Perusahaan harus beralih ke sistem yang terotomatisasi untuk bisa beradaptasi dengan perubahan teknologi dan industri. Di sinilah software otomatisasi perkantoran berperan penting untuk meningkatkan produktivitas bisnis sehingga memaksimalkan profit. Namun, masih banyak perusahaan yang menggunakan metode manual meskipun sudah menggunakan komputer kantor.
Pada tahun 2023, perusahaan median mengalokasikan 45% dari waktu mereka untuk mengelola tagihan pelanggan (PwC, 2024). Padahal, studi benchmark PwC menemukan bahwa automation solution telah mengurangi waktu dan upaya yang dibutuhkan untuk mengekstrak data sebesar 37%. Maka dari itu, Anda perlu tahu apa itu otomatisasi perkantoran, dan jenis otomatisasi yang dapat Anda terapkan.
Key Takeaways
Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan perangkat elektronik untuk memfasilitasi pengerjaan tugas dan komunikasi di lingkungan perusahaan.
Otomatisasi kantor bertujuan untuk memperbarui proses pelaksanaan kerja kantor, menekan pengeluaran, memaksimalkan kinerja karyawan, dan mendukung komunikasi.
Office automation bermanfaat dalam mempercepat penyelesaian aktivitas kantor, mengurangi kebutuhan akan jumlah staf besar, menghemat ruang penyimpanan, serta mengelola dan menyimpan data dengan baik.
Daftar Isi:
Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan perangkat elektronik untuk memfasilitasi pengerjaan tugas dan komunikasi di lingkungan perusahaan. Dalam proses ini, bisnis menggunakan teknologi untuk menangani tugas kantor secara digital. Teknologi otomatisasi perkantoran berfungsi sebagai sistem berbasis teknologi yang memproses dan menyimpan data. Hal ini dapat berupa dokumen hingga komunikasi antar individu atau organisasi.
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Perusahaan umumnya mengotomatiskan kegiatan mereka untuk beberapa tujuan:
1. Memperbarui proses pelaksanaan kerja kantor
Otomatisasi kantor membuat proses bisnis Anda tetap up-to-date. Komputer dan software lama meningkatkan risiko downtime karena keandalannya menurun seiring waktu. Selain itu, menghubungkan teknologi baru dengan teknologi lama juga sulit. Karena itu, Anda perlu mengotomatiskan aktivitas perusahaan Anda.
2. Menekan pengeluaran bisnis
Office automation mengurangi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan Anda. Komputerisasi dapat menunda penambahan personil untuk menangani tambahan beban. Otomatisasi pekerjaan juga meminimalkan tugas manual dan kesalahan manusia, sehingga mengurangi biaya operasional.
3. Memaksimalkan kinerja karyawan
Otomatisasi perkantoran meningkatkan kinerja karyawan. Dalam aktivitas sehari-hari, office automation berfungsi sebagai suplemen untuk staf Anda. Lewat otomatisasi pekerjaan berulang, Anda meningkatkan semangat dan produktivitas staf Anda.
4. Mendukung komunikasi di lingkungan kantor
Dengan menggunakan platform komunikasi, tim Anda dapat memecahkan masalah secara mudah. Office automation membantu manajer berkomunikasi dengan staf mereka, sehingga cocok dalam penyampaian tugas dan menyelesaikan masalah dalam kelompok. Secara tidak langsung, ini membuat komunikasi bisnis lebih leluasa, dan menghasilkan keputusan yang lebih baik dan cepat.
Manfaat Office Automation
Secara umum, bisnis mengotomatisasi kegiatan perkantoran untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses kerja. Ini agar mereka dapat mengembangkan bisnisnya lebih maju. Selain itu, otomatisasi perkantoran bermanfaat untuk:
1. Mempercepat penyelesaian aktivitas kantor
Office automation mempercepat pekerjaan, melalui pengurangan tugas manual. Otomatisasi pekerjaan menjamin akurasi dan menekan risiko kesalahan. Hal ini menjaga konsistensi dan menghemat waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah tersebut.
2. Mengurangi kebutuhan akan jumlah karyawan besar
Otomatisasi perkantoran meningkatkan skalabilitas perusahaan Anda. Sistem ini dapat menangani peningkatan beban kerja, memungkinkan Anda untuk mengembangkan bisnis tanpa masalah. Jadi, Anda tidak perlu menambahkan jumlah karyawan untuk membereskan beban tambahan.
3. Menghemat ruang penyimpanan
Otomatisasi kantor mengoptimalkan ruang simpan Anda, baik offline dan online. Platform komunikasi digital mengurangi proses manual berbasis kertas, yang berarti area yang digunakan lebih sedikit. Sistem otomatis dapat mengidentifikasi data duplikat atau usang, memudahkan Anda untuk membersihkan database. Melalui ini, Anda dapat mengurangi jumlah ruang simpan yang Anda butuhkan.
4. Mengelola dan menyimpan data dengan baik
Anda dapat menggunakan automation untuk mengelola data dengan efektif. Otomatisasi perkantoran bisa back-up data tanpa perintah manual. Sistem ini juga dapat memvalidasi data dan membuang data yang duplikat.
Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor tidak bisa berjalan tanpa adanya dukungan dari teknologi dan karyawan yang memakainya. Berikut beberapa aplikasi yang dapat Anda gunakan untuk mengotomatiskan kegiatan perkantoran perusahaan Anda:
| Jenis | Alat | Fungsi |
|---|---|---|
| Business process automation | Sistem ERP (Misalnya; HashMicro ERP, SAP, dan Microsoft Power Automate). | Mengotomatisasi proses bisnis sebuah perusahaan secara menyeluruh. |
| Document management | Desktop publishing software, document management system, dan platform word processing. | Membuat dan menyimpan berbagai jenis dokumen, seperti laporan dan proposal. |
| Image processing | Image editing system dan imaging software, seperti Adobe Photoshop. | Mengubah dan memproses gambar digital. |
| Online communication | Audio conference, email, e-calendar, dan video conference. | Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi profesional dengan satu orang atau lebih. |
| Project management | Software manajemen proyek, seperti Asana, Jira, Microsoft Project, dan Trello. | Mendukung proses perencanaan dan pengaturan proyek perusahaan, mulai dari membentuk tim hingga mengendalikan risiko. |
| Workflow automation | Workflow automation system (contohnya; Zapier, Make, monday.com, dan n8n). | Mengotomatisasi alur kerja sebuah bisnis. |
Jika Anda ingin otomatisasi perkantoran yang lebih kompleks, pertimbangkan menggunakan RPA (Robotic Process Automation). Robot ini meniru manusia untuk mengerjakan tugas-tugas rutin.
Contoh Kegiatan Otomatisasi Kantor
Office automation digunakan di semua divisi perusahaan, baik front office maupun back office. Umumnya, mereka menggunakannya untuk manajemen dokumen digital. Namun, untuk memberi Anda gambaran menyeluruh, berikut beberapa contoh penerapan otomatisasi perkantoran di sebuah perusahaan:
1. Divisi keuangan (back office)
Divisi keuangan memakai otomatisasi kantor untuk menyederhanakan berbagai aktivitas keuangan. Misalnya, sistem otomatisasi kantor dapat melacak dan memantau pengeluaran secara real-time. Dengan menggunakan informasi ini, tim finansial dapat menyusun anggaran yang tepat. Beberapa aplikasi bahkan bisa memperkirakan pengeluaran di masa mendatang berdasarkan data historis.
2. Divisi HR (back office)
Divisi HR mengotomatiskan tugas administratif menggunakan office automation. Contohnya adalah:
- Absensi: Sistem dapat mencatat data dan memvalidasi kehadiran atau ketidakhadiran karyawan di kantor Anda.
- Rekrutmen dan onboarding: Tim HR memakai aplikasi ATS (Applicant Tracking System) untuk menyeleksi kandidat dan menjadwalkan wawancara. Mereka juga memanfaatkan aplikasi ini dalam proses onboarding.
- Penggajian: Software bisa menghitung upah dan tunjangan staf secara otomatis. Tim HR juga dapat mengotomatisasi pembuatan slip gaji.
3. Divisi IT (back office)
Departemen TI menggunakan otomatisasi perkantoran untuk mengelola konfigurasi sistem perusahaan Anda. Tim IT memanfaatkan real-time monitoring dalam pemeliharaan data dan software. Mereka juga memakai otomatisasi untuk mendistribusikan repair dan memperbarui infrastruktur TI secara berkala.
4. Divisi Sales (front office)
Dalam divisi sales, otomatisasi kantor dimanfaatkan untuk mengelola data pelanggan. Sales admin menggunakan sistem otomatisasi penjualan untuk mengelola order dan memperbarui data pelanggan. Dengan data tersebut, mereka dapat mengotomatisasi penyusunan laporan penjualan.
5. Divisi Marketing (front office)
Marketing administrator dan departemen marketing pada umumnya memakai sistem otomatisasi pemasaran. Sistem manajemen aset digital sering digunakan untuk menyimpan dan mengelola materi pemasaran. Admin marketing juga menggunakannya untuk menjadwalkan acara promosi secara otomatis.
Masalah Umum dalam Otomatisasi Perkantoran
Saat mengotomatiskan kegiatan perkantoran, ada kemungkinan besar Anda akan menghadapi beberapa masalah umum, seperti:
1. Tidak ada perencanaan
Kurangnya perencanaan akan menguras anggaran Anda. Otomatisasi proses yang salah akan meningkatkan risiko error dan kompleksitas tugas. Namun, mengotomatiskan proses yang belum dioptimalkan akan membatasi fleksibilitas bisnis Anda. Semua ini akan meningkatkan biaya implementasi karena penerapan yang buruk.
2. Perlawanan dari staf
Otomatisasi kantor Anda akan ditolak jika karyawan Anda percaya bahwa otomatisasi akan menyebabkan kehilangan pekerjaan. Apabila Anda tidak menunjukkan manfaat yang jelas, mereka akan bereaksi dengan skeptis. Hal ini juga berlaku untuk pekerja yang merasa nyaman dengan proses bisnis saat ini.
3. Masalah integrasi dengan teknologi yang sudah ada
Waktu memilih teknologi baru, cek kemampuannya untuk berintegrasi dengan teknologi yang sudah Anda miliki. Software perkantoran yang terintegrasi dengan buruk dapat merusak data Anda. Ini juga meningkatkan risiko keamanan dan kepatuhan terhadap infrastruktur TI perusahaan Anda.
Sebagai tambahan, berikut solusi untuk ketiga masalah di atas:
| Masalah | Solusi |
|---|---|
| Tidak ada perencanaan |
|
| Resistansi dari staf |
|
| Masalah integrasi dengan teknologi |
|
Bagaimana Sistem ERP Meningkatkan Otomatisasi Kantor?
Selama beberapa tahun terakhir, sistem ERP menjadi salah satu software otomatisasi perkantoran yang banyak digunakan.
- Accounting: Sistem ERP dapat melacak pengeluaran, serta mengotomatisasi rekonsiliasi bank dan pelaporan keuangan. Hal ini berguna untuk proses tutup buku bulanan.
- Asset management: Untuk memantau kesehatan aset kantor. Anda dapat mendorong upgrade secara otomatis, dan menjadwalkan perawatan berdasarkan data historis.
- Customer Relationship Management (CRM): Sistem ERP memiliki fitur untuk memperbarui profil pelanggan dan mengotomatiskan email marketing.
- Human Resource Management (HRM): Anda dapat memantau kinerja dan absensi karyawan menggunakan aplikasi ERP. Selain itu, Anda juga bisa mengotomatisasi onboarding staf baru.
- Project management: Untuk memperkirakan dan mengelola biaya proyek. Sistem ini membantu Anda mengendalikan pengeluaran dan mengalokasikan anggaran.
Salah satu sistem ERP perkantoran yang dapat Anda pakai adalah HashMicro ERP. Sistem ini memiliki banyak modul terintegrasi, memungkinkan perusahaan Anda untuk mengotomatiskan kegiatan bisnis dan mengambil keputusan akurat. Ini juga dapat berfungsi sebagai aplikasi AI untuk kantor Anda.
Kesimpulan
Jika proses bisnis Anda masih manual, segera otomatisasi kantor Anda. Ini akan mengurangi pengeluaran dan meningkatkan produktivitas kantor. Bisnis Anda mampu menghemat waktu dan tenaga kerja dengan mengotomatiskan kegiatan perusahaan.
Supaya proses otomatisasi tidak bermasalah, pilih proses bisnis yang perlu ditingkatkan lebih dulu. Kemudian, optimalkan proses dan pilih teknologi yang tepat. Jangan lupa untuk mengetes integrasi sebelum deployment. Ini akan membuat proses otomatisasi kantor Anda berjalan dengan lancar dan tanpa masalah-masalah umum.
Pertanyaan Seputar Otomatisasi Perkantoran
-
Apa dampak positif dari otomatisasi perkantoran?
Otomatisasi kantor meningkatkan efisiensi karyawan. Sistem otomatis kantor mengurangi beban kerja, yang memastikan akurasi dan konsisten. Secara tidak langsung, hal ini meningkatkan kualitas hasil tugas perusahaan. Selain itu, otomatisasi juga meningkatkan semangat karyawan dengan menghilangkan pekerjaan berulang, yang berkontribusi terhadap burnout.
-
Apa dampak negatif dari otomatisasi perkantoran?
Office automation dapat meningkatkan rasa stres bagi pekerja Anda. Mereka mengembangkan rasa tidak aman dalam pekerjaan atau job insecurity. Di sisi lain, otomatisasi dapat menciptakan skill gap antar pengguna, akibat learning curve. Selain itu, karyawan Anda dapat mengembangkan rasa ketergantungan terhadap sistem otomatis dan mengalami penurunan keterampilan.
-
Bagaimana cara mengimplementasikan otomatisasi kantor?
Pertama, Anda perlu menetapkan tujuan otomatisasi dan proses mana yang memerlukan itu. Kemudian, pilih alat yang tepat. Integrasikan sistem secara bertahap. Khusus software otomatisasi perkantoran, konfigurasikan sistem dan migrasikan data secara bertahap. Selama proses ini berlangsung, uji software dan latih karyawan Anda. Pada tahap akhirnya, deploy sistem dan pantau lebih lanjut.
-
Office automation cocok untuk perusahaan apa?
Otomatisasi perkantoran cocok untuk semua perusahaan. Metode ini mengurangi beban kerja dan mempercepat penyelesaian pekerjaan. Namun, ingatlah untuk hanya mengotomatiskan proses yang Anda butuhkan. Ini karena otomatisasi dapat meningkatkan pengeluaran apabila Anda tidak merencanakan dan mengoptimalkan proses bisnisnya lebih dulu.
