Beralih ke Paperless dengan 8 Langkah Mudah

Dalam menjalankan bisnis, kita pastinya akan sering menggunakan dan menyimpan dokumen kertas. Perusahaan mencetak semua dokumen dari data karyawan di departemen HR, faktur pembayaran, hingga selebaran pada saat rapat dalam bentuk dokumen kertas. Pada akhirnya, banyak dokumen-dokumen ini yang berakhir menjadi limbah dan berujung pada pemborosan. Inilah pentingnya setiap perusahaan untuk mulai beralih ke paperless. Dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen dari HashMicro akan membantu Anda dalam mengelola dokumen secara otomatis berbasis digital 

Sayangnya, masih cukup banyak perusahaan yang enggan beralih ke paperless karena mengira bahwa mereka harus membeli software yang mahal harganya. Padahal tidak demikian adanya. Dapatkan skema harga Sistem Manajemen Dokumen HashMicro untuk rincian biaya lebih detail. Ada banyak cara yang bisa perusahaan Anda lakukan untuk menuju paperless tanpa harus menggelontorkan sejumlah dana. Berikut ini delapan di antaranya:

Catat Semua Dokumen secara Paperless

Tinggalkan kebiasaan mencatat di buku, biasakan mencatat setiap dokumen menggunakan komputer, laptop, atau ponsel Anda. Jika perangkat Anda terhubung dengan internet, cobalah untuk menyimpan dokumen tersebut di server cloud yang memiliki keamanan ekstra. Proses pendaftaran layanan penyimpanan cloud pun tak makan waktu lebih dari lima menit.

Menyimpan dokumen secara digital juga memudahkan Anda untuk membagikan dokumen tersebut ke rekan kerja. Cukup kirimkan ke email masing-masing atau gunakan sistem manajemen dokumen untuk kemudahan pengelolaan dan pembagian dokumen perusahaan.

Beralih ke Online Invoicing

Invoice, atau kita kenal juga sebagai faktur pembayaran, adalah jenis dokumen kertas yang lebih sering berakhir di tempat sampah. Yang banyak menggunakan faktur pembayaran dalam bentuk kertas adalah bisnis retail, wholesale, hingga perusahaan jasa. Beralih ke paperless bisa mengurangi jumlah kertas yang terbuang percuma dan meminimalisir dampak pemanasan global.

Sistem e-Invoicing akan memudahkan pembuatan invoice. Cukup sekali klik, Anda dapat membuat invoice dengan rapi. Anda juga dapat mengirimkan invoice ke klien atau mengelola invoice dari vendor dengan cepat.

Minta Klien atau Vendor Mengirimkan Dokumen secara Paperless

Langkah yang satu ini adalah kebalikannya dari langkah kedua. Buat klien atau vendor yang bekerja sama dengan Anda untuk mulai mengirimkan dokumen secara digital. Libatkan setiap relasi bisnis Anda dalam peralihan ke sistem paperless ini. Semakin Anda melibatkan banyak pihak, maka Anda dapat menekan penggunaan dokumen kertas seminimal mungkin.

Baca Juga : Perbedaan Warehouse Management System dan Supply Chain Management

Kirimkan Semua Dokumen Anda secara Paperless

Tinggalkan cara lama mengirim dokumen penting melalui pos atau jasa ekspedisi. Tak hanya memboros kertas, namun mengirimkan dokumen melalui pos atau jasa ekspedisi memiliki resiko, seperti rusak, hilang, atau pencurian oleh orang-orang yang tak bertanggung jawab.

Bagikan dokumen Anda secara digital. Kirim dokumen penting seperti kontrak, undangan, atau slip pembayaran melalui email. Anda bisa juga mengirimkan dokumen melalui aplikasi chat seperti WhatsApp atau LINE jika dokumen yang dikirim sifatnya tak terlalu resmi.

Sortir Dokumen yang Ada

Sebelum beralih ke sistem paperless, sortir lagi seluruh dokumen yang ada di kantor. Cek lagi dokumen mana saja yang masih harus Anda simpan, mana yang bisa Anda simpan secara digital dan dokumen fisiknya dimusnahkan. Sediakan opsi untuk mendaur ulang dokumen-dokumen kertas yang tak berujung terpakai untuk keperluan lainnya. Anda juga dapat memanfaatkan aplikasi timesheet memperoleh kemudahan dalam melacak tanggal kadaluarsa dokumen penting perusahaan yang akan Anda sortir.

Jalankan Rapat secara Paperless

Jika sebelumnya Anda terbiasa membagikan handout pada peserta rapat, mulai sekarang biasakan membagikan handout dalam bentuk digital melalui email. Gunakan perangkat seperti proyektor untuk memudahkan penyampaian informasi yang ingin Anda sampaikan pada saat rapat.

Gunakan Kartu Nama Paperless

Sampai saat ini, bertukar kartu nama adalah hal yang penting untuk dilakukan pada saat bertemu klien atau rekanan bisnis. Dan yang sering terjadi, kartu nama yang kecil bentuknya akan berujung tercecer atau hilang tak lama setelah klien atau rekanan bisnis Anda tersebut pulang.

Maka dari itu, cobalah beralih menggunakan kartu nama digital. Ada banyak aplikasi yang tersedia di Google Play Store atau App Store yang bisa digunakan untuk men-scan kartu nama klien atau rekanan Anda dan menyimpannya dalam bentuk digital.

Kurangi Penggunaan Kardus/Karton Saat Mengirimkan Barang

Tak bisa dipungkiri, pengiriman barang hingga saat ini masih sangat tergantung dengan kardus atau karton. Namun bukan berarti penggunaan karton/kardus tak bisa dikurangi sama sekali. Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk menghemat penggunaan kertas untuk membungkus paket Anda. Seperti misalnya dengan menggunakan bahan pengganti yang lebih hemat lingkungan pada saat mengirimkan barang.

Kesimpulan

Terdapat 8 langkah yang perlu Anda lakukan dalam meuju paperless di perusahaan Anda. Langkah-langkahnya adalah: mencatat dokumen secara digital, beralih ke e-invoicing, kirim dokumen secara digital, jalankan rapat secara paperless, sortir dokumen, kartu nama digital, dan kurangi penggunakan kardus. Beralih ke paperless tak hanya membantu mengurangi pemanasan global, namun juga menghemat pengeluaran bisnis Anda dan membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan ringkas. Oleh karena itu, Anda perlu segera beralih ke paperless untuk kinerja bisnis yang lebih efisien. Pengalihan ke paperless ini tidak sembarang dengan membuat dokumen secara digital biasa, namun perlu adanya sistem yang dapat mengelola keseluruhan dokumen secara integrasi dan aman.

Sistem Manajemen Dokumen dari HashMicro dapat menjadi solusi Anda dalam mengurangi penggunaan kertas dengan sistem yang terintegrasi. Sistem lengkap ini memiliki banyak manfaat, seperti ramah lingkungan, pencarian kebih cepat, akses data secara real-time, dan keamanan yang terjamin. Dengan menggunakan sistem dari HashMicro, Anda dapat mengelola semua data secara terpusat, sehingga memudahkan Anda dalam mengaksesnya. Dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen HashMicro, Anda tidak hanya berkontribusi untuk memajukan perusahaan Anda, namun juga ikut kontribusi dalam menyelamatkan bumi.

Segera hubungi kami dan dapatkan penawaran terbaik!