Cara Mengelola Toko Retail agar Operasional Lebih Efisien

Memahami Apa itu Manajemen Toko Retail

Manajemen toko retail adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan seluruh aktivitas toko, mulai dari pengadaan barang, penyimpanan stok, penjualan, hingga pelayanan pelanggan. Tujuannya sederhana yaitu, memastikan operasional berjalan efisien dan setiap keputusan didasarkan pada data yang jelas.

Pengelolaan retail yang baik tidak hanya berdampak pada internal toko, tetapi juga langsung dirasakan pelanggan. Ketersediaan produk, kecepatan layanan, dan konsistensi harga merupakan hasil dari manajemen yang tertata.

Cara-cara Mengelola Manajemen Toko Retail

Anda harus bisa memastikan seluruh aktivitas pada seluruh toko retail Anda berjalan lancar, meskipun Anda tidak bisa hadir secara langsung untuk memantau setiap toko di waktu yang sama.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memberlakukan prosedur operasional di setiap cabang toko Anda, hal tersebut tentunya akan mempermudah pengelolaan seluruh toko retail Anda, menghemat biaya dan waktu.

Prosedur tersebut dapat Anda berlakukan pada setiap manajemen toko yang ada, meliputi: jam kerja karyawan, tata cara berkomunikasi dengan pelanggan, tata cara menangani komplain, ketentuan diskon, persyaratan pengembalian barang, dan lain-lain.

Selain itu, Anda perlu memastikan bahwa pelanggan Anda akan tetap mendapatkan pengalaman yang sama di setiap cabang toko retail Anda.

Untuk memonitor prosedur dengan mudah, Anda dapat menggunakan software ERP yang terintegrasi dengan program toko. Software ini akan membantu Anda dalam mengelola operasional bisnis di seluruh lokasi retail.

2. Pilih Karyawan yang Andal dan Profesional

Anda perlu mempekerjakan orang-orang yang bisa Anda percaya untuk mewakili Anda dalam mengelola toko retail pada lokasi yang berbeda-beda. Anda juga perlu memastikan bahwa seluruh karyawan Anda kompeten dan dapat bekerja secara profesional. Jika kinerja dan performa dirasa berkurang Anda dapat memberikan pelatihan pada karyawan.

Untuk mempermudah manajemen toko tersebut, Anda dapat menggunakan Sistem manajemen Kompetensi yang dapat membantu Anda dalam memperbaiki kinerja karyawan agar sesuai dengan standar perusahaan, dengan cepat dan sistematis.

Pelatihan secara berkala penting dilakukan guna meningkatkan skill karyawan Anda, terutama untuk mereka yang menangani pelanggan secara langsung setiap hari. Karyawan Anda perlu memiliki visi dan misi yang sejalan dengan bisnis Anda.

Supaya karyawan Anda semangat bekerja, Anda harus memperhatikan kesejahteraan mereka. Pastikan mereka selalu menerima gaji, insentif, dan tunjangan secara merata. Ini dapat dengan mudah dilakukan bila Anda menggunakan Software Manajemen HR untuk karyawan retail.

3. Ciptakan Komunikasi Antar-Tim yang Kuat

Kunci sukses dari cara mengelola toko retail di lokasi yang berbeda yakni komunikasi antar-tim yang baik. Untuk mempermudah seluruh tim berkoordinasi satu sama lain, meskipun mereka tidak berada di lokasi yang sama.

Anda dapat menggunakan teknologi seperti ERP berbasis Cloud yang memungkinkan tim untuk mengelola dokumen yang sama menggunakan satu sistem. Selain itu, sistem ini mengizinkan tim untuk mengakses berbagai data secara real time tanpa mengganggu pekerjaan tim lain.

Data yang diakses secara real-time melalui sistem manajemen toko retail dapat memberikan kemudahan bagi karyawan untuk melihat setiap data atau informasi yang masuk secara bersamaan. Artinya, data yang masuk, langsung dapat diakses oleh pengguna sistem.

Hal ini membangun komunikasi yang kuat antar tim karena sesama tim tidak perlu membagikan data secara manual, sehingga dapat mencegah adanya kesalahan atau human error.

4. Kelola Data Penjualan di Satu Tempat

Mengelola data penjualan toko retail atau POS report bisnis retail termasuk detail pelanggan secara terpisah sangat tidak efisien. Setiap tim harus memberikan laporan penjualan secara manual kepada Anda dan tentunya ini tidak bisa sering dilakukan (biasanya per minggu atau per bulan).

Anda juga akan sulit menemukan data penjualan yang Anda butuhkan, sebab file Anda begitu berantakan dan tidak ada filter yang bisa digunakan untuk mempermudah pencariannya.

Untuk mengurangi risiko kehilangan data penjualan, sebaiknya Anda menyimpannya dalam satu sistem. Solusi manajemen sistem penjualan otomatis memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan seluruh data penjualan dari setiap toko.

Melalui sistem ini, Anda juga dapat menghasilkan laporan sales lengkap dan akurat secara real time dengan bantuan AI. Ini membantu manajemen untuk memahami tren penjualan, segmentasi pelanggan, analisis produk, serta kinerja tim penjualan. 

5. Atur Inventaris Menggunakan Sistem Otomatis

Karena toko retail Anda tersebar di lokasi yang berbeda, berarti Anda tidak menyimpan stok Anda di satu tempat. Sama halnya dengan data penjualan, inventaris juga sebaiknya Anda kelola melalui satu sistem. Manajemen toko ini akan membantu Anda mengatur tingkat persediaan dengan lebih efisien.

Untuk mempermudah hal tersebut Anda dapat menggunakan Sistem Manajemen Inventaris, yang dapat membantu Anda dalam melacak tingkat stok di seluruh toko melalui satu sistem. Jika barang yang pelanggan cari tidak tersedia pada satu toko, maka Anda dapat dengan mudah mencarinya di cabang toko Anda yang lain menggunakan sistem yang sama.

Selain itu, sistem manajemen inventaris juga memiliki fitur auto replenishment yang secara otomatis akan memantau stok barang di toko dan memastikan bahwa ketika jumlahnya menurun hingga titik tertentu, pemesanan ulang akan dilakukan.

Hasilnya? Toko tidak perlu khawatir lagi mengenai barang yang tiba-tiba habis atau kekurangan stok, karena sistem sudah “pintar” mengatur hal tersebut.

6. Evaluasi Setiap Toko Retail Anda secara Reguler

Teknologi memang menyediakan banyak fleksibilitas untuk Anda. Akan tetapi, bukan berarti Anda tidak perlu datang langsung ke setiap toko yang Anda miliki. Justru Anda tetap perlu memantau langsung toko Anda secara berkala.

Serta mengecek dan mengevaluasi setiap manajemen toko Anda secara reguler. Hingga kemudian ketahui apa saja yang perlu ditingkatkan dan diperbaiki di setiap toko retail Anda.

Evaluasi ini berguna untuk membantu Anda mengambil keputusan yang tepat dan cermat untuk keberlangsungan bisnis, karena adanya laporan otomatis yang akurat. Laporan berbasis data ini akan memberikan kesimpulan mengenai perjalanan bisnis, sehingga dapat dijadikan acuan untuk meningkatkan performa bisnis.

Untuk panduan lebih lanjut, baca artikel tentang software retail terbaik yang memberikan rekomendasi sesuai kebutuhan bisnis Anda, serta penjelasan mengenai fitur, keunggulan, dan kekurangan masing-masing software.

Regulasi Indonesia yang Relevan dalam Manajemen Toko Retail

Dalam konteks Indonesia, manajemen toko retail juga perlu memperhatikan aspek kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Salah satu yang paling krusial adalah kewajiban pencatatan transaksi dan pelaporan keuangan sesuai dengan ketentuan Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Setiap transaksi penjualan wajib didukung pencatatan yang rapi untuk kebutuhan pelaporan Pajak Penghasilan (PPh) dan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) bagi retail yang telah dikukuhkan sebagai PKP.

Selain itu, pengelolaan stok dan pencatatan barang masuk–keluar juga berkaitan erat dengan praktik akuntansi yang baik, terutama untuk penyusunan laporan keuangan yang akurat. Standarisasi prosedur operasional, seperti pencatatan penjualan harian dan rekonsiliasi stok berkala, membantu bisnis retail memenuhi kewajiban administrasi sekaligus meminimalkan risiko selisih data saat audit internal maupun eksternal.

Kesimpulan

Pengelolaan toko retail multi-lokasi membutuhkan strategi dan prosedur yang matang agar operasional efisien. Sistem manajemen terintegrasi membantu mengontrol stok, memantau kinerja karyawan, dan menjaga pengalaman pelanggan tetap konsisten.

Dengan pendekatan yang tepat, bisnis retail dapat meminimalkan risiko selisih data, menghemat waktu, dan mengambil keputusan berbasis data secara lebih cepat. Evaluasi berkala terhadap setiap toko juga tetap penting untuk meningkatkan performa dan menyesuaikan strategi dengan kebutuhan pasar.

Untuk memperkirakan sistem manajemen toko retail yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, tersedia layanan konsultasi gratis yang dapat membantu menilai dan merancang solusi terbaik bagi pertumbuhan bisnis jangka panjang.

Pertanyaan Seputar Days in Inventory

• Apakah lebih baik memiliki days sales in inventory yang lebih tinggi atau lebih rendah?

  Biasanya, memiliki days in inventory yang lebih sedikit dianggap lebih baik karena menunjukkan bahwa barang terjual dengan cepat. Kondisi ini biasanya memberikan beberapa keuntungan bagi bisnis, seperti arus kas yang lebih lancar, peningkatan profitabilitas, dan biaya penyimpanan yang lebih rendah. Sebaliknya, persediaan dalam jumlah hari yang lebih panjang umumnya berarti uang tunai yang tersedia menjadi lebih terbatas.

• Bagaimana cara mengurangi inventory days sales?

  5 Strategi Pengurangan Persediaan dan Penghematan Biaya
  -Peramalan Permintaan: Memperkirakan permintaan secara akurat adalah salah satu cara terbaik untuk mengurangi persediaan.
  -Model Persediaan Just-In-Time (JIT): Menggunakan model JIT dapat membantu mengelola persediaan agar sesuai dengan kebutuhan saat itu saja.
  -Audit Persediaan Secara Berkala: Melakukan audit rutin memastikan data persediaan tetap akurat dan membantu mengidentifikasi kelebihan stok.
  -Rasio Perputaran Persediaan dan Kuantitas Pemesanan Ekonomis (EOQ): Memanfaatkan rasio perputaran persediaan dan EOQ membantu menentukan jumlah pemesanan yang optimal untuk meminimalkan biaya.
  -Software dan Otomasi: Menggunakan perangkat lunak dan otomatisasi meningkatkan efisiensi dalam mengelola persediaan dan mengurangi biaya.

• Berapa Angka Penjualan Persediaan yang Ideal?

  Untuk mengelola persediaan dengan efisien dan mencapai keseimbangan antara stok yang berlebih dan stok yang kurang, banyak ahli setuju bahwa DSI yang ideal berada di kisaran 30 hingga 60 hari. Namun, angka ini dapat bervariasi tergantung pada industri, ukuran perusahaan, dan faktor-faktor lain.