Struktur organisasi gudang merupakan elemen penting dalam pengelolaan warehouse, terutama bagi perusahaan yang memiliki produk barang. Seperti yang kita ketahui, pengelolaan gudang adalah salah satu aspek vital dalam bisnis karena berhubungan langsung dengan efisiensi dan produktivitas. Dalam praktiknya, dibutuhkan banyak orang yang terampil dan berpengalaman untuk menjamin operasional yang optimal.
Namun, ketika jumlah orang yang terlibat semakin banyak, maka perusahaan akan memerlukan struktur organisasi gudang yang tersusun dengan baik.
Hal tersebut bertujuan untuk memudahkan pengelolaan gudang dan mencegah terjadinya kekacauan atau kesalahan yang berpotensi merugikan perusahaan. Selain itu, dengan mengimplementasikan struktur organisasi gudang yang baik, operasional perusahaan menjadi efisien.
Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai pentingnya struktur gudang dalam pengelolaan gudang.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pengertian Struktur Organisasi Gudang
Struktur organisasi gudang adalah suatu konsep berbentuk susunan yang berisikan komponen penyusun perusahaan. Pada susunan ini, tiap individu memiliki posisi dan fungsinya masing-masing mengacu pada susunan atau tata letak sistematis dari berbagai posisi dalam sebuah gudang.
Struktur organisasi gudang biasanya terdiri dari serangkaian unit fungsional atau departemen yang menjalankan tugas area gudang.
Dengan menempatkan seseorang ke dalam sebuah posisi struktural, HRD akan mampu untuk membagi peran dan tanggung jawab kepada karyawan-karyawan yang memiliki kapabilitas.
Selain itu, dalam menyusun struktur, perusahaan juga harus mampu untuk memperhatikan pembagian kerja agar efektifitas dan efisiensi pengelolaan gudang dapat tercapai.
Apa Saja Fungsi Utama dari Adanya Struktur Organisasi Gudang?
Struktur organisasi gudang memiliki peran penting di dalam suatu perusahaan, sebab struktur tersebut akan menjadi pedoman bagi manajemen untuk menyusun rencana dalam mencapai target perusahaan.
Apabila suatu gudang tidak memiliki struktur yang jelas, maka dapat dipastikan situasi gudang tersebut tidak terarah dan operasionalnya terhambat. Untuk mendukung hal ini, penggunaan Warehouse Management System (WMS) juga dapat membantu memperjelas peran dan alur kerja sesuai struktur yang sudah ditetapkan. Berikut penjelasan lebih lengkap mengenai fungsi struktur organisasi gudang:
1. Memberikan peran bagi setiap karyawan di area gudang
Pada struktur organisasi gudang, Anda dapat melihat langsung peran dan tanggung jawab karyawan gudang yang tersusun secara hirarki. Semakin tinggi posisi seorang karyawan, maka tanggung jawab yang mereka pegang pun semakin besar.
2. Memperjelas alur dan hubungan kinerja antar karyawan
Fungsi ini akan membuat karyawan lebih paham akan alur operasional gudang. Selain itu, dengan mengetahui perbedaan hubungan kerja, karyawan dapat memahami cara memposisikan diri, cara berkomunikasi hingga memilih orang yang tepat untuk berkolaborasi.
3. Menjabarkan tugas dan tanggung jawab karyawan
Dengan memanfaatkan struktur gudang, tugas dan tanggung jawab karyawan pun dapat terjabarkan dengan jelas sehingga memudahkan pihak manajemen dalam menyusun strategi dalam mencapai target perusahaan. Sebab, tiap-tiap karyawan dapat fokus dengan bidang yang paling mereka kuasai.
Bentuk Struktur Organisasi Gudang
Terdapat beberapa jabatan dalam suatu struktur organisasi gudang. Jabatan yang dijabarkan pun berbeda-beda pada setiap gudang, tergantung kepada skala serta kebutuhannya masing-masing. Untuk membantu pengelolaan struktur ini, perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi HRD guna mendata, mengelola, dan memantau peran serta tanggung jawab setiap posisi dengan lebih efisien.
Namun, memahami pengertian gudang secara menyeluruh juga berarti mengenali struktur kerja di dalamnya. Secara umum, terdapat empat posisi utama yang menempati struktur gudang, yaitu kepala gudang, staff gudang, operator gudang, dan admin gudang. Berikut penjelasan dari keempat posisi tersebut.
1. Kepala Gudang
Posisi kepala gudang merupakan bagian puncak dari hirarki perusahaan di gudang. Biasanya, kepala gudang harus mempunyai pengalaman setidaknya lima tahun di perusahaan logistik maupun manufaktur.
Dengan pengalaman tersebut, kepala gudang diharapkan memiliki pengetahuan akan MS Office, sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out), hingga sistem inventory control dan cycle count.
2. Staff Gudang
Posisi kedua tertinggi dalam struktur gudang adalah staf gudang. Staff gudang pada umumnya memiliki kriteria tertentu, seperti paham akan mekanisme supply chain management, mampu melakukan administrasi gudang, dan mampu mengoperasikan WMS (Warehouse Management System) dan inventory management software.
3. Admin Gudang
Kemudian pada posisi admin gudang, pengalaman kerja di bagian logistik juga menjadi kebutuhan perusahaan. Selain itu, kemampuan untuk melakukan akuntansi dasar, manajemen gudang logistik, manajemen inventaris gudang, hingga literasi komputer adalah hal-hal yang menjadi kriteria dari admin gudang.
4. Operator Gudang
“Posisi operator gudang merupakan posisi penting untuk mendukung fungsional dari gudang. Bagian operator gudang biasanya terbagi menjadi beberapa posisi yang melakukan operasional gudang secara langsung, termasuk penggunaan aplikasi barcode untuk mendukung proses kerja yang lebih efisien.
Biasanya operator gudang terbagi menjadi, petugas cek segel, pengawas bongkar, pengawas supply, dan pengawas rekap timbang.
Baca juga: Pengertian dan Contoh Laporan Stok Barang
Tugas dan Tanggung Jawab Tiap Struktur Organisasi Gudang
Tiap-tiap posisi dalam struktur organisasi gudang memiliki tugas dan tanggung jawab yang penting. Berikut adalah rincian penjelasannya yang bisa Anda simak:
- Kepala gudang: Posisi ini memiliki tugas untuk mengendalikan kegiatan organisasi gudang, melakukan check fisik sesuai jadwal hingga menyampaikan laporan secara berkala kepada pimpinan manajemen.
- Staff gudang: Staff dalam gudang bertanggung jawab untuk mengontrol inventaris, mengisi buku harian inventaris yang akan dilaporkan kepada kepala gudang, dan mengawasi lingkungan kerja agar tetap terkontrol.
- Admin gudang: Posisi ini bertugas melakukan pencatatan sebagai contoh laporan stok barang gudang yang biasanya dibantu dengan aplikasi gudang.
- Operator gudang: Operator dalam gudang memiliki peran yang spesifik sesuai dengan penamaan di struktur gudang. Misalnya, pada bagian operator gudang terdapat posisi pengawas supply yang bertugas untuk memastikan kebutuhan stok gudang tercukupi. Biasanya, pengawas supply akan dibantu dengan aplikasi gudang online yang memiliki program gudang.
Penjelasan ringkas mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing struktur organisasi:
| Posisi | Tugas & Tanggung Jawab |
|---|---|
| Kepala Gudang | – Mengendalikan kegiatan organisasi gudang – Melakukan check fisik sesuai jadwal – Menyampaikan laporan berkala kepada pimpinan manajemen |
| Staff Gudang | – Mengontrol inventaris – Mengisi buku harian inventaris untuk dilaporkan ke kepala gudang – Mengawasi lingkungan kerja agar tetap terkontrol |
| Admin Gudang | – Melakukan pencatatan data stok barang – Menyusun laporan stok dengan bantuan aplikasi gudang |
| Operator Gudang | – Melaksanakan tugas operasional sesuai peran masing-masing – Contoh: pengawas supply memastikan stok gudang tercukupi – Memanfaatkan aplikasi gudang online untuk mendukung pekerjaan |
Kesimpulan
Struktur organisasi gudang merupakan elemen penting yang perlu untuk perusahaan atur. Gudang membutuhkan struktur yang baik agar proses operasionalnya dapat terarah dan tidak terhambat.
Sebagai kepala gudang, Anda pun dapat membagi peran, tugas, dan tanggung jawab sesuai dengan struktur organisasi gudang. Selain itu, tugas Anda sebagai kepala gudang juga dapat Anda efisiensikan dengan menggunakan Warehouse Management System HashMicro.
Dengan aplikasi WMS ini, proses pengaturan multi-gudang, pelacakan barang, penyimpanan barang hingga pembuatan laporan analitik gudang dapat Anda lakukan secara otomatis.
Apabila Anda tertarik, Anda dapat mencoba demo gratis hanya di sini.
Pertanyaan Seputar Struktur Organisasi Gudang
-
Apa itu struktur organisasi gudang?
Struktur organisasi gudang adalah susunan hierarki yang mengatur peran dan tanggung jawab setiap karyawan di area gudang. Tujuannya adalah untuk memastikan operasional gudang berjalan efisien dan terkoordinasi dengan baik.
-
Bagaimana WMS dapat mendukung pengelolaan struktur organisasi gudang?
Dengan WMS, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan gudang dan memastikan setiap karyawan menjalankan tugasnya sesuai dengan struktur organisasi yang telah ditetapkan.
