Efektifkan Manajemen Inventaris Barang dengan 10 Tips Ini

Dias Marendra
inventaris barang

Coba anda ingat-ingat lagi, berapa kali dalam sebulan terakhir anda kehabisan persediaan salah satu barang jualan anda? Di saat pelanggan anda mencari barang yang ingin dibelinya dari toko anda, mereka justru menemukan toko anda kehabisan stok barang tersebut. Ini tandanya inventaris barang di toko anda tak terkelola dengan baik.

Jika hal ini sering terjadi di bisnis anda, maka sudah pasti anda akan kehilangan pelanggan tersebut selama-lamanya. Saat mereka tidak bisa menemukan barang yang diinginkan dari toko anda, maka yang mereka lakukan berikutnya adalah pergi ke kompetitor anda. Jika kompetitor anda kebetulan menyediakan barang yang mereka cari, maka ke depannya sudah pasti pelanggan anda akan terus berbelanja dari kompetitor anda.

Inilah pentingnya mengelola inventaris barang anda semaksimal mungkin. Sehingga kejadian di atas tak akan terulang kembali dan anda pun menemukan pelanggan setia anda. Baca 10 tips di bawah ini untuk meningkatkan efektivitas manajemen inventaris barang anda:

Buat skala prioritas

Menyusun skala prioritas untuk inventaris barang anda akan membuat anda paham mana barang yang perlu disediakan lebih banyak dan lebih sering, dan mana yang harganya lebih mahal dan lebih jarang terjual.

Umumnya pembuatan skala prioritas ini terbagi dalam tiga tipe, yakni A, B, dan C. Tipe A yakni barang-barang yang jumlahnya tak perlu banyak namun harganya lebih mahal dibandingkan bagian lainnya. Tipe C untuk barang-barang yang harganya murah dan cepat laku. Terakhir yakni tipe B yang kisaran harga dan pergerakannya berada di antara tipe A dan C.

Catat setiap informasi produk anda

Adalah penting bagi anda sebagai pemilik perusahaan untuk mengetahui informasi barang-barang yang ada di gudang anda. Informasi yang dimaksud antara lain SKU (stock keeping unit), data barcode, dibeli dari siapa barang tersebut, berasal dari negara mana, dan lain-lainnya.

Informasi produk yang harus anda ketahui lainnya adalah harga dari setiap barang. Dengan mengetahui hal ini, anda bisa menyesuaikan harga barang tersebut jika terjadi perubahan yang memengaruhi harga. Misalnya terjadi kelangkaan barang sehingga harganya naik tinggi, dan sebagainya.

Stock opname secara berkala

Ada yang menjalankannya setahun sekali, sebulan sekali, hingga dua minggu sekali atau seminggu sekali. Masing-masing perusahaan memiliki aturannya sendiri mengenai waktu pelaksanaan stock opname.

Tujuan dari stock opname ini adalah untuk mengetahui secara pasti berapa jumlah barang yang ada di gudang. Jika barang di gudang yang harus di hitung jumlahnya mencapai ribuan, maka anda butuh inventory management system untuk memudahkan proses penghitungan inventory anda.

Perhatikan lagi kinerja supplier

Selain faktor internal, anda juga perlu meninjau kembali faktor eksternal perusahaan. Seperti misalnya kinerja supplier barang anda. Apakah pengiriman barangnya dilakukan secara on-time? Apakah ketika ada pengajuan retur supplier menanggapi dengan baik dan cepat? Poin-poin tersebut bisa dijadikan penilaian bagi supplier anda.

Diskusikan kembali dengan staf anda apakah kinerja supplier anda memuaskan. Jika tidak, maka jangan ragu untuk mencari alternatif. Karena makin buruk kinerja supplier pastinya akan memengaruhi ketersediaan barang anda.

Terapkan rumus 80/20

Umumnya, perusahaan menerapkan rumus 80% keuntungan yang didapatkan itu didapat dari menjual 20% barang yang ada di inventory. Dengan mengidentifikasi barang-barang mana saja yang mendatangkan 80% keuntungan perusahaan, anda bisa memberikan prioritas tinggi kepada barang-barang ini sehingga ketersediaannya akan selalu terjaga.

Perhatikan berapa banyak barang yang anda jual dalam seminggu atau sebulannya. Awasi dengan seksama arus lalu lintas barang-barang ini, karena 80% pemasukan perusahaan anda datang dari barang-barang ini.

Tinjau lagi bagaimana staf gudang anda menerima barang

Mungkin hal ini terlihat remeh. Namun baik atau tidaknya staf gudang anda saat menerima barang punya pengaruh terhadap kondisi barang di gudang. Jika pegawai anda tidak memperlakukan barang dengan baik saat dipindahkan dari kurir ke gudang, maka jangan heran jika jumlah retur barang akan tinggi setiap bulannya.

Maka dari itu, ciptakan standar bagaimana seharusnya proses penerimaan barang berlangsung. Latih karyawan anda sebaik mungkin sehingga kualitas barang yang ada di gudang lebih terjaga dan angka retur barang bisa ditekan seminimal mungkin.

Analisis laporan penjualan

Mungkin yang selama ini anda lakukan hanyalah memerhatikan apakah penjualan hari ini lebih baik dari kemarin. Setelah itu menyusun strategi bagaimana caranya mempertahankan angka penjualan tersebut atau justru meningkatkannya.

Namun yang kami maksud untuk poin ini adalah analisis yang jauh lebih mendalam. Anda perlu cari tahu kenapa sejumlah barang terjual lebih cepat di waktu-waktu tertentu, atau justru malah menurun. Adakah tren yang memengaruhi penjualan barang tersebut? Adakah barang yang selalu terjual secara berbarengan?

Data-data tersebut akan sangat berguna jika anda ingin menggelar promosi. Seperti contohnya promo khusus gajian, atau buy one get one untuk barang-barang yang selalu terjual bersamaan.

Lakukan restock barang sendiri

Ada beberapa perusahaan yang menggunakan jasa vendor untuk pemesanan barang. Namun kami menyarankan agar anda tidak melakukan hal demikian. Sebabnya? Seringkali vendor tersebut tidak mengerti mana barang yang masuk prioritas tinggi atau tidak.

Akibatnya anda sendiri yang keteteran saat permintaan barang dari konsumen mendadak naik. Oleh karena itu kami menganjurkan anda untuk melakukan pekerjaan ini sendiri. Gunakan software manajemen inventaris barang untuk memudahkan proses pemesanan.

Berinvestasi di software inventaris barang

Jika pada saat ini anda baru saja memulai bisnis anda, mungkin pengelolaan inventaris barang tak terlalu memakan banyak waktu. Jumlah barang yang tak terlalu banyak memungkinkan anda mengontrolnya menggunakan spreadsheet secara manual.

Seiring dengan tumbuhnya perusahaan anda, maka akan bertambah banyak pula jumlah inventaris anda. Di saat ini, sudah pasti pengelolaan secara manual tidak mungkin dilakukan lagi. Inilah waktunya anda berinvestasi di software inventaris barang.

Namun, sebelum anda memutuskan software apa yang ingin anda gunakan, pastikan software tersebut memenuhi kriteria sebagai berikut; dilengkapi dengan analisis yang komprehensif, dan yang paling penting yakni mudah digunakan.

Gunakan software yang bisa diintegrasikan dengan software lainnya

Menggunakan software yang bisa mengelola inventaris barang sudah pasti sangat membantu perusahaan anda. Namun, alangkah lebih baiknya jika software inventaris anda tersebut bisa diintegrasikan dengan software lainnya, seperti misalnya akunting dan POS.

Dengan mengintegrasikan beberapa software, maka keseluruhan proses bisnis anda dari hulu hingga hilir akan berjalan lebih baik. Mulai dari proses purchasing yang secara otomatis berjalan saat ketersediaan barang sudah berada di ambang batas, lalu dicatat dalam sistem inventaris sehingga terkontrol dengan seksama, penjualan yang tercatat menggunakan POS, hingga laporan keuangan perusahaan yang dibuat dengan detil menggunakan software akunting.

Baca tips dan trik lainnya seputar manajemen inventaris dengan klik tombol berikut ini.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

latest articles