunikasi. Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing elemen total quality management:

1. Fokus terhadap pelanggan

Salah satu faktor yang menentukan kualitas produk dan jasa milik perusahaan adalah pelanggan. Para pelanggan nantinya akan menentukan apakah produk atau jasa tersebut telah memenuhi kebutuhan yang mereka inginkan atau tidak.

Meskipun perusahaan telah melakukan berbagai cara untuk mengembangkan produk atau jasa yang mereka tawarkan, pelanggan yang akan memutuskan apakah cara tersebut berguna atau sebaliknya.

2. Keterlibatan karyawan

Keberhasilan perusahaan dalam menjalankan kegiatan perusahaan tidak lepas dari keberadaan karyawan. Sebagai sumber daya perusahaan, karyawan akan mendukung perusahaan dalam meningkatkan kualitas secara terus menerus. 

Perusahaan juga harus memberikan pelatihan bagi para karyawan untuk dapat bekerja secara optimal dalam mencapai target yang perusahaan inginkan.

Anda dapat menggunakan bantuan software manajemen training dalam membantu meningkatkan keterampilan dan mengembangkan potensi karyawan untuk kinerja yang lebih baik.

3. Pemusatan pemerhatian pada proses

Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, terdapat serangkaian proses yang harus dilalui. Perusahaan harus memperhatikan serangkaian proses yang berlangsung.

Memberikan perhatian terhadap peningkatan proses adalah struktur dasar dalam total quality management. Adapun proses tersebut meliputi penerimaan input hingga pada akhirnya menghasilkan output kepada pelanggan.

4. Sistem yang terintegrasi

Pada era digital saat ini, penggunaan teknologi sudah tidak asing lagi. Salah satu teknologi yang dapat perusahaan implementasikan adalah quality management software. Kehadiran dari sistem yang terintegrasi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan operasionalnya.

Sehingga, perusahaan akan dapat mencapai tujuan yang mereka inginkan. Sistem integrasi yang dapat perusahaan Anda implementasikan adalah sistem ERP yang dapat mengotomatisasi berbagai aspek bisnis, serta terintegrasi langsung dengan modul lainnya. 

5. Pendekatan strategi dan sistematik

Elemen ini merupakan salah satu bagian yang cukup penting dalam total management quality. Seringkali proses ini dikenal dengan istilah manajemen strategi atau perencanaan strategi.

Dalam hal ini, perencanaan strategi merupakan kegiatan perumusan strategi untuk mengintegrasikan konsep kualitas ke dalam strategi perusahaan secara menyeluruh.

6. Peningkatan secara berkesinambungan

Dengan adanya peningkatan secara berkelanjutan, tentu ini akan membuat perusahaan untuk melakukan analisis serta menciptakan berbagai cara yang lebih unggul, lebih bersaing, serta lebih efektif untuk dapat mencapai tujuan yang perusahaan inginkan.

Tidak hanya itu, hal ini juga akan memenuhi harapan dari semua pihak yang berkepentingan.

7. Keputusan berdasarkan fakta

Data menjadi salah satu hal yang sangat penting untuk mengetahui bagaimana kinerja sebuah perusahaan. Total quality management mewajibkan bagi perusahaan untuk dapat mengumpulkan serta melakukan analisis data secara berkesinambung.

Sehingga, keputusan yang akan perusahaan ambil akurat dan tepat sasaran. Kehadiran data dapat membuat perusahaan menarik kesimpulan atas kejadian sebelumnya.

8. Komunikasi

Komunikasi menjadi hal yang sangat penting dalam berlangsungnya kegiatan operasional perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan akan melakukan berbagai perubahan, baik itu dalam strategi, kebijakan, metode pelaksanaan, hingga jadwal.

Adanya komunikasi yang baik dapat memperlancar kegiatan operasional. Sehingga, perusahaan dapat mencapai tujuan yang mereka inginkan.

Manfaat dari Total Quality Management

TQM memiliki tujuan utama yaitu meningkatkan kualitas perusahaan serta identifikasi ukuran kualitas terbaik sesuai dengan apa yang pelanggan harapkan. Sehingga, perusahaan dapat meningkatkan competitive advantage pada para konsumen.

Simak penjelasan berikut ini mengenai manfaat dari TQM:

1. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Kepuasan pelanggan akan mengalami peningkatan dengan adanya penerapan sistem manajemen ini. Mengapa demikian? Hal ini karena perusahaan telah memiliki produk atau jasa yang lebih baik daripada kompetitor.

Tidak hanya itu, dengan meningkatnya kepuasan pelanggan, maka akan meningkatkan juga pangsa pasar. Sebab, para pelanggan akan melakukan tindakan atas nama perusahaan untuk dapat mendatangkan pelanggan baru lain.

2. Mengurangi produk yang cacat

Selain meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap perusahaan, TQM juga dapat mengurangi produk yang cacat.

Dengan penerapan total quality management, nantinya perusahaan dapat meningkatkan kualitas pada suatu proses daripada melakukan pemeriksaan atas kualitas menjadi sebuah proses. Mengapa demikian? Hal ini akan mengurangi waktu yang perusahaan butuhkan dalam memperbaiki kesalahan.

3. Biaya menjadi lebih hemat

Adanya implementasi sistem manajemen ini secara konsisten, maka perusahaan dapat mengurangi biaya yang harus mereka keluarkan dalam mendukung kegiatan operasional, khususnya pada bidang scrap, rework, hingga pengurangan biaya garansi.

Dengan TQM, nantinya perusahaan akan dapat meningkatkan keuntungan yang besar atas adanya pengurangan biaya ini.

4. Daya saing semakin kuat

Penerapan total quality management dapat membantu perusahaan untuk bertahan dalam tingkat persaingan dengan kompetitor yang semakin besar. Dalam hal ini, TQM nantinya akan mengembangkan strategi yang efektif dalam menghadapi kompetisi dagang.

Tidak hanya itu, TQM akan membantu perusahaan untuk memahami pelanggan dan pasar untuk bisa memenuhi kompetisi.

Baca juga: Goodwill adalah: Ketahui Manfaat dan Cara Menghitungnya!

Optimalkan Penerapan Total Quality Management dengan Solusi dari HashMicro

Menerapkan Total Quality Management (TQM) secara efektif membutuhkan dukungan sistem yang mampu memantau setiap aspek operasional secara terintegrasi.

HashMicro menghadirkan solusi software manajemen terpadu yang membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, konsistensi kualitas, dan kepuasan pelanggan melalui otomasi proses bisnis yang cerdas.

Dengan sistem ini, perusahaan dapat memastikan setiap tahapan produksi, kontrol mutu, dan evaluasi kinerja berjalan lebih terukur dan transparan. Hasilnya, kualitas meningkat, biaya menurun, dan keputusan bisnis menjadi lebih cepat serta berbasis data. Fitur HashMicro untuk mendukung Total Quality Management:

• Monitoring Kualitas Produk Secara Real-Time: Pantau standar kualitas produk di setiap tahap produksi untuk memastikan hasil akhir sesuai spesifikasi yang ditetapkan.
• Integrasi Data Antar Departemen: Semua informasi penting mulai dari pembelian bahan baku hingga distribusi produk terhubung dalam satu sistem terpusat untuk visibilitas penuh.
• Analisis dan Laporan Kinerja Otomatis: Dapatkan laporan kualitas, performa produksi, dan efisiensi proses secara otomatis untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.
• Manajemen Audit: Pastikan proses bisnis selalu memenuhi standar kualitas internal maupun eksternal melalui fitur audit yang terjadwal dan terdokumentasi.
• Peningkatan Berkelanjutan: Identifikasi area yang perlu diperbaiki dengan mudah melalui analisis data dan umpan balik dari seluruh tim, guna menciptakan budaya perbaikan berkelanjutan.

Kesimpulan

Penerapan Total Quality Management (TQM) membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, menjaga kualitas, dan memenuhi harapan pelanggan. Keberhasilan TQM bergantung pada penerapan delapan elemen utamanya, termasuk fokus pelanggan, keterlibatan karyawan, dan sistem yang terintegrasi.

Untuk hasil yang maksimal, perusahaan memerlukan strategi manajemen dan dukungan teknologi yang tepat. Tantangan seperti pelacakan kinerja dan pengelolaan data pelanggan dapat diatasi dengan sistem yang terotomasi.

CRM HashMicro menjadi solusi ideal untuk mendukung penerapan TQM secara efektif. Sistem ini membantu meningkatkan kualitas layanan, memperkuat hubungan pelanggan, dan mendorong pertumbuhan bisnis berkelanjutan. Coba demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Total Quality Management

• Apa tujuan utama penerapan TQM dalam perusahaan?

  Tujuan TQM adalah memastikan seluruh proses bisnis berjalan efisien, konsisten, dan berorientasi pada kepuasan pelanggan. Dengan TQM, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, menekan biaya, dan menjaga mutu produk atau layanan.

• Bagaimana cara menerapkan TQM secara efektif?

  TQM dapat diterapkan dengan membangun budaya kualitas, melatih karyawan, menetapkan standar operasional yang jelas, serta memanfaatkan sistem manajemen berbasis data untuk memantau dan mengevaluasi proses secara konsisten.

• Bagaimana mengukur keberhasilan penerapan TQM?

  Keberhasilan TQM dapat diukur melalui indikator seperti peningkatan kepuasan pelanggan, penurunan tingkat cacat produk, efisiensi biaya, peningkatan produktivitas, dan pertumbuhan profitabilitas perusahaan.