Pelajari Manajemen Gudang Logistik dan Panduannya Secara Lengkap

Logistik adalah proses pemindahan barang dan jasa dari titik awal hingga sampai ke tangan konsumen. Dalam proses ini, gudang logistik memegang peranan penting sebagai pusat penyimpanan dan distribusi. 

Manajemen SOP gudang logistik membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengoordinasikan permintaan dan ketersediaan barang, serta mendukung analisis kebutuhan produksi dan pemasaran. 

Simak artikel berikut untuk memahami lebih lanjut tentang pentingnya pengelolaan gudang logistik secara profesional.

Apa Itu Manajemen Gudang Logistik?

Manajemen gudang logistik adalah proses pengelolaan aktivitas penyimpanan, pengaturan, dan distribusi barang dalam sistem logistik. Proses ini dilakukan dengan mengatur alur masuk dan keluar barang secara efisien untuk mendukung kelancaran operasional.

Secara umum, manajemen rantai pasokan gudang logistik merupakan sistem pengaturan yang memastikan segala aspek pengelolaan logistik berjalan dengan efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mencapai tujuan perusahaan.

Pengimplementasian manajemen ini bertujuan agar pengelolaan dan pendistribusian barang tetap dalam keadaan yang baik sebelum proses distribusi ke konsumen. 

Tujuan Gudang Logistik

Gudang logistik bukan sekadar tempat penyimpanan barang, tetapi memiliki peran strategis dalam rantai pasok. Berikut beberapa tujuan utama dari gudang logistik:

1. Menjaga ketersediaan stok barang

Gudang membantu perusahaan memastikan bahwa stok barang selalu tersedia sesuai permintaan pasar, sehingga mencegah kekosongan yang dapat menghambat penjualan atau produksi.

2. Mendukung kelancaran distribusi

Dengan lokasi dan sistem yang terorganisir, gudang memungkinkan proses pengiriman ke berbagai titik distribusi berjalan lebih cepat dan terencana.

3. Mengoptimalkan pengelolaan persediaan

Gudang logistik memungkinkan perusahaan memantau arus masuk dan keluar barang secara akurat, sehingga pengelolaan persediaan lebih efisien dan minim pemborosan.

4. Menekan biaya operasional

Manajemen gudang yang baik dapat membantu perusahaan mengurangi biaya penyimpanan berlebih, kerusakan barang, hingga biaya distribusi yang tidak efisien.

Cakupan Kegiatan Manajemen Gudang Logistik

Terdapat beberapa cakupan kegiatan yang biasanya dilakukan saat mengatur gudang logistik. Beberapa cakupan kegiatannya terbagi menjadi tujuh proses berurut, yaitu:

1. Receiving gudang

Kegiatan receiving gudang adalah proses pengecekan barang yang sudah masuk di gudang. Hal-hal seperti kualitas dan kuantitas barang adalah hal yang akan karyawan cek di tahap ini. Apabila terjadi kerusakan maka pihak gudang harus mengisi laporan.

2. Penyimpanan

Setelah barang karyawan identifikasi, langkah selanjutnya adalah mencatat dan memindahkan barang di tempat yang sesuai dengan kategorinya.

3. Pemeliharaan

Selanjutnya, karyawan gudang memastikan bahwa tempat penyimpanan barang mendapatkan perlindungan yang sesuai sehingga barang akan tetap dalam kondisi yang baik hingga waktunya pendistribusian.

Terdapat tiga prinsip dalam pemeliharaan, yaitu FEFO (First Expired First Out), FIFO (First in First Out), dan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin).

4. Pendistribusian

Setelah itu barang logistik dikeluarkan, dikirim, atau langsung diserahkan kepada penerima. Agar proses ini berjalan dengan lancar, antara kedua belah pihak memerlukan tanda terima yang disepakati.

5. Pengendalian

Pengendalian merupakan kegiatan mengawasi proses pendistribusian. Hal ini  agar operasionalisasi manajemen gudang logistik dapat berjalan dengan akurat, akuntabel, dan efektif.

6. Pemusnahan

Proses ini merupakan proses akhir dalam manajemen gudang logistik. Pemusnahan merupakan proses pemusnahan barang-barang logistik berdasarkan aturan perundang-undangan yang berlaku. Tujuannya adalah untuk menghindari pencemaran lingkungan. Selain itu, pemusnahan dapat mengurangi biaya penyimpanan dan pemeliharaan.

Tahukah Anda?

Dengan sistem inventaris HashMicro berbasis AI, Anda dapat memantau stok secara real-time, menerima notifikasi stok menipis, melakukan reorder dan pengajuan pembelian, meninjau status permintaan, hingga mengajukan transfer internal secara instan.

Dapatkan demo gratis sekarang!

Perbedaan Manajemen Gudang Logistik dan Manajemen Gudang Biasa

Gudang logistik tentu memiliki perbedaan dengan gudang biasa. Perbedaan tersebut terbagi dari beberapa segi:

1. Aspek manajemen penyimpanan

Gudang biasa memiliki manajemen yang sederhana karena hanya melibatkan pengelolaan persediaan di gudang. Di sisi lain, gudang logistik memiliki sistem yang kompleks karena mencakup berbagai aspek, seperti transportasi, pemasok, mitra bisnis, dan pelanggan.

2. Pengguna utamanya

Manajemen gudang logistik biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar yang memiliki rantai pasok yang kompleks sehingga membutuhkan pengaturan persediaan dan distribusi yang efektif dan efisien.

Sedangkan manajemen gudang sederhana mayoritas digunakan oleh perusahaan kecil dan menengah dengan kebutuhan penyimpanan dan pengelolaan persediaan yang relatif sederhana.

Pentingnya Manajemen Gudang Logistik dalam Mengefisienkan Operasional Perusahaan

Fungsi utama dari manajemen ini adalah operasionalisasi gudang logistik dapat berjalan dengan optimal dan lancar. Selain itu, terdapat fungsi-fungsi lain yang perusahaan dapatkan dengan mengefisienkan manajemen gudang logistik. 

1. Meningkatkan efisiensi administrasi gudang

Perusahaan dapat meminimalisasi biaya operasional dan meningkatkan produktivitas dalam proses penyimpanan, pemeliharaan, dan pengiriman barang dengan penyusunan gudang yang baik.

2. Mengkoordinasi permintaan dan penawaran gudang

Mengkoordinasi permintaan dan penawaran gudang adalah salah satu fungsi utama dalam administrasi gudang. Dengan mengelola permintaan, manajemen gudang logistik dapat memprediksi dan memastikan kebutuhan pelanggan terpenuhi tepat waktu dan dalam jumlah yang sesuai.

3. Memastikan stok barang logistik

Untuk mencegah kerugian, penting bagi pemilik bisnis untuk memantau stok yang mungkin tidak sesuai di gudang logistik dengan laporan stok barang. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan aplikasi manajemen gudang, yang memudahkan Anda melihat pergerakan stok.

Selain itu, jika ingin memastikan stok di gudang dan toko selalu selaras, Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi stok barang toko untuk mencatat secara otomatis masuk dan keluarnya setiap produk. Dengan begitu, risiko seperti pencurian atau kesalahan pendataan bisa diminimalisir.

Baca juga: 21 Aplikasi Scan Barcode Terbaik yang Praktis dan Mudah Digunakan

Tiga Prinsip Manajemen Gudang Logistik

Apabila perusahaan menginginkan gudang barang berjalan dengan optimal, maka penataan gudang harus perusahaan perhatikan dengan baik. Penataan gudang yang baik adalah penataan yang memenuhi tiga prinsip pengelolaan pergudangan. Tiga prinsip tersebut adalah:

1. Mempertahankan kualitas barang

Prinsip pertama dalam penataan gudang yang baik adalah memperhatikan kualitas barang. Sebab, pengelolaan penyimpanan merupakan hal yang esensial bagi gudang, karena fungsi utama dari gudang barang ialah tempat penyimpanan. Maka dari itu barang yang tersimpan harus terjaga kualitasnya. Beberapa yang dapat perusahaan lakukan dalam mempertahankan kualitas barang adalah mengatur suhu, kelembaban udara, hingga kebersihan gudang.

2. Efisiensi penyaluran barang

Selain mempertahankan kualitas, efisiensi penyaluran barang juga mengambil peranan penting dalam memenuhi prinsip penataan gudang yang baik. Dalam gudang logistik, kecepatan distribusi barang adalah hal yang penting untuk perusahaan perhatikan. Pada saat menyalurkan barang, perusahaan memerlukan taktik khusus agar proses pengantaran barang tidak terhambat. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi gudang sebagai strategi untuk mempercepat proses distribusi.

3. Pengelompokan barang

Pada prinsip ini, pengelolaan gudang terbagi menjadi beberapa kategori agar proses pencarian berjalan dengan mudah dan menghindari terjadinya hal yang tidak diinginkan, seperti pencurian. Pengelompokan barang pada dasarnya disesuaikan dengan SOP gudang atau dapat Anda kategorikan sesuai spesifikasi, sifat, serta masa kadaluarsanya.

Panduan dalam Manajemen Gudang Logistik

Dalam melakukan manajemen gudang logistik, perlu ada panduan khusus yang telah disesuaikan dengan kebutuhan gudang. Biasanya panduan tersebut disediakan oleh kepala gudang selaku penanggung jawab gudang.

Setiap kebijakan ini tentunya disusun berdasarkan pemahaman terhadap pengertian gudang sebagai ruang penyimpanan yang harus dikelola secara efisien dan terstruktur. Anda dapat melihat panduan secara umum berikut ini:

1. Membuat data yang Akurat

Agar manajemen gudang logistik berjalan dengan baik, pengurus gudang perlu melakukan penyusunan data yang sistematis dan akurat. Data yang disusun akan berguna untuk mengetahui target barang yang dikirim, informasi tentang pengiriman hingga transportasi yang digunakan untuk mengirimkan barang.

2. Membuat prediksi persediaan

Selanjutnya, pihak manajemen membuat prediksi persediaan dan alur stok barang atau forecast. Hal ini agar Anda dapat menentukan prosedur pengambilan barang yang tepat dan efektif. Forecast harus tersusun sebaik mungkin agar alur penerimaan dan pengiriman barang berjalan dengan teratur dan tidak terhambat.

3. Melakukan pengecekan

Manajemen penyimpanan gudang yang baik adalah manajemen yang melakukan pengecekan secara berkala oleh karyawan yang bertugas. Pengecekan barang dapat menggunakan kode angka atau kode batang (sistem barcode scanner), agar lebih memudahkan karyawan. Apabila terdapat barang yang tidak sesuai dapat langsung karyawan laporkan ke dalam sistem.

4. Menjadwalkan persediaan barang

Panduan selanjutnya dalam manajemen gudang logistik adalah membuat jadwal persediaan dan pengiriman barang. Hal ini sangat penting agar perusahaan dapat mengetahui jadwal serta jumlah barang yang berada di gudang dan barang yang akan dikirim. 

5. Menyesuaikan tata letak barang

Tata letak penyimpanan dari barang perlu untuk karyawan susun sedemikian rupa agar alur penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang dapat berjalan lancar. Pihak manajemen dapat mengatur tata letak berdasarkan karakter tiap barang. Selain itu, perusahaan dapat memberi kode di masing-masing barang untuk mempermudah proses pencarian barang.

Kesimpulan

Proses manajemen gudang logistik secara keseluruhan merupakan hal yang kompleks dan sulit. Terlebih, apabila manajemen gudang logistik masih menggunakan sistem yang manual. Seringkali manajemen yang manual menjumpai kesalahan-kesalahan fatal akibat human-error.

Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan software inventory dalam memudahkan proses manajemen gudang logistik.

Di bisnis digital ini, sudah banyak software inventory yang berkembang. Penting bagi perusahaan untuk memilih software yang tepat sesuai dengan kebutuhan manajemen gudang logistik.

Salah satu software yang dapat Anda gunakan adalah Software Inventory HashMicro. Selain fitur-fitur bawaan, software HashMicro dapat Anda kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Apabila Anda tertarik, Anda dapat mencoba demo gratis hanya di sini.

Pertanyaan Seputar Manajemen Gudang Logistik

• Apa itu manajemen gudang logistik?

  Manajemen gudang logistik merupakan sistem pengaturan yang memastikan segala aspek pengelolaan logistik berjalan dengan efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mencapai tujuan perusahaan.

• Apa perbedaan manajemen gudang logistik dan manajemen gudang biasa?

  Gudang logistik tentu memiliki perbedaan dengan gudang biasa. Perbedaan tersebut terletak pada manajemen penyimpanan barang. Gudang biasa memiliki manajemen yang sederhana karena hanya melibatkan pengelolaan persediaan di gudang. Di sisi lain, gudang logistik memiliki sistem yang kompleks karena mencakup berbagai aspek, seperti transportasi, pemasok, mitra bisnis, dan pelanggan.

• Apa saja prinsip manajemen gudang logistik?

  1. Mempertahankan kualitas barang
  2. Efisiensi penyaluran barang
  3. Pengelompokan barang