Beranda Products Document Management Beralih ke Paperless dengan 8 Langkah Mudah

Beralih ke Paperless dengan 8 Langkah Mudah

Dalam menjalankan bisnis, kita pastinya akan sering menggunakan dan menyimpan dokumen kertas. Mulai dari dokumen data karyawan di departemen HR, faktur pembayaran, hingga selebaran pada saat rapat semua datanya dicetak dalam dokumen kertas. Pada akhirnya, banyak dokumen-dokumen ini yang berakhir menjadi limbah dan berujung pada pemborosan. Inilah pentingnya setiap perusahaan untuk mulai beralih ke paperless.

Sayangnya, masih cukup banyak perusahaan yang enggan beralih ke paperless karena mengira bahwa mereka harus membeli software yang mahal harganya. Padahal tidak demikian adanya. Ada banyak cara yang bisa dilakukan perusahaan Anda untuk beralih ke paperless tanpa harus menggelontorkan sejumlah dana. Berikut ini delapan di antaranya:

Catat semua dokumen secara digital

Tinggalkan kebiasaan mencatat di buku, biasakan mencatat setiap dokumen menggunakan komputer, laptop, atau ponsel Anda. Jika perangkat Anda terhubung dengan internet, cobalah untuk menyimpan dokumen tersebut di server cloud yang memiliki keamanan ekstra. Proses pendaftaran layanan penyimpanan cloud pun tak makan waktu lebih dari lima menit.

Menyimpan dokumen secara digital juga memudahkan Anda untuk membagikan dokumen tersebut ke rekan kerja. Cukup kirimkan ke email masing-masing atau gunakan sistem manajemen dokumen untuk kemudahan pengelolaan dan pembagian dokumen perusahaan.

Beralih ke online invoicing

Invoice, atau kita kenal juga sebagai faktur pembayaran, adalah jenis dokumen kertas yang lebih sering berakhir di tempat sampah. Yang banyak menggunakan faktur pembayaran dalam bentuk kertas adalah bisnis retail, wholesale, hingga perusahaan jasa. Beralih ke paperless bisa mengurangi jumlah kertas yang terbuang percuma dan meminimalisir dampak pemanasan global.

Sistem online invoicing akan memudahkan pembuatan invoice. Cukup sekali klik dan invoice pun bisa dibuat dengan rapi. Mengirimkan invoice ke klien atau mengelola invoice dari vendor pun bisa dilakukan dengan cepat.

Minta klien atau vendor mengirimkan dokumen secara digital

Langkah yang satu ini adalah kebalikannya dari langkah kedua. Buat klien atau vendor yang bekerja sama dengan Anda untuk mulai mengirimkan dokumen secara digital. Libatkan setiap relasi bisnis Anda dalam peralihan ke sistem paperless ini. Semakin banyaknya pihak yang terlibat, maka penggunaan dokumen kertas pun bisa ditekan seminimal mungkin.

Kirimkan semua dokumen Anda secara digital

Tinggalkan cara lama mengirim dokumen penting melalui pos atau jasa ekspedisi. Tak hanya pemborosan kertas, namun mengirimkan dokumen melalui pos atau jasa ekspedisi beresiko rusak, hilang, atau dicuri oleh orang-orang yang tak bertanggung jawab.

Bagikan dokumen Anda secara digital. Kirim dokumen penting seperti kontrak, undangan, atau slip pembayaran melalui email. Anda bisa juga mengirimkan dokumen melalui aplikasi chat seperti WhatsApp atau LINE jika dokumen yang dikirim sifatnya tak terlalu resmi.

Sortir dokumen yang ada

Sebelum beralih ke sistem paperless, sortir lagi seluruh dokumen yang ada di kantor. Cek lagi dokumen mana saja yang masih harus di simpan, mana yang bisa disimpan secara digital dan dokumen fisiknya dimusnahkan. Sediakan opsi untuk mendaur ulang dokumen-dokumen kertas yang tak berujung terpakai untuk keperluan lainnya.

Jalankan rapat secara paperless

Jika sebelumnya Anda terbiasa membagikan handout pada peserta rapat, mulai sekarang biasakan membagikan handout dalam bentuk digital melalui email. Gunakan perangkat seperti proyektor untuk memudahkan penyampaian informasi yang ingin disampaikan pada saat rapat.

Gunakan kartu nama digital

Sampai saat ini, bertukar kartu nama adalah hal yang penting untuk dilakukan pada saat bertemu klien atau rekanan bisnis. Dan yang sering terjadi, kartu nama yang kecil bentuknya akan berujung tercecer atau hilang tak lama setelah klien atau rekanan bisnis Anda tersebut pulang.

Maka dari itu, cobalah beralih menggunakan kartu nama digital. Ada banyak aplikasi yang tersedia di Google Play Store atau App Store yang bisa digunakan untuk men-scan kartu nama klien atau rekanan Anda dan menyimpannya dalam bentuk digital.

Kurangi penggunaan kardus/karton saat mengirimkan barang

Tak bisa dipungkiri, pengiriman barang hingga saat ini masih sangat tergantung dengan kardus atau karton. Namun bukan berarti penggunaan karton/kardus tak bisa dikurangi sama sekali. Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk menghemat penggunaan kertas untuk membungkus paket Anda. Seperti misalnya dengan menggunakan bahan pengganti yang lebih hemat lingkungan pada saat mengirimkan barang.

Kesimpulan

Beralih ke paperless tak hanya membantu mengurangi pemanasan global, namun juga menghemat pengeluaran bisnis Anda dan membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan ringkas!

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar anda diproses.

Butuh Software untuk Bisnis Anda?

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan mengisi form ini dan dapatkan demo GRATIS!

Novia

Novia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Butuh Bantuan?

Hubungi tim ahli kami untuk konsultasi gratis melalui WhatsApp.
+6287888000015
×
Butuh Bantuan?