Pernah mengalami momen di mana tim sales sudah mengonfirmasi barang siap kirim, tapi ternyata stoknya tidak ditemukan saat mau diambil di gudang? Masalah “stok gaib” seperti ini biasanya berakar dari data stock on hand yang tidak akurat.
Padahal, akurasi data inventaris sangat krusial untuk menjaga agar modal kerja tidak mengendap sia-sia dalam bentuk tumpukan barang. Data yang meleset sering kali menjadi penyebab hilangnya peluang penjualan atau rusaknya reputasi bisnis di mata pelanggan. Kuncinya ada pada pencatatan yang disiplin agar angka di layar monitor selalu sejalan dengan kondisi fisik di lapangan.
Membangun sistem pemantauan yang terintegrasi menjadi langkah preventif agar perusahaan tetap memiliki kendali penuh, tanpa harus terjebak dalam proses administrasi yang melelahkan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Stock on Hand Bukan Merupakan Janji Stok (ATP)
Kesalahan paling umum yang sering melumpuhkan operasional perusahaan distribusi adalah menganggap barang yang terlihat di rak bisa langsung dijual. Secara teknis, barang tersebut memang ada (Stock on Hand), tapi secara komersial, barang tersebut mungkin sudah milik orang lain.
Bayangkan skenario ini: Di gudang Anda terlihat ada 50 unit laptop. Namun, 30 unit di antaranya sebenarnya sudah dipesan oleh klien korporat sejak kemarin dan tinggal menunggu proses picking.
Jika tim sales hanya melihat angka 50 tersebut, mereka akan merasa aman untuk menjanjikan 40 unit kepada pelanggan baru. Inilah yang disebut The Ghost Stock Trap.
Stock on Hand (SOH) adalah status fisik, sementara Available to Promise (ATP) adalah status logika bisnis. ATP memperhitungkan:
- Stok Fisik di gudang.
- Dikurangi barang yang sudah dialokasikan (Hard-Allocated) untuk pesanan yang masuk.
- Ditambah barang yang sedang dalam perjalanan dari supplier (In-Transit) yang sudah terkonfirmasi tanggal sampainya.
Tanpa membedakan keduanya, perusahaan Anda hanya tinggal menunggu waktu sampai tim sales harus menelepon pelanggan dengan nada malu untuk membatalkan pesanan secara sepihak.
Kapan Tim Sales Boleh Bilang Ready Stock?
Kalimat “Barangnya ready, Kak!” adalah janji hukum yang mengikat reputasi brand. Di perusahaan dengan manajemen inventaris yang matang, tim sales dilarang memberikan konfirmasi ready stock hanya berdasarkan pengamatan visual atau laporan mingguan yang sudah usang.
Banyak perusahaan distributor besar menggunakan SOP ketat untuk memastikan tidak ada overselling. Berikut adalah contoh SOP nyata yang bisa diterapkan:
1. Status Inquiry (Pengecekan ATP)
Saat pelanggan bertanya, tim sales mengecek status Available, bukan On Hand. Jika Available > 0, mereka boleh menawarkan barang.
2. Soft-Reservation (Hold 2 Jam)
Begitu pelanggan menyatakan minat serius, tim sales melakukan soft-booking di sistem. Barang tersebut akan “dikunci” selama 2 jam. Di gudang, barang masih ada, tapi di layar sales lain, stok akan berkurang secara otomatis.
3. Hard-Allocation (Validasi PO/Bayar)
Jika dalam 2 jam PO diterima atau bukti bayar diunggah, status berubah menjadi Hard-Allocated. Tim gudang akan menerima Picking List secara otomatis. Jika tidak ada kabar, sistem akan melepaskan stok kembali ke status Available.
Status Stok yang Wajib Dipisah
Banyak kegagalan audit gudang terjadi bukan karena barangnya hilang, tapi karena statusnya tercampur. Secara fisik barang ada di depan mata (Stock on Hand), tapi secara fungsi, mereka tidak tersedia untuk dijual.
Untuk akurasi data, Anda wajib membagi stok ke dalam kategori berikut:
- Available Stock (Stok Siap Jual): Ini adalah stok “bersih” yang sudah melewati inspeksi QC dan tidak terikat pada pesanan mana pun. Hanya stok ini yang boleh dipajang di marketplace atau ditawarkan tim sales.
- Committed/Reserved Stock (Stok Terpesan): Barang ada di rak, tapi sudah ada pemiliknya (sudah ada PO atau bayar). Memisahkan status ini secara sistem adalah cara paling ampuh mencegah overselling.
- Quarantine Stock (Stok Karantina/QC): Barang yang baru datang dari supplier tidak boleh langsung dianggap Available. Mereka harus “dikurung” di status Karantina sampai tim QC memberikan lampu hijau.
- Damaged/RMA Stock (Stok Rusak/Retur): Jangan pernah mencampur barang retur pelanggan dengan stok baru. Stok ini harus memiliki lokasi (bin) khusus agar tidak terpungut (picking) saat ada pesanan baru masuk.
- In-Transit Stock (Stok dalam Perjalanan): Ini adalah stok yang sudah keluar dari gudang asal tapi belum sampai di gudang tujuan (dalam kasus mutasi antar cabang). Secara akuntansi ini masih milik perusahaan, tapi secara fisik tidak ada di gudang mana pun.
Cara Hitung Stock On Hand di Lapangan
Menghitung stok bukan cuma soal datang ke gudang dan membawa kertas laporan. Rumus di atas kertas mungkin sederhana: Stok Awal + Masuk – Keluar = Stok Akhir.
Tapi di lapangan, ada aturan yang wajib diikuti, yaitu:
1. Penetapan Waktu Cut-off
Sebelum perhitungan dimulai (misal saat Stock Opname atau Cycle Counting), hentikan seluruh aktivitas keluar-masuk barang. Jika gudang tetap beroperasi saat dihitung, data Anda pasti akan selisih. Pastikan tidak ada surat jalan yang belum di-input dan tidak ada barang yang sedang menggantung di area packing.
2. Metode Blind Count (Perhitungan Buta)
Sangat disarankan agar staf yang menghitung tidak diberikan data stok dari sistem. Jika mereka tahu di sistem ada 10 unit, mereka cenderung akan menulis 10 tanpa menghitung teliti. Dengan blind count, mereka dipaksa menulis angka apa adanya yang mereka lihat di rak.
3. Rekonsiliasi dan Investigasi Selisih
Jika angka fisik (lapangan) beda dengan angka sistem, jangan langsung di-adjust. Cek 3 titik krusial ini:
- Log Transaksi Terakhir: Apakah ada barang masuk tadi pagi yang belum sempat di-scan?
- Area Transit: Apakah ada barang yang sudah di-pack tapi batal kirim dan belum dikembalikan ke rak?
- Double Input: Apakah ada satu surat jalan yang di-input dua kali oleh admin?
4. Update Saldo Fisik (SOH)
Setelah selisih ditemukan alasannya, barulah lakukan stock adjustment di sistem agar angka digital sinkron dengan kenyataan di lapangan. Angka inilah yang menjadi saldo awal baru untuk periode berikutnya.
Jika Stock On Hand Beda Dengan Fisik? Cek 7 Titik Ini!
Berikut adalah 7 titik krusial yang wajib Anda periksa saat terjadi selisih antara Stock on Hand sistem dan fisik:
1. Antrean di Dok Penerimaan (Receiving Dock)
Cek apakah ada barang yang secara fisik sudah diturunkan dari truk supplier tapi admin gudang belum melakukan Good Receipt di sistem. Barang ini sudah ada di area gudang, tapi secara digital “belum lahir”. Inilah penyebab paling umum stok fisik terlihat lebih banyak daripada sistem.
2. Barang “Batal Kirim” yang Belum Re-stock
Sering terjadi pesanan pelanggan dibatalkan di menit terakhir setelah barang sudah di-packing dan diletakkan di area ekspedisi. Jika staf tidak segera melakukan pembatalan dokumen (Cancel Order) dan mengembalikan barang ke rak asalnya, barang tersebut akan menghilang dari sistem (karena dianggap sudah keluar) tapi tetap ada di gudang.
3. Masalah Varian (SKU Mix-up)
Periksa barang dengan atribut mirip (warna, ukuran, atau kemasan). Seringkali terjadi salah ambil (wrong picking); misalnya, sistem mencatat terjual “Kabel 1 Meter”, tapi yang secara fisik diambil adalah “Kabel 1.5 Meter”. Hasilnya? Satu SKU akan surplus, dan SKU lainnya akan minus.
4. Retur Pelanggan yang “Menggantung”
Barang retur dari pelanggan seringkali diletakkan di pojok gudang dan terlupakan. Secara fisik barangnya ada, tapi karena admin belum memproses dokumen Sales Return, stok tersebut tidak terhitung kembali ke dalam saldo Stock on Hand perusahaan.
5. Transfer Antar Gudang (In-Transit Lag)
Jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang, cek status mutasi barang. Sering terjadi barang sudah di-checkout dari Gudang A, tapi belum di-check-in oleh Gudang B. Selama masa perjalanan ini, barang tersebut berada di status In-Transit—tidak muncul di saldo SOH gudang mana pun.
6. Kerusakan yang Tidak Tercatat (Unrecorded Waste)
Di lapangan, kecelakaan kecil seperti botol pecah atau kemasan sobek sering terjadi. Jika staf gudang langsung membuang barang rusak tersebut tanpa membuat laporan Inventory Waste atau Stock Adjustment, maka sistem akan terus menganggap barang tersebut ada dan siap jual.
7. Duplikasi Input atau Typo Admin
Periksa riwayat transaksi terakhir. Apakah ada satu nomor Surat Jalan yang di-input dua kali? Atau apakah ada kesalahan ketik jumlah (misal: seharusnya input 100 unit, tapi terketik 1000 unit)? Audit jejak digital (audit trail) adalah kunci untuk menemukan kesalahan manusiawi seperti ini.
Anda juga dapat mengecek checklist berikut supaya lebih terbayang dalam auditnya.
Jika Stock On Hand Beda Dengan Fisik? Cek 7 Titik Ini
Kesimpulan
Ujung-ujungnya, mengelola stock on hand itu soal menjaga uang Anda agar tidak “mati” di rak gudang. Tak hanya tentang menyocokkan angka, tapi tentang memastikan seluruh stok bisa dibeli oleh pelanggan tanpa perselisihan.
Kalau skala operasionalnya sudah mulai besar dan sering selisih ketika dicatat manual, sudah saatnya Anda melirik rekomendasi software stok barang yang mumpuni. Dengan bantuan sistem yang tepat, Anda bisa mengelola fisik di gudang dengan lebih cermat.
Pertanyaan Seputar Stock on Hand
-
Apa bedanya Stock on Hand dengan Safety Stock?
Stock on Hand adalah total stok fisik yang ada saat ini, sedangkan Safety Stock adalah stok cadangan tambahan yang disimpan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau keterlambatan pasokan.
-
Seberapa sering perusahaan harus menghitung Stock on Hand?
Idealnya, perusahaan melakukan perhitungan siklus (cycle counting) secara rutin (harian/mingguan) untuk barang fast-moving, dan stock opname menyeluruh minimal setahun sekali.
-
Apakah Stock on Hand termasuk aset perusahaan?
Ya, Stock on Hand dicatat sebagai aset lancar (current asset) dalam neraca perusahaan karena memiliki nilai ekonomis dan diharapkan dapat dijual dalam waktu dekat.
