Pengertian Dispatching dan Prosedurnya dalam Proses Produksi

Dispatching atau penugasan dalam proses produksi bertujuan untuk menetapkan fungsi perencanaan produksi, yang berkaitan dengan hal-hal untuk memulai pekerjaan. Dengan kata lain, penugasan berarti memulai perencanaan produksi dengan tanggung jawab dalam memberikan otoritas untuk memulai kegiatan produksi.

Penugasan salah satunya juga dapat mempermudah proses pencatatan seluruh transaksi, serta membantu proses pengelolaan akuntansi bisnis menjadi lebih baik dan lebih cepat. Selain itu, proses ini juga bertujuan untuk melaksanakan proses produksi sesuai dengan aturan dan memastikan bahwa setiap proses sudah sesuai dengan kebutuhan yang telah ada dalam rencana sebelumnya. Untuk mengelola proses pencatatan secara cepat dan akurat, gunakanlah Sistem Akuntansi dari HashMicro

Apa itu Dispatching?

Dispatching adalah pelaksanaan langkah ketiga dalam proses produksi, yang terdiri dari penyampaian perintah, instruksi, pesanan, dan hal lainnya untuk memulai suatu pekerjaan. Hal ini merupakan tahap tindakan atau implementasi, yang muncul setelah routing dan scheduling di dalam tahapan proses produksi.

Proses ini meliputi berbagai hal untuk keperluan produksi, seperti bahan baku, alat dan perlengkapan, petugas yang akan mengerjakan, alur dan waktu pelaksanaan produksi, dan lainnya.

Selanjutnya, apabila semua pekerjaan telah mulai masuk ke dalam pemasangan operasi, maka petugas pemeriksaan produksi bertanggung jawab untuk menyampaikan kepada petugas operasi mengenai hal-hal seperti; pekerjaan yang harus terlaksana, rencana waktu penyelesaian, dan laporan penilaian perkembangan dari pekerjaan tersebut. Hal-hal inilah yang nantinya akan menciptakan hubungan langsung antara proses produksi dan penjualan.u

Apa Saja Manfaat dari Dispatching?

Dispatching memberikan berbagai manfaat penting dalam pengelolaan tugas dan sumber daya. Berikut adalah penjelasan ulang tentang manfaat dispatching beserta contohnya:

1. Optimalisasi penggunaan sumber daya

Dispatching membantu organisasi mengalokasikan sumber daya dengan efisien, memastikan bahwa tugas atau pekerjaan diberikan kepada personel atau kendaraan yang paling sesuai dan tersedia.

Dalam bisnis pengiriman paket, dispatching memastikan bahwa setiap pengiriman ditugaskan kepada kurir yang paling dekat dan efisien.

2. Peningkatan efisiensi operasional

Dispatching meningkatkan efisiensi operasional dan program distributor dengan mendistribusikan pekerjaan secara bijak, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan produktivitas.

Dalam layanan taksi online, sistem dispatching mengarahkan pengemudi ke penumpang terdekat, mengoptimalkan waktu perjalanan dan juga meningkatkan jumlah perjalanan yang dapat dilakukan.

3. Pengurangan waktu respon

Dispatching berkontribusi pada pengurangan waktu respon dalam situasi darurat atau kebutuhan mendesak dengan segera mengarahkan sumber daya ke lokasi yang dibutuhkan.

Dalam layanan ambulans, dispatching memastikan ambulans dikirim secepat mungkin ke lokasi kecelakaan atau kejadian medis mendesak.

4. Peningkatan pelayanan pelanggan

Dispatching membantu memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik dengan menanggapi kebutuhan atau permintaan pelanggan secara cepat dan efisien.

Dalam industri layanan pelanggan, dispatching dapat digunakan untuk menugaskan agen layanan pelanggan ke panggilan atau permintaan dukungan dengan efisien.

5. Penjadwalan yang lebih baik

Dispatching memungkinkan penjadwalan tugas atau pengiriman yang lebih baik, mencegah penumpukan pekerjaan dan konflik jadwal.

Dalam industri konstruksi, dispatching dapat digunakan untuk menentukan kapan dan di mana setiap peralatan atau pekerjaan konstruksi harus dilakukan.

6. Pengurangan biaya operasional

Dispatching membantu mengurangi biaya operasional yang tidak perlu dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Dalam bisnis transportasi, dispatching dapat membantu menghindari penggunaan bahan bakar yang berlebihan dengan merencanakan rute yang paling efisien.

Dengan menerapkan sistem dispatching yang efektif, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, merespons kebutuhan pelanggan dengan lebih baik, dan juga mengoptimalkan penggunaan sumber daya mereka.

Prosedur dalam Dispatching

• Store Issue Order: Memberikan otorisasi kepada toko atau departemen untuk mengirimkan kebutuhan material.
• Tool Order: Otorisasi toko alat untuk melepaskan alat yang menjadi kebutuhan.
• Perintah Kerja: Menginstruksikan pekerja untuk melanjutkan operasi.
• Time Ticket: Mencatat waktu awal dan akhir operasi dan menjadi dasar pembayaran pekerja.
• Inspection Order: Menyampaikan inspektur untuk melakukan pemeriksaan dan memberikan laporan mengenai kualitas komponen.
• Move Order: Memberikan persetujuan untuk perpindahan material dan komponen dari satu fasilitas ke fasilitas yang lain untuk pelaksanaan operasi lebih lanjut.

Jenis Dispatching yang Digunakan dalam Proses Produksi

Dalam proses produksi, perusahaan dapat menerapkan pendekatan dispatching yang berbeda tergantung pada struktur organisasi dan skala operasinya.

Dua jenis utama yang umum digunakan adalah dispatching terpusat dan dispatching terdesentralisasi, masing-masing memiliki keunggulan dan tantangan tersendiri dalam pengelolaan alur kerja produksi.

1. Dispatching terpusat

Pada sistem dispatching terpusat, seluruh keputusan dan pengaturan penugasan dikendalikan dari satu pusat kendali, biasanya oleh tim perencanaan atau manajer produksi.

Model ini memudahkan pengawasan, menjaga konsistensi standar kerja, serta memastikan koordinasi antar divisi berjalan lancar. Namun, sistem ini memerlukan komunikasi yang kuat agar tidak terjadi keterlambatan dalam pengambilan keputusan di lapangan.

2. Dispatching terdesentralisasi

Berbeda dari sistem terpusat, dispatching terdesentralisasi memberikan wewenang lebih besar kepada tiap departemen atau unit kerja untuk mengatur penugasan dan jadwal produksinya sendiri.

Pendekatan ini lebih fleksibel dan responsif terhadap kondisi di lapangan, terutama bagi perusahaan dengan banyak lokasi produksi. Meski begitu, koordinasi dan standarisasi proses perlu dijaga agar hasil produksi tetap konsisten.

Bagaimana Software ERP dapat Membantu Proses Dispatching

Software ERP membantu bisnis menyederhanakan proses dispatching dengan mengintegrasikan penjadwalan, pelacakan, dan pelaporan dalam satu sistem.

Dengan HashMicro ERP, perusahaan dapat mengatur pengiriman dan penugasan secara otomatis, memantau aktivitas tim secara real time, serta meningkatkan efisiensi operasional. Berikut fitur-fitur yang mendukung proses dispatching perusahaan:

• Penjadwalan Otomatis: Mengatur tugas dan rute kerja dengan cepat dan efisien.
• Real-Time Tracking: Memantau status dan posisi tim lapangan secara langsung.
• Manajemen Sumber Daya: Mengoptimalkan kendaraan, waktu, dan tenaga kerja.
• Integrasi Data: Menyatukan data penjualan, logistik, dan inventori secara otomatis.
• Laporan & Analisis: Memberikan insight akurat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Kesimpulan

Dengan demikian, kita dapat mengetahui bahwa tahap penugasan adalah bagian yang penting untuk menjadi perhatian para pelaku bisnis dalam melakukan proses perencanaan produksi. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kerugian dalam perusahaan, yang dapat terjadi akibat penumpukan stok produk, dan juga produk yang telah perusahaan produksi tidak dapat terjual dengan baik. Hal tersebut tentu saja bukanlah sesuatu yang perusahaan inginkan terjadi.

Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangan segala sesuatu dengan matang agar seluruh proses produksi dapat terlaksana dengan baik. Untuk dapat mencapai keberhasilan proses perencanaan produksi, gunakan Software Otomasi Manufaktur dari Hashmicro yang dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda. Dapatkan demo gratis software otomatisasi manufaktur HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Dispatching

• Apa fungsi dispatch?

  Salah satu fungsi utama dispatch adalah memastikan bahwa barang dikirim tepat waktu sesuai jadwal yang telah ditentukan. Dispatch menjadi titik awal dari pengiriman aktual, sehingga proses ini sangat memengaruhi kecepatan dan ketepatan pengantaran ke pelanggan akhir.

• Apa itu order dispatched?

  Ini adalah bagian dari proses pemenuhan pesanan ketika produk dikemas dan siap dikirim. Sering kali, pelanggan menerima pembaruan pada notifikasi pelacakan mereka yang menyatakan bahwa pesanan mereka telah dikirim.

• 4 Langkah perencanaan produksi?

  Empat tahapan perencanaan produksi adalah Planning (Perencanaan), Routing (Penentuan Alur), Scheduling (Penjadwalan), dan Dispatching (Perintah Mulai Produksi). Tahapan-tahapan ini penting untuk memastikan proses produksi berjalan efisien, tepat waktu, dan sesuai standar agar produk dapat memenuhi permintaan pasar.