Pelajari Manajemen Gudang Logistik dan Panduannya Secara Lengkap

Secara sederhana, logistik merupakan proses dalam melakukan perpindahan produk barang dan jasa mulai dari titik awal barang hingga sampai ke konsumen. Salah satu fokus dari logistik adalah untuk memastikan pengiriman barang sampai dengan sempurna dan tepat waktu. Kompleksnya proses ini membuat perusahaan logistik membutuhkan manajemen gudang logistik yang baik.

Manajemen gudang logistik menjadi sistem yang membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi gudang, mengkoordinasi permintaan dan penawaran gudang, dan membantu analisis kebutuhan produksi dan pemasaran. Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai manajemen gudang logistik Anda dapat melihat artikel berikut ini.

Apa Itu Manajemen Gudang Logistik?

Yolanda (2005:3) mengartikan logistik sebagai bagian dari proses rantai suplai yang berfungsi untuk merencanakan dan mengontrol proses pengadaan hingga pelayanan, mulai dari titik awal (point of origin) sampai titik konsumsi (point of consumption) dengan tujuan memenuhi kebutuhan konsumen. 

Secara umum, manajemen gudang logistik merupakan sistem pengaturan yang memastikan segala aspek pengelolaan logistik berjalan dengan efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mencapai tujuan perusahaan. Pengimplementasian manajemen ini bertujuan agar pengelolaan dan pendistribusian barang tetap dalam keadaan yang baik sebelum proses distribusi ke konsumen. 

Cakupan Kegiatan Manajemen Gudang Logistik

Terdapat beberapa cakupan kegiatan yang biasanya dilakukan saat mengatur gudang logistik. Beberapa cakupan kegiatannya terbagi menjadi tujuh proses berurut, yaitu:

• Receiving gudang
  Kegiatan receiving gudang adalah proses pengecekan barang yang sudah masuk di gudang. Hal-hal seperti kualitas dan kuantitas barang adalah hal yang akan karyawan cek di tahap ini. Apabila terjadi kerusakan maka pihak gudang harus mengisi laporan.

• Penyimpanan
  Setelah barang karyawan identifikasi, langkah selanjutnya adalah mencatat dan memindahkan barang di tempat yang sesuai dengan kategorinya.

• Pemeliharaan
  Selanjutnya, karyawan gudang memastikan bahwa tempat penyimpanan barang mendapatkan perlindungan yang sesuai sehingga barang akan tetap dalam kondisi yang baik hingga waktunya pendistribusian. Terdapat tiga prinsip dalam pemeliharaan, yaitu FEFO (First Expired First Out), FIFO (First in First Out), dan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin).

• Pendistribusian
  Setelah itu barang logistik dikeluarkan, dikirim, atau langsung diserahkan kepada penerima. Agar proses ini berjalan dengan lancar, antara kedua belah pihak memerlukan tanda terima yang disepakati.

• Pengendalian
  Pengendalian merupakan kegiatan mengawasi proses pendistribusian. Hal ini  agar operasionalisasi manajemen gudang logistik dapat berjalan dengan akurat, akuntabel, dan efektif.
• Pemusnahan
  Proses ini merupakan proses akhir dalam manajemen gudang logistik. Pemusnahan merupakan proses pemusnahan barang-barang logistik berdasarkan aturan perundang-undangan yang berlaku. Tujuannya adalah untuk menghindari pencemaran lingkungan. Selain itu, pemusnahan dapat mengurangi biaya penyimpanan dan pemeliharaan.

Perbedaan Manajemen Gudang Logistik dan Manajemen Gudang Biasa

Gudang logistik tentu memiliki perbedaan dengan gudang biasa. Perbedaan tersebut terletak pada manajemen penyimpanan barang. Gudang biasa memiliki manajemen yang sederhana karena hanya melibatkan pengelolaan persediaan di gudang. Di sisi lain, gudang logistik memiliki sistem yang kompleks karena mencakup berbagai aspek, seperti transportasi, pemasok, mitra bisnis, dan pelanggan.

Selain itu, manajemen gudang logistik biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar yang memiliki rantai pasok yang kompleks sehingga membutuhkan pengaturan persediaan dan distribusi yang efektif dan efisien. Hal ini berbanding terbalik dengan manajemen gudang sederhana yang mayoritas digunakan oleh perusahaan kecil dan menengah yang memiliki kebutuhan penyimpanan dan pengelolaan persediaan yang relatif sederhana.

Pentingnya Manajemen Gudang Logistik dalam Mengefisienkan Operasional Perusahaan

Fungsi utama dari manajemen ini adalah operasionalisasi gudang logistik dapat berjalan dengan optimal dan lancar. Selain itu, terdapat fungsi-fungsi lain yang perusahaan dapatkan dengan mengefisienkan manajemen gudang logistik. 

1. Meningkatkan efisiensi manajemen gudang

Dengan melakukan manajemen pergudangan, perusahaan dapat meminimalisasi biaya operasional dan meningkatkan produktivitas dalam proses penyimpanan, pemeliharaan, dan pengiriman barang. 

2. Mengkoordinasi permintaan dan penawaran gudang

Mengkoordinasi permintaan dan penawaran gudang adalah salah satu fungsi penting dari manajemen gudang logistik. Dalam mengelola permintaan, manajemen gudang pun mampu memprediksi serta memenuhi kebutuhan pelanggan dengan tepat waktu dan kuantitas yang sesuai. 

3. Memastikan stok barang logistik

Dengan manajemen gudang logistik, perusahaan akan mengetahui apabila terdapat perubahan stok pada gudang logistik. Dengan begitu, perusahaan dapat mengantisipasi terjadinya hal-hal yang akan merugikan perusahaan, seperti kasus pencurian barang.

Tiga Prinsip Manajemen Gudang Logistik

Apabila perusahaan menginginkan gudang barang berjalan dengan optimal, maka penataan gudang harus perusahaan perhatikan dengan baik. Penataan gudang yang baik adalah penataan yang memenuhi tiga prinsip manajemen pergudangan. Tiga prinsip tersebut adalah:

1. Mempertahankan kualitas barang

Prinsip pertama dalam penataan gudang yang baik adalah memperhatikan kualitas barang. Sebab, pengelolaan penyimpanan merupakan hal yang esensial bagi gudang, karena fungsi utama dari gudang barang ialah tempat penyimpanan. Maka dari itu barang yang tersimpan harus terjaga kualitasnya. Beberapa yang dapat perusahaan lakukan dalam mempertahankan kualitas barang adalah mengatur suhu, kelembaban udara, hingga kebersihan gudang.

2. Efisiensi penyaluran barang

Selain mempertahankan kualitas, efisiensi penyaluran barang juga mengambil peranan penting dalam memenuhi prinsip penataan gudang yang baik. Dalam gudang logistik, kecepatan distribusi barang adalah hal yang penting untuk perusahaan perhatikan. Pada saat menyalurkan barang, perusahaan memerlukan taktik khusus agar proses pengantaran barang tidak terhambat. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi gudang sebagai strategi untuk mempercepat proses distribusi.

3. Pengelompokan barang

Pada prinsip ini, manajemen gudang terbagi menjadi beberapa kategori agar proses pencarian berjalan dengan mudah dan menghindari terjadinya hal yang tidak diinginkan, seperti pencurian. Pengelompokan barang pada dasarnya disesuaikan dengan SOP gudang atau dapat Anda kategorikan sesuai spesifikasi, sifat, serta masa kadaluarsanya.

Panduan dalam Manajemen Gudang Logistik

Dalam melakukan manajemen gudang logistik, perlu ada panduan khusus yang telah disesuaikan dengan kebutuhan gudang. Biasanya panduan tersebut disediakan oleh Kepala gudang selaku penanggungjawab gudang. Akan tetapi, Anda dapat melihat panduan secara umum berikut ini:

1. Membuat data yang Akurat

Agar manajemen gudang logistik berjalan dengan baik, pihak manajemen gudang perlu melakukan penyusunan data yang sistematis dan akurat. Data yang disusun akan berguna untuk mengetahui target barang yang dikirim, informasi tentang pengiriman hingga transportasi yang digunakan untuk mengirimkan barang.

2. Membuat prediksi Persediaan

Selanjutnya, pihak manajemen membuat prediksi persediaan dan alur stok barang atau forecast. Hal ini agar Anda dapat menentukan prosedur pengambilan barang yang tepat dan efektif. Forecast harus tersusun sebaik mungkin agar alur penerimaan dan pengiriman barang berjalan dengan teratur dan tidak terhambat.

3. Melakukan pengecekan

Manajemen pergudangan yang baik adalah manajemen yang melakukan pengecekan secara berkala oleh karyawan yang bertugas. Pengecekan barang dapat menggunakan kode angka atau kode batang (barcode), agar lebih memudahkan karyawan. Apabila terdapat barang yang tidak sesuai dapat langsung karyawan laporkan ke dalam sistem.

4. Menjadwalkan persediaan barang

Panduan selanjutnya dalam manajemen gudang logistik adalah membuat jadwal persediaan dan pengiriman barang. Hal ini sangat penting agar perusahaan dapat mengetahui jadwal serta jumlah barang yang berada di gudang dan barang yang akan dikirim. 

5. Menyesuaikan tata letak barang

Tata letak penyimpanan dari barang perlu untuk karyawan susun sedemikian rupa agar alur penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang dapat berjalan lancar. Pihak manajemen dapat mengatur tata letak berdasarkan karakter tiap barang. Selain itu, perusahaan dapat memberi kode di masing-masing barang untuk mempermudah proses pencarian barang.

Kesimpulan

Proses manajemen gudang logistik secara keseluruhan merupakan hal yang kompleks dan sulit. Terlebih, apabila manajemen gudang logistik masih menggunakan sistem yang manual. Seringkali manajemen gudang yang manual menjumpai kesalahan-kesalahan fatal akibat human-error. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan software inventory dalam memudahkan proses manajemen gudang logistik.

Di bisnis digital ini, sudah banyak software inventory yang berkembang. Penting bagi perusahaan untuk memilih software yang tepat sesuai dengan kebutuhan manajemen gudang logistik. Salah satu software yang dapat Anda gunakan adalah Software Inventory HashMicro. Selain fitur-fitur bawaan, software HashMicro dapat Anda kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Apabila Anda tertarik, Anda dapat mencoba demo gratis hanya di sini.